SZCZEGÓŁOWY OPIS I ZAKRES PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Szanowni Państwo, Zapytanie ofertowe nr CUPT/DO/OZ/25/1/AB/15/SW Centrum Unijnych Projektów Transportowych zaprasza Państwa do złożenia oferty cenowej dotyczącej Wykonanie usługi dotyczącej opracowania koncepcji i zorganizowania w Szczecinie rowerowej gry miejskiej promującej projekty transportowe realizowane w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Przedstawiona wycena posłuży Zamawiającemu do ustalenia szacunkowej wartości zamówienia, w celu przeprowadzenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r.- Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). SZCZEGÓŁOWY OPIS I ZAKRES PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA OBEJMUJE NASTĘPUJĄCE CZYNNOŚCI: 1. Opracowanie koncepcji i organizacja rowerowej gry miejskiej: obsługa techniczna, redakcyjna i produkcyjna, organizacja i koordynacja imprezy.. 2. Opracowanie koncepcji, strategii (w tym kampanii PR) oraz hasła akcji promującej rowerową grę miejską całość akcji promocyjnej musi być spójna wizerunkowo dla wszystkich form przekazu. 3. Opracowanie kreacji graficznej i audiowizualnej akcji promocyjnej (z wykorzystaniem rysunków i/lub zdjęć, filmów wykonanych przez Wykonawcę oraz muzyki zakupionej przez Wykonawcę). 4. Zakup mediów i nośników. 5. Kompleksowa realizacja akcji promocyjnej tj.: produkcja materiałów reklamowych, emisja, ekspozycja i dystrybucja materiałów reklamowych. 6. Zakup oraz uroczyste wręczenie nagród dla uczestników rowerowej gry miejskiej. Przedmiot umowy współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko. Działanie 15.1

2 II - CELE ORAZ KLUCZOWE ZAŁOŻENIA ORGANIZACJI ROWEROWEJ GRY MIEJSKIEJ 1. Cele Do głównych celów przedsięwzięcia należą promocja wybranych projektów transportowych zrealizowanych w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko oraz upowszechnienie wiedzy na temat efektów wdrażania funduszy europejskich wśród mieszkańców Szczecina i okolic. Koncepcja i formuła akcji promocyjnej ma zapewnić skuteczność w dotarciu do możliwie szerokiej rzeszy odbiorców oraz przyczynić się do wzrostu świadomości mieszkańców na temat tego, jak fundusze europejskie przyczyniły się do rozwoju Szczecina. 2. Grupa docelowa Przedsięwzięcie skierowane jest do mieszkańców Szczecina i okolic, przy czym uczestnikami gry mogą być osoby w wieku Zasięg Miasto Szczecin 4. Czas trwania Gra miejska: 1 dzień. Minimalny czas trwania głównej części akcji promocyjnej w radiu, portalach internetowych oraz w środkach transportu miejskiego to co najmniej 32 dni. III - ZAKRES RZECZOWY 1. KONCEPCJA I ORGANIZACJA ROWEROWEJ GRY MIEJSKIEJ Miejsce i termin rozgrywek Szczecin wiosna/lato Szacowany czas i przebieg rozgrywek a) czas gry: impreza całodzienna trwająca co najmniej 5 godzin, obejmująca min. 18 punktów (w tym 6 punktów niewymagających obsługi tzw. bezosobowych) oraz 1 dodatkowy punkt lotny z wykorzystaniem tramwaju zakupionego ze środków w ramach POIiŚ; b) zakończenie imprezy: po zakończeniu rozgrywek przez co najmniej 30 min. Nastąpi uroczyste ogłoszenie wyników oraz wręczenie nagród o określonej godzinie, w określonym miejscu w centrum Szczecina Organizacja gry, system motywacyjny dla uczestników Ustalenia dla rozgrywek: - gra z rejestracją uczestników przez Internet; - wiek uczestników: 18+; - uczestnicy tworzą zespoły 3 osobowe, min. 90 zespołów, tj. 270 uczestników; - możliwość wypożyczenia nieodpłatnie przez uczestników rowerów na czas rozgrywek min. 20 sztuk (z czego min. 8 sztuk z tzw. damską ramą);

3 - nagrody (zgodne z zapisami pkt. 1.4 e) zapewnia Wykonawca - przejazdy specjalnie wynajętym na potrzeby imprezy co najmniej 1 tramwajem (z możliwością przejazdu z rowerem), - uroczyste zakończenie rozgrywek z oprawą zapewnia Wykonawca; - dyplomy dla każdego z graczy wręczane po zakończeniu gry zapewnia Wykonawca Zakres prac Wykonawcy a) Kompleksowe opracowanie koncepcji rowerowej gry miejskiej, w tym: hasło przewodnie, scenariusz gry, zaproponowanie rozwiązań dotyczących uczestnictwa i oceny graczy oraz realizacji systemu motywacyjnego (ranking, uszczegółowienie systemu motywacyjnego, wręczanie nagród itp.). b) Zapewnienie obsługi prawnej całego przedsięwzięcia, odpowiadającej m.in. za opracowanie regulaminu gry. c) Koordynacja przebiegu rowerowej gry miejskiej, obejmująca: Przeprowadzenie rejestracji uczestników rejestracja przez Internet. Wykonanie i wręczenie zestawów rejestracyjnych/powitalnych oraz na zakończenie gry dla każdego z uczestników, obejmujących minimum: - mapki z zaznaczonymi lokalizacjami rozgrywek (format A 4, kolor 4+4 CMYK, papier offset min. 150 g) w liczbie zgodnej z planowaną liczbą drużyn + 10%; - kamizelki odblaskowe (materiał fluorescencyjny, poliester 100%, dwa poziome pasy odblaskowe, wykonane ze srebrnej tkaniny zgodnej z normą EN471 (lub równoważną), obszycie lamówką, zapięcie na rzep, uniseks) 25 % rozmiar S/M, 50% - rozmiar L, 25 % rozmiar XL, kolor jednolity do wyboru Zamawiającego, nadruk na jednej stronie 4+0 CMYK), w liczbie zgodnej z planowaną liczbą uczestników + 10%; - baton musli z orzechami, masa min. 40 g, zawartość orzechów min. 25% w liczbie zgodnej z planowaną liczbą uczestników + 10%; - woda mineralna niegazowana 0,5 l, w liczbie równej dwukrotnej liczbie planowanych uczestników +10%; - długopis reklamowy promujący grę miejską (nadruk 4+0 CMYK) w liczbie zgodnej z planowaną liczbą drużyn + 10%; - karta konkursowa (Format dowolny, nie mniejszy niż 15 x 15 cm, kolor 4+4 CMYK, papier offset, min. 150 gr) w liczbie zgodnej z planowaną liczbą drużyn +10%. Zapewnienie obsługi w punktach uwzględnionych w grze minimum 12 animatorów oraz 3 koordynatorów, posługujących się językiem polskim i angielskim. Bieżące dokumentowanie przebiegu gry (fotografowanie oraz filmowanie najciekawszych wydarzeń w tym uroczystego ogłoszenia wyników i wręczenia nagród) oraz bieżące zamieszczanie relacji z przebiegu gry w Internecie w formie materiału zawierającego opisy i zdjęcia) oraz zmontowanie 3-minutowego filmu (+/- 5%) z przebiegu gry.

4 d) Zapewnie dodatkowych atrakcji, motywujących do udziału w grze miejskiej: Możliwość wypożyczenia nieodpłatnie przez uczestników sprawnych rowerów na czas rozgrywek min. 20 sztuk (z czego min. 8 sztuk z tzw. damską ramą). Zapewnienie lotnego serwisu rowerowego dla uczestników gry (z możliwością wymiany np. pękniętej dętki, naoliwieniem łańcucha itp.) oraz przegląd roweru przed wystartowaniem gry. Wynajem tramwaju zakupionego w ramach POIiŚ, w którym będzie dodatkowy tzw. lotny punkt gry z dodatkowym zadaniem ze specjalnymi nagrodami. W tramwaju powinna być wyświetlana prezentacja dot. projektów transportowych finansowanych w ramach VI-VIII priorytetu POIiŚ realizowanych w Szczecinie i okolicach. e) Zapewnienie nagród rzeczowych: Nagrody główne za zajęcie pierwszego miejsca: 3 rowery [rama: karbonowa; koło min. 26, hamulce tarczowe (przód/tył), widelec z blokadą skoku (min. 100 mm), kaseta tył min. 9-rzędowa, kaseta przód min. 3-rzędowa; waga roweru z osprzętem maks. 12,5 kg)] z czego 2 rowery rama o rozm. 20 i jeden rama o rozm. 18. Nagrody za drugie miejsce: 3 tablety z oprogramowaniem (o następujących min. parametrach: przekątna ekranu LCD: 9, rozdzielczość LCD: 1280 x 768 pikseli, system operacyjny: Android 3.x lub równoważny, waga: poniżej 0,8 kg, procesor: 2 x 1.0GHz, pamięć wewnętrzna: 32GB, pamięć operacyjna: 1GB, wbudowany modem, kamera,wi-fi) Nagrody za trzecie miejsce: 3 longboardy (sklejka: klon kanadyjski, min. 7-warstwowa, długość min. 36, szerokość maks 8,5, kółka kauczukowe wielkość min. 69 mm, szerokość min. 51mm twardość 78a). Nagroda za IV miejsce: 3 czytniki e-książek (ekran: wykonany w technologii papieru elektronicznego, podświetlany, dotykowy, przekątna min. 6 cali, co najmniej 16 poziomów szarości; możliwość wyboru typu i rozmiaru czcionek; pamięć wewnętrzna min. 2 GB; wyjście audio, łączność: wi-fi i USB, waga od 200 gr do 225 gr, model w produkcji od 2013 r.) + 3 futerały na czytniki (zamykane na magnes, otwieranie/zamykanie jako funkcja wybudzania/zasypiania czytnika, materiał: zewnątrz skóra, wewnątrz tkanina przypominająca denim). Nagrody za V miejsce: 3 specjalistyczne zapięcia rowerowe typu u-lock (szekla: o długości min. 22 cm,, średnicy min 13 mm, i kwadratowym przekroju; jarzmo i najważniejsze elementy wykonane zostały ze stali hartowanej w specjalnej, zapewniającej dużą wytrzymałość, technologii; zamek: wyposażony w automatyczną zaślepkę chroniącą przed kurzem, otwierany tylko odpowiednim kluczem; w zestawie z dwoma kluczami - w tym jeden z ułatwiającą jego znalezienie diodą LED / przypadku ich zgubienia możliwość zamówienia zapasowych sztuk/; waga maks g). Nagrody (gadżety rowerowe) w konkursach w ramach kampanii PR propozycja Wykonawcy.

5 Nagrody w ramach konkursów przeprowadzonych na portalu społecznościowym 3 sztuki odtwarzaczy mp3 (pojemność min. 4GB, funkcja cyfrowego dyktafonu; wbudowany mikrofon; kolorowy wyświetlacz o przekątnej min. 1.8"; wbudowane radio FM). Nagrody (gadżety rowerowe) w ramach punktu lotnego (15 sztuk tj. zestawy dla 5 drużyn) propozycja Wykonawcy. f) Zapewnienie podczas zakończenia gry: sceny o wymiarach min. 5m x 5m, nagłośnienia, co najmniej godzinny występ profesjonalnego dj-a, profesjonalnego konferansjera (z co najmniej 2-letnim udokumentowanym doświadczeniem) zaakceptowanego przez Zamawiającego oraz opłaty za ZAiKS. g) Zapewnienie zabezpieczenia imprezy: ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej imprez (OC), ambulans medyczny w liczbie: 1 szt. z obsadą personalną: kierowca (1 osoba), ratownik (1 osoba), lekarz medycyny posiadający odpowiednie uprawnienia; uzyskanie zezwoleń niezbędnych do zorganizowania i przeprowadzenia imprezy; odpowiedzialność za wszelkie szkody na osobie lub mieniu zaistniałe podczas rowerowej gry miejskiej, wynikające z winy Wykonawcy lub osób obsługujących imprezę; uprzątnięcie zanieczyszczeń spowodowanych w trakcie organizacji i przeprowadzania imprezy przez Wykonawcę. h) Zapewnienie nadzoru przygotowań i samej imprezy przez Zamawiającego: Na min. tydzień przed grą miejską wyjazd organizacyjny z przedstawicielem Wykonawcy do Szczecina dla 1 przedstawiciela Zamawiającego w celu skontrolowania przygotowań do gry i przebiegu kampanii promocyjnej, w jego ramach przelot na trasie Warszawa Szczecin Warszawa, nocleg w min. 3-gwiazdkowym hotelu, położonym w centrum miasta; całodzienne wyżywienie; transport na trasie lotnisko hotel lotnisko; Przelot na trasie Warszawa Szczecin Warszawa i 2 noclegi w pokojach jednoosobowych lub do pojedynczego wykorzystania wraz z całodziennym wyżywieniem w min. 3-gwiazdkowym hotelu, położonym w centrum miasta dla 2 przedstawicieli Zamawiającego na czas gry oraz transport po Szczecinie tj. przejazd przez trasę gry miejskiej z przedstawicielem Wykonawcy dla przedstawicieli Zamawiającego; transport na trasie lotnisko hotel lotnisko. 2. KREACJA I PRODUKCJA ELEMENTÓW REKLAMOWYCH 2.1. Elementy graficzne a) Wszystkie projekty muszą posiadać spójną kreację, dostosowaną do wymiarów poszczególnych nośników. b) Projekt logotypu akcji promującej rowerową grę miejską, uwzględniający nazwę gry, który będzie używany we wszystkich materiałach promocyjnych. c) Projekty graficzne i produkcja materiałów promocyjnych wykorzystywanych w przebiegu gry miejskiej:

6 mapki gracza, kamizelki odblaskowe, długopisy, karty gracza. d) Kompleksowe przygotowanie materiałów graficznych na stronę portalu społecznościowego promującej rowerową grę miejską. e) Kreacja i produkcja banneru na stronę internetową Zamawiającego Spot radiowy a) Produkcja przez doświadczone w tym zakresie studio nagrań 1 spotu zapowiadającego o długości 30 sekund (w tym formułka o źródle finansowania) czytanego przez co najmniej 2 doświadczonych profesjonalnych lektorów (głos damski i męski). b) Udział przedstawiciela Zamawiającego w trakcie nagrań spotu radiowego wraz z dojazdem do studia nagrań (w przypadku nagrań w studiu zlokalizowanym powyżej 200 km od siedziby Zamawiającego Wykonawca dodatkowo zapewni nocleg w hotelu 3- gwiazdkowym dla 1 przedstawiciela Zamawiającego wraz z całodziennym wyżywieniem) Reklama w środkach komunikacji miejskiej (tramwaje) a) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru 2 warianty projektów graficznych reklamy dostosowanych do wymiarów nośników. b) Wykonawca zapewni wydruk 120 plakatów w formacie A3 (CMYK 4+0, papier kreda min. 150 gr). c) Wykonawca dostarczy wydrukowane plakaty do miejsca wskazanego przez Zamawiającego Reklama w Internecie a) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru 2 warianty projektów graficznych reklamy tj. animowanego banneru w formacie dostosowanym do wymogów strony, na której będzie wyświetlana reklama. 3. ZAKUP CZASU ANTENOWEGO, ZAKUP NOŚNIKÓW, EMISJA I EKSPOZYCJA ITP Radio Emisja minimum 180 spotów zapowiadających w stacji/stacjach o zasięgu obejmującym cały Szczecin. Rozpoczęcie emisji na minimum 18 dni przed terminem gry miejskiej w Szczecinie, emisja do dnia gry miejskiej minimum 5 razy dziennie w godzinach największej słuchalności. Spoty muszą dotrzeć do jak największej liczby słuchaczy na terenie Szczecina (w grupie wiekowej lat) i zbudować jak największy zasięg efektywny Ekspozycja reklamy w środkach komunikacji miejskiej Ekspozycja 120 plakatów w gablotach umieszczonych w tramwajach w Szczecinie przez 21 dni poprzedzających dzień rozgrywek Internet 50 tys. odsłon banneru we flash u (przy capping u = 1) w najpopularniejszym wśród użytkowników ze Szczecina miejskim/regionalnym portalu internetowym w grupie wiekowej

7 18-35 lat przez 28 dni poprzedzających dzień rozgrywek. 60% odsłon banneru na górze strony głównej, a 40% w dowolnej części strony na stronach tematycznych, powiązanych z charakterem imprezy tj. rowerowej gry miejskiej. Minimalny format banneru to 700 x 120 pikseli. 4. KAMPANIA PR I PROMOCYJNA 4.1 Dobór i uzasadnienie doboru proponowanych kanałów dotarcia do grup docelowych kampanii i narzędzi, za pomocą których postawione cele zostaną zrealizowane: a) Kreacja ogólnej koncepcji kampanii PR. b) Hasło przewodnie i key visual spójne z pozostałymi elementami kampanii promującej rowerową grę miejską. c) Partnerstwa i patronaty medialne, które wzmocnią oddziaływanie kampanii Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania koncepcji i przedstawienia propozycji wyboru patronackich/partnerskich działań w mediach tradycyjnych i Internecie. Zadaniem Wykonawcy będzie finalizacja rozmów, koordynacja i nadzór nad działaniami partnerskimi, które polegać będą na bezpłatnym umieszczeniu informacji prasowej na nośnikach lub antenie partnerów. Wykonawca może pozyskać więcej patronatów, po uzyskaniu uprzedniej zgody Zamawiającego. Wykonawca musi pozyskać minimum 3 patronaty, w tym m.in.: 1 radia lokalnego, 1 miejskiego portalu internetowego i 1 portalu branżowego transport lub/i rowery. Wykonawca musi zaplanować minimum 3 konkursy, które przeprowadzi z patronami mediowymi (w tym koncepcja i nagrody). 4.2 Prowadzenie działań w Internecie (social media, zaplanowanie minimum 3 konkursów mających na celu powiększenie liczby fanów, przygotowanie komunikatów kontentu na stronę portalu społecznościowego): a) Nawiązanie i prowadzenie komunikacji z potencjalnymi uczestnikami i fanami gry poprzez stworzenie oraz prowadzenie konta/fanpage na minimum 1 z najbardziej popularnych portali społecznościowych w języku polskim, np. Facebook lub równoważnych, przy czym liczba polskich użytkowników portalu nie może być mniejsza niż 5 mln. b) Konto służące pozyskiwaniu fanów i budowaniu odpowiedniego wizerunku musi zostać założone najpóźniej 30 dni przed rozpoczęciem gry miejskiej i musi być prowadzone jeszcze przez minimum 7 dni po zakończeniu gry. c) Na koncie od dnia uruchomienia konta min. jedna informacja dziennie. 4.3 Wybór dziennikarzy i wydawców z mediów lokalnych, zintensyfikowanie bezpośredniej współpracy z nimi, opracowanie listy teleadresowej (minimum 5 redakcji). 4.4 Opracowanie i wykonanie kompletnych materiałów prasowych; wysyłka zaakceptowanych przez Zamawiającego materiałów do dziennikarzy i wydawców w wersjach elektronicznych i/lub papierowych co najmniej cztery razy w czasie trwania kampanii PR. 4.5 Monitoring mediów obejmujący zakres kampanii public relations, stanowiący element Raportu z przebiegu gry miejskiej i kampanii promującej wraz z kampanią PR.

8 3. INFORMACJE DOTYCZĄCE WARUNKÓW SKŁADANIA OFERT: Zamawiający oczekuje złożenia ofert cenowych, zgodnie z poniższym zestawieniem: L.p. Nazwa Wartość netto w PLN Stawka podatku VAT Wartość brutto w PLN Organizacja gry miejskiej w Szczecinie 2 Koszt produkcji i emisji spotu radiowego 3 Koszt produkcji i emisji reklamy internetowej 4 Koszt produkcji i emisji reklamy w komunikacji miejskiej 5 Promocja i kampania PR 6 Nagrody 7 Udzielenie licencji na korzystanie z autorskich praw majątkowych do Utworów wytworzonych w trakcie realizacji Umowy 8 RAZEM UWAGA: Cena powinna być podana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Ofertę należy przesłać na adres mailowy: zdz@cupt.gov.pl do dnia r. do godz Jednocześnie informuję, że oferty przesłane po wymaganym czasie nie będą rozpatrywane. W tytule maila proszę podać nr sprawy CUPT/DO/OZ/25/1/AB/15/SW Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. Przedmiot umowy współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko. Działanie 15.1