Oznaczenie sprawy: DOA-IV OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejska ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz środków budżetu województwa opolskiego w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Oznaczenie sprawy: DOA-IV Zał. do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest opracowanie koncepcji i realizacja przedsięwzięcia pn. Rodzinne rywalizacje sportowe złożonego z czterech imprez sportowo-rekreacyjnych dla uczniów, rodziców i seniorów, w tym osób z niepełnosprawnością, połączonych z grą miejską dotyczącą praktycznych efektów wdrażania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w województwie opolskim. Działanie ma na celu prezentację efektów realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) wśród mieszkańców województwa opolskiego. Realizowane przedsięwzięcie ma za zadanie prezentację dobrych praktyk wśród szerokiej grupy odbiorców oraz zapoznanie uczestników z praktycznymi efektami wdrażania PO KL w województwie opolskim, integrację dzieci, młodzieży, rodziców i seniorów, pochodzących z różnych środowisk, poprzez zabawę, edukację i sport oraz propagowanie zdrowych form ruchu na świeżym powietrzu. I. ZAŁOŻENIA DZIAŁANIA Przedsięwzięcie pn. Rodzinne rywalizacje sportowe zorganizowane będzie w czterech miejscowościach o minimalnej liczbie mieszkańców 5 tys. osób, z czterech różnych powiatów na terenie województwa opolskiego. Celem przedsięwzięcia jest upowszechnienie wiedzy na temat efektów wdrażania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wśród jak największej liczby mieszkańców województwa. Przedsięwzięcie złożone ma być z zawodów sportowych połączonych z konkursami wiedzy na temat PO KL oraz grą miejską dotyczącą praktycznych efektów wdrażania PO KL (dalej: zawody sportowo-intelektualne). W zakresie przedmiotu zamówienia Wykonawca zrealizuje: a) Promocję imprezy i rekrutację uczestników; b) Realizację poszczególnych elementów przedsięwzięcia; c) Zapewnienie i wręczenie nagród uczestnikom imprezy biorącym udział w konkursach i grze miejskiej; d) Realizację zadań organizacyjnych i technicznych niezbędnych do realizacji przedsięwzięcia. II. WYTYCZNE DOTYCZĄCE REALIZACJI PRZEDSIĘWZIĘCIA 1. Organizacja zawodów sportowo-intelektualnych a) Zawody sportowo-intelektualne złożone będą z pięciu konkurencji sportowych połączonych z konkursami wiedzy na temat PO KL oraz grą miejską. Uczestnictwo w grze miejskiej pozwoli połączyć różne aktywności i metody dydaktyczne, umożliwi poznanie miejsc na terenie danej miejscowości w województwie opolskim, w których realizowano projekty PO KL. Scenariusz gry miejskiej będzie dostosowany do wieku i umiejętności uczestników, w tym osób

2 z niepełnosprawnością, a zadania będą się różnić od siebie poziomem trudności. Przy realizacji przedsięwzięcia można zaangażować stowarzyszenia sportowe i kluby sportowe z województwa opolskiego. b) W ciągu 2 dni roboczych od podpisania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu koncepcję realizacji przedsięwzięcia, zgodną pod kątem jakości z przedstawioną ofertą, zawierającą: - opis proponowanych konkurencji sportowych, - opis konkursów wiedzy nt. PO KL, - scenariusz gry miejskiej. c) Zamawiający przekaże Wykonawcy uwagi do przedstawionej koncepcji w terminie 2 dni roboczych, a Wykonawca ma obowiązek wprowadzić je każdorazowo w terminie podanym w ofercie, aż do uzyskania ostatecznej akceptacji. d) Celem przedsięwzięcia jest upowszechnienie wiedzy na temat efektów wdrażania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wśród jak największej liczby mieszkańców województwa. e) Grupa docelowa: przedsięwzięcie skierowane jest do uczniów szkół podstawowych, gimnazjalnych, ponadgimnazjalnych i/lub placówek integracyjnych, nauczycieli, rodziców, seniorów, w tym osób z niepełnosprawnością, z województwa opolskiego. f) Miejsce realizacji: cztery miejscowości o minimalnej liczbie mieszkańców 5 tys. osób (dalej: miejscowości), z czterech różnych powiatów na terenie województwa opolskiego. g) W zawodach weźmie udział min. 10 drużyn złożonych z 10 osób (uczniów, rodziców, seniorów, osób z niepełnosprawnością) w każdej z czterech miejscowości. Każda drużyna musi mieć zapewnionego opiekuna. h) Za zajęcie pierwszych trzech miejsc drużyny otrzymują nagrody rzeczowe (nagroda dla każdego członka drużyny). Pozostałe drużyny otrzymują dyplomy. Zakup i wręczenie nagród uczestnikom leży po stronie Wykonawcy. Łączna wartość nagród za pierwsze trzy miejsca powinna wynieść min zł brutto w każdej miejscowości. Nagrody za zajęcie pierwszego miejsca: - plecak sportowy o parametrach: wymiary 43x29x21 cm (+/- 10 cm), pojemność min. 20 l, pogrubione plecy, regulowane szelki, odblaski, - opaski odblaskowe o parametrach: wymiary min. 34x3 cm (+/- 1 cm), wyposażone w blaszkę Za zajęcie drugiego miejsca drużyny otrzymują: - piłkę do piłki nożnej o parametrach: rozmiar 4, szyta maszynowo, materiał PVC, - opaski odblaskowe o parametrach: wymiary min. 34x3 cm (+/- 1 cm), wyposażone w blaszkę Za zajęcie trzeciego miejsca drużyny otrzymują: - bidon rowerowy z ustnikiem o parametrach: pojemność min. 0,6 l, tworzywo sztuczne spełniające normy ustalone dla materiałów mających kontakt z żywnością,

3 - opaski odblaskowe o parametrach: wymiary min. 34x3 cm (+/- 1 cm), wyposażone w blaszkę i) Wykonawca opracuje harmonogram realizacji przedsięwzięcia, regulamin rekrutacji uczestników oraz regulamin zawodów sportowo-intelektualnych. j) Wykonawca zobowiązany jest ubezpieczyć wszystkich uczestników od następstw nieszczęśliwych wypadków powstałych w związku z realizacją przedsięwzięcia. Koszty ubezpieczenia ponosi Wykonawca. k) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom zawodów sportowo-intelektualnych drobny poczęstunek i napoje min. 0,5 l wody mineralnej gazowanej/niegazowanej i 2 kanapki na osobę (kanapki z pieczywa ciemnego lub jasnego z wędliną, serem żółtym i warzywami, np. sałata, pomidor, ogórek waga min. 100 gram), kawa i herbata bez ograniczeń. l) Realizacja przedsięwzięcia zakończy się do r. 2. Promocja przedsięwzięcia a) Wykonawca przygotuje w formie graficznej i wydrukuje plakaty z opisem imprezy o parametrach: format A2, wydruk w pełnym kolorze w ilości min. 40 sztuk. b) Plakatowanie na tydzień przed rozpoczęciem imprezy w miejscach do tego przeznaczonych i za zgodą właścicieli lub administratorów obiektów, o dużym natężeniu ruchu, np. w okolicach centrów handlowych, oraz w szkołach na terenie miejscowości, w których odbywać się będą zawody sportowo-intelektualne. c) Wykonawca przeprowadzi mailing reklamowy zawierający informację o realizowanym przedsięwzięciu oraz plakat reklamujący w wersji elektronicznej. Informacja wysłana zostanie do wszystkich szkół oraz do przedsiębiorstw (które otrzymały wsparcie z PO KL) w miejscowościach, w których odbywać się będą zawody sportowo-intelektualne. d) Wykonawca umieści na swojej stronie internetowej informację o realizowanym przedsięwzięciu oraz plakat reklamujący. e) Wykonawca przygotuje w formie graficznej i wydrukuje dyplomy dla uczestników zawodów sportowo-intelektualnych o parametrach: format A4, wydruk w pełnym kolorze. f) Zamawiający zastrzega sobie prawo wnoszenia uwag do projektu plakatów i dyplomów w terminie 2 dni roboczych, a Wykonawca ma obowiązek wprowadzać je każdorazowo w terminie podanym w ofercie, aż do uzyskania ostatecznej akceptacji. 3. Dokumentacja fotograficzna a) Wykonawca zobowiązany jest do fotograficznego udokumentowania realizacji przedsięwzięcia. Wykonawca wykona min. 40 zdjęć (min. 10 zdjęć z każdej miejscowości) w rozdzielczości min. 2048x1536 pikseli, dokumentujących zawody sportowo-intelektualne, materiały promocyjne, poczęstunek i nagrody. b) Wykonawca przekaże Zamawiającemu ww. dokumentację fotograficzną na 1 płycie CD/DVD (zdjęcia w formacie JPEG, w rozdzielczości min. 2048x1536 pikseli) w ciągu 3 dni od zakończenia przedsięwzięcia. III. POZOSTAŁE WYMAGANIA a) Zamawiający przekaże uwagi do harmonogramu realizacji przedsięwzięcia, regulaminu rekrutacji i regulaminu zawodów sportowo-intelektualnych przygotowanych przez

4 Zamawiającego w terminie 2 dni roboczych, a Wykonawca ma obowiązek wprowadzać je każdorazowo w terminie podanym w ofercie, aż do uzyskania ostatecznej akceptacji. b) Wśród osób biorących czynny udział w realizacji przedsięwzięcia muszą być min. 2 osoby posiadające udokumentowane doświadczenie w pracy z dziećmi i/lub osobami z niepełnosprawnością. Po podpisaniu umowy Wykonawca przedstawi wykaz ww. osób wraz z dokumentami potwierdzającymi posiadane doświadczenie (np. referencje). c) Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji kadry wskazanej przez Wykonawcę, o której mowa w pkt b). d) Wykonawca zobowiązany jest pozyskać zgodę na realizację działań związanych z realizacją ww. przedsięwzięcia: władz, administratorów, zarządców nieruchomości, obiektów oraz terenów (w zależności od regulacji prawnych). e) Wynajem pomieszczeń i terenów na potrzeby realizacji przedsięwzięcia oraz koszty ich wynajmu leżą po stronie Wykonawcy. f) Miejsca, w których będą realizowane działania muszą być przystosowane dla osób z niepełnosprawnością. g) Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia imiennego wykazu uczestników, potwierdzonego własnoręcznym podpisem uczestnika wraz ze zgodą rodziców lub opiekunów prawnych (w przypadku osób niepełnoletnich) na ich udział oraz pozyskania zgody uczestników na publikację ich wizerunku. h) Wykonawca na 5 dni roboczych przez rozpoczęciem realizacji przedsięwzięcia przedstawi Zamawiającemu kopię polisy ubezpieczeniowej od następstw nieszczęśliwych wypadków powstałych w związku z realizacją przedsięwzięcia. i) Wykonawca zobowiązany jest zapłacić podatek od nagród wręczanych uczestnikom przedsięwzięcia i przekazać potwierdzenie zapłaty Zamawiającemu (w przypadku przekroczenia kwoty, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt. 68 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). j) Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi bezpłatne materiały niezbędne do aktywnego uczestnictwa w ilości niezbędnej do prawidłowej realizacji zawodów sportowointelektualnych. k) Wykonawca zobowiązany jest do stosowania w tworzonej dokumentacji i wszystkich materiałach związanych z przedmiotem zamówienia (w tym materiałach promocyjnych) oznaczeń wskazanych przez Zamawiającego: Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejska ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz środków budżetu województwa opolskiego w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki l) Wykonawca zobowiązany jest do eksponowania ww. oznaczeń, w niezmienionej formie, na wszystkich materiałach promocyjnych (np. zaproszeniach, nagrodach, dyplomach), w tworzonej dokumentacji i wszystkich materiałach związanych z przedmiotem zamówienia oraz w miejscach realizacji przedsięwzięcia. m) Wykonawca wskaże osobę odpowiedzialną za kontakty z Zamawiającym. n) Realizacja przedsięwzięcia odbywać się będzie w godz

5 o) Wykonawca zobowiązany jest do pozostawienia miejsca po zakończonych działaniach w stanie niepogorszonym, a w przypadku zniszczeń do pokrycia kosztów ich usunięcia. p) Zamawiający zastrzega sobie prawo do obserwacji realizowanego przedsięwzięcia. r) Po zakończeniu realizacji przedsięwzięcia Wykonawca przekaże Zamawiającemu: - po jednym egzemplarzu materiałów promocyjnych przygotowanych na potrzeby realizacji przedsięwzięcia, - imienny wykaz uczestników, potwierdzony własnoręcznym podpisem uczestnika wraz ze zgodą rodziców lub opiekunów prawnych (w przypadku osób niepełnoletnich) na ich udział oraz zgody uczestników na publikację ich wizerunku, - dokumentację fotograficzną (płyta CD/DVD), - dokumentację poświadczoną za zgodność z oryginałem, potwierdzającą zakup napojów i wyżywienia dla uczestników. IV. ZASADY WSPÓŁPRACY Z WYKONAWCĄ a) Wykonawca i Zamawiający będą wymieniać informacje, materiały oraz uwagi do materiałów drogą elektroniczną lub telefoniczną. b) Za moment doręczenia jakiegokolwiek dokumentu Zamawiającemu przyjmuje się moment uzyskania potwierdzenia odbioru dokumentów/materiałów. c) Zamawiający zastrzega sobie prawo zorganizowania max. 3 spotkań roboczych z Wykonawcą w siedzibie Zamawiającego w Opolu, na każdym etapie realizacji zamówienia, w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, a Wykonawca ma obowiązek każdorazowo stawić się na spotkanie na własny koszt. V. ODBIÓR PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Odbiór przedmiotu zamówienia po zakończeniu realizacji przedsięwzięcia nastąpi na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, podpisanego bez zastrzeżeń w ciągu 5 dni roboczych od zakończenia przedsięwzięcia. Data podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego będzie jednocześnie datą sprzedaży na fakturze VAT, wystawionej przez Wykonawcę.