Szczegółowy opis zadania

Transkrypt

1 Szczegółowy opis zadania Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, produkcja i emisja w stacji radiowej o zasięgu ogólnopolskim i/lub w stacjach radiowych tworzących sieć radiową o zasięgu ogólnopolskim: 1. spotów radiowych 2. wywiadów promocyjnych. Tematyka spotów/wywiadów będzie dotyczyła: Poddziałania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Projekty na rzecz promocji równych szans kobiet i mężczyzn oraz godzenia życia zawodowego i rodzinnego, Punktów porad prawnych i obywatelskich utworzonych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Informacje ogólne dotyczące spotów/wywiadów promocyjnych: Każdy ze spotów/wywiadów musi zawierać informację o finansowaniu jego realizacji ze środków Unii Europejskiej w następującym brzmieniu: Audycja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Wszystkie spoty radiowe/wywiady promocyjne zostaną przygotowane we współpracy z Zamawiającym. Wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia spoczywają na Wykonawcy. Wykonawca zapewni emisję spotów i wywiadów promocyjnych zgodnie z planem mediowym. Cel kampanii radiowej: Planowana kampania radiowa ma następujące cele: zachęcić projektodawców do korzystania ze środków dostępnych w ramach Poddziałania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i rozpropagować informację o działaniach

2 współfinansowanych w Europejskiego Funduszu Społecznego służących godzeniu życia zawodowego i rodzinnego, zaprezentować i upowszechnić działalność biur porad prawnych i obywatelskich, które zostały utworzone w ramach projektów realizowanych w Poddziałaniu PO KL. Cel mediowy: W przypadku spotów celem emisji jest maksymalizacja zasięgu 1+ oraz zasięgu na efektywnym poziomie częstotliwości wyliczonym przez Wykonawcę (nie mniej niż 3+). W przypadku wywiadów promocyjnych celem emisji jest maksymalizacja zasięgu 1+ oraz wskaźnika GRP. Grupa docelowa: spot i wywiad dotyczący Poddziałania PO KL target mediowy wszyscy 25 59, spot i wywiad dotyczący punktów porad prawnych i obywatelskich target mediowy wszyscy Czas trwania kampanii: Spoty: Poddziałanie PO KL od 1 sierpnia 2011 r. do 20 września 2011 r. Punkty porad prawnych i obywatelskich od 15 lipca 2011 r. do 15 listopada 2011 r. Wywiady promocyjne: Poddziałanie PO KL pierwszy tydzień września 2011 r. Punkty porad prawnych i obywatelskich drugi tydzień września 2011 r. Sposób realizacji kampanii: W trakcie trwania kampanii będą emitowane dwa spoty 40 sekundowe oraz każdy z dwóch przygotowanych wywiadów promocyjnych przez okres jednego tygodnia każdy (od poniedziałku do piątku). Wykonawca powinien zadbać, aby spoty i wywiady promocyjne emitowane w ramach tej kampanii w danym bloku nie sąsiadowały z innymi reklamami dotyczącymi Funduszy Europejskich emitowanymi na zlecenie innych instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie Funduszy Europejskich.

3 Godziny emisji spotów radiowych/wywiadów promocyjnych: Spoty radiowe muszą być emitowane pomiędzy 6.00 a od poniedziałku do piątku. Wywiad z każdej tematyki powinien być emitowany w cyklu 5 dniowym (jedna emisja dziennie od poniedziałku do piątku pomiędzy Emisja powinna obejmować 5 różnych treściowo wywiadów o długości około 3 minuty każdy. Budżet przeznaczony na realizację całego zadania: Maksymalny budżet kampanii brutto z wynagrodzeniem Wykonawcy wynosi: zł. Przygotowanie oferty: Zadaniem Wykonawcy jest przygotowanie planu mediowego dla kampanii obejmującej emisję dwóch rodzajów spotów 40 sekundowych oraz dwóch cykli 3 minutowych wywiadów promocyjnych. Plan mediowy musi zostać przygotowany w formie: 1) graficznej (tzw. flowchart) na osi czasu (w co najmniej tygodniowych odcinkach), 2) opisowej opracowanie ogólnych założeń kampanii, doboru czasu emisji poszczególnych spotów i wywiadów promocyjnych na podstawie analizy konsumpcji mediów w poszczególnych grupach docelowych. Oferta musi zawierać następujące elementy: 1. uzasadnienie wyboru stacji radiowej oraz pór emisji, 2. rozkład natężenia kampanii w czasie, 3. wskaźniki kampanii, przynajmniej GRP, zasięg 1+, 3+ (zasięg 3+ nie dotyczy wywiadów promocyjnych) oraz liczbę emisji. Zadania Wykonawcy po podpisaniu umowy: 1. Zadania Wykonawcy dotyczące spotów radiowych: Przygotowanie przynajmniej 2 scenariuszy każdego ze spotów do opinii Zamawiającego. Opracowanie i wyprodukowanie spotów radiowych w standardzie umożliwiającym wielokrotną ich emisję na antenach rozgłośni radiowych. Wykonawca zapewni profesjonalną jakość wyprodukowanych spotów radiowych. Wykonawca przekaże Zamawiającemu propozycje scenariuszy wraz z podkładem muzycznym uwzględniające wszystkie motywy i elementy wskazane przez Zamawiającego, a także głosy lektorów w terminie 6 dni roboczych od podpisania

4 umowy. Zamawiający dokona wyboru i akceptacji scenariuszy, linii melodycznych i lektora lub zgłosi uwagi w terminie 4 dni roboczych od dnia ich przekazania. Wykonawca zapewni kompleksowy montaż i udźwiękowienie spotu. Wykonawca w terminie 6 dni roboczych od wyboru przez Zamawiającego wszystkich elementów niezbędnych do przygotowania spotu (scenariusze, linia melodyczna, głos lektora) przedstawi Zamawiającemu projekty spotów radiowych w wersji elektronicznej i uzyska od Zamawiającego akceptację. W przypadku uwag ze strony Zamawiającego Wykonawca dokona ewentualnych korekt i niezwłocznie przedstawi ostateczną wersję spotów Zamawiającemu. Po zakończeniu kampanii Wykonawca przedłoży Zamawiającemu w terminie 10 dni kalendarzowych zapis wyprodukowanych spotów na nośniku DVD/ CD w formacie umożliwiającym zamieszczenie ich na stronie internetowej. Po zakończeniu kampanii Wykonawca przedłoży Zamawiającemu zapis wyprodukowanych wywiadów promocyjnych na nośniku DVD/ CD w formacie umożliwiającym ich emisję w stacjach radiowych oraz zamieszczenie ich na stronie internetowej Zamawiającego. Przekazanie gotowych spotów radiowych zostanie potwierdzone protokołem zdawczo odbiorczym, którego załącznikami będą metryki spotów. W ramach wynagrodzenia Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do spotów radiowych bez ograniczeń co do czasu, terytorium oraz liczby egzemplarzy lub nadań, w zakresie poniższych pól eksploatacji: - utrwalanie jakąkolwiek techniką audio, niezależnie od standardu, systemu i formatu zwielokrotnienie utrwalonych egzemplarzy; - nadanie, w tym za pomocą fonii przewodowej lub bezprzewodowej przy pomocy jakichkolwiek środków technicznych niezależnie od standardu, systemu, formatu, w tym nadanie za pośrednictwem satelity, transmisję przewodową lub bezprzewodową przy pomocy jakichkolwiek środków technicznych, wykonywanie lub odtwarzanie, służące do celów marketingowych, na wewnętrznych i zewnętrznych pokazach w kraju i zagranicą, jakąkolwiek techniką, niezależnie od standardu, systemu i formatu; - wprowadzania do pamięci komputera i sporządzenie kopii tych zapisów dla celów eksploatacji, o której mowa w umowie, umieszczenie na własnej stronie internetowej; - trwałe lub czasowe zwielokrotnienie komputerowego zapisu w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie; - opracowanie, aranżacja, przystosowanie, zmiana układu lub jakiekolwiek inne zmiany w zapisie komputerowym, z prawem do zwielokrotniania rezultatów tych zmian; - wprowadzenie do obrotu, dzierżawa, najem, użyczenie, elektroniczne udostępnienie, nadruki na materiałach reklamowych. 2. Zadania Wykonawcy dotyczące wywiadów promocyjnych: Wywiad promocyjny powinien zostać przeprowadzony przez lektora prowadzącego i nagrany w studiu produkcyjnym w Warszawie w uzgodnionym uprzednio z Zamawiającym terminie.

5 Wywiad powinien zostać przeprowadzony w oparciu o scenariusz przedstawiony przez Zamawiającego. 3. Raport poemisyjny: Wykonawca przedstawi raport poemisyjny wraz z analizą skuteczności kampanii w przypadku każdego z dwóch tematów spotów i każdego z dwóch cykli wywiadów promocyjnych w terminie 21 dni kalendarzowych od dnia zakończenia emisji spotów i wywiadów. Elementy obligatoryjne raportu: - dokładny harmonogram emisji w dniach oraz całkowita liczba emisji spotów i wywiadów z podaniem zakresu godzinowego, - zasięg dzienny dla każdego ze spotów/wywiadów w dniu poszczególnych emisji i osiągnięty wskaźnik GRP. Raport poemisyjny należy przedstawić Zamawiającemu w formie pisemnej i elektronicznej (płyta CD). 4. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia oświadczeń o wykonanej liczbie emisji podpisanych przez stację realizującą kampanię. Kryteria oceny oferty: 1. 60% liczba spotów wyemitowanych w godzinach wskazanych przez Zamawiającego; 2. 20% deklarowany wskaźnik GRP w podziale na poszczególne rodzaje tematyczne spotów i wywiadów; 3. 20% średni wynik słuchalności stacji/grupy radiowej emitującej spoty/wywiady w okresie od kwietnia 2010 r. do kwietnia 2011 r. Dodatkowe informacje dla potencjalnego Wykonawcy: Oferta nie może dotyczyć przeprowadzenia kampanii tylko w radiu internetowym.