OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA DO ZAPYTANIA KE1/POIG 8.2/14 EIIB

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe - KE1/POIG 8.2/14 EIIB Warszawa, dnia r. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA DO ZAPYTANIA KE1/POIG 8.2/14 EIIB ISTOTNE INFORMACJE O PROJEKCIE: Celem projektu "Wdrożenie zintegrowanego systemu klasy B2B, umożliwiającego rozwój współpracy między Gamma Energia Sp. z o.o. 1 a przedsiębiorstwami kooperującymi, jest rozwój współpracy Wnioskodawcy z przedsiębiorstwami kooperującymi, uczestniczącymi czynnie w rynku energetycznym. Rynek energetyczny podlega działaniom deregulacyjnym od 2007 r. W rynku uczestniczą duże podmioty Operatorzy Sieci Dystrybucyjnych (OSD), podmiot odpowiedzialny za bilansowanie Polskie Sieci Energetyczne, Sprzedawcy przeważnie duże firmy powstałe na skutek podziału państwowych koncernów na spółki odpowiedziane za sprzedaż i dystrybucję. O ile regulacje dotyczące sieci dystrybucyjnej sankcjonują quasi monopol to podmiotami, które wnoszą dużo zmian i wymuszają wzrost konkurencyjności oferty są sprzedawcy, w tym grupa firm określanych jako tzw. niezależni sprzedawcy w rozumieniu braku powiązań kapitałowych pomiędzy firmami odpowiedzialnymi za dystrybucję (OSD). Niezależni sprzedawcy pozyskując klientów wywierają presje konkurencyjna na duże podmioty, przyczyniając się utrzymania bądź spadku cen za sprzedaż energii zwiększając tym samym konkurencyjność swoich odbiorców dzięki obniżeniu ich kosztów. Jedną z poważniejszych barier dla rozwoju każdego sprzedawcy jest konieczność uruchomienia systemu informatycznego pozwalającego na pełna obsługę sprzedaży energii do Klientów końcowych. Projekt zakłada, że oparciu o innowacyjne rozwiązania elektroniczne m.in. poprzez integracje rozwiązań niezależnych podmiotów w jeden spójny system - będzie możliwa pełna obsługa sprzedaży i rozliczania energii przy kosztach znacznie niższych od standardowych rozwiązań dla tego sektora rynku. Dzięki temu rozwiązaniu będzie możliwa bardziej efektywna współpraca ze wszystkimi uczestnikami rynku energetycznego od sieci współpracujących przy sprzedaży niezależnych firm partnerskich poprzez wszystkich pozostałych uczestników rynku energetyczne aż po podmioty odpowiedzialne za bilansowanie zużyć energii z prognozami. Mniejszy nakład pracy na obsługę wszystkich wymaganych regulacjami prawnymi czynności związanych ze zmianą sprzedawcy jak tez dalsza obsługą przełożą się na niższe koszty współpracy dla kooperantów i niższe koszty prądu dla klientów co oznacza wzrost konkurencyjności oferty Kontakt Energia na tle innych graczy na rynku. 1 Spółka działa obecnie pod nazwą Kontakt Energia Sp. z o.o. 1

2 Projekt wymaga integracji istniejących specjalizowanych rozwiązań firm trzecich, takich jak system bilingowy, system pomiarowy, system finansowo- księgowy poprzez spójną platformę elektroniczną pełniącą funkcję CRM i głównej bazy danych. Wnioskowana platforma będzie odpowiadała za realizację procesów biznesowych między Spółką a przedsiębiorstwami partnerskimi oraz odbiorcami biznesowymi w następujących zakresach: 1. Pobieranie danych pomiarowych o zużyciu energii od partnerów OSD (Operatorów Systemu Dystrybucyjnego). System Wnioskodawcy będzie mógł pobrać zgodnie z ustalonym harmonogramem dane dotyczące odczytów zużyć energii elektrycznej wystawione przez systemy OSD. 2. Składanie i monitorowanie zamówień. Autoryzowany Partner Handlowy będzie mógł złożyć online zamówienie do systemu B2B i monitorować stan jego wykonania. Złożone zamówienia wejdą do kolejki realizacji w systemie Wnioskodawcy. 3. Pobieranie/wysyłanie dokumentacji sprzedażowej. Autoryzowany Partner Handlowy będzie mógł pobrać online dokumentację sprzedażową z systemu B2B w celu przedłożenia jej klientowi (umowy, załączniki, protokoły) lub wysłać podpisaną przez klienta dokumentację. 4. Pobieranie raportów dotyczących wyników sprzedaży i płatności. Autoryzowany Partner Handlowy będzie mógł pobrać online z systemu Wnioskodawcy dane dotyczące wyników sprzedaży i płatności pozyskanych klientów. 5. Pobieranie raportów dotyczących prowizji APH i stanu rozliczeń z Wnioskodawcą. Autoryzowany Partner Handlowy będzie mógł pobrać online z systemu Wnioskodawcy dane dotyczące swojej prowizji i stanu rozliczeń z Wnioskodawcą. 2

3 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiot zapytania będzie realizowany w ramach zadania Wybór podsystemów oraz zakup licencji tj. wybrany zostanie Podsystem billingowy, który wejdzie w skład planowanego zintegrowanego systemu B2B. Do podsystemu zakupione zostaną prawa i licencje (wraz z niezbędnymi komponentami i narzędziami). Podsystem billingowy będzie spełniać założenia wymienione w pkt 4, a w szczególności: obsługa rozliczeń z klientami, przygotowanie obrazów faktur na podstawie danych z systemu OSD oraz danych z CRM, przygotowywanie prognoz zużycia energii dla klientów z brakującym odczytem, raportowanie statusów płatności, raportowanie statusów zużycia energii elektrycznej. zautomatyzowana rekoncyliacja płatności z fakturami, przygotowanie dokumentów korygujących: faktura korygująca, nota odsetkowa, wezwanie do zapłaty, ponaglenie, itp., moduł windykacyjny pozwalający identyfikować i obsługiwać klientów opóźniających się z płatnościami, zautomatyzowaną komunikację (sms, , poczta) z klientami dotyczącą statusu ich płatności, przygotowywanie danych na potrzeby Urzędu Regulacji Energetyki oraz Urzędu Skarbowego, archiwizowanie dokumentów. 3. SPOSÓB WYKONANIA ZAMÓWIENIA Przedmiot zapytania został podzielony na następujące zadania: 3.1. Zakup licencji. Na podstawie przekazanej oferty Zamawiający dokona zakupu niezbędnych licencji systemu Produkcyjne uruchomienie licencji. Oferent uruchomi system dla funkcjonalności wymienionych w pkt nr 4 3

4 4. ZAŁOŻENIA DO SYSTEMU BILINGOWEGO 4.1. Data realizacji 4.2. Cele biznesowe 4.3. Główne funkcjonalności Optymalna: Deadline: wystawianie zrozumiałych i czytelnych faktur za sprzedaż energii według algorytmów i wzorów, które mogą być definiowane indywidualnie dla wielu różnych grup Klientów zapewnienie wysokiego standardu obsługi poprzez udostępnienie wszystkich informacji uznanych za Kluczowe dla OK w jednym interfejsie w systemie CRM. Dane z systemów bilingowego i pomiarowego be a zwracane do systemu CRM w uzgodnionych cyklach oraz on demand. uniknięcie spiętrzenia operacji związanych z fakturowaniem w jednym terminie poprzez przypisania klienta do różnych grup rozliczeniowych fakturowanych jednym algorytmem ale w różnych terminach Wystawianie faktur Z (FV- Z) - zaliczkowych Możliwość wystawiania faktur według algorytmów dowolnie złożonych z następujących elementów: Termin płatności na wskazana datę Termin płatności liczony w dniach od daty wystawienia Data/termin generowania faktury Cena Rabat/Promocja Opłata handlowa Inne cykliczne opłaty stałe Inne opłaty jednorazowe Dostosowanie szablonów faktur do pre definiowanych wzorów. Generowanie FV- Z na podstawie prognozowanego rocznego zużycia rozłożonego profilami statystycznymi pozyskanymi od operatorów jak tez dowolnie definiowanymi we własnym zakresie: 4

5 dla danej taryfy dla dowolnie zdefiniowanej grupy Klientów w obrębie danej taryfy, definiowanie grupy Klientów na poziomie CRM Generowanie FV- Z na podstawie zużyć deklarowanych przez Klienta w danych miesiącach profil płaski czyli takie samo zużycie w każdym miesiącu profil deklarowany czyli Klient określa ile energii zamawia w danym miesiącu Generowanie FV- Z na podstawie profilu indywidualnie definiowanego dla Klienta na podstawie danych zużyciowych za poprzedni rok Wystawianie faktur R (FV- R) - za zużytą energię Możliwość wystawiania faktur według algorytmów dowolnie złożonych z następujących elementów: Termin płatności na wskazana datę Termin płatności liczony w dniach od daty wystawienia Data/termin generowania faktury Cena Rabat/Promocja Opłata handlowa Inne cykliczne opłaty stałe Inne opłaty jednorazowe Dostosowanie szablonów faktur do pre definiowanych wzorów. Możliwość wystawienia jednej faktury dla wielu PPE i wielu umów danego Klienta - szczegóły rozliczeń w załącznikach do faktury - jedno PPE=jeden załącznik Definiowanie nowego algorytmu/modyfikacja istniejącego nie powinna zabierać dłużej niż 10 dni roboczych, najlepiej jeżeli będzie wykonywana z poziomu Administratora systemu Rozliczanie w klarowny sposób umożliwia zaksięgowanie rozliczeń do właściwych faktur zaliczkowych (1 FV- Z rozliczana jest 1 FV- R za dany okres rozliczeniowy) 5

6 Obsługa procesu przypominania o płatnościach (dunning) za wystawione faktury System posiada natywną możliwość realizacji kampanii przypominających o płatnościach za wystawione faktury (dunning) realizowanych poprzez kanały , SMS, telefoniczny i tradycyjny pisma przesyłane pocztą. Komunikacja i SMS realizowana jest automatycznie według predefiniowanych kryteriów. W przypadku komunikacji telefonicznej i pisemnej system potrafi automatycznie wygenerować listę zadań dla operatorów systemu według predefiniowanych kryteriów. W przypadku otrzymania płatności proces może być automatycznie przerwany Dołączanie do faktur opłat za usługi dodane Możliwość dołączenia opłat cyklicznych za usługi dodane do faktur zaliczkowych i rozliczeniowych Możliwość dołączenia opłat jednorazowych za usługi dodane do faktur zaliczkowych i rozliczeniowych Obsługa generowania faktur on demand Korekty FV- R on demand FV- Z on demand Noty odsetkowe Możliwość uruchomienia fakturowania innych mediów: Możliwość fakturowania sprzedaży gazu Możliwość fakturowania ciepła Możliwość fakturowania wody bieżącej Możliwość fakturowania ścieków UWAGA! Możliwość fakturowania oznacza, że uruchomiono produkcyjnie co najmniej jedno wdrożenie dla każdego medium wymienionego powyżej w Polsce lub/i jednym z krajów Unii Europejskiej. Można wskazać kilka wdrożeń ale ważne jest aby w każdym z nich był to ten sam system, obsługujący sprzedaż w/w mediów bez wsparcia systemów firm trzecich. 6

7 Wymiana danych z systemem pomiarowym Import danych pomiarowych dla aktywnych PPE poprzez platformy wymiany informacji (PWI) udostępniane przez organizacje sieci dystrybucyjnych (OSD) Możliwość uzupełnienia brakujących danych pomiarowych własnym profilami/danymi Eksport informacji dotyczących aktywnych Punktów Poboru Energii pozwalających na uniknięcie pobierania pomiarów dla nieaktywnych PPE Wymiana danych z systemem bankowym Pełna obsługa wirtualnych rachunków. Przewidywany wolumen w pierwszym roku po uruchomieniu, do w kolejnych latach. Interfejs pozwalający zaczytać z banku obsługującego rachunki Klientów informacje o płatnościach - zakładamy jeden ze standardowych, wykorzystywanych przez większość banków, Kompletacja danych z systemu bankowego - identyfikacja płatności, przyporządkowanie poszczególnym fakturom, wygenerowanie not obciążeniowych do wystawionych uprzednio faktur. Pełna obsługa rozliczania wpłat od Klientów według uzgodnionych algorytmów: rozliczanie FV- Z/FV- R rozliczanie nadpłat rozliczanie niedopłat Wymiana danych z systemem CRM Możliwość importu wszystkich danych umowy z systemu CRM poprzez jeden ze standardowych interfejsów webservices, XML Możliwość importu zeskanowanych dokumentów dołączonych do kartotek Klientów umowy, załączniki do umów Wymiana danych z systemem FK Wymiana danych o wygenerowanych dokumentach z systemem FK firmy w postaci zagregowanych sald dobowych. 7

8 Wymiana danych z system rozliczającym akcyzę Wymiana danych o wygenerowanych dokumentach z systemem akcyzowym Zgodność z formalnymi wymaganiami dotyczącymi rozliczania podatku akcyzowego Ewentualnie system może zwierać funkcjonalność pozwalającą na prowadzenie księgi podatku akcyzowego Obsługa masowego wydruku faktur Obsługa procesu masowego wydruku wygenerowanych faktur do jednego z formatów: PDF XML Przewidywany wolumen: minimum 5000 dokumentów generowanych w jednym terminie maksimum dokumentów generowanych w jednym czasie Możliwość przekazywania obrazów faktur bezpośrednio do zewnętrznego operatora poprzez serwis FTP Funkcjonalność Elektronicznego Biura Obsługi Klienta (E- BOK) System zawiera funkcjonalność Elektronicznego Biura Obsługi Klienta (E- BOK) pozwalającą autoryzowanym użytkownikom na pobranie elektronicznych obrazów faktur, złożenie reklamacji z załączeniem skanu pisma, podanie danych pomiarowych, które automatycznie zostaną uwzględnione przy wystawianiu faktur za zużytą energię. E- BOK jest natywna częścią systemu, tzn. nie wymaga wsparcia lub nie jest implementacją rozwiązań firm trzecich E- BOK można poddać podstawowej kastomizacji kolory, logo w okresie wskazanym jako czas realizacji wdrożenia. 8

9 4.4. Wymagania dodatkowe Zapewnienie spójności danych Utrzymanie zasady że dane są wprowadzane i modyfikowane w jednym miejscu - zapewnienie spójności danych Systemem Master jest własny CRM (PHP/MSQL), pozostałe systemy traktowane są jako wspomagające, w związku z tym ewentualny dostawca akceptuje konieczność wykonania niezbędnych interfejsów Krótkie - do 10 dni roboczych - czasy modyfikacji istotnych funkcjonalności szablony dokumentów wychodzących profile prognozowe algorytmy fakturowania interfejsy do zewnętrznych systemów, w tym najważniejszy do CRM Swobodne korzystanie z systemu przez pracowników Możliwość pracy wielu operatorów jednocześnie - minimum 25 oraz predefiniowania większej ilości użytkowników - praca zmianowa Możliwość dostępu zdalnego poprzez VPN dla wybranych pracowników Możliwość definiowania szczegółowych uprawnień dla różnych ról użytkowników Szybki termin realizacji Rozwiązanie zostanie uruchomione do końca czerwca Skalowalność systemu i kosztów jego zakupu i użytkowania System może obsłużyć do PPE W ramach licencji jest zawarta obsługa co najmniej aktywnych PPE Koszt licencji dla aktywnych PPE powyżej tej liczby jest niższy niż 4 PLN/PPE netto płatne jednorazowo. 9