Pincasso Net. Charakterystyka systemu

Transkrypt

1 Pincasso Net Charakterystyka systemu Warszawa, Marzec 2016

2 PINCASSO NET System Pincasso Net został stworzony przez firmę Piątka S.J. dla małych i dużych sprzedawców rynku mediów. Obejmuje rejestrację zgłoszeń (sprawy, pisma, reklamacje). Wspiera proces zawierania umów na świadczenie usług. Umożliwia zapis danych odczytowych i ich rozliczenia, jak również rejestrację i księgowanie płatności oraz windykację. Przetwarzane dane podlegają sprawozdawczości oraz eksportowi. ŚWIEŻOŚĆ I NOWOCZESNOŚĆ Pincasso Net jest nowoczesnym systemem tworzonym przez ludzi, których wieloletnie doświadczenie pozwoliło na stworzenie produktu spełniającego oczekiwania najbardziej wymagających klientów. Jest to system o prostym i wygodnym w obsłudze oraz intuicyjnym interfejsie. CECHY I ZAKRES FUNKCJONALNY Automatyzacja i przetwarzanie masowe 2 Wszystkie algorytmy są zaprojektowane na potrzeby przetwarzania masowego. Sterowanie przez parametryzację. Możliwość równomiernego rozkładu obciążenia zasobów fizycznych. Dbałość o dane Walidacja i unikanie redundancji. Zorientowanie na kontrahenta (podstawowym obiektem jest konto rozliczeniowe). Walidacja i sposób wprowadzania danych skutkują minimalizacją duplikatów szczególnie w zakresie danych osobowych i adresowych. Wsparcie dla ogólnie znanych standardów TERYT, PNA, PKD, PESEL, NIP Skutki: mała redundancja uporządkowanie danych. Elastyczne podejście do zasad rozliczeń Wsparcie dla aktualnych zasad sprzedaży. Modyfikowalny katalog usług. Cechy systemu sprzedażowego. Obsługa klienta Obsługa umów sprzedaży, rejestracja oświadczeń akcyzowych i taryfowych. Rozliczanie danych odczytowych. Fakturowanie (faktury proforma, e-faktury) Naliczanie karnych opłat odsetkowych. Windykacja należności. (noty, wezwania, pisma sądowe, windykatorzy zewnętrzni). Rejestracja i obsługa spraw (zgłoszenia, reklamacje, pisma). Elektroniczna wymiana danych z operatorem obsługującym liczniki i elektroniczne pozyskiwanie danych odczytowych. Rejestracja wpłat, księgowania. Ewidencja m.in.: kontrahentów, punktów poboru, danych adresowych, kont rozliczeniowych, PKD, odbiorników, pracowników, cenników, jednostek organizacyjnych. Sprawozdawczość Sprawozdawczość wewnętrzna i podatkowa Wymiana elektroniczna Wymiana danych z operatorem obsługującym liczniki. Wsparcie dla wydruków masowych (CKM). Współpraca z bankami dla różnych sposobów płatności (PZ, ROR) oraz rejestracji wpłat. Powiadomienia SMS i . Współpraca z elektronicznym biurem obsługi klienta (e-bok). Współpraca z Call Center (Vincasso). Eksport danych finansowych i ewidencyjnych (SAP). Testy automatyczne Łatwość dokonywania zmian. Minimalizacja prawdopodobieństwa błędu. SKALOWALNOŚĆ Jako aplikacja internetowa (web application) system działa w oparciu o strukturę wielowarstwową typu klient-serwer, która charakteryzuje się rozdzieleniem interfejsu użytkownika, przetwarzania i składowania danych na kilka osobnych warstw, co zapewnia dobrą wydajność, skalowalność i bezpieczeństwo. Pincasso Net jest w stanie sprostać sytuacjom takim jak: wzrost liczby obsługiwanych odbiorców, reorganizacja struktury firmy, wymiana danych z innymi systemami, zmiany zasad rozliczeń, czy podejścia marketingowego. Silnik bazodanowy: Oracle lub PostgreSQL (SQLite w wersji dla jednego użytkownika) Centralizacja jedna baza danych, farma serwerów aplikacji i dostęp w jednostkach terenowych przez Internet. PERSPEKTYWY Firma Piątka S.J. kładzie nacisk na dobry kontakt z końcowymi użytkownikami systemu. Rozumiemy, że taki model współpracy najlepiej wpływa na komfort pracy z systemem i jego dopasowanie do zmieniających się potrzeb. Klient może w ramach serwisu liczyć na przemyślany rozwój dostosowany do zmieniających się realiów, oparty na nowych możliwościach i konsultacjach z użytkownikami.

3 FUNKCJONALNOŚĆ Sprawy Moduł ten pozwala na: Rejestrację każdego kontaktu nawiązanego z klientem (także potencjalnym) czy też przez klienta i powiązanie tych kontaktów w jedną sprawę, Wysłanie SMS oraz do klienta w konkretnej sprawie, Dołączenie do każdego kontaktu (zarówno przychodzącego jak i wychodzącego) dowolnego załącznika, Wysyłkę do klienta pisma wygenerowanego przez system z zastosowaniem szablonów, Obserwację powiązanych grup dokumentów (np. będących kontynuacją, odpowiedzią), Zarządzanie sprawami, przydzielanie ich do obsługi konkretnym pracownikom lub jednostkom, Obsługa zgłoszeń klientów rejestrowanych w systemie e-bok, Rejestrację i śledzenie obsługi reklamacji. Umowy sprzedaży Współpraca z kontrahentem rozpoczyna się od podpisania z nim umowy sprzedaży. Umowa zawiera wszystkie niezbędne do dalszej obsługi klienta dane m.in. dane kontrahenta (w tym teleadresowe), warunki rozliczeniowe (grupa taryfowa, okres obowiązywania) oraz informacje o punkcie poboru (adres instalacji, odbiorniki). System zapewnia możliwość wydruku umowy przy użyciu szablonów WORD. W systemie dostępne są listy niezatwierdzonych i kończących się umów, które umożliwiają wygodną obsługę. Każda umowa może posiadać kolejne wersje w postaci drukowalnych aneksów. Rozliczanie Moduł rozliczeń w Pincasso Net ukierunkowany jest na automatyczne rozliczanie uwzględniające zdefiniowane wcześniej parametry. Możliwe jest także rozliczanie ręczne. Proces rozliczania rozpoczyna się rejestracją odczytów, z których następnie system wylicza zużycia, stanowiące podstawę do określenia należności do zapłaty wykazanej na fakturze. 3

4 W rozliczaniu uwzględniane są cenniki, kaloryczność, pobrana ilość, zapisy umów, parametry, właściwości grup taryfowych oraz zasady określone w taryfach. Fakturowanie Fakturowanie w systemie Pincasso Net podobnie jak rozliczanie odbywa się w sposób automatyczny lub ręczny. Proces fakturowania polega na wystawieniu faktur rzeczywistych, stornujących i proforma na podstawie wykonanych wcześniej rozliczeń. Faktury stanowią dokument księgowy przekazywany kontrahentowi w postaci papierowej lub elektronicznej. Przy czym wydruk papierowy może być realizowany za pośrednictwem centrum korespondencji masowej. Wpłaty W celu pokrycia należności powstałych w wyniku wystawiana faktur i not odsetkowych system umożliwia ręczną rejestrację pojedynczej wpłaty, jak również paczek wpłat z zewnętrznych źródeł (m.in. zbiory z banków). Każdą wpłatę można dowiązać do należności powstałych z tytułu faktur i not, pozostawić przypisaną do konta kontrahenta, lub skierować na konto specjalne (wyjaśnienia, umorzenia). Kwota wpłaty może zostać rozbita, przez co możliwe jest dowiązanie jej do wielu dokumentów. Większość dowiązań wpłat system wykonuje automatycznie. Noty odsetkowe Noty odsetkowe są generowane automatycznie. System nalicza ich składniki dla wpłat po terminie zobowiązania. Dla każdej nieterminowej wpłaty dowiązanej do faktury liczba dni opóźnienia liczona jest na podstawie zdefiniowanego kalendarza, a kwota opłaty karnej wyznaczona w oparciu o zdefiniowane wielkości. Istnieje możliwość zablokowania faktury oraz wpłaty dla naliczania odsetek. Stornowanie rachunków opłaconych po terminie oraz odwiązywanie wpłat powoduje automatyczne generowanie korekt not odsetkowych. 4

5 Windykacja System obsługuje procesy związane z windykacją należności. Umożliwia wystawianie dokumentów windykacyjnych (m.in. wezwań do zapłaty, dokumentów sądowych, poleceń odjęcia licznika) dla kont rozliczeniowych posiadających zadłużone dokumenty księgowe. Użytkownik ma wpływ na proces przez definiowanie dokumentów oraz blokady i modyfikacje obiektów systemu. Windykacja zewnętrzna umożliwia oznaczenie i raportowanie należności oddanych do windykatora zewnętrznego (sądu, komornika lub prywatnego przedsiębiorstwa). Sprawozdawczość W systemie dostępne są sprawozdania podatkowe, które umożliwiają rozliczanie podatków VAT, CIT i akcyzy. Poza tym istnieje szereg sprawozdań dodatkowych takich jak sprzedaż liczona w wielu wariantach ( m.in. z podziałem na PKD, terytorialnie, z podziałem na termin płatności), saldo należności, saldo przeksięgowań itp. Wszystkie sprawozdania mogą być liczone dla wybranego miesiąca lub w przypadku sprawozdań sprzedaży - dla dowolnego okresu. Sprawozdania eksportowane są do arkuszy programu MS Excel. E-faktury i powiadomienia Moduł powiadomień pozwala na wysyłanie wiadomości do kontrahentów kanałami SMS i . Wysłane wiadomości mogą zawierać prosty tekst, HTML (szablony), a także załączniki - np. w postaci plików PDF z obrazem faktury. Wiadomości są obecnie używane w module generującym faktury. Dla każdego konta istnieje możliwość określenia, że faktury mają być wysyłane elektronicznie. Możliwe jest też wysyłanie obrazu faktury mailem, a jej samej tradycyjną pocztą. 5

6 Kartoteki Słowniki proste Do pracy z systemem, w miejscach gdzie mogą wystąpić ustandaryzowane teksty stosowanych jest kilkadziesiąt słowników prostych. Dzięki temu wartości te nie muszą być wprowadzane ręcznie przez użytkowników. Adresy W systemie do tworzenia adresów (kontrahentów, instalacji) wykorzystywane są katalogi adresowe, pogrupowane na: państwa, miejscowości, ulice, poczty. Odwołują się one do słowników udostępnianych przez GUS TERYT oraz Pocztę Polską - PNA. System dopuszcza również wprowadzanie adresów zagranicznych. Grupy Istnieje możliwość łączenia obiektów (m. in. punktów poboru, kont rozliczeniowych) w grupy zarówno wyliczeniowe jak i warunkowe. Warunkami mogą być cechy łączonych obiektów (m. in. grupa taryfowa, aktywność, adres). Cenniki Pincasso. Net przechowuje informacje o zmianach kluczowych parametrów grup taryfowych. Parametry te brane są pod uwagę przez algorytmy obsługi umów, rozliczania i fakturowania. Elektroniczna wymiana danych Pincasso Net współpracuje z wieloma systemami zewnętrznymi. Do systemów współpracujących zaliczamy między innymi: e-bok Współpraca polega na obustronnej wymianie danych takich jak: dane ewidencyjne klienta i punktu poboru, zgłoszenia, wskazania liczników, faktury, wpłaty. Systemy Dystrybucyjne Systemy dystrybucyjne dostarczają do Pincasso Net wszelkie dane ewidencyjne dotyczące punktu poboru, a także wskazania liczników, które są podstawą do rozliczania klienta. Dostarczane są także informacje o wszystkich czynnościach monterskich dokonanych w danym punkcie poboru. Pincasso Net wysyła do systemów Dystrybucyjnych dane ewidencyjne klientów i ich umów oraz zlecenia czynności monterskich. Uprawnienia Moduł uprawnień pozwala na przypisanie pracowników systemu do grup, posiadających dostęp do różnych funkcjonalności systemu. System wspiera autentykację domenową. 6