Zakres Zadań Wykonawcy

Transkrypt

1 Zakres Zadań Wykonawcy I. ZAŁOŻENIA ZAMÓWIENIA 1. Główne cele zamówienia: Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości posiada obecnie szereg portali tematycznych i kanałów społecznościowych za pośrednictwem których realizowane są zadania związane z informacją i promocją. W związku ze wzrastającą w szybkim tempie ilością informacji publikowanych na portalach PARP oraz dostępnych na nich bazach wiedzy, istnieje pilna konieczność stworzenia systemu zarządzania publikowanymi treściami. Postępowanie to ma na celu opracowanie strategii obecności i komunikacji PARP w mediach społecznościowych i Internecie poprzez: 1.1. Zbadanie stanu obecności i komunikacji działań (m.in. dotacje, usługi doradcze, usługi informacyjne) realizowanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości w mediach społecznościowych i Internecie; 1.2. Wskazanie dobrych praktyk w obszarze komunikacji w mediach społecznościowych i Internecie (dalej e-pr) na rynku podmiotów działających w sektorze administracji publicznej oraz w sektorze wsparcia przedsiębiorstw (instytucje otoczenia biznesu); 1.3. Opracowanie strategii komunikacji e-pr działań realizowanych przez PARP zgodnej z misją Agencji Dostosowanie wybranych przez Zamawiającego kanałów w mediach społecznościowych do opracowanej strategii komunikacji. 2. Wymagania ogólne 2.1. W trakcie realizacji niniejszego zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do: Ścisłej współpracy z Zamawiającym na każdym etapie realizacji przedsięwzięcia, w tym do aktywnego uczestniczenia w zwołanych przez Zamawiającego spotkaniach (ad hoc kiedy zajdzie istotna potrzeba w trakcie realizacji projektu); Uczestniczenia w spotkaniu organizacyjnym na którym omówiony zostanie szczegółowy zakres działań przy poszczególnych zadaniach; Zachowania najwyższej staranności i działania zgodnie z obowiązującym stanem prawnym; Przeniesienia na Zamawiającego (na zasadach określonych w umowie) autorskich praw majątkowych do wszystkich projektów i materiałów wytworzonych w ramach i na rzecz niniejszego zamówienia. II. ZADANIA WYKONAWCY 1. Zadanie 1. Przeprowadzenie audytu zerowego wraz z benchmarkingiem działań komunikacyjnych Agencji w obszarze Internetu, w tym w mediach społecznościowych Wykonawca przed przystąpieniem do realizacji audytu zerowego i benchmarkingu odbędzie spotkanie z Zamawiającym, na którym przedstawi do akceptacji podzieloną na segmenty grupę docelowa działań e-pr (m.in. potencjalni beneficjenci, beneficjenci, odbiorcy wsparcia doradczego itp.) naniesioną na siatkę obszarów działalności Agencji. Do opracowania powyższego Wykonawca dokona analizy przedmiotu działalności Agencji i jej kompetencji oraz zapozna się z misją, wizją oraz celami strategicznymi Agencji. Przy analizie przedmiotu działalności Agencji Wykonawca wykorzysta dokumenty ustawowe oraz dostępne strony internetowe Agencji (wykaz stron w pkt. 5). Strona 1 z 6

2 1.2. Wykonawca przeprowadzi audyt zerowy prowadzonych działań e-pr Agencji w którego skład wchodzi: Analiza komunikacji za pomocą Internetu pod względem spójności z misją, wizją oraz celami strategicznymi Agencji; Analiza komunikacji za pomocą Internetu z poszczególnymi segmentami grup docelowych w ramach określonych obszarów działalności Agencji m.in. dotacje, usługi doradcze, usługi informacyjne; 1.3. Ramy audytu zerowego: Zakres czasowy audytu: od 1 czerwca 2011 r. do dnia podpisania umowy; Obszar komunikacji obejmujący Internet, w tym: media społecznościowe, mailingi, portale informacyjne; Grupy docelowe odbiorców działań e-pr oraz obszary działalności Agencji określone przez Wykonawcę w punkcie II.1.1 i zaakceptowane przez Zamawiającego Wykonawca, wykorzystując wyniki raportu z audytu zerowego, przeprowadzi benchmarking działań e-pr Agencji w odniesieniu do najlepszych praktyk liderów e-pr określonych w pkt. I.1.2, cechujących się przybliżona grupą docelową odbiorców działań e-pr i działającymi na rynku zarówno polskim jak i zagranicznym. Wykonawca przed przystąpieniem do benchmarkingu przedstawi do akceptacji Zamawiającego listę liderów e-pr, wraz z uzasadnieniem wyboru, z którymi będą zestawiane w porównaniu działania e-pr Zamawiającego Wykonawca na podstawie przeprowadzonego audytu zerowego oraz benchmarkingu opracuje: Dokument określający trafność doboru kanałów oraz efektywność ich wykorzystania w komunikacji z segmentami grup docelowych w danych obszarach działalności Agencji (m.in. dotacje, usługi doradcze, usługi informacyjne) przy realizowanych działaniach e-pr wraz z porównaniem do przybliżonych działań liderów; Zestawienie dobrych i złych praktyk w prowadzonych dotychczas działaniach e-pr z podziałem na segmenty grup docelowych w danych obszarach działalności (m.in. dotacje, usługi doradcze, usługi informacyjne) Produkty zadania: Dokument określający podzieloną na segmenty grupę docelowa działań e-pr naniesioną na siatkę obszarów działalności Agencji (m.in. dotacje, usługi doradcze, usługi informacyjne); Raport z przeprowadzonego audytu zerowego zawierający dane z analizy przedmiotu wymienionego w punktach od II do II ; Raport z przeprowadzonego benchmarkingu poszerzony o zakres wymieniony w punktach od II do II Akceptacje i poprawki dokonane zostaną zgodnie z pkt Czas realizacji zadania: maks. 15 dni roboczych bez procesu akceptacji. 2. Zadanie 2. Opracowanie strategii komunikacji - warsztaty e-pr Na podstawie Raportu z audytu zerowego oraz Raportu z benchmarkingu działań e-pr Wykonawca: Przygotuje rekomendacje najlepszych narzędzi dostępnych na rynku do prowadzenia monitoringu mediów internetowych; Przygotuje materiały edukacyjne do przeprowadzenia warsztatów dotyczących działań e-pr; Przygotuje analizę otoczenia oraz SWOT Agencji w obszarze Internetu; Przeprowadzi warsztaty e-pr dla pracowników PARP na których: Strona 2 z 6

3 Przedstawi wyniki audytu zerowego, wyniki benchmarkingu oraz analizę otoczenia i SWOT; Przekaże materiały szkoleniowe; Przedstawi rekomendowane narzędzia monitoringu mediów oraz dokona ich porównania; Wraz z uczestnikami szkolenia, wykorzystując najbardziej efektywne techniki oparte na twórczym myśleniu oraz bazując na wynikach audytu zerowego, benchmarkingu oraz analizie otoczenia i SWOT, określi i opracuje: Wizję Agencji w Internecie, z podziałem na poszczególne kanały, zgodną z misją i wizją PARP; Cele strategiczne działań e-pr wraz z określeniem sposobu ich mierzenia dla poszczególnych segmentów grup docelowych (odbiorców lub potencjalnych odbiorców m.in. dotacji, usług doradczych, usług informacyjnych); Strategię komunikacji w działaniach e-pr uwzględniającą co najmniej: Szczegółowe wytyczne wraz z harmonogramem opisujące sposób realizacji działań e-pr Agencji zmierzających do osiągnięcia ustalonych celów z uwzględnieniem: Poszczególnych segmentów grup docelowych i kanałów internetowych; Zasobów oraz narzędzi jakimi Agencja dysponuje; Narzędzi zewnętrznych jakie można wykorzystać do realizacji celów; Optymalizację wykorzystanych zasobów i narzędzi do założonego budżetu na poszczególne działania Mierniki efektywności oraz uśrednione efekty jakie można osiągnąć w danym obszarze przy założonych warunkach początkowych działania; Minimalne wymogi jakościowe podejmowanych działań; Sposoby kontroli i monitoringu prowadzonych działań wraz z planem badania rezultatów; Bazując na opracowanej Strategii komunikacji, określi i przekaże do akceptacji Zamawiającego cele monitoringu; Po akceptacji przez Zamawiającego dostarczonych danych z pkt , opracuje szczegółowe zalecenia, w tym korpusy słów kluczowych, do prowadzenia pełnego monitoringu mediów internetowych realizującego cele Strategii komunikacji Wykonawca opracuje projekt procedury postępowania w sytuacji znacznego zainteresowania grup docelowych daną tematyką zgodną z wypracowaną strategią komunikacji w działaniach e-pr; Zamawiający może dodaj jeden element do przeprowadzenia analizy przez Wykonawcę podczas warsztatów lub przed ich rozpoczęciem Zakres i szczegółową tematykę warsztatów Wykonawca uzgodni z Zamawiającym przed przystąpieniem do realizacji warsztatów; Warsztaty będą trwały co najmniej 5 dni roboczych (5x8 godzin); Warsztaty odbędą się w siedzibie Zamawiającego; Termin warsztatów zostanie uzgodniony z Zamawiającym Produkty zadania: Wszelkie materiały przygotowane do przeprowadzenia warsztatów, w tym jego zakres i szczegółowy plan prowadzenia, a także materiały wytworzone podczas warsztatów; Dokument zawierający tematykę określoną w punktach II i II ; Strona 3 z 6

4 Strategia komunikacji w działaniach e-pr uwzględniający zagadnienia wymienione w punktach od II do II Opracowany projekt procedury postępowania w sytuacji znacznego zainteresowania grup docelowych daną tematyką Dokument zawierający cele monitoringu wraz z obszarami, a także szczegółowe zalecenia, w tym korpusy słów kluczowych, do prowadzenia pełnego monitoringu mediów internetowych Akceptacje i poprawki dokonane zostaną zgodnie z pkt Czas realizacji zadania: maks. 15 dni roboczych bez procesu akceptacji. 3. Zadanie 3. Analiza kampanii internetowych 3.1. Wykonawca zaprojektuje wytyczne do przeprowadzania kampanii internetowych, w tym celu: Bazując na raportach dostarczonych przez Zamawiającego z przeprowadzonych dotychczas kampanii internetowych, dokona ich analizy. Ilość dostarczonych raportów nie będzie większa jak 10; Określi dobre i złe praktyki poparte przykładami podczas prowadzenia kampanii internetowych; Wskaże i opisze najbardziej skuteczne metody dotarcia do grup docelowych Agencji (odbiorców lub potencjalnych odbiorców m.in. dotacji, usług doradczych, usług informacyjnych); Określi minimalne wymagania jakościowe podejmowanych działań; Mierniki efektywności oraz uśrednione efekty jakie można osiągnąć w danym obszarze przy założonych warunkach początkowych działania prowadzonych kampanii internetowych; Wskaże najpopularniejsze narzędzia do przeprowadzania kampanii; Określi przykładowe budżety prowadzenia kampanii internetowych przy założonych celach i wykorzystanych narzędziach; Sposoby kontroli i monitoringu prowadzonych działań wraz z planem badania rezultatów Produkty zadania: Dokument zawierający wytyczne do przeprowadzania kampanii internetowych obejmujący zakres tematyczny wymieniony w punktach od II do II.3.1.8; Dokument zawierający wyniki analizy raportów z przeprowadzonych kampanii Akceptacje i poprawki dokonane zostaną zgodnie z pkt Czas realizacji zadania: maks. 5 dni roboczych bez procesu akceptacji. 4. Zadanie 4. Dostosowanie kanałów społecznościowych 4.1. Wykonawca przygotuje zgodne z opracowaną Strategią komunikacji wytyczne konfiguracji początkowej kanałów Zamawiającego w serwisach społecznościowych, obejmujących m.in.: Facebook; YouTube; Twitter; GoldenLine; LinkedIn Na konfigurację początkową składa się co najmniej: Stosowana grafika na kanale społecznościowym; Układ treści; Rodzaj i sposób publikowanej treści; Powiązania pomiędzy kanałami społecznościowymi/serwisami internetowymi Zamawiającego. Strona 4 z 6

5 4.3. Wykonawca wraz z Zamawiającym w ścisłej współpracy wdroży na podanych przez Zamawiającego kanałach społecznościowych wytyczne konfiguracji początkowej Produkty zadania: Dokument określający wytyczne konfiguracji początkowej kanałów społecznościowych; Skonfigurowane kanały społecznościowe wskazane przez Zamawiającego; Kompleksową księgę strategii komunikacji w mediach społecznościowych na którą składają się dokumenty wytworzone w ramach Zadań 2, 3 i Akceptacje i poprawki dokonane zostaną zgodnie z pkt Czas realizacji zadania: maks. 5 dni roboczych bez procesu akceptacji. 5. Strony internetowe PARP poig.parp.gov.pl 5.3. porpw.parp.gov.pl 5.4. pokl.parp.gov.pl 5.5. badania.parp.gov.pl 5.6. bip.parp.gov.pl 5.7. en.parp.gov.pl 5.8. transmisje.parp.gov.pl 5.9. prasa.parp.gov.pl csr.parp.gov.pl isr.parp.gov.pl ppp.parp.gov.pl bkl.parp.gov.pl plus.parp.gov.pl w skład którego wchodzi: e-punkt.gov.pl ponk-szkolenia.pl kazdypracownik.com.pl ksu.parp.gov.pl Proces akceptacji i poprawek Zamawiający dokona oceny wykonania każdego z dostarczonych w ramach zadań 1-4 produktów i projektów produktów każdorazowo nie później niż w terminie 5 dni roboczych od otrzymania każdego z nich i zadecyduje o jego zatwierdzeniu albo zgłosi Wykonawcy uwagi. Informacja o zatwierdzeniu bądź o uwagach każdorazowo zostanie przekazana przez Strona 5 z 6

6 Zamawiającego Wykonawcy drogą elektroniczną na adres mailowy osoby wskazanej jako osoba do kontaktu ze strony Wykonawcy W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego braków lub nieprawidłowości w przekazanych produktach i projektach produktów, Wykonawca zobowiązany jest do wprowadzenia poprawek zgodnie ze wskazaniem Zamawiającego oraz przedstawienia jej do ponownej akceptacji Zamawiającego, w terminie pozwalającym na zgodną z harmonogramem realizację pozostałych prac, jednak nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia przekazania przez Zamawiającego informacji dot. braków lub nieprawidłowości Przedstawienie do akceptacji produktów i projektów produktów powinno nastąpić drogą elektroniczną w postaci edytowalnych plików.rtf,.doc,.docx,.xls,.xlsx,.psd lub w innych formatach uzgodnionych z Zamawiającym, a w przypadku fizycznie wytworzonych produktów powinny one zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego Ostateczna (zaakceptowana przez Zamawiającego) wersja produktów i projektów produktów powinna zostać przekazana na nośniku elektronicznym (CD/DVD) w formie edytowalnych (otwartych) plików w innych formatach uzgodnionych z Zamawiającym oraz innych plików źródłowych, a w przypadku fizycznie wytworzonych produktów dostarczona do siedziby Zamawiającego Zamawiający zastrzega sobie prawo do wielokrotnego zgłaszania uwag lub zastrzeżeń zarówno do treści jak i formy przekazywanych projektów produktów, w szczególności Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia kolejnych uwag i zastrzeżeń w terminach wskazanych powyżej w sytuacji, gdy Wykonawca nie uwzględni wszystkich jego uwag i zastrzeżeń zgłoszonych uprzednio. Strona 6 z 6