OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Dotyczy: zarządzanie projektem na rzecz Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego w Olsztynie

Transkrypt

1 Sprawa 24/2018 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Dotyczy: zarządzanie projektem na rzecz Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego w Olsztynie I. ZAMAWIAJĄCY Uniwersytecki Szpital Kliniczny w Olsztynie Ul. Warszawska Olsztyn Godziny: numery telefoniczne: tel. (+48 89) , faks (+48 89) II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegającą na zarządzaniu projektem na rzecz Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego w Olsztynie w ramach działania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata Obowiązkiem Wykonawcy będzie realizacja usługi zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz każdorazowo wytycznymi podmiotu od którego pozyskiwane będą środki na realizację projektu, w poszczególnych zakresach i etapach w tym w szczególności: ZARZĄDZANIE PROJEKTEM 1. Wykonawca w ramach przedmiotowego zamówienia zobowiązany jest do podjęcia wszelkich działań związanych z zarządzaniem projektem, w tym w szczególności: zarządzania integralnością projektu, zarządzania zakresem projektu, zarządzania czasem projektu, zarządzania kosztami projektu, zarządzania jakością projektu, zarządzania zasobami Ludzkimi projektu, zarządzania komunikacją w projekcie, zarządzania ryzykiem projektu, zarządzania dostawami w projekcie. 2. Ponadto: a) konsultacji z zakresu realizacji projektu, b) monitoringu wytycznych, rozporządzeń skupiających się wokół procesu realizacji i rozliczenia projektów z przyznaną dotacją,

2 c) przygotowywania aneksów do umów o dofinansowanie, d) wskazywania najważniejszych zapisów dokumentacji aplikacyjnej oraz dokumentacji obowiązującej po podpisaniu umowy o dofinansowanie, e) przygotowania wniosków o płatność: zaliczkową, pośrednią i końcową oraz wniosków sprawozdawczych, f) przygotowania niezbędnych załączników do składanych wniosków o płatność, tj.: opisanych dokumentów księgowych, wymaganych oświadczeń, pomocniczych zestawień wydatków, aktualizacji harmonogramu płatności oraz harmonogramu rzeczowo-finansowego, g) kontaktowania się z instytucjami odpowiedzialnymi za weryfikację rozliczanego projektu, h) przygotowywania niezbędnych wyjaśnień do instytucji pośredniczącej w terminach wskazanych przez instytucję rozliczającą otrzymaną dotację, i) weryfikowania pod kątem formalnym, w zakresie kwalifikowalności oraz zgodności z zapisami dokumentacji aplikacyjnej oraz wytycznymi IZ/IW/IP, dokumentów księgowych, zawartych umów na dostawę towarów i usług, zamówień wysyłanych do kontrahentów, j) przygotowania wniosków o aneks, wniosków o wprowadzenie zmian do umowy o dofinansowanie, k) weryfikowania wskaźników produktu oraz rezultatu określonych w dokumentacji aplikacyjnej oraz sprawdzania poziomu ich spełnienia przez Beneficjenta, udzielanie wskazówek dot. prawidłowości realizacji wskaźników produktu i rezultatu, l) dbania o promocję projektu zgodnie z wytycznymi dotyczącymi konieczności promowania projektu przygotowanie wzorów tablic informacyjnych oraz pamiątkowych, plakietek informacyjnych, informacji o otrzymaniu dofinansowania na stronę internetową Beneficjenta, innych dokumentów projektowych, m) sprawdzania dokumentacji dotyczącej rozliczanego projektu po zakończeniu jego realizacji projektu a przed kontrolą, n) reprezentowania Beneficjenta w trakcie kontroli, o) zapewnienia prawidłowego monitorowania postępu rzeczowego i finansowego projektu oraz szybkiego reagowania na zmiany i sytuacje kryzysowe; p) sprawnego zarządzania komunikacją, dokumentacją oraz jakością wykonywanych prac; q) prowadzenia bieżącej ewidencji wydatkowania środków, monitorowanie prawidłowości wydatkowania środków; r) archiwizacji dokumentacji projektowej; s) kompletowania dokumentów finansowych, w tym kserokopii faktur, protokołów oraz innych dokumentów księgowych niezbędnych do raportów, wniosków płatnościowych. 3. W ramach przedmiotowego zamówienia Wykonawca pełni nadzór nad realizacją projektu w szerokim tego znaczenia pojęciu w tym opracowuje Wnioski o płatność, sprawozdania i inne

3 dokumenty oraz przedkłada je do zatwierdzenia przez Dyrekcję lub upoważnioną przez niego Osobę jeżeli wymagają tego wytyczne projektu. 4. Wykonawca w ramach przedmiotowego zamówienia zobowiązany jest do podjęcia wszelkich działań ( z wyłączeniem działań związanych z dostawą sprzętu/aparatury) związanych z etapem zakończenia projektu od przekazania przez Jednostki Merytoryczne wszelkich dokumentów dotyczących projektu, aż do pisemnego opracowania analizy po zakończeniu projektu a dalej monitorowanie trwałości w trakcie jego trwania. 5. W przypadku wystąpienia zmiany w obowiązujących przepisach prawnych oraz dokumentach stanowiących wytyczne i instrukcje wykonania całości Przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia tych zmian i dostosowania Przedmiotu Zamówienia bez dodatkowego wynagrodzenia. 6. Wykonawca zobowiązuje się do przekazywania Zamawiającemu wszelkich informacji mających wpływ na realizację Przedmiotu Zamówienia oraz do niezwłocznego udzielania odpowiedzi i wyjaśnień na zgłaszane przez Zamawiającego uwagi dotyczące jego realizacji w formie pisemnej. 7. Obowiązek opracowania Zasad. Realizując obwiązki wynikające z prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca jest zobowiązany każdorazowo określić, schemat działania i zasady postępowania oraz obowiązki poszczególnych osób zaangażowanych w realizację projektu określający cele, zadania, sposób postępowania oraz terminy w stosunku do wszystkich osób i komórek w tym również ze strony Zamawiającego zaangażowanych w realizację projektu. Kompleksowym zarządzaniem projektem w zakresie merytorycznym i organizacyjnym, monitorowanie kluczowych obszarów projektu; nadzór nad prawidłową i terminową realizacją projektu i budżetu projektu, monitoring rozliczeń, reagowanie na sygnały od zespołu, monitoring i naprawianie zidentyfikowanych nieprawidłowości w realizacji projektu (dalej Zasady ). W ramach opracowania Zasad Wykonawca zobowiązany jest: każdorazowo określić harmonogram rzeczowo czasowy projektu, odzwierciedlających poszczególne etapy, terminy z uwzględnieniem sposobu rozliczania poszczególnych osób z powierzonych im obowiązków oraz sposobu akceptacji przez Zamawiającego; opracowane Zasady muszą ponadto w szczególności zawierać: ustalenie i monitorowania etapów realizacji projektu, kamieni milowych określanie zagrożeń nie osiągniecia założonych wskaźników a tym samym opracowania działań zapobiegawczych, opracowywanie protokołów z realizacji etapów, protokoły / notatki / raporty ze spotkań itp. określenie rodzaju, osób odpowiedzialnych za sporządzenie wymaganych dokumentów, umów i innych, które muszą być zgodne ze wzorami obowiązującymi u Zamawiającego, oraz każdorazowo uzgadniane i konsultowane z działem prawnym Zamawiającego, wraz z zasadami biegu tych dokumentów,

4 określenie sposobu prowadzenia działań promujących projekt i ich realizacja zgodnie z jego założeniami aplikacji o dofinansowanie, w tym również nadzór pod kątem wypełniania wymogów instytucji udzielającej dofinansowania, harmonogramu oraz wykorzystania budżetu, określenie sposobu i ich realizacja monitorowania postępów prac w tym w szczególności w zakresie zgodności z merytorycznym zakresem projektu, zgodności z założeniami projektu, terminowości oraz wykonania budżetu, wyznaczenie osób odpowiedzialnych za stały kontakt z jednostkami merytorycznymi, określenie mechanizmów reagowania na problemy pojawiające się w trakcie realizacji projektu, przedstawiania propozycji rozwiązań, wsparcia przy ich rozwiązaniu oraz zasad akceptacji rekomendowanych przez Wykonawcę sposobów ich rozwiązania, określenie zasad realizujących obowiązek organizowania cyklicznych spotkań zespołów zaangażowanych w realizację projektu. Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za sporządzanie sprawozdań i zasad przekazywania sprawozdań Dyrektorowi Zamawiającego, określenie osób, terminów i zasad przygotowywania sprawozdań w tym również merytorycznych z realizacji projektu dla instytucji udzielającej dofinansowania, z uwzględnieniem obowiązku uzyskania uprzedniego zatwierdzenia wszelkich sprawozdań przedkładanych podmiotom zewnętrznych akceptacji Dyrektora Zamawiającego. 8. Zamawiający zastrzega, że przedmiotem zamówienia, o ile jakiekolwiek obowiązki nie zostały wyartykułowane wprost jest jak najszersze rozumienie pojęcia Zarządzania Projektem. Oznacza, to, że Wykonawca zobowiązany jest do kompleksowego zarządzania projektem, integralnością projektu, zakresem projektu, czasem projektu, kosztami projektu, jakością projektu, zasobami Ludzkimi projektu, komunikacją w projekcie, ryzykiem projektu, możliwości wnioskowania o zaliczki, aby zachować płynność finansową projektu, zapewnienie prawidłowego monitorowania postępu rzeczowego i finansowego projektu oraz szybkiego reagowania na zmiany i sytuacje kryzysowe, sprawne zarządzanie komunikacją, dokumentacją oraz jakością wykonywanych prac. Kompleksowe zarządzanie projektem w zakresie merytorycznym i organizacyjnym, monitorowanie kluczowych obszarów projektu; nadzór nad prawidłową i terminową realizacją projektu i budżetu projektu, monitoringu rozliczeń, reagowania na sygnały od zespołu, monitoring i naprawianie zidentyfikowanych nieprawidłowości w realizacji projektu, prowadzenia bieżącej ewidencji wydatkowania środków, monitorowanie prawidłowości wydatkowania środków, archiwizacja dokumentacji projektowej, kompletowanie kserokopii faktur, protokołów oraz innych dokumentów

5 księgowych niezbędnych do raportów, wniosków płatnościowych, sporządzanie raportów z realizacji projektu oraz wniosków płatnościowych itp. 9. Wykonawca na każdym etapie realizacji Przedmiotu Zamówienia będzie ściśle współpracował z przedstawicielami Zamawiającego, ponadto w miarę bieżących potrzeb, odbywać się będą spotkania robocze Zamawiającego z Wykonawcą.