Wydział Organizacyjny

Transkrypt

1 Wydział Organizacyjny Wydzia? Organizacyjny Sekretarz Powiatu - Joanna Ejsmont Telefon: Pokój: sekretarz@powiatkrosnienski.pl Zadania wydzia?u 1. zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Starostwa; 2. wdra?anie nowych metod organizacyjnych pracy w Starostwie; 3. opracowywanie projektów aktów prawnych i dokumentów ustalaj?cych porz?dek organizacyjny w Starostwie; 4. prowadzenie kancelarii ogólnej Starostwa, w tym: a. przyjmowanie i rozdzia? korespondencji oraz przesy?ek, b. prowadzenie ewidencji wp?ywów specjalnych i warto?ciowych, c. wysy?anie korespondencji i przesy?ek, d. prowadzenie rejestrów przesy?ek; 5. realizacja zada? zwi?zanych z obs?ug? interesanta i prowadzenie Biura Obs?ugi Interesanta, a w szczególno?ci: a. udzielanie informacji o sposobie za?atwiania spraw w Starostwie, b. wydawanie druków wniosków do za?atwiania spraw, pomoc przy ich wype?nianiu, c. przyjmowanie wniosków i poda? wraz z dokumentacj?, d. sporz?dzanie protoko?ów na okoliczno?? wniesienia podania w formie ustnej, e. udzielanie informacji o strukturze organizacyjnej Starostwa, f. aktualizacja informacji umieszczanych na tablicach og?osze? Starostwa, g. przeprowadzanie bada? i analiz dotycz?cych spraw wnoszonych do Starostwa, bada? ankietowych w zakresie zada? realizowanych przez Starostwo; 1 / 8

2 6. prowadzenie spraw z zakresu: a. zapewnienia wyposa?enia Starostwa w meble biurowe, maszyny i urz?dzenia biurowe, b. konserwacji sprz?tu biurowego, c. zapewnienie zaopatrzenia w materia?y biurowe,?rodki czysto?ci, zamawianie druków, tablic, teczek itp.; 7. prowadzenie podr?cznego magazynu materia?ów biurowych oraz zapewnienie w?a?ciwego gospodarowania materia?ami biurowymi; 8. gospodarowanie sk?adnikami maj?tku ruchomego (wyposa?enia) Starostwa, przekazywanie informacji o zmianach w stanie wyposa?enia pracownikowi prowadz?cemu ksi?gi inwentarzowe w Referacie Zarz?dzania Kryzysowego i Spraw Obywatelskich oraz Wydzia?owi Finansowemu, zgodnie z obowi?zuj?ca procedur?; 9. bie??ca analiza stanu maj?tku ruchomego Starostwa z uwzgl?dnieniem jego stanu technicznego oraz przydatno?ci do dalszego u?ytkowania; 10. wspó?praca z komisj? inwentaryzacyjn? i komisj? oceny przydatno?ci sk?adników maj?tkowych w Starostwie; 11. prenumerata czasopism na potrzeby Starostwa, zakup merytorycznych publikacji i wydawnictw w uzgodnieniu z Sekretarzem; 12. prowadzenie spraw z zakresu publikowania og?osze? prasowych przez Starostwo, za wyj?tkiem og?osze? promocyjnych; 13. prowadzenie spraw zwi?zanych z obs?ug? administracyjn? Starosty i Wicestarosty; 14. prowadzenie harmonogramu spotka? Starosty i Wicestarosty, w tym: ewidencjonowanie i przyjmowanie zaprosze? dla Starosty i Wicestarosty; 15. organizacja przyjmowania interesantów przez Starost? i Wicestarost?, w tym w ramach skarg i wniosków; 16. sporz?dzanie czystopisów pism Starosty i Wicestarosty oraz ich powielanie; 17. obs?uga organizacyjna spotka? organizowanych przez Starost? i Wicestarost?; 18. prowadzenie spraw z zakresu zabezpieczenia transportu, w tym rozliczanie zu?ycia paliwa samochodu s?u?bowego; 19. rozliczanie kosztów rozmów prywatnych za s?u?bowe telefony komórkowe; 20. prowadzenie rejestru piecz?ci, piecz?tek i stempli u?ywanych w Starostwie, zamawianie piecz?ci i piecz?tek, sprawowanie nadzoru nad przechowywaniem piecz?ci urz?dowych; 21. nadzór nad realizacj? zada? wykonywanych przez pracowników obs?ugi: sprz?taczki, robotnik gospodarczy, kierowca; 22. zabezpieczenie utrzymania porz?dku i czysto?ci w pomieszczeniach budynku; 23. prowadzenie rejestru delegacji s?u?bowych; 24. prowadzenie rejestru ewidencji czasu pracy po godzinach; 25. prowadzenie rejestru zarz?dze? Starosty; 26. prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz prowadzenie bie??cej analizy sposobu ich za?atwiania; 27. prowadzenie ksi??ki kontroli (rejestru kontroli zewn?trznych odbywaj?cych si? w Starostwie) 2 / 8

3 i wspó?praca z Audytorem Wewn?trznym w zakresie bie??cego uzupe?niania tre?ci rejestru; 28. realizacja zada? w zakresie kszta?towania zasad polityki kadrowej, w tym sporz?dzanie analiz wykorzystania etatów w komórkach organizacyjnych Starostwa pod k?tem w?a?ciwego gospodarowania etatami i funduszem p?ac; 29. prowadzenie ewidencji osobowej i akt osobowych pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych; 30. przygotowywanie dokumentacji zwi?zanej z zawieraniem i rozwi?zywaniem umów o prac?, udzielaniem urlopów i zwolnie? z pracy, awansowaniem i nagradzaniem pracowników oraz sporz?dzanie na wniosek pracowników dokumentacji rentowo emerytalnej do ZUS; 31. prowadzenie spraw wynikaj?cych z ustawy o powszechnym obowi?zku ubezpieczeniowym; 32. przygotowywanie dokumentów zwi?zanych ze stosunkiem pracy kierowników jednostek organizacyjnych, post?powa? konkursowych (naborów) na stanowisko kierownika jednostki organizacyjnej, uchwa? Zarz?du Powiatu w sprawie powo?ania, odwo?ania i ustalenia wynagrodzenia kierowników jednostek organizacyjnych; 33. prowadzenie spraw zwi?zanych z dyscyplin? pracy i kontrol? jej przestrzegania; 34. prowadzenie sprawozdawczo?ci z zakresu spraw osobowych i zatrudnienia; 35. prowadzenie spraw zwi?zanych ze szkoleniami wewn?trznymi i zewn?trznymi pracowników Starostwa oraz podnoszeniem kwalifikacji pracowników; 36. przygotowywanie upowa?nie? i pe?nomocnictw wydanych przez Starost? oraz prowadzenie centralnego rejestru wydanych upowa?nie? i pe?nomocnictw; 37. prowadzenie spraw zwi?zanych z naborem na wolne stanowiska pracy; 38. organizowanie przeprowadzania s?u?by przygotowawczej; 39. realizacja zada? zwi?zanych z okresowymi ocenami kwalifikacyjnymi pracowników Starostwa, w tym bie??cy nadzór nad w?a?ciw? realizacj? przez bezpo?rednich prze?o?onych obowi?zku przeprowadzania okresowej oceny pracowników; 40. ewidencjonowanie czasu pracy pracowników, przygotowywanie planów urlopowych, ewidencjonowanie zwolnie? lekarskich; 41. przygotowywanie i wydawanie?wiadectw pracy; 42. zapewnienie w?a?ciwej realizacji zada? z zakresu bezpiecze?stwa i higieny pracy, w tym zapewnienie wykonywania zada? s?u?by bezpiecze?stwa i higieny pracy; 43. zapewnienie obowi?zkowych szkole? pracowniczych z zakresu bezpiecze?stwa i higieny pracy; 44. przygotowanie przewidzianej prawem dokumentacji w sprawach wypadków przy pracy; 45. nadzór nad prowadzeniem przez pracowników okresowych bada? lekarskich, prowadzenie rejestru wa?no?ci bada? okresowych pracowników; 46. zapewnienie realizacji zada? z zakresu udzielania pracownikom pierwszej pomocy oraz wykonywania dzia?a? w zakresie zwalczania po?arów i ewakuacji pracowników; 47. prowadzenie spraw z zakresu zabezpieczenia pracowników w?rodki ochrony indywidualnej oraz odzie? i obuwie robocze; 48. dba?o?? o wype?nianie przez nowo zatrudnianych pracowników obowi?zków z?o?enia o?wiadczenia o prowadzeniu dzia?alno?ci gospodarczej oraz o?wiadcze? o stanie maj?tkowym pracowników, o których mowa w art. 31 i 32 ustawy o pracownikach samorz?dowych oraz dopilnowanie umieszczenia informacji jawnych w BIP; 3 / 8

4 49. realizacja zada? zwi?zanych z analiz? o?wiadcze? maj?tkowych i informacji sk?adanych Staro?cie oraz wykonywanie innych obowi?zków na?o?onych ustawowo na Starost? w zakresie o?wiadcze? maj?tkowych wynikaj?cych z ustawy o samorz?dzie powiatowym, w szczególno?ci nadzór nad terminowym sk?adaniem o?wiadcze? maj?tkowych przez osoby zobowi?zane do ich z?o?enia oraz kontrola wype?niania o?wiadcze? maj?tkowych pod wzgl?dem formalnym oraz analiza tych o?wiadcze? co do zgodno?ci z przepisami prawa, 50. przygotowywanie informacji dotycz?cej o?wiadcze? maj?tkowych przedstawianej Radzie Powiatu przez Starost? ka?dego roku, zawieraj?cej dane dotycz?ce: a. osób, które nie z?o?y?y o?wiadczenia maj?tkowego lub z?o?y?y je po terminie, b. nieprawid?owo?ci stwierdzonych w analizowanych o?wiadczeniach maj?tkowych wraz z ich opisem i wskazaniem osób, które z?o?y?y nieprawid?owe o?wiadczenia, c. dzia?a? podj?tych w zwi?zku z nieprawid?owo?ciami stwierdzonymi w analizowanych o?wiadczeniach; 51. opracowywanie na zlecenie Starosty wniosków o nadanie odznacze? pa?stwowych i innych odznacze?; 52. przygotowywanie i rejestracja umów cywilno prawnych; 53. organizacja i koordynacja praktyk zawodowych i sta?y w Starostwie; 54. organizacja wykorzystania Zak?adowego Funduszu?wiadcze? Socjalnych przy wspó?pracy z Komisj? Socjaln?; 55. prowadzenie rejestru osób, którym przyznano rycza?t za korzystanie z prywatnych samochodów do celów s?u?bowych, przygotowywanie umów i sporz?dzanie informacji niezb?dnych do naliczania rycza?tów; 56. sporz?dzanie upowa?nie? do prowadzenia samochodów s?u?bowych; 57. sprawowanie obs?ugi administracyjnej i techniczno - kancelaryjnej Rady Powiatu i komisji Rady Powiatu, w tym m.in.: a. przygotowywanie i obs?uga sesji Rady Powiatu i jej komisji, b. sporz?dzanie protoko?ów z sesji Rady Powiatu i posiedze? jej komisji, c. zabezpieczanie terminowego dor?czania radnym zawiadomie? i materia?ów na sesj? i posiedzenia komisji Rady Powiatu, d. prowadzenie ewidencji uczestnictwa radnych w sesjach i posiedzeniach komisji oraz sporz?dzanie list diet radnych, e. prowadzenie rejestru interpelacji i wniosków radnych i nadzór nad terminem udzielania odpowiedzi, f. przekazywanie interpelacji i wniosków radnych zg?oszonych na sesjach Rady Powiatu oraz w okresie mi?dzysesyjnym merytorycznym komórkom organizacyjnym, g. ewidencjonowanie wniosków z posiedze? komisji, przygotowywanie informacji na posiedzenie Zarz?du, po zaopiniowaniu wniosków przez Zarz?d przekazywanie ich do realizacji komórkom organizacyjnym w Starostwie b?d? kierownikom jednostek organizacyjnych, h. gromadzenie dokumentów w sprawie realizacji uchwa? Rady Powiatu, interpelacji i zg?oszonych 4 / 8

5 wniosków, i. organizowanie, zgodnie z ustaleniami przewodnicz?cego, udzia?u radnych w szkoleniach, seminariach, konferencjach itp., j. zapewnienie w?a?ciwych warunków do przeprowadzania sesji, posiedze?, spotka?, dy?urów przewodnicz?cego, wiceprzewodnicz?cych i pozosta?ych radnych, k. przygotowanie materia?ów do projektów planów pracy Rady Powiatu i komisji, l. obs?uga kancelaryjna Przewodnicz?cego Rady Powiatu, przekazywanie korespondencji radnym, m. prowadzenie rejestru delegacji s?u?bowych radnych i rozliczanie wyjazdów radnych; 58. prowadzenie rejestru i zbioru uchwa? Rady Powiatu, a tak?e postanowie?, deklaracji, o?wiadcze?, apeli i przekazywanie ich do realizacji; 59. mieszczanie tre?ci uchwa? Rady Powiatu w BIP; 60. udost?pnianie informacji publicznej w zakresie dost?pu do dokumentów Rady Powiatu i komisji Rady Powiatu; 61. przekazywanie aktów prawnych organów powiatu do organów nadzoru celem badania legalno?ci w terminie 7 dni od dnia podj?cia oraz przesy?anie aktów stanowi?cych akty prawa miejscowego do og?oszenia w Dzienniku Urz?dowym Województwa Lubuskiego; 62. obs?uga obchodów uroczysto?ci i?wi?t organizowanych przez Rad? Powiatu; 63. wspó?praca z Przewodnicz?cym Rady Powiatu w zakresie realizacji zada? zwi?zanych z przyjmowaniem, przechowywaniem, przekazywaniem i analiz? o?wiadcze? maj?tkowych radnych i innych o?wiadcze? wymaganych przepisami prawa; 64. dba?o?? o wype?nianie przez radnych obowi?zków z?o?enia o?wiadczenia o prowadzeniu dzia?alno?ci gospodarczej oraz o?wiadcze? o stanie maj?tkowym oraz dopilnowanie umieszczenia informacji jawnych w BIP; 65. obs?uga posiedze? Zarz?du, a w szczególno?ci koordynacja przygotowania materia?ów przez komórki organizacyjne i protokó?owanie posiedze?; 66. prowadzenie centralnego rejestru i zbioru uchwa? Zarz?du; 67. prowadzenie zbioru uchwa? Zarz?du oraz przekazywanie uchwa? organom nadzoru w ci?gu 7 dni od ich podj?cia; 68. opracowywanie materia?ów i przekazywanie odpowiednim merytorycznie komórkom organizacyjnym zada? do realizacji, wynikaj?cych z uchwa? i decyzji Zarz?du; 69. przygotowywanie upowa?nie? i pe?nomocnictw wydanych przez Zarz?d, prowadzenie rejestru tych upowa?nie?, przekazywanie kopii udzielonych upowa?nie? pracownikom Starostwa oraz na stanowisko ds. kadr; 70. przekazywanie w formie elektronicznej uchwa? Zarz?du do publikacji w BIP; 71. prowadzenie spraw zwi?zanych z wyborami i referendami, wspó?praca z urz?dnikiem wyborczym w zakresie organizacji wyborów i referendów, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów z wyborów; 72. uaktualnianie strony internetowej BIP w zakresie funkcjonowania Rady Powiatu; 73. prowadzenie rejestru rezerwacji, wynajmu i u?yczania sal konferencyjnych, przygotowywanie umów wynajmu, u?yczenia sal podmiotom zewn?trznym; 74. zabezpieczenie w?a?ciwego wyposa?enia sal konferencyjnych, w tym sprawnego systemu 5 / 8

6 konferencyjnego nag?o?nianie, sprz?t multimedialny itp.; 75. zakupy artyku?ów niezb?dnych do organizacji spotka?, narad, posiedze? Rady Powiatu i Zarz?du; 76. dbanie o dekorowanie obiektu Starostwa, wywieszanie flag zgodnie z obowi?zuj?cymi przepisami; 77. prowadzenie ewidencji i zbiorów orygina?ów porozumie? zawieranych przez organy Powiatu; 78. prowadzenie rejestrów jednostek organizacyjnych Powiatu; 79. realizacja zada? wynikaj?cych z ustawy prawo zamówie? publicznych we wspó?pracy z komórkami organizacyjnymi, ze szczególnym uwzgl?dnieniem prawid?owo?ci procedur udzielania zamówie? oraz prowadzenie obs?ugi Starostwa w realizacji zada? z zakresu zamówie? publicznych, w tym: a. prowadzenie rejestru zamówie? publicznych oraz rejestru umów zawartych w wyniku przeprowadzonych post?powa? o udzielenie zamówienia publicznego, b. prowadzenie dokumentacji z przeprowadzonych zamówie?, c. sporz?dzanie planu zamówie? publicznych, d. przeprowadzanie post?powa? o udzielenie zamówienia publicznego na us?ugi, dostawy i roboty budowlane (prace remontowe i inwestycyjne), e. opracowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia na podstawie wniosków sporz?dzanych przez merytoryczne komórki organizacyjne, f. prowadzenie czynno?ci zwi?zanych z odwo?aniami dotycz?cymi zamówie? publicznych, g. wspó?praca z organami prowadz?cymi kontrole w zakresie zamówie? publicznych, h. kontrola i monitorowanie komórek organizacyjnych Starostwa i jednostek organizacyjnych w zakresie procedur zamówie? publicznych, i. sporz?dzanie sprawozda? o udzielonych zamówieniach publicznych i przekazywanie ich Prezesowi Urz?du Zamówie? Publicznych, j. zamieszczanie na stronie internetowej Starostwa oraz w Biuletynie Informacji Publicznej i Dzienniku Urz?dowym Unii Europejskiej og?osze? o zamówieniach zgodnie z wysoko?ci? ustawowych progów, k. prowadzenie centralnego rejestru wszystkich zamówie? i umów na zakup dostaw, us?ug i robót budowlanych zawartych bez przeprowadzenia post?powania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnego z ustaw? prawo zamówie? publicznych, l. opracowywanie regulaminu zamówie? publicznych oraz regulaminu dokonywania zakupów dostaw, us?ug i robót budowlanych poza ustaw? prawo zamówie? publicznych (do ustalonego w ustawie progu kwotowego), m. prowadzenie rejestru umów oraz zamówie? o warto?ci nieprzekraczaj?cej w z?otych równowarto?ci kwoty netto euro; 80. prowadzenie gospodarki kluczami od budynku Starostwa oraz pomieszcze? biurowych Starostwa, w tym prowadzenie rejestru kluczy; 81. administrowanie i gospodarowanie obiektami Starostwa, w szczególno?ci prowadzenie spraw z zakresu bie??cych remontów, modernizacji pomieszcze?, napraw awaryjnych; 82. prowadzenie spraw z zakresu dostaw mediów: energia elektryczna, woda, oraz odprowadzania?cieków, wywóz nieczysto?ci dot. obiektów Starostwa; 6 / 8

7 83. prowadzenie ksi??ki obiektu budowlanego; 84. prowadzenie spraw zwi?zanych z zabezpieczeniem przeciwpo?arowym, w tym dbanie o konserwacj? sprz?tu przeciwpo?arowego oraz antyw?amaniowym w Starostwie; 85. administrowanie infrastruktur? teleinformatyczn? Starostwa, w szczególno?ci: serwerami, urz?dzeniami i us?ugami sieciowymi oraz nadzór techniczny nad sprz?tem komputerowym w Starostwie; 86. zapewnienie bezpiecze?stwa systemów teleinformatycznych, w tym wykonywanie obowi?zków administratora bezpiecze?stwa systemów informatycznych; 87. analizowanie potrzeb Starostwa w zakresie systemów informatycznych i sprz?tu komputerowego; 88. realizacja zada? zwi?zanych z wdra?aniem systemów informatycznych; 89. zapewnienie prawid?owego funkcjonowania systemów informatycznych oraz programów u?ytkowych; 90. prowadzenie nadzoru nad eksploatacj? programu obs?uguj?cego elektroniczny obieg dokumentów; 91. techniczne zabezpieczenie funkcjonowania strony internetowej (portalu internetowego) Starostwa oraz witryny BIP przy wspó?udziale komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk; 92. udzielanie instrukta?u pracownikom Starostwa, organizowanie i prowadzenie wewn?trznych szkole? w zakresie obs?ugi sprz?tu komputerowego, programów u?ytkowych, biurowych, sieciowych; 93. wykonywanie okresowych archiwizacji danych, zgodnie z obowi?zuj?cymi procedurami; 94. zapewnienie sprawno?ci sprz?tu komputerowego, elektronicznego i audio video; 95. zapewnienie??czno?ci telefonicznej oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie; 96. prowadzenie spraw zwi?zanych ze?wiadczeniem us?ug w zakresie telefonii komórkowej, w tym przydzielanie telefonów komórkowych w u?ytkowanie uprawnionym pracownikom; Biuro Obs?ugi Rady Powiatu Balcerzak Przemys?aw Pokój 305 Telefon: p.balcerzak@powiatkrosnienski.pl 7 / 8

8 Powered by TCPDF ( 8 / 8