Zarządzenie Nr 78/AT/2019 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 28 stycznia 2019 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 78/AT/2019 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 28 stycznia 2019 r. w sprawie ustalenia regulaminu wewnętrznego Wydziału Administracyjno-Technicznego Urzędu Miejskiego w Słupsku. Na podstawie 2 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Słupsku, ustalonego zarządzeniem Nr 1196/OU/2018 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 21 listopada 2018 r. zarządzam, co następuje: 1. Ustalam regulamin wewnętrzny Wydziału Administracyjno-Technicznego Urzędu Miejskiego w Słupsku, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Traci moc zarządzenie Nr 662/AT/2018 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 30 maja 2018 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Organizacji Urzędu Urzędu Miejskiego w Słupsku. Wykonanie zarządzenia powierzam Dyrektorowi Wydziału Administracyjno-Technicznego. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 4. Z up. PREZYDENTA MIASTA SŁUPSKA Łukasz Kobus SEKRETARZ MIASTA

2 Uzasadnienie: W Referacie Administracyjno-Technicznym zostaje utworzony jeden etat na stanowisku ds. środków trwałych.

3 Załącznik do Zarządzenia Nr 78/AT/2019 Prezydenta Miasta Słupska z dnia r. REGULAMIN WEWNĘTRZNY WYDZIAŁU ADMINISTRACYJNO- Rozdział I. Postanowienia ogólne TECHNICZNEGO

4 Rozdział I. Postanowienia ogólne 1. Regulamin wewnętrzny, zwany dalej regulaminem, określa: 1) strukturę organizacyjną Wydziału Administracyjno-Technicznego z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami; 2) zadania Wydziału Administracyjno-Technicznego ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania; 3) zasady podpisywania pism i decyzji; 4) schemat organizacyjny Wydziału Administracyjno-Technicznego stanowiący graficzne odzwierciedlenie struktury organizacyjnej z określeniem podległości służbowej. Rozdział II. Struktura organizacyjna Wydziału Administracyjno-Technicznego z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami Całokształtem pracy Wydziału kieruje Dyrektor Wydziału Administracyjno-Technicznego (AT-I) przy pomocy Kierownika Referatu Informatycznego (AT-RI-I) i Kierownika Referatu Administracyjno-Technicznego (AT-RAT-I). 2. W Wydziale Administracyjno-Technicznym tworzy się: 1) Referat Informatyczny; 2) Referat Administracyjno-Techniczny; 3) stanowisko ds. organizacyjno-finansowych (AT-II). 3. W Referacie Informatycznym tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) Kierownik Referatu Informatycznego Administrator Systemów Informatycznych (AT- RI-I); 2) stanowisko ds. informatycznych-administrator systemów informatycznych (AT-RI-II); 3) stanowisko ds. informatycznych-administrator sieci informatycznych (AT-RI-III); 4) stanowisko ds. informatycznych-administrator sieci informatycznych (AT-RI-IV); 5) stanowisko ds. informatycznych-administrator systemów informatycznych (AT-RI-V); 6) stanowisko ds. informatycznych-administrator sieci informatycznych (AT-RI-VI) 7) stanowisko ds. informatycznych- administrator systemów informatycznych (AT-RI-VII). 4. W Referacie Administracyjno-Technicznym tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) Kierownik Referatu Administracyjno-Technicznego (AT-RAT-I); 2) stanowisko ds. administracyjnych i gospodarki magazynowej (AT-RAT-II); 3) stanowisko ds. administracyjnych i środków trwałych (AT-RAT-III ); 4) stanowisko ds. administracyjno - technicznych (AT-RAT-IV,VI); 5) stanowisko ds. środków trwałych (AT-RAT-V,VII); 6) kierowca; 7) konserwator; 8) robotnik gospodarczy; 9) sprzątaczka.

5 5. Podczas nieobecności Dyrektora Wydziału Administracyjno-Technicznego zastępstwo sprawuje Kierownik Referatu Administracyjno-Technicznego- AT-RAT-I. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Prezydent Miasta Słupska może wyznaczyć inną osobę zastępującą dyrektora. 6. Pracownicy Wydziału Administracyjno-Technicznego zastępują się wzajemnie zgodnie z ustaleniami zawartymi w osobowych zakresach czynności. 7. Dyrektor Wydziału Administracyjno-Technicznego może ustalić doraźne zastępstwo niezależnie od ustaleń zawartych w ustępie 6. Rozdział III. Zadania Wydziału Administracyjno-Technicznego ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania Referat Informatyczny wykonuje następujące zadania : 1) własne w zakresie funkcjonowania systemu informatycznego i teleinformatycznego: a) zapewnienie właściwego funkcjonowania systemu informatycznego i teleinformatycznego na potrzeby Urzędu, a w szczególności: przygotowywanie stosownych umów przy udziale dyrektorów merytorycznych wydziałów, bieżące monitorowanie zapisów umów i wspólnie z dyrektorami merytorycznych wydziałów dokonywanie zmian w zależności od potrzeb, monitorowanie terminów obowiązywania umów i powiadamianie Sekretarza Miasta oraz dyrektora merytorycznych wydziałów o kończących się terminach umów, z wyprzedzeniem 3 miesięcznym przy umowach jednorocznych, 6 miesięcznym przy umowach wieloletnich celem podjęcia stosowanych kroków, planowanie oraz zabezpieczanie środków w budżecie na okres obowiązywania umów, b) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania sprzętu komputerowego, urządzeń peryferyjnych, oprogramowania na stanowiskach pracy Urzędu Miejskiego w Słupsku, c) administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Słupsku, d) nadzór techniczny nad funkcjonowaniem stron internetowych administrowanych przez Urząd Miejski w Słupsku, e)projektowanie, tworzenie, modernizacja, wdrażanie oraz administrowanie systemami informatycznymi i teleinformatycznymi w Urzędzie Miejskim w Słupsku, f) opracowywanie i wdrażanie nowych rozwiązań i technologii informatycznych w Urzędzie Miejskim w Słupsku, g) pomoc i doradztwo w zakresie systemów informatycznych oraz planowanych wdrożeń dla wydziałów merytorycznych, h) analiza potrzeb oraz opracowywanie koncepcji i planowanie rozwoju systemów informatycznych i teleinformatycznych w Urzędzie Miejskim w Słupsku, i) identyfikacja potrzeb pracowników w zakresie wyposażenia stanowisk pracowniczych oraz proponowanie i opiniowanie zakupów sprzętu i oprogramowania, sukcesywna wymiana zużytych i przestarzałych składników wyposażenia, j) utrzymywanie systemów informatycznych i teleinformatycznych w stałej sprawności poprzez: określanie właściwych warunków eksploatacji i racjonalnego wykorzystania sprzętu komputerowego oraz urządzeń peryferyjnych w Urzędzie Miejskim w Słupsku, - zarządzanie i administrowanie serwerami i zasobami sieciowymi Urzędu Miejskiego w Słupsku, - określanie reguł pracy przy użyciu sprzętu komputerowego oraz nadzór nad bezpieczeństwem informatycznym oraz prawidłowym korzystaniem ze sprzętu i oprogramowania,

6 - sprawowanie nadzoru nad sprawnością techniczną i eksploatacyjną sprzętu komputerowego, a w szczególności jego bieżące serwisowanie i naprawa, - prowadzenie szkoleń i instruktażu pracowników Urzędu Miejskiego w Słupsku w zakresie obsługi sprzętu komputerowego, aplikacji biurowych i wdrażanych systemów, k) nadzór nad eksploatacją Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów oraz innych systemów informatycznych eksploatowanych przez pracowników Urzędu Miejskiego w Słupsku, l) nadzór nad wykonywaniem usług gwarancyjnych oraz serwisu pogwarancyjnego sprzętu komputerowego oraz oprogramowania, ł) monitorowanie rynku IT pod kątem zastosowania najlepszych rozwiązań z tej dziedziny w Urzędzie Miejskim w Słupsku, m) koordynacja i prowadzenie obsługi informatycznej wyborów, n) zabezpieczenie obsługi sesji Rady Miejskiej w zakresie transmisji na żywo audio-video oraz możliwości odtwarzania zapisów archiwalnych, o) prowadzenie ewidencji i bieżące monitorowanie ważności podpisów kwalifikowanych pracowników urzędu oraz ich zakup, p) koordynacja informatyzacji jednostek organizacyjnych miasta, w tym optymalizacja sprzętu i oprogramowania; 2) własne w zakresie bezpieczeństwa teleinformatycznego: a) stosowanie rozwiązań technicznych wynikających z przepisów związanych z ochroną danych osobowych oraz z ochroną informacji niejawnych w zakresie obsługi informatycznej, b) projektowanie i wdrażanie rozwiązań informatycznych mających na celu podnoszenie: poziomu zabezpieczeń serwerów oraz danych będących w posiadaniu Urzędu Miejskiego w Słupsku, bezpieczeństwa teleinformatycznego w Urzędzie Miejskim w Słupsku, c) nadzór nad bezpieczeństwem teleinformatycznym Urzędu Miejskiego w Słupsku, d) bieżące monitorowanie zmian w przepisach w zakresie bezpieczeństwa IT, e) monitoring oprogramowania instalowanego na komputerach w Urzędzie Miejskim w Słupsku, f) określanie reguł pracy przy użyciu sprzętu komputerowego, g) sprawowanie nadzoru nad: używaniem programów posiadających licencję, zabezpieczaniem danych, w tym informacji niejawnych w eksploatowanych systemach informatycznych, przestrzeganiem stosowania identyfikatorów haseł dostępu w eksploatowanych systemach informatycznych, utrzymaniem baz danych w stałej sprawności i ich archiwizowanie, - konfigurowaniem i administrowaniem oprogramowaniem systemowym i siecią komputerową w stopniu umożliwiającym zabezpieczenie danych osobowych przed nieupoważnionym dostępem, prowadzeniem kontroli antywirusowych oprogramowania, archiwizacją danych, odzyskiwaniem utraconych danych; h)dokonywanie na bieżąco inwentaryzacji zasobów serwerowo-sieciowych. i) prowadzenie bazy danych wszystkich komponentów i ich konfiguracji, aktualizowanie przez wprowadzanie informacji o każdej zmianie, rejestrowanie wszystkich awarii wraz z ich opisem i sposobem naprawy; 2. Referat Administracyjno-Techniczny wykonuje zadania: 1) własne w zakresie zabezpieczenia urzędu: a) zabezpieczenie i rozliczanie usług oraz dostaw związanych z utrzymaniem obiektów Urzędu Miejskiego w Słupsku, b) wykonywanie czynności związanych z utrzymaniem technicznym obiektów Urzędu Miejskiego w Słupsku,

7 c) prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia, d) przygotowywanie zużytych środków trwałych i wyposażenia do likwidacji, e) administrowanie budynkami i lokalami Urzędu, f) zabezpieczenie i rozliczenie dostaw energii elektrycznej, energii cieplnej, g) prowadzenie książki obiektów Urzędu Miejskiego w Słupsku i dokonywanie obowiązkowych przeglądów, nadzór nad ich wykonaniem oraz ustalanie na tej podstawie zakresu remontów i bieżących napraw, h) nadzór nad zapewnieniem łączności oraz komunikacji w Urzędzie Miejskim w Słupsku, i) rozliczanie rozmów telefonicznych (stacjonarne i komórkowe), j) przeprowadzanie i rozliczanie konserwacji systemu p.poż, klimatyzacji, urządzeń dźwigowych, sygnalizacji włamania, napadu i zalania, sieci telefonicznej, termowentylacji SCOPIES, k) zabezpieczenie i utrzymanie czystości w pomieszczeniach budynków Urzędu Miejskiego w Słupsku, l) zabezpieczenie dozoru budynków urzędu, ł) zabezpieczenie urzędu w niezbędne materiały biurowe, eksploatacyjne i artykuły higieniczne, m) zakup odzieży ochronnej dla pracowników Urzędu, n) wykonywanie usług poligraficznych dla wydziałów takich jak duże ilości druków, budżet, strategia, druki wielkoformatowe (ksero, bindowanie, laminowanie, drukowanie, itp.), o) prowadzenie gospodarki magazynowej, p) przeprowadzenie procesu utylizacji sprzętu i urządzeń, r) zapewnienie właściwej informacji wizualnej w Urzędzie, s) zabezpieczenie zabytków ruchomych w Urzędzie, t) prowadzenie spraw remontów, przebudów i bieżących napraw w budynkach będących siedzibami Urzędu. 3. Stanowisko ds. organizacyjno-finansowych wykonuje zadania: 1) własne: a) obsługa sekretariatu Wydziału i systemu MDOK (w tym: prowadzenie dziennika korespondencyjnego, wydawanie korespondencji na poszczególne stanowiska); b) prowadzenie spraw związanych z ewidencją oraz realizacją skarg i wniosków związanych z pracą Wydziału; c) prowadzenie ewidencji wyjść służbowych i prywatnych pracowników;prowadzenie rejestru uchwał Rady Miejskiej oraz przygotowywanie sprawozdań z ich realizacji; d)prowadzenie rejestru odpowiedzi na interpelacje i zapytania Radnych oraz wnioski Komisji Rady Miejskiej; e) obsługa strony wydziału na BIP; f) prowadzenie spraw kancelaryjnych wydziału; g) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników wydziału; h) prowadzenie ewidencji umów i porozumień; i) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej; j) prowadzenie centralnego rejestru terminarza narad i posiedzeń w salach konferencyjnych urzędu; k) wystawianie faktur oraz innych dokumentów finansowych (not księgowych, korygujących itp.) związanych z działalnością Wydziału AT; l) kompletowanie rocznych zapotrzebowań urzędu dla potrzeb tworzenia projektu budżetu. ł) przygotowywanie wszelkiej dokumentacji na etapie projektowania budżetu, sprawozdania z wykonania budżetu, do planu zamówień publicznych w zakresie objętym zadaniami wynikającymi z zakresu obowiązków; m) prowadzenie wszelkich spraw dotyczących rozliczenia finansowego dokonywanych dostaw, usług i robót budowlanych (przyjmowanie i przekazywanie do księgowości, ewidencjonowanie, rozdzielanie na poszczególne stanowiska w wydziale i sprawdzanie poprawności opisu faktur) Wydziału AT. n) przygotowywanie wszelkich sprawozdań finansowych, wniosków o zmianę w budżecie, planów Wydziału AT. ń) prowadzenie i monitorowanie budżetu wydziału, określanie klasyfikacji kosztów oraz przeprowadzanie szczegółowej analizy kosztów ponoszonych z tytułu działalności Wydziału AT. o) prowadzenie całokształtu spraw związanych z :

8 - zabezpieczeniem usługi sprzątania przez firmy zewnętrzne budynków i lokali, w których są realizowane zadania Urzędu Miejskiego w Słupsku, - z wynajmem parkingu będącego w dyspozycji urzędu oraz pomieszczeń Ratusza, - prowadzeniem spraw związanych z wynajmem pomieszczeń na potrzeby Urzędu Miejskiego w Słupsku oraz spraw związanych z administrowaniem lokalu przy ul. Starzyńskiego 8, - publikacją ogłoszeń i nekrologów w prasie o zasięgu lokalnym oraz ogłoszeń w prasie krajowej, - zabezpieczeniem urzędu w dostawę wody, odprowadzanie ścieków i rozliczanie faktur z tego tytułu, - ubezpieczeniem majątku będącego na stanie urzędu oraz wyboru brokera. 4. Zadania wykonywane przez Wydział wynikają w szczególności z następujących aktów prawnych: 1) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1875); 2) ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym ( Dz. U. z 2017 r. poz. 1868); 3) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902, z późn. zm.); 4) ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2017 r. poz. 570); 5) ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1579); 6) ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1764); 7) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Z 2016 r. poz. 922); 8) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.); 9) ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U z 2017 r. poz. 1311); 10) ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1523); 11) ustawy z dnia 24 sierpnia 1994r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 736 z późn. zm.); 12) ustawy z dnia 22 maja 2003 roku o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1170, z późn. zm.); 13) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r. poz. 1257); 14) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz ); 19) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2017 r. poz. 459, z późn. zm.); 20) aktów wykonawczych do ww ustaw oraz obowiązujących w Urzędzie Miejskim w Słupsku wewnętrznych przepisów prawnych. Rozdział IV. Zasady podpisywania pism i decyzji Pisma w sprawach dotyczących działania Wydziału Administracyjno-Technicznego, za wyjątkiem pism zastrzeżonych do podpisu przez osoby wymienione w zarządzeniu Prezydenta Miasta Słupska w sprawie zasad podpisywania pism, podpisuje dyrektor na podstawie upoważnienia udzielonego przez Prezydenta Miasta Słupska.

9 2. Pisma i decyzje nie zastrzeżone do podpisu prezydenta, zastępców prezydenta, sekretarza i skarbnika podpisują, zgodnie z zakresem działania Wydziału, pracownicy na podstawie upoważnienia prezydenta. 3. Pisma i decyzje przedstawione do podpisu prezydentowi, zastępcom prezydenta, sekretarzowi i skarbnikowi powinny być uprzednio podpisane przez dyrektora zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta Słupska w sprawie zasad podpisywania pism. 4. Pracownik przygotowujący projekt pisma lub decyzji podpisuje jego kopię z lewej dolnej strony tekstu. 5. Do osobistej aprobaty Dyrektora Wydziału zastrzeżono: 1) sprawy kadrowe wydziału; 2) przedkładanie prezydentowi wszelkich materiałów przewidzianych do skierowania pod obrady Rady Miejskiej; 3) odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne; 4) wystąpienia i pisma kierowane na zewnątrz. Rozdział V. Schemat organizacyjny 6. Schemat organizacyjny Wydziału Administracyjno-Technicznego określa załącznik do niniejszego regulaminu. Z up. PREZYDENTA MIASTA SŁUPSKA Łukasz Kobus SEKRETARZ MIASTA