INSTRUKCJA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA REALIZACJA ZAKUPÓW IS-10/04/III

Transkrypt

1 Opracował: Sprawdził: Zatwierdził: Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS Bożena Puss Dyrektor Operacyjny Marcin Biskup Prezes Zarządu Jan Woźniak Podpisy: Strona 1 z 6 Data: r Dokument zatwierdzony Zarządzeniem Wewnętrznym Prezesa Zarządu SPIS TREŚCI 1. Cel instrukcji 2 2. Przedmiot instrukcji 2 3. Zakres obowiązywania 2 4. Terminologia i skróty 2 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 2 6. Opis procesu Postanowienia ogólne Przebieg procesu zamawiania materiałów, urządzeń, usług Weryfikacja dostaw materiałów i towarów Weryfikacja wykonanych usług Postępowanie reklamacyjne do dostawcy 6 7. Dokumenty związane 6 8. Historia zmian 6 Rodzaj egzemplarza: Wewnętrzny Informacyjny Egzemplarz nadzorowany nr: 1 Adresat: Wszystkie Komórki Organizacyjne Spółki UWAGA: Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian treści dokumentu, a także kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Prezesa Zarządu firmy Engie Services Sp. z o.o.

2 1. Cel instrukcji Strona 2 z 6 Celem niniejszej instrukcji jest skuteczny zakup materiałów, towarów, usług podwykonawstwa oraz usług szkoleniowych niezbędnych do prawidłowej realizacji procesów zachodzących w firmie Engie Services Sp. z o.o. 2. Przedmiot instrukcji Niniejsza instrukcja określa przyjęte metody postępowania w odniesieniu do: - planowania oraz realizacji zakupu materiałów, towarów i usług, - realizacji tzn. wysyłania i potwierdzania zamówienia, - monitorowania dostawy, - weryfikacji zakupionego materiału, towaru i zrealizowanych usług. 3. Zakres obowiązywania Niniejsza instrukcja obowiązuje w komórkach organizacyjnych Engie Services Sp. z o.o. objętych Zintegrowanym Systemem Zarządzania wskazanych w rozdzielniku ze strony pierwszej niniejszej instrukcji. 4. Terminologia i skróty Pełny katalog pojęć i skrótów funkcjonujących w Zintegrowanym Systemie Zarządzania określa załącznik nr 1 do Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania. 5. Odpowiedzialność i uprawnienia Za bieżące stosowanie niniejszej instrukcji odpowiadają bezpośrednio pracownicy, którzy realizują czynności wynikające z jej zapisów, a pośrednio Pełnomocnik ds. ZSZ, który prowadzi nadzór nad realizacją działań Odpowiedzialność za nadzór nad kluczowymi elementami instrukcji określa poniższa tabela: Lp. Zakres odpowiedzialności Odpowiedzialny Pozyskanie ofert handlowych - Wybór najkorzystniejszej oferty - Przygotowanie i wysłanie zamówienia do dostawcy - Monitorowanie dostawy - Ocena i weryfikacja dostaw - Prowadzenie postępowania reklamacyjnego do dostawcy - Zgoda na zakup w przypadku kwot przewyższających ustalone limity - Pracownik realizujący proces zakupu w danym dziale - Osoby dedykowane zgodnie z pisemnym umocowaniem

3 Strona 3 z 6 6. Opis procesu 6.1 Postanowienia ogólne Uregulowania niniejszego rozdziału dotyczą analogicznie każdej osoby realizującej proces zakupu w spółce Niniejsza instrukcja nie dotyczy zakupów gotówkowych, które realizowane są bezpośrednio u sprzedawcy Zakup materiału, towaru lub usługi może być zrealizowany tylko i wyłącznie u Dostawcy, który przeszedł pozytywnie proces kwalifikacji zgodnie z wymaganiami instrukcji IS-10/03 Kwalifikacja Dostawców W przypadku, gdy w Rejestrze Dostawców (F-10/04) nie figuruje dostawca będący w stanie dostarczyć wymagany materiał/towar/surowiec/usługę - przed pierwszym zakupem u nowego dostawcy należy przeprowadzić proces jego oceny i kwalifikacji zgodnie z wymaganiami Instrukcji Kwalifikacji Dostawców IS-10/ Przebieg procesu zamawiania materiałów, urządzeń, usług Osoby odpowiedzialne za realizację zakupów na podstawie stanów magazynowych oraz bieżących potrzeb zakupowych określają zapotrzebowanie na zakup materiałów/towarów/usług, pozyskując ofertę handlową Po otrzymaniu ofert od dostawców dokonuje wyboru dostawcy, kierując się: - Zdolnością dostawcy do dostarczenia materiału/towaru/usługi spełniającego wyspecyfikowane wymagania jakościowe i terminowe np. certyfikaty, atesty, świadectwa jakości, deklaracje zgodności dot. przedmiotu zamówienia, - Cenę oraz warunki płatności, - Terminem realizacji, - Atrakcyjność oferty dostawcy (np. kompleksowość oferty, warunki logistyczne i handlowe). - Innymi, istotnymi cechami dla danego Zamówienia Zaakceptowana oferta handlowa jest podstawą do przygotowania zamówienia do dostawcy lub przygotowania umowy handlowej Gdy dostawca nie wymaga udokumentowanej formy zamówienia dostaw, zamówienie do dostawcy może być wysyłane za pośrednictwem a lub fax-u, jednakże wymaga się aby zamówienia te były wydrukowane, podpisane i wpięte do dokumentacji zakupu lub archiwizowane w formie elektronicznej Zamówienie i umowy do dostawcy podlegają rejestracji w Rejestrze Zamówień do Dostawców (F-10/08). Uwaga: - Wymaga się, aby Zamówienia/Zlecenia/Umowy do dostawców/podwykonawców jednoznacznie definiowały przedmiot Zamówienia/Zlecenia/Umowy, w tym zawierały

4 Strona 4 z 6 stosowne klauzule należytego wykonania kontraktu dotyczące obowiązku dostarczenia stosownych atestów, certyfikatów, deklaracji zgodności itp. oraz klauzule szczególne np. odnoszące się do bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony środowiska itp. (jeśli ma to zastosowanie). Ww. wymaganie jest spełnione, gdy dostawca w sposób formalny potwierdził przyjęcie do stosowania Ogólnych Warunków Współpracy tzw. OWW. - W przypadku stałej współpracy z dostawcami dopuszcza się sporządzenie tzw. Ramowej Umowy Współpracy, która stanowi podstawę kierowanych do dostawcy zamówień/zleceń np. usługi projektowe, wywóz odpadów, zakup lakierów itp Dokumentacja dotycząca zakupu (oferty Handlowe, zamówienie do dostawcy, inne dokumenty związane) przechowywane są u osób realizujących zakupy, w czytelnie opisanym segregatorze narastająco wg numeru zamówienia lub w inny logicznie uporządkowany sposób, Pracownik, który dokonuje zakupu odpowiedzialny jest za monitorowanie realizacji dostawy. 6.3 Weryfikacja dostaw materiałów i towarów Weryfikacja dostaw realizowana jest przez osobę, dla której zamówiony był materiał/towar lub przez inną osobę merytorycznie przygotowaną do należytej oceny dostawy Weryfikacja dostaw, zarówno pod względem jakościowym jak i formalnym wykonywana jest na podstawie: - Zamówienia do Dostawcy, - Dokumentów dostawy np. wz, faktury, listy przewozowe, certyfikaty, atesty, dokumenty celne itp. - Wiedzy i doświadczenia osób uczestniczących w odbiorze dostaw, Kryteria odbioru dostawy materiałów, towarów: - Pod względem formalnym: Zgodność dostawy z zamówieniem - rodzaj i ilość, Zgodność dostawy z dokumentami handlowymi, Zgodność i kompletność dostarczonych dokumentów dodatkowych (np. certyfikaty, wymagane atesty, świadectwa jakości, deklaracje zgodności, karty gwarancyjne itp.), - Pod względem jakościowym: wizualne oględziny towaru, materiału i/lub opakowania, weryfikację zgodności parametrów jakościowych zadeklarowanych w dostarczonych dokumentach dostawy, Status dostawy potwierdzany jest przez osobę przyjmującą dostawę w dokumencie dostawy np. zamówienie, WZ, list przewozowy lub na fakturze w rejestrze ODF lub w Rejestrze Zamówień do Dostawców Status określany jest jako dostawa: - zgodna jeśli dostawa spełnia wyspecyfikowane wymagania określone w pkt niniejszej instrukcji. - dostawa częściowa zgodna jeśli dostawa spełnia wyspecyfikowane wymagania

5 Strona 5 z 6 określone w pkt niniejszej instrukcji, jednak nie zawiera pełnego asortymentu zamawianego materiału/towaru. W takim przypadku należy odnotować faktyczną ilość przyjętą na stan. - niezgodna jeśli dostawa nie spełnia wyspecyfikowanych wymagań określonych w pkt niniejszej instrukcji. W takim przypadku pracownik zobowiązany jest odnotować rodzaj niezgodności w dokumencie dostawy oraz podejmuje decyzję dotyczącą dalszego postępowania z dostawą, w tym zgłoszenia reklamacji do dostawcy wg pkt. 6.5 niniejszej instrukcji. Uwaga: W przypadku stwierdzenia w dostarczonym towarze niezgodności z ustalonymi warunkami w zamówieniu, wadliwy towar: - składowany jest w wydzielonym obszarze przeznaczonym do przechowywania wyrobów niezgodnych lub jednoznacznie identyfikowany przy użyciu etykiet, przywieszek lub w innych jednoznaczny sposób, - zwracany jest do dostawcy - przypadku stwierdzenia niezgodności w trakcie dostawy Towary/materiały po formalnym przyjęciu muszą być: - zabezpieczone przed pogorszeniem ich stanu technicznego i jakościowego, - zabezpieczone przed ich utratą, kradzieżą lub przemieszaniem, - właściwie identyfikowane poprzez oznaczenia fabryczne, etykiety, przywieszki lub w inny jednoznaczny sposób, Dokumenty związane z dostawą, w zależności od rodzaju dokumentów przekazywane są: - do Działu Księgowości (faktura), - dokumentacja Jakościowa (atesty, Certyfikaty Materiałowe, Deklaracje Zgodności itp.), dokumenty WZ, MM oraz dokumentacja Techniczno-Handlowa (Instrukcje obsługi, Karty Gwarancyjne, WTO, DTR itp.) przechowywane są w dziale które zamówiło towar. 6.4 Weryfikacja wykonanych usług Weryfikacja zakupionych usług jest różna w zależności od ich rodzaju. W przypadku: - usług szkoleniowych weryfikowane są one przez Działu Kadr na podstawie wypełnionych przez uczestników szkoleń formularzy Oceny Szkoleń Szczegółowe uregulowania dotyczące oceny szkoleń zawarte są w Procedurze P-01/01 Komunikacja, Kompetencje i Szkolenia Personelu, - usług pozostałych weryfikacja realizowanych usług dokonywana jest bezpośrednio przez osobę zlecającą wykonanie danej usługi, na podstawie zawartej umowy lub zlecenia. Weryfikacja ta powinna dotyczyć w szczególności: jakości i kompletności jej wykonania, wpływu na środowisko naturalne i wymagania BHP, wystawionych dokumentów potwierdzających jej należyte wykonanie Wymaga się, aby odbiór wykonanej usługi następował na podstawie pisemnego protokołu

6 zdawczo-odbiorczego. Strona 6 z Dokumenty związane ze zrealizowaną usługą (np. dokumenty handlowe i protokoły odbioru) przekazywane są do osoby zamawiającej usługę. 6.5 Postępowanie reklamacyjne do dostawcy Postępowanie reklamacyjne prowadzone jest przez osobę, która realizowała proces zakupu do danego dostawcy Postępowanie reklamacyjne jest prowadzone i dokumentowane adekwatnie do zaistniałej niezgodności Wymaga się, aby informacja o postępowaniu reklamacyjnym była odnotowana w Rejestrze Zamówień do Dostawców (F-10/08), w części: REKLAMACJE Kompletna dokumentacja danego postępowania reklamacyjnego, oznaczona numerem reklamacji z Rejestru gromadzona jest przez osoby prowadzące postępowanie, wraz z pozostałą dokumentacją zakupu w teczce sprawy Po rozstrzygnięciu procesu reklamacyjnego pracownik prowadzący, zobowiązany jest do dokonania stosownej adnotacji w Rejestrze Dostawców (F-10/04), w zakładce Opinie uwagi o dostawcy (negatywne). Informacje te stanowią daną wejściową do okresowej oceny dostawców. 7. Dokumenty związane - Instrukcja Kwalifikacji Dostawców (IS-08/01) - Ogólne Warunki Współpracy z Dostawcami (IS-10/01), - Oświadczenia Wykonawcy o zapoznaniu się z Wykonawcy z OWW (F-10/01), - Protokół Odbioru Zleconych Prac (F-10/02), - Karta dopuszczenia firmy obcej (F-10/03) - Rejestr Dostawców (F-10/04), - Ramowa Umowa Współpracy z Wykonawcą Engie (F-10/05), - Ramowa Umowa z Podwykonawcą Usług Projektowych (F-10/06), - Zlecenie Realizacji Usługi Engie (F-10/07), - Rejestr Zamówień do Dostawców (F-10/08). 8. Historia zmian Wydanie Data wydania Wprowadzona zmiana Kto opracował I/ Nowy dokument Bożena Puss II/ III/ Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZŚ wg EN ISO 14001/EMAS i jego integracji z obowiązującym systemem jakości. Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZBHP wg PN-N i jego integracji z obowiązującym systemem jakości, zmiana nazwy spółki na ENGIE Services Sp. z o.o. Bożena Puss Bożena Puss