INSTRUKCJA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA PRZYGOTOWANIE, ARCHIWIZOWANIE I BRAKOWANIE DOKUMENTACJI IS-03/01/III

Transkrypt

1 Opracował: Sprawdził: Zatwierdził: Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS Bożena Puss Główna Księgowa Bożena Sawicka Prezes Zarządu Jan Woźniak Podpisy: Strona 1 z 11 Data: r Dokument zatwierdzony Zarządzeniem Wewnętrznym Prezesa Zarządu SPIS TREŚCI 1. Cel instrukcji 2 2. Przedmiot instrukcji 2 3. Zakres obowiązywania 2 4. Terminologia i skróty 2 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 2 6. Postanowienia ogólne Rodzaje dokumentacji oraz zasady ich archiwizacji Wymagania techniczne dotyczące archiwów Funkcja Archiwisty Zakładowego 5 7. Zarządzanie archiwum centralnym Organizacja pracy oraz terminy i zasady przekazywania dokumentacji Udostępnianie dokumentacji archiwalnej przyjętej do archiwum zakładowego Zagubienie, utracenie lub zniszczenie dokumentacji archiwalnej Brakowanie dokumentacji archiwalnej 7 8. Zarządzanie archiwami lokalnymi i doraźnymi Organizacja pracy archiwów lokalnych stałych oraz terminy i zasady przekazywania dokumentacji Organizacja pracy archiwów doraźnych (dokumentacja będąca własnością Klienta) Brakowanie dokumentacji archiwalnej w archiwach lokalnych i doraźnych Wykaz dokumentów związanych Załączniki Historia zmian 11 Rodzaj egzemplarza: Wewnętrzny Informacyjny Egzemplarz nadzorowany nr: 1 Adresat: Wszystkie Komórki Organizacyjne Spółki UWAGA: Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian treści dokumentu, a także kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Prezesa Zarządu firmy Engie Service Sp. z o.o.

2 1. Cel instrukcji Strona 2 z 11 Celem niniejszej instrukcji jest określenie czynności związanych z przygotowaniem, archiwizowaniem i brakowaniem dokumentacji nadzorowanej (dokumenty i zapisy) powstającej w wyniku prowadzonej działalności przez Engie Services Sp. z o.o. 2. Przedmiot instrukcji Instrukcja określa tryb postępowania w odniesieniu do następujących czynności: - Opracowania zestawu dokumentów podlegających archiwizacji, - Zasad przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego, - Zasad archiwizowania dokumentacji i zapisów przekazanych do archiwum, - Zasad brakowania dokumentacji, której okres przechowywania upłynął. 3. Zakres obowiązywania Niniejsza instrukcja obowiązuje w komórkach organizacyjnych Engie Services Sp. z o.o. objętych Zintegrowanym Systemem Zarządzania wskazanych w rozdzielniku ze strony pierwszej niniejszej instrukcji. 4. Terminologia i skróty Pełny katalog pojęć i skrótów funkcjonujących w Zintegrowanym Systemie Zarządzania określa załącznik nr 1 do Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Brakowanie akt procedura mająca na celu zniszczenie dokumentacji, której upłynął ustalony okres archiwizacji. 5. Odpowiedzialność i uprawnienia Za bieżące stosowanie niniejszej instrukcji odpowiadają bezpośrednio pracownicy, którzy realizują czynności wynikające z jej zapisów, a pośrednio Pełnomocnik Zarządu ds. ZSZ i EMAS, który prowadzi nadzór nad realizacją działań Odpowiedzialność za nadzór nad kluczowymi elementami instrukcji określa poniższa tabela: Lp. Zakres odpowiedzialności Odpowiedzialny 1. - Zatwierdzenie Wykazu Dokumentów Podlegających Archiwizacji, - Powołanie Archiwistów Zakładowych, - Formalny Nadzór nad Archiwum, - Wydawanie zgody na brakowanie akt Sporządzenie wykazu dokumentów podlegających archiwizacji, - Należyte przygotowanie dokumentacji do archiwum, w tym sporządzenie spisu przekazywanej dokumentacji, - Udział w Brakowaniu akt Nadzór nad archiwum centralnym - Brakowanie akt. Prezes Zarządu Kierownicy Komórek Organizacyjnych/Pow ołani Archiwiści Archiwista Zakładowy

3 4. - Zarządzanie dokumentacją archiwalną w archiwach lokalnych i doraźnych, - Brakowanie akt. 6. Postanowienia ogólne 6.1 Rodzaje dokumentacji oraz zasady ich archiwizacji Strona 3 z 11 Osoby odpowiedzialne (SM lub PM) Dokumenty, zapisy i dane, ze względu na ich charakter, rodzaj i wymagania wewnętrzne i zewnętrzne można podzielić na: - Archiwalne objęte wymaganiami prawnymi i/lub wewnętrznymi. Szczegółowy Wykaz Dokumentacji Podlegającej Archiwizacji, wraz ze wskazaniem czasookresu jej archiwizacji określa Załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji, - Niearchiwalne których gromadzenie i niszczenie nie jest przedmiotem zewnętrznych lub wewnętrznych regulacji. Dokumentacja niearchiwalna przechowywana jest w komórkach organizacyjnych. Decyzję o czasookresie przechowywania dokumentacji niearchiwalnej podejmuje Kierownik danej komórki organizacyjnej. Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej nie wymaga zgody Prezesa Zarządu, jednakże sposób zniszczenia musi zapewniać poufność informacji Niezależnie od ww. podziału, w ramach zarządzania dokumentacją i danymi prowadzony jest nadzór i archiwizacja dokumentacji i danych gromadzonych w wersji elektronicznej zgodnie z wymaganiami Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym w Engie Services Sp. z o.o. (IS-03/03) Dokumenty archiwalne, specyfikowane są w Wykazie Dokumentacji Podlegającej Archiwizacji w podziale na poniżej wskazane kategorie: - Kategoria I - Dokumenty, zapisy dla których przepisy prawne stawiają literalne wymagania w zakresie ich archiwizacji, np. kadrowe, księgowe, bhp, ochrona środowiska, Księgi Obiektów Budowlanych. Do niniejszej grupy ponadto zalicza się inne istotne dokumenty i zapisy nieokreślone w przepisach prawnych np. umowy handlowe, - Kategoria II - Dokumenty, zapisy związane z prowadzoną działalnością na rzecz Klienta np. protokoły odbioru, reklamacje, skargi, notatki ze spotkań, (z wyłączeniem dokumentów Klienta zaliczonych do kategorii I) - Kategoria III - Pozostałe archiwalne związane z działalnością administracyjną np. ISO, GIODO, książki korespondencji Archiwizacja dokumentów i zapisów, w zależności od rodzaju kategorii dokumentacji realizowana jest na 3 poziomach: - Poziom I - Archiwum Centralne Engie Services Sp. z o.o., w odniesieniu do dokumentacji Kategorii Ι. - Poziom II - Archiwum Lokalne Stałe dla dokumentów, które powstały w powołanym oddziale i zawierają się w kategorii II i III oraz dokumenty kategorii II i III z zamykanych obiektów administrowanych z danego oddziału. - Poziom III - Archiwa Doraźne (bieżące) prowadzone w technicznych biurach

4 Strona 4 z 11 terenowych na obiektach, dla dokumentów, które powstały w danym obiekcie i zawierają się w kategorii II i III Wykaz pomieszczeń archiwów poziomu I i II (archiwum centralne i archiwa lokalne stałe) zostały wyspecyfikowane w załączniku nr 1 do niniejszej instrukcji. 6.2 Wymagania techniczne dotyczące archiwów Wymagania techniczne dla archiwum centralnego: - powinno być tak dobrane, aby nie występowało zagrożenie jego podmycia lub zalania zarówno w związku z czynnikami zewnętrznymi (opady deszczu, podtopienia itp.) jak też czynnikami technologicznymi lub technicznymi np. awarie wodociągów, - nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku; - musi być wyposażone w odpowiednią ilość sprzętu przeciwpożarowego. W pomieszczeniach archiwum można stosować tylko gaśnice proszkowe. Stosowanie innych gaśnic jest niedopuszczalne. - powinno być pozbawione okien zewnętrznych lub należy eliminować światło słoneczne, stosując zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV, - powinno być zabezpieczone przed włamaniem, uwzględniając jego usytuowanie. W lokalu archiwum znajdującym się na parterze okna muszą być okratowane, - pomieszczenia archiwum zakładowego powinny być wyposażone w metalowe regały magazynowe. Odstępy między regałami powinny zapewniać możliwość swobodnego poruszania się i dostępu do akt. - przez pomieszczenia archiwum, w którym przechowywana jest dokumentacja nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe, - obowiązuje absolutny zakaz używania otwartego ognia oraz stosowania innych źródeł ciepła mogących powodować zapłon. Na widocznym miejscu należy umieścić napisy Zakaz Używania Otwartego Ognia lub inne o ostrzegawczej treści. - w archiwum nie mogą znajdować się inne przedmioty i urządzenia nie związane z procesem archiwizacji Wymagania techniczne dla archiwów lokalnych stałych oraz archiwów doraźnych: - Miejsca w pomieszczeniach biurowych będących we władaniu Engie Service Sp. z o.o., - powinno być tak dobrane, aby nie występowało zagrożenie jego podmycia lub zalania zarówno w związku z czynnikami zewnętrznymi (opady deszczu, podtopienia itp.) jak też czynnikami technologicznymi lub technicznymi np. awarie wodociągów. Nie może być zawilgocone, - miejsce gromadzenia dokumentacji musi być chronione przed dostępem osób nieupoważnionych (zarówno z zewnątrz, jak też pracowników Engie) np. zamykane pomieszczenia, szafy itp.

5 Strona 5 z Funkcja Archiwisty Zakładowego Formalne powołanie archiwisty zakładowego wymagane jest tylko i wyłącznie w odniesieniu do zadań wykonywanych w Archiwum Centralnym. Zadania i odpowiedzialności związane z zarządzaniem dokumentacją archiwalną w archiwach lokalnych i doraźnych przypisane są osobą odpowiedzialnym za dany obiekt i/lub oddział terenowy Funkcję Archiwisty Zakładowego mogą pełnić wyłącznie osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje merytoryczne oraz uprawnienia do prowadzenia archiwum zakładowego Wymagane kwalifikacje Archiwisty Zakładowego obejmują: - wykształcenie: minimum średnie; - staż pracy: minimum 1 lata w spółce, - znajomość wewnętrznych wymagań dotyczących prowadzenia archiwum zakładowego określonych w niniejszej instrukcji oraz dokumentach związanych Archiwista Zakładowy powoływany jest przez Prezesa Zarządu na podstawie Karty Powołania Archiwisty Zakładowego (F-03/02), która określa szczegółowe odpowiedzialności i uprawnienia archiwisty. Kandydatów na Archiwistów wyznaczają Kierownicy Komórek Organizacyjnych Na podstawie Kart Powołania Archiwisty Zakładowego, Pełnomocnik Zarządu ds. ZSZ i EMAS sporządza Wykaz Osób Uprawnionych do Zarządzania Archiwum Zakładowym (F-03/03) W uzasadnionych sytuacjach dopuszcza się powierzenie zadań Archiwisty Zakładowego (na podstawie zawartej umowy cywilno-prawnej) osobie z poza zakładu lub firmie zewnętrznej, jednak ich wiedza i doświadczenie musi gwarantować należytą ochronę powierzonych zasobów. Osoby z poza zakładu odpowiedzialne za prowadzenie Archiwum Zakładowego również ewidencjonowane są w Wykazie Osób Uprawnionych do Zarządzania Archiwum Zakładowym (F-03/03) Dokumentacja powołania Archiwisty Zakładowego przechowywana jest w aktach osobowych pracownika lub w przypadku obsługi zewnętrznej - dokument powołania w formie umowy przechowywany jest wraz pozostałymi umowami spółki. 7. Zarządzanie archiwum centralnym 7.1 Organizacja pracy oraz terminy i zasady przekazywania dokumentacji Klucze do Archiwum Centralnego powinny znajdować się bezpośrednio pod nadzorem Kierowników Komórek Organizacyjnych Biura Głównego lub są przechowywane w taki sposób, aby nie nastąpiło ich wydanie osobom postronnym Wstęp do Archiwum Centralnego oraz prowadzenie prac w archiwum np. przyjmowanie, udostępnianie, wydawanie, brakowanie dokumentacji może odbywać się tylko i wyłącznie pod nadzorem Archiwisty Zakładowego uprawnionego do obsługi archiwum W ramach sprawowanego nadzoru nad dokumentami archiwum prowadzona jest poniżej wskazana dokumentacja archiwum: - Spisy Zdawczo-Odbiorcze Akt Przyjętych do Archiwum (F-03/04) sporządzany przez

6 Strona 6 z 11 Komórkę Organizacyjną przekazującą dokumentację, - Wykaz Spisów Zdawczo Odbiorczych Dokumentacji Przyjętej do Archiwum (F-03/05) sporządzany przez Archiwistę na podstawie dostarczonego spisu (F-03/04), - Karta Wypożyczenia Akt (F-03/06) sporządzaną w przypadku czasowego udostępnienia poza archiwum danego zbioru akt, - Protokoły Zagubienia lub Zniszczenia akt (F-03/07), - Zezwolenia na Brakowanie Akt (F-03/08), - Protokoły Brakowania Akt (F-03/09), - Spisy Dokumentacji Brakowanej (F-03/10) Cała działalność archiwum centralnego, w tym przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie dokumentacji i akt powinna posiadać swoje odzwierciedlenie w prowadzonej dokumentacji archiwum. Ww. dokumentacja przechowywana jest w Archiwum Centralnym pod nadzorem Archiwistów Dokumentacja przekazywana do archiwum i odbierana jest bezpośrednio przez Archiwistę Zakładowego dla danej Komórki Organizacyjnej, który zobowiązany jest do: - weryfikacji kompletności przekazywanej dokumentacji w odniesieniu do sporządzonego przez Komórkę Organizacyjną Spisu Zdawczo-Odbiorczego (F-03/04) - weryfikacji, czy przekazywana dokumentacja jest należycie skatalogowana, opisana i zabezpieczona, - zaewidencjonowania w Wykazie Spisów (F-03/05) i opisania przyjętej dokumentacji Dokumentacja podlegająca archiwizacji powinna być przekazana do archiwum centralnego co najmniej w cyklu 3 letnim, chyba że dana dokumentacja jest bieżąco wykorzystywana w danej Komórce Organizacyjnej Dokumentacja przeznaczona do archiwizacji, w sposób chronologicznie uporządkowana, wg przyjętego logicznego klucza, zabezpieczona przed zdekompletowaniem np. w formie spinaczy biurowych lub archiwizacyjnych jest przekazywana do archiwum Przyjmuje się jedną z poniżej wymienionych zasad kompletowania dokumentacji wg: - daty sporządzenia, lub numeru dokumentu narastająco/ malejąco, - przedmiotu lub rodzaju działań, które reprezentuje przekazywana dokumentacja tj. wg spraw np. wg kontrahenta, wyrobu Dokumentacja przygotowana według punktu 7.1.7, umieszczana jest w kartonie archiwizacyjnym lub segregatorze. Jeden karton archiwizacyjny/segregator dotyczy jednego rodzaju dokumentów/grupy dokumentów. Każdy karton/segregator przekazywany do archiwum powinien zostać opisany poprzez umieszczenie na nim: - roku, którego dokumentacja dotyczy - rodzaju dokumentacji - daty ważności przechowywania, zgodnie z wymaganiami określonymi w Wykazie Dokumentacji Podlegającej Archiwizacji stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.

7 Strona 7 z Ponadto, jeżeli archiwizowana dokumentacja jednego rodzaju umieszczona jest w więcej niż jednym kartonie oznaczenie kartonu powinno obejmować dodatkowo, numery i daty graniczne, umieszczonej w niej dokumentacji np.: - Rok: Rodzaj dokumentu: Dokumentacja Księgowa - Graniczne numery (jeśli dotyczy) : od nr 1 do nr Graniczne daty: od lub od m-c I 2012 do m-c VI Komórka Organizacyjna przygotowująca dokumentację do przekazania do archiwum centralnego zobowiązana jest po jej skatalogowaniu do sporządzenia Spisu Zdawczo- Odbiorczego Akt Przyjętych do Archiwum (F-03/04), który jest podstawą dla Archiwisty Zakładowego do przyjęcia dokumentacji do archiwum. 7.2 Udostępnianie dokumentacji archiwalnej przyjętej do archiwum zakładowego Dokumentacja przyjęta i zaewidencjonowana w Archiwum Zakładowym może być udostępniona osobom uprawnionym tj. przedstawicielom komórek organizacyjnych których dotyczy dana dokumentacja lub na podstawie pisemnej dyspozycji potwierdzonej przez Kierownika ww. działu/prezesa Zarządu Dokumentacja udostępniana może być na dwa sposoby: - Bezpośrednio w archiwum zakładowym pod nadzorem Archiwisty Zakładowego fakt udostępnienia dokumentacji archiwalnej nie wymaga dokumentowania, - Wypożyczana poza archiwum zakładowe na podstawie wniosku o wypożyczenie dokumentacji archiwalnej sporządzanym w formie Karty Wypożyczenia Akt (F-03/06), w której potwierdzane jest między innymi fakt wydania i zwrotu dokumentacji. Ww. Karta przechowywana jest przez Archiwistę Zakładowego w Archiwum. 7.3 Zagubienie, utracenie lub zniszczenie dokumentacji archiwalnej W przypadku stwierdzenia zagubienia, utracenia lub zniszczenia dokumentacji archiwalnej Archiwista Zakładowy zobowiązany jest sporządzić Protokół Zagubienia lub Zniszczenia Akt (F-03/07), poinformowania Kierownika Komórki Organizacyjnej, która przekazała dokument do Archiwum - celem podjęcia dalszych działań Protokół Zagubienia lub Zniszczenia Akt (F-03/07) po zatwierdzeniu przez Kierownika Komórki Organizacyjnej przechowywany jest przez Archiwistę Zakładowego w archiwum zakładowym. 7.4 Brakowanie dokumentacji archiwalnej Dokumentację podlegającą brakowaniu stanowi dokumentacja archiwalna, zgromadzona i zaewidencjonowana w archiwum zakładowym, dla której upłynął wyznaczony w Wykazie Dokumentacji Podlegającej Archiwizacji okres archiwizacji. Archiwista Zakładowy okresowo dokonuje weryfikacji czy nie upłynął czasookres archiwizacji dokumentów zgromadzonych w archiwum, o czym informuje Prezesa Zarządu Dokumentacja archiwalna brakowana jest na podstawie Zezwolenia na Brakowanie Akt (F-03/08) podpisanego przez Prezesa Zarządu

8 Strona 8 z Fizyczne zniszczenie dokumentacji archiwalnej może być prowadzone: - Wewnętrznie, przez Komisję ds. Brakowania Dokumentacji Archiwalnej składającej się zawsze z co najmniej: Archiwisty Zakładowego oraz Kierownika Komórki Organizacyjnej, której dotyczą bezpośrednio niszczone dokumenty. Osobowy skład Komisji jest odnotowywany w Protokole Brakowania Akt (F-03/09). Wymaga się, aby prowadzony proces niszczenia dokumentów gwarantował ich trwałe, nieodtwarzane zniszczenie, ze szczególnym uwzględnieniem danych wrażliwych biznesowo i/lub prawnie. Potwierdzeniem zniszczenia są podpisy przedstawicieli Komisji na ww. protokole, - Przez zewnętrzne, kwalifikowane firmy wyspecjalizowane w niszczeniu dokumentów na podstawie, pisemnej umowy. Dokumentem potwierdzającym zniszczenie jest np. Certyfikat Zniszczenia dostarczony przez Wykonawcę Po wykonaniu zniszczenia dokumentacji zezwolenie/nia oraz protokół brakowania akt muszą podlegać trwałemu złączeniu oraz podlegają zarejestrowaniu w Spisie Dokumentacji Brakowanej (F-03/10). Ponadto informację o brakowaniu akt odnotowywane są w poszczególnych spisach ( F-03/04 w pozycji uwagi) Dokumenty brakowania akt (wewnętrzne protokoły brakowania/zniszczenia lub Zewnętrzne Certyfikaty Zniszczenia, Spis Dokumentacji Brakowanej) przechowywane są przez Archiwistę Zakładowego w archiwum zakładowym. 8. Zarządzanie archiwami lokalnymi i doraźnymi 8.1 Organizacja pracy archiwów lokalnych stałych oraz terminy i zasady przekazywania dokumentacji W archiwach lokalnych - stałych przechowywane są dwie grupy dokumentów: - Dokumenty administracyjno-biurowe wytworzone w ramach działalności danego oddziału terenowego, - Dokumenty z zamykanych obiektów administrowanych z danego oddziału. - Dokumenty bieżące -operacyjne z obsługiwanych obiektów, dla których dokumentacja nie jest przechowywana na terenie obiektów Klienta Ww. dokumentacja z wyłączeniem dokumentacji bieżącej operacyjnej, po zakończeniu jej użytkowania gromadzona jest w wydzielonych strefach, szafach itp. w czytelnie opisanych segregatorach, kartonach archiwizacyjnych. Wymaga się, aby dokumentacja archiwalna, w szczególności przyjmowana z zamykanych obiektów była zinwentaryzowana w formie Uproszczonego Spisu Zdawczo-Odbiorczego Dokumentacji (F-03/01). Ww. spisy przechowywane są w Archiwum Lokalnym wraz z dokumentacją archiwalną. Nadzór nad ww. dokumentacją sprawuje osoba sprawująca formalny nadzór nad pracą danego oddziału (SM lub PM) Dokumentacja bieżąca operacyjna przechowywana w oddziale zarządzana jest wg pkt. 8.2 niniejszej instrukcji.

9 Strona 9 z Organizacja pracy archiwów doraźnych (dokumentacja będąca własnością Klienta) W ramach świadczonych usług dotyczących zarządzania i nadzoru nad infrastrukturą Klienta, Engie Services Sp. z o.o. zarządza i administruje powierzoną dokumentacją Klienta Za zarządzanie dokumentacją powierzoną na obiekcie odpowiada osoba, której powierzono odpowiedzialności i uprawnienia w zakresie obsługi danego obiektu tj SM Zakres prowadzonych działań oraz sposób gromadzenia dokumentacji jest odmienny w odniesieniu do usług świadczonych w sposób ciągły (eksploatacja obiektu) oraz okresowy (periodyczny) tj.: Eksploatacja: W trakcie startu projektu jeżeli zachodzi konieczność przejęcia przez Engie Services Sp. z o.o. istniejącej dokumentacji technicznej obiektu będącej własnością Klienta, zawsze następuje to w formie protokołu zdawczo odbiorczego zawierającego dokładny spis powierzonej dokumentacji. Protokół podpisywany jest obustronnie przez przedstawicieli stron. W trakcie realizacji projektu dokumentacja techniczna obsługi obiektu, będąca własnością Klienta, przechowywana jest w pomieszczeniach obsługiwanego obiektu, będących własnością Klienta a oddanych w użytkowanie Engie Services Sp. z o.o. Archiwizacja dokumentacji jest realizowana na życzenie Klienta i zgodnie z przyjętymi zasadami archiwizacji na obiekcie Klienta. W trakcie zakończenia projektu przejęta dokumentacja będąca własnością Klienta jest zwracana Klientowi to w formie protokołu zdawczo odbiorczego zawierającego dokładny spis powierzonej dokumentacji Obiekty obsługiwane okresowo (periodyczne): W trakcie startu projektu jeżeli zachodzi konieczność przejęcia przez Engie Services Sp. z o.o. istniejącej dokumentacji technicznej obiektu, zawsze następuje to w formie protokołu zdawczo odbiorczego zawierającego dokładny spis powierzonej dokumentacji. W trakcie realizacji projektu dokumentacja techniczna obsługi obiektu, będąca własnością Klienta, przechowywana jest na terenie obiektu w wyznaczonych do tego pomieszczeniach będących własnością Klienta lub w pomieszczeniach użytkowanych przez Engie Services Sp. z o.o. poza terenem obsługiwanego obiektu. W trakcie zakończenia projektu przejęta dokumentacja będąca własnością Klienta jest zwracana Klientowi to w formie protokołu zdawczo odbiorczego zawierającego dokładny spis powierzonej dokumentacji Niezależnie od modelu biznesowego świadczonej usługi sposób gromadzenia dokumentacji spełniać następujące zasady: - Dokumentacja będąca własnością Klienta przechowywana jest w pomieszczeniach gwarantujących jej bezpieczeństwo i kompletność zarówno od strony technicznej jak i

10 Strona 10 z 11 pod względem ochrony zawartych informacji. - Dostęp do pomieszczeń mają tylko osoby upoważnione ze strony Klienta i Engie Services. Sp. z o.o. Pomieszczenia są zamykane na klucz a klucze są wydawane tylko osobom upoważnionym obu stron. - Dokumentacja przechowywana jest w szafach lub regałach, w segregatorach i opisywana w sposób umożliwiający łatwą identyfikację. - Dokumentacja przechowywana jest w oryginałach. Z zasady oryginały dokumentacji nie są wydawane na zewnątrz. W przypadku takiej konieczności wykonywana jest kopia dokumentu oraz protokół przekazania. Osoba odbierająca zobowiązana do potwierdzenia odbioru dokumentu na protokole. Protokół powinien zawierać informację o czasie na jaki dokumentacja zostaje wydana. Protokół jest dopinany do kopii dokumentu i umieszczany w miejsce oryginału. - W przypadku konieczności zniszczenia dokumentu lub błędnie sporządzonego należy zadbać o odpowiednią technikę zniszczenia uniemożliwiającą odczytanie informacji chronionych przez osoby niepowołane np. użycie niszczarek biurowych. - Dokumentacja na każde wezwanie Klienta jest udostępniana organom administracyjnym, uprawnionym do jej kontroli i wglądu do informacji w niej zawartych W przypadku zniszczenia, zagubienia lub utraty dokumentacji będącej własnością Klienta, Site Manager odpowiedzialny za dany obiekt lub usługę zobowiązany jest poinformować o tym fakcie Projekt Managera oraz Klienta celem uzgodnienia dalszego sposobu postępowania W przypadku, gdy zasady postępowania z dokumentacją Klienta są specyficzne i uregulowane w zawartej z Klientem umowie wówczas mają zastosowanie jej zapisy Niezależnie od ww. uregulowań dokumentacja, w której zawarte są dane osobowe gromadzone są one i przetwarzane zgodnie z wymaganiami określonymi w Polityce Bezpieczeństwa Informacji (P-03/06) 8.3 Brakowanie dokumentacji archiwalnej w archiwach lokalnych i doraźnych Dokumentację podlegającą brakowaniu stanowi dokumentacja archiwalna, zgromadzona i zaewidencjonowana w archiwach lokalnych lub doraźnych, dla której upłynął wyznaczony w Wykazie Dokumentacji Podlegającej Archiwizacji okres archiwizacji. Osoba odpowiedzialna za dane archiwum okresowo dokonuje weryfikacji czy nie upłynął czasookres archiwizacji dokumentów zgromadzonych w archiwum, o czym informuje Prezesa Zarządu Dokumentacja archiwalna brakowana jest na podstawie Zezwolenia na Brakowanie Akt (F-03/08) podpisanego przez Prezesa Zarządu Fizyczne zniszczenie dokumentacji archiwalnej może być prowadzone: - Wewnętrznie, przez Komisję ds. Brakowania Dokumentacji Archiwalnej składającej się zawsze z co najmniej: Osoby odpowiedzialnej za dane Archiwum oraz pracownika Engie Services Sp. z o.o. Osobowy skład Komisji jest odnotowywany w Protokole Brakowania Akt (F-03/09). Wymaga się, aby prowadzony proces niszczenia dokumentów gwarantował ich trwałe, nieodtwarzalne zniszczenie, ze szczególnym

11 Strona 11 z 11 uwzględnieniem danych wrażliwych biznesowo i/lub prawnie. Potwierdzeniem zniszczenia są podpisy przedstawicieli Komisji na ww. protokole, - Przez zewnętrzne, kwalifikowane firmy wyspecjalizowane w niszczeniu dokumentów na podstawie, pisemnej umowy. Dokumentem potwierdzającym zniszczenie jest np. Certyfikat Zniszczenia dostarczony przez Wykonawcę Po wykonaniu zniszczenia dokumentacji zezwolenie/nia oraz protokół brakowania akt muszą podlegać trwałemu złączeniu. Dokumenty brakowania akt (wewnętrzne protokoły brakowania/zniszczenia lub Zewnętrzne Certyfikaty Zniszczenia, Spis Dokumentacji Brakowanej) przechowywane są przez Osobę odpowiedzialną za dane archiwum 9. Wykaz dokumentów związanych - Uproszczony Spis Zdawczo-Odbiorczy Dokumentacji (F-03/01), - Karta Powołania Archiwisty Zakładowego (F-03/02), - Wykaz Osób Uprawnionych do Zarządzania Archiwum Zakładowym (F-03/03), - Spisy Zdawczo-Odbiorcze Akt Przyjętych do Archiwum (F-03/04), - Wykaz Spisów Zdawczo-Odbiorczych Dokumentacji Przyjętej do Archiwum (F-03/05), - Karta Wypożyczenia Akt (F-03/06), - Protokół Zagubienia lub Zniszczenia Akt (F-03/07), - Zezwolenia na Brakowanie Akt (F-03/08), - Protokół Brakowania Akt (F-03/09), - Spis Dokumentacji Brakowanej (F-03/10). 10. Załączniki - Załącznik nr 1 - Wykaz Dokumentacji Podlegającej Archiwizacji, - Załącznik nr 2 - Wykaz Archiwów (archiwum centralne i archiwa lokalne stałe) Engie Services Sp. z o.o. 11. Historia zmian Wydanie Data wydania Wprowadzona zmiana Kto opracował I/ Nowy dokument Bożena Puss II/ III/ Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZŚ wg EN ISO 14001/EMAS i jego integracji z obowiązującym systemem jakości. Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZBHP wg PN-N i jego integracji z obowiązującym systemem jakości, zmiana nazwy spółki na ENGIE Services Sp. z o.o. Bożena Puss Bożena Puss