MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ INFRASTRUKTURY WI-VII JM PROTOKÓŁ kontroli problemowej Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Tarnowskiej. Kontrolę przeprowadzono w dniach sierpnia 2011 r., zgodnie z Planem kontroli zewnętrznych Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na 2011 rok, zatwierdzonym przez Wojewodę Małopolskiego. Kontrolę przeprowadził na podstawie upoważnień Dyrektora Wydziału Infrastruktury Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, działającego z upoważnienia Wojewody Małopolskiego Zespół kontrolny z Wydziału Infrastruktury: 1. Jakub Marcinowski, inspektor wojewódzki, posiadający legitymację służbową nr 27/09, upoważnienie do kontroli nr 36/11 z 9 sierpnia 2011 r. Przewodniczący Zespołu kontrolnego. 2. Wojciech Zemła, starszy inspektor, posiadający legitymację służbową nr 43/08, upoważnienie do kontroli nr 37/11 z 9 sierpnia 2011 r. Przedmiot kontroli: Ewidencjonowanie działalności gospodarczej oraz wykonywanie innych zadań z tego zakresu. Ponadto zakresem kontroli objęto sprawdzenie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych, wydanych w wyniku poprzedniej kontroli (kompleksowej) przeprowadzonej w 2004 r. w zakresie ewidencjonowania działalności gospodarczej. Kontrolą objęto w szczególności okres od 1 stycznia 2010 r. do 30 czerwca 2011 r. I. Ustalenia ogólnoorganizacyjne. Ustalenia Burmistrzem Dąbrowy Tarnowskiej jest Pan Stanisław Początek, Zastępcą Burmistrza Pan Marek Minorczyk, a Sekretarzem jest Pan Stanisław Ryczek. Siedziba Urzędu Miejskiego mieści się w Dąbrowie Tarnowskiej, powiat dąbrowski (Rynek 34, Dąbrowa Tarnowska). Sprawy objęte przedmiotem kontroli realizowane były w kontrolowanym Urzędzie Miejskim w okresie objętym kontrolą (i są nadal) przez Panią Agatę Kaczor, inspektora w Referacie Spraw Administracyjnych i Obywatelskich, którego kierownikiem jest Pan Zdzisław Wójtowicz. Informacja o stanowisku ewidencyjnym działalności gospodarczej (mieszczącym się w stosunkowo niewielkim pokoju zajmowanym przez trzech pracowników) uwzględniona została na ogólnej tablicy informacyjnej znajdującej się w siedzibie Urzędu. Realizowanie powyższego zadania ujęte zostało w ustalonym dla Pani Agaty Kaczor zakresie czynności z 1 kwietnia 2004 r. (zmienionym aneksem nr 1 z 2 stycznia 2009 r.), podpisanym przez Burmistrza (zakres ten wymaga aktualizacji ze względu na obowiązujące od 1 lipca 2011 r. zmiany przepisów prawnych w zakresie rejestracji działalności gospodarczej). Z innych zadań Pani Agacie Kaczor powierzone zostały do prowadzenia m.in. sprawy dotyczące udzielania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, wydawania Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 - 2 - licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką. W czasie nieobecności Panią Agatę Kaczor zastępuje doraźnie (w zakresie kontrolowanych spraw) Pani Wanda Dziekan, a ponadto Pan Edward Wałaszek. Zarządzeniem nr 96/996/2009 Burmistrza Dąbrowy Tarnowskiej z 1 kwietnia 2009 r. Pani Agata Kaczor upoważniona została do załatwiania w jego imieniu indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej, włącznie z prawem wydawania decyzji administracyjnych, określonych m.in. w ustawie Prawo działalności gospodarczej. II. Ustalenia szczegółowe. Ewidencja działalności gospodarczej jak ustalono prowadzona była w formie księgi ewidencyjnej, zawierającej podstawowe informacje o przedsiębiorcach i prowadzonej przez nich działalności gospodarczej. Cała ewidencja obejmowała 11 ksiąg rejestrowych. Wpisy ewidencyjne począwszy od 2. księgi (którą objęto wpisy od początku 2004 r.), rejestrowano w nowych księgach, które umożliwiały dokonywanie zapisów dotyczących poszczególnych przedsiębiorców w sposób pełny i przejrzysty zarówno jeśli chodzi o wpisy pierwszorazowe jak i zmieniające. Tym samym uwzględniono w pełnym zakresie zalecenie wydane w wyniku poprzedniej kontroli przeprowadzonej w 2004 r. (drugie z zaleceń dotyczyło kwestii opłaty skarbowej, w odniesieniu do której nastąpiły określone zmiany obowiązującego stanu prawnego). Równolegle oprócz ewidencji tradycyjnej prowadzono ewidencjonowanie działalności gospodarczej w formie elektronicznej, z wykorzystaniem nabytego w tym celu oprogramowania komputerowego. Pomocniczo prowadzono skorowidz alfabetyczny przedsiębiorców, ułatwiający wyszukiwanie określonych wpisów ewidencyjnych, w którym zawarte były następujące dane: imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer ewidencyjny, adnotacje o wykreśleniu. Dodatkowo prowadzono także Rejestr decyzji o wykreśleniu z ewidencji, z zapisem danych obejmujących: numer ewidencyjny, nazwisko i imię, adres zamieszkania, skrótowe określenie przedmiotu działalności, data decyzji o wykreśleniu. Wg stanu na 30 czerwca 2011 r. prowadzona ewidencja obejmowała ogółem wpisy, zarówno aktualne jak i wykreślone (z czego aktualnych było około 1.300). W okresie 2010 r. dokonano 183 nowych wpisów do ewidencji, 168 wpisów zmieniających i 116 wykreśleń z ewidencji.. W okresie tym zarejestrowano także 78 informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej lub wznowieniu jej wykonywania. Ponadto udzielono 236 pisemnych informacji o przedsiębiorcach figurujących w ewidencji bądź z niej wykreślonych (głównie w formie wypisów, zaświadczeń) w odpowiedzi na zapytania różnych podmiotów. Niezależnie od tego udzielano ustnych (telefonicznych) informacji o wpisach do ewidencji, odpowiadając w ten sposób na ustne (telefoniczne) zapytania, których ilość w 2010 r. wg informacji Pani Agaty Kaczor, oszacowano na około 500. Natomiast w I półroczu 2011 r. dokonano 66 nowych wpisów do ewidencji, 102 zmieniających i 45 wykreśleń. Zarejestrowano 38 informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej lub jej wznowieniu. Wydano ponadto 148 informacji o wpisach w formie analogicznej jak w 2010 r. oraz udzielano informacji telefonicznych. W kontrolowanym okresie nie wydawano jak ustalono decyzji odmownych w przedmiocie wpisu do ewidencji zgłoszonej działalności bądź dokonania zmiany wpisu. Urząd Miejski nie otrzymał w tym okresie informacji o prawomocnych orzeczeniach sądowych zakazujących określonym osobom z terenu Miasta i Gminy prowadzenia działalności gospodarczej. W okresie 2010 r.i I półrocza 2011 r. jak ustalono Urząd Miejski nie dokonywał wpisu do ewidencji gospodarczej działalności, która zgłoszona byłaby przez osobę zagraniczną. Stwierdzono, że w latach ubiegłych dokonano 4 tego rodzaju wpisów.

3 - 3 - W przypadku przedsiębiorców, którzy zmienili miejsce zamieszkania przenosząc się na teren Miasta i Gminy Dąbrowa Tarnowska dokonywano wpisów na podstawie kopii zaświadczeń o wpisie do ewidencji, otrzymanych z organów właściwych przed zmianą miejsca zamieszkania. W 2010 r. otrzymano 7 takich zaświadczeń, a w I półroczu 2011 r. 1 zaświadczenie. W okresie 2010 r. i I półrocza 2011 r. w 4 przypadkach wpisy ewidencyjne przejęte zostały przez inne organy ewidencyjne w związku ze zmianą miejsca zamieszkania przedsiębiorców i przeniesieniem się na teren innych Gmin. Kopie wydanych zaświadczeń, uwzględniających dokonane zmiany wpisów, przesłane zostały do właściwych miejscowo organów ewidencyjnych. Na podstawie przejrzanych akt nowych wpisów do ewidencji, potwierdzonych wydaniem stosownych zaświadczeń, zarejestrowanych w teczce SAO/HU.6411/ /2010 w poz. 155, 154, 152, 151, 149, 148 i w teczce SAO / /2011 w poz.43, 46, 47, 45 stwierdzono, że po dokonaniu wpisów do ewidencji kserokopie wniosków EDG-1 wraz z kopiami zaświadczeń o wpisie do ewidencji przesyłano do właściwych organów (Urzędu Skarbowego, Oddziału Urzędu Statystycznego i Oddziału ZUS lub Centrali KRUS). Spośród wpisów dokonanych w przedziale numeracyjnym od E/849/2010 do E/900/2010 większość kserokopii wniosków dotyczących tych wpisów wraz z kopiami zaświadczeń o wpisie przesłana została do wymienionych instytucji w dniu ich doręczenia stronom, a w dniu następnym po dokonaniu odnośnych wpisów do ewidencji. W treści wydawanych zaświadczeń o wpisie do ewidencji zamieszczano pouczenie informacyjne, oparte na przepisach ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej i ustawy z 19 listopada 1999 r. Prawo działalności gospodarczej. Nikt z rejestrowanych przedsiębiorców jak ustalono nie korzystał z możliwości ewentualnego złożenia za pośrednictwem Urzędu Miejskiego wniosku o wpis do rejestru działalności regulowanej (który podlegałby przekazaniu do właściwego merytorycznie organu). Stwierdzono, że w 2010 r. dokonano m.in. sprostowania postanowieniem z 18 stycznia 2010 r. omyłkowego zapisu dotyczącego jednego z punktów wydanego dokumentu o znaku sprawy: SAO/HU.6412/223/09/2010. Przy rejestrowaniu zmian wpisów dokonywano równocześnie ich aktualizacji m.in. w zakresie PKD Spośród aktualnych wpisów do ewidencji dokonanych do 31 grudnia 2003 r. dotychczas nie zostało uzupełnionych przez przedsiębiorców ok. 25 wpisów w zakresie sklasyfikowania przedmiotu działalności wg Polskiej Klasyfikacji Działalności i włączenia do ewidencji ich numerów PESEL, mimo iż byli do tego ustawowo zobowiązani do końca 2004 r. Dotyczy to m.in. wpisów o numerach ew.: 134, 135, 158, 229, 243, Niedokonanie wymaganych ustawowo uzupełnień ewidencyjnych związane było w części spraw, jak się ocenia, z zaprzestaniem na stałe wykonywania działalności gospodarczej przez niektórych przedsiębiorców bez powiadomienia o tym organu ewidencyjnego (Burmistrza Miasta). Ewentualnych wykreśleń z urzędu wpisów ewidencyjnych z powodu ich niezgodności ze stanem faktycznym w okresie 2010 r. i I półrocza 2011 r. nie dokonywano. Wykreślenia wpisów z ewidencji gospodarczej dokonywane były w trybie przewidzianym odnośnymi przepisami, tj. w formie decyzji administracyjnych, podejmowanych na podstawie pisemnych wniosków (zawiadomień) przedsiębiorców zaprzestających dalszego prowadzenia działalności. Stwierdzono to m.in. na podstawie decyzji o znakach sprawy: SAO/HU.6412/272/10, SAO/HU.6412/152/2010, SAO/HU.6412/257/2010, SAO , SAO Decyzje w tych sprawach wydawane w większości spraw w dniu wpływu wniosków do Urzędu przekazywano wraz z kopiami wniosków do Urzędu Skarbowego i Urzędu Statystycznego. Dokonywane w tej formie informowanie Urzędu Skarbowego i Urzędu Statystycznego o wykreśleniach przedsiębiorców z ewidencji następowało w oparciu o decyzje, które nie były ostateczne. Zgłaszającym wnioski-informacje o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej lub wznowieniu jej wykonywania wydawano w 2010 r. Potwierdzenia dotyczące

4 - 4 - złożenia tych wniosków. Od tej formy potwierdzeń odstąpiono, zastępując ją wydawaniem przedsiębiorcom kserokopii wniosków składanych w tych sprawach do Urzędu Miejskiego z potwierdzeniem daty ich wpływu do Urzędu. W toku kontroli omówiono tę kwestię, mając na uwadze stanowisko interpretacyjne Ministerstwa Gospodarki wyrażone w tym zakresie w formie ogólnie dostępnej dla organów ewidencyjnych działalności gospodarczej. Dane informacyjne o zawieszeniach działalności odnotowywano w elektronicznej ewidencji działalności gospodarczej. Niezależnie od tego prowadzono pomocniczo Rejestr informacji o zawieszeniu i wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej, w którym zapisywano: numer ewidencyjny, nazwisko i imię przedsiębiorcy, datę zawieszenia, datę wznowienia, miesiące (okres zawieszenia). Żadne ze zgłoszeń informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej nie przekraczały maksymalnego okresu zawieszenia 24 miesięcy. W 2010 r. Urząd Miejski wystosował do przedsiębiorców, którzy nie zgłosili wznowienia działalności mimo upływu dopuszczalnego maksymalnie okresu 2 wezwania, a w I półroczu 2011 r. 1 wezwanie do złożenia wniosku o wznowieniu działalności gospodarczej. W związku z nieotrzymaniem takiego wniosku dokonano w I półroczu br. wykreślenia odnośnego wpisu z ewidencji działalności gospodarczej. Akta zgłoszeniowo-wpisowe obejmujące wpisy, ich zmiany i wykreślenia prowadzone były starannie i przejrzyście. Doręczanie stronom zaświadczeń i decyzji odbywało się za potwierdzeniem ich doręczenia, zgodnie z wymogami Instrukcji kancelaryjnej. Wysyłka pism (w I półroczu 2011 r.) nie była potwierdzana na kopiach wysyłanych pism przez punkt kancelaryjny Urzędu (na kopiach pism wysyłanych pocztą do przedsiębiorców zamieszczana była adnotacja o wysyłce przez pracownika załatwiającego sprawę). Ewidencja działalności gospodarczej, która jest jawna, udostępniana była zainteresowanym. Następowało to poprzez udzielanie informacji o wpisach co już wyżej zaznaczono zarówno pisemnych, jak i ustnych, zwłaszcza w formie telefonicznej. Za wydawane w tym zakresie zaświadczenia, potwierdzające dane ewidencyjne o określonych przedsiębiorcach, pobierano należną opłatę skarbową w kwocie 17 zł. Sprawy z tego zakresu rejestrowano w 2010 r. w teczce aktowej o symbolu 6414, a w 2011 r. w teczce Na podstawie sprawdzonych wyrywkowo spraw zarejestrowanych w teczce 7332 w poz. 60, 80, 33, 36, 49, 52, 57, 65, 80 stwierdzono, że sprawy załatwiano odręcznie bądź w terminie kilku dni, z doręczeniem wydawanych zaświadczeń w tych sprawach w dniu wniesienia podania, w następnym dniu lub najpóźniej do siedmiu dni. Dla ułatwienia zainteresowanym osobom zwracającym się o wydanie zaświadczeń udostępniano druki podań w tej sprawie, wnoszonych do Urzędu Miejskiego. Określone czynności pomocnicze związane z prowadzeniem rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym należą do zakresu obowiązków pracownika prowadzącego ewidencjonowanie działalności gospodarczej. W 2010 r. i I półroczu 2011 r. nie zarejestrowano spraw z tego zakresu, które by dotyczyły spółek jawnych. Aktualne informacje związane z rejestracją w KRS, a dotyczące m.in. wysokości obowiązujących opłat, adresu sądu rejestrowego, zamierza się w razie potrzeby pozyskiwać z dostępnej internetowo bazy danych. III. Uwagi Końcowe. Informacji i wyjaśnień do protokołu udzielała Pani Agata Kaczor, inspektor. W toku kontroli udzielono informacji (wyjaśnień) w sprawach objętych zakresem kontroli i ustosunkowano się do zapytań zgłoszonych w jej toku. Przeprowadzenie kontroli odnotowano w rejestrze kontroli, prowadzonym w Urzędzie Miejskim. Burmistrzowi przysługuje w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu prawo: pisemnego zgłoszenia przed podpisaniem protokołu kontroli umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole,

5 - 5 - odmowy podpisania protokołu, z jednoczesnym obowiązkiem złożenia na tę okoliczność pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn odmowy. Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przekazano jednostce kontrolowanej. Na tym protokół zakończono. Zastrzeżeń do protokołu nie wniesiono.. Kontrolowany: Kontrolujący: 1. BURMISTRZ (-) mgr inż. Stanisław Początek Inspektor wojewódzki (-) Jakub Marcinowski Starszy Inspektor (-) Wojciech Zemła Dąbrowa Tarnowska, 8 września 2011 r. Kraków, 1 września 2011 r.