Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI WI-VII JM Kraków, 25 lutego 2013 r. Pan Artur Kozioł Burmistrz Miasta i Gminy Wieliczka ul. Powstania Warszawskiego Wieliczka Wystąpienie pokontrolne Wydział Infrastruktury Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, działając w oparciu o art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) i realizując zatwierdzony przez Wojewodę Małopolskiego Plan kontroli zewnętrznych na 2013 r., przeprowadził w dniach stycznia 2013 r. kontrolę problemową w kierowanym przez Pana Burmistrza Urzędzie Miasta i Gminy. Kontrolę przeprowadził, na podstawie upoważnień Dyrektora Wydziału Infrastruktury Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, działającego z upoważnienia Wojewody Małopolskiego, Zespół kontrolny z Wydziału Infrastruktury w składzie: 1. Jakub Marcinowski, inspektor wojewódzki, posiadający legitymację służbową nr 27/09, upoważnienie do kontroli nr 1/13 z 16 stycznia 2013 r. Przewodniczący Zespołu kontrolnego. 2. Wojciech Zemła, inspektor wojewódzki, posiadający legitymację służbową nr 43/08, upoważnienie do kontroli nr 2/13 z 16 stycznia 2013 r. Przedmiotem kontroli objęto: 1. Wykonywanie zadań związanych z ewidencjonowaniem działalności gospodarczej. 2. Realizowanie zadań w zakresie wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Ponadto zakresem kontroli objęto weryfikację informacji Urzędu Miasta i Gminy o ilości prowadzonych w II półroczu 2011 r. i w I półroczu 2012 r. spraw dotyczących realizacji zadań zleconych z zakresu ewidencji działalności gospodarczej i wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Kontrolą w zakresie podstawowym objęto w szczególności okres od 1 stycznia 2012 r. do 31 grudnia 2012 r. nawiązując do poprzedniej kontroli (kompleksowej), która z ramienia tutejszego Urzędu przeprowadzona została w 2002 r. Objęto nią prowadzenie spraw związanych z ewidencjonowaniem działalności gospodarczej Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 - 2 - Ustaleń kontrolnych dokonano opierając się na udostępnionej dokumentacji spraw będących przedmiotem kontroli oraz w oparciu o informacje udzielane zwłaszcza przez Panią Elżbietę Szewczyk, Kierownika Wydziału ds. Działalności Gospodarczej, i pracowników tego Wydziału. Zakresy obowiązków służbowych dla pracowników Wydziału, tj. Pani Agnieszki Gębarowskiej, Pani Marii Kopcik, Pani Małgorzaty Korczak, określone zostały jak ustalono pismami z 18 maja 2012 r., ze wskazaniem zastępstwa pełnionego przez dwóch pracowników. Pani Elżbieta Szewczyk, Kierownik Wydziału, niezależnie od określonego Zakresu obowiązków służbowych otrzymała zarządzeniem nr 95/2010 Burmistrza Miasta i Gminy z 1 czerwca 2010 r. upoważnienie do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej, włącznie z prawem wydawania decyzji administracyjnych należących do zakresu działania Wydziału. Powyższe zakresy obowiązków obejmują zwłaszcza zapisy dotyczące obsługi przedsiębiorców w zakresie dokonywania wpisów w systemie CEIDG i wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych (oraz z zakresu usług turystycznych i transportu drogowego). Istotne dla realizowania wymienionych zadań było wyodrębnienie w strukturze organizacyjnej Urzędu w 2009 r. samodzielnej komórki organizacyjnej w formie Wydziału ds. Działalności Gospodarczej. Wcześniej prowadzenie spraw związanych z ewidencjonowaniem działalności realizowane było w Wydziale Spraw Obywatelskich. Wykonywanie przez upoważnionych pracowników Wydziału określonych ustawowo czynności związanych z funkcjonowaniem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej zgłoszone zostało pismem Zastępcy Burmistrza z 24 czerwca 2011 r. zgodnie z wymogiem art. 26 ust. 4a ustawy o swobodzie działalności gospodarczej do Ministerstwa Gospodarki (dla potrzeb CEIDG). Zadania objęte tematyką kontroli były - jak ustalono - podejmowane i wykonywane, a stan ich realizacji przedstawia się następująco: Ewidencja działalności gospodarczej prowadzona w Urzędzie Miasta i Gminy do 2011 r. obejmowała wg stanu na 30 czerwca przedsiębiorców, objętych zarówno wpisami aktualnymi jak i wykreślonymi. Całość Ewidencji w formie pisemnej zawierała łącznie 111 ksiąg ewidencyjnych (rejestrowych) oraz prowadzonych pomocniczo 5 ksiąg skorowidza alfabetycznego przedsiębiorców. Wpisy aktualne dotyczące około przedsiębiorców, łącznie z wpisami o zawieszeniach działalności, przekazane zostały do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) z zachowaniem obowiązującego terminu, tj. do 31 grudnia 2011 r. W okresie 2012 r. w trybie ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej złożone zostały jak ustalono w Urzędzie Miasta i Gminy Wydziale ds. Działalności Gospodarczej wnioski CEIDG-1 o dokonanie wpisów w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, z tego: wnioski o dokonanie nowych wpisów, wniosków o zmianę wpisów, wnioski w sprawie wykreśleń wpisów, wniosków o wpis informacji o zawieszeniu bądź wznowieniu działalności gospodarczej. Składane wnioski, po sprawdzeniu ich poprawności i w razie potrzeby po uzupełnieniu wg wskazań instrukcyjnych udzielanych przez przyjmujących je pracowników Wydziału, przekazywane były w wersji elektronicznej niezwłocznie (w zasadzie w dniu ich złożenia) do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, co stwierdzono m.in. na podstawie wniosków zarejestrowanych w spisie spraw odnośnej teczki aktowej (o symbolu ) w przedziale numeracyjnym od 556 do 634. Wnioskodawcom wydawano kserokopie (dodatkowe wydruki) składanego wniosku. Zwrócono się w toku kontroli o wydawanie przekazywanych w tej formie potwierdzeń przyjęcia wniosku za pokwitowaniem, co zostało uwzględnione. Składającym wnioski o wpis do CEIDG w Urzędzie Miasta i Gminy sporządzano na ich prośbę wydruki o wpisie do centralnej ewidencji (o co zwracali się w większości zwłaszcza wnioskodawcy składający wnioski o dokonanie nowych wpisów).

3 - 3 - Niezależnie od powyższego udzielono 87 pisemnych informacji o wpisach przedsiębiorców w archiwalnej bazie gminnej ewidencji (wykreślonych z niej bądź przeniesionych do CEIDG) - m.in. w formie zaświadczeń w odpowiedzi na zapytania różnych podmiotów. Stwierdzono to na przykładzie spraw zarejestrowanych w teczce aktowej WDG.7332 w pozycjach: 35, 39, 42, 44, 45, 47, 50, 51 i 58. Ponadto udzielano ustnych (telefonicznych) informacji o wpisach do ewidencji, wykreślonych z niej do 30 czerwca 2011 r. lub o pierwotnych wpisach i ich zmianach dokonywanych do 2011 r., a przekazanych do CEIDG, odpowiadając w ten sposób na telefoniczne zapytania, których ilość w 2012 r., wg informacji Pani Elżbiety Szewczyk, Kierownika Wydziału, oszacowano na około 2000, nie licząc innych zapytań zainteresowanych dotyczących trybu i sposobu załatwiania określonych spraw. W kontrolowanym okresie nie stwierdzono przypadków pozostawienia wniosków w sprawach wpisów do CEIDG bez rozpoznania z powodu ich nieuzupełnienia lub nieskorygowania na wezwania ze strony Urzędu Miasta i Gminy. Niezbędne korekty i uzupełnienia w razie potrzeby dokonywane były bieżąco przez zainteresowanych jak wcześniej zaznaczono w trakcie sporządzania wniosków, przy udziale oraz informacyjno-instruktażowym wsparciu pracowników Wydziału. Wnioski o wpisy do CEIDG złożone w 2012 r. za pośrednictwem Urzędu Miasta i Gminy wnoszone były również przez osoby zagraniczne, w tym zwłaszcza z krajów członkowskich Unii Europejskiej. Stwierdzono to m.in. na przykładzie spraw: WDG i WDG W ramach ewidencjonowania działalności gospodarczej w CEIDG rejestrowano także zgłaszane informacje o zawieszeniu działalności gospodarczej i wznowieniu jej wykonywania. Żadne ze zgłoszeń informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej nie przekraczało maksymalnego okresu zawieszenia, tj. 24 miesięcy. Nikt z rejestrowanych przedsiębiorców jak ustalono nie korzystał z możliwości ewentualnego złożenia za pośrednictwem Urzędu Miasta i Gminy wniosku o wpis do rejestru działalności regulowanej (który podlegałby przekazaniu do właściwego merytorycznie organu). Akta zgłoszeniowo-ewidencyjne dotyczące wpisów, ich zmian i wykreśleń prowadzone były starannie i przejrzyście. Na kopiach wysyłanych przez pocztę pism (włączanych do akt spraw) odnotowywana była data i adnotacje o poleconej formie wysyłki. Określone czynności pomocnicze związane z prowadzeniem rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym w zakresie rejestracji spółek jawnych, a dotyczące m.in. udzielania informacji o wysokości obowiązujących opłat, adresie sądu rejestrowego, udostępniania PKD uwzględniane były do realizowania w oparciu o aktualne dane możliwe do pozyskiwania w razie potrzeby w internetowej bazie danych. W 2011 r. nie stwierdzono występowania spraw z tego zakresu. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych następowało z uwzględnieniem limitu sieci punktów sprzedaży napojów alkoholowych powyżej 4,5% alkoholu, ustalonego dla Miasta i Gminy uchwałami Rady Miejskiej w Wieliczce z 20 kwietnia 2001 r., nr XXV/334/2001 (ze zmianą wprowadzoną uchwałą z 26 marca 2009 r.) i z 5 września 2001 r., nr XXIX/385/2001. Ustanowiony wymienionymi uchwałami limit punktów sprzedaży napojów alkoholowych powyżej 4,5% alkoholu do spożycia poza miejscem sprzedaży w ilości 150 punktów i do spożycia w miejscu sprzedaży w ilości 150 został zachowany. Zasady usytuowania na terenie Gminy (Miasta i Gminy) miejsc sprzedaży napojów alkoholowych określone zostały przez Radę Miejską w uchwale z 20 kwietnia 2001 r., nr XXV/334/2001. W okresie objętym kontrolą - jak ustalono - wydano ogółem 211 zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w placówkach handlowych i gastronomicznych, ewidencjonując je w rejestrach prowadzonych odrębnie dla zezwoleń wydanych dla placówek handlowych (detalicznych) i gastronomicznych. Ponadto wydano 45 zezwoleń jednorazowych na sprzedaż alkoholu, o które zwracali się przedsiębiorcy bądź jednostki Ochotniczej Straży Pożarnej. Udzielono także 3 zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przedsiębiorcom prowadzącym działalność

4 - 4 - polegającą na organizacji przyjęć. Decyzji odmownych w przedmiocie wydania zezwoleń na sprzedaż alkoholu nie wydawano. Wydanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych poprzedzane było zasięganiem opinii Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, co stwierdzono na podstawie akt wydanych zezwoleń: I/159/A/58/2012, I/159/B/50/2012, I/159/C/50/2012, I/157/A/47/2012, I/157/B/40/2012, I/157/C/39/2012, I/163/A/65/2012, I/163/B/56/2012, I/163/C/56/2012. Składającym wnioski o udzielenie przedmiotowych zezwoleń jak wynika z akt tych zezwoleń - nie wydawano potwierdzeń przyjęcia wniosków. W okresie 2011 r. wydano 67 decyzji o wygaśnięciu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, głównie z powodu likwidacji punktów sprzedaży tych napojów (m.in. decyzje: WDG D.2012, WDG D.2012, WDG D.2012). Zezwolenia na wyprzedaż zinwentaryzowanych zapasów napojów alkoholowych jak ustalono nie były wydawane w okresie objętym kontrolą. Przedsiębiorcom składającym oświadczenia o wartości sprzedaży napojów alkoholowych za ubiegły rok (za 2011r. w terminie do 31 stycznia 2012 r.) udostępniano dla ułatwienia drukiformularze tych oświadczeń, udzielając przy tym niezbędnych wyjaśnień i sprawdzając prawidłowość naliczenia należnych opłat za korzystanie z zezwoleń. Terminowość i wysokość wnoszonych ratalnie opłat (do 31 stycznia, do 31 maja i do 30 września) bieżąco monitorowano, odnotowując dane o wpłatach w prowadzonym podręcznie wykazie zezwoleń. Niezależnie od tego prowadzono Rejestr opłat we współpracy z właściwym ds. podatków i opłat Wydziałem Urzędu Miasta i Gminy. Na żądanie zainteresowanych dokonujących ratalnych opłat wydawano im zaświadczenia o wniesieniu tej opłaty. Na przykładzie wydanego zaświadczenia o znaku sprawy: WDG D.2012 stwierdzono, że wydano je we właściwym trybie. Ogółem wg stanu na 31 grudnia 2012 r. aktualne były 494 zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, w oparciu o które sprzedaż tych napojów prowadzona była w 187 placówkach handlowych (detalicznych) i gastronomicznych, w tym w 11 punktach prowadzących sprzedaż wyłącznie napojów o zawartości do 4,5 % alkoholu. W okresie 2012 r. jak ustalono przeprowadzone zostały 24 kontrole placówek handlowych i gastronomicznych przez członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, którzy do prowadzenia kontroli upoważnieni zostali zarządzeniem nr 2/2012 Burmistrza Miasta i Gminy z 2 stycznia 2012 r. w sprawie upoważnienia członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych do przeprowadzania kontroli w punktach sprzedaży napojów alkoholowych zlokalizowanych na terenie gminy Wieliczka. Wydane upoważnienie miało ogólnikowy charakter i określało tylko wymienionych imiennie członków Komisji upoważnionych do prowadzenia kontroli. Niezależnie od tych kontroli, na wniosek Wydziału ds. Działalności Gospodarczej przeprowadzone zostały przez Straż Miejską kontrole w dwóch placówkach handlowych. Kontrole te przeprowadzone zostały w trybie interwencyjnym w związku z rozpatrywaniem przez Wydział otrzymanych sygnałów i petycji dotyczących sprzedaży alkoholu osobom małoletnim i prowadzenia handlu alkoholem w sklepie całodobowym. W toku kontroli omówiono niektóre kwestie formalne i proceduralne dotyczące prowadzenia spraw związanych z funkcjonowaniem CEIDG oraz z zakresu udzielania zezwoleń na sprzedaż alkoholu i egzekwowania opłat za korzystanie z wydanych zezwoleń. Zwrócono się m.in. o uaktualnienie niektórych formularzy udostępnianych zainteresowanym, w tym druku wniosku o udzielenie zezwolenia oraz pouczenia informacyjnego w treści zezwoleń, a także uwzględnienie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego w podstawie prawnej zezwoleń jednorazowych i pouczenia o prawie do wniesienia odwołania. Weryfikacja ilości spraw prowadzonych przez Urząd Miasta i Gminy w okresie II półrocza 2010 r. i I półrocza 2011 r., wykazanych w informacji do MUW, w porównaniu ze stanem faktycznym, ustalonym w toku kontroli, wykazała, że dane dotyczące spraw z zakresu ewidencji działalności gospodarczej (w ilości 3574) i wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów

5 - 5 - alkoholowych (w ilości 600), nie budzą zastrzeżeń. Niektóre kwestie związane z tym zagadnieniem omówione zostały w toku kontroli. Reasumując, realizację zadań w powyższym zakresie w okresie objętym kontrolą ocenia się pozytywnie, z określonymi uchybieniami omówionymi powyżej. Czynności kontrolne łączono z instruktażowym omówieniem niektórych kwestii, zwłaszcza o charakterze formalnoprawnym. Duże znaczenie dla zapewnienia bieżącej, sprawnej obsługi obywateli, którymi są głównie przedsiębiorcy, miało co należy podkreślić wyodrębnienie w strukturze organizacyjnej Urzędu Miasta i Gminy Wydziału ds. Działalności Gospodarczej, a także ustalenie podwójnego zastępstwa pracowników Wydziału, dzięki czemu zapewnia się ciągłą i sprawną obsługę zainteresowanych, w tym zwłaszcza dokonujących czynności zgłoszeniowo-rejestracyjnych w CEIDG za pośrednictwem Urzędu. Mając na uwadze powyższe ustalenia kontroli oraz omówione w jej toku problemy i przekazane wskazania instruktażowe, stosownie do art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) proszę o: 1. Uwzględnianie przy dalszym załatwianiu wniosków o udzielenie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych wymogu wynikającego z art. 11 ust. 3 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (jednolity tekst: Dz. U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447, z późn. zm.) i wydawanie wnioskodawcom potwierdzenia przyjęcia wniosku. 2. Zwracanie uwagi, by wydawane upoważnienia do kontroli placówek handlowych w zakresie przestrzegania zasad i warunków korzystania z udzielonych im zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych odpowiadały wymogom określonym w art. 79a ust. 6 ww. ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, mającym odpowiednie zastosowanie w tym zakresie w myśl art ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (jednolity tekst: Dz. U. z 2012 r., poz. 1356). O sposobie uwzględnienia powyższego proszę poinformować Wydział Infrastruktury Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr inż. arch. Wiesława Radomska-Mostek Zastępca Dyrektora w Wydziale Infrastruktury