PROTOKÓŁ KONTROLI ...

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ KONTROLI sprawdzającej przeprowadzonej w dniach 01 i 04 sierpnia 2008 roku w Urzędzie Miasta Gminy Stryków, ul. Kościuszki 27, Stryków, posiadającym numer statystyczny REGON Kontrolę przeprowadzono na podstawie upoważnienia Wojewody Łódzkiego Nr 81/08 z dnia 31 lipca 2008 roku, wydanego na podstawie art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (jedn. tekst. Dz.U. z 2000 roku., Nr 98, poz.1071 ze zm.) oraz 3 pkt 3 i 9 Regulaminu kontroli przeprowadzanych przez Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 447/2006 Wojewody Łódzkiego z dnia 21 listopada 2006 roku, zmienionego Zarządzeniem Nr 428/2007 z dnia 31 października 2007 roku. Kontrolę przeprowadziła Pani Patrycja Formańska Starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Skarg i Kontroli w Wydziale Organizacji, Nadzoru i Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi. Kontrola miała na celu sprawdzenie wykonania zaleceń i wniosków z kontroli przeprowadzonej w dniach 12 i 13 maja 2004 roku w zakresie organizacji przyjmowania oraz terminowości załatwiania skarg i wniosków w 2003 i 2004 roku do dnia kontroli. Kierownikiem kontrolowanej jednostki jest Pan Andrzej Jankowski Burmistrz Miasta Gminy Stryków (zaświadczenie Miejskiej Komisji Wyborczej w Strykowie potwierdzające wybór na stanowisko Burmistrza z dnia 04 grudnia 2006 roku Zał. Nr 1 do protokołu), natomiast funkcję Przewodniczącego Rady Miejskiej w Strykowie pełni Pan Paweł Kasica (uchwała Nr I/1/2006 Rady Miejskiej w Strykowie z dnia 27 listopada 2006 roku Zał. Nr 2 do protokołu). W toku kontroli wyjaśnień i informacji udzielali: Pani Anna Sasin Sekretarz Miasta Gminy Stryków oraz Pani Zdzisława Kubiak inspektor.

2 Urząd Miasta Gminy Stryków w zakresie spraw będących przedmiotem kontroli działa na podstawie: ustawy z dnia 08 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (jedn. tekst Dz.U z 2001 r., Nr 142, poz.1591 ze zm.); ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (jedn. tekst Dz.U z 2000 r., Nr 98, poz.1071 ze zm.), zwanym dalej Kpa; Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 08 stycznia 2002 roku w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Nr 5, poz.46); Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 112, poz. 1319); Statutu Gminy Stryków; Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Gminy Stryków stanowiącego Zał. do Zarządzenia Nr 115/2007 Burmistrza Miasta Gminy Stryków z dnia 10 grudnia 2007 roku w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miasta Gminy Stryków. Przeprowadzona w dniach 12 i 13 maja 2004 roku kontrola wykazała uchybienia w zakresie organizacji przyjmowania i terminowości załatwiania skarg i wniosków, dlatego też w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 lipca 2004 roku znak PN.IV.0932/21/04 wskazano na: kontynuowanie nadzoru nad terminowością i prawidłowością załatwianych skarg i wniosków; zobowiązanie osoby prowadzącej rejestr do stosowania zapisów 20 Instrukcji Kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych; wprowadzenie dla pism wychodzących w sprawach skarg i wniosków jednolitych haseł klasyfikacyjnych określonych w załączniku do Instrukcji Kancelaryjnej 05 Obsługa prawna, Skargi i Wnioski; rozważenie wprowadzenia zgodnie z art i 4 Kpa zapisu odnośnie dni i godzin przyjęć, co sprecyzowałoby zasady przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków. W toku przeprowadzonej w dniach 01 i 04 sierpnia 2008 roku kontroli sprawdzającej kontrolująca sprawdziła wykonanie zaleceń i wniosków pokontrolnych i ustaliła, co następuje:

3 Odnośnie rejestru skarg i wniosków, kontrolującej okazano dwa rejestry: 1. Rejestr skarg i wniosków OR-0560/2004/2005/2006. OR.0560/2007/2008 (Zał. Nr 3 do protokołu), 2. Rejestr skarg wpływających do Rady Miejskiej w Strykowie od V kadencji ( ) Zał. Nr 4 do protokołu. Ad 1). Rejestr skarg i wniosków oznaczony symbolami OR-0560/2004/2005/2006. OR.0560/2007/2008 obejmuje skargi i wnioski, które wpłynęły w tym okresie do Burmistrza Miasta Gminy Stryków, prowadzony jest od 2004 roku do chwili obecnej, pierwszy wpis z dnia 04 marca 2004 roku, ostatni wpis z dnia 25 czerwca 2008 roku (stan na dzień 01 sierpnia 2008 roku). Poszczególne lata zostały wyraźnie od siebie oddzielone. Między poszczególnymi latami pozostawiono wolną przynajmniej jedną rubrykę w której odnotowano na której pozycji rejestr za dany rok został zakończony. Wpis opatrzony jest datą i parafą pracownika. Opisywany rejestr zawiera następujące rubryki: l.p/ data wpływu/ imię, nazwisko petenta. Nazwa instytucji, redakcji itp./adres petenta instytucji, redakcji itp./ przedmiot odwołania, skargi, wniosku/ data zlecenia załatwienia/ komu zlecono załatwienie (do kogo skargę, wniosek skierowano), termin załatwienia/ data wpływu po załatwieniu/ sposób załatwienia/ data wysłania zawiadomienia/ kogo zawiadomiono/ uwagi. Rubryki są uzupełniane. W 2007 roku zarejestrowano wpływ 3 spraw, zaś w 2008 roku wpływ 4 spraw z tym, że przy sprawie zarejestrowanej pod numerem 4/2008 w rubryce uwagi wpisano adnotację przeniesiono do : odpowiedź na sprawy różne Nr pisma OR.0115/7/08. W celu sprawdzenia kontynuowania nadzoru nad terminowością i prawidłowością załatwianych skarg i wniosków oraz stosowania dla pism wychodzących w sprawach skarg i wniosków jednolitych haseł klasyfikacyjnych, kontroli poddano wszystkie zarejestrowane sprawy i ustalono, co następuje: W rejestrze skarg i wniosków, które wpłynęły do Burmistrza Miasta Gminy Stryków w 2007 roku pod numerem 1/2007 zarejestrowano skargę dotyczącą nieruchomości położonych w obrębie Koźle (gmina Stryków), która została przekazana do Rady Miejskiej w Strykowie przez Wojewodę Łódzkiego przy piśmie z dnia 05 stycznia 2007 roku i wpłynęła do Rady Miejskiej w Strykowie w dniu 11 stycznia 2007 roku. Pismem z dnia 11 stycznia 2007 roku, nie opatrzonym symbolem Rady Miejskiej w Strykowie skierowanym do Burmistrza Miasta Gminy Stryków (Zał. Nr 5 do protokołu) Przewodniczący Rady Miejskiej w Strykowie zwrócił się z prośbą o przygotowanie wyjaśnień w sprawie. Pismem z dnia 16 stycznia 2007 roku, nie opatrzonym

4 symbolem (Zał. Nr 6 do protokołu), Naczelnik Wydziału Rolnictwa, Środowiska i Gospodarki Gruntami, udzielił stosownych wyjaśnień. W aktach sprawy znajduje się Protokół Nr IV z posiedzenia Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Strykowie obytego w dniu 17 stycznia 2007 roku, a także uchwała Nr IV/25/2007 Rady Miejskiej w Strykowie z dnia 31 stycznia 2007 roku w sprawie rozpatrzenia przedmiotowej skargi. Ww. skarga uznana została za bezzasadną. W aktach sprawy znajduje się również dokumentacja skargi będącej wynikiem podjętej przez Radę Miejską w Strykowie uchwały m.in. udzielona po przeprowadzeniu stosownego postępowania wyjaśniającego odpowiedź Wojewody Łódzkiego z dnia 27 kwietnia 2007 roku do skarżącej. Data udzielenia odpowiedzi przez Wojewodę Łódzkiego (27 kwietnia 2007 roku) została wpisana w w rubryce termin załatwienia. W rubryce sposób załatwienia wpisano informacja Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi stwierdzająca, że skarga była bezzasadną. Skarga zarejestrowana pod numerem 2/07 w rejestrze skarg i wniosków wpływających do Burmistrza Miasta Gminy Stryków, dotycząca danych osobowych w ewidencji ludności i nadania numeru porządkowego posesji, wpłynęła do Urzędu w dniu 04 kwietnia 2007 roku. Taka data wpływu została odnotowana w rejestrze. Odpowiedzi skarżącej udzielono w dwóch pismach: podpisanych z up. Burmistrza przez Sekretarz Gminy z dnia 10 kwietnia 2007 roku oznaczonych numerami: OR /07 oraz GKM 7061/26/07 i OR /07. Takie daty udzielenia odpowiedzi skarżącej zostały wpisane również w odpowiedniej rubryce rejestru. Skarga zarejestrowana pod numerem 3/07 w rejestrze skarg i wniosków wpływających do Burmistrza Miasta Gminy Stryków, na pracownika Urzędu, wpłynęła do Urzędu Miasta Gminy Stryków w dniu 12 października 2007 roku. Taka data wpływu odnotowana została w rejestrze. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego (w aktach pisemne wyjaśnienia pracownika na którego została złożona skarga), pismem z dnia 25 października 2007 roku znak OR /2007 Burmistrz udzielił skarżącemu odpowiedzi. Taka data załatwienia sprawy została wpisana w rejestrze w odpowiedniej rubryce. Skarga zarejestrowana w rejestrze pod numerem 1/2008 dotycząca przedłużenia w czasie załatwienia wniosku o wydanie kserokopii z protokołu posiedzenia Rady Miejskiej wpłynęła do Urzędu Miasta Gminy Stryków w dniu 09 maja 2008 roku. Taka data wpływu została odnotowana w rejestrze. Odpowiedź do skarżącego z dnia 23 maja 2008 roku znak OR.0560/1/2008 podpisana przez Burmistrza. Taka data udzielenia odpowiedzi została odnotowana w rejestrze. Odpowiedź udzielona została po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego. W aktach sprawy znajdują się pisemne wyjaśnienia pracownika prowadzącego sprawę. Odpowiedzi udzielono mimo, iż skarga nie zawierała adresu skarżącego, a jedynie podanie imienia i nazwiska oraz stanowiska. Wszystkie

5 rubryki rejestru zostały starannie wypełnione. Nr 2/08 w rejestrze skarg i wniosków wpływających do Burmistrza Miasta Gminy Stryków to złożona, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (jedn. tekst Dz.U. z 2002 r. Nr 154 poz.1270 ze zm.) do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, skarga na bezczynność Burmistrza Miasta Strykowa. Kserokopia skargi wraz z aktami sprawy stanowi Załącznik Nr 7 do protokołu. Skarga zarejestrowana pod numerem 3/2008 w omawianym rejestrze, z dnia 13 czerwca 2008 roku, która wpłynęła do Burmistrza Miasta Gminy Stryków w tym samym dniu, dotyczyła zachowania pracownika Jednostki Robót Publicznych i została przekazana na zasadzie dekretacji do Kierownika tej jednostki. Przy dekretacji nie wpisano daty przekazania sprawy, zaś w rejestrze w rubryce data zlecenia załatwienia wpisano 13 czerwca 2008 roku. Odpowiedzi skarżącemu udzielił Kierownik wspomnianej jednostki w piśmie z dnia 11 lipca 2008 roku. Pismo to zostało przekazane do wiadomości Burmistrzowi Miasta Gminy Stryków. Dokumentacja sprawy stanowi Zał. Nr 8 do protokołu. Sprawa wpisana, do rejestru skarg i wniosków wpływających do Burmistrza Miasta Gminy Stryków, pod numerem 4/2008 dotyczyła zachowania na posiedzeniu Komisji Rady Miejskiej i została przeniesiona do innego rejestru. W rejestrze skarg w rubryce uwagi dokonano stosownej adnotacji. Ad 2). Rejestr skarg wpływających do Rady Miejskiej w Strykowie od V kadencji ( ). Pierwszy wpis z dnia 16 stycznia 2007 roku, ostatni (do dnia kontroli) z dnia 02 czerwca 2008 roku. Sprawy numerowane są w sposób ciągły. Opisywany rejestr zawiera następujące rubryki: lp./ data wpływu do RM/ imię i nazwisko (adres) skarżącego instytucja/ treść skargi/ sposób załatwienia/ uwagi. Rejestr nie zawiera rubryki data załatwienia sprawy. W toku kontroli ustalono, iż w przedmiotowym rejestrze zarejestrowane są również skargi na uchwały Rady Miejskiej w Strykowie (poz. 2 i 3 w rejestrze). Dokumentacja tych skarg stanowi odpowiednio Załączniki Nr 9 i Nr 10 do protokołu. W celu sprawdzenia kontynuowania nadzoru nad terminowością i prawidłowością załatwianych skarg i wniosków oraz stosowania dla pism wychodzących w sprawach skarg i wniosków jednolitych haseł klasyfikacyjnych, kontroli poddano wszystkie zarejestrowane sprawy i ustalono, co następuje: W opisywanym rejestrze pod numerem 1 zarejestrowano, skierowaną do Burmistrza i

6 Przewodniczącego Rady Miejskiej, skargę z dnia 12 grudnia 2006 roku na Naczelnika Wydziału Gospodarki Gruntami, która wpłynęła do Urzędu Miasta - Gminy Stryków i Rady Miejskiej w dniu 16 stycznia 2007 roku. Taka data wpływu została odnotowana w rejestrze. Odpowiedzi skarżącemu udzielił Burmistrz Miasta Gminy Stryków w piśmie z dnia 28 lutego 2007 roku oznaczonym symbolem OR /07 (Zał. Nr 11). W rubryce sposób załatwienia wpisano m.in. datę udzielenia odpowiedzi do skarżącego. Zarejestrowana pod poz.4 skarga na działanie Burmistrza Miasta Gminy Stryków z dnia 28 kwietnia 2008 roku dotycząca planu zagospodarowania przestrzennego, wpłynęła do Rady Miejskiej w Strykowie w dniu 09 maja 2008 roku. Taka data wpływu została odnotowana w rejestrze w rubryce data wpływu do RM. W aktach sprawy znajduje się podpisane przez Przewodniczącego Rady Miejskiej, pismo z dnia 09 maja 2008 roku, nie oznaczone stosownym symbolem, przekazujące kopię skargi do Burmistrza Miasta Gminy Stryków z prośbą o przygotowanie wyjaśnień i przedstawienie ich na posiedzeniu Komisji Rewizyjnej w dniu 15 maja 2008 roku. Odpowiedzi skarżącym udzielił Przewodniczący Rady Miejskiej w Strykowie w piśmie z dnia 03 czerwca 2008 roku oznaczonym symbolem OR/0063-1/1/2008, przesyłając w załączeniu kopię uchwały Rady Miejskiej z dnia 30 maja 2008 roku wraz z uzasadnieniem. W rejestrze w rubryce uwagi wpisano datę podjęcia uchwały przez Radę Miejską w Strykowie, jednak nie wpisano daty załatwienia sprawy. Kolejna pozycja (5) w omawianym rejestrze skarg wpływających do Rady Miejskiej to skarga z dnia 02 czerwca 2008 roku na działanie Burmistrza Miasta Gminy Stryków, która wpłynęła do Rady w dniu 02 czerwca 2008 roku. Taka data wpływu skargi została odnotowana w rejestrze w odpowiedniej rubryce. Pismem Przewodniczącego Rady Miejskiej znak OR/0063-1/2/2008 przedmiotowa skarga została przekazana Burmistrzowi w celu przygotowania wyjaśnień i przedstawienia ich na posiedzeniu Komisji Rewizyjnej. Odpowiedzi skarżącemu udzielił Przewodniczący Rady Miejskiej w Strykowie w piśmie z dnia 01 lipca 2008 roku oznaczonym symbolem OR/0063-1/2/2008, przesyłając w załączeniu kopię uchwały Rady Miejskiej wraz z uzasadnieniem oraz dodatkowe wyjaśnienia w sprawie. W rejestrze w rubryce uwagi wpisano datę podjęcia uchwały oraz datę udzielenia odpowiedzi skarżącemu. Odnośnie dni i godzin przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków ustalono: Urząd Miasta Gminy Stryków czynny jest w godzinach , zaś w wtorki 9.00

7 W Rozdziale X Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Gminy Stryków, zatytułowanym Przyjmowanie skarg i wniosków w 26 wskazano, iż skargi i wnioski przyjmują: Burmistrz, Zastępca Burmistrza, Sekretarz, Skarbnik i Naczelnicy Wydziałów w wyznaczonym terminie. Informacja o dniach i godzinach przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków umieszczona jest w widocznym miejscu na tablicach informacyjnych w urzędzie oraz w Biuletynie Informacji Publicznej. Kontrolująca ustaliła, iż na tablicy informacyjnej przy głównym wejściu do Urzędu Miasta Gminy Stryków umieszczono informację następującej treści: Skargi i wnioski. Burmistrz Miasta - Gminy Stryków przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w pokoju nr 3 (parter) we wtorek w godzinach , czwartek w godzinach Z - ca Burmistrza, Sekretarz, Skarbnik i Naczelnicy Wydziałów przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków: poniedziałek piątek w godz Zgodnie z oświadczeniem Pani Anny Sasin Sekretarza Miasta Gminy Stryków (Notatka służbowa z dnia 01 sierpnia 2008 roku - Zał. Nr 12 do protokołu) interesanci są przyjmowani przez burmistrza na bieżąco lub po uprzednim umówieniu się osobiście lub telefonicznie. Nieprowadzony jest rejestr umawianych spotkań (zapisy na potrzeby własne dokonywane są w kalendarzu. Istnieje możliwość złożenia skargi ustnej bezpośrednio u burmistrza. Takiej sytuacji w roku ubiegłym i obecnym nie odnotowano, w związku z czym brak jest sporządzanych na tę okoliczność protokołów. Odnośnie zasad przyjmowania interesantów przez Przewodniczącego Rady Miejskiej w Strykowie, Pani Zdzisława Kubiak inspektor, w notatce z dnia 04 sierpnia 2008 roku (Zał. Nr 13) oświadczyła: Zgodnie z informacją zamieszczoną w BIP Miasta Gminy Stryków Przewodniczący Rady Miejskiej w Strykowie pełni dyżur w każdy czwartek miesiąca w godzinach w siedzibie Urzędu Miasta Gminy Stryków przy ul. Kościuszki 27 w pok. Nr 27 II p. Interesanci są przyjmowani przez Przewodniczącego Rady na bieżąco lub po uprzednim umówieniu się osobiście lub telefonicznie. Nie jest prowadzony rejestr umawianych spotkań (ewentualne zapisy dokonywane są w kalendarzu w przypadku umawiania spotkania za pośrednictwem pracownika biura RM). Istnieje możliwość złożenia skargi ustnej do protokołu bezpośrednio u Przewodniczącego Rady. Takiej sytuacji w roku ubiegłym i obecnym nie odnotowano, w związku z czym brak jest sporządzanych na te okoliczność protokołów. Na tym protokół zakończono.

8 Integralną cześć protokołu stanowią załączniki: 1. Zaświadczenie Miejskiej Komisji Wyborczej w Strykowie z dnia 04 grudnia 2006 roku; 2. Uchwała Nr I/1/2006 Rady Miejskiej w Strykowie z dnia 27 listopada 2006 roku; 3. Rejestr skarg i wniosków OR-0560/2004/2005/2006. OR.0560/2007/2008; 4. Rejestr skarg wpływających do Rady Miejskiej w Strykowie V kadencji ( ); 5. Pismo Rady Miejskiej w Strykowie z dnia 11 stycznia 2007 roku, skierowane do Burmistrza Miasta Gminy Stryków; 6. Pismo Naczelnika Wydziału Rolnictwa, Środowiska i Gospodarki Gruntami z dnia 16 stycznia 2007 roku; 7. Kserokopia skierowanej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi skargi na bezczynność Burmistrza Miasta Strykowa wraz z aktami sprawy; 8. Dokumentacja sprawy zarejestrowanej w rejestrze skarg wpływających do Burmistrza pod numerem 3/2008; 9. Skarga na uchwałę Rady Miejskiej w Strykowie; 10. Skarga na uchwałę Rady Miejskiej w Strykowie; 11. Pismo Burmistrza Miasta Gminy Stryków z dnia 28 lutego 2007 roku, znak OR /07.; 12. Notatka służbowa sporządzona przez Panią Annę Sasin - Sekretarza Miasta Gminy Stryków z dnia 01 sierpnia 2008 roku; 13. Notatka z dnia 04 sierpnia 2008 roku sporządzona przez Panią Zdzisławę Kubiak inspektora. Na podstawie 21 ust.1 Regulaminu Kontroli przeprowadzanych przez Łódzki Urząd Wojewódzki, kierownikowi podmiotu kontrolowanego przysługuje, przed podpisaniem protokołu, prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie zarządzającemu kontrolę w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Kierownik podmiotu kontrolowanego ma prawo odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 7 dni od daty jego otrzymania pisemne wyjaśnienia tej odmowy. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika podmiotu kontrolowanego nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolującego i realizacji wniosków.

9 Protokół sporządzony został w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden wręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki. Kontrolująca wpisała się do książki kontroli Urzędu Miasta Gminy Stryków pod numerem 3/2008. Stryków, dnia roku. Podpis kierownika jednostki kontrolowanej Podpis kontrolującej...