MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ INFRASTRUKTURY WI-VII JM Kraków, 22 sierpnia 2013 r. Pan Paweł Dziuban Wójt Gminy Łapsze Niżne ul. Jana Pawła II Łapsze Niżne Wystąpienie pokontrolne Wydział Infrastruktury Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, działając w oparciu o art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) i realizując zatwierdzony przez Wojewodę Małopolskiego Plan kontroli zewnętrznych na 2013 r., przeprowadził w dniach 23 i 25 lipca 2013 r. kontrolę problemową w kierowanym przez Pana Wójta Urzędzie Gminy. Kontrolę przeprowadził, na podstawie upoważnień Dyrektora Wydziału Infrastruktury Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, działającego z upoważnienia Wojewody Małopolskiego, Zespół kontrolny z Wydziału Infrastruktury w składzie: 1. Jakub Marcinowski, inspektor wojewódzki, posiadający legitymację służbową nr 27/09, upoważnienie do kontroli nr 32/13 z 22 lipca 2013 r., Przewodniczący Zespołu kontrolnego. 2. Wojciech Zemła, inspektor wojewódzki, posiadający legitymację służbową nr 07/13, upoważnienie do kontroli nr 31/13 z 22 lipca 2013 r. Przedmiotem kontroli objęto: 1. Wykonywanie zadań związanych z ewidencjonowaniem działalności gospodarczej. 2. Realizowanie zadań w zakresie wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Ponadto zakresem kontroli objęto weryfikację informacji Urzędu Gminy o ilości prowadzonych w 2012 r. spraw dotyczących realizacji zadań zleconych z zakresu dotyczącego ewidencjonowania działalności gospodarczej i wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Kontrolą w zakresie podstawowym objęto w szczególności okres od 1 stycznia 2012 r. do 31 grudnia 2012 r., łącząc ją w szerokim zakresie z udzieleniem instruktażu z uwagi na to, że kontrola ta była pierwszą od utworzenia województwa małopolskiego, a ponadto pracownicy odpowiedzialni za załatwianie kontrolowanych spraw legitymują się stosunkowo niedługim stażem w ich prowadzeniu. Ustaleń kontrolnych dokonano opierając się na udostępnionej dokumentacji spraw będących przedmiotem kontroli oraz w oparciu o informacje, których udzielali: 1) Pan Adam Święty, referent ds. obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego (w zakresie spraw związanych z rejestracją działalności gospodarczej w systemie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) i prowadzeniem innych spraw z tego zakresu); ul. Basztowa 22, Kraków * tel * fax

2 - 2-2) Pani Magdalena Sowa, podinspektor ds. obsługi rady gminy i wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych (w zakresie wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych i prowadzenia innych spraw z tym związanych); 3) Pani Irena Grońska, Przewodnicząca Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych (w zakresie kontroli placówek handlowych prowadzących sprzedaż napojów alkoholowych). Realizowanie określonych ustawowo czynności związanych z funkcjonowaniem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej przez Pana Adama Święty, zapisane w ustalonym dla niego Opisie stanowiska pracy i zakresie podstawowych czynności z 1 marca 2012 r., i przez zastępujących go pracowników zgłoszone zostało przez Wójta Gminy m.in. pismem z 29 czerwca 2011 r. do Ministerstwa Gospodarki (dla potrzeb CEIDG), zgodnie z wymogiem art. 26 ust. 4a ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Dzięki ustalonym zastępstwom określonym w zarządzeniu nr W Wójta Gminy z 31 grudnia 2012 r. w sprawie upoważnienia pracowników Urzędu Gminy Łapsze Niżne do załatwiania niektórych spraw z zakresu administracji publicznej oraz zgłoszeniu do Ministerstwa Gospodarki pracowników zastępujących Pana Adama Święty zapewniono ciągłość obsługi zainteresowanych w sprawach rejestracji działalności gospodarczej w systemie CEIDG. Zadania objęte tematyką kontroli były jak ustalono podejmowane i wykonywane, a stan ich realizacji przedstawia się następująco: Ewidencja działalności gospodarczej prowadzona w Urzędzie Gminy do 2011 r. (od jej założenia w styczniu 1989 r.) obejmowała wg stanu końcowego przedsiębiorców, zawierając zarówno wpisy aktualne jak i wykreślone. Oprócz 9 ksiąg ewidencyjnych tworzących ewidencję prowadzoną w formie pisemnej, pomocniczo prowadzono także Skorowidz alfabetyczny przedsiębiorców, ułatwiający korzystanie z samej ewidencji i wyszukiwanie w niej określonych wpisów. 294 wpisy aktualne dotyczące tych przedsiębiorców (łącznie z wpisami o zawieszeniach działalności) przekazane zostały do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej do 31 grudnia 2011 r., a więc z zachowaniem określonego ustawowo terminu przekazania. Wpisów ewidencyjnych aktualnych wg stanu na 1 lipca 2011 r., a wykreślonych w II półroczu tego roku w liczbie ok. 20 nie przekazano do CEIDG. Przeniesienie wpisów do CEIDG poprzedzone zostało jak ustalono przeprowadzeniem na szeroką skalę akcji weryfikacyjno-aktualizacyjnej ewidencji, związanej w dużej części z nadaniem nazwy osiedlu w Niedzicy, oraz założeniem elektronicznej ewidencji, do której wprowadzono aktualne wpisy ewidencyjne. W okresie 2012 r. w trybie ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej złożonych zostało jak ustalono w Urzędzie Gminy 219 wniosków CEIDG-1 o dokonanie wpisów w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, z tego: - 37 o dokonanie nowych wpisów, - 56 o zmianę wpisów, - 23 w sprawie wykreślenia wpisów, - 67 o wpis informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej, - 36 o wpis informacji o wznowieniu działalności gospodarczej. Składane wnioski, po sprawdzeniu ich poprawności i w razie potrzeby po uzupełnieniu wg wskazań instrukcyjnych udzielanych przez przyjmującego je pracownika Urzędu, przekazywane były w wersji elektronicznej w zasadzie niezwłocznie (z określonymi wyjątkami) do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, co stwierdzono m.in. na podstawie wniosków zarejestrowanych w spisie spraw odnośnej teczki aktowej o symbolu 7330, w tym zwłaszcza w poz. 113 do 139. Wnioskodawcom wydawane były kserokopie wypełnionego wniosku z odnotowaniem w nim daty wpływu, natomiast w nielicznych przypadkach wnioskodawcom, których wnioski nie były odręcznie przekazywane do CEIDG przekazywano pisemne potwierdzenia przyjęcia wniosku. Przy dokonywaniu wpisów do CEIDG zainteresowanych instruowano o sposobie korzystania z bazy CEIDG i sporządzania wydruków o dotyczących ich wpisach ewidencyjnych.

3 - 3 - Składającym wnioski o wpis do CEIDG w Urzędzie Gminy sporządzano na ich prośbę wydruki o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Zwracali się o to w większości wnioskodawcy rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej. Niezbędne korekty i uzupełnienia wniosków w razie potrzeby dokonywane były bieżąco przez zainteresowanych jak wcześniej zaznaczono nie tylko w trakcie ich przyjmowania, ale już wcześniej, na etapie sporządzania, przy informacyjno-instruktażowym wsparciu udzielanym przez przyjmującego je pracownika Urzędu. Dzięki temu uniknięto konieczności pisemnego wzywania wnioskodawców do uzupełnienia braków formalnych wniosku i przypadków pozostawienia wniosków bez rozpoznania. W odpowiedzi na zapytania różnych podmiotów udzielano pisemnych informacji (m.in. w formie zaświadczenia) o figurowaniu przedsiębiorców w archiwalnej bazie gminnej ewidencji (wykreślonych z niej bądź przeniesionych do CEIDG), co stwierdzono na przykładzie spraw zarejestrowanych w teczce aktowej z 2012 r. o symbolu W 2012 r. udzielono 11 tego rodzaju informacji. Oprócz tego udzielano informacji ustnych (telefonicznych), odpowiadając w ten sposób na zapytania telefoniczne, których wg danych szacunkowych było około 150 w 2012 r. Wniosków o dokonanie wpisu w CEIDG za pośrednictwem Urzędu Gminy, które złożone byłyby przez osoby zagraniczne, w tym z krajów członkowskich Unii Europejskiej, w roku 2012 nie stwierdzono. W ramach ewidencjonowania działalności gospodarczej w CEIDG rejestrowano także zgłaszane informacje o zawieszeniu działalności gospodarczej lub wznowieniu jej wykonywania. Żadne ze zgłoszeń informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej nie przekraczało maksymalnego okresu zawieszenia, tj. 24 miesięcy. Nikt z rejestrowanych przedsiębiorców jak ustalono nie korzystał z możliwości ewentualnego złożenia za pośrednictwem Urzędu Gminy wniosku o wpis do rejestru działalności regulowanej (który podlegałby przekazaniu do właściwego merytorycznie organu). Akta ewidencyjne obejmujące zwłaszcza wnioski dotyczące wpisów, ich zmian i wykreśleń prowadzone były starannie. Określone czynności pomocnicze związane z prowadzonym rejestrem przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym w zakresie rejestracji spółek jawnych, a dotyczące m.in. udzielania informacji o wysokości obowiązujących opłat, adresie sądu rejestrowego, udostępniania PKD uwzględniane były do realizowania w oparciu o aktualne dane możliwe do pozyskiwania w razie potrzeby w internetowej bazie danych. W 2012 r. nie stwierdzono występowania spraw z tego zakresu. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych następowało z uwzględnieniem limitu sieci punktów sprzedaży napojów alkoholowych powyżej 4,5% alkoholu, ustalonego uchwałą Rady Gminy Łapsze Niżne z 31 marca 2010 r., nr LI-393/10, w sprawie ustalenia liczby punktów sprzedaży napojów alkoholowych zawierających powyżej 4,5 % alkoholu oraz zasad usytuowania na terenie gminy miejsc sprzedaży i podawania napojów alkoholowych. Ustanowiony wymienioną uchwałą limit punktów sprzedaży napojów alkoholowych powyżej 4,5% alkoholu do spożycia poza miejscem sprzedaży w ilości 35 punktów i do spożycia w miejscu sprzedaży w ilości 40 punktów wykorzystany został dotychczas odpowiednio w ilości 24 i 20 punktów. W okresie 2012 r. jak ustalono wydano 24 zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, z tego 8 dla placówek handlowych (detalicznych) i 16 dla placówek gastronomicznych. Poza zezwoleniami stałymi (okresowymi) udzielano także zezwoleń jednorazowych. W okresie 2012 r. udzielono 31 tego rodzaju zezwoleń na sprzedaż alkoholu, w tym 4 dla jednostek OSP. Z treści niektórych wniosków o udzielenie tych zezwoleń wynika, że formułowane były przez organizatorów imprez (podpisywane dodatkowo przez przedsiębiorców, którym te zezwolenia miały być udzielone) i nie zawierały wymaganych danych dot. m.in. przedmiotu działalności gospodarczej, adresu punktu składowania napojów alkoholowych (np. zezwolenia o numerach: OKS , OKS ). Wykaz udzielonych zezwoleń, zawierający określenie

4 - 4 - przedsiębiorcy, adres punktu sprzedaży, rodzaj zezwolenia, naliczenie należnej opłaty, z danymi o wpłatach za korzystanie z zezwoleń), sporządzony odrębnie dla placówek handlowych (detalicznych) i oddzielnie dla placówek gastronomicznych traktowano jako ewidencję wydanych zezwoleń. Zwrócono się o założenie rejestru wydanych zezwoleń (przy wykorzystaniu nabytej w tym celu księgi rejestrowej), co zostało uwzględnione. Decyzji odmownych w przedmiocie wydania zezwoleń na sprzedaż alkoholu nie wydawano. Wydanie zezwoleń stałych (okresowych) na sprzedaż napojów alkoholowych poprzedzane było zasięganiem opinii Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, co stwierdzono na podstawie akt zezwoleń o numerach: C.2012, B.2012, A.2012, B.2012, C.2012, A.2012, B.2012, C Składającym wnioski o udzielenie przedmiotowych zezwoleń jak wynika z akt tych spraw nie wydawano potwierdzenia przyjęcia wniosku, z określeniem w nim informacji dotyczących terminu jego rozpatrzenia i przysługujących środkach odwoławczych (wymaganego w myśl art. 11 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Dla ułatwienia zainteresowanym przedsiębiorcom udostępniano druki-formularze wniosku o wydanie zezwolenia. Zezwolenia na wyprzedaż zinwentaryzowanych zapasów napojów alkoholowych jak ustalono nie były wydawane w okresie objętym kontrolą. W 2012 r. wydano 5 decyzji (m.in.: OKS , OKS , OKS ), którymi stwierdzono wygaśnięcie 12 zezwoleń na sprzedaż alkoholu ze względu na rezygnację z prowadzenia sprzedaży napojów alkoholowych lub z powodu niewniesienia w obowiązującym terminie oświadczenia o wartości sprzedaży napojów alkoholowych za ubiegły rok i opłaty za korzystanie z zezwoleń. Ogółem wg stanu na 31 grudnia 2012 r. aktualnych zezwoleń, w oparciu o które prowadzona była sprzedaż napojów alkoholowych, było 106, z których 50 uprawniało do prowadzenia sprzedaży alkoholu w placówkach handlowych (detalicznych), a 56 w placówkach gastronomicznych. W oparciu o te zezwolenia sprzedaż napojów alkoholowych prowadzona była ogółem w 55 placówkach, z tego 27 handlowych i 28 gastronomicznych. O obowiązku złożenia oświadczenia o wartości sprzedaży napojów alkoholowych (za 2012 r.) i terminach wnoszenia opłat ratalnych za korzystanie z udzielonych zezwoleń przypomniano przedsiębiorcom pismem Wójta Gminy z 12 grudnia 2012 r., z równoczesnym dołączeniem do niego druku-wzoru oświadczenia o wartości sprzedaży alkoholu. W niektórych przypadkach w sprawach indywidualnych stosowano również formę telefonicznego przypomnienia. Przyjmując oświadczenia, z udzielaniem przy tym niezbędnych informacji i wyjaśnień, weryfikowano równocześnie i sprawdzano prawidłowość naliczenia opłat. Terminowość i wysokość wnoszonych ratalnie opłat (do 31 stycznia, do 31 maja i do 30 września) bieżąco monitorowano, odnotowując w prowadzonym i bieżąco aktualizowanym wykazie przedsiębiorców posiadających zezwolenia dane o dokonywanych okresowo wpłatach za korzystanie z zezwoleń w terminach płatności poszczególnych rat. W okresie 2012 r. wydano 15 zaświadczeń o wniesieniu opłat za korzystanie z zezwoleń, rejestrując je w teczce aktowej o symbolu 7340, w podteczce 4 (m.in. w poz. 1, 2, 3, 5,6,7). W okresie 2012 r. jak ustalono prowadzone były na terenie Gminy kontrole placówek handlowych (detalicznych) i gastronomicznych w zakresie przestrzegania zasad i warunków korzystania z udzielonych im zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Kontrolami tymi, przeprowadzonymi przez członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, objęto 7 punktów sprzedaży alkoholu. Podstawą do prowadzenia kontroli były imienne upoważnienia wydane (dla członków GKRPA) przez Wójta Gminy. Zwrócono się o poszerzenie ich zakresu o dane określone w art. 79a ust. 6 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, co zostało uwzględnione. O zamiarze przeprowadzenia kontroli zawiadamiano pisemnie przedsiębiorców, co stwierdzono m.in. na podstawie akt sprawy o znaku RPA

5 - 5 - Weryfikacja ilości spraw prowadzonych przez Urząd Gminy w okresie 2012 r., podanych w informacji do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego, w porównaniu ze stanem faktycznym, ustalonym w toku kontroli, nie wykazała w zasadzie rozbieżności w tym zakresie. W pozycji wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przekazanymi danymi objęto tylko wydane zezwolenia, co wg uzyskanej informacji było wynikiem przyjętego sposobu ujmowania spraw. Niektóre kwestie związane z tym zagadnieniem omówione zostały w toku kontroli. Reasumując, realizację zadań w powyższym zakresie w okresie objętym kontrolą ocenia się pozytywnie, z pewnymi uwagami (uchybieniami) omówionymi powyżej. Czynności kontrolne łączono z instruktażowym omówieniem niektórych kwestii, zwłaszcza o charakterze formalnoprawnym. Ze strony prowadzących sprawy objęte kontrolą, podejmowane są co zauważono duże starania w celu zapewnienia sprawnego i należytego ich załatwiania. Obsługa zainteresowanych osób, w tym zwłaszcza dokonujących czynności rejestracyjnych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) za pośrednictwem Urzędu Gminy, zapewniona jest w sposób ciągły i łączona jest z udzielaniem przedsiębiorcom informacji dotyczących sposobu korzystania z bazy ewidencyjnej CEIDG. Do zapewnienia sprawnej obsługi przedsiębiorców przyczynia się także ustalone w szerokim zakresie zastępstwo oraz zgłoszenie do Ministerstwa Gospodarki (dla potrzeb CEIDG) nie tylko pracownika odpowiedzialnego za wykonywanie czynności związanych z rejestracją przedsiębiorców w systemie CEIDG, ale również zastępujących go pracowników Urzędu Gminy. Mając na uwadze ustalenia kontroli oraz omówione w jej toku problemy i przekazane wskazania instruktażowe, stosownie do art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), proszę o: 1. przekazanie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej danych dotyczących wpisów ewidencyjnych aktualnych wg stanu na 1 lipca 2011 r., a wykreślonych z gminnej Ewidencji działalności gospodarczej w okresie II półrocza 2011 r. 2. egzekwowanie od podmiotów, którym wydawane są jednorazowe zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, aby w każdym przypadku wnoszone przez nich wnioski zawierały w pełnym zakresie wymagane dane określone w art. 18 ust. 5, z zastrzeżeniem postanowienia art ust. 1 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (jednolity tekst: Dz. U. z 2012 r., poz. 1356, z późn. zm.). 3. wydawanie wnioskodawcom potwierdzenia przyjęcia wniosku o udzielenie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, spełniając wymóg wynikający z art. 11 ust. 3 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (jednolity tekst: Dz. U. z 2013 r., poz. 672, z późn. zm.). O sposobie uwzględnienia powyższego proszę poinformować Wydział Infrastruktury Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr inż. arch. Wiesława Radomska-Mostek Zastępca Dyrektora w Wydziale Infrastruktury