FB-IV Łódź, dnia 29 października 2018 r. SPRAWOZDANIE

Transkrypt

1 1 WOJEWODA ŁÓDZKI FB-IV Łódź, dnia 29 października 2018 r. Pani Renata Szafrańska Wójt Gminy Wodzierady SPRAWOZDANIE z kontroli finansowej przeprowadzonej w trybie uproszczonym w Gminie Wodzierady, Wodzierady 24, Wodzierady w okresie od dnia 22 sierpnia 2018 r. do dnia 29 października 2018 r., w tym w siedzibie jednostki kontrolowanej w dniach: 22 sierpnia oraz 6 i 7 września 2018 r., przez Panią Martę Gajdę inspektora w Wydziale Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniącą funkcję kierownika zespołu kontrolerów oraz Panią Monikę Żaczek-Ruda starszego specjalistę w Wydziale Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, na podstawie upoważnień odpowiednio Nr 26/1/2018 oraz Nr 26/2/2018 z dnia 17 sierpnia 2018 r. wydanych przez Dyrektora Wydziału Finansów i Budżetu z upoważnienia Wojewody Łódzkiego. Zakres kontroli: a) przedmiot: prawidłowość ustalenia przez gminę kwoty wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego według stanu na dzień 31 grudnia 2016 r., która stanowiła podstawę do wyliczenia kwoty zwrotu z budżetu państwa części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r., przekazanej gminom w 2017 roku z budżetu Wojewody Łódzkiego w formie dotacji celowej na realizację zadań własnych gmin. b) okres objęty kontrolą: od dnia r. do dnia r. [akta kontroli, str. 1-26] ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI Łódź, ul. Piotrkowska 104 tel. +48 (42) , +48 (42) , fax +48 (42) , Administratorem danych osobowych jest Wojewoda Łódzki. Dane przetwarzane są w celu realizacji czynności urzędowych. Masz prawo do dostępu, sprostowania, ograniczenia przetwarzania danych. Więcej informacji znajdziesz na stronie w zakładce ochrona danych osobowych.

2 2 OPIS STANU FAKTYCZNEGO 1. Wójtem Gminy Wodzierady w okresie objętym kontrolą oraz obecnie jest Pani Renata Szafrańska (od 16 listopada 2014 r.). W skład Gminy Wodzierady wchodzi 20 sołectw. Ich wykaz, zgodnie z 7 pkt 2 Statutu Gminy Wodzierady z dnia 26 września 2014 r., zawiera załącznik nr 3 do Statutu Gminy Wykaz jednostek pomocniczych gminy Wodzierady. [akta kontroli, str ] 2. Uchwałą Nr XXXI/328/2014 Rady Gminy Wodzierady z dnia 27 marca 2014 r. wyrażono zgodę na wyodrębnienie w budżecie Gminy Wodzierady środków stanowiących fundusz sołecki w roku budżetowym 2015, tj. zgodnie z wymogami art. 2 ust.1 ustawy o funduszu sołeckim 1. Zgodnie z pismem Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji Nr DAP.WSUST z dnia 19 lipca 2017 r. oraz uchwałą Nr 15/97/2014 z dnia 23 kwietnia 2014 r. Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi uchwała o wyrażeniu zgody na wyodrębnienie funduszu ma zastosowanie do kolejnych lat budżetowych następujących po roku, w którym została podjęta ( ) i będzie obowiązywała do momentu zmiany decyzji przez radę gminy. Wykonanie uchwały powierzono Wójtowi Gminy. [akta kontroli, str ] 3. Liczbę mieszkańców poszczególnych sołectw Gminy Wodzierady według stanu na dzień 30 czerwca 2015 r. określono w dokumencie pod nazwą Statystyka ludności na r., tj. łącznie osób. [akta kontroli, str ] 4. Kontrolerzy ustalili, że kwota bazowa (K b ), będąca jednym z elementów służących do obliczenia wysokości środków przypadających na dane sołectwo, została obliczona prawidłowo, tj. zgodnie z treścią art. 3 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim 2 jako iloraz wykonanych dochodów bieżących danej gminy, o których mowa w przepisach o finansach publicznych, za rok poprzedzający rok budżetowy o dwa lata oraz liczbę mieszkańców zamieszkałych na obszarze danej gminy, według stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy o dwa lata, ustalonej przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego i wyniosła 2 978,51 zł. 1 Ustawa z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2014 r., poz. 301 ze zm.), 2 patrz przypis 1,

3 3 5. Do obliczenia kwoty bazowej, Gmina Wodzierady przyjęła prawidłową liczbę mieszkańców zamieszkałych na terenie gminy na dzień r., tj. podaną przez GUS i wynoszącą osoby (L m ) oraz prawidłową wysokość wykonanych dochodów bieżących gminy wynikającą z kwartalnego sprawozdania Rb-NDS o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego sporządzonego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2014 r. w wysokości ,33 zł. [akta kontroli, str ] 6. Kontrolerzy stwierdzili, że wysokość środków funduszu sołeckiego przypadających dla poszczególnych sołectw została obliczona prawidłowo, tj. zgodnie z wzorem określonym w art. 3 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim: F=(2+L m /100) x K b i wyniosła łącznie ,91 zł, co zaprezentowano w poniższym zestawieniu: L.p. Nazwa sołectwa Liczba mieszkańców określona na podstawie rejestru mieszkańców prowadzonego przez gminę Wysokość środków przeznaczonych na dane sołectwo, obliczona zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim F=(2+lm/100)xKb Chorzeszów ,93 2 Czarnysz ,48 3 Dobków ,98 4 Dobruchów ,53 5 Hipolitów ,15 6 Jesionna ,20 7 Józefów ,46 8 Kiki ,01 9 Kwiatkowice ,89 10 Leśnica ,41 11 Magdalenów ,39 12 Magnusy ,09 13 Piorunów ,82 14 Przyrownica ,38 15 Stanisławów ,70 16 Wandzin ,85 17 Wodzierady ,23 18 Wola Czarnyska ,90 19 Wrząsawa ,41

4 4 20 Włodzimierz ,11 Razem: ,92 [akta kontroli, str ] 7. Kontrolującym okazano pisma z dnia 20 lipca 2015 r., skierowane do 20 sołtysów, zawierające informacje Wójta Gminy Wodzierady o wysokości funduszu sołeckiego przypadającej dla poszczególnych sołectw na 2016 r. Powyższe pisma zostały odebrane przez sołtysów osobiście, co pozwala na ustalenie, że informacje te zostały przekazane sołtysom w terminie wynikającym z art. 3 ust. 2 ustawy o funduszu sołeckim 3, tj. do 31 lipca 2015 r. [akta kontroli, str ] Wysokość środków przypadających dla poszczególnych sołectw w ramach funduszu sołeckiego na 2016 rok, podana w informacjach Wójta Gminy Wodzierady, została właściwie obliczona, tj. zgodnie z wzorem wynikającym z art. 3 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim 4. [akta kontroli, str ] 8. Wnioski o przyznanie w 2015 r. środków z funduszu sołeckiego złożyło 20 sołectw Gminy Wodzierady. Łączna wartość szacunkowa przedsięwzięć przewidzianych do realizacji w ww. wnioskach wynosiła ,78 zł i była niższa od łącznej kwoty środków przypadających na te sołectwa, określonych w pismach informujących sołtysów o kwotę 121,14 zł. Wnioski 20 sołectw zostały złożone w terminie określonym w art. 5 ust. 4 ustawy o funduszu sołeckim 5, tj. do dnia 30 września 2015 r. i zawierały informacje, o których mowa w art. 5 ust. 2 i 3 ww. ustawy, tj.: określenie rodzaju przedsięwzięcia, kwotę oraz uzasadnienie. Do wniosków dołączono uchwały zebrań wiejskich, protokoły z ich przebiegu oraz listę obecności mieszkańców. [akta kontroli, str ] 9. Uchwałą Nr XIV/152/2016 Rady Gminy Wodzierady z dnia 22 stycznia 2016 roku uchwalono budżet Gminy Wodzierady na 2016 rok. W 16 ww. uchwały ustalono plan 3 patrz przypis 1, 4 patrz przypis 1, 5 patrz przypis 1,

5 5 wydatków na przedsięwzięcia realizowane w ramach funduszu sołeckiego w podziale na sołectwa, zgodnie z załącznikiem nr 11, w którym określono łączną wysokość wydatków z funduszu sołeckiego w kwocie ,00 zł. W toku kontroli ustalono, że w przypadku 9 sołectw kwota wydatków zaplanowana w uchwale budżetowej gminy była wyższa od wysokości środków obliczonej zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim oraz od kwoty środków wynikających ze złożonych przez sołtysów wniosków do Wójta o łączną kwotę 126,45 zł, co zaprezentowano w poniższym zestawieniu: L.p. Nazwa sołectwa Kwota środków wynikająca ze złożonych przez sołtysów wniosków do Wójta (w zł) Kwota planowanych wydatków wynikająca z uchwały budżetowej gminy (w zł) Różnica (w zł) (kol. 4 - kol. 3) Chorzeszów , ,00 0,07 2 Czarnysz 7 833, ,00 0,52 3 Dobków 8 041, ,00 0,02 4 Józefów 9 084, ,00 0,54 5 Kwiatkowice , ,00 124,57 6 Piorunów 8 756, ,00 0,18 7 Stanisławów 7 803, ,00 0,30 8 Wandzin 7 088, ,00 0,15 9 Wola Czarnyska , ,00 0,10 Razem: , ,00 126,45 Zgodnie z wyjaśnieniami Skarbnika Gminy Wodzierady z dnia r.: ( ) środki do dyspozycji poszczególnych sołectw podane w groszach zostały wprowadzone do budżetu gminy w pełnych złotych.

6 6 Kontrolerzy ustalili, że powyższe uchybienie nie skutkowało sfinansowaniem ze środków funduszu sołeckiego wydatków w wysokości wyższej niż wysokość obliczona dla danego sołectwa zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim. 10. W toku kontroli stwierdzono, że plan wydatków na przedsięwzięcia realizowane w ramach funduszu sołeckiego w roku 2016 Załącznik nr 11 do ww. uchwały jest zgodny z zakresem rzeczowym wskazanym w złożonych przez poszczególne sołectwa wnioskach. [akta kontroli, str ] 11. W trakcie roku budżetowego 6 sołectw złożyło wnioski o zmianę przedsięwzięć lub ich zakresu w ramach funduszu sołeckiego na 2016 r. Wszystkie zmiany zostały złożone w ustawowym terminie i znalazły odzwierciedlenie w Uchwałach Rady Gminy Wodzierady w sprawie zmian w budżecie gminy Wodzierady na 2016 rok. Bez zmian pozostała natomiast kwota środków przypadających na każde z sołectw zaplanowana w uchwale budżetowej. Możliwość zmiany przedsięwzięć przewidzianych do realizacji w ramach funduszu sołeckiego lub ich zakresu określa art. 7 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim 6, zgodnie z którym W trakcie roku budżetowego, jednakże nie wcześniej niż po uchwaleniu budżetu gminy na dany rok i nie później niż do dnia 31 października danego roku budżetowego, sołectwo może złożyć do wójta (burmistrza, prezydenta miasta) wniosek o zmianę przedsięwzięć lub ich zakresu przewidzianych do realizacji w ramach funduszu sołeckiego.. Zgodnie z dyspozycją art. 7 ust. 2 ww. ustawy wniosek, o którym mowa w ust. 1, nie może prowadzić do przekroczenia środków przyznanych pierwotnie w uchwale budżetowej. Kontrolujący stwierdzili, że na wnioskach o zmianę przedsięwzięć sołectw Hipolitów z dnia r. i r., Dobruchów z dnia r. i Leśnica z dnia r. nie zamieszczono daty wpływu do urzędu gminy. Zgodnie z wyjaśnieniami Wójta Gminy Wodzierady z dnia r. ( )W/w wnioski zostały niezwłocznie przekazane przez sołtysów do urzędu gminy Wodzierady, bezpośrednio do pracownika zajmującego się merytoryczną obsługą funduszy sołeckich z pominięciem sekretariatu gminy. Po uwzględnieniu wniosku sołectwa Hipolitów z dnia 23 września 2015 r. został przygotowany projekt Uchwały Budżetowej Gminy Wodzierady na 2016 rok. Pozostałe zmiany wydatków funduszy sołeckich dla Hipolitowa, Dobruchowa i Leśnicy zostały 6 patrz przypis 1,

7 7 uwzględnione w Uchwale Rady Gminy Nr XV/169/2016 z dnia 22 marca 2016 r. w sprawie zmian w budżecie gminy na 2016 rok. W związku ze złożeniem ww. wniosków Rada Gminy Wodzierady dokonała zmian w budżecie Gminy Wodzierady na rok 2016 uchwałą nr XV/169/2016 z dnia 22 marca 2016 r. polegających na: - zmniejszeniu kwoty w dziale 921, rozdziale o 1500 zł i przesunięciu tej kwoty do działu 600, rozdział (sołectwo Dobruchów); - zmianie zadania Modernizacja nawierzchni drogi gminnej w m. Leśnica (kontynuacja zadania inwestycyjnego) na zadanie Zakup tłucznia w celu utwardzenia dróg wskazanych na obszarze sołectwa (sołectwo Leśnica); - zmianie zadania Wykonanie dokumentacji na modernizację dachu przy świetlicy wiejskiej OSP Zalesie na rzecz zadania Zakup tłucznia w celu utwardzenia dróg wskazanych na obszarze sołectwa (sołectwo Hipolitów). [akta kontroli, str , ] 12. Gmina Wodzierady sfinansowała w 2016 roku w ramach funduszu sołeckiego wydatki 20 sołectw w łącznej wysokości ,57 zł, co stanowiło 99,91 % wydatków zaplanowanych na ten cel w uchwale budżetowej ( ,00 zł). Odnosząc wykonane przez Gminę Wodzierady wydatki poniesione w ramach funduszu sołeckiego do wysokości środków przeznaczonych na dane sołectwa w 2016 r., obliczonych zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim 7 oraz kwot planowanych wydatków wynikających z uchwały budżetowej, sporządzono poniższe zestawienie: L.p. Nazwa sołectwa Kwota planowanych wydatków wynikająca z uchwały budżetowej gminy po zmianach (w zł) Kwota wydatków sfinansowanych ze środków z funduszu sołeckiego (w zł) % wykonanych wydatków Chorzeszów , ,71 99,96% 2 Czarnysz 7 834, ,35 99,48% 7 patrz przypis 1,

8 8 3 Dobków 8 042, ,50 99,83% 4 Dobruchów , ,51 99,88% 5 Hipolitów , ,33 99,99% 6 Jesionna 7 595, ,04 99,97% 7 Józefów 9 085, ,23 99,91% 8 Kiki 9 978, ,05 99,97% 9 Kwiatkowice , ,60 99,86% 10 Leśnica , ,72 99,92% 11 Magdalenów 8 816, ,76 99,80% 12 Magnusy 9 412, ,00 100,00% 13 Piorunów 8 757, ,05 99,98% 14 Przyrownica 9 233, ,50 99,83% 15 Stanisławów 7 804, ,00 100,00% 16 Wandzin 7 089, ,00 100,00% 17 Wodzierady , ,19 99,92% 18 Wola Czarnyska , ,00 99,99% 19 Wrząsawa 7 982, ,00 100,00% 20 Włodzimierz , ,03 99,96% Razem: , ,57 99,91% Z powyższego zestawienia wynika, że wydatki poszczególnych sołectw nie przekroczyły kwot zaplanowanych w uchwale budżetowej na 2016 rok. 13. W toku kontroli ustalono, że środki zaplanowane w ramach funduszu sołeckiego na przedsięwzięcia określone w uchwale budżetowej gminy na rok 2016 nie zostały w pełni wydatkowane w poniżej wskazanych sołectwach, w następujących kwotach: Chorzeszów 5,29 zł, Czarnysz 40,65 zł, Dobków 13,50 zł, Dobruchów 15,49 zł, Hipolitów 0,67 zł, Jesionna 1,96 zł, Józefów 7,77 zł, Kiki 2,95 zł, Kwiatkowice 32,40 zł,

9 9 Leśnica 11,28zł, Magdalenów 17,24 zł, Piorunów 1,95 zł, Przyrownica 15,50 zł, Wodzierady 12,81 zł, Wola Czarnyska 1,00 zł, Włodzimierz 35,97 zł, Razem 216,43 zł. 14. Wykonanie wydatków skontrolowano w oparciu o faktury i rachunki wystawione przez wykonawców realizujących przedsięwzięcia poszczególnych sołectw. Kontroli poddano 100% dowodów źródłowych. Kontrolujący stwierdzili, że wydatki sfinansowane z funduszu sołeckiego, uchwalonego na 2016 r., zostały poniesione w obrębie roku W 9 przypadkach stwierdzono, że zapłata za faktury nastąpiła po upływie terminu płatności wskazanym na dowodzie źródłowym. Zgodnie z oświadczeniem Skarbnika Gminy Wodzierady z dnia r. nie skutkowało to naliczeniem odsetek za zwłokę. Kontrolerzy stwierdzili również następujące uchybienia: - w przypadku FV nr 31/2016 wystawionej na łączną kwotę 437,00 zł za wykonanie i montaż rolet okiennych wydatki zakwalifikowano do 4210 zamiast do 4300 (sołectwo Czarnysz); - w przypadku rachunku nr 1/16 wystawionego na łączną kwotę 3 600,00 zł za ułożenie glazury i terakoty na ścianach w łazienkach oraz na podłogach w przedpokoju i kuchni w świetlicy wiejskiej wydatki zakwalifikowano do 4210 zamiast do 4300 (sołectwo Dobków); Jak wynika z wyjaśnień Skarbnika Gminy z dnia r.: W wydatkach Gminy Wodzierady wykonanych w ramach wydzielonego funduszu sołeckiego na 2016 rok powyższe faktury zostały błędnie zaewidencjonowane w 4210 zakup materiałów i wyposażenia klasyfikacji budżetowej zamiast w 4300 zakup usług pozostałych. Biorąc pod uwagę powyższe stwierdzono, że kwota wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego przez poszczególne sołectwa i następnie wyszczególniona we wniosku złożonym do Wojewody Łódzkiego znajduje odzwierciedlenie w dowodach źródłowych przedłożonych przez jednostkę.

10 10 W wyniku porównania treści faktur oraz opisów merytorycznych zawartych na fakturach z określonymi we wnioskach złożonych przez sołectwa zakresami przedsięwzięć przewidzianymi do realizacji w ramach środków funduszu sołeckiego, kontrolujący stwierdzili, zgodność zrealizowanych zadań z określonymi we wnioskach w przypadku wszystkich 20 sołectw. [akta kontroli, str ] 15. Wójt Gminy Wodzierady złożył w dniu 23 maja 2017 r. wniosek o zwrot z budżetu państwa części wydatków gminy wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w terminie wynikającym z 4 ust. 1 rozporządzenia 8, tj. do 31 maja 2017 r. [akta kontroli, str ] Zamieszczona we wniosku kwota wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r., wynosząca ,57 zł, była zgodna z kwotą wydatków wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku Obliczona w oparciu o art. 3 ust. 8 ustawy o funduszu sołeckim 9 kwota zwrotu z budżetu państwa części wydatków wykonanych w 2016 r. wynosiła ,53 zł. [akta kontroli, str ] Decyzją Wojewody Łódzkiego z dnia 28 sierpnia 2017 r. FB-I przyznana została na 2017 rok dla Gminy Wodzierady dotacja celowa w dziale 758, rozdziale 75814, 2030 w kwocie ,12 zł oraz 6330 w kwocie ,41 zł, przeznaczona na zwrot części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r., która stanowiła 35,654% poniesionych przez gminę wydatków, stosownie do zapisów art. 3 ust. 8 ww. ustawy oraz informacji przekazanej przez Ministra Administracji i Cyfryzacji w piśmie nr DAP-WSUST z dnia 14 września 2015 r. [akta kontroli, str ] 8 Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie wzorów informacji przekazywanych przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) i wojewodę, trybu zwrotu części wydatków gmin wykonanych w ramach funduszu sołeckiego oraz wzoru wniosku o ten zwrot (Dz. U. z 2014 r., poz. 916 ze zm.), 9 patrz przypis 1.

11 11 Środki dotacji w łącznej kwocie ,53 zł, przeznaczonej na zwrot części wydatków Gminy Wodzierady, wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r. wpłynęły na rachunek bankowy gminy w dniu r. (WB Nr 161/2017). [akta kontroli, str ] OCENA Wykonanie zadań w zakresie ustalenia przez Gminę Wodzierady kwoty wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego według stanu na dzień 31 grudnia 2016 r., która stanowiła podstawę do wyliczenia kwoty zwrotu z budżetu państwa części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2017 r. ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. WNIOSKI I ZALECENIA W celu usunięcia opisanych w pkt. 9 i 14 niniejszego sprawozdania uchybień i nieprawidłowości, Gmina Wodzierady powinna: a) ujmować w uchwale budżetowej wydatki do sfinansowania z funduszu sołeckiego w kwotach nie przewyższających kwot wynikających ze złożonych przez sołectwa wniosków oraz w wysokości wynikającej z postanowień art. 3 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim 10. b) przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 lutego 2014 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych 11, a w szczególności ujmowania wydatków we właściwych paragrafach klasyfikacji budżetowej; c) przestrzegać terminów płatności wynikających z dowodów źródłowych (faktur, rachunków bądź umów z kontrahentami) w celu uniknięcia zapłaty ewentualnych odsetek za opóźnienie w zapłacie. 10 patrz przypis 1 11 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 lutego 2014 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz ze zm.)

12 12 Jednocześnie informuję, że stosownie do zapisów 53 ust. 4 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi 12 Wójt Gminy Wodzierady w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania niniejszego sprawozdania ma prawo przedstawić do niego stanowisko. Nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli. Z up. Wojewody Łódzkiego Anna Rośniak DYREKTOR WYDZIAŁU FINANSÓW I BUDŻETU 12 Regulamin Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi (załącznik do Zarządzenia Wojewody Łódzkiego z dnia 12 stycznia 2018 r., Nr 3/2018).