WOJEWODA ŁÓDZKI Łódź, 22 czerwca 2016 r. FN-VII WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI Łódź, 22 czerwca 2016 r. FN-VII Pan Andrzej Kwiatkowski Łódzki Wojewódzki Inspektor Ochrony Roślin i Nasiennictwa WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1, zwanej dalej ustawą o kontroli, oraz art. 175 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2, zwanej dalej ustawą o finansach publicznych, służby finansowe Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi podległe Wojewodzie Łódzkiemu w składzie: Teresa Kuźnik inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów, Maria Olesińska inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu, pełniąca funkcję członka zespołu kontrolnego, na podstawie upoważnień do przeprowadzenia kontroli odpowiednio Nr 5/1/2016 i Nr 5/2/2016 z 9 marca 2016 r. wydanych z upoważnienia Wojewody Łódzkiego, przeprowadziły w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Łodzi, ul. Siewna 13a, Łódź, w okresie od r. do r. kontrolę finansową, w tym w siedzibie jednostki kontrolowanej w dniach: 10, 15, 21, 30 i 31 marca oraz 1 i 6 kwietnia 2016 r. Zakres kontroli, to jest przedmiot i okres objęty kontrolą: 1) przedmiot: przestrzeganie w toku wykonywania budżetu realizacji ogółu działań kontroli zarządczej podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań, w zakresie: a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 1 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). 2 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI Łódź, ul. Piotrkowska 104 tel. +48 (42) , +48 (42) , fax +48 (42) ,

2 2 b) zaciągania zobowiązań finansowych i ich zapłaty, c) dokonywania wydatków budżetowych z uwzględnieniem przepisów dotyczących zamówień publicznych, d) wiarygodności sprawozdań. 2) okres objęty kontrolą: od r. do r. Działalność jednostki w badanym okresie, w zakresie przedmiotu kontroli ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. I. Informacje ogólne Wojewódzki Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Łodzi, zwany dalej WIORiN w Łodzi, działa na podstawie Statutu stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 201/2010 Wojewody Łódzkiego z dnia 30 czerwca 2010 r. oraz Regulaminu Organizacyjnego, zatwierdzonego przez Wojewodę Łódzkiego 28 września 2012 r. WIORiN w Łodzi jest aparatem pomocniczym obsługującym Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Łodzi, zwanego dalej Wojewódzkim Inspektorem, oraz stanowi jednostkę budżetową wchodzącą w skład rządowej administracji zespolonej w województwie łódzkim, podlegającą zwierzchnictwu Wojewody Łódzkiego. Komórkami organizacyjnymi Wojewódzkiego Inspektoratu są Delegatury i Oddziały. Łódzkim Wojewódzkim Inspektorem Ochrony Roślin i Nasiennictwa w okresie objętym kontrolą był Pan Stefan Szczotka, obecnie Wojewódzkim Inspektorem jest Pan Andrzej Kwiatkowski. Wojewódzki Inspektor ma kompetencje do wykonywania zadań m.in. jako organ rządowej administracji zespolonej w województwie pod zwierzchnictwem Wojewody oraz jako dysponent III stopnia środków w ramach budżetu Wojewody. Wojewódzki Inspektorat ponosi wydatki w dziale 010 Rolnictwo i Łowiectwo, rozdziale Inspekcja Ochrony Roślin i Nasiennictwa. Wykonane przez WIORiN w Łodzi w 2015 r. wydatki budżetowe stanowiły ogółem kwotę ,04 zł (dane wykazane w sprawozdaniu Rb-28 za roczny okres sprawozdawczy, tj , potwierdzone zapisami w ewidencji księgowej za okres od na stronie Ma konta 130 Rachunek bieżący jednostki ). [dowód: akta kontroli, str oraz 405]

3 3 II. Szczegółowy zakres kontroli Kontroli poddano: 1. Dokumentację WIORiN w Łodzi regulującą zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do zagadnień finansowych w zakresie jej zgodności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, w tym: 1) Zarządzenie Nr 8/2012 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa z dnia 7 sierpnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia procedury kontroli zarządczej, składania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Łodzi, 2) Zarządzenie Nr 17/2010 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa z dnia 31 grudnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości obowiązujących w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Łodzi, w tym określone w załączniku Nr 1 Zasady prowadzenia ewidencji finansowo-księgowej, 3) Zarządzenie Nr 18/2010 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa z dnia 31 grudnia 2010 r. w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Łodzi, 4) Zarządzenie Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa Nr 2/2014 z dnia 15 maja 2014 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień na usługi, dostawy i roboty budowlane o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w PLN równowartości kwoty netto EURO, 5) Zarządzenie Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa Nr 12/2007 z dnia r. w sprawie powołania stałej Komisji przetargowej w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Łodzi oraz wprowadzenia w życie regulaminu pracy komisji; [dowód: akta kontroli, str oraz ] 2. Prawidłowość przestrzegania procedur w trakcie realizacji zadań związanych z dokonywaniem wydatków, w zakresie: 1) procesu planowania wydatków w oparciu o: plan finansowy wydatków WIORiN w Łodzi wraz z jego zmianami wprowadzonymi 7 decyzjami Wojewody Łódzkiego, ewidencję księgową prowadzoną na koncie 980 Plan finansowy wydatków budżetowych ; [dowód: akta kontroli, str ]

4 4 2) stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych 3, zwanej dalej ustawą Pzp, poddając analizie dokumentację dotyczącą postępowania przetargowego przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, którego przedmiotem był zakup paliw do samochodów służbowych w systemie bezgotówkowym, w tym: notatkę służbową specjalisty ds. administracyjno-technicznych dotyczącą ustalenia szacunkowej wartości ww. zamówienia, Ogłoszenie o zamówieniu, Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, Dokumenty i oświadczenia złożone przez Wykonawcę, Protokół postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, oświadczenia wymagane przez art. 17 ustawy Pzp złożone przez osoby wykonujące czynności w ww. postępowaniu o udzielenie zamówienia i kierownika Zamawiającego, umowę Nr 6 WAD zawartą 2 marca 2015 r. z Wykonawcą, Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia; [dowód: akta kontroli, str ] 3) ujmowania w ewidencji księgowej wszystkich etapów poprzedzających poniesienie wydatków w oparciu o ewidencję księgową prowadzoną na kontach: 980 Plan finansowy wydatków budżetowych, 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, 201 Rozrachunki z dostawcami, 225 Rozrachunki z budżetami, 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami ; 4) dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki w oparciu o dowody źródłowe (faktury, rachunki, polecenia księgowania, polecenia wyjazdu służbowego i inne) będące podstawą poniesienia wydatków w miesiącu czerwcu 2015 r. na łączną kwotę ,36 zł w liczbie 145 sztuk; 5) prawidłowości i kompletności naniesionych dekretacji na dokumentach będących podstawą dokonania wydatków w oparciu w wymienione w pkt 4) dowody, w tym 3 Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164).

5 5 wskazanie zastosowanego trybu udzielenia zamówienia publicznego, zakwalifikowania wydatku jako wydatku strukturalnego oraz dokonania kontroli głównego księgowego, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych; 6) prawidłowości ujęcia dowodów źródłowych poddanych kontroli w księgach rachunkowych w oparciu o ewidencję prowadzoną na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki (wydatki); [dowód: akta kontroli, str ] 3. Zgodność poniesionych wydatków z planowanym przeznaczeniem w oparciu o niżej wymienione dokumenty związane z wykorzystaniem środków w wysokości ,00 zł pochodzących z rezerwy Wojewody Łódzkiego przyznanych decyzją z dnia 21 kwietnia 2015 r. Nr FN , i przeznaczonych na zakup trzech dwustanowiskowych garaży jednospadowych: protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości powyżej zł, umowę Nr 21.WAD zawartą w dniu 5 października 2015 r. z wykonawcą dostawy, faktury wystawione przez wykonawcę za realizację dostawy na łączną kwotę zł, wyciąg bankowy Nr 245 z dnia r. potwierdzający wydatkowanie powyższej kwoty; [dowód: akta kontroli, str ] 4. Sposób zaciągania zobowiązań i terminowość ich regulowania w oparciu o dowody źródłowe, które stanowiły podstawę zaciągnięcia zobowiązań wynikających z sald kont Zespołu 2 Rozrachunki i roszczenia wg stanu na r. na kwotę ,14 zł, z tego: 1) dotyczące wydatków rzeczowych na kwotę ,52 zł, 2) naliczonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2015 r. na kwotę ,53 zł, 3) naliczonych od dodatkowego wynagrodzenia rocznego składek ZUS i składki na Fundusz Pracy na kwotę ,09 zł. Zobowiązania powyższe nie były zobowiązaniami wymagalnymi na dzień r.; [dowód: akta kontroli, str ] 5. Wiarygodność poniższych sprawozdań, tj. ich zgodność z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej: 1) Rb 23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem rachunków izb celnych sporządzonymi za miesiąc czerwiec 2015 i za rok 2015,

6 6 2) Rb 27 z wykonania planu dochodów budżetowych za okres sprawozdawczy czerwiec 2015 r. i za rok 2015 r., 3) Rb 28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa za okres sprawozdawczy czerwiec 2015 i za rok 2015 r., 4) Rb N kwartalne o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych jednostki budżetowej wg stanu na koniec 4 kwartału roku 2015, 5) Rb Z kwartalne o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji jednostki budżetowej wg stanu na koniec 4 kwartału roku [dowód: akta kontroli, str ] III. Ustalenia kontroli. 1. Kontrolujący nie stwierdzili uchybień i nieprawidłowości w zakresie: 1) zgodności procedur wewnętrznych jednostki kontrolowanej z przepisami prawa powszechnie obowiązującego; 2) przestrzegania w trakcie realizacji zadań związanych z dokonywaniem wydatków, procedur wynikających z przepisów, a w szczególności w zakresie: procesu planowania wydatków, dokonywania zmian w planie finansowym kontrolowanej jednostki w trakcie roku budżetowego 2015, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki, przestrzegania zapisów ustawy Pzp, ujmowania w ewidencji księgowej wszystkich etapów poprzedzających poniesienie wydatków, w tym również zaangażowanie wydatków budżetowych, prawidłowości i kompletności naniesionych dekretacji na dokumentach stanowiących podstawę do dokonania wydatków z wyjątkiem uchybień opisanych w pkt 3. na str. 9, 10, 11, prawidłowości ujęcia dowodów źródłowych w księgach rachunkowych; 3) zgodności poniesionych wydatków z planowanym przeznaczeniem; 4) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących dokonywanych operacji gospodarczych; 5) wiarygodności sprawozdań, tj. zgodności danych zawartych w wybranych sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową.

7 7 2. Kontrolujący stwierdzili nieprawidłowości w zakresie zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do zagadnień finansowych w części dotyczącej sposobu zaciągania zobowiązań finansowych: 1) zobowiązania wynikające z niżej wymienionych 3 faktur zostały ujęte w księgach rachunkowych miesiąca czerwca 2015 r. ( ) pomimo, że dotyczyły zdarzeń gospodarczych miesiąca maja i wpłynęły do WIORiN w Łodzi w dniu 3 czerwca 2015 r.: faktura VAT Nr 2015/06/237455/SP/2 z dnia r. na kwotę 49,20 zł wystawiona za abonament monitorowania i interwencji w miesiącu maju obiekt Łódź, faktura VAT Nr 2015/06/220054/SP/2 z dnia r. na kwotę 49,20 zł wystawiona za abonament monitorowania i interwencji w miesiącu maju obiekt Piotrków Trybunalski, faktura VAT Nr 2015/06/003355/SP/2 z dnia r. na kwotę 49,20 zł wystawiona za abonament monitorowania i interwencji w miesiącu maju obiekt Skierniewice. [dowód: akta kontroli str ] Przyczyną ujęcia powyższych faktur w ewidencji czerwca, według wyjaśnienia Głównego Księgowego jednostki kontrolowanej, był fakt, iż służby finansowe kierowały się datą ich wystawienia. [dowód: akta kontroli str ] W myśl art. 20 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 4 do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Nie zastosowano się do procedur wewnętrznych określonych w Zasadach prowadzenia ewidencji finansowo księgowej 5, z których wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych danego miesiąca są dowody księgowe, które wpłynęły do Inspekcji do 5 dnia następnego miesiąca.; 2) zobowiązania wynikające z faktur wystawionych w maju 2015 r. za usługi i towary zakupione w maju zostały ujęte w księgach czerwca 2015 r., pomimo, że wpłynęły do jednostek zamiejscowych WIORiN w Łodzi w maju, o czym świadczą daty sprawdzenia 4 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz z późn. zm.) 5 Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 17/2010 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Łodzi z dnia 31 grudnia 2010 w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Łodzi.

8 8 dokumentów pod względem merytorycznym przez kierowników oddziałów w Sieradzu, Skierniewicach i Poddębicach: Faktura VAT Nr 0063/518/2015 z dnia r. na kwotę 99,00 zł, została sprawdzona pod względem merytorycznym r., Faktura VAT Nr F51/00347/5/2015 z dnia r. na kwotę 99,00 zł, została sprawdzona pod względem merytorycznym r., Faktura VAT Nr 428/2015 z dnia r. na kwotę 292,00 zł, została sprawdzona pod względem merytorycznym r., Faktura VAT Nr 1/FA/2015/00965 z dnia r. na kwotę 280,00 zł, została sprawdzona pod względem merytorycznym r. [dowód: akta kontroli str , ] Przyczynę ujęcia ww. dowodów w księgach czerwca Główny Księgowy jednostki kontrolowanej przedstawił w następujący sposób, ( ) sprawdzenie a następnie przesłanie do siedziby jednostki wymaga czasu tym bardziej, że r. był ostatnim dniem roboczym miesiąca, a 30 i 31 maja oraz 04, czerwca były dniami wolnymi od pracy.( ) jednostka posiada 3 delegatury zamiejscowe oraz 15 oddziałów gdzie skrajne odległości od jednostki wynoszą od 40 do 150 km, nie jest więc fizyczną możliwością, żeby tego samego dnia faktura trafiła do siedziby w Łodzi. [dowód: akta kontroli str ] Powyższe faktury faktycznie wpłynęły do WIORiN w Łodzi r. (data zarejestrowania przez Sekretariat) jednakże, w ocenie kontrolerów, obieg dokumentów pomiędzy jednostkami Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Łodzi powinien być zorganizowany w sposób zapewniający właściwe stosowanie przepisów wynikających z ustawy o rachunkowości 6. Skutkiem ujęcia dowodów wymienionych w pkt 2. ppkt 1) i 2) w ewidencji czerwca 2015 r. było nie wykazanie zaciągniętych w maju 2015 r. zobowiązań na łączną kwotę 917,60 zł w sprawozdaniu Rb-28 z wykonania planu wydatków sporządzonym za okres sprawozdawczy maj 2015 r.; 3) w zobowiązaniach miesiąca czerwca 2015 r. nie zostały ujęte następujące dowody księgowe: 6 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz z późn. zm.)

9 9 Faktura VAT Nr 2015/07/216393/SP/2 z dnia r. na kwotę 49,20 zł wystawiona za abonament monitorowania i interwencji w miesiącu czerwcu obiektu Piotrków Trybunalski, Faktura VAT Nr 2015/07/233859/SP/2 z dnia r. na kwotę 49,20 zł wystawiona za abonament monitorowania i interwencji w miesiącu czerwcu obiektu Łódź, pomimo ich wpływu do WIORiN w Łodzi w dniu r. [dowód: akta kontroli str ] Przyczyną ujęcia powyższych faktur w ewidencji czerwca 2015 r., według wyjaśnienia Głównego Księgowego jednostki kontrolowanej, był fakt, iż służby finansowe kierowały się datą ich wystawienia. Skutkiem ujęcia ww. dowodów w ewidencji lipca 2015 r. było nie wykazanie zaciągniętych w czerwcu 2015 r. zobowiązań na łączną kwotę 98,40 zł w sprawozdaniu Rb-28 z wykonania planu wydatków sporządzonym za okres sprawozdawczy czerwiec 2015 r. Osobą odpowiedzialną za nieprawidłowości jest Główny Księgowy Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Łodzi oraz Łódzki Wojewódzki Inspektor Ochrony Roślin i Nasiennictwa. 3. Uchybienia dotyczące prawidłowości i kompletności naniesionych dekretacji na dokumentach będących podstawą dokonania wydatków polegały na: 1) wskazywaniu na dowodach źródłowych dotyczących realizacji umów najmu, w klauzuli o zastosowanym trybie zamówienia publicznego, art. 4 pkt 8 ustawy PZP, podczas gdy właściwym jest art. 4 pkt 3 lit. i), w myśl którego ustawy nie stosuje się do zamówień, których przedmiotem jest m.in. nabycie własności nieruchomości oraz innych praw do nieruchomości, w szczególności dzierżawy i najmu. (dowód: akta kontroli str ) Ponadto na fakturze Nr SC/JW/06/15/0220/47 z dnia r. na kwotę 1 786, 82 zł wystawionej przez VEOLIA Energia Łódź SA tytułem zakupu energii cieplnej wskazano art. 4 pkt 8 ustawy Pzp. Zdaniem kontrolerów właściwym jest tryb określony w art. 67 ust. 1 pkt 1) ustawy Pzp, który stanowi, że Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę. [dowód: akta kontroli str. 454]

10 10 Ze złożonego pisemnego wyjaśnienia podpisanego przez Zastępcę Wojewódzkiego Inspektora wynika, że: ( ) rozbieżności w oznakowaniu faktur wynikają jedynie z błędów popełnianych przy ich opisywaniu.( ). W przypadku FV wystawionej przez VEOLIA Energia Łódź S.A. tytułem zakupu energii cieplnej pracownik opisujący fakturę popełnił błąd oznaczając dokumenty klauzulą art. 4 pkt 8 PZP jednocześnie powołując się w opisie zamówienia znajdującym się na drugiej stronie dokumentu na prawidłową umowę, zawartą w trybie art. 67 ust. 1 pkt 1 PZP. Mając na uwadze powyższe uprzejmie informuję, że nieprawidłowości w zakresie opisu faktur zostały omówione na naradzie kierownictwa Inspektoratu w grudniu 2015 roku i zostały wyeliminowane poprzez przesłanie informacji zawierającej przykładowe zastosowanie zamówień publicznych do wszystkich pracowników WIORiN dokonujących opisu faktur. ; [dowód: akta kontroli str ] 2) zamieszczaniu przez pracowników, na dowód dokonania kontroli merytorycznej oraz formalno-rachunkowej dokumentów, parafki zamiast podpisu, co uniemożliwia identyfikację osoby, która przeprowadziła kontrolę, a w konsekwencji dokonanie oceny czy sprawdzenia dokonała osoba upoważniona. Parafka może być zastosowana, jeśli jest umieszczona obok pieczęci imiennej lub można stwierdzić zgodność tak złożonego podpisu z jego wzorem. [dowód: akta kontroli str ] Kontrolerzy ustalili również, że pracownicy dokonujący kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej dowodów źródłowych nie posiadali stosownych upoważnień. Obowiązek kontroli wpisany został jedynie w ich zakresy czynności. [dowód: akta kontroli str ] Zgodnie z zapisami art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. kierownik jednostki sektora finansów publicznych może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki. Stosowana w jednostce forma udzielenia upoważnienia była również niezgodna z uregulowaniami wewnętrznymi. W Procedurach kontroli finansowej 7 określono, że badanie prawidłowości polega na sprawdzeniu czy dokument operacji gospodarczej został sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, 7 Załącznik do zarządzenia Nr 18/2010 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa z dnia 31 grudnia 2010 r. w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Łodzi

11 11 zgodności z przepisami o zamówieniach publicznych przez właściwe działy organizacyjne Inspektoratu oraz na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby upoważnione. W Procedurach kontroli zarządczej 8 w pkt I.4. określono, że w jednostce kontrolowanej funkcjonuje system wydawania i rejestracji upoważnień i pełnomocnictw; 3) braku na dowodach źródłowych przy informacji o formie i dacie zapłaty podpisu kasjera lub innej upoważnionej osoby, co było niezgodne z procedurą określoną w pkt 14 Zasad prowadzenia ewidencji finansowo księgowej 9, w którym zapisano, że wszystkie dowody księgowe winny być ostemplowane pieczęcią wypłacono gotówką, przelewem lub czekiem, opatrzone datą i podpisem osoby upoważnionej. 4. Analizując dokumentację dotyczącą poddanego kontroli postępowania przetargowego kontrolerzy zwrócili uwagę, że w oświadczeniach o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust.1 ustawy Pzp złożonych na drukach ZP-11 przez 5 uczestników postępowania widnieje data r. i jest tożsama z datą ogłoszenia o zamówieniu. [dowód: akta kontroli str i 447] Z pisemnego wyjaśnienia z dnia r. podpisanego przez zastępcę Wojewódzkiego Inspektora wynika że: ( ) oświadczenia zostały złożone w dacie r. tj. w dniu wszczęcia postępowania co jest zgodne z ustawą oraz Regulaminem pracy Komisji przetargowej. ( ) Za przyjęciem takiego stanowiska przemawia brak stanowczego określenia w przepisach ustawy Pzp terminu złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp wiąże bowiem skutek prawny w postaci obowiązku powtórzenia czynności postępowania nie z faktem niezłożenia oświadczenia o istnieniu okoliczności stanowiących podstawę wyłączenia z postępowania lecz z faktem, iż czynności te zostały dokonane przez osobę podlegającą wyłączeniu po powzięciu przez nią wiadomości o istnieniu podstaw wyłączenia. [dowód: akta kontroli str ] Termin złożenia oświadczenia faktycznie nie został wprost wskazany w ustawie Pzp, jednakże biorąc bowiem pod uwagę, że treść oświadczenia odnosi się do relacji, w jakich pozostają z Wykonawcami osoby uczestniczące w postępowaniu, powinno być ono złożone po ujawnieniu podmiotów ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego. 8 Załącznik do zarządzenia Nr 8/2012 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa z dnia 7 sierpnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia procedury kontroli zarządczej, składania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Łodzi 9 Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 17/2010 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Łodzi z dnia 31 grudnia 2010 w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Łodzi.

12 12 W dniu wszczęcia postępowania osoby w nim uczestniczące mogły określić się skutecznie wyłącznie, co do przesłanek wymienionych w art. 17 ust.1 pkt 1 i 5 ustawy Pzp. Lista wykonawców znana była po upływie terminu przyjęcia ofert, tj r. i złożone uprzednio oświadczenia należało zaktualizować. W oświadczeniu jednego z członków komisji widnieje data r. Z pisemnego wyjaśnienia z dnia r. podpisanego przez zastępcę Wojewódzkiego Inspektora wynika, że istniejąca na oświadczeniu data stanowi omyłkę pisarską. Biorąc pod uwagę, że w oświadczeniu, jako oznaczenie sprawy wskazano właściwe postępowanie oraz numer, pod jakim zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych, zaistniałą sytuację można potraktować jako omyłkę pisarską polegającą na podaniu w dacie niewłaściwego roku. Do otrzymanego 13 maja 2016 r. projektu wystąpienia pokontrolnego z 13 maja 2016 r. kierownik jednostki kontrolowanej zgłosił zastrzeżenia w piśmie Nr WDK z 19 maja 2015 r., które wpłynęło do Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi 19 maja 2015 r. Stosownie do zapisów art. 42 ust. 1 i art. 45 ust. 1 ustawy o kontroli w administracji rządowej 10 kierownik komórki do spraw kontroli rozpatrzył wniesione zastrzeżenia i w całości je oddalił, sporządzając wobec nich w dniu 17 czerwca 2016 r. stanowisko wraz z uzasadnieniem. W związku z art. 45 ust.2 ustawy o kontroli w administracji rządowej 11 stanowisko wobec oddalonych zastrzeżeń zostało przekazane kierownikowi jednostki kontrolowanej przez kierownika komórki do spraw kontroli w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi przy piśmie Nr FN-VII z 17 czerwca 2016 r. W dniu 16 maja 2016 r. do byłego kierownika jednostki kontrolowanej wysłano kopię projektu wystąpienia pokontrolnego z 13 maja 2016 r., którą otrzymał 24 maja 2016 r. W terminie wyznaczonym przez kierownika komórki do spraw kontroli były kierownik jednostki kontrolowanej nie złożył pisemnego oświadczenia odnoszącego się do stwierdzonych nieprawidłowości, za które ponosi odpowiedzialność w okresie objętym kontrolą. W związku z ustaleniami opisanymi w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym proszę Pana Inspektora o podjęcie skutecznych działań mających na celu: 1) przestrzeganie postanowień art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości 12 nakładających na jednostkę obowiązek wprowadzania do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego zdarzeń, które nastąpiły w tym okresie, 10 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). 11 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). 12 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz z późn. zm.)

13 13 2) wydanie pracownikom dokonującym kontroli, upoważnień w formie określonej w art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych i wynikającej z uregulowań wewnętrznych, 3) określenie w procedurach wewnętrznych sposobu identyfikacji osób dokonujących sprawdzenia dokumentów księgowych po względem merytorycznym oraz formalnorachunkowym, jak również formy składania przez nie podpisu potwierdzającego dokonanie tej kontroli podpis skrócony (parafka), podpis pełny z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego bądź podpis na pieczęci imiennej zawierającej imię, nazwisko i stanowisko służbowe, 4) aktualizowanie, na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, oświadczeń o braku okoliczności stanowiących podstawę wyłączenia z tego postępowania, składanych przez jego uczestników. O sposobie wykorzystania uwag i wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym, a także podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia proszę powiadomić Wojewodę Łódzkiego w terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia. Jednocześnie informuję, iż stosownie do zapisów art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 13 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. Wojewody Łódzkiego Marianna Pawłowska DYREKTOR WYDZIAŁU FINANSÓW I BUDŻETU 13 patrz przypis 1.