FB-IV Łódź, dnia 26 marca 2018 r. SPRAWOZDANIE

Transkrypt

1 1 WOJEWODA ŁÓDZKI FB-IV Łódź, dnia 26 marca 2018 r. Pan Jarosław Kaźmierczak Wójt Gminy Sieradz SPRAWOZDANIE z kontroli finansowej przeprowadzonej w trybie uproszczonym w Gminie Sieradz w okresie od dnia 25 stycznia 2018 r. do dnia 26 marca 2018 r., w tym w siedzibie jednostki kontrolowanej w dniach: 25, 31 stycznia, 1, 27, 28 lutego oraz 6 marca 2018 r., przez Panią Darię Graczyk starszego specjalistę w Wydziale Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniącą funkcję kierownika zespołu kontrolerów oraz Panią Martę Gajdę inspektora w Wydziale Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, na podstawie upoważnień odpowiednio Nr 3/1/2018 oraz Nr 3/2/2018 z dnia 24 stycznia 2018 r. wydanych przez Dyrektora Wydziału Finansów i Budżetu z upoważnienia Wojewody Łódzkiego. Zakres kontroli: a) przedmiot: prawidłowość ustalenia przez gminę kwoty wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego według stanu na dzień 31 grudnia 2016 r., która stanowiła podstawę do wyliczenia kwoty zwrotu z budżetu państwa części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r., przekazanej gminom w 2017 roku z budżetu Wojewody Łódzkiego w formie dotacji celowej na realizację zadań własnych gmin. b) okres objęty kontrolą: od dnia r. do dnia r. [akta kontroli, str. 1-20]

2 2 OPIS STANU FAKTYCZNEGO 1. Wójtem Gminy Sieradz w okresie objętym kontrolą oraz obecnie jest Pan Jarosław Kaźmierczak (od 30 listopada 2014 r.). W skład Gminy Sieradz wchodzą 32 sołectwa. Ich wykaz, zgodnie z 4 pkt 4 Statutu Gminy Sieradz z dnia 10 lutego 2003 r., zawiera załącznik nr 2 do Statutu Gminy Wykaz jednostek pomocniczych - sołectw. [akta kontroli, str ] 2. Uchwałą Nr V/27/2015 Rady Gminy Sieradz z dnia 23 marca 2015 r. wyrażono zgodę na wyodrębnienie w budżecie Gminy Sieradz środków stanowiących fundusz sołecki w roku budżetowym 2016, tj. zgodnie z wymogami art. 2 ust.1 ustawy o funduszu sołeckim 1. Uchwałę podjęto w terminie wynikającym z art. 2 ust. 2 ww. ustawy, tj. do 31 marca roku poprzedzającego rok budżetowy. Wykonanie uchwały powierzono Wójtowi Gminy. [akta kontroli, str ] 3. Liczbę mieszkańców poszczególnych sołectw Gminy Sieradz według stanu na dzień 30 czerwca 2015 r. określono w dokumencie pod nazwą Liczba mieszkańców sołectwa według stanu na r., tj. łącznie osób. [akta kontroli, str ] 4. Kontrolerzy ustalili, że kwota bazowa (K b ), będąca jednym z elementów służących do obliczenia wysokości środków przypadających na dane sołectwo, została obliczona prawidłowo, tj. zgodnie z treścią art. 3 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim 2 jako iloraz wykonanych dochodów bieżących danej gminy, o których mowa w przepisach o finansach publicznych, za rok poprzedzający rok budżetowy o dwa lata oraz liczbę mieszkańców zamieszkałych na obszarze danej gminy, według stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy o dwa lata, ustalonej przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego i wyniosła 2 754,97 zł. 5. Do obliczenia kwoty bazowej, Gmina Sieradz przyjęła prawidłową liczbę mieszkańców zamieszkałych na terenie gminy na dzień r., tj. podaną przez GUS i wynoszącą osoby (L m ) oraz prawidłową wysokość wykonanych dochodów bieżących gminy wynikającą z kwartalnego sprawozdania Rb-NDS o nadwyżce/deficycie 1 Ustawa z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2014 r., poz. 301 ze zm.), 2

3 3 jednostki samorządu terytorialnego sporządzonego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2014 r. w wysokości ,26 zł. [akta kontroli, str ] 6. Kontrolerzy stwierdzili, że wysokość środków funduszu sołeckiego przypadających dla poszczególnych sołectw została obliczona prawidłowo, tj. zgodnie z wzorem określonym w art. 3 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim: F=(2+L m /100) x K b i wyniosła łącznie ,24 zł, co zaprezentowano w poniższym zestawieniu: L.p. Nazwa sołectwa Liczba mieszkańców określona na podstawie rejestru mieszkańców prowadzonego przez gminę Wysokość środków przeznaczonych na dane sołectwo, obliczona zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim F=(2+l m /100)xK b Biskupice ,40 2 Bobrowniki ,51 3 Bogumiłów ,67 4 Borzewisko ,51 5 Chałupki ,07 6 Chojne ,70 7 Charłupia Mała ,70 8 Czartki ,86 9 Dąbrowa Wielka ,51 10 Dąbrówka ,11 11 Dębina ,73 12 Dzierlin ,14 13 Dzigorzew ,07 14 Grabowiec ,51 15 Grądy ,66 16 Jeziory ,52 17 Kamionaczyk ,54 18 Kłocko ,70 19 Kowale ,15 20 Kuśnie ,42 21 Łosieniec ,40 22 Męcka Wola ,90 23 Mnichów ,99 24 Okręglica ,96 25 Kolonia Okręglica ,63 26 Podłężyce ,58 27 Ruda ,59 28 Rzechta ,38 29 Sucha ,13

4 4 30 Sokołów ,13 31 Stoczki ,16 32 Wiechucice ,91 Razem: ,24 7. Kontrolującym okazano pisma z dnia 20 lipca 2015 r., skierowane do 32 sołtysów, zawierające informacje Wójta Gminy Sieradz o wysokości funduszu sołeckiego przypadającej dla poszczególnych sołectw na 2016 r. Powyższe pisma zostały odebrane przez sołtysów osobiście, co pozwala na ustalenie, że informacje te zostały przekazane sołtysom w terminie wynikającym z art. 3 ust. 2 ustawy o funduszu sołeckim 3, tj. do 31 lipca 2015 r. Wysokość środków przypadających dla poszczególnych sołectw w ramach funduszu sołeckiego na 2016 rok, podana w informacjach Wójta Gminy Sieradz, została właściwie obliczona, tj. zgodnie z wzorem wynikającym z art. 3 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim 4. [akta kontroli, str ] 8. Wnioski o przyznanie w 2015 r. środków z funduszu sołeckiego złożyły 32 sołectwa Gminy Sieradz. Łączna wartość szacunkowa przedsięwzięć przewidzianych do realizacji w ww. wnioskach wynosiła ,30 zł i była wyższa od łącznej kwoty środków przypadających na te sołectwa, określonych w pismach informujących sołtysów o kwotę 1,06 zł. Wnioski 32 sołectw zostały złożone w terminie określonym w art. 5 ust. 4 ustawy o funduszu sołeckim 5, tj. do dnia 30 września 2015 r. i zawierały informacje, o których mowa w art. 5 ust. 2 i 3 ww. ustawy, tj.: określenie rodzaju przedsięwzięcia, kwotę oraz uzasadnienie. Do wniosków dołączono uchwały zebrań wiejskich, protokoły z ich przebiegu oraz listę obecności mieszkańców. [akta kontroli, str ] 9. Uchwałą Nr XII/89/2015 Rady Gminy Sieradz z dnia 30 grudnia 2015 roku uchwalono budżet Gminy Sieradz na 2016 rok. W 9 ww. uchwały ustalono plan wydatków na przedsięwzięcia realizowane w ramach Funduszu Sołeckiego w podziale na Sołectwa, zgodnie z załącznikiem nr 11, w którym określono łączną wysokość wydatków z funduszu sołeckiego w kwocie ,25 zł

5 5 Kontrolujący stwierdzili, że w przypadku sołectwa Chałupki zaplanowana, w uchwale budżetowej gminy, kwota wydatków ze środków funduszu sołeckiego była wyższa o 0,01 zł od wysokości środków obliczonej zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim 6. Zgodnie z wyjaśnieniami Skarbnika Gminy Sieradz: W sołectwie Chałupki dokonano korekty środków przypadających na to sołectwo po złożonej uwadze Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi w sprawie niezgodności w podsumowaniu całości funduszu sołeckiego z wyliczeniami poszczególnych sołectw. W toku kontroli ustalono również, że w przypadku 5 sołectw kwota wydatków zaplanowana w uchwale budżetowej gminy była wyższa od kwoty środków wynikających ze złożonych przez sołtysów wniosków do Wójta o łączną kwotę 8,95 zł, co zaprezentowano w poniższym zestawieniu: L.p. Nazwa sołectwa Kwota środków wynikająca ze złożonych przez sołtysów wniosków do Wójta (w zł) Kwota planowanych wydatków wynikająca z uchwały budżetowej gminy (w zł) Różnica (w zł) Bogumiłów , ,67 0,67 2 Dzierlin , ,14 2,00 3 Kamionaczyk , ,54 0,54 4 Podłężyce , ,58 5,58 5 Stoczki , ,16 0,16 Razem: , ,09 8,95 Zgodnie z wyjaśnieniami Skarbnika Gminy Sieradz z dnia r.: Z uwagi na fakt, że sołectwom trudno jest dokładnie oszacować wysokość środków na poszczególne przedsięwzięcia często zaokrąglają te kwoty do pełnych złotych. 6

6 6 Kontrolerzy ustalili, że powyższe uchybienia nie skutkowały sfinansowaniem ze środków funduszu sołeckiego wydatków w wysokości wyższej niż wysokość obliczona dla danego sołectwa zgodnie z art. 3 ust. 1 o funduszu sołeckim 7. [akta kontroli, str , ] 10. W toku kontroli stwierdzono, że plan wydatków na przedsięwzięcia realizowane w ramach funduszu sołeckiego w roku 2016 Załącznik nr 11 do ww. uchwały jest zgodny z zakresem rzeczowym wskazanym w złożonych przez poszczególne sołectwa wnioskach. 11. W trakcie roku budżetowego 6 sołectw złożyło wnioski o zmianę przedsięwzięć lub ich zakresu w ramach funduszu sołeckiego na 2016 r. Wszystkie zmiany zostały złożone w ustawowym terminie i znalazły odzwierciedlenie w Uchwałach Rady Gminy Sieradz w sprawie zmian w budżecie gminy Sieradz na 2016 rok. Bez zmian pozostała natomiast kwota środków przypadających na każde z sołectw zaplanowana w uchwale budżetowej. Możliwość zmiany przedsięwzięć przewidzianych do realizacji w ramach funduszu sołeckiego lub ich zakresu określa art. 7 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim 8, zgodnie z którym W trakcie roku budżetowego, jednakże nie wcześniej niż po uchwaleniu budżetu gminy na dany rok i nie później niż do dnia 31 października danego roku budżetowego, sołectwo może złożyć do wójta (burmistrza, prezydenta miasta) wniosek o zmianę przedsięwzięć lub ich zakresu przewidzianych do realizacji w ramach funduszu sołeckiego.. Zgodnie z dyspozycją art. 7 ust. 2 ww. ustawy wniosek, o którym mowa w ust. 1, nie może prowadzić do przekroczenia środków przyznanych pierwotnie w uchwale budżetowej. [akta kontroli, str ] 12. Gmina Sieradz sfinansowała w 2016 roku w ramach funduszu sołeckiego wydatki 32 sołectw w łącznej wysokości ,74 zł, co stanowiło 93,55 % wydatków zaplanowanych na ten cel w uchwale budżetowej ( ,25 zł). Odnosząc wykonane przez Gminę Sieradz wydatki poniesione w ramach funduszu sołeckiego do wysokości środków przeznaczonych na dane sołectwa w 2016 r., obliczonych zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim 9 oraz kwot planowanych wydatków wynikających z uchwały budżetowej, sporządzono poniższe zestawienie: 7 8 9

7 L.p. Nazwa sołectwa 7 Kwota planowanych wydatków wynikająca z uchwały budżetowej gminy po zmianach (w zł) Kwota wydatków sfinansowanych ze środków z funduszu sołeckiego (w zł) % wykonanych wydatków Biskupice , ,07 94,89% 2 Bobrowniki , ,27 85,22% 3 Bogumiłów , ,43 100,00% 4 Borzewisko 8 044, ,26 99,98% 5 Chałupki 6 970, ,60 93,29% 6 Chojne , ,65 99,97% 7 Charłupia Mała , ,20 95,27% 8 Czartki , ,86 100,00% 9 Dąbrowa Wielka , ,50 99,90% 10 Dąbrówka , ,11 100,00% 11 Dębina 6 501, ,73 100,00% 12 Dzierlin , ,95 93,24% 13 Dzigorzew , ,24 99,99% 14 Grabowiec , ,00 56,75% 15 Grądy 8 402, ,97 94,58% 16 Jeziory , ,95 99,97% 17 Kamionaczyk , ,98 96,19% 18 Kłocko , ,70 100,00% 19 Kowale 9 229, ,90 71,21% 20 Kuśnie , ,84 97,92% 21 Łosieniec 9 091, ,44 99,00% 22 Męcka Wola , ,30 99,49% 23 Mnichów 9 972, ,99 100,00% 24 Okręglica 8 567, ,66 95,58% 25 Kolonia Okręglica 6 446, ,75 96,87% 26 Podłężyce , ,58 100,00% 27 Ruda , ,59 100,00% 28 Rzechta , ,00 99,96% 29 Sucha , ,86 73,00% 30 Sokołów , ,33 99,73%

8 8 31 Stoczki , ,60 74,52% 32 Wiechucice , ,43 91,76% Razem: , ,74 93,55% Z powyższego zestawienia wynika, że wydatki poszczególnych sołectw nie przekroczyły kwot zaplanowanych w uchwale budżetowej na 2016 rok. 13. W toku kontroli ustalono, że środki zaplanowane w ramach funduszu sołeckiego na przedsięwzięcia określone w uchwale budżetowej gminy na rok 2016 nie zostały w pełni wydatkowane w poniżej wskazanych sołectwach, w następujących kwotach: Biskupice 917,33 zł, Bobrowniki 1 885,24 zł, Bogumiłów 0,24 zł, Borzewisko 1,25 zł, Chałupki 467,48 zł, Chojne 8,05 zł, Charłupia Mała 1 302,50 zł, Dąbrowa Wielka 22,01 zł, Dzierlin 980,19 zł, Dzigorzew 1,83 zł, Grabowiec ,51 zł, Grądy 455,69 zł, Jeziory 3,57 zł, Kamionaczyk 380,56 zł, Kowale 2 657,25 zł, Kuśnie 252,58 zł, Łosieniec 90,96 zł, Męcka Wola 68,60 zł, Okręglica 378,30 zł, Kolonia Okręglica 201,88 zł, Rzechta 6,38 zł, Sucha 3 087,27 zł, Sokołów 29,80 zł, Stoczki 3 271,56 zł,

9 Wiechucice 1 457,48 zł, Razem [akta kontroli, str ] ,51 zł. 14. Wykonanie wydatków skontrolowano w oparciu o faktury i rachunki wystawione przez wykonawców realizujących przedsięwzięcia poszczególnych sołectw. Kontroli poddano 100% dowodów źródłowych. Kontrolujący stwierdzili, że wydatki sfinansowane z funduszu sołeckiego, uchwalonego na 2016 r., zostały poniesione w obrębie roku W 32 przypadkach stwierdzono, że zapłata za faktury nastąpiła po upływie terminu płatności wskazanym na dowodzie źródłowym. Zgodnie z oświadczeniem Skarbnika Gminy Sieradz z dnia r. nie skutkowało to naliczeniem odsetek za zwłokę. Kontrolerzy ustalili, że jeden z dowodów księgowych (PK nr 5988 z dnia r.) nie został wprowadzony do ewidencji księgowej. Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości 10 Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Jak wynika z wyjaśnień Skarbnika Gminy z dnia r.: Podstawą określenia kwot wydatkowanych w sołectwach były dowody źródłowe. Biorąc pod uwagę powyższe stwierdzono, że kwota, wyszczególniona we wniosku gminy o zwrot części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego za 2016 r. złożonym do Wojewody Łódzkiego, znajduje odzwierciedlenie w dowodach źródłowych przedłożonych przez jednostkę. W wyniku porównania treści faktur oraz opisów merytorycznych zawartych na fakturach z określonymi we wnioskach złożonych przez sołectwa zakresami przedsięwzięć przewidzianymi do realizacji w ramach środków funduszu sołeckiego, kontrolujący stwierdzili, zgodność zrealizowanych zadań z określonymi we wnioskach w przypadku wszystkich 32 sołectw. [akta kontroli, str , ] 15. Wójt Gminy Sieradz złożył w dniu 23 maja 2017 r. wniosek o zwrot z budżetu państwa części wydatków gminy wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w terminie 10 Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (tj. Dz. U. z 2018 r., poz. 395 ze zm.); na dzień r. (tj. Dz. U. z 2016 r., poz. 1047)

10 10 wynikającym z 4 ust. 1 rozporządzenia 11, tj. do 31 maja 2017 r. Zamieszczona we wniosku kwota wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r., wynosząca ,74 zł, była zgodna z kwotą wydatków wykazaną w sprawozdania Rb-28S roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku Obliczona w oparciu o art. 3 ust. 8 ustawy o funduszu sołeckim 12 kwota zwrotu z budżetu państwa części wydatków wykonanych w 2016 r. wynosiła ,47 zł. [akta kontroli, str ] Decyzją Wojewody Łódzkiego z dnia 28 sierpnia 2017 r. FB-I przyznana została na 2017 rok dla Gminy Sieradz dotacja celowa w dziale 758, rozdziale 75814, 2030 w kwocie ,97 zł oraz 6330 w kwocie 8 913,50 zł, przeznaczona na zwrot części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r., która stanowiła 35,654% poniesionych przez gminę wydatków, stosownie do zapisów art. 3 ust. 8 ww. ustawy oraz informacji przekazanej przez Ministra Administracji i Cyfryzacji w piśmie nr DAP-WSUST z dnia 14 września 2015 r. [akta kontroli, str ] Środki dotacji w łącznej kwocie ,47 zł, przeznaczonej na zwrot części wydatków Gminy Sieradz, wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r. wpłynęły na rachunek bankowy gminy w dniu r. (WB Nr 207). [akta kontroli, str ] OCENA Wykonanie zadań w zakresie ustalenia przez Gminę Sieradz kwoty wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego według stanu na dzień 31 grudnia 2016 r., która stanowiła podstawę do wyliczenia kwoty zwrotu z budżetu państwa części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r. ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. 11 Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie wzorów informacji przekazywanych przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) i wojewodę, trybu zwrotu części wydatków gmin wykonanych w ramach funduszu sołeckiego oraz wzoru wniosku o ten zwrot (Dz. U. z 2014 r., poz. 916 ze zm.), 12 patrz przypis 1.

11 11 WNIOSKI I ZALECENIA W celu usunięcia opisanych w pkt. 9 i 14 niniejszego sprawozdania uchybień i nieprawidłowości, Gmina Sieradz powinna: a) ujmować w uchwale budżetowej wydatki do sfinansowania z funduszu sołeckiego w wysokości nie przewyższającej kwot wynikających: z postanowień art. 3 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim 13, ze złożonych przez sołectwa wniosków, b) wprowadzać do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Jednocześnie informuję, że stosownie do zapisów 53 ust. 4 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi 14 Wójt Gminy Sieradz w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania niniejszego sprawozdania ma prawo przedstawić do niego stanowisko. Nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli. Z up. Wojewody Łódzkiego Marianna Pawłowska DYREKTOR WYDZIAŁU FINANSÓW I BUDŻETU 13 patrz przypis 1 14 Regulamin Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi (załącznik do Zarządzenia Wojewody Łódzkiego z dnia 12 stycznia 2018 r., Nr 3/2018).