WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI Łódź, 20 grudnia 2016 r. FB-IV Pan Bogdan Jarota Starosta Zgierski WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1 oraz art. 175 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2, zwaną dalej ustawą o finansach publicznych, służby finansowe Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi podległe Wojewodzie Łódzkiemu w składzie: Izabela Klimont Klimowicz specjalista w Wydziale Finansów i Budżetu, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów, Urszula Dzika Górnik starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu, pełniąca funkcję członka zespołu kontrolnego, na podstawie upoważnień do przeprowadzenia kontroli odpowiednio Nr 17/1/2016 i Nr 17/2/2016 z 15 września 2016 r. wydanych z upoważnienia Wojewody Łódzkiego, przeprowadziły w Powiecie Zgierskim, ul. Sadowa 6A, Zgierz, w okresie od r. do r. kontrolę finansową, w tym w siedzibie jednostki w dniach: 16, 19, 20, 21, 22, 29, 30 września oraz 5, 6, 19 i 28 października 2016 r. Zakres kontroli, to jest przedmiot i okres objęty kontrolą: 1) Przedmiot kontroli: Prawidłowość wykorzystania dotacji celowych przekazanych w 2015 roku z budżetu Wojewody Łódzkiego na zadania z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone ustawami realizowane przez powiat w rozdz Nadzór budowlany. 1 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). 2 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI Łódź, ul. Piotrkowska 104 tel. +48 (42) , +48 (42) , fax +48 (42) ,

2 2 2) okres objęty kontrolą: od r. do r. [dowód: akta kontroli, str. 1 22] Działalność jednostki w badanym okresie, w zakresie przedmiotu kontroli, ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. I. Informacje ogólne Organem wykonującym zadania nadzoru budowlanego w Powiecie Zgierskim jest Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego, zgodnie z zapisami art. 80 ust. 2 pkt 1) ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane 3. Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego w Zgierzu jest Pan Jarosław Karolewski, pełniący to stanowisko od dnia r., na podstawie powołania przez Starostę Zgierskiego. Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Zgierzu będący jednostką zespolonej administracji powiatowej, za pomocą której swoje zadania wykonuje Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego, ponosi wydatki w dziale 710 Działalność usługowa, rozdziale Nadzór budowlany. Wydatki wykonane przez PINB w Zgierzu pochodzące z dotacji celowej Wojewody Łódzkiego na zadania z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone ustawami realizowane przez powiat, wg stanu na r. w dziale 710, rozdziale Nadzór budowlany wyniosły ogółem ,61 zł, przy planie wydatków w wysokości zł. II. Szczegółowy zakres kontroli Kontroli poddano: 1. pisemne procedury ustalające politykę rachunkowości oraz zasady kontroli finansowej w jednostce realizującej ustawowe zadania powiatowej inspekcji nadzoru budowlanego, tj.: 1) Regulamin Organizacyjny Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Zgierzu wprowadzony 2 sierpnia 2010 r. przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Zgierzu; 2) Zarządzenie Nr 42/2007 Starosty Zgierskiego z dnia 16 października 2007 r. w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej; 3) Zarządzenie Nr 2/2012 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Zgierzu z dnia 01 stycznia 2012 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Zgierzu; 3 Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2016 r., poz. 290)

3 3 4) Zarządzenie Nr 1/2012 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Zgierzu z dnia 01 stycznia 2012 r. w sprawie wprowadzenia zasad prowadzenia rachunkowości w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Zgierzu. [dowód: akta kontroli, str ] 2. prawidłowość ujęcia w budżecie powiatu oraz planie finansowym jednostki realizującej zadanie, tj. Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego kwot otrzymanych dotacji, wraz z jego zmianami, wynikającymi z: 3 decyzji Wojewody Łódzkiego 4 zwiększających plan wydatków budżetowych dla Powiatu Zgierskiego, na podstawie których Rada Powiatu Zgierskiego 3 Uchwałami 5 wprowadziła zmiany do budżetu powiatu, wynikające z decyzji Wojewody Łódzkiego, 6 Uchwał Zarządu Powiatu Zgierskiego 6 wprowadzających zmiany w planie finansowym, polegających na przeniesieniu kwot pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej; [dowód: akta kontroli, str ] 3. zgodność poniesionych wydatków, sfinansowanych środkami z otrzymanych dotacji z budżetu państwa, z planowanym przeznaczeniem; 4. kompletność i rzetelność dokumentów dotyczących dokonywanych operacji gospodarczych i finansowych środkami pochodzącymi z otrzymanych dotacji z budżetu państwa,, tj.: sposób dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki w oparciu o dowody źródłowe (faktury, rachunki, polecenia księgowania, polecenia wyjazdu służbowego, listy płac i inne) będące podstawą poniesienia wydatków związanych z funkcjonowaniem jednostki budżetowej, na łączną kwotę ,61 zł, tj. 99,96 % planowanych wydatków w roku 2015, prawidłowość i kompletność naniesionych dekretacji na dokumentach będących podstawą dokonania wydatków w oparciu o wymienione w tiret pierwsze dowody, w tym pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym oraz zatwierdzenie przez kierownika jednostki, prawidłowość ujęcia dowodów źródłowych poddanych kontroli w księgach rachunkowych, w oparciu o ewidencję prowadzoną na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki, 4 Decyzja Wojewody Łódzkiego Nr FN-I z dnia 21 września 2015 r., Nr FN-I z dnia 28 października 2015 r. oraz Nr FN-I z 26 października 2015 r. 5 Uchwała Zarządu Powiatu Zgierskiego Nr 39/141/15 z dnia 30 września 2015 r. Nr 44/152/15 z dnia 5 listopada 2015 r. oraz Uchwały Rady Powiatu Zgierskiego Nr XIII/169/15 z dnia 27 listopada 2015 r. 6 Uchwała Zarządu Powiatu Zgierskiego Nr 2/7/15 z 15 stycznia 2015 r., Nr 8/19/15 z 27 lutego 2015 r., Nr 11/34/15 z 27 marca 2015 r., Nr 25/77/15 z 30 czerwca 2015 r., Nr 37/133/15 z 18 września 2015 r. oraz Nr 52/182/15 z 30 grudnia 2015 r.

4 4 terminowość regulowania zobowiązań, w oparciu o dowody źródłowe, które stanowiły podstawę ich zaciągania oraz wyciągi bankowe; [dowód: akta kontroli, str oraz ] 5. prawidłowość kwalifikowania wydatków do właściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej, w oparciu o dokumenty źródłowe i zapisy zawarte w ewidencji księgowej; 6. wiarygodność sprawozdań, tj. zgodność danych zawartych w wybranych sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową, w oparciu o: porównanie zapisów w ewidencji księgowej jednostki wykonującej zadanie, z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb 28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego, w okresie objętym kontrolą, porównanie zapisów w ewidencji księgowej jednostki wykonującej zadanie oraz Powiatu Zgierskiego, z danymi wykazanymi w rocznych sprawozdaniach Rb 50 o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami; 7. prawidłowość rozliczenia dotacji oraz terminowość zwrotu niewykorzystanej dotacji, w oparciu o ewidencję księgową oraz wyciągi bankowe. [dowód: akta kontroli, str oraz ] III. Ustalenia kontroli. 1. Kontrolerzy nie stwierdzili uchybień i nieprawidłowości w zakresie: 1) procesu planowania wydatków, 2) dokonywania zmian w planie finansowym Powiatu Zgierskiego, 3) zgodności z przeznaczeniem ponoszonych wydatków, 4) prawidłowości wykorzystania dotacji. 2. Kontrolerzy stwierdzili następujące nieprawidłowości: 1) w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Zgierzu nie zostały opracowane, w formie pisemnej, procedury wewnętrzne dotyczące zasad sprawowania kontroli zarządczej. Zgodnie z zapisami art. 69 ust. 3 ustawy o finansach publicznych Minister Finansów określi w formie komunikatu i ogłosi, w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów, standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zgodne z międzynarodowymi standardami.

5 5 Minister Finansów w Komunikacie Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. 7 określił standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. Do obowiązków kierownika jednostki sektora finansów publicznych, zgodnie z art. 69 ust. 1 pkt 3) ustawy o finansach publicznych należy zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. 2) w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Zgierzu w Zakładowym planie kont nie wprowadzono do stosowania kont pozabilansowych 980 Plan finansowy wydatków budżetowych oraz 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat. Obowiązek wprowadzenia do stosowania konta 980 oraz konta 999 wynika z Załącznika Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. 8 w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej. [dowód: akta kontroli, str ] 3) W dowodach źródłowych stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające na: a) braku na dowodach informacji o dacie wpływu do jednostki, b) braku informacji o dacie zapłaty zobowiązania, c) braku adnotacji o zgodności operacji finansowych z planem finansowym, d) na fakturze Nr FV/0231/2015 wystawionej w dniu r. brak było podpisu Powiatowego Inspektora, o sprawdzeniu dowodu pod względem merytorycznym, [dowód: akta kontroli, str ] e) na dowodach źródłowych dokonywano skreśleń i przeróbek np.: faktura VAT nr FV/0104/2015 z tytułu dostarczenia energii elektrycznej, gazu, wody oraz odprowadzenia ścieków, wywozu nieczystości i monitoringu, dowód wniesienia opłaty nr DWO/617/05/2015 z tytułu opłaty za udostępnienie materiałów zasobu geodezyjnego i kartograficznego. 7 Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84) 8 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289 z późn. zm.)

6 6 [dowód: akta kontroli, str ] W myśl art. 22 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 9, zwaną dalej ustawą o rachunkowości, niedopuszczalnym jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Nadto, w jednostce nie przestrzegano 1 pkt 3 ppkt 4b), pkt 7 oraz 2 pkt 3 Zarządzenia Nr 2/2012 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Zgierzu z dnia 01 stycznia 2012 r. w sprawie Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Zgierzu. 4) Stwierdzono, że w kilku przypadkach nie zostały dochowane terminy zapłaty zaciągniętych zobowiązań: zobowiązanie w wysokości 51,82 zł z tytułu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, które wynikało z listy płac nr 4/04/2015 sporządzonej r. dla radcy prawnego, przekazano na konto pracownika r., czyli z opóźnieniem wynoszącym 244 dni, zobowiązanie wynikające z Polisy Nr wystawionej na wniosek z r. na kwotę 686,00 zł, z terminem płatności wskazanym w Polisie na r., zapłacono w dniu r., czyli 41 dni po terminie płatności, zobowiązanie wynikające z faktury VAT nr FV/0112/2015, wystawionej r. na kwotę 85,69 zł z terminem płatności ustalonym na fakturze na r., zapłacono r. (Wb Nr 62), czyli 62 dni po terminie płatności, niedopłatę zobowiązania wynikającego z faktury Nr 0429/2014/LU wystawionej r. przez firmę SoftHard S. A. Płock w kwocie 0,10 zł za aktualizację programów finanse księgowość i kadry płace oraz podniesienie bazy danych do najnowszych wersji przekazano w trakcie kontroli r. tj. z opóźnieniem 665 dni po wyznaczonym terminie zapłaty, zobowiązanie wynikające z Polisy Nr w wysokości 680,00 zł z tytułu zapłaty II raty za ubezpieczenie OC, AC, KR, NNW, WIMA samochodu 9 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.)

7 7 służbowego zostało ujęte w księgach rachunkowych miesiąca stycznia 2015 r., pomimo, że dotyczyły zdarzeń gospodarczych roku poprzedniego i wpłynęły do jednostki kontrolowanej w terminie umożliwiającym ich ujecie w księgach właściwego okresu sprawozdawczego. Ponadto termin płatności II raty w kwocie 680 zł wynikający z powyższej Polisy ustalono na r., a zapłaty dokonano r. czyli z opóźnieniem 3 dni. Zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. W myśl art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dla jednostek sektora finansów publicznych okresem sprawozdawczym jest miesiąc. [dowód: akta kontroli, str , , , ] zapłaty naliczonego podatku dochodowego od osób fizycznych w wysokości 1 774,00 zł od wynagrodzeń za czerwiec dokonano w dniu r. (wtorek) czyli 1 dzień po terminie określonym w art. 38 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych 10, zgodnie z którym płatnicy ( ) przekazują ( ) kwoty pobranych na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania ( ) [dowód: akta kontroli, str oraz ] składki zdrowotne w wysokości 2 210,53 zł od wynagrodzeń wypłaconych w miesiącu kwietniu 2015 r. przekazano do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w dniu r. (Wb Nr 36) tj. 6 dni po terminie określonym w art. 47 ust. 1, pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych 11, w myśl którego płatnik składek ( ) opłaca składki za dany miesiąc ( ) nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. 10 Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ( Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) 11 Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 121 ze zm. oraz tekst jednolity wersji obowiązującej na dzień dzisiejszy (Dz. U. z 2016 r. poz. 963)

8 8 W roku 2015 Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Zgierzu nie został obciążony przez kontrahentów odsetkami od nieterminowych płatności zobowiązań. [dowód: akta kontroli, str oraz ] 5) W niektórych przypadkach dekrety naniesione na dowodach źródłowych nie były tożsame z zapisami w ewidencji konta 130: w dekrecie faktury VAT nr FV/0104/2015 z tytułu dostarczenia energii elektrycznej, gazu, wody oraz odprowadzenia ścieków, wywozu nieczystości i monitoringu wystawionej r. zatwierdzono do wypłaty: kwotę 508,86 zł w 4260 i kwotę 161,32 zł w 4300, a w ewidencji księgowej prowadzonej dla konta 130 zaewidencjonowano: kwotę 508,87 zł w 4260 i kwotę 161,31 zł w 4300, w ewidencji konta 130 Rachunek bieżący jednostki ujęto zapłatę za fakturę VAT nr FV/0176/2015 z tytułu dostawy energii elektrycznej, gazu, doprowadzenia wody, odprowadzenia ścieków, wywozu nieczystości i monitoringu w 4260 w kwocie 592,93 zł i w 4300 w kwocie 105,11 zł pomimo prawidłowego dekretu naniesionego na fakturze w 4300 kwoty 136,41 zł i 4260 kwoty 561,90 zł; [dowód: akta kontroli str oraz ] 6) Kwalifikowano wydatki do niewłaściwych paragrafów wydatków budżetowych: w dekrecie faktury VAT nr FV/0197/2015 z tytułu dostarczenia energii elektrycznej, gazu, wody oraz odprowadzenia ścieków, wywozu nieczystości i monitoringu wystawionej r. zatwierdzono do wypłaty: kwotę 576,19 zł w 4260 i kwotę 133,41 zł w 4300, a powinno być w ,07 zł i w ,41 zł; w dekrecie faktury VAT nr FV/0271/2015 z tytułu dostarczenia energii elektrycznej, gazu, wody oraz odprowadzenia ścieków, wywozu nieczystości i monitoringu wystawionej r. zatwierdzono do wypłaty: kwotę 961,32 zł w 4260 i kwotę 173,99 zł w 4300, a powinno być w ,35 zł i w ,95 zł; w dekrecie faktury VAT nr FV/0292/2015 z tytułu dostarczenia energii elektrycznej, gazu, wody oraz odprowadzenia ścieków, wywozu nieczystości i monitoringu wystawionej r. zatwierdzono do wypłaty: kwotę 1 040,01 zł w 4260 i kwotę 152,78 zł w 4300 (w pozycji Razem do zapłaty wpisano kwotę 1 192,89 zł przy prawidłowym podliczeniu 1 192,79 zł), a powinno być w ,12 zł i w ,77 zł;

9 9 koszty transportu w wysokości 11,99 zł wynikające z faktury VAT nr FV/2015/11/03756 wystawionej r. z tytułu zakupu pudeł archiwizacyjnych zakwalifikowano w 4210 Zakup materiałów i wyposażenia zamiast w 4300 Zakup usług pozostałych ; regenerację tonerów i koszty ich wysyłki wynikające z faktury VAT nr 5551/12/2015 wystawionej w dniu r. w łącznej kwocie 176,00 zł zakwalifikowano w 4210 Zakup materiałów i wyposażenia zamiast w 4300 Zakup usług pozostałych ; koszty wysyłki kurierskiej w wysokości 15,00 zł wynikające z faktury nr F/001702/15 wystawionej r. z tytułu zakupu sprayu na mole zakwalifikowano w 4210 Zakup materiałów i wyposażenia zamiast w 4300 Zakup usług pozostałych ; [dowód: akta kontroli, str ] 7) W dwóch przypadkach nie było prawidłowo wystawionego polecenia wyjazdu służbowego: do faktury VAT nr FV170/06/2015/CKR na kwotę 608,27 zł (za warsztaty szkoleniowe organizowane przez Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Łodzi w dniach r.), dołączono polecenie wyjazdu służbowego Nr 1/2015, dla Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Zgierzu, do Smardzewic na czas od r. do r. w celu udziału w ww. szkoleniu. Dokument ten nie został podpisany przez osobę zlecającą wyjazd (brak podpisu Starosty Zgierskiego). Polecenie wyjazdu służbowego zostało potwierdzone przez Spółkę z o. o. MOLO w Smardzewicach, w rubryce Stwierdzenie pobytu służbowego, w dniu r. wystawiono dla Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Zgierzu fakturę VAT Nr 233/G/15 za konsumpcję (szkolenie z wybranych zagadnień z zakresu Prawa Budowlanego połączone ze spotkaniem wigilijnym) na kwotę 65,00 zł. Pomimo, że spotkanie odbyło się w godzinach pracy Powiatowemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego w Zgierzu nie wystawiono Polecenia wyjazdu służbowego. Zgodnie z definicją legalną zawartą w art ustawy Kodeks pracy 12, zwanej dalej Kodeksem pracy podróż służbowa rozumiana jest jako wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce 12 Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r., poz z późn. zm.)

10 10 pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy, za które pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Zgodnie z zapisami art Kodeksu pracy - Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. Dla zaistnienia podróży służbowej niezbędne jest łączne spełnienie wskazanych w ww. definicji warunków. Polecenie wyjazdu powinno zawierać wskazane w art Kodeksu pracy elementy obligatoryjne, tj. cel wyjazdu rozumiany jako miejsce wykonywania zadania służbowego, rodzaj zadania do wykonania przez pracownika oraz niezbędne informacje do prawidłowego wyliczenia należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, takie jak: miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, czas trwania delegacji, środek transportu, otrzymane przez pracownika zaliczki na pokrycie kosztów podróży i tym podobne, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej 13, wydanym na podstawie art Kodeksu pracy. Z podanej definicji wynika wprost, że aby uznać wyjazd pracownika za podróż służbową, wymagane jest, aby odbył się na polecenie pracodawcy. Za podróż służbową nie może być zatem uznany wyjazd pracownika, który nastąpił bez polecenia pracodawcy, np. z wyłącznej inicjatywy pracownika lub w sposób nie spełniający warunków definicji podróży służbowej wskazanej w art Kodeksu pracy. Pomimo, że Kodeks pracy ani rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. 14 nie przewiduje wymogów co do formy oraz treści polecenia wyjazdu służbowego, polecenie takie wydane na piśmie stanowi dowód wydania polecenia o określonej treści oraz umożliwia prawidłowe rozliczenie przysługujących pracownikowi należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. 13 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167) 14 Patrz: przypis 13

11 11 W przypadku podróży służbowych forma pisemna umożliwia weryfikację poprawności dokonanego przez pracownika rozliczenia wyjazdu służbowego. Weryfikacja ta powinna dotyczyć nie tylko rachunkowej poprawności dokonywanych rozliczeń, ale przede wszystkim merytorycznej zgodności rozliczenia dokonanego przez pracownika z wytycznymi pracodawcy zawartymi w poleceniu wyjazdu służbowego. Kontrola taka powinna dotyczyć np.: czasu podróży służbowej oraz rodzaju środka transportu wskazanego przez pracodawcę, a także zasadności poniesienia wydatków niezbędnych do odbycia podróży, i jest ważnym elementem kontroli zarządczej. Brak dokumentowania w formie pisemnej, odbywanych podróży krajowych Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Zgierzu oraz pracowników PINB w Zgierzu, skutkuje: a) brakiem możliwości ustalenia, czy wyjazdy poza obszar działania PINB następowały na polecenie pracodawcy, w celu wykonania określonego zadania służbowego, czy też następowały z inicjatywy własnej Powiatowego Inspektora, b) brakiem możliwości ustalenia czy w przypadkach, wyjazdów poza obszar działania PINB, tj. powiatu zgierskiego, było to równoznaczne z poleceniem wyjazdu służbowego, c) brakiem możliwości ustalenia jakie zadanie służbowe miało być wykonane jako cel odbytej podróży oraz jaki środek transportu był właściwy do odbycia tej podróży, d) brakiem możliwości ustalenia jaki był cel faktyczny odbytej podróży w przypadkach, w których pracownik PINB w Zgierzu odbywał podróż na polecenie Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Zgierzu, poza obszar działania PINB, tj. powiatu zgierskiego bez formalnego wskazania zadania do wykonania, e) rozliczaniem i ujmowaniem w księgach rachunkowych jednostki jedynie kosztów dotyczących pobytu Powiatowego Inspektora w podróży krajowej (koszty noclegów) lub kosztów konsumpcji, f) brakiem naliczenia należności, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. 15, przysługujących pracownikowi z tytułu odbycia podróży służbowej, np. diet. [akta kontroli, str ] 8) W niektórych przypadkach zobowiązania opłacano w innych kwotach niż wynikało to z zaakceptowanych przez Powiatowego Inspektora dowodów źródłowych, np.: 15 Patrz: przypis 13 i 14

12 12 zobowiązanie wynikające z listy płac nr 4/04/2015 (z terminem płatności r.), w której pracownikowi naliczono wynagrodzenie, a Powiatowy Inspektor zatwierdził do wypłaty w wysokości 2 393,68 zł, wypłacone zostało w dniu r. (Wb Nr 32) w wysokości 2 341,86 zł. Różnica w kwocie 51,82 zł z tytułu zaległej wypłaty ekwiwalentu za urlop została uregulowana w dniu r., [akta kontroli, str , oraz ] zobowiązanie wynikające z faktury VAT nr 27083/15 wystawionej r. na kwotę 389,45 zł i zaakceptowanej w tej wysokości do zapłaty przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Zgierzu została zapłacona w kwocie 316,63 zł (Wb Nr 84). Różnica w wysokości 72,82 zł została uregulowana r. [akta kontroli, str oraz ] zobowiązanie wynikające z faktury VAT nr wystawionej r. na łączną kwotę 183,69 zł i zaakceptowanej w tej wysokości do zapłaty przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Zgierzu została zapłacona w kwocie 122,19 zł. Brak zapłaty zobowiązania w wysokości 61,50 zł, z tytułu nieuregulowania na rzecz T-MOBILE kwoty 61,50 zł, z tytułu raty za telefon. Nadto, faktura VAT nr opiewa w całości na kwotę 183,69 zł, w dekrecie faktury zaewidencjonowano do wypłaty kwotę wyższą o 6 zł (189,69 zł), a na koncie 402 Usługi obce w dniu r. zaewidencjonowano kwotę 122,19 zł za abonament i rozmowy telefoniczne. W księgach rachunkowych nie ujęto kwoty w wysokości 61,50 zł za aparat telefoniczny; [akta kontroli, str oraz ] w dekrecie faktury VAT nr FV3/12/2015 z usługi transportowej (przeniesienie archiwum na ul. Długą w Zgierzu) wystawionej w dniu r. na kwotę 1 082,40 zł zatwierdzono do wypłaty: kwotę 1 082,08 zł, a zapłaty dokonano w kwocie 1 082,00 zł (Wb Nr 93), co w konsekwencji spowodowało nieuregulowanie na rzecz kontrahenta kwoty 0,40 zł; [akta kontroli, str oraz ] 9) Technika dokumentowania zapisów księgowych stosowana w jednostce nie pozwala na identyfikację tych dowodów np.:

13 13 w kartotece prowadzonej dla konta 130 w opisie dekretu wpisano: ZUS, a faktycznie była to opłata za dostęp do strony internetowej, w kartotece prowadzonej dla konta 130 w opisie dekretu wpisano: ZUS, a faktycznie był to wpływ środków pochodzących z dotacji celowej, w kartotece prowadzonej dla konta 130 w opisie dekretu wpisano: wynagrodzenie, a faktycznie była to opłata za energię elektryczną, opłata za wywóz nieczystości, rata za telefon itp. na żadnym z okazanych dowodów źródłowych nie nanoszono daty i numeru porządkowego dowodu. Nie przestrzegano w jednostce 1 pkt 4b, pkt 6 i 7 oraz 2 pkt 3 Zarządzenia Nr 2/2012 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Zgierzu z dnia 01 stycznia 2012 r. w sprawie Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Zgierzu. [dowód akta kontroli, str oraz ] 10) Kwota zwrotu w wysokości 48,40 zł dokonana przez Urząd Skarbowy w Zgierzu, która wpłynęła na rachunek bieżący PINB w Zgierzu r. (Wb Nr 12) z tytułu zwrotu podatku PIT za 2014 rok, a która w 2015 stanowiła dochody jednostki, została zaewidencjonowana jako zwrot wydatków w 4020 w roku Powyższa kwota 48,40 zł nie została poniesiona z dotacji roku 2015, wobec czego była dochodem roku 2015 i winna być odprowadzona w odpowiednim terminie za pośrednictwem Starostwa na rachunek bieżący dochodów dysponenta części 85/10 województwo łódzkie. W myśl art. 169 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych dotacje pobrane w nadmiernej wysokości podlegają zwrotowi do budżetu państwa wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych w ciągu 15 dni od dnia stwierdzenia okoliczności pobrania dotacji w nadmiernej wysokości. [dowód: akta kontroli str ] 11) W dniu r. na rachunek bieżący wydatków Inspektoratu wpłynęły środki w wysokości 79,60 zł, które zaewidencjonowano na kontach: w wysokości 11,60 i w wysokości 68,00 zł. W dniu r. kwota w wysokości 79,60 zł została przekazana na rachunek Starostwa Powiatowego w Zgierzu tytułem: zwrot opłat za postanowienie i kosztów przesyłki. W dniu r. Powiat Zgierski dokonał zwrotu kwoty 79,60 zł na rachunek PINB w Zgierzu.

14 14 Nstępnie PINB w Zgierzu w dniu r. przekazał kwotę w wysokości 11,60 zł (Wb Nr 49) oraz w dniu r. kwotę w wysokości 68,00 zł (Wb Nr 95) na rachunek dochodów Starostwa Powiatowego w Zgierzu,. Kwotę 79,60 zł należało przekazać na subkonto dochodów PINB w Zgierzu, a następnie wraz z innymi zgromadzonymi dochodami, z podziałem na odpowiednie paragrafy dochodów budżetowych na rachunek dochodów Starostwa Powiatowego, aby Zarząd jednostki samorządu terytorialnego (Powiatu) mógł przekazać na właściwy rachunek bieżący dochodów dysponenta części budżetowej przekazującego dotację celową, według stanu środków określonego na: a) 10 dzień miesiąca w terminie do dnia 15 danego miesiąca, b) 20 dzień miesiąca w terminie do dnia 25 danego miesiąca, tj. zgodnie z postanowieniami art. 255 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 16 [dowód: akta kontroli str , oraz ] 12) Na listach płac nr 1/09/2015, 2/09/2015 i 3/09/2015 za miesiąc wrzesień 2015 r. jako datę sporządzenia zamieszczono 30 września 2015 r., pomimo, że wypłata wynagrodzeń nastąpiła w dniu 25 września 2015 r. (wyciąg bankowy nr 72), Podobnie na listach płac nr 1/10/2015, 2/10/2015 i 3/10/2015 za miesiąc październik 2015 r. jako datę sporządzenia zamieszczono 31 października 2015 r., pomimo, że wypłata wynagrodzeń nastąpiła w dniu 26 października 2015 r. (wyciąg bankowy Nr 79). [dowód akta kontroli, str oraz oraz ] 13) Wysokość dotacji celowej po zmianach przyznana na realizację zadań z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania realizowane przez PINB w Zgierzu otrzymanej z budżetu państwa w roku 2015 wyniosła ,30 zł, z czego wydatkowano kwotę ,61 zł (zwrotu kwoty 219,69 zł dokonano w dniu r.). [dowód: akta kontroli str ] Kontrolerzy stwierdzili zgodność poniesionych przez PINB w Zgierzu wydatków z ich planowanym przeznaczeniem. 16 Patrz: przypis 2

15 15 14) W sprawozdaniach Rb 28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za kolejne okresy sprawozdawcze roku 2015 stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające na: w sprawozdaniach za miesiące od czerwca do grudnia w kolumnie 4 Plan (po zmianach) w 4040 wykazano dane niezgodne z ewidencją strony Wn konta 980 Plan finansowy wydatków budżetowych. W sprawozdaniach od czerwca do listopada wykazano kwotę ,00 zł, a z ewidencji konta 980 wynika kwota ,00 zł. W sprawozdaniu za miesiąc grudzień wykazano kwotę ,00 zł, a z ewidencji konta 998 wynika kwota ,00 zł. Różnica między danymi wykazanymi w sprawozdaniu a danymi ujętymi na koncie 980 w tym paragrafie wynosi 577,00 zł; w sprawozdaniach za miesiące od czerwca do grudnia w kolumnie 4 Plan (po zmianach) w 4440 wykazano dane niezgodne z ewidencją strony Wn konta 980 Plan finansowy wydatków budżetowych. W sprawozdaniach wykazano kwotę 8 423,00 zł, a z ewidencji konta 980 wynika kwota 9 000,00 zł. Różnica między danymi wykazanymi w sprawozdaniu a danymi ujętymi na koncie 980 w tym paragrafie wynosi 577,00 zł. 15) Po stronie Wn konta 980 zmiany planu wydatków budżetowych w 2015 r. (tj. przesunięcia kwot między paragrafami) ewidencjonowano już w dacie sporządzenia kolejnych wniosków PINB w Zgierzu o dokonanie tych zmian, podczas gdy przepisy pozwalały na wprowadzenie takiej zmiany najwcześniej z datą podjęcia stosownych uchwał Zarządu Powiatu Zgierskiego, tj.: wniosek PINB z dnia r. Uchwała z dnia r., wniosek PINB z dnia r. Uchwała z dnia r., wniosek PINB z dnia r. Uchwała z dnia r., wniosek PINB z dnia r. Uchwała z dnia r., wniosek PINB z dnia r. Uchwała z dnia r. Jak stanowi 12 rozporządzenia Ministra Finansów z 7 grudnia 2010 r., w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych 17 : zarząd jednostki samorządu terytorialnego zawiadamia samorządowe jednostki budżetowe o dokonanych zmianach planu dochodów i wydatków wprowadzanych w toku wykonywania budżetu (ust. 1), 17 Rozporządzenie Ministra Finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 1542)

16 16 zawiadomienia, o których mowa w ust. 1 stanowią podstawę dokonania zmian w planach finansowych jednostek budżetowych (ust. 2), kierownicy samorządowych jednostek budżetowych mogą dokonywać przeniesień planowanych wydatków w planach finansowych samorządowych jednostek budżetowych w granicach upoważnień przyznanych przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego (ust. 3). 15) W całym 2015 roku po stronie Ma konta 980 PINB w Zgierzu nie ujmował bieżących księgowań równowartości zrealizowanych wydatków budżetowych. Obroty tego konta po stronie Ma w każdym miesiącu 2015 roku wykazywały 0 zł. Na dzień r. konto 980 wykazywało saldo po stronie Wn. Zgodnie z 13 ust. 3 pkt 1 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetu państwa, będącej załącznikiem nr 37 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej 18 - w kolumnie "Plan (po zmianach)" wykazuje się dane o planowanych wydatkach, wynikających z planu finansowego jednostki z uwzględnieniem zmian dokonanych w trybie określonym w ustawie o finansach publicznych. Zgodnie z załącznikiem Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. 19 konto 980 służy do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych dysponenta środków budżetowych. Na stronie Wn konta 980 ujmuje się plan finansowy wydatków budżetowych oraz jego zmiany, a na stronie Ma tego konta ujmuje się równowartość zrealizowanych wydatków budżetu, wartość planu niewygasających wydatków budżetu do realizacji w roku następnym oraz wartość planu niezrealizowanego lub wygasłego. Ewidencja szczegółowa do konta 980 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych. Konto 980 nie wykazuje salda na koniec roku. [dowód: akta kontroli, str ] 16) Nie dokonywano księgowań na koncie 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego. Zgodnie z opisem konta 998 (Załącznik nr 1 do przyjętej w PINB w Zgierzu polityki rachunkowości) oraz z załącznikiem Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. 20 Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartości umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje 18 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119 z późn. zm., podobnie wersja obowiązująca na dzień dzisiejszy Dz. U. z 2016 r., poz. 1015) 19 Patrz: przypis 8 20 Patrz: przypis 8

17 17 konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. Obroty tego konta po stronie Ma w każdym miesiącu 2015 roku wykazywały 0 zł. Na dzień r. konto 998 wykazywało saldo po stronie Wn. 17) W kolumnie 5 kwartalnych sprawozdań Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okresy sprawozdawcze: od r. do r., od r. do r., od r. do r., od r. do r. wykazano zaangażowanie wydatków budżetowych do wysokości sumy wykonanych wydatków i zobowiązań w poszczególnych kwartałach w kwotach odpowiednio: ,41 zł (wydatki wykonane kol. 6 w wysokości ,74 zł + zobowiązania kol. 7 w wysokości ,67 zł), ,01 zł (wydatki wykonane kol. 6 w wysokości ,44 zł + zobowiązania kol. 7 w wysokości ,57 zł), ,62 zł (wydatki wykonane kol. 6 w wysokości ,28 zł + zobowiązania kol. 7 w wysokości ,34 zł), ,69 zł, podczas, gdy w miesiącach: styczeń grudzień 2015 roku po stronie Wn tego konta PINB w Zgierzu ujął zaangażowanie wydatków budżetowych w poszczególnych paragrafach, do wysokości wykonanych wydatków na r. Zgodnie z postanowieniami art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych jednostki budżetowe zobowiązane są do prowadzenia ewidencji księgowej, uwzględniającej wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatność dochodów i wydatków, a w zakresie wydatków i kosztów również zaangażowanie środków, które oznacza prawne zaangażowanie środków ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego. W myśl z 13 ust. 3 pkt 2 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetu państwa, będącej załącznikiem nr 37 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej 21, w kolumnie "Zaangażowanie" wykazuje się kwoty wynikające z umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie powoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. 21 Patrz: przypis 18

18 18 Zgodnie z załącznikiem Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. 22, konto 998 służy do ewidencji prawnego zaangażowania, wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym. Na stronie WN konta 998 ujmuje się: równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym, równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego. Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. Ewidencja szczegółowa do konta 998 jest prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków. Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda. [dowód: akta kontroli, str oraz ] 18) Stwierdzono rozbieżności między danymi dotyczącymi miesięcznych wydatków (za kolejne miesiące 2015 r.) udokumentowanych w dowodach źródłowych (fakturach i rachunkach) i dokumentach bankowych (wyciągach bankowych), a danymi ujętymi w ewidencji księgowej (strona Ma konta 130) oraz danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb-28S (kolumna 6 wydatki wykonane, wyliczenia miesięczne sporządzone zostały przez kontrolerów w oparciu o kwoty ujęte w sprawozdaniu narastająco): Lp. Miesiąc Dowody źródłowe (faktury, wyciągi bankowe) Ewidencja Ma konto Styczeń , ,20 2 Luty , ,05 3 Marzec , ,49 4 Kwiecień , ,61 5 Maj , ,82 6 Czerwiec , ,87 7 Lipiec , ,32 8 Sierpień , ,11 9 Wrzesień , ,01 RB 28-S miesięcznie (narastająco) ,20 (25 199,20) ,05 (63 445,25) ,49 ( ,74) ,74 ( ,48) ,82 ( ,30) ,14 ( ,44) ,63 ( ,07) ,90 ( ,97) ,31 ( ,28) 22 Patrz: przypis 8

19 19 10 Październik , ,42 11 Listopad , ,54 12 Grudzień ,17 (z uwzględnieniem zwrotu dotacji 219,69 zł i zwrotu środków 1 039,12 zł) ,17 (z uwzględnieniem zwrotu dotacji 219,69 zł i zwrotu środków 1 039,12 zł) ,92 ( ,20) ,82 ( ,02) ,67 ( ,69) Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. 23 konto 130 Rachunek bieżący jednostki służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. Na stronie Wn konta 130 ujmuje się wpływ środków pieniężnych otrzymanych na realizację wydatków budżetowych zgodnie z planem finansowym w korespondencji z kontem 223 Rozliczenie wydatków budżetowych ( ), a na stronie Ma tego konta ujmuje się zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym jednostki, jak również środki pobrane do kasy na realizację wydatków budżetowych (ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych), w korespondencji z właściwymi kontami zespołów 1, 2, 3, 4, 7 lub 8 ( ). Zapisy na koncie 130 winny być dokonywane na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między jednostką a bankiem. Na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny. Zgodnie z 13 ust. 3 pkt 3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetu państwa, stanowiącej załącznik nr 37 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej 24, w kolumnie "Wykonanie wydatków" wykazuje się wykonane wydatki, na podstawie danych księgowości analitycznej do konta rachunek bieżący jednostki budżetowej. [dowód: akta kontroli, str , oraz ] 19) W sprawozdaniu Rb 28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres od r. do r. nie wykazano zobowiązania niewymagalnego oraz wymagalnego, tj.: 23 Patrz: przypis 8 24 Patrz: przypis 18

20 20 a) niewymagalnego w wysokości 680,00 zł za Polisę wystawioną na podstawie wniosku z dnia r. z tytułu ubezpieczenia samochodu służbowego z terminem płatności II raty określonym na r. Zapłaty dokonano r. (Wb Nr 3). Powyższa nieprawidłowość nastąpiła na skutek nie ujęcia kwoty 680,00 zł w księgach roku Kwota 680,00 zł została ujęta w koszty w dniu zapłaty tj r., [akta kontroli, str ] b) wymagalnego w wysokości 0,10 zł:, wynikającego z faktury Nr 0429/2014/LU wystawionej w dniu r. przez firmę SoftHard S. A. Płock za aktualizację programów finanse księgowość i kadry płace oraz podniesienie bazy danych do najnowszych wersji na kwotę 1 008,60 zł (- 0,27 zł z tytułu nadpłaty faktury 429/2014 = 1 008,33 zł. Powyższa faktura została przeprawiona z kwoty 1 008,33 zł na kwotę 1008,23 zł) z terminem zapłaty r. Zapłaty za powyższą fakturę dokonano w dniu r. w wysokości 1 008,23 zł. Pozostałą niedopłatę w wysokości 0,10 zł przekazano na rzecz firmy SoftHard S. A. w trakcie kontroli r. tj. z opóźnieniem 665 dni po wyznaczonym terminie zapłaty. [dowód: akta kontroli, str oraz ] 20) W sprawozdaniu Rb 28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres od r. do r. nie wykazano zobowiązań niewymagalnych oraz wymagalnych: a) niewymagalnych w wysokości 3 742,00 zł w tym: w kwocie 686,00 zł z tytułu I raty ubezpieczenia OC, AC, NNW samochodu służbowego DACIA SANDERO 1,2 16V STORY nr rejestracyjny EZG RG65, wynikającego z Polisy Nr zawartej na podstawie wniosku z dnia r.; w kwocie 50,00 zł z tytułu przeprowadzonych badań lekarskich (zapłaconej przez pracownika gotówką w dniu badania), wynikającego z faktury 43/06/15 z r., pomimo ujęcia tej kwoty na koncie w dniu r.; w kwocie 3.000,00 zł z tytułu zapłaty za obsługę prawną za czerwiec 2015 r., wynikającą z faktury 2/6/2015 z r. (data wpływu r.), zapłaconej r. w wysokości 3 000,00 zł, która nie została też ujęta w ewidencji konta i w wysokości 690,00 zł (w sprawozdaniu Rb 28S za okres od do r. jako

21 21 zobowiązanie została wykazana tylko cząstkowa kwota 690,00 zł, której z kolei nie ujęto w ewidencji konta na dzień r. ); w kwocie 6,00 zł z tytułu opłaty sądowej zgodnie z sygnaturą akt 1NS 947/04, którą ujęto w ewidencji konta Sąd w dniu r.; b) wymagalnych w wysokości 137,61 zł: w kwocie 85,69 zł, wynikającej z ewidencji konta Starostwo Powiatowe, które powstało z tytułu nieuregulowania na rzecz Starostwa Powiatowego w Zgierzu kwoty 85,69 zł, z tytułu sprzątania pomieszczeń za maj 2015 r. na podstawie wystawionej faktury VAT nr FV/0112/2015 z r. z terminem płatności r. (zapłata nastąpiła r.); w kwocie 51,82 zł z tytułu zaległej wypłaty ekwiwalentu za urlop. W dniu r. sporządzona została lista płac nr 4/04/2015 (z terminem płatności r.), w której pracownikowi naliczono wynagrodzenie do wypłaty w wysokości 2 393,68 zł, a wypłacono w dniu r. (Wb Nr 32) kwotę w wysokości 2 341,86 zł. Różnica 51,82 zł wypłacona została pracownikowi r. (Wb Nr 96); w kwocie 0,10 zł opisanego w pkt 19) lit b). [dowód: akta kontroli, str , oraz ] 21) W sprawozdaniu Rb 28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres od r. do r. nie wykazano zobowiązań niewymagalnych oraz wymagalnych, tj.: a) niewymagalnych kwocie 134,32 zł, w tym: kwota w wysokości 72,82 zł, została zaewidencjonowana na dzień r. na koncie prowadzonym dla kontrahenta IGNACPOL. Powyższe zobowiązanie na dzień r. było zobowiązaniem wymagalnym, które powstało z tytułu z tytułu zakupu paliwa na podstawie wystawionej r. faktury VAT nr 27083/15 na kwotę 389,45 zł. Termin płatności wyznaczono do dnia r., a zapłaty dokonano r. w wysokości 316,63 zł. Pozostałą część zobowiązania w kwocie 72,82 zł uregulowano r. w kwocie 61,50 zł (kwota raty za aparat telefoniczny z faktury VAT nr z r. z terminem płatności r.), pomimo tego, że na dzień r. było zobowiązaniem wymagalnym. Powyższe

22 22 zobowiązanie wymagalne powstało z tytułu nieuregulowania na rzecz firmy T-MOBILE kwoty 61,50 zł, z tytułu raty za telefon na podstawie polecenia przelewu do faktury VAT nr wystawionej r. z terminem płatności r. (zapłacono w dniu r. kwotę 122,19 zł), Kwota 61,50 zł nie została ujęta w ewidencji konta T- MOBILE na dzień r. Nadto, faktura VAT nr opiewa w całości na kwotę 183,69 zł, w dekrecie faktury zaewidencjonowano do wypłaty inną kwotę 189,69 zł, na koncie 402 Usługi obce w dniu r. zaewidencjonowano kwotę 122,19 zł i w wymaganym terminie zapłacono 122,19 zł za abonament i rozmowy telefoniczne; b) wymagalnych w wysokości 0,50 zł w tym: w kwocie 0,10 zł opisanego w pkt 19) lit b); w kwocie 0,40 zł z tytułu wystawionej w dniu r. faktury VAT Nr /12/2015 za usługi transportowe (przewiezienie archiwum zakładowego na ul. Długą w Zgierzu). W dekrecie faktury zatwierdzono do wypłaty: kwotę 1 082,08 zł, a zapłaty dokonano w dniu r. w kwocie 1 082,00 zł (Wb Nr 93). Kwota 0,40 zł na dzień r. nie została ujęta na koncie prowadzonego dla kontrahenta Kawka ; [dowód: akta kontroli, str , oraz ] Zgodnie z 13 ust. 3 pkt 5 i 7 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetu państwa (załącznik nr 37 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej) 25, w kolumnie "Zobowiązania ogółem" wykazuje się wszystkie uznane przez jednostkę zobowiązania, niespłacone do końca okresu sprawozdawczego, a w kolumnie "zobowiązania wymagalne powstałe w roku bieżącym" wykazuje się nieumorzone zobowiązania powstałe w okresie od 1 stycznia roku bieżącego do końca okresu sprawozdawczego, które przed upływem danego okresu sprawozdawczego nie zostały uregulowane, a których termin zapłaty minął. Nieuwzględnianie występujących zobowiązań jest również niezgodne z procedurami wewnętrznymi jednostki, przyjętymi Zarządzeniem PINB w Zgierzu z 1 stycznia 2012 r., Nr 2/2012 Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych dla PINB w Zgierzu. Paragraf 2 pkt 11 ww. Instrukcji stanowi, że sprawdzone pod względem merytorycznym i przez głównego księgowego oraz zatwierdzone 25 Patrz: przypis 18

23 23 do wypłaty faktury /rachunki/ lub inne dokumenty spełniające wymogi dowodu księgowego dostarczone księgowości do 3 dnia kolejnego miesiąca, w celu ujęcia w księgach rachunkowych do okresu sprawozdawczego, będą ujmowane jako zobowiązania. 20) W sprawozdaniach Rb 28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres od r. do r. oraz za okres od r. do r. stwierdzono następujące rozbieżności: w kolumnie 7 Zobowiązania wg stanu na koniec okresu sprawozdawczego ogółem gdzie wykazano kwotę ,57 zł, a saldami kont rozrachunkowych, które na dzień r. po stronie Ma wynosiły łącznie ,75 zł (konto 201 kwota 324,92 zł, konto kwota 2 696,40 zł, konto kwota 24,00 zł i konto 229 kwota 9 982,43 zł wydruki z dnia r.). Różnica pomiędzy ewidencją, a sprawozdaniem na dzień r. wynosi kwotę 348,18 zł; W dniu 10 listopada 2016 r. Główny Księgowy PINB w Zgierzu przesłał kontrolerom ponownie wydruki zestawień obrotów i sald dla kont 201, 22501, i 229 na dzień r. (wydruki sporządzone 10 listopada 2016 r.) Salda po stronie Ma kont: 201 kwota 4 014,92 zł, kwota 1 719,40 zł, są inne, niż dane na wydrukach przekazanych kontrolerom w dniu 5 października 2016 r. Rozbieżność między saldami tych kont wynosi: Konto Wydruk na dzień Wydruk na dzień r r. Różnica , ,92 /-/ 3.690, , ,40 977,00 W dniu r. Główny Księgowy jednostki doręczył kontrolerom pismo, w którym poinformował, że kwota zobowiązań konta 201 na dzień r. została poprawiona w dniu r., a następnie r. kolejne pismo z następującym wyjaśnieniem: Na koncie 201 w trakcie kontroli ustalono błędnie zaewidencjonowane zobowiązania dotyczące dotacji własnej, które omyłkowo zostały poprawione.