Bielsk Podlaski, r. ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 Bielsk Podlaski, r. ZAPYTANIE OFERTOE na dostawę i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP w ramach realizacji projektu pn.: Nowe technologie ICT w POLBU S.A. w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata , Oś Priorytetowa I zrost innowacyjności i wspieranie przedsiębiorczości w regionie, ziałania 1.4 sparcie inwestycyjne przedsiębiorstw - Projekty z zakresu wsparcia technologii komunikacyjnych i informacyjnych dla MŚP. Część I Zamawiający POLBU S.A. z siedzibą przy ul. Żwirki i igury 61, Bielsk Podlaski, którego dokumentacja jest przechowywana w Sądzie Rejonowym w Białymstoku, XII ydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, wpisaną do rejestru przedsiębiorców pod numerem KRS , Kapitał zakładowy w całości wpłacony: ,00 zł, NIP: , REGON , tel / , fax / , strona internetowa: Część II Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP do zarządzania przedsiębiorstwem Zamawiającego, zwanego dalej Systemem, w ramach realizacji projektu pn.: Nowe technologie ICT w POLBU S.A. w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata , Oś Priorytetowa I zrost innowacyjności i wspieranie przedsiębiorczości w regionie, ziałania 1.4 sparcie inwestycyjne przedsiębiorstw - Projekty z zakresu wsparcia technologii komunikacyjnych i informacyjnych dla MŚP, a w szczególności: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata

2 1. ykonania Analizy Przedwdrożeniowej mającej na celu uzyskanie wiedzy niezbędnej do pełnego wdrożenia Systemu zgodnie z procesami biznesowymi, wymaganiami i oczekiwaniami Zamawiającego, oraz uzgodnienie szczegółowej koncepcji wdrożenia Systemu, 2. Określenia szczegółowych wymagań dla infrastruktury ICT niezbędnej do zgodnego z wymaganiami Zamawiającego użytkowania Systemu, 3. ostawy bezterminowych licencji Systemu oraz instalacja Systemu w środowisku testowym i produkcyjnym, 4. Zainstalowania i uruchomienia Systemu w infrastrukturze ICT Zamawiającego, 5. ykonania migracji danych z systemów dotychczas użytkowanych przez Zamawiającego, 6. Integracji Systemu z programami wykorzystywanymi przez Zamawiającego, które nie zostaną zastąpione przez System, w tym między innymi z programami Kadry Płace, Środki Trwałe i programami inżynierskimi takimi jak np. AUTO CA, LOGICAL, Roto Creator czy MB CA, 7. Przeprowadzenia konfiguracji Systemu zgodnie z procesami biznesowymi, wymaganiami i oczekiwaniami Zamawiającego oraz wynikami Analizy przedwdrożeniowej. Przeprowadzenie etapowego wdrożenia, zaczynając od wdrożenia w zakresie produkcji okien PCV i Aluminium oraz turbin wiatrowych oraz Pozyskiwania kontraktów budowlanych, 8. Przeprowadzenia testów akceptacyjnych i eksploatacyjnych skonfigurowanego Systemu i danych zmigrowanych z obecnie użytkowanego systemu, 9. Kontynuacji wdrożenia w pierwszym okresie eksploatacji wdrożonego Systemu do czasu sporządzenia pierwszego sprawozdania rocznego tj. do dnia Przeprowadzenia szkoleń z Systemu dla członków Zespołu drożeniowego Zamawiającego i użytkowników a także Administratorów Systemu, 11. ostarczenia w języku polskim okumentacji Systemu, Instrukcji obsługi dla użytkowników i Instrukcji Administratora Systemu wystarczającej do prowadzenia przez Zamawiającego szkoleń użytkowników i samodzielnej administracji Systemem, Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata

3 12. Zapewnienia gwarancji powdrożeniowej na System w okresie 24 miesięcy od zakończenia daty wdrożenia. Od kupowanego Systemu Zamawiający oczekuje wsparcia działania w następujących obszarach: Produkcja okien PCV i Aluminium oraz turbin wiatrowych Produkcja budowlana Finanse i księgowość Gospodarka Magazynowa Sprzedaż Zaopatrzenie logistyka materiałów i usług Kontroling i analizy managerskie Zarzadzanie dokumentami Administracja (w tym Techniczna Obsługa Budów) w zakresie określonym przez procesy biznesowe wyszczególnione w Załączniku nr 2 oraz opisanym wymaganiami przedstawionymi w załączniku numer 1 do Zapytania Ofertowego. Zaoferowany System musi spełniać wszystkie parametry wyszczególnione przez Zamawiającego, jako warunki wymagane (oznaczone w kolumnie literą ) w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego. skazane jest również, by oferowany system spełniał wymagania dodatkowe, wyszczególnione w Załączniku nr 1 do Zapytania Ofertowego (oznaczone w kolumnie literą ), za które zostaną przyznane dodatkowe punkty. Część III Inne wymagania Zamawiającego 1. Zamawiający wymaga, aby obsługa i administracja Systemu była prowadzona w języku polskim, 2. ymagania dla dostarczanych licencji systemu: 2.1. Oferent zobowiązany jest dostarczyć 70 licencji jednoczesnego dostępu do Systemu w tym 2 licencje administracyjne Systemu, Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata

4 2.2. ykonawca zobowiązany jest do udzielenia Zamawiającemu licencji na korzystanie z Systemu na czas nieokreślony oraz dostarczenia licencji na czas nieokreślony na korzystanie z wszystkich innych programów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Systemu dostarczonych razem z Systemem. 3. ymagania dla kontynuacji wdrożenia w pierwszym okresie eksploatacji wdrożonego Systemu: 3.1. ykonawca zapewni pełną funkcjonalność Systemu poprzez bezpłatne usuwanie ewentualnych nieprawidłowości w oprogramowaniu do czasu sporządzenia pierwszego sprawozdania rocznego. Oferent zapewni również w tym czasie bezpłatne dostarczanie nowych wersji oprogramowania z adaptacją do zmieniających się przepisów obowiązującego prawa, wprowadzanie zmian do dokumentacji wynikających ze zmiany przepisów prawnych jak i zamian wymaganych przez Zamawiającego. Każdorazowo nowa wersja oprogramowania powinna być zainstalowana u Zamawiającego na dzień przed wejściem zmian przepisów obowiązującego prawa ostęp do telefonicznego lub internetowego systemu obsługi minimum w godzinach pracy Zamawiającego tj. w dni robocze od godz. 7 do godz. 17, jako podstawowego kanału zgłaszania błędów Systemu oraz sugestii dotyczących optymalizacji działania Systemu Udzielanie odpowiedzi na pytania związane z działaniem Systemu zgłoszone telefonicznie lub przez internet Usuwanie błędów Systemu zgłoszonych przez Zamawiającego w następujących terminach: naprawa błędu Systemu powodującego nieprawidłowe działanie uniemożliwiające prowadzenie pracy z wykorzystaniem Systemu w nieprzekraczalnym terminie 1 dnia roboczego naprawa usterki systemu powodującej nieprawidłowe działanie Systemu, które nie powodują uniemożliwienia dalszej pracy z wykorzystaniem Systemu w nieprzekraczalnym terminie 10 dni roboczych Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata

5 3.5. Nadzór nad zgodnością Systemu z obowiązującymi przepisami prawa polskiego i wspólnotowego o randze co najmniej rozporządzenia w rozumieniu art.87 i art. 91 Konstytucji RP, w zakresie odpowiadającym zakupionym przez Zamawiającego licencjom 3.6. ostarczanie nowych wersji modułów i funkcjonalności Systemu w zakresie odpowiadającym zakupionym przez Zamawiającego, bez ponoszenia dodatkowych opłat licencyjnych przez Zamawiającego w terminach uzgodnionych z Zamawiającym 3.7. Usługi nowelizacji muszą być świadczone w miejscu instalacji Systemu 3.8. Przeprowadzanie nieodpłatnych wizyt audytowych w siedzibie Zamawiającego, co najmniej raz na każde 3 miesięcy trwania wdrożenia, mających na celu przeprowadzenie analizy sposobu i zakresu wdrożenia oraz wykorzystywania Systemu a także doradztwo w zakresie optymalizacji tego procesu 4. ymagania wobec Oferentów 4.1. ymagane jest posiadanie wiedzy i doświadczenia przez Oferenta możliwych do udokumentowania w następujący sposób: 4.1.1w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, Oferent wykaże się realizacją max. 5 wdrożeń oferowanego systemu typu ERP obejmujące, co najmniej moduły: o Produkcja (zgodnie z MRPII) lub Produkcja budowlana o Finanse i księgowość o Gospodarka Magazynowa o Zarządzanie dokumentami o Kontroling i analizy managerskie dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, a w szczególności nie otwarto wobec nich likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata

6 nie zalęgają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne Oferent potwierdza spełnianie powyższych wymagań poprzez wypełnienie i podpisanie Załączników Nr 3, 4 i 5. przypadku, gdy w dokumentacji zostały wskazane nazwy, znaki towarowe lub typy materiałów czy produktów lub normy, aprobaty, specyfikacje czy systemy, Zamawiający dopuszcza oferowanie materiałów lub rozwiązań równoważnych, pod warunkiem, że zapewnią uzyskanie parametrów technicznych nie gorszych od określonych w dokumentacji. Część IV Termin realizacji zamówienia Termin realizacji zamówienia: do dnia 31 grudnia 2014 r. Część V Sposób przygotowania oferty Ofertę należy przygotować w języku polskim. Powinna ona zawierać następujące elementy: nazwę i adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP, adres , datę wystawienia oferty, termin ważności oferty, opis systemu w formie zaproponowanej przez Oferenta w ramach wymienionego w Części II i części III obszaru, wypełnione załączniki nr 1 i 2 do zapytania ofertowego, wypełnione oświadczenia wymienione w załącznikach 3, 4 i 5 do zapytania ofertowego, cenę netto za realizację usługi wyrażoną w PLN + podatek VAT, termin realizacji usługi, Oferta powinna być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta. o oferty należy dołączyć aktualny odpis lub wydruk mu odpowiadający z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru czy ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające status Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata

7 prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących. Jeżeli z danych wpisanych do KRS nie wynika sposób reprezentacji podmiotu, wraz z ofertą należy złożyć dokumenty potwierdzające umocowanie osób reprezentujących oferenta oraz zakres umocowania. okumenty powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania oferty potwierdzone za zgodność z oryginałem wraz z datą i podpisem osób upoważnionych do reprezentacji firmy. Niedopuszczalne jest składanie ofert częściowych. Naruszenie tej zasady skutkuje niespełnieniem wymogów formalnych i odrzuceniem oferty. Jeden oferent może złożyć tylko jedną ofertę. Naruszenie tej zasady skutkuje niespełnieniem wymogów formalnych i odrzuceniem każdej z ofert złożonych przez tego samego oferenta. Część VI Kryteria wyboru oferty 1. Kryteria, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty są następujące: Lp. Kryterium Maksymalna liczba punktów 1. Cena 60 pkt. 2. Funkcjonalności dodatkowe 20 pkt. 3. Referencje 20 pkt. Razem 100 pkt. 2. Sposób obliczania wartości punktowej kryteriów: 1) Kryterium Cena będzie oceniane następująco: Maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę netto za realizację przedmiotu zamówienia. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalną do proponowanych kwot liczbę punktów. Ocena punktowa oferty zostanie dokonana zgodnie z formułą: Pc = (Cn : Co) x 100 x 60% Gdzie: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata

8 Pc ilość punktów za cenę (max. 60) przyznana ofercie Cn najniższa cena spośród wszystkich złożonych ofert, Co cena zaoferowana przez danego Oferenta 2) Kryterium Funkcjonalności dodatkowe będzie oceniane następująco: Maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najwyższą liczbę rozwiązań funkcjonalności dodatkowych oferowanego Systemu. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalną do proponowanych funkcjonalności liczbę punktów. Ocena punktowa oferty zostanie dokonana zgodnie z formułą: Pfd = (Fo : Fw ) x 100 x 20% Gdzie: Pfd ilość punktów za funkcjonalności dodatkowe (max. 20) przyznana ofercie Fw to liczba wszystkich wymagań dodatkowych oznaczonych, jako określonych w Załączniku nr 1 do Zapytania Ofertowego, Fo to liczba wymagań dodatkowych oznaczonych jako określonych w Załączniku nr 1 do Zapytania Ofertowego spełnionych przez ocenianą Ofertę 3) Kryterium Referencje będzie oceniane następująco: Za każde wdrożenie referencyjne Systemu (max. 5 wdrożeń) zrealizowane zgodnie z wymaganiami określonymi w punkcie Oferent otrzyma 4 pkt. ofercie można wskazać nie więcej niż 5 referencji. 5. Po otwarciu ofert Zamawiający może w każdym czasie wezwać Oferentów do prezentacji funkcji zaproponowanego Systemu w celu weryfikacji jego zgodności z załącznikami nr 1 i 2 do zapytania ofertowego. Oferent, do którego Zamawiający zwróci się z prośbą o zaprezentowanie spełnienia wymagań, o których mowa w Załącznikach nr 1 i 2 do Zapytania ofertowego, zobowiązany będzie do przeprowadzenia prezentacji w terminie 5 dni roboczych od dnia przesłania wezwania drogą mailową na adres wskazany w ofercie. Terminowe przeprowadzenie prezentacji jest istotnym warunkiem zamówienia. prezentacji musi uczestniczyć przedstawiciel uprawniony Oferenta. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata

9 Prezentacja odbędzie się zgodnie z następującą procedurą: 5.1. prezentacja przez przedstawicieli Oferenta wybranych przez Zamawiającego wymagań, o których mowa w Załączniku nr 1 i/lub 2 do Zapytania ofertowego; 5.2. ocena spełnienia przez oferowany System każdego z wybranych wymagań będzie realizowana w systemie Tak/Nie (spełnione/niespełnione) Nie spełnienie przez oferowany system warunków, określonych w załączniku nr 1 i/lub 2 do Zapytania ofertowego, jako ymagane, skutkować będzie odrzuceniem oferty, jako niespełniającej warunków Zapytania ofertowego niepotwierdzenie spełnienia warunków określonych w załączniku nr 1 i/lub 2 do Zapytania ofertowego, jako dodatkowe, a zadeklarowanych jako spełniane przez system skutkować będzie przyznaniem ofercie takiego ykonawcy 0 punktów w kryterium Funkcjonalności dodatkowe nie przeprowadzenie przez ykonawcę prezentacji w wyznaczonym terminie lub odmowa jej przeprowadzenia skutkować będzie odrzuceniem oferty, jako nie spełniającej warunków Zapytania ofertowego. Z przebiegu prezentacji sporządzony zostanie Protokół eryfikacji ymagań. Brak lub odmowa podpisania Protokołu przez przedstawicieli Oferenta oznacza odrzucenie oferty, jako niespełniającej warunków Zapytania ofertowego. Przewidywany czas trwania prezentacji 2 dni robocze w godzinach 9-15, w razie potrzeb czas trwania prezentacji może zostać wydłużony. Zamawiający udzieli zamówienia temu ykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w niniejszym zapytaniu oraz w załącznikach do zapytania i zostanie oceniona, jako najkorzystniejsza w oparciu o wyżej podane kryteria oceny. Zamawiający powiadomi wygranego Oferenta za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie. Część VII Miejsce oraz termin składania ofert Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata

10 Oferta odpowiadająca powyższemu zakresowi zamówienia, powinna być sporządzona w formie pisemnej, podpisana i opatrzona pieczęcią ykonawcy, dostarczona osobiście lub przesłana za pośrednictwem poczty (tradycyjnej, kuriera) na adres Zamawiającego wskazany w Części I albo na adres poczty elektronicznej w formie skanu oryginalnych dokumentów w formacie pdf na adres wskazany w Części VIII do dnia r. Oferty dostarczone po tym terminie nie będą rozpatrywane. Zapytanie ofertowe zamieszczono również na stronie internetowej Zamawiającego i na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego. Część VIII Osoby uprawnione do prowadzenia kontaktów z Oferentami Ewentualne pytania związane z niniejszym zapytaniem ofertowym proszę kierować do Pana Tomasza Fiedorowicza, za pomocą poczty elektronicznej na adres: t.fiedorowicz@polbud.com.pl Część IX yjaśnienia i modyfikacje zapytania ofertowego 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. 2. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu cen, niezwłocznie powiadamiając o tym wszystkich Oferentów, którzy złożyli oferty. 3. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli w trakcie jej rozpatrywania stwierdzi, że: 3.1. Jej treść nie odpowiada treści Zapytania ofertowego 3.2. Została złożona przez oferenta wykluczonego z udziału w postępowaniu Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata

11 Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego ymagania dla Systemu ERP. arunki i parametry wymagane do spełnienia przez Zintegrowany System Informatyczny klasy ERP: Oferent powinien wypełnić zamieszczone tabele przez wpisanie w kolumnie Spełnia T/N litery T jeśli warunek określony w danym wierszu jest spełniony, lub litery N w sytuacji nie spełnienia kryterium. Pozostawienie pustego miejsca lub odpowiedź nieczytelna uznane zostaną za niespełnienie danego warunku. arunki zaznaczone jako wymagane oznaczone literą muszą być spełnione niespełnienie ich skutkuje odrzuceniem oferty. Niespełnienie warunków określonych jako dodatkowe oznaczone literą nie spowoduje odrzucenia oferty. 1. YMAGANIA OGÓLNE SYSTEMU Lp. Opis wymagania ymagany / odatkowy ymagania ogólne 1 Jednokrotne wprowadzanie danych (wyeliminowanie konieczności powtórnego wprowadzenia tych samych danych do systemu) ostępność we wszystkich modułach i funkcjach systemu danych już 2 wprowadzonych, bez konieczności uruchamiania jakichkolwiek interfejsów 3 spólny rodzaj motoru bazy danych dla całości oferowanego oprogramowania 4 Zapewnienie integralności danych i transakcji na poziomie bazy danych 5 Zapewnienie możliwości przekształcania dokumentów zgodnie z procesami biznesowymi z wykorzystaniem już wprowadzonych danych Możliwość definiowania zawartości informacyjnej Karty Opisu okumentu 6 dla każdego typu dokumentów (np. data wprowadzenia, data modyfikacji, nazwa, indeksy, termin ważności, ew kontrahent (powiązanie z bazą Kontrahentów), Projekt (powiązanie) itp.) Możliwość dodawania scanu dokumentu lub dokumentu w postaci 7 elektronicznej, do dokumentów systemu ERP (np. harmonogram, oferta, faktura, Protokół,...) Spełnia Tak/Nie Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata

12 8 Możliwość definiowania statusów dla typów dokumentów 9 Możliwość podglądu scanów dokumentów w odpowiednich modułach systemu ERP (nie tylko FV z poziomu ERP) zgodnie z definicjami TYPÓ dokumentów, 10 Możliwość podglądu-raportowania wybranych dokumentów wg uprawnień i wybranych indeksów (filtrowanie, sumowanie po wybranych polach,...), 11 Możliwość skanowania i indeksowania dokumentów (wiele indeksów). 12 Możliwość określenia terminu ważności dla każdego dokumentu. 13 Możliwość definiowania zależności danych dla typów dokumentów (np. porównanie wartości sumy faktur i wartości Umowy) 14 Możliwość definiowania obiegów dokumentów (workflows) 15 Możliwość analizy przeprowadzonych działań (np.. Akceptacji) 16 Możliwość dotarcia do dokumentów poprzedzających dany dokument w ramach workflow ( np. w czasie analizy faktury VAT do protokołu przerobowego) wg zdefiniowanych powiązań dokumentów. 17 Możliwość dekretowania zeskanowanych dokumentów do osób lub działów (obieg wewnątrz systemu, mail, powiadomienie SMS). 18 Możliwość odwzorowania struktury organizacyjnej. 19 Możliwość zdefiniowania niezależnych pulpitów roboczych dla różnych grup użytkowników lub dla konkretnych użytkowników. Możliwość podglądu na pulpicie roboczym Spraw do załatwienia przez danego użytkownika Możliwość podglądu na pulpicie roboczym wskaźników zdefiniowanych dla danej grupy użytkowników lub dla konkretnego użytkownika. 20 Możliwość równoległego prowadzenia ksiąg rachunkowych dla dowolnej liczby podmiotów z opcją sporządzania sprawozdań skonsolidowanych. 21 Zarządzanie zastępstwami za nieobecnych pracowników 22 spółpraca z zewnętrznymi bankowymi systemami informatycznymi płatności masowych w zakresie eksportu i importu transakcji. 23 spółpraca z czytnikami kodów kreskowych i kolektorami danych. 23 Zgodność z aktualnie obowiązującym na terenie Polski prawem w tym sprawna realizacja wytycznych artykułów 71 i 72 o ochronie danych Ustawy o Rachunkowości z Komunikacja wewnętrzna w systemie 1 System informuje o sprawach/ dokumentach wymagających działania konkretnego użytkownika: o dokumentach/ sprawach wymagających działania (np. decyzji) - o przekroczeniach terminów wymagających działania (np. 1.2 przedłużenia terminu) o wartościach wskaźników, które przyjęły poziom ostrzegawczy lub Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata

13 alarmowy 2 System informuje o działaniach/ decyzjach wymagających podjęcia działań w określonych terminach na poziomie: przypomnienia -przed terminem podjęcia działania, ostrzeżenia - w terminie realizacji działania alertu -po terminie realizacji działania 3 przypadku istniejących w systemie nieprzeczytanych informacji dla użytkownika system automatycznie wyświetla je przy logowaniu się użytkownika do systemu. 4 przypadku przesłania informacji do użytkownika w trakcie jego pracy w dowolnym module systemu, system wyświetla informację o otrzymaniu informacji i pyta czy odczytać. 5 System powiadamiania, alertów o wyczerpaniu lub przekroczeniu budżetów i/lub terminów, za które odpowiedzialny jest użytkownik 6 Możliwość zdefiniowania dla użytkownika powiadomień na a lub SMS. Tak 7 Możliwość definiowania terminarza spotkań (kalendarza). 8 Możliwość współdzielenia kalendarzy zgodnie z podległością organizacyjną i uprawnieniami. 9 Możliwość wysyłania a z dokumentem -ok wg szablonu. Kontroling i Sprawozdawczość 1 Sprawozdawczość managerska, jako integralna część systemu ERP 2 Generator raportów wykorzystuje wszystkie dane zapisane w systemie 3 Kontrola kosztów z rozbiciem na MPK 4 Budżetowanie kosztów, harmonogramowanie terminów 5 Możliwość definiowania Raportów na potrzeby poszczególnych osób lub stanowisk lub ról procesowych 6 efiniowanie szablonów i rozliczanie kosztów stałych np. wynajmu kontenerów, ogrzewania, sprzątania itp. Możliwość definiowania terminowych analiz kontrolnych (sygnalizowanie 7 sald różnych od zera, przekroczeń budżetów,...) naliczanych i przesyłanych (powiadomień, NIE raportów) automatycznie. analiza i wizualizacja kontraktu (koszty, sprzedaż, zasoby, czas 7.1 realizacji; w układzie plan/budżet a realizacja na dzień), analiza poziomu cen wybranych towarów i usług (wg kontraktu, dat 7.2 zakupu, dostawców), 7.3 analiza zużycia materiałów (wg kontraktu w układzie plan/budżet a realizacja na dzień), (na Projekty lub na Produkcję) 8 efiniowanie szablonów dokumentów/ raportów/ wydruków seryjnych i generacja dokumentów (postać elektroniczna i/lub do wydruku) z wykorzystaniem wprowadzonych do systemu danych w oparciu o programy pakietu MS Office Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata

14 9 Raportowanie (wymagania szczegółowe) 9.1 Raporty umożliwiają eksport danych do formatu xls. 9.2 Raporty umożliwiają eksport danych do formatu rtf. 9.3 Raporty umożliwiają eksport danych do formatu OpenOffice. 9.4 Raporty umożliwiają eksport danych do formatu html. 9.5 Raporty umożliwiają eksport danych do formatu pdf. 9.6 Możliwość podglądu wszystkich dostępnych raportów z jednego miejsca. 9.7 Możliwość zdefiniowania odrębnego zakresu raportów dla każdego użytkownika. 10 Utrzymanie zbioru standardowych raportów (dodawanie, modyfikowanie, usuwanie raportów) przez administratora. 11 ynamiczne raporty użytkownik wybiera kolumny, podaje kryteria, określa sposoby agregacji i prezentacji np. graficznej danych itp. 12 Proces wyszukiwania danych w systemie umożliwia zastosowanie znaków specjalnych zastępujących, co najmniej fragment wyszukiwanego tekstu lub pojedynczy znak (np. analogicznie do systemu OS * - fragment tekstu,? pojedynczy znak). Administracja 1 ostosowanie formatek ekranowych poprzez przestawianie/ ukrywanie pól bez potrzeby ingerencji programistycznej dostawcy systemu 2 System ukrywa niewykorzystywane przez użytkownika funkcje wraz z elementami graficznymi 3 Zarządzanie uprawnieniami użytkowników, 4 Automatyczne wylogowywanie niepracujących użytkowników - definiowany TimeOut 5 ylogowanie z zapisaniem danych, które zostały wpisane, ale nie zostały zapamiętane po zdefiniowanym czasie 6 ostarczenia narzędzia do uzyskania informacji na temat logowania i rejestracji dokonanych modyfikacji danych w systemie przez użytkownika. 7 Możliwość zapisu i przeglądanie danych o logowaniu użytkowników pozwalająca na uzyskanie informacji o czasie i miejscach ich pracy. 8 Możliwość pracy zdalnej z systemem (np. VPN) -budowy 9 ykorzystanie urządzeń mobilnych do wprowadzania i dostępu do danych np.. Smartfony, Tablety - interfejs graficzny dostosowujący się do rozdzielczości urządzeń mobilnych. 10 Licencje administracyjne 11 System zapewnia możliwość importu/ exportu danych do programów pakietu Microsoft Office (w tym Excel, ord, MS Project). 12 System zapewnia możliwość importu/ exportu danych do standardowych programów inżynierskich w tym AutoCad, Norma PRO, MS Project Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata

15 13 Możliwość tworzenia i utrzymywania logu systemu, rejestrującego wszystkich użytkowników i wykonane przez nich czynności z możliwością analizy zmienianych wartości danych. 14 Mechanizmy walidacji haseł zgodnie z przyjętymi politykami Zaimplementowany system uprawnień umożliwia definiowanie 15 uprawnień na poziomie użytkowników, grup użytkowników, jednostek organizacyjnych. Architektura IT 1 Architektura Klient Serwer co oznacza, że baza danych znajduje się na serwerze centralnym, który zarządza i przetwarza dane. Aplikacje pracujące na stacjach roboczych otrzymują z serwera wyniki obliczeń, mogą jednak same wykonywać indywidualne zadania w ramach systemu bez pomocy serwera. 2 System posiada funkcje optymalizacji bazy danych (reindeksacja, statystyki, archiwizacja). 3 Praca na platformach systemowych: indows XP, indows 7, indows 8 w wersjach 32 i 64 bitowych. 4 ostawa systemu w postaci pełnego zestawu instalacyjnego. skład zestawu wchodzi: wersja instalacyjna oprogramowania oraz szczegółowa instrukcja instalacji i reinstalacji. 5 Możliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa w trakcie pracy (na gorąco) 6 Możliwość eksportu i importu danych z bazy danych w formacie tekstowym z uwzględnieniem polskiego standardu znaków. 7 efiniowanie sposobu składowania dokumentów w bazie lub zasobach sieciowych 8 Monitorowanie w logach wszystkich zmian w bazie danych. Możliwość realizacji pobierania danych z systemu do innych systemów 9 informatycznych Użytkownika w czasie rzeczywistym na drodze bezpośrednich zapytań SQL do bazy danych oprogramowania. 10 Jednolite standardy programistyczne dla wszystkich aplikacji będących integralną częścią systemu, a w efekcie ujednolicone graficznie i ergonomiczne interfejsy użytkownika. 1 2 Interfejs użytkownika Udostępniona pomoc kontekstowa Help dla wszystkich modułów w języku polskim minimalnie z dokładnością do ekranu, z którego została uruchomiona pomoc. Językiem obowiązującym w systemie, w chwili instalacji, musi być język polski. otyczy to wszystkich menu, ekranów, raportów, wszelkich komunikatów, wprowadzania, wyświetlania, sortowania i drukowania. Polskie znaki diakrytyczne będą, w chwili instalacji, dostępne w każdym miejscu i dla każdej funkcji w systemie łącznie z wyszukiwaniem, Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata

16 sortowaniem (zgodnie z kolejnością liter w polskim alfabecie), drukowaniem i wyświetlaniem na ekranie. 3 Możliwość zapisania ustawień okien dla użytkownika lub grupy użytkowników (default) ( - ukrywanie, rozciąganie i przesuwanie okien, przywracanie konfiguracji standardowej okien) 4 - przesuwanie, zmiana kolejności i rozmiarów kolumn, 5 - zamrażanie pozycji kolumn, 6 Funkcjonalność paska zadań z najczęściej używanymi funkcjami. 7 Obsługa skrótów klawiaturowych (kombinacje klawiszy hot-keys) dla najczęściej używanych funkcji, praca w systemie bez konieczności korzystania z myszki. 8 Jednolite dla całego ERP funkcje nawigacji po strukturze menu z przyporządkowanymi stałymi dla całego ERP klawiszami. szczególności: przejścia pomiędzy poziomami Menu, wyjścia do najwyższego poziomu, zatwierdzenie i anulowanie transakcji. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata

17 2. YMAGANIA SZCZEGÓŁOE SYSTEMU Lp. Opis wymagania ymagany / odatkowy Spełnia Tak/Nie Finanse i Księgowość 1 owolna liczba okresów rozliczeniowych w roku. 2 odatkowe okresy sprawozdawcze ustalane dynamicznie przez użytkownika (np. tygodnie, dekady, kwartały, dni). 3 Możliwość używania dwóch różnych wersji planu kont na przełomie roku obrotowego. 4 owolna struktura konta definiowana przez użytkownika, kopiowanie wersji planu kont, do 20 znaków. 5 efiniowalne przez użytkownika słowniki dla określonych segmentów konta, do 20 znaków. 6 spomaganie procesu tworzenia i aktualizacji planu kont w oparciu o słowniki. 7 Obsługa kont pozabilansowych. 8 Blokada księgowania na wybranych kontach 9 efiniowanie rodzajów dowodów księgowych i dzienników. 10 Kontrola bilansowania się dowodów księgowych, kontrola kręgu kosztów. 11 Analiza obrotów i sald kont. 12 Porównawcza analiza obrotów i sald dla kilku okresów sprawozdawczych. 13 Analizy według grup analitycznych. 14 Bieżąca informacja o stanach i obrotach w dowolnych okresach. 15 Analizy porównawcze wieloletnie i okresowe. 16 Automatyczna dekretacja typowych operacji według ustalonych schematów księgowania. 17 Możliwość zdefiniowania księgowania do "Rejestru wstępnego", bez zapisu na konta z możliwością zatwierdzenia lub usunięcia zapisu. 18 Możliwość kopiowania i automatycznego stornowania dowodów księgowych. 19 Równoległe zapisy dla otwartych miesięcy księgowych. 20 ziennik główny i dzienniki pomocnicze. 21 Kartoteka konta. 22 Automatyczne zamknięcie kont wynikowych na koniec roku obrotowego. 23 Ślad kontrolny umożliwiający ustalenie źródła każdego zapisu. 24 Automatyczne przeniesienie bilansu zamknięcia, jako bilansu otwarcia nowego roku obrotowego, możliwość odwzorowania kont między różnymi wersjami planów kont. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata

18 25 Automatyczne przeniesienie danych słownikowych między latami obrotowymi. 26 ykonywanie wszystkich analiz w rozbiciu na jednostki organizacyjne lub Projekty. 27 Pełna zgodność z polskimi przepisami o rachunkowości. 28 Analiza rozrachunków z kontrahentami i pracownikami. 29 Bieżąca obsługa operacji kasowych, emitowanie dowodów KP, K. 30 Generowanie i automatyczna dekretacja raportów kasowych. 31 Możliwość definiowania numeracji dokumentów dla różnych typów dokumentów. 32 Analiza stanu kas na dowolnie wybrany dzień. 33 Możliwość nadawania uprawnień do poszczególnych kas. 34 Możliwość definiowania własnych dowodów kasowych i ich emisji. 35 Integracja modułu Kasa z modułem Zakup. Możliwość wprowadzania dokumentów zakupu bezpośrednio w kasie (zakupy gotówkowe). 36 Integracja z modułem sprzedaż, automatyczne wystawianie dokumentów kasowych. 37 efiniowanie własnych słowników opisów operacji kasowych. 38 Automatyczne nadawanie numeracji raportów kasowych (numeracja roczna) bez możliwości ręcznej zmiany numeru 39 Bieżąca ewidencja operacji bankowych jeszcze przed zadekretowaniem w ramach raportów bankowych. 40 Automatyczna dekretacja wyciągów bankowych i pojedynczych operacji bankowych. 41 Analiza stanu kont bankowych na dowolnie wybrany dzień. 42 Nadawanie uprawnień do ewidencji wyciągów bankowych i ich dekretacji. 43 Automatyczne przygotowywanie przelewów do spłaty zobowiązań. 44 Ręczna rejestracja przelewów dla osób posiadających takie uprawnienia. 45 Kartoteka przelewów zrealizowanych i czekających na realizację, plan płatności. 46 Możliwością definiowania terminu płatności wg różnych opcji, tj. daty wystawienia faktury, daty dostawy towaru lub świadczenia usługi, daty dostarczenia faktury 47 Automatyczny eksport przelewów do systemu homebanking'owych lub bankowych systemów internetowych. 48 Import zrealizowanych przez bank poleceń przelewu z systemu Homebanking. 49 Automatyczne tworzenie raportów bankowych na podstawie zrealizowanych przelewów. 50 Kartoteka banków i oddziałów banków. 51 spółpraca z systemami Homebanking. 52 Standard IBAN dla numeracji rachunków bankowych. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata

19 53 Przygotowanie planu płatności zobowiązań oraz automatyczna generacja przelewów. 54 iele rejestrów zakupu definiowanych przez użytkownika (m.in. z importu). 55 efiniowanie schematów dekretacji dokumentów zakupu. 56 Rozliczenie dostaw niefakturowanych oraz towarów i materiałów w drodze. 57 Rozliczenie zakupu usług. 58 Rejestry VAT (zakupu i sprzedaży). 59 Rozliczenie podatku VAT naliczonego. 60 Miesięczna deklaracja VAT podsumowująca. 61 ane do deklaracji Intrastat. 62 Możliwość wydruku deklaracji VAT 7 z danymi z programu na obowiązującym druku 63 iele rejestrów sprzedaży definiowanych przez użytkownika. 64 ystawianie faktur VAT, rachunków uproszczonych, dokumentów korygujących, faktur eksportowych i innych dokumentów sprzedaży (definiowanie rodzajów dokumentów sprzedaży). 65 efiniowanie schematów dekretacji. Automatyczna dekretacja dokumentów sprzedaży, w tym także z obsługą 66 kas fiskalnych i możliwością wystawiania f-r pro forma, czyli nieksięgowanych 67 Rejestry sprzedaży VAT. 68 Rozliczenie podatku VAT należnego. 69 Automatyczne wystawianie dowodów kasowych przy zapłatach gotówkowych, integracja z modułem Kasa. 70 Rejestracja zaliczek przy rozliczeniach dokumentów sprzedaży. 71 Rejestracja powstania obowiązku podatkowego. 72 Odrębna kartoteka dostawców i odbiorców 73 Podział kontrahentów na grupy i branże. Możliwość definiowania grup kontrahentów według potrzeb sprawozdawczych. 74 Ewidencja należności i zobowiązań na wspólnym lub odrębnych kontach rozrachunkowych bilansowych lub pozabilansowych. 75 Przekrojowa analiza rozrachunków według różnych kryteriów. 76 Podział rozrachunków na rodzaje według własnego słownika. 77 Zróżnicowanie odsetek za zwłokę pod kątem kontrahenta. 78 Kartoteka monitów, wezwań do zapłaty 79 Automatyczne wystawianie monitów, wezwań do zapłaty, różne treści monitu w zależności od liczby dni przeterminowania. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata

20 80 Kartoteka not odsetkowych wychodzących i przychodzących. 81 Automatyczne wystawianie i ewidencja not odsetkowych wychodzących (według różnych kryteriów), możliwość wystawiania not od części uregulowanej i nieuregulowanej. 82 Pełna kontrola zasadności roszczeń odsetkowych. 83 Potwierdzenia sald z kontrahentami na dowolnie wybrany dzień. 84 ydruki monitów, wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald i not odsetkowych w różnych formatach (kopertowanie). 85 Analiza struktury wiekowej rozrachunków według dowolnych okresów przeterminowania, i jednostek organizacyjnych. 86 Możliwość definiowania wielu tabel struktury wiekowej. 87 Opcja kompensaty, umożliwiająca w prosty sposób kompensowanie należności i zobowiązań. 88 Automatyczne księgowanie kompensat. 89 ystawianie monitów, wezwań do zapłaty/potwierdzeń sald. 90 Automatyczne wystawianie monitów, wezwań do zapłaty 91 Analiza kosztów. 92 Układ rodzajowy. 93 Ewidencja miejsc powstawania kosztów. 94 Koszty stałe / zmienne. 95 Układ kalkulacyjny. 96 Analiza kosztów wg stanowisk kosztów, zleceń i indeksów. 97 Automatyczne rozliczenie kosztów. 98 Rozdzielniki kosztów przygotowywane na podstawie własnych definicji. 99 Przeniesienie kosztów w koszt własny sprzedaży(usługi). 100 Rozliczenie kosztów usług. 101 Analiza kosztu jednostkowego usługi. 102 Kontrola kręgu kosztów w oparciu o zdefiniowane reguły. 103 Automatyczne generowanie bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale, rachunku przepływu środków pieniężnych (według obowiązującego wzoru formularzy) na dany dzień. 104 Analizy porównawcze okresowe, wieloletnie, 105 Analizy według dowolnych okresów (np. dni, tygodni, kwartałów, dekad miesięcy itp.), w tym również na przełomie lat. 106 efiniowanie własnych sprawozdań opartych na wspólnym słowniku składników. 107 Możliwość wprowadzenia dowolnej definicji składnika sprawozdania. 108 Sprawdzanie poprawności definicji składnika przy jego wprowadzaniu. 109 efiniowanie zawartości wierszy sprawozdań (dowolna liczba wierszy). 110 efiniowanie zawartości kolumn sprawozdań (dowolna liczba kolumn). Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata