Jednolity rzeczowy wykaz akt

Transkrypt

1 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Dyrektora Szkoły Podstawowej im. ks. Jana Twardowskiego w Powidzku Nr 34/2012 z dnia r. Jednolity rzeczowy wykaz akt Szkoły Podstawowej im. ks. Jana Twardowskiego w Powidzku Powidzko, S t r o n a

2 ZESTAWIENIE HASEŁ I i II RZĘDU 0 ZARZĄDZANIE 00 Organy kolegialne 01 Organizacja 02 Zbiór aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna 03 Prognozowanie, planowanie, sprawozdawczość i statystyka 04 Informatyzacja 05 Skargi i wnioski 06 Popularyzacja własnej jednostki, uroczystości szkolne, kroniki, wydawnictwa 07 Współpraca, kontakty z jednostkami organizacyjnymi 08 Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej 09 Kontrole, nadzór 1 KADRY 10 Ogólne zasady pracy i płacy 11 Zatrudnienie pracowników 12 Ewidencja osobowa, legitymacje, zaświadczenia 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 15 Dyscyplina pracy, urlopy 16 Sprawy socjalno bytowe 17 Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna 18 Dostęp pracowników do informacji chronionych przepisami prawa 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 Zasady prowadzenia spraw z zakresu administrowania środkami rzeczowymi 21 Inwestycje i remonty budowlane 22 Administrowanie nieruchomościami 23 Gospodarka materiałowa 24 Łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna 25 Ochrona obiektów i mienia 26 Zamówienia publiczne 3 FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO KSIĘGOWA 30 Przepisy prawne, wyjaśnienia, interpretacje dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej 31 Planowanie i realizacja budżetu szkoły 32 Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa 33 Rozliczenie płac 34 Obsługa finansowa projektów realizowanych z funduszy zewnętrznych, w tym z Unii Europejskiej 35 Inwentaryzacja 4 NAUCZANIE I WYCHOWANIE 40 Przepisy dotyczące nauczania i wychowania 2 S t r o n a

3 41 Organizacja i programy pracy dydaktyczno wychowawczej 42 Rekrutacja uczniów do szkoły 43 Realizacja pracy dydaktyczno wychowawczej 44 Dzieci i uczniowie 45 Poradnictwo psychologiczno pedagogiczne 5 BIBLIOTEKA SZKOLNA, PRACOWNIE SZKOLNE 50 Biblioteka szkolna 51 Pracownie szkolne 3 S t r o n a

4 Kategoria archiwalna Jednolity rzeczowy wykaz akt Symbole klasyfikacyjne I II III IV Hasła klasyfikacyjne Uwagi 0 ZARZĄDZANIE 00 Organy kolegialne 000 Rada Pedagogiczna 001 Samorząd Uczniowski 002 Rada Rodziców 003 Zespoły szkolne 004 Komisje własne regulamin, protokoły, uchwały, materiały na posiedzenia regulamin, protokoły, plan i harmonogram pracy, sprawozdania z działalności regulamin, protokoły, plan i harmonogram pracy, sprawozdania z działalności, dowody wpłaty składki przedmiotowe, problemowe, wychowawcze. Powołanie, protokoły posiedzeń, plany pracy, sprawozdania. Dla każdego zespołu zakłada się odrębną teczkę. stałe i doraźne (w tym komisje dyscyplinarne), jak w klasie Narady pracowników własnej jednostki protokoły Zjazdy, narady, konferencje organizowane przez własną lub inną jednostkę Zjazdy, narady, konferencje organizowane przez własną jednostkę Udział w zjazdach, naradach, konferencjach organizowanych przez inną jednostkę 007 Udział w obcych organach kolegialnych 01 Organizacja 010 Podstawy prawne działania jednostki własnej 011 Organizacja własnej jednostki 012 Upoważnienia i pełnomocnictwa dyrektora do wykonywania zadań 013 Obsługa kancelaryjna 0130 Przepisy prawne dotyczące biurowości, składnicy akt 0131 Przepisy kancelaryjne i archiwalne 0132 Zatwierdzanie przepisów kancelaryjno - archiwalnych 0133 Środki ewidencji kontroli obiegu dokumentów zaproszenia, programy, protokoły, referaty, wnioski, itp własne wystąpienia, referaty, itp., pozostałe materiały kategoria Bc W tym w posiedzeniach organów nadrzędnych i nadzorujących akt założycielski, orzeczenie organizacyjne szkoły, mapa obwodu szkolnego, przekształcenie, likwidacja szkoły, itp. statut, regulamin organizacyjny, nadanie numer NIP, REGON oraz korespondencja we wszystkich w/w sprawach w tym ich rejestry. Okres przechowywania liczy się od daty utraty ważności zewnętrzne instrukcja kancelaryjna i archiwalna, jednolity rzeczowy wykaz akt projekty przepisów kancelaryjno archiwalnych, uzgodnienia z Archiwum Państwowym pocztowe książki nadawcze, rejestry przesyłek poleconych, wartościowych i niejawnych, potwierdzenia odbioru 0134 Wzory druków i formularzy opracowanie, wdrażanie, wykazy 0135 Ewidencja druków ścisłego zarachowania zamówienia druków klasa S t r o n a

5 Wzory odciskowe pieczęci urzędowych i stempli 0136 zamówienia druków klasa 230 i ich ewidencja Składnica akt Ewidencja archiwalna 0141 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej 0142 Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji ze składnicy akt 0143 Zagubienie lub utrata akt Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna Zbiór aktów normatywnych władz i organów nadrzędnych i innych 021 Zbiór aktów normatywnych własnych 022 Zbiór decyzji administracyjnych dyrektora szkoły 023 Opiniowanie projektów aktów prawnych 024 Opinie prawne 025 Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym Prognozowanie, planowanie, sprawozdawczość i statystyka 030 Metodologia sporządzania planów i sprawozdań 031 Plany i sprawozdania własne 0310 Programy, plany perspektywiczne spisy zdawczo odbiorcze dokumentacji przekazywanej do składnicy akt i wykaz tych spisów protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy akt wybrakowanych, zgoda Archiwum Państwowego na brakowanie akt, protokoły potwierdzające zniszczenie akt karty udostępnień protokoły zagubienia lub zniszczenia, postępowanie wyjaśniające rozporządzenia MEN, uchwały Rady Miejskiej, zarządzenia burmistrza. Okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktów komplet podpisanych zarządzeń, poleceń służbowych, komunikatów, instrukcji, pism okólnych i ich ewidencja. Dla każdego rodzaju aktu normatywnego prowadzi się osobne teczki. Jeden egzemplarz aktów normatywnych rejestruje się i przechowuje w ramach właściwej klasy rzeczowej akt jeden egzemplarz decyzji rejestruje się i przechowuje w ramach właściwej klasy rzeczowej wykazu akt własnych i obcych przesłanych do konsultacji okres przechowywania liczy się od daty uprawomocnienia się wyroku lub umorzenia sprawy programy, plany nauczania i wychowania klasa 4. Dla każdego rodzaju planów i sprawozdań zakłada się osobne teczki 0311 Plany roczne w tym budżet ze zmianami w planie finansowych Sprawozdania roczne w tym bilans 0313 Plany i sprawozdania okresowe 0314 Indywidualne plany pracy pracowników i sprawozdania z ich realizacji Półroczne, kwartalne i miesięczne. Opracowania okresowe kwalifikuje się do kat.,gdy brak planów i sprawozdań rocznych lub gdy opracowania okresowe mają szerszy zakres tematyczny niż opracowania roczne 5 S t r o n a

6 032 Statystyka i analizy Sprawozdania statystyczne własnej placówki na formularzach statystycznych Analizy i opracowania dotyczące działalności szkoły, ankietyzacja Informacje o charakterze sprawozdawczym i analitycznym dla innych jednostek organizacyjnych 04 Informatyzacja Zasady prowadzenia spraw z zakresu informatyzacji Projektowanie, wdrażanie i eksploatacja systemów informatycznych Licencje, oprogramowania, instrukcje użytkowania 043 Bazy danych 044 Projektowanie i eksploatacja stron internetowych 05 Skargi i wnioski Przepisy prawne w zakresie załatwiania skarg i wniosków w tym sporządzane w ramach Sytemu Informacji Oświatowej kompleksowe, problemowe (np. dotyczące oceny bezpieczeństwa i higieny pracy) np. Kuratorium Oświaty, organu prowadzącego sprawy dotyczące zakupu i eksploatacji komputerów i infrastruktury - klasa 2 przepisy, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, w tym Polityka Bezpieczeństwa Informatycznego okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia licencji zewnętrzne 051 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio w tym ich rejestr 052 Skargi i wnioski przekazywane do załatwiania według właściwości Popularyzacja działalności własnej jednostki, uroczystości szkolne, kroniki, wydawnictwa 060 Kontakty ze środkami masowego przekazu 061 Kroniki szkoły informacje własne dla mass mediów, odpowiedzi na krytykę, wycinki prasowe, materiały promocyjno informacyjne, wywiady, ogłoszenia własne Kroniki klasowe 063 Wystawy, pokazy, odczyty, imprezy organizowane przez własną jednostkę 064 Uroczystości szkolne 065 Udział w imprezach obcych 066 Oferty wydawnicze Bc 067 Własne wydawnictwa 068 Prenumerata czasopism i innych pozycji 070 Współpraca, kontakty z jednostkami organizacyjnymi Współpraca z jednostkami administracji rządowej, samorządu terytorialnego i innymi instytucjami programy, scenariusze, materiały pomocnicze, księgi pamiątkowe o wystawach, pokazach, imprezach. Dla każdej imprezy można założyć odrębną teczkę Programy, scenariusze, księgi pamiątkowe, dokumentacja fotograficzna, karty uroczystości, itp. dokumentacja potwierdzająca udział. Pozostałe materiały kategoria Bc opracowania autorskie, gazetka szkolna nie prowadzona przez bibliotekę szkoły krajowymi i zagranicznymi 6 S t r o n a

7 np. MEN, Kuratorium Oświaty, 0700 gmina. Umowy, sprawozdania Współpraca z organami administracji rządowej dotyczące współpracy, i samorządowej korespondencja merytoryczna. Pozostałe materiały kategoria 0701 Współdziałanie z organizacjami politycznymi, stowarzyszeniami, fundacjami i organizacjami jak w klasie 0700 społecznymi Związkiem Nauczycielstwa 0702 Współpraca ze związkami zawodowymi Polskiego. Jak w klasie Współpraca z placówkami oświatowymi Współpraca z poradnią psychologiczno - pedagogiczną Współpraca z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej Współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami Kontakty i współpraca z instytucjami zagranicznymi Programy i projekty współfinansowane we środków zewnętrznych, w tym z Unii Europejskiej Zasady realizacji programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych Przygotowanie i realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych 09 Kontrole, nadzór 090 Zasady i tryb postępowania w sprawach nadzoru i kontroli innymi szkołami. Jak w klasie 0700 jak w klasie 0700 jak w klasie Kontrole zewnętrzne własnej jednostki 092 Kontrole wewnętrzne własnej jednostki 093 Książki kontroli PUP, Policja, Straż Pożarna, banki, firmy ubezpieczeniowe, ZPK. Jak w klasie 0700 umowy o współpracy, notatki, sprawozdania. Korespondencja operatywna kategoria akty prawne, wyjaśnienia, interpretacje, opinie umowy, sprawozdania, korespondencja merytoryczna ustalenia zewnętrzne, regulamin kontroli zarządczej protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zalecenia pokontrolne, każda kontrola stanowi odrębną sprawę 094 Nadzór pedagogiczny zewnętrzny np. Kuratorium Oświaty 095 Nadzór pedagogiczny wewnętrzny 096 Kontrola zarządcza 1 KADRY plany nadzoru pedagogicznego, hospitacje i wizytacje wewnętrzne, raporty z wewnętrznego nadzoru, itd. m.in. polityka zarządzania ryzykiem, rejestr ryzyk, oświadczenia o stanie kontroli, itp., korespondencja w tym zakresie 10 Ogólne zasady pracy i płacy 100 Zbiór zewnętrznych przepisów prawnych dotyczących pracy i płacy 101 Przepisy własne dotyczące pracy i płacy dotyczące bezpośrednio pracowników jednostki własnej - kat Regulamin pracy 7 S t r o n a

8 1011 Regulamin wynagradzania, premiowania i przyznawania nagród 11 Zatrudnianie pracowników 110 Zapotrzebowanie i nabór pracowników B2 oferty, korespondencja 111 Konkurs na stanowiska Zatrudnianie i zwalnianie pracowników Rozmieszczenie i wynagradzanie pracowników jak w klasie Przeniesienia służbowe nauczycieli Wymiary uposażeń Dodatek motywacyjny Dodatek funkcyjny Premiowanie pracowników Odprawy pracownicze 0 odkłada się do akt osobowychklasa 120. Dokumentacja posiedzeń komisji konkursowej klasa 004 odkłada się do akt osobowych klasa 120. Spis spraw kat. 114 Opiniowanie pracowników 1140 Oceny okresowe pracowników samorządowych Oceny pracy nauczycieli Awansowanie pracowników szkoły arkusz obserwacji oceny pracownika samorządowego odkłada się do akt osobowych klasa 120 kryteria oceniania, wnioski, karty ocen pracy nauczycieli odkłada się do kat osobowych klasa Awansowanie pracowników 0 jak w klasie Awans zawodowy na nauczyciela kontraktowego 1152 Awans zawodowy na nauczyciela mianowanego Awans zawodowy na nauczyciela dyplomowanego Rejestr aktów nadania stopnia awansu zawodowego 116 Prace zlecone korespondencja, wnioski, plany rozwoju zawodowego i inna dokumentacja. Powołanie komisji kwalifikacyjnej, protokoły posiedzeń klasa 004. Akty nadania odkłada się do akt osobowych klasa120 korespondencja, wnioski, plany rozwoju zawodowego i inna dokumentacja. Akty nadania odkłada się do akt osobowych 120 jak w klasie Umowy zlecenia 0 ze składką ZUS. Bez składki ZUS - kategoria 1161 Umowy o dzieło 0 jak w klasie Nagrody, odznaczenia, kary 1170 Nagrody dyrektora i inne 0 w tym nagrody jubileuszowe 1171 Odznaczenia i rejestr pracowników odznaczonych 0 państwowe, resortowe (wnioski, korespondencja). Akt nadania odznaczeń odkłada się do akt osobowych 8 S t r o n a

9 odkłada się do akt osobowych Dyplomy, listy, podziękowania 0 klasa Kary 1174 Upomnienia Bc zgodnie z przepisami KP 1175 Postępowanie dyscyplinarne 1176 Zawieszenie w czynnościach 118 Sprawy wojskowe pracowników powołanie, protokoły posiedzeń komisji dyscyplinarnej klasa Zatrudnianie osób niepełnosprawnych Ewidencja osobowa, legitymacje, zaświadczenia 120 Akta osobowe pracowników szkoły 0 korespondencja z PEFRON, kopie deklaracji dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą dokumentację przebiegu pracy pracownika 121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych 0 skorowidze, karty ewidencyjne 122 Legitymacje służbowe rejestr wydawanych legitymacji, duplikaty, zwrócone legitymacje, itp 123 Zaświadczenia dotyczące zatrudnienia i płac rejestr wydawanych zaświadczeń 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 130 Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy 131 Środki ochronne 132 Wypadki przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy 133 Warunki szkodliwe i choroby zawodowe badania środowiska pracy, protokoły, zalecenia pokontrolne, korespondencja przydział odzieży ochronnej, środków czystości, ewidencja przydziału, ekwiwalent za pranie odzieży protokoły, zaświadczenia, rejestr wypadków, karty wypadków, oświadczenia, orzeczenia, przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i ciężkich oraz rejestr wypadków kwalifikowana jest w kategorii Warunki szkodliwe 1331 Rejestr czynników szkodliwych B Choroby zawodowe 134 Szkolenia w zakresie bhp 135 Ocena ryzyka zawodowego Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 140 Szkolenie i doskonalenie pracowników 1400 Szkolenia zewnętrzne nauczycieli 1401 Wewnątrzszkolne doskonalenie nauczycieli 1402 Studia zaoczne i podyplomowe zaświadczenia odkłada się do akt osobowych - klasa 120 oświadczenia o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym odkłada się do akt osobowych klasa 120 świadectwa i certyfikaty odkłada się do akt osobowych klasa 120 refundacja kosztów kształcenia, zaświadczenia o uczących się. Dokumenty ukończenia studiów odkłada się do akt osobowych - klasa S t r o n a

10 1403 Szkolenia zewnętrzne pozostałych pracowników jak w klasie Staże absolwenckie 142 Praktyki zawodowe 15 Dyscyplina pracy, urlopy dokumentacja przebiegu stażu, korespondencja umowy, skierowania na praktyki, korespondencja 150 Czas pracy 1500 Karty ewidencji czasu pracy 1501 Listy obecności pracowników B Absencja B3 okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika rejestr i kserokopie zwolnień lekarskich 1503 Książka wyjść poza własną jednostkę B3 służbowe, prywatne 1504 Ewidencja delegacji służbowych B Ustalanie i zmiana czasu pracy B Praca w godzinach nadliczbowych 151 Urlopy pracownicze 1510 Urlopy wypoczynkowe plany urlopów, wnioski 1511 Urlopy bezpłatne Urlopy macierzyńskie i wychowawcze Urlopy dla poratowania zdrowia Urlopy okolicznościowe B3 odkłada się do akt osobowych klasa 120 odkłada się do akt osobowych klasa 120 odkłada się do akt osobowych klasa Opieka nad dzieckiem B3 dotyczy art. 188 KP 1516 Urlopy szkoleniowe 16 Sprawy socjalno - bytowe 160 Regulamin korzystania z ZFŚS własny 161 Realizacja spraw socjalno - bytowych 162 Pożyczki mieszkaniowe 163 Uprawnienia socjalne pracowników pedagogicznych wynikające z ustawy Karta Nauczyciela 1630 Zasiłek na zagospodarowanie Dodatek mieszkaniowy i wiejski wnioski 1632 Pracownicze ogródki działkowe 164 Wczasy pracownicze B2 165 Imprezy kulturalne, wycieczki B2 świadczenia rzeczowe, pieniężne, zapomogi W tym oświadczenia, wnioski. i inne dokumenty dotyczące sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej okres przechowywanie liczy się od wygaśnięcia umowy odkłada się do akt osobowych klasa S t r o n a

11 17 Ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna Przepisy ubezpieczeniowe 171 Ubezpieczenia społeczne Dowody uprawnień do zasiłków 173 Emerytury i renty wnioski 174 Ubezpieczenia zbiorowe 175 Opieka zdrowotna Organizowanie opieki zdrowotnej 1751 Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy 1752 Pomoc zdrowotna dla nauczycieli Dostęp pracowników do informacji chronionych przepisami prawa Regulacje dotyczące ochrony i dostępu do informacji chronionych ustawowo Oświadczenia o zachowaniu tajemnicy danych osobowych i zgoda na przetwarzanie danych Ewidencja osób dopuszczonych do przetwarzania danych osobowych Ewidencja wniosków wpływających o udzielenie informacji niejawnych 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 Zasady prowadzenia spraw z zakresu administrowania środkami rzeczowymi 21 Inwestycje i remonty budowlane B Przygotowywanie inwestycji i remontów 211 Dokumentacja techniczna obiektów 212 Książki obiektów budowlanych 213 Realizacja inwestycji i remontów 22 Administrowanie nieruchomościami 220 Stan prawny nieruchomościami 221 Najem i użytkowanie obiektów i lokali instrukcje i przepisy ZUS i towarzystw ubezpieczeniowych zgłoszenie do ubezpieczenia pracownika i wyrejestrowanie z ubezpieczenia, korespondencja, zasiłki chorobowe, opiekuńcze, macierzyńskie, rodzinne polisy NW, OC pracowników. Okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej, korespondencja badania do celów sanitarno epidemiologicznych, umowa z publicznym zakładem lecznictwa ambulatoryjnego, korespondencja wstępne i okresowe, zaświadczenia odkłada się do akt osobowych, przepisy, wyjaśnienia, interpretacje, opinie odkłada się do akt osobowych klasa 120 przepisy, wyjaśnienia, interpretacje, opinie opinie, uzgodnienia i zatwierdzenie projektów, zlecenia na wykonanie dokumentacji, itp. dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę. Okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji obiektu okres przechowywania liczy się od daty wyłączenia obiektu z eksploatacji przetargi wykonawców, kosztorysy, umowy i odbiór remontów. Dla każdego remontu można założyć oddzielną teczkę. Okres przechowywania liczy się od daty rozliczenia inwestycji dokumentacja prawna i techniczna nabywania i zbywania obiektów. Dokumentacja jest przechowywana przez cały okres posiadania danego obiektu okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy 11 S t r o n a

12 książka kontroli (straż, kominiarz, energia elektryczna, gaśnice, 222 Przeglądy stanu technicznego nieruchomości budownictwo, protokoły z przeglądu stanu technicznego budynku 223 Eksploatacja budynków i lokali Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń 224 Podatki i opłaty publiczne 23 Gospodarka materiałowa Zaopatrzenie w sprzęt, materiały i pomoce biurowe, druki Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych wnioski, opinie, zezwolenia, zlecenia, umowy z wykonawcami, kosztorysy, harmonogramy, protokoły odbioru prac, faktury, rozliczenia korespondencja dotycząca konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, itp. deklaracje, wymiary podatkowe, zezwolenia, itp. z wyjątkiem dowodów księgowych oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, reklamacje, itp. W tym zamówienia na świadectwa, legitymacje szkolne, karty rowerowe dowody przychodu i rozchodu, kartoteka ilościowo - wartościowa 232 Ewidencja środków trwałych księgi inwentarzowe Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i nietrwałych Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna maszyn i urządzeń Utrzymanie sprawności technicznej i technologicznej sprzętu komputerowego 236 Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi Łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna 240 Zakup środków i usług łączności, pocztowych 241 Eksploatacja środków łączności 242 Eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej 25 Ochrona obiektów i mienia 250 Ochrona obiektów własnych B3 251 Ochrona przeciwpożarowa 2510 Wewnętrzne regulaminy i instrukcje w sprawach bezpieczeństwa przeciwpożarowego 2511 Plany ewakuacyjne 252 Ubezpieczenia rzeczowe (majątkowe) remonty, naprawy, konserwacje, itp. Dowody przyjęcia środków do eksploatacji, dowody zmiany miejsca użytkowania, protokoły likwidacji. Okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środków opisy techniczne, instrukcje obsługi. Okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia gwarancje, konserwacja, faktury w tym konserwacja i remont tych środków dokumentacja ochrony, ewidencja wydawanych kodów dostępu m.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży nieruchomości i ruchomości. sprawy odszkodowań, Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy. 12 S t r o n a

13 253 Sprawy obrony cywilnej 3 26 Zamówienia publiczne Zamówienia publiczne poniżej 14 tyś. euro 261 Rejestr zamówień publicznych FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO - KSIĘGOWA Przepisy prawne, wyjaśnienia, interpretacje dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej 31 Planowanie i realizacja budżetu szkoły 310 Opracowania i materiały dotyczące projektowania budżetu 311 Korespondencja w sprawach finansowych 312 Finansowanie i kredytowanie 3120 Finansowanie własnej jednostki 3121 Finansowanie inwestycji i remontów 3122 Zasady kredytowania. Współdziałanie z bankami 3123 Pozyskiwanie dotacji i sponsorów 313 Egzekucja i windykacja 32 Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa 320 Obrót gotówkowy i bezgotówkowy 3200 Obrót gotówkowy 3201 Obrót bezgotówkowy 321 Dowody księgowe 322 Dokumentacja księgowa 323 Rozliczenia 324 Ewidencja syntetyczna i analityczna 325 Uzgodnienia sald zapytania ofertowe, korespondencja z dostawcami w tym: polityka rachunkowości i plan kont umowy z bankami, korespondencja, kredyty dokumenty związanie z udowodnieniem zadłużeń i należności, egzekucja administracyjna prowadzona przez organy egzekucyjne plany i raporty kasowe (nie stanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych księgi, rejestry, dzienniki, kartoteki kontowe z dostawcami, odbiorcami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi 326 Księgowość materiałowo - towarowa faktury 33 Rozliczanie płac 330 Dokumentacja płac Rozliczanie godzin ponadwymiarowych i zastępstw Rozliczanie godzin przepracowanych w porze nocnej dokumentacja źródłowa do obliczania wysokości wynagrodzenia, premii i potrąceń (w tym kopie angaży) wykaz godzin wykaz godzin 13 S t r o n a

14 333 Listy płac Karty zbiorcze płac Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego 336 Rozliczenia składek ZUS 337 Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac Obsługa finansowa projektów realizowanych z funduszy zewnętrznych, w tym z Unii Europejskiej 35 Inwentaryzacja Spisy i protokoły inwentaryzacyjne 351 Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji np. PIT raporty zbiorcze DRA, raporty RMUA Raporty imienne rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne kategoria 0 bez składki na ubezpieczenie społeczne kategoria okres przechowywania liczy się od daty zakończenia i rozliczenia projektu arkusze, spisy z natury, zestawienia zbiorcze 352 Protokół ubytków i uzysków 353 Wycena, przecena, amortyzacja 4 NAUCZANIE I WYCHOWANIE 40 Przepisy dotyczące nauczania i wychowania 41 Organizacja i programy pracy dydaktyczno - wychowawczej 410 Wytyczne organizacyjno - programowe zewnętrzne regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne - zewnętrzne 411 Arkusz organizacyjny szkoły wraz z aneksami 412 Organizacja roku szkolnego 413 Programy, plany nauczania i wychowania 4130 Koncepcja pracy szkoły 4131 Program Wychowawczy kalendarz roku szkolnego, tygodniowy rozkład zajęć lekcyjnych i pozalekcyjnych, korespondencja, księga zastępstw Program Profilaktyki Szkolny zestaw programów nauczania i podręczników Zestaw programów nauczania wychowania przedszkolnego i podręczników 4135 Indywidualne programy nauczania 4136 Plany wychowawcze klasy Eksperymenty dydaktyczno wychowawcze, innowacje 415 Ogłoszenia dyrektora szkoły przechowuje się w teczce wychowawcy - klasa Rekrutacja uczniów do szkoły 420 Dokumentacja przebiegu rekrutacji uczniów do szkoły karty zgłoszenia dziecka do szkoły, listy przyjętych 14 S t r o n a

15 Dokumentacja przebiegu rekrutacji dzieci do karty zgłoszenia dziecka do 421 oddziałów przedszkolnych przedszkola, listy przyjętych Realizacja pracy dydaktyczno - 43 wychowawczej 430 Wewnątrzszkolny System Oceniania 431 Wyniki promowania i klasyfikowania 432 Sprawdzian szóstoklasisty 433 Egzaminy poprawkowe Organizacja i przebieg egzaminów poprawkowych Protokoły egzaminów poprawkowych i klasyfikacyjnych 434 Egzaminy klasyfikacyjne Organizacja i przebieg egzaminów klasyfikacyjnych Protokoły egzaminów poprawkowych i klasyfikacyjnych Organizacja i przebieg innych egzaminów, badań szkolnych 436 Sprawdziany i kartkówki Bc 437 Dokumentacja przebiegu nauczania i wychowania Arkusze ocen. Księgi arkuszy ocen Dzienniki lekcyjne, dzienniki zajęć nauczyciela realizowanych na podstawie art. 42 KN 4372 Dzienniki nauczania indywidualnego 4373 Dzienniki zajęć w przedszkolu sprawozdania, analizy, raporty, informacje, w tym z OKE dokumentacja przebiegu i organizacji sprawdzianu, wyniki sprawdzianu protokoły wraz pracami egzaminacyjnymi dołącza się do arkuszy ocen - klasa 4370 jak w klasie 4331 np. egzamin próbny w kl. VI, ogólnopolskie badanie trzecioklasistów 4374 Karty monitorowania podstawy programowej 4375 Odpisy i duplikaty dokumentacji przebiegu nauczania i wychowania 4376 Odtwarzanie dokumentacji przebiegu nauczania Teczka i zeszyt wychowawcy 438 Zajęcia pozalekcyjne i dodatkowe 4380 Organizacja zajęć pozalekcyjnych odkłada się do teczki wychowawcy - klasa 4377 plan wychowawczy klasy, wykaz uczniów z opiniami, orzeczeniami poradni, tabela wpłat na radę rodziców, ubezpieczenie, itp., lista uczniów objętych pomocą psychologiczno pedagogiczną, pisemne usprawiedliwienia nieobecności, zwolnienia z lekcji WF, zestawienie zbiorcze deklaracji rodziców dot. religii, WDZ, ochrony danych osobowych, karty monitorowania podstawy programowej np. koła zainteresowań. W tym dzienniki zajęć pozalekcyjnych 4381 Zajęcia w ramach opieki świetlicy w tym dzienniki zajęć w świetlicy 4382 Konkursy, olimpiady dokumentacja dotycząca udziału uczniów olimpiadach i konkursach 15 S t r o n a

16 4383 Organizowanie wyjazdów na imprezy kulturalne np. teatr, opera, kino, muzeum 4384 Zawody, imprezy sportowe i rekreacyjne 4385 Wycieczki turystyczno - krajoznawcze karty wycieczek. Regulamin wycieczek - kategoria 4386 Zielone Szkoły karty wycieczek, korespondencja, 4387 Kursy rowerowe 439 Uczniowski Klub Sportowy 44 Dzieci i uczniowie Obowiązek szkolny i wychowania przedszkolnego Księgi ewidencji dzieci podlegających obowiązkowi szkolnemu w obwodzie szkoły Wykazy uczniów według roczników 4402 Realizacja obowiązku szkolnego i wychowania przedszkolnego 4403 Przyjmowanie i przekazywanie uczniów 4404 Wcześniejsze rozpoczęcie nauki 4405 Odroczenie od obowiązku szkolnego 4406 Indywidualny tok nauki 4407 Nauczanie indywidualne 441 Księgi uczniów Pobyt uczniów w szkole 4420 Przeniesienia uczniów w obrębie szkoły w tym arkusze zaliczeń uczniów ubiegających się o kartę rowerową, ewidencja wydanych kart powołanie UKS, statut,plany pracy, sprawozdania kategoria w tym poza rejonem potwierdzenia realizacji, procedura kontroli obowiązku szkolnego, postępowanie egzekucyjne w zakresie dopełnienia obowiązku szkolnego potwierdzenia przyjęcia, przekazania uczniów 4421 Skreślenia z listy uczniów i wychowanków 4422 Zwolnienia z zajęć lekcyjnych Bc 4423 Uczestnictwo dzieci w zajęciach z religii, z przygotowania do życia w rodzinie 4424 Nagradzanie i karanie uczniów 4425 Świadectwa szkolne 4426 Legitymacje szkolne 4427 Zaświadczenia dotyczące uczniów B2 443 Opieka nad uczniami Bc usprawiedliwienia rodziców, zwolnienia lekarskie - odkładane do teczki wychowawcy klasa 4377 zbiorcze zestawienia deklaracji rodziców odkładane są do teczki wychowawcy klasa 4377 ewidencja wydanych świadectw, wnioski o wydanie duplikatów ewidencja wydanych legitymacji, wnioski o wydanie duplikatów o uczęszczaniu do szkoły, o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego. Także rejestry tych zaświadczeń 16 S t r o n a

17 dotyczące m.in. nieobecności uczniów, wyników w nauce, 4430 opłat, przetwarzanie danych Korespondencja z rodzicami, prawnymi osobowych. Zbiorcze opiekunami zestawienia danych w tych sprawach przechowywane w teczce wychowawcy - klasa 4377 z domami dziecka, pogotowiami opiekuńczymi, rodzinami zastępczymi i adopcyjnymi. Dokumentacja dotycząca opieki 4431 Kontakty z instytucjami w sprawie uczniów nad dziećmi z rodzin zaniedbanych, wniosek o objęcie rodziny nadzorem kuratora sądowego, itp. 444 Pomoc materialna dla uczniów 4440 Zasiłek szkolny dla uczniów 4441 Pomoc finansowa w formie zakupu podręczników wnioski, listy wypłat 4442 Dożywianie listy dzieci objętych dożywianiem 4443 Stypendia naukowe i sportowe wnioski, listy wypłat. Regulamin przyznawania stypendiów - kategoria 4444 Stypendia burmistrza wnioski, listy wypłat 4445 Dowóz uczniów do szkoły 4446 Świadczenia udzielane przez inne jednostki, osoby prywatne 4447 Świadczenia udzielane przez GOPS np. stypendia socjalne 445 Opieka higieniczno lekarska nad uczniami 446 Bezpieczeństwo i ubezpieczenia uczniów 4460 Wypadki uczniowskie umowa na świadczenia pomocy przedmedycznej na rzecz uczniów, karty zdrowia uczniów wydawane rodzicom uczniów po ukończeniu szkoły 4461 Analizy wypadków uczniowskich 4462 Bezpieczeństwo uczniów 4463 Profilaktyka i przeciwdziałanie przestępczości dzieci i młodzieży 45 Poradnictwo psychologiczno - pedagogiczne 450 Przepisy i wyjaśnienia dot. udzielania pomocy psychologiczno pedagogicznej 451 Badania przesiewowe uczniów 452 Organizacja pomocy psychologiczno - pedagogicznej 453 Opinie korespondencja, ubezpieczenia NW (okres przechowywania licz się od momentu wygaśnięcia umowy), protokoły powypadkowe w tym profilaktyka, sprawy karne uczniów, współpraca z organami ścigania, sądami i organizacjami społecznymi wnioski do poradni o przeprowadzenie badań pedagogicznych, psychologicznych, logopedycznych, skali ryzyka dysleksji, powołanie zespołów pomocy p p, harmonogramy pracy zespołów, zawiadomienia o posiedzeniach zespołów, rejestr zespołów 17 S t r o n a

18 odkłada się do teczki klasa 456. Wykazy uczniów z opiniami, 4530 Opinie poradni psychologiczno - pedagogicznej orzeczeniami poradni w teczce wychowawcy - klasa Opinie o uczniach pedagoga, psychologa, wychowawcy, nauczycieli, odkłada się do teczki klasa 456 orzeczenie poradni psychologiczno pedagogicznej o potrzebie kształcenia 454 Kształcenie specjalne specjalnego, indywidualne programy edukacyjno terapeutyczne (IPET) wnioski o objęcie uczniów pomocą, karty indywidualnych potrzeb ucznia (KIPU), plany działań wspierających, informacje dla rodziców dot. udzielanej pomocy psychologiczno-pedagogicznej, ocena pomocy psychologicznopedagogicznej 455 dla danego ucznia. Udzielanie pomocy psychologicznopedagogicznej Oryginały karty KIPU wydawane Jak w klasie 452. są rodzicom uczniów po zakończeniu nauki w szkole, w dokumentacji szkolnej pozostaje kopia karty. Lista uczniów objętych pomocą psychologiczno pedagogiczną w teczce wychowawcy - klasa 4377 dla każdego ucznia prowadzi się osobną teczkę zawierająca 456 Teczki pomocy psychologiczno-pedagogicznej dokumentację badań i czynności uzupełniających Dzienniki logopedy i pedagoga BIBLIOTEKA SZKOLNA, PRACOWNIE SZKOLNE 50 Biblioteka szkolna 500 Przepisy dotyczące organizacji i funkcjonowania biblioteki 501 Ewidencja zbiorów bibliotecznych Gromadzenia zbiorów bibliotecznych 503 Udostępnianie własnych zbiorów bibliotecznych B2 504 Brakowanie zbiorów, weryfikacja przydatności zbiorów w tym regulamin biblioteki 505 Dziennik biblioteki 51 Pracownie szkolne księgi inwentarzowe, katalogi, bazy danych zakupy zbirów, prenumeraty, dary, wymiany, import karty czytelników, baza danych, rewersy miesięczne meldunki, raporty statystyczne, 18 S t r o n a