Hasła klasyfikacyjne

Transkrypt

1 Symbole klasyfikacyjne I II III IV Hasła klasyfikacyjne Oznaczenie kategorii archiwalnej Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego ZARZĄDZANIE 00 Gremia kolegialne 000 Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne) 001 Udział w obcych gremiach kolegialnych 002 Narady (zebrania) pracowników 01 Organizacja 010 Organizacja organów i jednostek nadrzędnych oraz współdziałających 011 Organizacja własnej jednostki w tym w posiedzeniach organów jednostek nadrzędnych lub nadzorujących m.in. statuty, regulaminy schematy organizacyjne jednostek nadrzędnych dot. m.in. aktów założycielskich, statutów, regulaminów organizacyjnych, zmian organizacyjnych, tworzenia i likwidacji, łączenia, rejestracji i odpisów z rejestrów nadanie numeru NIP, REGON, itp. oraz wszelkiej korespondencji w w/w sprawach

2 Statut 0111 Schematy i regulaminy organizacyjne Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów i podpisy elektroniczne Ochrona i udostepnienie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostepnienia 0130 informacji ustawowo chronionej oraz informacji publicznej 0131 Ochrona informacji niejawnych 0132 Ochrona danych osobowych 0133 Udostępnianie informacji 014 Obsługa kancelaryjna Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo Środki do rejestrowania i kontroli obiegu dokumentów Opracowywanie oraz wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy 0143 Ewidencja druków ścisłego zarachowania w tym rejestry, bankowe karty wzoru podpisu w tym informacji publicznej oraz obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej w tym instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt, itp. oraz korespondencja w w/w sprawach w tym dziennik korespondencyjny, książka pocztowa, itp. przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 230

3 Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich wzory odciskowe Prenumerata czasopism i innych publikacji Przekazywanie dokumentacji w związku ze zmianami organizacyjnymi i kompetencyjnymi Składnica akt przy czym przepisy kancelaryjne i archiwalne klasyfikowane są przy klasie 0140 przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano Ewidencja dokumentacji przechowywanej 0150 w instrukcji w sprawie organizacji w składnicy akt i zakresu działania składnicy akt 0151 Przekazywanie dokumentacji w tym do archiwum państwowego 0152 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej 0153 Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji w składnicy akt Profilaktyka i konserwacja dokumentacji 0154 w składnicy akt 02 Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna Zbiór aktów normatywnych władz 020 i organów nadrzędnych i innych w tym korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji w tym zezwolenia, karty lub księgi (rejestry) udostępniania i wypożyczania akt okresy przechowywania liczy się od daty utraty mocy obowiązującej

4 4 021 Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki 022 Zbiór umów 023 Udział w przygotowywaniu projektów aktów prawnych 024 Opinie prawne na potrzeby własnej jednostki komplet podpisanych zarządzeń, poleceń służbowych, komunikatów, instrukcji, pism okólnych oraz ich rejestry; każdy rodzaj aktów normatywnych można grupować oddzielnie na każdy rok kalendarzowy; założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu jeżeli jest potrzeba jego prowadzenia; komplet podpisanych umów wraz z ich rejestrami; materiały źródłowe wraz z jednym egzemplarzem umowy przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej klasie zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która umowę przygotowała w tym opiniowanie projektów uchwał czy zarządzeń organów nadrzędnych opiniowanie projektów aktów prawnych i projektów umów zawieranych przez własną jednostkę; drugie egzemplarze odkłada się do akt sprawy, której dotyczą

5 Sprawy sądowe i sprawy w postepowaniu administracyjnym 0250 Cywilne 0251 Karne 0252 Gospodarcze B3 Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące sposobu opracowywania strategii, programów, planów, sprawozdań i analiz 031 Strategie, programy i plany finansowe Plany finansowe MOZE 0311 Plany finansowe jednostek oświatowych Sprawozdania finansowe i budżetowe 0320 Sprawozdania finansowe własne Sprawozdania finansowe jednostek 0321 oświatowych Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy z wyjątkiem tych dotyczących zagadnień ujętych w klasie 3 i 4 przesyłane do wiadomości lub wykorzystania jeżeli te dokumenty mają charakter cząstkowy i mieszczą się co do zakresu i rodzaju danych w danych zawartych w dokumentach o większym zakresie czasowym to można akta spraw w zakresie opracowania tych dokumentów o charakterze cząstkowym zakwalifikować do kategorii Prowadzi się oddzielną teczkę dla każdej jednostki oświatowej

6 6 033 Sprawozdawczość statystyczna Sprawozdania własne 0331 Sprawozdania jednostek oświatowych Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów 04 Informatyzacja Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji Projektowanie, homologacje, wdrażanie i eksploatacja oprogramowania i systemów teleinformatycznych Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne 0420 Licencje i oprogramowanie 0421 Utrzymanie i sprawność techniczna sprzętu komputerowego jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii własne oraz sporządzane jako odpowiedzi na ankiety inne niż w klasie 034; np. dla organu nadrzędnego, wojewody itp. zakup i eksploatacja komputerów i infrastruktury w klasie 230 w tym Polityka Bezpieczeństwa Informatycznego w tym sprawy bezpieczeństwa systemów; przy czym akta spraw dotyczących wszelkiego rodzaju instrukcji kwalifikowane są do kategorii i mogą być wyodrębnione do osobnej teczki

7 Ustalanie uprawnień dostępu do danych okres przechowywania liczy się od i systemów daty utraty uprawnień dostępu 044 Projektowanie i eksploatacja stron internetowych Skargi, wnioski, petycje, postulaty, inicjatywy i interpelacje Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty 050 prawne dotyczące skarg, wniosków, petycji, postulatów, inicjatyw i interpretacji 051 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio w tym ich rejestr 052 Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwości 053 Petycje, postulaty i inicjatywy obywatelskie 054 Interpelacje i zapytania 055 Sprawy odesłane do załatwienia innym podmiotom 06 Reprezentacja i promowanie Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne w zakresie reprezentacji 060 i promowania działalności 061 Patronaty 062 Kontakty ze środkami publicznego przekazu 0620 Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne, konferencje i wywiady B2 dotyczy spraw, które nie mieszczą się w zadaniach własnej jednostki, a zostały do niej skierowane przez pomyłkę lub ze względu na brak wiedzy wnioskodawcy

8 Monitoring środków publicznego przekazu w tym tzw. wycinki prasowe 063 w tym udział w targach, Promocja i reklama działalności własnej wystawach oraz materiały jednostki promocyjne i reklamowe 064 Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach 065 Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie 066 Zbiór zaproszeń, życzeń, podziękowań, kondolencji inne nie wchodzące w akta spraw 067 Badanie satysfakcji klienta 07 Współdziałanie z innymi podmiotami w kraju i za granicą Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty 070 prawne dotyczące współdziałania z innymi podmiotami 071 Nawiązywanie kontaktów i określenie przy czym zbiór umów zakresu współdziałania z innymi i porozumień przy klasie 073 podmiotami na gruncie krajowym 072 Kontakty z podmiotami zagranicznymi Nawiązanie kontaktów i określenie zakresu współdziałania z innymi podmiotami zagranicznymi Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli własnej jednostki Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy Umowy i porozumienia z innymi podmiotami dotyczące zakresu i sposobu współdziałania Konferencje, zjazdy, sympozja, sesje, fora krajowe i zagraniczne przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 073 okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub jej aneksów w tym organizacja własnych, jak i udział w obcych

9 Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych w tym Unii Europejskiej Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programowania i realizacji projektów finansowanych ze środków europejskich Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych oraz ich realizacja 09 Kontrole, audyt, szacowanie ryzyka Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z 090 zakresu kontroli, audytu, szacowania ryzyka 091 Kontrole 0910 Kontrole zewnętrzne we własnej jednostce 0911 Kontrole wewnętrzne 0912 Książka kontroli 092 Audyt 093 Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań sprawy finansowe przy klasie 33 w tym przygotowywanie składanie wniosków planowanie i sprawozdawczość przy klasie 03 i 1 SPRAWY KADROWE Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty 10 prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

10 Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowych Nawiązanie, przebieg i rozwiązanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia 110 Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy 111 Konkursy na stanowiska 112 Obsługa zatrudnienia 1120 Obsługa zatrudnienia dyrektora jednostki 1121 Obsługa zatrudnienia pracowników B2 m.in. regulamin pracy, wykazy etatów, umowy zbiorowe przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów akta osób przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne) w ramach grupy rzeczowej 00 w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych

11 Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin Opiniowanie, ocenianie osób zatrudnionych B*) 1125 Staże zawodowe 1126 Wolontariat 1127 Praktyki 1128 Prace społecznie użyteczne 113 Prace zlecone (umowy cywilno-prawne) 1130 Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne 1131 Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne 114 Nagradzanie, odznaczanie i karanie 1140 Nagrody 1141 Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne 0 m.in. delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika *) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 6 lat przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

12 Wyróżnienia 1143 Karanie B*) 1144 Postępowanie dyscyplinarne B*) 115 Sprawy wojskowe osób zatrudnionych Dostęp osób zatrudnionych do informacji B chronionych przepisami prawa 12 Ewidencja osobowa Akta osobowe osób zatrudnionych 121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych 122 Legitymacje służbowe Zaświadczenia o zatrudnieniu 123 i wynagrodzeniu 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 130 Przegląd warunków i bezpieczeństwa pracy 131 Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka pracy 0 np. podziękowania, listy gratulacyjne, dyplomy, pochwały *) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa *) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne) w ramach grupy rzeczowej 00 w tym dane w systemach bazodanowych w tym rejestr wydanych legitymacji, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje, itp. w tym ocena ryzyka zawodowego

13 Wypadki przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy 133 Warunki szkodliwe i choroby zawodowe 1330 Warunki szkodliwe 1331 Rejestr czynników szkodliwych B Choroby zawodowe Szkolenie i doskonalenia zawodowe osób zatrudnionych 140 Zasady i programy szkolenia i doskonalenia 141 Szkolenia organizowane we własnym zakresie 142 Dokształcanie pracowników 15 Dyscyplina pracy 150 Czas pracy 1500 Dowody obecności w pracy B Absencje w pracy B Rozliczenia czasu pracy przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii w tym indywidualne ścieżki rozwoju w tym przy pomocy podmiotów zewnętrznych studia, szkolenia, specjalizacje organizowane przez inne podmioty dla własnych pracowników; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych 1503 Delegacje służbowe B3 w tym ich ewidencja 1504 Ustalanie i zmiany czasu pracy B Praca w godzinach nadliczbowych 151 Urlopy osób zatrudnionych

14 Urlopy wypoczynkowe 1511 Urlopy macierzyńskie, ojcowskie, rodzicielskie, wychowawcze, dla podratowania zdrowia itp Urlopy bezpłatne Dodatkowe zatrudnienie osób 152 zatrudnionych 16 Sprawy socjalno-bytowe pracowników Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych 161 Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika przy czym dokumentację posiedzeń Komisji Socjalnej klasyfikuje się przy klasie Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne) w ramach grupy rzeczowej Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi 163 Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych 164 Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna 170 Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego 171 Obsługa ubezpieczenia społecznego w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS 172 Dowody uprawnień do zasiłków

15 Emerytury i renty 174 Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze, itp. 175 Opieka zdrowotna 1750 Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej Badania lekarskie w zakresie medycyny 1752 pracy ADMINISTROWANIE ŚRODKAMI RZECZOWYMI Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych Inwestycje i remonty dokumentacja dot. przygotowania, wykonawstwa i odbioru; okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji, przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez 5 lat od momentu jego utraty Administrowanie i eksploatowanie obiektów Stan prawny nieruchomości w tym nabywanie i zbywanie

16 Udostępnianie i oddawanie w najem lub dzierżawę własnych obiektów i lokali oraz najmowanie lokali na potrzeby własne Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń 223 Podatki i opłaty publiczne okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu korespondencja dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia, ogrzewania, systemu sygnalizacji włamania (umowy), itp., w tym przeglądy stanu technicznego, itp. 224 Gospodarowanie terenami wokół obiektów tereny zielone itp. 23 Gospodarka materiałowa Zaopatrzenie w sprzęt, materiały i pomoce biurowe Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych 232 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych 233 Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych dotyczy środków trwałych i nietrwałych w tym zamówienia, reklamacje, korespondencja handlowa z dostawcami dowody przychodu i rozchodu, zestawienia ilościowowartościowe, zestawienia wyposażenia dowody przyjęcia do eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne, protokoły likwidacji, itp., okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka

17 Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich Eksploatacja własnych środków transportowych Użytkowanie obcych środków transportowych Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów) Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej modemów, łączy internetowych) opisy techniczne, instrukcje obsługi, okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży, myjni zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów w tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności Ochrona obiektów i mienia oraz sprawy obronne 250 Strzeżenie mienia własnej jednostki dokumentacja służby ochrony, itp.

18 Ubezpieczenia majątkowe 252 Ochrona przeciwpożarowa 253 Sprawy obronne, obrony cywilnej i zarządzanie kryzysowe 26 Zamówienia publiczne m.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży nieruchomości, ruchomości, środków transportu, itp., sprawy odszkodowań; okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy w zakresie całej działalności jednostki 3 FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO- KSIĘGOWA Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty 30 prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw finansowoksięgowych 31 Planowanie i realizacja budżetu 310 Wieloletnia prognoza finansowa 311 Dotacje 312 Realizacja budżetu 3120 Przekazywanie środków finansowych 3121 Rozliczanie dochodów, wydatków, opłat 3122 Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystania środków, opłat 3123 Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu 3124 Sprawozdania roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu w tym polityka rachunkowości, plany kont, ich projekty i uzgodnienia

19 Rewizja budżetu i jego bilansu 313 Finansowanie i kredytowanie 3130 Finansowanie działalności 3131 Finansowanie inwestycji 3132 Finansowanie remontów 3133 Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi 3134 Gospodarka pozabudżetowa 314 Egzekucja i windykacja 32 Rachunkowość, księgowość i obsługa kasowa 320 Obrót gotówkowy i bezgotówkowy 3200 Obrót gotówkowy 3201 Obrót bezgotówkowy 3202 Depozyty kasowe, obsługa wadium 321 Księgowość 3210 Dowody księgowe 3211 Dokumentacja księgowa 3212 Rozliczenia 3213 Ewidencja syntetyczna i analityczna 3214 Uzgadnianie sald 3215 Kontrole i rewizje kasy 3216 Zobowiązania i poręczenia 322 Księgowość materiałowo-towarowa 323 Rozliczenia płac i wynagrodzeń 3230 Dokumentacja płac i potrąceń z płac

20 Listy płac Kartoteki wynagrodzeń Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego 3234 Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac 0 33 Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych 34 Opłaty i ustalenia cen przy czym bez składki na ubezpieczenie społeczne kategoria z wyjątkiem dokumentacji ujętej w klasie 08, okres przechowywania liczy się od momentu ostatecznego rozliczenia projektu lub programu 340 Ustalanie i zwalnianie z opłat w tym za posiłki na stołówkach 341 Ustalanie cen za własne wyroby 35 Inwentaryzacja 350 Wycena i przecena 351 Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne 36 Dyscyplina finansowa SYSTEM OŚWIATY Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty 40 prawne dotyczące zagadnień oświatowych 41 Organizacja systemu oświaty dla każdej jednostki podległej można prowadzić odrębną pod teczkę w ramach każdej z klas

21 Informacje o sieci przedszkoli publicznych 411 Informacje o sieci szkół publicznych oraz granic ich obwodów Informacje o uzyskanych zezwoleniach na 412 założenie szkoły lub placówki publicznej Informacje o nadawaniu i cofaniu 413 uprawnień szkoły publicznej dla szkół niepublicznych 414 Oświata niepubliczna Informacje dotyczące ewidencji placówek 4140 niepublicznych w tym również opinie dotyczące sieci placówek przedkładane do organu gminy w tym również opinie dotyczące sieci placówek przedkładane do organu gminy w tym procedura dokonywania wpisu i wykreślenia z rejestru 4141 Wspieranie placówek niepublicznych m.in. przekazywanie dotacji Organizacja jednostek oświaty z terenu gminy Podstawy prawne działania jednostek oświatowych z terenu gminy oraz ich organizacja Zbiór aktów normatywnych placówek oświatowych z terenu gminy Plany, sprawozdania, statystyka i analizy z działalności placówek oświatowych wtórniki statutów i inna dokumentacja prawna dotycząca funkcjonowania jednostek, okres przechowywania liczy się od utraty mocy prawnej aktu wtórniki m.in. zarządzenia dyrektorów placówek oświatowych przekazywane do wiadomości dot. jednostek podległych

22 Wytyczne i wskaźniki dotyczące planowania i sprawozdawczości (statystycznej i opisowej) w placówkach oświatowych Ustalanie układu wykonawczego budżetu placówek oświatowych Analizy i weryfikacja planów finansowych jednostek podległych Sprawozdania statystyczne na formularzach statystycznych Informatyka w szkołach i przedszkolach 45 Informacje o działalności placówek oświatowych Informacje dla mass mediów ( odpowiedzi 450 na krytykę prasową, konferencje prasowe, wywiady) Wycinki prasowe o działalności placówek oświatowych oraz inne zewnętrzne 451 materiały informacyjne na temat placówek do kategorii zalicza się opracowania własne placówek oświatowych, a do kategorii zalicza się wtórniki przechowywane w MOZE.Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej przepisu korespondencja w sprawie zmian w układzie wykonawczym, Zarządzeniem Prezydenta korespondencja w sprawie zmian w układzie wykonawczym, Zarządzeniem Prezydenta m.in. dla GUS przy czym opracowania cząstkowe i materiały źródłowe zalicza się do kategorii kopie dokumentacji dot. wprowadzania i eksploatacji systemów informatycznych przesłanych z placówek oświatowych dotyczące działalności placówek oświatowych możliwy podział wg grup rzeczowych

23 Kontrola w placówkach oświatowych NADZÓR NAD REALIZACJĄ ZADAŃ EDUKACYJNYCH W PLACÓWKACH OŚWIATOWYCH Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień nadzoru nad nauczaniem i wychowaniem Nadzór nad nauczaniem i wychowaniem w placówkach oświatowych Informacje o organizacji pracy 501 dydaktycznej w placówkach oświatowych 502 Opieka nad młodocianymi pracownikami 5020 Ewidencja pracodawców Dofinansowanie pracodawcom kosztów 5021 kształcenia młodocianych pracowników Konkursy dla uczniów, nauczycieli i 503 placówek oświatowych 52 Sprawy socjalno-bytowe uczniów 520 Sprawy socjalno-bytowe uczniów 521 Pomoc materialna dla uczniów m.in. oceny, sprawozdania z przebiegu kontroli, notatki służbowe, wystąpienia pokontrolne, wnioski m.in. arkusze organizacji szkół, aneksy w tym zawiadomienia pracodawców o zawarciu umów z młodocianymi pracownikami m.in. wnioski i decyzje m.in. rządowy program Wyprawka szkolna oraz zwolnienia z opłaty stałej w przedszkolach, Bon Rodzinny 3+

24 Zasady udzielania pomocy materialnej dla uczniów Pomoc materialna dla uczniów o charakterze socjalnym 53 Dowóz uczniów do szkół 6 REALIZACJA ZADAŃ GMINY W SPRAWACH KADROWYCH PLACÓWEK OŚWIATOWYCH 60 Zasady pracy i płacy 600 Otrzymane od innych jednostek zewnętrznych regulacje ich projekty oraz wyjaśnienia interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące pracy i płac oraz spraw osobowych w placówkach oświatowych 601 Uzgodnienia ze związkami zawodowymi w sprawach dotyczących nauczycieli 61 Zatrudnianie dyrektorów placówek oświatowych 610 Zatrudnianie i zwalnianie dyrektorów placówek oświatowych 611 Nagrody i odznaczenia państwowe, resortowe, kary dyscyplinarne i inne dla dyrektorów i placówek oświatowych 62 Szkolenie i doskonalenie zawodowe dyrektorów i pracowników placówek oświatowych m.in. regulaminy udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym; ustalenia własne zalicza się do kat. informacje o wypłatach stypendia szkolne i zasiłki szkolne wnioski i decyzje, odwołania jeżeli regulacje te dotyczą bezpośrednio pracowników jednostek oświaty z terenu gminy to kwalifikuje się akta spraw ich dotyczących do kategorii w tym także opinie oraz ustalanie składników wtórniki wniosków i decyzji, kopie pism o przyznawaniu nagród odkłada się do akt osobowych.

25 Zasady i programy szkolenia i doskonalenia dyrektorów i pracowników placówek oświatowych 621 Dokształcanie i doskonalenie dyrektorów i pracowników placówek oświatowych 622 Szkolenia własne dyrektorów i pracowników placówek oświatowych B2 własne ustalenia wtórniki dokumentów (studia, szkolenia, ewidencja) narady z dyrektorami placówek oświatowych, do kategorii zalicza się pomoce szkoleniowe i naukowe (własne opracowania lub na własne zlecenie oraz uwagi i opinie) a do kategorii B2 dokumentację obsługi organizacyjnej szkoleń organizowanych przez jednostkę