ZAPYTANIE OFERTOWE Z DNIA 22.07.2014 ZGODNE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI Zamawiający Fundacja Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości z siedzibą w Warszawie, 00-672 Warszawa, ul. Piękna 68, wpisaną do rejestru fundacji i stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy Wydział XII Gospodarczy - KRS, pod numerem KRS 199402, posiadająca NIP 5242495143, REGON: 015690013, w imieniu której działa: - Dariusz Żuk Prezes Zarządu - Jacek Aleksandrowicz Wiceprezes Zarządu Dane do bieżących kontaktów, w tym udzielania odpowiedzi na pytania Oferentów: Marta.cudna@przedsiebiorca.pl Droga do Polski Przedsiębiorczej Tytuł projektu Działanie 5.2 Wspieranie instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka Informacje o projekcie Przedmiot zamówienia Fundacja Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości realizuje projekt Droga do Polski Przedsiębiorczej. Jego nadrzędnym celem jest wdrożenie kompleksowego modelu wsparcia mikro-, małych i średnich firm. Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości największa w Europie, ogólnopolska sieć (obejmująca docelowo 50) Akademickich Inkubatorów Przedsiębiorczości zlokalizowanych przy uczelniach wyższych, stanowiących miejsca, gdzie można najszybciej, najtaniej i najmniej ryzykownie w Europie zacząć prowadzić swój biznes. Biura AIP są wyposażone w nowoczesny sprzęt biurowy oraz zapewniają dostęp do Sali konferencyjnej. W ramach Akademickich Inkubatorów Przedsiębiorczości obecnie rozwija się w całej Polsce ponad 1500 startupów. Wsparcie kierowane jest głównie do środowiska akademickiego. Więcej informacji na stronie: www.przedsiebiorca.pl. Organizacja 8 wydarzeń - imprez studenckich w Szczecinie, Bydgoszczy, Warszawie, Olsztynie, Katowicach, Krakowie, Poznaniu i Łodzi. Informacje dla Oferentów o projekcie: Opis zamówienia 1) Przedmiotem zamówienia jest organizacja łącznie 8 wydarzeń imprez studenckich.
2) Wydarzenia będą realizowane wg. projektu programu ramowego wydarzeń, o którym mowa w pkt. 5. Wydarzenia przewidziane są dla 45 uczestników każde. 3) Celem wydarzeń- impreza studenckich jest: Prezentacja oferty Akademickich Inkubatorów Przedsiębiorczości dla grupy docelowej projektu. 4) Termin i miejsca Wszystkie 8 wydarzeń odbędzie się do końca września 2014 roku. Termin każdego z nich zostanie przekazany zamawiającemu na minimum 5 dni kalendarzowych przed jego realizacją (chyba, że strony ustalą krótszy termin). Wydarzenia będą miały miejsce we wskazanych przez Zamawiającego ośmiu lokalizacjach na terenie Szczecina, Bydgoszczy, Warszawy, Olsztyna, Katowic, Krakowa, Poznania i Łodzi. W każdej z lokalizacji odbędzie się 1 (jedno wydarzenie). Dokładny adres lokalizacji zostanie przekazany Wykonawcy na minimum 5 dni kalendarzowych przed wydarzeniem. 5) Projekt programu ramowego wydarzeń: 16.00 Organizacja techniczna/logistyczna wydarzenia 18.00 Rejestracja gości 18.30 Powitanie przez prowadzącego. Zaproszenie na scenę reprezentantów AIP w celu prezentacji oferty Akademickich Inkubatorów Przedsiębiorczości skierowanej do grupy docelowej projektu 19.30 Rozmowa z ekspertami odnośnie praktycznych aspektów funkcjonowania w ramach Akademickich Inkubatorów Przedsiębiorczości 20.15 Panel dyskusyjny z udziałem uczestników wydarzenia 21.15 Rozpoczęcie części networkingowej dla uczestników wydarzenia 24.00 Zakończenie wydarzenia Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji przedstawionego projektu programu ramowego wydarzenia. 6) Zadania Wykonawcy Etap I: Organizacja wydarzenia Zorganizowanie oprawy technicznej, scenograficznej i multimedialnej oraz koordynacja w dniu wydarzenia (wymagania minimalne): sprzęt nagłaśniający 3 głośniki (minumum 200W każdy) + 2 mikrofony stół prezydialny/konferencyjny na scenę z miejscami siedzącymi dla min. 4 osób stół/stanowisko do rejestracji uczestników Obsługa wydarzeń, w tym zagwarantowanie łącznie 2 osób do:
pełnej obsługi technicznej (przygotowanie i nadzór nad realizacją wydarzenia- imprezy studenckiej, a w tym obsługa multimedialna i nagłośnieniowa) 1 osoba; obsługi, rejestracji uczestników, obsługi cateringu minimum 1 osoba. Etap II: Organizacja, dostawa oraz obsługa cateringu z zastawą i niezbędnymi stołami. Catering na każde wydarzenie imprezę studencką przygotowany dla 45 osób: szczupak faszerowany z sosem tatarskim 50g /os antipasto półmisek wędlin wiejskich z serem, oliwkami i grzybami 40g /os rulony z szynki z pastą chrzanowo-serową 60g /os pasztet pikantny z żurawiną 30g /os jaja faszerowane pieczarkami + jaja garnirowane kawiorem 40g /os tatar na pumperniklu z kaparami 60g /os sałatka z kurczakiem z grilla z ananasem i orzechami 40g /os sałatka z paluszkami krabowymi, papryką i makaronem 40g /os sałatka z ruccolą, serem pleśniowym i gruszką 40g /os tartinki dekoracyjne z szybką parmeńską i melonem 50g /os bagietki z roladą szpinakową z łososiem 60g /os pomidory cocktailowe faszerowane sałatką włoską 40g /os sałatka ze świeżych owoców z bitą śmietaną i czekoladą 70g /os wybór ciast domowych: szarlotka z kruszonką, sernik domowy z rodzynkami, wiśniowiec, babeczki jogurtowe z brzoskwinią i inne 120g /os kawa (dodatkowo cukier + mleczko) - 0,3 l/os herbata (dodatkowo cukier + cytryna) - 0,3 l/os woda mineralna z cytryną - 0,5 l/os soki (jabłkowy) 0,2 l/os soki (pomarańczowy) 0,2 l/os soki (grejfrutowy) 0,2 l/os soki (czarna porzeczka) 0,2 l/os
Od 01.08.2014 do 31.09.2014r. Termin realizacji Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu realizacji. 1.Wykonawca wystawia rachunki/faktury VAT na kwotę 1/2 (50%) wartości całości zamówienia po prawidłowej realizacji kolejnych 4 (czterech) wydarzeń imprez studenckich potwierdzonych protokołem odbioru przez Zamawiającego. Forma płatności 2. Płatności realizowane będą na podstawie rachunków/faktur VAT z 21- dniowym terminem płatności, przy czym Zamawiający zastrzega sobie prawo przesunięcia terminu płatności w przypadku opóźnienia w przekazaniu środków publicznych na realizację projektu. Wykonawcy z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia. Koszty dostawy (jeżeli dotyczy) Warunki udziału w postępowaniu zakupowym Koszty dostawy wliczone w cenę oferty O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się oferenci, którzy spełniają warunki, dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania działalności lub czynności określonej przedmiotem Zamówienia; 2) posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia w wykonywaniu prac o podobnym charakterze, zakresie i złożoności; 3) dysponowania potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania Zamówienia; 4) znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia; 5) nie bycia podmiotem wykluczonym z postępowania o udzielenie zamówienia; 6) zrealizowania min. 3 spotkań informacyjno-promocyjnych lub konferencji lub równoważnych wydarzeń na min. 45 osób każde, w ciągu roku od daty składania ofert (liczy się termin zakończenia realizacji usługi). W celu spełnienia powyższego oferent razem z ofertą przedstawi podpisane oświadczenie o spełnieniu powyższych warunków (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) oraz dokumenty wskazane w Sposobie przygotowania oferty. Kryteria oceny ofert Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, na podstawie następujących kryteriów:
Cena brutto 100% (za całość Zamówienia) Cena ofertowa brutto musi zawiera wartość wszystkich usług niezbędnych do wykonania Zamówienia oraz wszystkich kosztów niezbędnych do poniesienia w celu realizacji Zamówienia. Termin składania oferty 29 lipca 2014r. do godziny 16.00 Oferty prosimy składać w formie elektronicznej na adres e-mail: marta.cudna@przedsiebiorca.pl lub w formie wydruku w siedzibie Sposób składania oferty (adres mailowy, nr faksu) Fundacji Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości ul. Piękna 68, II p 00-672 Warszawa Sposób oferty przygotowania Oferta Organizacja 8 wydarzeń - imprez studenckich UWAGA: decyduje termin składania oferty. 1. Oferta powinna zawierać następujące elementy, uporządkowane w poniższej kolejności, celem ułatwienia analizy ofert: a) Odpis (lub wydruk) z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego odpowiedniego rejestru potwierdzający że osoba podpisująca ofertę ma prawo do reprezentowania Oferenta. b) Pełnomocnictwo udzielane osobom podpisującym ofertę, o ile prawo do reprezentowania Oferenta w powyższym zakresie nie wynika wprost z dokumentu rejestrowego (osoba podpisująca ofertę i inne niezbędne dokumenty, powinna jednocześnie złożyć pełnomocnictwo, z którego wynikać będzie jej umocowanie do występowania w imieniu Oferenta); c) Wypełniony i podpisany Załącznik nr 1 Formularz ofertowy; 2. Każdy Oferent może przysłać jedną ofertę, sporządzoną w sposób czytelny, w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski poświadczonym przez Oferenta. 3. Zamawiający nie przewiduje składania ofert cząstkowych ani wariantowych. Zamawiający zastrzega, iż w toku sprawdzania dokumentów, w przypadkach tego wymagających, będzie miał prawo żądać od Oferentów
wyjaśnień, dotyczących treści złożonych dokumentów i treści oferty. Będzie miał również prawo wezwać Oferentów do uzupełnienia wymaganych dokumentów, jeśli nie zostaną one złożone lub będą zawierać błędy. W szczególności Zamawiający będzie miał prawo żądać wyjaśnień od Oferentów, których oferty będą zawierać rażąco niską cenę. Informacje dodatkowe Termin związania ofertą Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Negocjacje z Oferentami Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, oraz prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia w wypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji. O konkretnym terminie negocjacji Oferent zostanie powiadomiony. Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmówił podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Oferentem stało się niemożliwe z innych przyczyn. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i/lub odstąpienia od ewentualnych negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. Przesłanki odrzucenia ofert Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: a) jej treść nie będzie odpowiadać treści Zapytania Ofertowego, b) zostanie złożona przez Oferenta niespełniającego warunków dostępu do udziału w postępowaniu, c) zostanie złożona po upływie terminu składania ofert, d) będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów, e)zostanie złożona przez Oferenta wykluczonego z udziału w postępowaniu wg zasad opisanych poniżej: Oferent nie może być powiązany kapitałowo i osobowo z Zamawiającym. Przy czym przez powiązania kapitałowe i osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Oferentem polegające w szczególności na: o uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; o posiadanie co najmniej 5 % udziałów lub akcji; o pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; o pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej,
pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Inne: Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji Zapytania Ofertowego i załączników przed terminem składania ofert oraz unieważnienia postępowania na każdym etapie postępowania bez podania przyczyny. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Oferenta, którego oferta została wybrana. Zamawiający nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez Oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. Niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego. Wszelka korespondencja Oferentami będzie prowadzona wyłącznie w języku polskim. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania zakupowego na każdym etapie bez podania przyczyny.