ZAPYTANIE OFERTOWE Z DNIA ZGODNE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Z DNIA ZGODNE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI Zamawiający Fundacja Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości z siedzibą w Warszawie, Warszawa, ul. Piękna 68, wpisaną do rejestru fundacji i stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy Wydział XII Gospodarczy - KRS, pod numerem KRS , posiadająca NIP , REGON: , w imieniu której działa: - Dariusz Żuk Prezes Zarządu; - Jacek Aleksandrowicz - Wiceprezes Zarządu Osoba upoważniona przez Zamawiającego do bieżących kontaktów, w tym udzielania odpowiedzi na pytania Oferentów: Mariola Gromadzik Mariola.gromadzik@przedsiebiorca.pl Droga do Polski Przedsiębiorczej Tytuł projektu Działanie 5.2 Wspieranie instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka Przedmiot zamówienia Organizacja Konferencji Ogólnopolskiej w Warszawie Informacje dla Oferentów o projekcie: Opis zamówienia Fundacja Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości realizuje projekt Droga do Polski Przedsiębiorczej. Jego nadrzędnym celem jest wdrożenie kompleksowego modelu wsparcia mikro-, małych i średnich firm. Zasadniczym elementem tej strategii ma być powstająca właśnie sieć centrów przedsiębiorczości pod marką AIP Business Link. Więcej informacji na stronie: *** Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji ogólnopolskiej. Konferencja ogólnopolska będzie miała charakter jednodniowego wydarzenia i będzie realizowana wg. projektu programu ramowego wydarzenia konferencji ogólnopolskiej, o kto rym mowa w pkt. 5. Konferencja będzie realizowana w podziale na dwie części: ekspercką i ogólną, które odbędą się w dwóch lokalizacjach:

2 a) na terenie Stadionu Narodowego w Warszawie Al. Ks. J. Poniatowskiego 1 w godzinach od W pierwszej części konferencji ogólnopolskiej odbędzie się część ekspercka dla 30 osób. b) w AIP Business Link w Warszawie, przy ulicy Mokotowskiej 1, w godzinach od Część ogólna odbędzie się dla 200 osób. Konferencja ogólnopolska jest przewidziana dla m.in. przedstawicieli grupy docelowej projektu, przedstawicieli mediów, partnerów społeczno-gospodarczych oraz środowiska akademickiego i biznesowego skupionego przy inkubatorach AIP oraz AIP Business Link. Celem konferencji ogólnopolskiej jest: Prezentacja postępów w realizacji projektu i osiągniętych dotychczas rezultatów projektu Droga do Polski Przedsiębiorczej. Integracja środowisk akademickich i biznesowych zaangażowanych w kształtowanie postaw proprzedsiębiorczych w Polsce; Integracja beneficjentów i grupy docelowej projektu, środowisk biznesowych oraz partnerów społecznogospodarczych ogólnopolskiej sieci AIP-Business Link; Termin i miejsce konferencji ogólnopolskiej: Konferencja ogólnopolska odbędzie się w dniu 4 listopada 2014 roku. Zamawiający zapewnia miejsce konferencji tj. sala konferencyjna na Stadionie Narodowym w Warszawie oraz pomieszczenia w AIP Business Link w Warszawie. Projekt programu ramowego konferencji ogólnopolskiej: Rejestracja uczestników części eksperckiej konferencji Realizacja części eksperckiej konferencji Rejestracja uczestników części ogólnej konferencji Przemówienia przedstawicieli AIP dotyczące postępów oraz osiągnięć w ramach projektu Droga do Polski Przedsiębiorczej Wystąpienie gościa specjalnego Rozpoczęcie networkingu w ramach konferencji ogólnopolskiej Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji przedstawionego projektu programu ramowego konferencji

3 ogólnopolskiej. Zadania Wykonawcy: Etap I: Przygotowanie wydarzenia Ustalenie z Zamawiającym sposobu przygotowania i organizacji wydarzenia Opracowanie i zamieszczenie do 2 listopada 2014 roku min. 10 artykułów w mediach (w tym na portalach internetowych) regionalnych i ogólnopolskich informujących o konferencji ogólnopolskiej zgodnie z zasadami wizualizacji przekazanymi przez Zamawiającego. Etap II: Organizacja wydarzenia a) część ekspercka konferencji Zorganizowanie oprawy technicznej, scenograficznej i multimedialnej oraz koordynacja w dniu konferencji: krzesła 34 szt. stoły dla 30 osób ustawione w podkowę rzutnik multimedialny HD 1 szt. ekran projekcyjny o wymiarach co najmniej 240 cm/180 cm. Obsługa konferencji, w tym zagwarantowanie łącznie co najmniej 9 osób do: moderowania konferencji osoba, która osia a o wia czenie w rowa zeniu min konferencji ub równoważnyc wy arze a min 30 osób każda. obsługi rea izatorskiej za ewnienia bez iecze stwa mienia oraz go ci wykonania dokumentacji fotograficznej z przebiegu konferencji rejestracji go ci obsługi cateringu b) część ogólna konferencji Zorganizowanie oprawy technicznej, scenograficznej i multimedialnej oraz koordynacja w dniu konferencji: oświetlenie typu Pary ledowe 64 7 szt. scena o wysokości co najmniej 30 cm, szerokości co najmniej 2m, głębokości co najmniej 3m efektor oświetleniowy - reflektor o mocy minimalnej 100 W 2 szt. oświetlenie architektoniczne: Pixel bary 1 m długości 20

4 szt. laptop z oprogramowaniem umożliwiającym odczytywanie plików z pakietu Microsoft Office 2010 lub nowszym. system nagłaśniający konferencyjny, w tym sub bass, kolumny aktywne 500W na statywach 4 szt., 4 mikrofony bezprzewodowe, 2 bezprzewodowe mikrofony nagłowne krzesła szt. stół koktajlowy (średnica minimum 50 cm) 10 szt. Obsługa konferencji, w tym zagwarantowanie łącznie co najmniej 9 osób do: moderowania konferencji 1 osoba, kto ra posiada dos wiadczenie w prowadzeniu min. 3 konferencji lub ro wnowaz nych wydarzen dla min. 200 oso b kaz da. obsługi realizatorskiej zapewnienia bezpieczeństwa mienia oraz gości wykonania dokumentacji fotograficznej z przebiegu konferencji rejestracji gości i obsługi cateringu. Etap III: Organizacja, dostawa oraz obsługa cateringu wraz z zastawą porcelanową: Catering podany będzie w części ogólnej konferencji ogólnopolskiej (w ramach networkingu od godziny 20:00): Catering zostanie przygotowany dla 200 osób. cocktail z kurczaka z limonką w białym pieprzu 40g /os szczupak faszerowany z sosem tatarskim 50g /os antipasto po łmisek wędlin wiejskich z serem, oliwkami i grzybami 40g /os rulony z szynki z pastą chrzanowo-serową 60g /os pasztet pikantny z z urawiną 30g /os jaja faszerowane pieczarkami + jaja garnirowane kawiorem 40g /os tatar na pumperniklu z kaparami 60g /os sałatka z kurczakiem z grilla z ananasem i orzechami 40g /os sałatka z paluszkami krabowymi, papryką i makaronem 40g/os sałatka z ruccolą, serem ples niowym i gruszką 40g /os tartinki dekoracyjne z szybką parmen ską i melonem 50g /os bagietki z roladą szpinakową z łososiem 60g /os pomidory cocktailowe faszerowane sałatką włoską 40g /os sałatka ze s wiez ych owoco w z bitą s mietaną i czekoladą 70g /os woda mineralna z cytryną - 0,5 l/os

5 soki (pomaran czowy) 0,2 l/os soki (czarna porzeczka) 0,2 l/os. Etap IV Artykuły pokonferencyjne Opracowanie i zamieszczenie do 30 listopada 2014 roku min. 10 artykułów w mediach (w tym na portalach internetowych) regionalnych i ogólnopolskich informujących o konferencji ogólnopolskiej zgodnie z zasadami wizualizacji przekazanymi przez Zamawiającego. Termin realizacji Forma płatności Koszty dostawy (jeżeli dotyczy) Warunki udziału w postępowaniu zakupowym W dniu r. (zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia) 1. Wykonawca wystawia rachunek/fakturę VAT za całos ć zamo wienia po prawidłowej realizacji konferencji ogólnopolskiej potwierdzonej protokołem odbioru przez Zamawiającego. 2. Płatnos c realizowana będzie na podstawie rachunku/faktury A z 21- dniowym terminem płatnos ci, przy czym Zamawiający zastrzega sobie prawo przesunięcia terminu płatnos ci w przypadku opo z nienia w przekazaniu s rodko w publicznych na realizację projektu. Wykonawcy z tego tytułu nie przysługują z adne roszczenia. Koszty dostawy wliczone w cenę oferty O udzielenie zamo wienia mogą ubiegac się Oferenci, kto rzy spełniają warunki, dotyczące: 1) posiadania uprawnien do wykonywania działalnos ci lub czynnos ci okres lonej przedmiotem Zamo wienia; 2) posiadania niezbędnej wiedzy i dos wiadczenia w wykonywaniu prac o podobnym charakterze, zakresie i złoz onos ci; 3) dysponowania potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania Zamo wienia; 4) znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamo wienia; 5) nie bycia podmiotem wykluczonym z postępowania o udzielenie zamo wienia; 6) zrealizowania min. 3 konferencji informacyjno-promocyjnych lub ro wnowaz nych wydarzen na min. 200 oso b kaz de, w ciągu roku od daty składania ofert (liczy się termin zakon czenia realizacji usługi). 7) zapewnienia osoby do prowadzenia części ogólnej konferencji ogólnopolskiej, kto ra posiada dos wiadczenie w prowadzeniu min. 3 konferencji informacyjno-promocyjnych lub ro wnowaz nych wydarzen dla min. 200 oso b kaz da. 8) zapewnienia osoby do prowadzenia części eksperckiej konferencji ogo lnopolskiej, kto ra posiada dos wiadczenie w prowadzeniu min. 3

6 konferencji informacyjno-promocyjnych lub ro wnowaz nych wydarzen dla min. 30 oso b kaz da. W celu spełnienia powyz szych warunków Oferent przedstawi prawidłowo uzupełniony i podpisany podpisany Formularz ofertowy wg wzoru, stanowiącego Załącznik nr 1 oraz dokumenty wskazane w Sposobie przygotowania oferty. Zamawiający może wezwać Oferentów do złożenia wyjaśnień dotyczących wszelkich przedstawionych w postępowaniu oświadczeń lub dokumentów oraz treści oferty. UWAGA: Zamawiający dopuszcza możliwość, aby ta sama jedna osoba spełniająca warunek w pkt. 7 dotyczący prowadzenia części ogólnej konferencji została zapewniona również do prowadzenia części eksperckiej konferencji, o której mowa w pkt. 8. Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, spos ro d ofert niepodlegających odrzuceniu, na podstawie następujących kryterio w: Kryteria oceny ofert Cena brutto 1 za całość Zamó ienia) Cena ofertowa brutto musi zawierać wartos c wszystkich usług niezbędnych do wykonania Zamo wienia oraz wszystkich koszto w niezbędnych do poniesienia w celu realizacji Zamo wienia. Cenę należy podać w złotych polskich z dokładnością do 1 grosza. Do do godziny Termin składania oferty 1. Decyduje termin doręczenia oferty pod wskazany adres. 2. Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostanie zwrócona Wykonawcy bez otwierania Oferty prosimy składać elektronicznie na adres poczty elektronicznej ( ): mariola.gromadzik@przedsiebiorca.pl lub dostarczyć w formie drukowanej na adres: Sposób składania oferty (adres mailowy, nr faksu) Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości ul. Piękna 68, II p Warszawa Z dopiskiem: Oferta na konferencję ogólnopolską - Warszawa UWAGA: decyduje termin składania oferty. Sposób przygotowania oferty 1. Oferta musi zawierac następujące elementy: a) Odpis (lub wydruk) z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalnos ci Gospodarczej lub innego odpowiedniego rejestru potwierdzający, z e osoba podpisująca ofertę ma prawo do reprezentowania Oferenta.

7 b) Pełnomocnictwo udzielane osobom podpisującym ofertę, o ile prawo do reprezentowania Oferenta w powyz szym zakresie nie wynika wprost z dokumentu rejestrowego (osoba podpisująca ofertę i inne niezbędne dokumenty, powinna jednoczes nie złoz yc pełnomocnictwo, z kto rego wynikac będzie jej umocowanie do występowania w imieniu Oferenta); c) Wypełniony i podpisany Załącznik nr 1 Formularz ofertowy; 2. Kaz dy Oferent moz e przysłac jedną ofertę, sporządzoną w sposo b czytelny, w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym powinny byc złoz one wraz z tłumaczeniem na język polski pos wiadczonym przez Oferenta. 3. Zamawiający nie przewiduje składania ofert cząstkowych ani wariantowych. Zamawiający zastrzega, iz w toku sprawdzania dokumento w, w przypadkach tego wymagających, będzie miał prawo z ądac od Oferento w wyjas nien, dotyczących tres ci złoz onych dokumento w i tres ci oferty. Będzie miał ro wniez prawo wezwac Oferento w do uzupełnienia wymaganych dokumento w, jes li nie zostaną one złoz one lub będą zawierac błędy. W szczego lnos ci Zamawiający będzie miał prawo z ądac wyjas nien od Oferento w, kto rych oferty będą zawierac raz ąco niską cenę. ermin z iązania ofertą Wykonawca pozostaje związany złoz oną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Informacje dodatkowe Negocjacje z Oferentami Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z Oferentem, kto rego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, oraz prawo do odstąpienia od udzielenia zamo wienia w wypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji. O konkretnym terminie negocjacji Oferent zostanie powiadomiony. Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, kto rego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmo wił podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Oferentem stało się niemoz liwe z innych przyczyn. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i/lub odstąpienia od ewentualnych negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentowi nie przysługują z adne roszczenia wobec Zamawiającego. Przesłanki odrzucenia ofert Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: a) jej treść nie będzie odpowiadać treści Zapytania Ofertowego, b) zostanie złożona przez Oferenta niespełniającego warunków dostępu do udziału w postępowaniu,

8 c) zostanie złożona po upływie terminu składania ofert, d) będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów, e) zostanie złożona przez Oferenta wykluczonego z udziału w postępowaniu wg zasad opisanych poniżej: Oferent nie może być powiązany osobowo i kapitałowo ze Zleceniodawcą, co rozumiane jest jako o uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; o posiadanie co najmniej 5 % udziałów lub akcji; o pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; o pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Inne: Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji Zapytania Ofertowego i załączniko w przed terminem składania ofert oraz uniewaz nienia postępowania na kaz dym etapie postępowania bez podania przyczyny. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Oferenta, kto rego oferta została wybrana. Zamawiający nie moz e byc pociągany do odpowiedzialnos ci za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez Oferento w w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. Niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu przepiso w Kodeksu Cywilnego. Wszelka korespondencja Oferentami będzie prowadzona wyłącznie w języku polskim. Zamawiający zastrzega sobie prawo do uniewaz nienia postępowania zakupowego na kaz dym etapie bez podania przyczyny.