ZAPYTANIE OFERTOWE Z DNIA ZGODNE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI. Tomasz Karwowski tomasz.karwowski@przedsiebiorca.pl

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Z DNIA ZGODNE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI Zamawiający Fundacja Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości z siedzibą w Warszawie, Warszawa, ul. Piękna 68, wpisaną do rejestru fundacji i stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy Wydział XII Gospodarczy - KRS, pod numerem KRS , posiadająca NIP , REGON: , w imieniu której działa: - Dariusz Żuk Prezes Zarządu; - Jacek Aleksandrowicz - Wiceprezes Zarządu Osoba upoważniona przez Zamawiającego do bieżących kontaktów, w tym udzielania odpowiedzi na pytania Oferentów: Tomasz Karwowski tomasz.karwowski@przedsiebiorca.pl Droga do Polski Przedsiębiorczej Tytuł projektu Działanie 5.2 Wspieranie instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka Przedmiot zamówienia Organizacja Konferencji Ogólnopolskiej w Warszawie Informacje dla Oferentów o projekcie: Opis zamówienia Fundacja Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości realizuje projekt Droga do Polski Przedsiębiorczej. Jego nadrzędnym celem jest wdrożenie kompleksowego modelu wsparcia mikro-, małych i średnich firm. Zasadniczym elementem tej strategii ma być powstająca właśnie sieć centrów przedsiębiorczości pod marką AIP Business Link. Więcej informacji na stronie: *** Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji ogólnopolskiej. Konferencja ogólnopolska będzie miała charakter jednodniowego wydarzenia i będzie realizowana wg. projektu programu ramowego wydarzenia konferencji ogólnopolskiej, o którym mowa poniżej, w dalszej części opisu zamówienia. Konferencja będzie realizowana w lokalizacji zapewnionej przez Zamawiającego Studio 4

2 Piętro - sala Concert Hall, ul. Żelazna 54, Warszawa Konferencja ogólnopolska jest przewidziana dla min. 130 uczestników, a tym m.in. przedstawicieli grupy docelowej projektu, przedstawicieli mediów, partnerów społecznogospodarczych oraz środowiska akademickiego i biznesowego skupionego przy inkubatorach AIP oraz Business Linkach. Celem konferencji ogólnopolskiej jest: Prezentacja postępów w realizacji projektu i osiągniętych dotychczas rezultatów projektu Droga do Polski Przedsiębiorczej. Integracja środowisk akademickich i biznesowych zaangażowanych w kształtowanie postaw pro przedsiębiorczych w Polsce; Integracja beneficjentów i grupy docelowej projektu, środowisk biznesowych oraz partnerów społecznogospodarczych ogólnopolskiej sieci Inkubatorów AIP i AIP Business Link; Termin i miejsce konferencji ogólnopolskiej: Konferencja ogólnopolska odbędzie się w dniu 13 stycznia 2015 roku. Zamawiający zapewnia miejsce konferencji Studio 4 Piętro - sala Concert Hall, ul. Żelazna 54, Warszawa Projekt programu ramowego konferencji ogólnopolskiej: Rejestracja uczestników konferencji ogólnopolskiej Przemówienia przedstawicieli AIP dotyczące postępów oraz osiągnięć w ramach projektu Droga do Polski Przedsiębiorczej oraz rozmowa poświęcona temu zagadnieniu Wystąpienie gości specjalnych Networking w ramach konferencji ogólnopolskiej Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji przedstawionego projektu programu ramowego konferencji ogólnopolskiej. Zadania Wykonawcy: Etap I: Przygotowanie wydarzenia Ustalenie z Zamawiającym sposobu przygotowania i organizacji wydarzenia Zamieszczenie do 10 stycznia 2015 roku przygotowanego

3 przez Zamawiającego artykułu w łącznie min. 10 mediach internetowych regionalnych i ogólnopolskich informujących o konferencji ogólnopolskiej zgodnie z zasadami wizualizacji przekazanymi przez Zamawiającego. Artykuł będzie miał od do znaków ze spacjami oraz będzie zawierał co najmniej 2 logotypy. Etap II: Organizacja wydarzenia Zorganizowanie oprawy technicznej, scenograficznej i multimedialnej, a w tym: rzutnik multimedialny HD 1 szt. ekran projekcyjny o wymiarach co najmniej 200 cm/150 cm. oświetlenie typu Pary ledowe 6 szt. laptop z oprogramowaniem umożliwiającym odczytywanie plików z pakietu Microsoft Office 2010 lub nowszym. system nagłaśniający konferencyjny, kolumny aktywne 500W 4 szt., 2 mikrofony bezprzewodowe, stół koktajlowy (średnica minimum 50 cm) 8 szt. dwie kanapy dla prelegentów 2 x TV LCD o przekątnej minimum 50 cali (odtwarzający obraz ze sceny na żywo) Obsługa oraz koordynacja w dniu konferencji, a w tym zagwarantowanie łącznie co najmniej 3 osób do: moderowania konferencji 1 osoba, która posiada doświadczenie w prowadzeniu min. 3 konferencji lub równoważnych wydarzeń dla min. 100 osób każda; wykonania dokumentacji fotograficznej z przebiegu konferencji, obsługi zapewnionych sprzętów multimedialnych; rejestracji gości i obsługi cateringu. Etap III: Organizacja, dostawa oraz obsługa cateringu wraz z zastawą porcelanową: Catering podany będzie w części networkingowej konferencji od godziny 21:30: Catering zostanie przygotowany dla 130 osób. Koreczki z melonem i szynką parmeńską 40g/os Róźki z szynki z nadzieniem warzywnym 60g/os Koreczki ze śliwką, kabanosem i oliwką 30g/os Szszłyki caprese 45g/os Roladki z łososiem, serkiem i szpinakiem 40g/os Tartinki z szynką parmeńską 50g/os Tartinki z tuńczykiem i kaparami 50g/os

4 Roladki z szynką i mascarpone 60g/os Terrina ze śledzia bałtyckiego i konfitury 40g/os Babeczki z owocami 40g/os Szaszłyczki owocowe 40g/os Racuszki z truskawkami 50g/os woda mineralna z cytryną - 0,5 l/os soki (pomaran czowy) 0,4 l/os soki (czarna porzeczka) 0,4 l/os. Etap IV Artykuły pokonferencyjne Termin realizacji Forma płatności Koszty dostawy (jeżeli dotyczy) Warunki udziału w postępowaniu zakupowym Opracowanie i zamieszczenie do 20 stycznia 2015 roku min. przygotowanego przez Zamawiającego artykułu w łącznie min. 10 mediach internetowych regionalnych i ogólnopolskich informujących o konferencji ogólnopolskiej zgodnie z zasadami wizualizacji przekazanymi przez Zamawiającego. Artykuł będzie miał od do znaków ze spacjami oraz będzie zawierał co najmniej 2 logotypy. Konferencja ogólnopolska odbędzie się w dniu r. Zamieszczenie artykułów w mediach zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia. 1. Wykonawca wystawia rachunek/fakturę VAT za całos ć zamo wienia po prawidłowej realizacji całości przedmiotu zamówienia potwierdzonej protokołem odbioru przez Zamawiającego. 2. Płatnos c realizowana będzie na podstawie rachunku/faktury VAT z 21- dniowym terminem płatnos ci, przy czym Zamawiający zastrzega sobie prawo przesunięcia terminu płatnos ci w przypadku opo z nienia w przekazaniu s rodko w publicznych na realizację projektu. Wykonawcy z tego tytułu nie przysługują z adne roszczenia. Koszty dostawy wliczone w cenę oferty O udzielenie zamo wienia mogą ubiegac się Oferenci, kto rzy spełniają warunki dotyczące: 1) posiadania uprawnien do wykonywania działalnos ci lub czynnos ci okres lonej przedmiotem Zamo wienia; 2) posiadania niezbędnej wiedzy i dos wiadczenia w wykonywaniu prac o podobnym charakterze, zakresie i złoz onos ci; 3) dysponowania potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania Zamo wienia; 4) znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamo wienia; 5) nie bycia podmiotem wykluczonym z postępowania o udzielenie zamo wienia; 6) zrealizowania min. 3 konferencji informacyjno-promocyjnych lub ro wnowaz nych wydarzen na min. 100 oso b kaz de, w ciągu 2 lat od

5 daty składania ofert (liczy się termin zakon czenia realizacji usługi). 7) zapewnienia osoby do prowadzenia konferencji ogólnopolskiej, kto ra posiada dos wiadczenie w prowadzeniu min. 3 konferencji informacyjno-promocyjnych lub ro wnowaz nych wydarzen dla min. 100 oso b kaz da. W celu spełnienia powyz szych warunków Oferent przedstawi prawidłowo uzupełniony i podpisany Formularz ofertowy wg wzoru, stanowiącego Załącznik nr 1 oraz dokumenty wskazane w Sposobie przygotowania oferty. Zamawiający może wezwać Oferentów do złożenia wyjaśnień dotyczących wszelkich przedstawionych w postępowaniu oświadczeń lub dokumentów oraz treści oferty. Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, spos ro d ofert niepodlegających odrzuceniu, na podstawie następujących kryterio w: Kryteria oceny ofert Cena brutto 100% (za całośc Zamo wienia) Cena ofertowa brutto musi zawierać wartos c wszystkich usług niezbędnych do wykonania Zamo wienia oraz wszystkich koszto w niezbędnych do poniesienia w celu realizacji Zamo wienia. Cenę należy podać w złotych polskich z dokładnością do 1 grosza. Do r. do godziny Termin składania oferty Sposób składania oferty (adres mailowy, nr faksu) Sposób przygotowania oferty 1. Decyduje termin doręczenia oferty pod wskazany adres. 2. Oferta otrzymana przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostanie zwrócona Wykonawcy bez otwierania Oferty prosimy składać elektronicznie na adres poczty elektronicznej ( ): tomasz.karwowski@przedsiebiorca.pl lub dostarczyć w formie drukowanej na adres: Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości ul. Piękna 68, II p Warszawa Z dopiskiem: Oferta na konferencję ogo lnopolską - Warszawa UWAGA: decyduje termin składania oferty. 1. Oferta musi zawierac następujące elementy: a) Odpis (lub wydruk) z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalnos ci Gospodarczej lub innego odpowiedniego rejestru potwierdzający, z e osoba podpisująca ofertę ma prawo do reprezentowania Oferenta. b) Pełnomocnictwo udzielane osobom podpisującym ofertę, o ile prawo do reprezentowania Oferenta w powyz szym zakresie nie

6 wynika wprost z dokumentu rejestrowego (osoba podpisująca ofertę i inne niezbędne dokumenty, powinna jednoczes nie złoz yc pełnomocnictwo, z kto rego wynikac będzie jej umocowanie do występowania w imieniu Oferenta); c) Wypełniony i podpisany Załącznik nr 1 Formularz ofertowy; 2. Kaz dy Oferent moz e przysłac jedną ofertę, sporządzoną w sposo b czytelny, w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym powinny byc złoz one wraz z tłumaczeniem na język polski pos wiadczonym przez Oferenta. 3. Zamawiający nie przewiduje składania ofert cząstkowych ani wariantowych. Zamawiający zastrzega, iz w toku sprawdzania dokumento w, w przypadkach tego wymagających, będzie miał prawo z ądac od Oferento w wyjas nien, dotyczących tres ci złoz onych dokumento w i tres ci oferty. Będzie miał ro wniez prawo wezwac Oferento w do uzupełnienia wymaganych dokumento w, jes li nie zostaną one złoz one lub będą zawierac błędy. W szczego lnos ci Zamawiający będzie miał prawo z ądac wyjas nien od Oferento w, kto rych oferty będą zawierac raz ąco niską cenę. Termin związania ofertą Wykonawca pozostaje związany złoz oną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Informacje dodatkowe Negocjacje z Oferentami Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z Oferentem, kto rego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, oraz prawo do odstąpienia od udzielenia zamo wienia w wypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji. O konkretnym terminie negocjacji Oferent zostanie powiadomiony. Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, kto rego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmo wił podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Oferentem stało się niemoz liwe z innych przyczyn. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i/lub odstąpienia od ewentualnych negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentowi nie przysługują z adne roszczenia wobec Zamawiającego. Przesłanki odrzucenia ofert Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: a) jej treść nie będzie odpowiadać treści Zapytania Ofertowego, b) zostanie złożona przez Oferenta niespełniającego warunków dostępu do udziału w postępowaniu, c) zostanie złożona po upływie terminu składania ofert, d) będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów,

7 e) zostanie złożona przez Oferenta wykluczonego z udziału w postępowaniu wg zasad opisanych poniżej: Oferent nie może być powiązany osobowo i kapitałowo ze Zleceniodawcą, co rozumiane jest jako o uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; o posiadanie co najmniej 5 % udziałów lub akcji; o pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; o pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Inne: Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji Zapytania Ofertowego i załączniko w przed terminem składania ofert oraz uniewaz nienia postępowania na kaz dym etapie postępowania bez podania przyczyny. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Oferenta, kto rego oferta została wybrana. Zamawiający nie moz e byc pociągany do odpowiedzialnos ci za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez Oferento w w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. Niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu przepiso w Kodeksu Cywilnego. Wszelka korespondencja Oferentami będzie prowadzona wyłącznie w języku polskim. Zamawiający zastrzega sobie prawo do uniewaz nienia postępowania zakupowego na kaz dym etapie bez podania przyczyny.