ZAPYTANIE OFERTOWE Z DNIA r. ZGODNE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI. - Dariusz Żuk Prezes Zarządu; - Jacek Aleksandrowicz Wiceprezes Zarządu

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Z DNIA r. ZGODNE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI Zamawiający Fundacja Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości z siedzibą w Warszawie, Warszawa, ul. Piękna 68, wpisaną do rejestru fundacji i stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy Wydział XII Gospodarczy - KRS, pod numerem KRS , posiadająca NIP , REGON: , w imieniu której działają: - Dariusz Żuk Prezes Zarządu; - Jacek Aleksandrowicz Wiceprezes Zarządu Dane do bieżących kontaktów, w tym udzielania odpowiedzi na pytania Oferentów: tomasz.sajewski@przedsiebiorca.pl Droga do Polski Przedsiębiorczej Tytuł projektu Działanie 5.2 Wspieranie instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka Przedmiot zamówienia Organizacja eventu informacyjno-promocyjnego. W ramach zamówienia Wykonawca powinien zorganizować event informacyjno-promocyjny podczas trwania targów wystawienniczych: Wrocław Career Expo Opis zamówienia Celem wykonania ww. zlecenia są działania informacyjno-promocyjne oraz pokazanie zakresu i dotychczasowych efektów projektu Droga do Polski Przedsiębiorczej współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Zasadniczym celem ww. projektu jest stworzenie i wdrożenie najlepszego na skalę europejską zintegrowanego systemu kreowania przedsiębiorczości akademickiej w Polsce w postaci współdziałających ze sobą instytucji: Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości i AIP Business Linki.

2 Wykonanie zamówienia powinno zawierać: 1. Zapewnienie powierzchni wystawienniczej nie mniejszej niż 18m 2 (2x9m) do organizacji stoiska informacyjno-promocyjnego Zamawiającego w następującej lokalizacji i terminie: o Lokalizacja: Wrocław Targi Career Expo 2014, Wrocław, ul. Wystawowa 1, Hala Stulecia Terminy: Dostawa oraz montaż i aranżacja stoiska do dnia 8 kwietnia 2014r. do godz Oddanie do użytku stoiska bezpośrednio przedstawicielowi Zamawiającego w dniu 8 kwietnia 2014r. godzinach Demontaż stoiska po zakończonych targach w dniu 8 kwietnia 2014r. w godzinach W lokalizacji, o której mowa w pkt. 1 Wykonawca zapewni wyposażenie stoiska Zamawiającego obejmujące: a) 2 standy/holdery, z których pierwszy powinien być wykorzystany do ekspozycji materiałów informacyjno-promocyjnych Zamawiającego (broszur, folderów, ulotek itp.), natomiast drugi powinien zawierać informację nt. projektu Droga do Polski Przedsiębiorczej współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. b) Prąd (10x gniazda 220V) oraz dostęp do Internetu na stoisku. c) Wykładzina o wymiarach równych wymiarom stoiska: 9x2m. 3. Wykonawca będzie zobowiązany do odbioru materiałów informacyjno-promocyjnych z poniżej wymienionych lokalizacji: a) Trzy ścianki wystawiennicze - Ścianka nr 1, 2,3 Ul. Rzeźnicza 28-31, Wrocław. Ścianka informacyjno-promocyjna: Rodzaj ścianki: łukowa. Rozmiar: 260x238cm. Profile aluminiowe. Listwy magnetyczne. b) Roll up Ul. Rzeźnicza 28-31, Wrocław. Roll up informacyjno-promocyjny: Kaseta o kolorze srebrnym, 2 stopki podporowe. Format: 85x210cm. c) Broszury Ul. Komandorska 118/120 bud. B/M, Wrocław. Broszury informacyjno-promocyjne: 250 sztuk broszur zawierających wszelkie niezbędne informacje dotyczące działań Zamawiającego i wszystkich jego produktów. W przypadku wykorzystania wszystkich

3 materiałów informacyjno-promocyjnych przez przedstawicieli Zamawiającego, nie będą one podlegały zwrotowi do siedziby Zamawiającego, o którym mowa w pkt Po zakończeniu eventu informacyjno-promocyjnego, o którym mowa w pkt. 1, w dniu 09 kwietnia 2014 Wykonawca będzie zobowiązany do zwrotu Zamawiającemu materiałów informacyjno-promocyjnych na poniższy adres: Ścianka nr 1, Ścianka nr 2, Ścianka nr 3, Roll up, Broszury Ul. Rzeźnicza 28-31, Wrocław Poprzez dostarczenie należy rozumieć pakowanie, wniesienie, transport, rozładunek, montaż i aranżację poszczególnych materiałów informacyjno-promocyjnych przekazanych przez Zamawiającego. 5. Ponadto Wykonawca będzie zobowiązany do odbioru elementów stoisk Zamawiającego z lokalizacji Zamawiającego AIP Business Link Wrocław, ul. Rzeźnicza 28, 29, 31 we Wrocławiu oraz ich dostarczenie do lokalizacji, o której mowa w pkt. 1. Zamawiający umożliwi Wykonawcy pobranie dodatkowych elementów stoisk w dniu 7 lub 8 kwietnia 2014r.. Po zakończeniu eventu informacyjno-promocyjnego, o którym mowa w pkt. 1, w terminie 1 dnia roboczego Wykonawca będzie zobowiązany do zwrotu Zamawiającemu pobranych elementów stoisk na ten sam adres, z którego zostały pobrane. Poprzez dostarczenie należy rozumieć pakowanie, wniesienie, transport, rozładunek, montaż i aranżację poszczególnych elementów przekazanych przez Zamawiającego. Elementami stoiska, o których mowa w pkt. 5 przez będą: a) 4 fotele b) 2 Stoliki. 6. Wykonawca będzie zobowiązany do uzyskania akceptacji Zamawiającego odnośnie planów rozmieszczenia i aranżacji stoiska na powierzchni lokalizacji, o której mowa w pkt. 1. Wykonawca przystąpi do montażu i aranżacji stoiska dopiero po uzyskaniu ww. akceptacji Zamawiającego. 7. Praca przy organizacji eventu w lokalizacji, o której mowa w pkt 1. powinna odbywać się z udziałem osób mających doświadczenie w montażu i aranżacji stoisk wystawienniczych. 8. Wykonawca zapewni udział Zamawiającego oraz jego przedstawicieli podczas eventu, o którym mowa w pkt. 1., w terminach trwania tego. Zamawiający przekaże Wykonawcy listę swoich przedstawicieli na etapie realizacji umowy.

4 Termin realizacji Termin realizacji zamówienia od momentu podpisania umowy nie później niż do dnia r., przy zachowaniu szczegółowych terminów określonych w opisie zamówienia. Przelew na podstawie faktury VAT/rachunku po realizacji całości przedmiotu zamówienia Forma płatności Płatność realizowana będzie na podstawie rachunku/faktury VAT z 21- dniowym terminem płatności, przy czym Zamawiający zastrzega sobie prawo przesunięcia terminu płatności w przypadku opóźnień w przekazaniu środków publicznych na realizację projektu. Wykonawcy z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia. Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, na podstawie ceny całkowitej brutto za całość realizacji zamówienia. Kryteria oceny ofert Cena brutto 100% (za całość Zamówienia) Cena ofertowa brutto musi zawierać wartość wszystkich usług niezbędnych do wykonania Zamówienia oraz wszystkich kosztów niezbędnych do poniesienia w celu realizacji Zamówienia. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy: Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis dokonywania oceny tych warunków 1) posiadają uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności określonej przedmiotem Zamówienia; 2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie w wykonywaniu prac o podobnym charakterze, zakresie i złożoności; 3) dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania Zamówienia; 4) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia; 5) nie są w sporze sądowym z Zamawiającym oraz nie zostało dotychczas wydane żadne orzeczenie z którego wynika, że Zamawiającemu przysługują roszczenia odszkodowawcze w stosunku do Oferenta; 6) nie są podmiotem wykluczonym z postępowania o udzielenie zamówienia. 7) w ciągu 3 lat od daty składania ofert (liczy się termin zakończenia

5 realizacji usługi), zrealizowali min. 5 usług przygotowania stoisk na targach wystawienniczych dla podmiotów zewnętrznych. Warunki 1,2,3,4,5,6,7 zostaną uznane za spełnione, jeżeli Oferent przedstawi prawidłowo uzupełniony i podpisany Formularz ofertowy w tym zakresie wg wzoru, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego. Zamawiający może wezwać Oferentów, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych w postępowaniu oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub którzy złożyli dokumenty zawierające błędy, albo złożyli dokumenty lub oświadczenia w nieodpowiedniej formie, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba, że mimo ich uzupełnienia oferta podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Zamawiający może wezwać Oferentów do złożenia wyjaśnień dotyczących wszelkich przedstawionych w postępowaniu oświadczeń lub dokumentów oraz treści oferty. Opis sposobu przygotowania ofert Oferta powinna zawierać następujące elementy, uporządkowane w poniższej kolejności, celem ułatwienia analizy ofert: a) Odpis (lub wydruk) z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub odpowiedniego rejestru dla podmiotów zagranicznych potwierdzający, że osoba podpisująca ofertę ma prawo do reprezentowania Oferenta. b) Pełnomocnictwo udzielane osobom podpisującym ofertę, o ile prawo do reprezentowania Oferenta w powyższym zakresie nie wynika wprost z dokumentu rejestrowego (osoba podpisująca ofertę i inne niezbędne dokumenty, powinna jednocześnie złożyć pełnomocnictwo, z którego wynikać będzie jej umocowanie do występowania w imieniu Oferenta); c) Wypełniony i podpisany Załącznik nr 1 Formularz ofertowy; 1. Każdy Oferent może przysłać jedną ofertę, sporządzoną w sposób czytelny, w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski poświadczonym przez Oferenta. 2. Jeżeli Oferent zastrzega, że informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, nie mogą być udostępniane, informacje te należy umieścić w oddzielnej kopercie wewnątrz opakowania oferty, opisanej: Informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa. 3. Zamawiający nie przewiduje składania ofert cząstkowych ani wariantowych. 4. Zamawiający zastrzega, iż w toku sprawdzania dokumentów, w

6 przypadkach tego wymagających, będzie miał prawo żądać od Oferentów wyjaśnień, dotyczących treści złożonych dokumentów i treści oferty. Będzie miał również prawo wezwać Oferentów do uzupełnienia wymaganych dokumentów, jeśli nie zostaną one złożone lub będą zawierać błędy. W szczególności Zamawiający będzie miał prawo żądać wyjaśnień od Oferentów, których oferty będą zawierać rażąco niską cenę. Do dnia r. do godz Termin składania oferty UWAGA: decyduje termin doręczenia oferty. Oferty dostarczone po terminie podlegają odrzuceniu. Oferty prosimy składać w formie elektronicznej (format pliku tekstowego kompatybilny z Microsoft Word 2007 albo Adobe Acrobat Reader) na adres tomasz.sajewski@przedsiebiorca.pl Sposób składania oferty lub w formie drukowanej w siedzibie Fundacji Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości: Fundacja Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości ul. Piękna 68, II piętro Warszawa z dopiskiem Organizacja eventu informacyjno-promocyjnego Załączniki Załącznik 1: formularz ofertowy Informacje dodatkowe Termin związania ofertą Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Negocjacje z Oferentami Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, oraz prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia w wypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji. O konkretnym terminie negocjacji Oferent zostanie powiadomiony. Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmówił podpisania umowy lub gdyby podpisanie

7 umowy z takim Oferentem stało się niemożliwe z innych przyczyn. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i/lub odstąpienia od ewentualnych negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. Przesłanki odrzucenia ofert Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: a) jej treść nie będzie odpowiadać treści Zapytania Ofertowego, b) zostanie złożona przez Oferenta niespełniającego warunków dostępu do udziału w postępowaniu, c) zostanie złożona po upływie terminu składania ofert, d) będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów, e) zostanie złożona przez Oferenta wykluczonego z udziału w postępowaniu wg zasad opisanych poniżej: Oferent nie może być powiązany osobowo i kapitałowo ze Zleceniodawcą, co rozumiane jest jako: o uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; o posiadanie co najmniej 5 % udziałów lub akcji; o pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; o pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Inne: Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji Zapytania Ofertowego i załączników przed terminem składania ofert oraz unieważnienia postępowania na każdym etapie postępowania bez podania przyczyny. Zamawiający ogłosi wybór Wykonawcy poprzez przesłanie Oferentom informacji drogą mailową.

8 Zamawiający nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez Oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. Niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego. Wszelka korespondencja Oferentami będzie prowadzona wyłącznie w języku polskim. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania zakupowego na każdym etapie bez podania przyczyny.