Oprogramowanie S4H, a zmiany VAT. I. Zmiana wartości stawek VAT. Aby zdefiniować nową tabelę stawek VAT należy w programie S4H CHEF uruchomić funkcję Tabela VAT, która znajduje się w menu słowników finansowych. 1. Umieszczenie funkcji zmiany tabeli stawek VAT w menu. Po uruchomieniu należy wcisnąć przycisk Dodaj, a następnie wprowadzić nową tabelę stawek. W tym celu w pole obowiązuje od należy wpisać datę 2011-01-01, zaś tabelę VAT wypełnić tak jak poniższą: Nr Symbol Procent Zw (zwolniona) Nie(nie dotyczy) 1 23% 23 2 8% 8 3 5% 5 4 0% 0 5 zw 0 V Należy pamiętać aby przed zapisaniem wypełnić zarówno wartości jak i symbole stawek VAT. Po zapisaniu zmiana wartości stawek może być niemożliwa.
2. Ekran definiowania tabeli stawek VAT. II. Zmiana przypisania towarów do stawek VAT. W związku z tym, że oprócz zmiany wartości stawek VAT zmienia się również klasyfikacja towarów, program został zaopatrzony w funkcję umożliwiającą operatorowi wcześniejsze przygotowanie tabeli przypisującej artykułom nowe stawki podatku. Funkcja Przypisanie stawek VAT znajduje się w słowniku artykułów.
3. Umieszczenie funkcji przypisania stawek VAT w menu programu. Po uruchomieniu ekranu funkcji w tabeli z lewej strony pokazane zostaną artykuły wraz z przypisanymi stawkami podatku. Jedyną kolumną, której wartość można zmienić jest kolumna Nr VAT, w którą należy wprowadzić nowy numer stawki VAT. Tabela stawek podatku z prawej strony służy do poinformowania operatora o przypisaniu nowych i starych symboli stawek do odpowiednich numerów stawek w tabeli VAT. W celu ułatwienia wprowadzenia nowych stawek można na lewej tabeli zastosować funkcję kontekstową Zmień VAT dla całej kategorii (wcisnąć prawy przycisk myszy na wierszu lewej tabeli). 4. Ekran VAT w artykułach zastosowanie funkcji kontekstowej zmiany stawki VAT dla całej kategorii. Tabelę można wielokrotnie zapisywać i zmieniać, korzystając z przycisku Zapisz. Sam zapis tabeli nie jest jednoznaczny z przypisaniem towarom nowych stawek. Aby nowe stawki stały się aktualnie obowiązującymi i zostały przepisane do słownika artykułów należy po zapisaniu tabeli skorzystać z przycisku Wpisz stawki do artykułów. Po naciśnięciu i potwierdzeniu kontynuowania zapisu nowe stawki zostaną wprowadzone do słownika artykułów.
5. Ekran VAT w artykułach uruchomienie funkcji wpisania stawek do artykułów Aby podczas zmiany stawek VAT (przełom roku) operator nie musiał uruchamiać programu S4H CHEF celem przypisania nowych stawek artykułom, program został wyposażony w funkcję, która w określonym wcześniej dniu, podczas otwarcia zmiany, przypisze nowe stawki VAT artykułom. W tym celu należy zaznaczyć pole wyboru Automatyczna zmiana stawek VAT przy otwarciu zmiany dnia: oraz wpisać w pole daty wartość 2011-01-01. 6. Ekran VAT w artykułach automatyczna zmiana stawek VAT w dniu otwarcia zmiany. III. Sprzedaż w dniu zmiany stawek VAT. Aby prawidłowo zarejestrować sprzedaż w dniu zmiany podatku VAT wymagane jest wykonanie w określonym czasie czynności zmiany stawek VAT. W programie muszą być zdefiniowane nowe stawki podatku VAT oraz musi być wprowadzona nowa klasyfikacja artykułów (przypisanie do numerów stawek VAT). Jeśli stanowisko sprzedaży wyposażone jest w urządzenie fiskalne konieczne będzie zaprogramowanie nowych stawek VAT w tym urządzeniu.
7. Funkcja programowania stawek VAT w POS. Aby prawidłowo wykonać operację zmiany stawek VAT należy: 1) W dniu poprzedzającym zmianę stawek VAT (przed północą) na stanowisku sprzedaży zamknąć wszystkie otwarte rachunki. Operacja ta nie jest absolutnie konieczna, jednak trzeba sobie zdawać sprawę z faktu, że pozostawione otwarte rachunki przejdą na nową zmianę (w nowym roku) i zostaną zafiskalizowane wg nowych stawek podatku VAT. 2) Zamknąć zmianę sprzedaży i wydrukować raport dobowy. Najlepiej te czynność wykonać jeszcze przed północą. Dzięki temu urząd skarbowy nie będzie miał wątpliwości co do sprzedaży w złych wartościach stawek VAT. Można oczywiście zamknąć zmianę po północy, jednak wtedy w urządzeniu fiskalnym sprzedaż z dnia 31. grudnia 2010 zostanie zapisana z datą 1. stycznia 2011, co może wzbudzać wątpliwości urzędników. Brak zamknięcia zmiany będzie również powodować trudności w interpretacji zestawień sprzedaży. 3) Jeśli podczas zamykania zmiany nie był drukowany raport dobowy lub inne stanowisko zamknęło zmianę sprzedaży to należy uruchomić funkcję drukowania raportu dobowego. Aby uruchomić tę funkcję należy w menu głównym programu S4H POS wcisnąć przycisk Raport fiskalny, a następnie wcisnąć przycisk Dobowy codzienny (patrz rys. 7). 4) Poczekać do północy, by zmieniła się data i zaczęły obowiązywać nowe stawki VAT. 5) Zaprogramować nowe stawki VAT w urządzeniu fiskalnym. Aby wykonać tę funkcję należy w menu głównym programu S4H POS wcisnąć przycisk Raport fiskalny, a następnie wcisnąć przycisk Programowanie stawek (patrz rys. 7). Programowanie stawek nie uda się jeśli nie zostanie poprzedzone fiskalnym raportem dobowym lub jeżeli na dzień, w którym jest wykonywane nie zostaną zdefiniowane nowe stawki podatku. Programowania należy więc dokonać w nowym roku (po północy lub w
następne dni) przed rozpoczęciem sprzedaży. Drukarka fiskalna powinna potwierdzić zaprogramowanie nowych stawek VAT odpowiednim wydrukiem. 6) Wprowadzić nowe przypisania artykułów do numerów stawek (patrz punkt II). Jeżeli pole wyboru Automatyczna zmiana stawek VAT przy otwarciu zmiany dnia zostało oznaczone i została wprowadzona data 2011-01-01 (patrz rys. 6.), to punkt ten należy pominąć. Nowe przypisania numerów stawek do towarów zostaną wykonane automatycznie. Jeśli nie to należy uruchomić program S4H CHEF i wejść w funkcję funkcja Przypisanie stawek VAT (patrz rys. 3) i skorzystać z przycisku Wpisz stawki do artykułów. 7) Otworzyć zmianę i kontynuować sprzedaż w nowym roku z nowymi stawkami VAT. 8. Ekran VAT w artykułach Przycisk funkcji wpisz stawki do artykułów. Program S4H POS został wyposażony w funkcje przypominające o konieczności zmiany stawek VAT (działają o ile nowa tabela stawek została zdefiniowana wcześniej niż w dniu poprzedzającym zmianę stawek). Program podczas zamykania rachunku paragonem fiskalnym gdy do północy zostało co najwyżej 15 minut informuje operatora o konieczności wykonania operacji zmiany stawek VAT, komunikatem przedstawionym na rys. 9. 9. Informacja o konieczności wykonania operacji zmiany VAT, która pojawia się przed północą.
Po przekroczeniu północy o ile nie została otwarta nowa zmiana informuje operatora o konieczności zamknięcia zmiany i zaprogramowaniu nowych stawek VAT. Komunikat przedstawia rys. 10. 10. Informacja o konieczności wykonania operacji zmiany VAT, która pojawia się po północy. V. Ograniczenia Program ogranicza moŝliwość wystawienia faktur VAT zawierających rachunki naleŝące do róŝnych okresów VAT. Nie moŝna zatem wystawić faktury VAT, która byłaby związana jednocześnie z rachunkami z roku 2010 i rachunkami z roku 2011. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, by wystawić dwie faktury jedną do rachunków z 2010 roku, drugą do rachunków z 2011 roku. VI. Podsumowanie PowyŜsza instrukcja dotyczy wersji programu 0.9.1215 i tylko w tej wersji wszelkie opisane funkcje zadziałają prawidłowo. Wykonanie przedstawionych powyŝej czynności w określonej przez tę instrukcję kolejności umoŝliwi uŝytkownikowi prawidłowe przejście procesu zmiany podatku VAT i prawidłowe zarejestrowanie sprzedaŝy. Program nie wymaga od uŝytkownika ścisłego wykonania instrukcji, nie blokuje funkcji sprzedaŝy, ale nie kontroluje równieŝ wszystkich wykonanych czynności. Celem autorów programu było ułatwienie procesu zmiany stawek VAT, a nie zablokowanie moŝliwości sprzedaŝy, gdy uŝytkownik zignoruje zalecenia.