Or.01834-6/08 KARTA DZIAŁAŃ KORYGUJĄCYCH / ZAPOBIEGAWCZYCH Strona 1/5 Dział: Procedura PG-3.1 Usługi administracyjne dla klienta audit nr 5/08 24 września r. STWIERDZONE LUB POTENCJALNE NIEZGODNOŚCI I UWAGI DZIAŁANIA KORYGUJĄCE (deklaracja) ODPOWIEDZIALNY za realizację TERMIN realizacji 1. W procedurze PG-3.1: a) w pkt 3 Terminologia i skróty brak wyjaśnienia terminu klient, b) w pkt 9 Dokumenty związane: - brak przywołania Procedury PW-10.1 Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna, gdzie uregulowano m.in. zasady tworzenia i aktualizacji kart usług, - brak przywołania Procedury PG-3.2 Nadzorowanie produktu niezgodnego, wymienionej w treści badanej procedury, - brak przywołania Regulaminu Organizacyjnego UMNT, gdzie m.in. zawarto zasady udzielania odpowiedzi na interpelację lub zapytanie radnego. 1. W procedurze PG-3.1: a) należy w pkt 3 dopisać wyjaśnienie terminu klient o treści jak niżej: Klient organizacja lub osoba, która otrzymuje wyrób, usługę jako wynik procesu (przykład: konsument, interesant, nabywca, użytkownik końcowy) b) w pkt 9 należy dopisać nieujęte dokumenty związane tj: - Procedurę PW-10.1 Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna, - Procedurę PG-3.2 Nadzorowanie produktu niezgodnego, - Regulamin Organizacyjny UMNT, 1. Właściciel procedury pan Andrzej Zając do 30 listopada 2. W badanej procedurze PG-3.1 nie ujęto: - zasad obsługi klienta niepełnosprawnego - w UMNT znajduje się winda oraz pokój obsługi dla niepełnosprawnych, - możliwości i przypadków obsługi klienta w domu 2. Procedurę PG-3.1 należy rozszerzyć o zasady obsługi klienta niepełnosprawnego - w UMNT znajduje się winda oraz pokój obsługi dla niepełnosprawnych, oraz o 2. Właściciel procedury pan Andrzej Zając do 30 listopada
np. obłożnie chory w przypadku wymiany dowodu osobistego, czy złożenia zeznania jako świadek. możliwości i przypadki obsługi klienta w domu np. obłożnie chory w przypadku wymiany dowodu osobistego czy złożenia zeznania jako świadek. Strona 2/5 3. W jednym przypadku w wydziałach nie było założonego na r. Rejestru odwołań/zażaleń/skarg o którym mowa w pkt.6.2.3.7 badanej procedury była adnotacja w spisie spraw (w pozostałych wydziałach, które wydają decyzje, postanowienia czy zaświadczenia jeżeli nie było założonego rejestru to dotyczyło to sytuacji gdy nikt nie składał zażalenia, odwołania czy skargi). 3. W każdym wydziale na każdy rok należy zakładać Rejestr odwołań/zażaleń/skarg o którym mowa w pkt.6.2.3.7 Procedury PG-3.1 nie dotyczy to komórek organizacyjnych które nie prowadzą postępowań na zasadach kpa np.: Referat ds. zamówień publicznych, Zespół Audytu i kontroli, Wydział Rozwoju i Inwestycji. 3. Naczelnicy wydziałów, Kierownicy referatów prowadzący postępowania na zasadach kpa. W styczniu 2009r., potem na początku każdego roku 4. Podczas czynności audytowych ustalono, że spisy spraw nie do końca prowadzone są prawidłowo, dotyczy to takich elementów wpisu jak: data pisma, data wszczęcia sprawy, data zakończenia sprawy szczegółowe ustalenia zawarto w listach kontrolnych. 4. Spisy spraw należy prowadzić zgodnie z zapisami w IK pamiętając, że datą wszczęcia sprawy jest dzień doręczenia czyli data wpływu pisma do UMNT zgodnie z 61 ust 3 kpa. 4. Pracownicy UMNT w. 5. W dwóch wydziałach nieprawidłowo konstruowano znak sprawy tj. niezgodnie z 18 IK. 5. Każdorazowo zakładając spis spraw i teczkę aktową należy konstruować znak sprawy zgodnie z 18 IK pamiętając o kropkach, kreskach poziomych i ukośnikach oraz dwucyfrowym oznaczeniu roku. 5. Pracownicy UMNT w
6. W opisach założonych teczek najczęściej brak kategorii archiwalnej. 6. Każdorazowo zakładając i opisując teczkę aktową należy zaznaczać kategorię archiwalną wynikającą z JZWA. 6. Pracownicy UMNT w Strona 3/5. 7. W kilku przypadkach ustalono, że nieprawidłowo założono podteczki. 7. W przypadku podteczki do teczki aktowej (dotyczy wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory), należy przestrzegać zapisów 16 ust 3 i 4 IK. 7. Pracownicy UMNT w 8. W związku ze złożeniem do Archiwum Państwowego propozycji zmian w JZWA (rozszerzenia o kolejne symbole klasyfikacyjne) w kilku przypadkach sprawom nadano nieprawidłowy znak - symbol klasyfikacyjny. 8. Zakładając w danym roku spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową należy nadawać tylko symbol klasyfikacyjny z JZWA uwzględniając uzgodnioną z Archiwum Państwowym rozbudowę JZWA. 8. Pracownicy UMNT w 9. W kilku rodzajach zbadanych decyzji nie zostały one zarejestrowane tj. nie założono spisu spraw i teczki aktowej - 16 i 17 IK dotyczy to decyzji o wykreśleniu z ewidencji działalności gospodarczej, zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz decyzji na promesę na wydanie licencji. 9. Każdorazowo po otrzymaniu pisma należy go zarejestrować w odpowiednim spisie spraw i dołączyć do teczki aktowej. Rejestracji nie podlegają tylko publikacje, zaproszenia, życzenia itp. zgodnie z 19 IK. Dlatego we wszystkich wydziałach należy dokonać sprawdzenia czy wszystkie sprawy są rejestrowane i od nowego 9. W szczególności WISiP oraz pracownicy UMNT w ramach wykonywanych zadań oraz naczelnicy w
Strona 4/5 roku tj. od stycznia 2009 należy założyć spis spraw i teczki aktowe do tych spraw które podlegają rejestracji. 10. W jednym rodzaju wydawanych postanowień (dot. przekazania błędnie złożonego pisma do właściwego organu) brak pouczenia o możliwości złożenia zażalenia. 10. Jeżeli na postanowienie służy zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego każdorazowo w postanowieniu należy zamieszczać pouczenie o możliwości złożenia zażalenia i/lub skargi zgodnie z art. 124 kpa. 10. Pracownicy UMNT w pracownikami Na bieżąco 11. W trakcie badania ustalono że kilka rodzajów kart usług, znajdujących się na stronie internetowej UMNT, nie zostało umieszczonych w linku wersja do wydruku w formacie pdf.(dotyczy to W.F., USC, WSO, WGNiPP). 11. Te karty usług, które są umieszczone na stronie internetowej tylko w wersji HTML należy uzupełnić o wersję do wydruku. 11. Naczelnicy W.F., USC, WSO, WGNiPP do 31 października r. 12. Dodatkowo podczas czynności auditorskich zwrócono uwagę na: a) brak poręczy przy schodach przed BOM-em, b) brak wody mineralnej w BOM-ie dla klientów (dotyczy zwłaszcza osób starszych, małych dzieci itp.), c) brak ciągłości w numeracjach pokoi biurowych, przez co klienci kluczą po budynku, d) na stronie internetowej UMNT zakładka jak załatwić sprawę jest za mało wyeksponowano i trudna ją znaleźć. 12. a) Należy rozważyć możliwość montażu barierki przy schodach przed BOM (kwestia techniczna i finansowa), b) Należy rozeznać możliwość zakupienia dystrybutora wody źródlanej i umieszczenia w BOM-ie dla klientów, c) Po zakończonym remoncie w budynku UMNT należy dokonać ponownej numeracji pomieszczeń przyjmując zasadę, że numer powinien składać się z trzech cyfr gdzie pierwsza oznacza numer piętra, druga i trzecia numer 12. a) Wydział Organizacyjny b) Wydział Organizacyjny c) Wydział Organizacyjny w zależności od możliwości finansowych po zakończeniu remontu w budynku UMNT
pokoju np.: 001 pokój nr 1 na parterze, 123 pokój nr 23 na pierwszym piętrze, d) Na stronie internetowej należy wyeksponować zakładkę Jak załatwić sprawę i umieścić ją w widocznym miejscu. d) Wydział Organizacyjny - Informatycy Strona 5/5 do 31 października r Auditor wiodący: 13. Należy zorganizować szkolenie wewnętrzne dla pracowników UMNT dotyczące rejestrowania spraw, i prowadzenia spisów spraw oraz teczek aktowych. 14. We wszystkich wydziałach należy dokonać przeglądu spisów spraw i teczek aktowych pod względem prawidłowości ich założenia i prowadzenia, a w przypadku wystąpienia nieprawidłowości należy je wyeliminować poprzez prawidłowy sposób rejestracji i prowadzenia spraw od stycznia 2009 roku. Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością: 13. Sekretarz Miasta 14. Pracownicy UMNT w pracownikami listopad/grudzień r. przegląd do końca grudnia