Procedura aktualizacji kart usług świadczonych w Urzędzie Miejskim w Halinowie

Transkrypt

1 ZAŁĄCZNIK do Zarządzenia nr 82/05 Burmistrza Miasta Halinów z dnia 03 sierpnia 2005 roku Procedura aktualizacji kart usług świadczonych w Urzędzie Miejskim w Halinowie

2 2 z 10 SPIS TREŚCI 1. CEL 3 2. PRZEDMIOT I ZAKRES STOSOWANIA 3 3. DEFINICJE I TERMINOLOGIA ORAZ UŻYWANE SKRÓTY Używane skróty 3 4. WŁAŚCICIEL PROCEDURY 3 5. WYKAZ ODPOWIEDZIALNOŚCI PRACOWNIK MERYTORYCZNY SEKRETARZ MIASTA HALINÓW BURMISTRZ MIASTA HALINÓW UWAGI 4 6. TRYB POSTĘPOWANIA AKTUALIZACJA KARTY (PRACOWNIK MERYTORYCZNY, KIEROWNIK REFERATU LUB PRACOWNIK NA SAMODZIELNYM STANOWISKU) ZMIANA PRZEPISÓW PRAWNYCH LUB INNYCH DANYCH ZAWARTYCH W KARCIE WPROWADZENIE DO STOSOWANIA NOWEJ I OCENA DZIAŁAŃ 5 7. SPIS FORMULARZY, SZABLONÓW, WZORCÓW I INSTRUKCJI 6 8. ZAPISY STANDARYZACJA I WYKAZ KART WPROWADZONYCH DO STOSOWANIA Referat Finansowo-Budżetowy (RFB) Referat Stanu Cywilnego I Ewidencji Ludności (USC) Referat Gospodarki Komunalnej I Inwestycji (RKI) Stanowisko Planowania Przestrzennego (SPP) Referat Geodezji I Gospodarki Gruntami (RGG) Referat Administracyjno-Gospodarczy (RAG) Samodzielne Stanowisko ds. Oświaty, Kultury, Sportu I Rekreacji (OKRS) Główny Specjalista ds. Polityki Społecznej (GSPS) 10

3 3 z Cel Celem niniejszej procedury jest monitorowanie przepisów prawa oraz innych danych zawartych w katalogu usług oraz wprowadzanie do stosowania nowych kart usług. 2. Przedmiot i zakres stosowania Przedmiotem procedury jest aktualizacja kart usług. Zakres stosowania: nie rzadziej niż na raz na trzy miesiące, a w przypadku nagłych zmian przepisów prawnych oraz innych danych zwartych w karcie usługi - niezwłocznie. 3. Definicje i terminologia oraz używane skróty 3.1. Używane skróty Dz. U. - Dziennik Ustaw Nr - numer tj. - tekst jednolity poz. - pozycja art. - artykuł ust. - ustęp pkt - punkt z późn. zm. - z późniejszymi zmianami RAG - Referat Administracyjno - Gospodarczy RFB - Referat Finansowo - Budżetowy RGG - Referat Geodezji i Gospodarki Gruntami SPP - Samodzielne Stanowiska ds. Planowania Przestrzennego RKI - Referat Gospodarki Komunalnej i Inwestycji USC - Referat Ewidencji Ludności i Stanu Cywilnego RKI - Referat Gospodarki Komunalnej i Inwestycji OKSR - Samodzielne Stanowisko ds. Oświaty, Kultury, Sportu i Rekreacji GSPS - Główny Specjalista ds. Polityki Społecznej 4. Właściciel procedury Właścicielem procedury jest sekretarz Miasta Halinów. 5. Wykaz odpowiedzialności 5.1. Pracownik merytoryczny Jest odpowiedzialny za: - opracowanie, aktualizowanie, podpisanie i przekazanie karty usługi do Kierownika Referatu w celu jej sprawdzenia

4 4 z Kierownik Referatu Jest odpowiedzialny za: - sprawdzenie prawidłowości sporządzonej karty - potwierdzenie i zaakceptowanie swoim podpisem karty pod względem merytorycznym i zgodności wskazanych w niej przepisów - przekazanie sekretarzowi Miasta Halinów podpisanej karty 5.3. Miasta Halinów Jest odpowiedzialny za: - przedłożenie karty do zatwierdzenia przez Burmistrza Miasta Halinów - przekazanie po akceptacji Burmistrza obowiązującej karty do stosowania 5.4. Burmistrz Miasta Halinów Jest odpowiedzialny za: - zatwierdzenie karty usługi 5.5. Uwagi W przypadku gdy osobą odpowiedzialną za aktualizację karty jest kierownik referatu lub osoba na samodzielnym stanowisku, sprawdzenia prawidłowości karty dokonuje sekretarz Miasta Halinów. 6. Tryb postępowania 6.1. Aktualizacja karty (pracownik merytoryczny, kierownik referatu lub pracownik na samodzielnym stanowisku) Kontroli aktualizacji karty dokonuje kierownik referatu lub sekretarz Miasta Halinów, nie rzadziej niż raz na trzy miesiące. Fakt ten wymaga potwierdzenia poprzez złożenie podpisu z aktualną datą. Wprowadzenie do stosowania zaktualizowanej karty następuje, w miarę możliwości, w dniu obowiązywania zmienionego przepisu prawnego, jednak nie później niż w terminie 7 dni od wejścia w życie zmiany. Za treści umieszczone w karcie odpowiedzialność ponoszą osoby je przygotowujące.

5 5 z Zmiana przepisów prawnych lub innych danych zawartych w karcie W przypadku zmiany przepisów prawnych lub innych danych mających istotny wpływ na sposób załatwienia sprawy, pracownik merytoryczny dokonuje aktualizacji karty w trybie natychmiastowym w następujący sposób: nanosi odpowiednie zmiany na obowiązującej karcie usługi w rubryce Wersja nr... wstawia odpowiedni numer aktualizacji karty z Rejestru Kart Usług (w przypadku pierwszej aktualizacji jest to numer 1) wypełnia rubrykę Data zatwierdzenia zgodnie z datą zatwierdzenia aktualizacji karty dokonaną przez Burmistrza w tabelce Metryczka zamienia słowo opracował/a na zaktualizował oraz wypełnia pozostałe komórki tabeli. zaktualizowaną kartę usługi przekazuje do sprawdzenia odpowiedniej osobie (kierownik referatu, sekretarz Miasta Halinów). Kierownik referatu sprawdza prawidłowość karty i własnoręcznym podpisem potwierdza i akceptuje jej zawartość pod względem merytorycznym. Następnie przekazuje ją sekretarzowi Miasta Halinów celem przedłożenia karty do zatwierdzenia Burmistrzowi. W innych przypadkach sekretarz sprawdza, potwierdza i akceptuje zawartość karty i przedkłada Burmistrzowi do zatwierdzenia Wprowadzenie do stosowania nowej karty usługi W przypadku wprowadzenia do stosowania nowej karty usługi pracownik merytoryczny wypełnia szablon karty zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszej procedury. Karta po opracowaniu jest podpisana z datą akceptacji przez osoby, które ją opracowały, sprawdziły i zatwierdziły. Karta podlega zatwierdzeniu w terminie dwóch tygodni od dnia rozpoczęcia realizacji danego zadania Ocena działań Interesanci mają możliwość oceny kart usług poprzez wypełnienie ankiety dostępnej w Biurze Podawczym (punkt informacyjny) oraz na stronie internetowej urzędu Na podstawie tych ocen działań kontrolnych i oceniających dokonuje sekretarz Miasta Halinów.

6 6 z Spis formularzy, szablonów, wzorców i instrukcji Lp. Nr ewidencyjny Nazwa 1. 1 Szablon karty usługi 8. Zapisy Lp. Nazwa teczki Miejsce przechowywania Osoba odpowiedzialna za prowadzenie 1 RFB 2 USC 3 RKI 4 SPP 5 RGG 6 RAG 7 OKSR 8 GSPS 9. Karty usług 9.1. Standaryzacja karty usługi Karta usługi winna zawierać w szczególności następujące informacje: a) dane teleadresowe Urzędu Miejskiego w Halinowie b) nazwę i numer usługi,

7 7 z 10 c) nazwę stanowiska realizującego daną usługę wraz z numerem pokoju, telefonu, adresem i godzinami pracy, d) wykaz dokumentów potrzebnych do załatwienia sprawy, z wyszczególnieniem ich udostępnienia pracownikowi Urzędu (np. oryginał, kserokopia, do wglądu), e) wysokość opłat skarbowych i innych, f) termin załatwienia sprawy, g) informację o trybie odwołania, h) podstawę prawną z dokładnym określeniem artykułów przywołanego przepisu, i) informacje dodatkowe Wykaz kart wprowadzonych do stosowania Referat Finansowo-Budżetowy (RFB) RFB-01 Informacje podatkowe dot. podatku od nieruchomości - osoby fizyczne. Zgłoszenie, korekta RFB-02 Deklaracja na podatek od nieruchomości - osoby prawne. Zgłoszenie, korekta RFB-03 Przywrócenie terminu RFB-04 Deklaracja na podatek od środków transportowych - zgłoszenie, korekta RFB-05 Deklaracja na podatek rolny - zgłoszenie, korekta RFB-06 Deklaracja na podatek leśny - zgłoszenie, korekta RFB-07 Informacje na podatek leśny - zgłoszenie, korekta RFB-08 Informacje na podatek rolny - zgłoszenie, korekta RFB-09 Wznowienie postępowania RFB-10 Zmiana decyzji ostatecznej RFB-11 Wnioski w sprawie odroczenia i rozłożenia na raty - osoby fizyczne RFB-12 Wnioski w sprawie odroczenia i rozłożenia na raty - przedsiębiorcy RFB-13 Sprostowanie decyzji RFB-14 Umorzenie wszczętego postępowania podatkowego RFB-15 Wnioski w sprawie pisemnej informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego RFB-16 Wnioski w sprawie umorzenia zaległości podatkowych/opłat - osoby fizyczne RFB-17 Wyjaśnienie wątpliwości co do treści decyzji RFB-18 Wnioski w sprawie umorzenia - przedsiębiorcy RFB-19 Zmiana zakresu postępowania

8 8 z 10 RFB-20 RFB-21 RFB-22 RFB-23 RFB-24 Wniosek w sprawie wydania zaświadczenia w sprawie ujawnionych bądź nieujawnionych zaległościach podatkowych Wnioski w sprawie wydawania zaświadczeń Uzupełnienie decyzji Wstrzymanie wykonania decyzji Zawieszenie postępowania podatkowego Referat Stanu Cywilnego i Ewidencji Ludności (USC) USC-01 USC-02 USC-03 USC-04 USC-05 USC-06 USC-07 USC-08 USC-09 USC-10 USC-11 USC-12 USC-13 USC-14 USC-15 USC-16 USC-17 USC-18 USC-19 USC-20 USC-21 Wydanie dowodu osobistego po raz pierwszy osobie, która ukończyła 18 lat Wydanie dowodu osobistego po raz pierwszy osobie, która nie ukończyła 18 lat Wydanie dowodu osobistego w przypadku upływu terminu jego ważności Wydanie dowodu osobistego w przypadku utraty Wydanie dowodu osobistego w przypadku zniszczenia Wydanie dowodu osobistego z powodu zmiany danych osobowo-adresowych Wpis do ewidencji działalności gospodarczej Zgłoszenie zmiany we wpisie ewidencji działalności gospodarczej Zgłoszenie wykreślenia wpisu z ewidencji działalności gospodarczej Wydanie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką Wpis do ewidencji innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie Zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych z przeznaczeniem do spożycia w miejscach i poza miejscem sprzedaży Jednorazowego zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych Sporządzenie aktu urodzenia Sporządzenie akty zgonu Uznanie dziecka Wydanie odpisu aktów stanu cywilnego Wpisanie aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu sporządzonych za granicą Wydanie zaświadczenia do zawarcia małżeństwa w formie wyznaniowej Oświadczenie o powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa Wydanie zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub ich braku

9 9 z 10 USC-22 USC-23 USC-24 USC-25 USC-26 USC-27 USC-28 USC-29 USC-30 Wydanie zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego Wydanie zaświadczenia stwierdzającego, że obywatel Polski posiada zdolność prawną do zawarcia związku małżeńskiego za granicą Wydanie zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu od złożenia pisemnego zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa Zawarcie związku małżeńskiego przed kierownikiem USC Wymeldowanie z pobytu stałego Wymeldowanie z pobytu stałego w drodze decyzji administracyjnej Zameldowanie na pobyt czasowy cudzoziemców Zameldowanie na pobyt czasowy (powyżej 2 miesięcy) Zameldowanie na pobyt stały Referat Gospodarki Komunalnej i Inwestycji (RKI) RKI-01 RKI-02 RKI-03 RKI-04 RKI-05 Wydanie warunków technicznych do projektowania i budowy sieci wodociągowej/kanalizacyjnej* z przyłączami Wydanie pozwolenia na zajęcie pasa drogowego oraz umieszczenie w pasie drogowym urządzenia infrastruktury technicznej niezwiązanego z drogą Zezwolenie na trzymanie psa rasy uznawanej za agresywną Zezwolenie na usunięcie drzewa/krzewu Wniosek o przyznanie prawa do najmu lokalu Stanowisko Planowania Przestrzennego (SPP) SPP-01 SPP-02 SPP-03 SPP-04 SPP-05 Udostępnienie do wglądu planów miejscowego zagospodarowania przestrzennego Wydanie wypisu i wyrysu z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego Wydanie decyzji o lokalizacji celu publicznego Wydanie decyzji o ustalenie warunków zabudowy i zagospodarowania Opiniowanie proponowanego podziału nieruchomości

10 10 z Referat Geodezji i Gospodarki Gruntami (RGG) RGG-01 RGG-02 RGG-03 RGG-04 RGG-05 RGG-06 RGG-07 RGG-08 RGG-09 RGG-10 Wydzierżawienie gruntów stanowiących własność gminy Wydanie zaświadczeń o posiadaniu gospodarstw rolnych Prawo pierwokupu Przygotowanie umów użyczenia Zbywanie nieruchomości zabudowanych i niezabudowanych oraz udziałów w nieruchomości Gminy Halinów w drodze bezprzetargowej Zbywanie nieruchomości zabudowanych i niezabudowanych w drodze przetargów Zatwierdzenie projektów podziału nieruchomości Nadawanie numeracji porządkowej nieruchomości Wprowadzenie zmian w ewidencji gruntów Wydawanie wypisów z rejestru gruntów Referat Administracyjno-Gospodarczy (RAG) RAG-01 Odwołanie i zażalenie w trybie postępowania Samodzielne Stanowisko ds. Oświaty, Kultury, Sportu i Rekreacji (OKSR) OKSR-01 Pomoc socjalna o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie gminy Halinów Główny Specjalista ds. Polityki Społecznej (GSPS) GSPS-01 Wdrażanie programu profilaktycznego w placówce oświatowej, świetlicowej lub kulturalnej