ROZDZIAŁ 5 RAKSSQL Magazyn
Spis treści Magazyn... 5-1 Dokumenty rozchodowe... 5-3 Dokumenty rozchodu zewnętrznego... 5-3 Dokumenty rozchodu wewnętrznego... 5-18 Dokumenty przychodowe... 5-23 Dokumenty przychodu zewnętrznego... 5-23 Dokumenty przychodu wewnętrznego... 5-31 Przesunięcia międzymagazynowe... 5-37 Remanent... 5-47 Stan magazynu... 5-56 Arkusz inwentaryzacyjny... 5-59 Szybka produkcja... 5-61 Kartoteki... 5-71 Kontrahenci... 5-72 Zakładanie grupy kontrahentów 5-72 Dodawanie kontrahenta 5-75 Ustawienia alternatywne 5-82 Edycja i usuwanie kontrahenta z magazynu 5-86 Import z DBF... 5-86 Towary... 5-89 Zakładanie grupy towarów 5-89 Dodawanie towaru 5-94 Opakowania zwrotne 5-100 Cechy artykułu 5-102 Receptury... 5-104 Tworzenie receptury 5-105 Edycja i usuwanie receptury 5-108 Filie... 5-108 Magazyny... 5-110 Lokalizacje towarów...5-115 Kasy...5-116 Rachunki bankowe...5-117 Słowniki...5-120 Kody dokumentów magazynowych...5-120 Sprzedaż i Magazyn 5-123 Jednostki miar...5-128 Cechy artykułów...5-128 Rodzaje cen...5-130 Rodzaje rabatów...5-132 Opakowania zbiorcze...5-133 Dodatkowe koszty importu...5-135 Rodzaje transakcji...5-137 Rodzaje transportu...5-139 Warunki dostaw...5-140 Sposoby zapłaty...5-142 Metody płatności...5-144 Stawki VAT...5-145 Waluty...5-146 Tabele kursowe...5-147 Wzorce opisów...5-149 Znaczniki...5-150 Tabele odsetek...5-151 Państwa...5-152 Zestawienia...5-154 System wydruków...5-154 Deklaracje Intrastat...5-172 Dodawanie deklaracji Intrastat 5-174
Magazyn Dokumenty magazynowe umożliwiają ewidencjonowanie wydań z magazynu związanych ze sprzedażą lub rozchodem magazynowym towaru. Dokumenty magazynowe w programie RAKSSQL Sprzedaż można podzielić na dwa rodzaje: Dokumenty rozchodowe Dokumenty przychodowe Dokumenty magazynowe rozchodowe dostępne są po wybraniu opcji Magazyn / Rozchody zewnętrzne WZ lub Magazyn / Rozchody wewnętrzne RW, a dokumenty wewnętrzne w opcjach Magazyn / Przychody zewnętrzne PZ, Magazyn /Przychody wewnętrzne PW i Przesunięcia międzymagazynowe MP, MW. Magazyn 5-1
5-2 Magazyn
Dokumenty rozchodowe Dokumenty rozchodowe to dokumenty wydania zewnętrznego (WZ - Wydanie Zewnętrzne) lub dokumenty wydania wewnętrznego (RW - Rozchód Wewnętrzny) w magazynie firmy. W gospodarce materiałowej, jeśli zaistnieje taka potrzeba można stosować także inne, własne rodzaje (sygnatury) dokumentów magazynowych, które użytkownik może sam zdefiniować w opcji Słowniki /Kody dokumentów/ Sprzedaż. Są to dokumenty ściśle magazynowe, dlatego mogą zawierać jedynie te towary, opakowania i licencje, które znajdują się w magazynie. Dokumenty rozchodu dostępne są po skorzystaniu z opcji Magazyn/ Rozchody zewnętrzne WZ oraz Magazyn/ Rozchody wewnętrzne RW. Dokumenty rozchodu zewnętrznego Dokumenty wydania zewnętrznego umożliwiają ewidencjonowanie wydań zewnętrznych towaru. Dokumenty o sygnaturze WZ wystawiane są przy zdejmowaniu towaru ze stanu magazynowego (wydawaniu towaru z magazynu). Poza standardowymi dokumentami program pozwala użytkownikowi definiować własne dokumenty wydania. Mogą one być stosowane równocześnie lub zamiast dokumentów standardowych, a ich użycie zależy od konkretnych potrzeb. Traktowane są w taki sam sposób jak inne dokumenty, dla których dostępne są wszystkie podstawowe operacje drukowania, przeglądania, poprawiania itp. Takie możliwości zapewnia opcja Kody dokumentów magazynowych dostępna z menu Słowniki. Program umożliwia wydanie towaru z magazynu bez potrzeby wystawiania dokumentu płatności (faktury, paragonu i faktury eksportowej) a następnie kojarzenie dokumentu WZ z wystawianą fakturą dla tego samego klienta (odbiorcy). Wskazówka Kojarzenie dokumentów następuje po przypisaniu do faktury odpowiedniej pozycji WZ. Program umożliwia przypisanie do faktury dowolnej ilości WZ-ek. Magazym 5-3
Podczas wystawiania dokumentu sprzedaży: faktury, paragonu i faktury eksportowej, WZ jest generowana automatycznie. W momencie przypisania pozycji WZ użytkownik określa cenę sprzedaży, która obowiązuje również na skojarzonej z WZ-ką fakturze. Edycja pozycji towarowych możliwa jest zarówno z poziomu WZ jak i na związanym z nią dokumencie sprzedaży. Aby wystawić dokument wydania zewnętrznego (WZ) należy: 1. Uruchomić opcję Magazyn/Rozchody zewnętrzne WZ. 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ]. 3. Uruchomi się okno: Odbiorca towaru Numer dokumentu wydania towaru z magazynu Naciśnij, aby dodać rabat dla całego dokumentu Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie Wydanie zewnętrzne zostanie omówiona w poniższej tabeli. 5-4 Magazyn
Tabela 1 Nazwa Odbiorca: Odbiorca Nabywca Nabywca Osoba upoważniona: Osoba upoważniona Akwizytor: Akwizytor Dokument: Kod dokumentu Numer Informacje w oknie Wydanie zewnętrzne : Znaczenie Nazwa kontrahenta dla którego wydawany jest towar. W pozycji Nazwa skrócona odbiorcy wybieramy odbiorcę (przycisk ) lub, jeśli istnieje taka potrzeba wprowadzamy nowego kontrahenta (przycisk [DODAJ] w kartotece kontrahentów).po uruchomieniu listy kontrahentów należy wskazać właściwego kontrahenta i nacisnąć przycisk [WYBIERZ]. Wskazówka Program samodzielnie odszuka kontrahenta, jeśli wypełnimy jedno z pól: Nazwa skrócona odbiorcy NIP odbiorcy Kod kreskowy odbiorcy Jeśli wpisana nazwa będzie niepoprawna, program otworzy kartotekę kontrahentów. Nazwa firmy będącej płatnikiem proponowana na dokumentach WZ. Pobierana z kartoteki kontrahentów. Domyślnie nabywca jest odbiorca, jeśli nie ustawiono inaczej w kartotece kontrahenta. Płatnika można zmienić ( przycisk ). Po wybraniu z listy płatnika innego niż nasz odbiorca, program ściągnie jego wartości domyślnie dotyczące ceny sprzedaży, waluty, rabatu, skrótów alternatywnych itd. Imię i nazwisko domyślnej osoby upoważnionej do podpisu dokumentu (jeśli osoba upoważniona przypisana jest do kartoteki kontrahenta, pojawia się automatycznie). Lista osób upoważnionych dostępna jest po naciśnięciu przycisku. Domyślny akwizytor przypisany do płatnika ( w kartotece kontrahenta) lub wybrany z listy. Po uruchomieniu przycisku istnieje możliwość wybrania lub wprowadzania nowego akwizytora. Do akwizytora przypisana jest odpowiednia prowizja (podana w procentach). Prowizję można wpisać lub zmienić ręcznie. Wyświetla domyślny kod dokumentu WZ, jeżeli użytkownik zdefiniował inny kod dokumentu niż standardowy w opcji Słowniki/ Kody dokumentów/sprzedaż Magazyn będzie można go tu podać. W pozycji Kod dokumentu wybieramy z listy (przycisk ) odpowiedni kod dokumentu wydania Numeracja dokumentu uzależniona jest od wybranego kodu dokumentu, a format numeru wg skonstruowanego przez użytkownika dokumentu wydania. Zmiana standardowego kodu powoduje zmianę nazwy dokumentu oraz wygenerowanie nowego numeru wg odpowiedniej maski numeracji. Domyślny kod dokumentu ustawiamy w opcji Kartoteki /Magazyny, gdzie znajdują się domyślne kody dokumentów. Kolejny numer dokumentu podpowiadany jest przez program. Użytkownik może go dowolnie zmieniać, pod warunkiem, że będzie unikalny. Nadany numer na swoje odbicie w pozycji obok, gdzie można sprawdzić wygląd numeru wprowadzanego dokumentu. Magazym 5-5
Tabela 1 Nazwa Dokument: Data wystawienia Sygnatura Ceny i rabaty: Rodzaj ceny Sposób liczenia Informacje w oknie Wydanie zewnętrzne (ciąg dalszy): Znaczenie Data wystawienia dokumentu, jest także datą wydania towaru z magazynu. Domyślnie bieżąca data. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z kalendarza (przycisk ). Dowolna sygnatura dokumentu. Użytkownik może przyjąć dla każdego dokumentu dowolną sygnaturę będzie to numeracja odrębna nie uzależniona od wybranego kodu i maski dokumentu. Sygnatura drukuje się na dokumentach. Istnieje możliwość wyszukiwania dokumentu po sygnaturze. Domyślny wariant ceny proponowany na dokumentach WZ na podstawie ustawień w kartotece kontrahenta. Można go zmienić (przycisk ). Po uruchomieniu przycisku dostępne będą ceny wprowadzone do słownika rodzajów cen. Sposób naliczania podatku VAT. Zgodnie z podstawą prawną (Rozp. Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym. Dz.U. 1999.109.1245 z późn. zm.) mamy do wyboru trzy warianty obliczania podatku: a) od sumy faktury netto. Podatek obliczany jest od sumy kwoty netto na fakturze. Sumuje się kwoty netto podlegające poszczególnym stawkom i od tych sum nalicza podatek b) jako suma wartości poszczególnych pozycji. Sprzedawca może określić w fakturze kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze. W tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku. c) od brutto - jako cenę jednostkową wykazuje się cenę wraz z kwotą podatku (cenę brutto), a zamiast wartości sprzedaży netto wykazuje się wartość sprzedaży brutto. Kwota podatku jest obliczana według następującego wzoru: KP = (WB SP)/(100 + SP) gdzie: KP - oznacza kwotę podatku z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, WB - oznacza sumę wartości sprzedaży brutto z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, SP - oznacza stawkę podatku od towarów i usług, Sumę wartości sprzedaży netto stanowi różnica między wartością sprzedaży brutto a kwotą podatku, z podziałem na poszczególne stawki podatkowe. 5-6 Magazyn
Tabela 1 Nazwa Ceny i rabaty: Rodzaj rabatu Waluta: Waluta Informacje w oknie Wydanie zewnętrzne (ciąg dalszy): Znaczenie Stały rabat dla odbiorcy proponowany domyślnie na podstawie ustawień w kartotece kontrahenta dla płatnika. Jeśli w kartotece nie ma rabatu, rabat pobierany jest z parametrów firmy. Można go zmienić ( przycisk ). Po uruchomieniu tego przycisku pojawi się lista rodzajów rabatu wprowadzona do słownika rabatów. Zmiana rabatu nie powoduje zmiany w istniejących pozycjach dokumentu. Jest on podpowiadany tylko przy dopisywaniu towarów. Wyjątkiem jest nadanie rabatu progowego wtedy rabaty są usuwane ze wszystkich pozycji dokumentu. Domyślna waluta pobierana z kartoteki kontrahentów. Jeśli nie ma jej w kartotece, to z opcji firmy. Korzystając z przycisku można zmienić walutę. Tabela kursowa Kurs Grupowanie pozycji: Grupowanie pozycji Pozycje dokumentu: Pozycje dokumentu Numer tabeli kursowej, zawiera odpowiedni dla wybranej waluty kurs na określony dzień. Jeśli wydajemy towar w obcej walucie, należy sprawdzić (ewentualnie ustawić) walutę na dokumencie. W każdym miejscu w programie, gdzie pojawia się waluta, użytkownik może ją przeliczyć na inną walutę. Podczas wprowadzania dokumentu, program na podstawie Daty wystawienia automatycznie dokonuje wyboru odpowiedniej tabeli kursowej (pole Daty ważności w tabelach). Tabelę kursową wybieramy po naciśnięciu na przycisk ).Tabele kursowe maja także znaczenie, jeśli prowadzone są cenniki walutowe. Pomagają wtedy przeliczyć cenę sprzedaży towaru z waluty ceny katalogowej na walutę dokumentu. Kurs określonej wyżej waluty z wybranej tabeli kursowej. Domyślnie kurs waluty 1 złoty. Program umożliwia grupowanie pozycji towarowych na dokumencie. Tak jak w dokumencie te same pozycje towarowe będą grupowane na wydruku. Grupowanie pozycji polega na sklejaniu tych samych pozycji towarowych. Można wykluczyć z grupowania pozycje które różnią się rozmiarem, lokalizacjami artykułu, terminem przydatności, dostawami tego samego artykułu, numerem seryjnym dostawcy, numerem seryjnym sprzedaży, uwagami, ceną zakupu. Zaznaczamy wtedy właściwa opcję (przycisk ). Grupowanie może być domyślnie włączone/wyłączone w opcji ( Kartoteki/Magazyny na zakładce Grupowanie ). Informacje o: towarze, opakowaniu lub po imporcie z zamówienia pobierane z kartoteki po naciśnięciu przycisku [DODAJ] i wybraniu odpowiedniej pozycji. Zawierają: nazwę towaru, typ, wydawaną ilość towaru, jednostka miary wybranego towaru, cena sprzedaży, rabat, cena netto, VAT, cena brutto, cena netto w zł., rozmiar, cena zakupu, data zakupu,, nr dok wejścia towaru do magazynu (np. PZ 2003/M1/09/00001), prowizja akwizytora, numer seryjny, PKWIU, waga netto, waga brutto, oraz indeks alternatywny. Procedura dodawania poszczególnych pozycji asortymentowych została omówiona w dalszej części niniejszej instrukcji. Magazym 5-7
Tabela 1 Nazwa Dostawy: Dostawy Uwagi: Uwagi Znaczniki: Znaczniki Załączniki Alarmy: Informacje w oknie Wydanie zewnętrzne (ciąg dalszy): Znaczenie Na tej zakładce znajdują się informacje o dostawach danego towaru. Jeśli na dokumencie znajduje się kilka towarów dla każdej pozycji będzie informacja z jakiej dostawy został zdjęty dany towar. Dostawę można wybrać podczas wprowadzania pozycji towarowej. Oprócz numeru i daty dokumentu zakupu (dostawy) znajduje się tu informacja o wydanej z danej dostawy ilości i jednostce miary tego towaru. Rabacie i cenie netto, cenie brutto i cenie po rabacie, cena zakupu, numer seryjny, termin przydatności, lokalizacja, waga netto i brutto, prowizja akwizytora oraz rozmiar towaru. Jeśli dokument WZ jest wystawiany w opcji Magazyn/Rozchody zewnętrzne WZ może być to dowolna informacja wpisana przez użytkownika. W przypadku, gdy dokument generowany jest automatycznie (opcja Sprzedaż/Sprzedaż ) lub po przypisaniu WZ do dokumentu sprzedaży uwaga zawiera informację o numerze faktury/paragonu, który wygenerował omawiany dokument magazynowy. Gotowe uwagi mogą być przeniesione z wzorca opisów po naciśnięciu przycisku [WSTAW OPIS]. Uwagi drukowane są na samym dole dokumentu. Do każdego dokumentu może być przypisany jeden lub kilka znaczników. Znaczniki dają możliwość księgowania wybranych dokumentów lub grupy dokumentów na dowolnie oznaczone konto. Można stworzyć wzorzec, który pomija znaczniki, wówczas księgowanie dokumentów o wybranym kodzie odbywa się na jedno ustalone w schemacie konto. Można stworzyć schemat bez znaczników i schemat ze znacznikami. Można też stworzyć wzorzec, w którym dokumenty posiadające znacznik lub wybrane znaczniki będą księgowane na specjalne konto. Eksportując dane magazynowe, program sprawdza schemat wzorca księgowania. Czy wg schematu księgowanie ma się odbyć na jedno wspólne konto, czy na specjalne konta zgodne ze znacznikami. Poprzez załączniki program umożliwia podpinanie dowolnych plików z bazy danych lub zamapowanych dysków sieciowych (utworzonych jako folder współdzielony) do dowolnie wybranych dokumentów. Aby stworzyć własny wirtualny dysk należy skorzystać z narzędzia dostępnego z poziomu administratora. Po uruchomieniu okna Wirtualny system plików w systemie administrator widoczne będą wirtualne przestrzenie dyskowe. Przy pierwszym uruchomieniu programu będzie tam jedynie dostęp do bazy danych aktualnej firmy. Nie można utworzyć innego udziału umieszczonego w bazie danych. Istnieje możliwość dodawania dowolnej ilości udziałów (dysków wirtualnych), na których pliki przechowywane są w folderach. Folderem współdzielnym może być każdy zamapowany dysk sieciowy. Aby przeglądać zawartość wirtualnych dysków należy wybrać z menu opcję Administracja/Eksplorator systemu plików. Program umożliwia dodawanie alarmów dla dokumentu. Można tu umieszczać wszelkie informacje do przekazania w trybie alarmowym. Alarm może być aktywny przez pewien okres czasu lub bez ograniczeń czasowych. Alarm pojawia się przy edycji dokumentu. 5-8 Magazyn
W nagłówku dokumentu, gdzie znajduje się przycisk lub, można uzupełnić lub zmienić wprowadzone informacje, np. Nazwa skrócona płatnika, Rodzaj rabatu. Pozycja Rodzaj rabatu zawiera rabat dla całego dokumentu wydania WZ, pozycja Rodzaj ceny jeden zdefiniowany rodzaj ceny dla wszystkich towarów. Indywidualne rabaty oraz indywidualne rodzaje cen ustawiamy przy dodawaniu poszczególnych pozycji asortymentowych do dokumentu wydania WZ. 4. Nacisnąć przycisk [DODAJ], aby dodać pozycję asortymentową. Wybrać odpowiednią pozycję: Artykuł Receptura Import z zamówienia Od sposobu wyliczania dokumentu uzależniony jest rodzaj pobieranej z cennika ceny. Jeżeli dokument liczony jest od netto lub od sumy, to wartość ceny katalogowej pobieranej z cennika jest wartością netto (bez VAT-u) i analogicznie wartość ceny sprzedaży, ceny przed rabatem i po rabacie są wartościami bez podatku VAT. Wartość brutto ceny liczona jest podobnie jak wartość całego dokumentu od ceny netto. Jeżeli dokument liczony jest metodą od brutto, to wartość ceny katalogowej pobieranej z cennika jest wartością brutto (z doliczonym podatkiem VAT) i analogicznie wartość ceny sprzedaży, ceny przed rabatem i po rabacie są wartościami z podatkiem VAT. Wartość netto ceny liczona jest podobnie jak wartość całego dokumentu od ceny brutto. Wpisanie do cennika np. ceny brutto i sprzedaż na dokumencie liczonym metodą od brutto spowoduje, że cena brutto mimo wyliczeń zostanie niezmieniona. W związku z odmiennym sposobem interpretowania ceny katalogowej formularz edycji pozycji artykułu zmienia się. W zależności od sposobu liczenia wartości dokumentu ma nieco inny wygląd. Dla sposobu liczenia: od netto i od sumy okno Dopisanie artykułu wygląda następująco: Magazym 5-9
Cena katalogowa netto Dla sposobu liczenia od brutto okno Dopisanie artykułu wygląda następująco: Cena katalogowa brutto Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie Pozycja dokumentu sprzedaży zostanie omówiona w poniższej tabeli. 5-10 Magazyn
Tabela 2 Nazwa Informacje w oknie Pozycja dokumentu sprzedaży : Znaczenie Pozycja dokumentu sprzedaży: Lokalizacja W pozycji Lokalizacja należy wybrać właściwą dla towaru lokalizację (przycisk, lub przycisk jeśli wprowadzamy nową lokalizację do słownika). Z prawej strony okna pojawi się nazwa wybranej lokalizacji. Po wybraniu lokalizacji w pozycji Symbol własny wyświetlą się towary tylko z tej lokalizacji. Jeśli nie zostanie wybrana żadna z lokalizacji program wyświetli całą kartotekę towarów. Identyfikator W pozycji Identyfikator wpisujemy ręcznie lub wybieramy z kartoteki towar. Program umożliwia wyszukanie (klawisze ) po: Indeksie własnym/ indywidualnym kontrahenta Indeksie 2 Nazwie własnej Nazwie własne/ indywidualnej kontrahenta Kodzie kreskowym Numerze seryjnym/ licencji dostawcy Dostawa: Nr dostawy Stan w magazynie/dostawie: W magazynie\ dostawie W jednostkach kontrahenta Ilość artykułu: Opakowań zbiorczych Jednostka własna Cena katalogowa: Program zdejmuje towar z magazynu wg zasady rozchodowania: FIFO (pierwsze weszło- pierwsze wyszło). LIFO (ostatnie weszło-pierwsze wyszło) lub wybór przez użytkownika z dowolnej dostawy ustawianej w opcji Kartoteki/Magazyny Niezależnie od ustawień w opcji Kartoteki/Magazyny istnieje możliwość wyboru dostawy towaru podczas wystawiania dokumentu WZ (pozycja Numer dostawy ). Jeśli pominiemy to pole, i nie wybierzemy żadnej z dostawy, program zdejmie towar z magazynu według przyjętej wcześniej reguły. Program udostępnia na bieżąco stan towaru w magazynie lub wybranej dostawie (jeśli wybierzemy konkretną dostawę, z której wydajemy towar -pozycja Dostawca ). Znajduje się tu również informacja o rezerwacji towaru. Wszystkie informacje podawane są w jednostkach własnych i jednostkach kontrahenta. Pole dotyczące opakowań zbiorczych jest aktywne dla towaru, który posiada zdefiniowane opakowania zbiorcze. Można podać ilość opakowań lub ilość jednostek w opakowaniu. Jeśli towar nie posiada opakowań zbiorczych podajemy ilość jednostek np. godzina, minuta, domyślnie jeden. Rodzaj ceny Cena katalogowa brutto/ netto Rodzaj ceny towaru pobierany wg ustawień ceny indywidualnej (jeśli określona dla danego towaru i kontrahenta) lub domyślnej ceny dla kontrahenta. Można ją zmienić przyciskiem lub wprowadzić nową otwierając słownik rodzajów cen (przycisk ). Jeżeli dokument liczony jest sposobem od netto lub od sumy, to wartość ceny katalogowej pobieranej z cennika jest wartością netto (bez VATu) i analogicznie wartość ceny sprzedaży, ceny przed rabatem i po rabacie są wartościami bez podatku VAT. Wartość brutto ceny liczona jest podobnie jak wartość całego dokumentu od ceny netto. Magazym 5-11
Tabela 2 Informacje w oknie Pozycja dokumentu sprzedaży (ciąg dalszy): Nazwa Znaczenie Cena katalogowa: Rodzaj ceny Cena katalogowa brutto/ netto Cena katalogowa: Rodzaj ceny Cena katalogowa brutto/ netto Automatycznie zamień cenę katalogową na cenę promocyjna Rodzaj ceny: Automatycznie zamień cenę katalogową na cenę promocyjna Rabat: Rodzaj rabatu Rabat Rodzaj ceny towaru pobierany wg ustawień ceny indywidualnej (jeśli określona dla danego towaru i kontrahenta) lub domyślnej ceny dla kontrahenta. Można ją zmienić przyciskiem lub wprowadzić nową otwierając słownik rodzajów cen (przycisk ). Jeżeli dokument liczony jest sposobem od netto lub od sumy, to wartość ceny katalogowej pobieranej z cennika jest wartością netto (bez VATu) i analogicznie wartość ceny sprzedaży, ceny przed rabatem i po rabacie są wartościami bez podatku VAT. Wartość brutto ceny liczona jest podobnie jak wartość całego dokumentu od ceny netto. Jeżeli dokument liczony jest metodą od brutto, to wartość ceny katalogowej pobieranej z cennika jest wartością brutto (z doliczonym podatkiem VAT) i analogicznie wartość ceny sprzedaży, ceny przed rabatem i po rabacie są wartościami z podatkiem VAT. Wartość netto ceny liczona jest podobnie jak wartość całego dokumentu od ceny brutto. Cena katalogowa może być ceną w walucie. Cena walutowa przenoszona jest z ustawień alternatywnych towaru dla kontrahenta lub z okna Wydanie zewnętrzne WZ z pozycji Waluta, Kurs. Wyższy priorytet mają ustawienia na dokumencie wydania WZ niż ustawienia waluty w kartotece towaru. Jeśli ceną katalogową będzie cena wyliczana od ceny zakupu, to pozostałe pola dotyczące rodzaju ceny i ceny sprzedaży zostaną zablokowane. Cena sprzedaży wyliczana jest wówczas w momencie sprzedaży wg ceny z dostawy. Cena promocyjna dotyczy konkretnej dostawy i konkretnego towaru, np. na towary z dostawy z przeterminowanym terminem przydatności. Cena promocyjna w dowolnej walucie, zawsze ma najwyższy priorytet. Można ją ustawić w opcji Magazyn/ Stan magazynu. Uruchamiając przycisk [EDYCJA] po kliknięciu na [WIDOK] poprawiamy dostawę konkretnego towaru. Można zmienić jej lokalizację, walutę, termin przydatności oraz wpisać cenę promocyjną. Jeśli dany towar posiada cenę promocyjną to przy zaznaczonej omawianej opcji wartość tej ceny ma zawsze najwyższy priorytet i zastąpi domyślną cenę katalogową. Przy odznaczonej opcji cena katalogowa zostanie pobrana według wyżej opisanej reguły, czyli wg ustawień ceny katalogowej. Cena promocyjna dotyczy konkretnej dostawy i konkretnego towaru, np. towarów z dostawy z przeterminowanym terminem przydatności. Cena promocyjna nie dotyczy usług. Pole to jest nieaktywne. Rabat dla pozycji przepisuje się z główki dokumentu. Jeśli w główce nie ma rabatu, to domyślnie jest ustawiona wartość rabatu z kartoteki towaru lub z opcji firmy. Rabat przenoszony jest z nagłówka dokumentu. Jeśli nie ma tam rabatu, przenoszony jest z kartoteki towarów lub z parametrów firmy. Rabat można zmienić po przez wybór innej pozycji (przycisk ). Korzystając ze słownika rabatów można wprowadzić nowy rabat (przycisk ). Można wpisać procentową wartość rabatu ręcznie. 5-12 Magazyn
Tabela 2 Informacje w oknie Pozycja dokumentu sprzedaży (ciąg dalszy): Nazwa Rabat: Stosuj wybrany rabat także do cen promocyjnych i wyliczanych od ceny zakupu. Znaczenie Po zaznaczeniu tej opcji rabat dotyczył będzie ceny promocyjnej (jeśli stosowana jest cena promocyjna) lub cen sprzedaży wyliczanej od ceny zakupu. Jeśli opcja jest nie zaznaczona, rabat dotyczy tylko ceny katalogowej. Cena sprzedaży: Cena brutto Cena netto Stawka VAT Numery seryjne: Dostawcy Sprzedaży Cena brutto jest ceną usługi z naliczonym podatkiem VAT. Cena netto jest to cena towaru bez podatku VAT po uwzględnieniu rabatu. Domyślna wysokość stawki VAT wprowadzona podczas dodawania towaru do kartoteki, podpowiadana przy dopisywaniu towaru na dokument. Może być wybrana z listy słowników stawek VAT przez naciśnięcie lub. Jeśli dokument jest w walucie (będzie potem kojarzony z FE), to stawka zawsze wynosi 0% eksp. i nie można jej zmieniać. Numer seryjny można nadać dla dowolnego rodzaju artykułu w dowolnym dokumencie. Istnieją dwa rodzaje numerów seryjnych: Numer seryjny dostawcy wprowadzany jest na dokumentach zakupu dla pozycji towarowej i przepisywany automatycznie na dokument sprzedaży po wybraniu pozycji z dostawy w której ten numer był zapisany. Numer seryjny sprzedawcy można go podawać jedynie na WZ, PA, FS, FE, WDT i KS. Przechowywany jest w magazynie tylko wtedy, gdy towar wrócił na skutek Korekty Sprzedaży. Pola z numerami dostępne są na wydrukach. Akwizytor Prowizja akwizytora pobierana jest z kartoteki po wybraniu akwizytora w oknie Wydanie zewnętrzne lub może być wpisana ręcznie Uwagi: Uwagi Zamknij okno po zapisie pozycji Dodatkowe uwagi dotyczące towaru. Po zaznaczeniu tej opcji za każdym razem po wprowadzeniu towaru trzeba otwierać nowe okno do wprowadzania kolejnej pozycji. Jeśli opcja nie jest zaznaczona po zapisaniu towaru okno nie jest zamykane można wprowadzać kolejny artykuł. Magazym 5-13
Jeśli wybierzemy pozycje Dopisz recepturę pojawi się okno: Nazwa i ilość produktów receptury Pozycje receptury Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie Wybór receptury zostanie omówiona w poniższej tabeli. Tabela 3 Nazwa Receptura: Receptura Ilość Pozycje: Informacje w oknie Wybór receptury : Znaczenie Należy wybrać właściwą recepturę (przycisk, lub przycisk, jeśli wprowadzamy nową recepturę na listę receptur produkcyjnych). W pozycji receptura powinna pojawić się nazwa wybranej receptury. Ilość pozycji produktów receptury. Domyślnie zawsze 1. Nową ilość wpisujemy ręcznie. Pozycje Pozycje towarowe wchodzące w skład wybranej receptury przypisane podczas tworzenia receptury w opcji Kartoteki/Receptury. Podczas dopisywania receptury do dokumentu WZ program sprawdza stan magazynu oraz cenę sprzedaży towaru. Jeśli cena sprzedaży jest mniejsza od zera, program zasygnalizuje, że cena sprzedaży musi być większa od zera. Jeśli w magazynie zabraknie jakiejś pozycji towarowej, pojawi się komunikat o braku towaru w magazynie 5-14 Magazyn
Jeśli receptura posiada w swoim zestawie towar i usługi, na dokumencie wydania WZ znajdą się tylko towary. Usługi nie pojawiają się na dokumentach WZ. W przypadku wybrania pozycji Import z zamówienia pojawi się okno: Zamówienia odbiorców Jeśli podczas wystawiania dokumentu sprzedaży lub dokumentu WZ zostanie wybrany kontrahent to na liście zamówień od odbiorców, gdzie wskazujemy zamówienie do realizacji, pojawią się tylko te zamówienia, które dotyczą wskazanego odbiorcy. Po uruchomieniu ikony można włączyć opcje pokazywania zamówień tylko dla tego samego nabywcy lub tego samego odbiorcy. Jeśli na dokumencie sprzedaży lub dokumencie WZ nie zostanie wybrany kontrahent to na liście zamówień znajdą się wszystkie niezrealizowane zamówienia. Magazym 5-15
Podczas wystawiania dokumentu sprzedaży, program wyświetla listę zamówień z numerami oraz datami ich wystawienia. Umożliwia wybór realizowanego zamówienia lub kilku zamówień w jednym dokumencie sprzedaży (najpierw jedno zamówienie, następnie drugie zamówienie). Zamówienia mogą być realizowane częściowo. Podczas realizacji zamówienia użytkownik wybiera pozycje oraz wpisuje ilości do realizacji. Zamówienia całkowicie zrealizowane oraz zamówienia powiązane z fakturą zaliczkową nie pojawiają się jako dokument źródłowy. Jeśli wybrane zamówienie zawiera usługi, pozycje te zostaną pominięte, ponieważ do WZ nie można dopisywać kosztów i usług. Na dokumencie może być kilka pozycji tego samego towaru, ponieważ zostają one zdjęte z magazynu według dostaw (kończy się jedna dostawa i zostaje naruszona druga). Drukując taki dokument, w parametrach funkcji zaznaczamy grupowanie pozycji po indeksie, wówczas na wydruku zsumowane zostaną te same pozycje towarowe. Jeśli nie zaznaczymy żadnego grupowania, wydrukowany dokument będzie wyglądał dokładnie tak jak podczas wystawiania (może posiadać kilka tych samych pozycji towarowych np. towar z różnych dostaw lub o różnych rozmiarach). 5. Nacisnąć przycisk [ZAPISZ], aby zapisać pozycję towarową na dokumencie WZ 6. Nacisnąć przycisk [ZAPISZ], aby zatwierdzić dokument WZ. Rezygnując z zapisania danych nacisnąć przycisk [ANULUJ]. Sposób, w jaki towar jest zdejmowany z magazynu, można wybrać w opcji Zasada rozchodowania w menu Kartoteki/ Magazyny. Standardowo obowiązuje zasada FIFO: pierwsze przyszło - pierwsze wyszło podpowiadana podczas zakładania nowego magazynu. Towar jest zdejmowany z ewidencji w takiej kolejności, w jakiej doń trafiał. Towar pochodzący z nowszej dostawy opuści magazyn dopiero, gdy nie będzie już towaru z poprzednich. Oprócz FIFO istnieje w programie zasada rozchodowania LIFO: ostatnie przyszło - pierwsze wyszło oraz wybór towaru przez użytkownika z dowolnej dostawy. Kontrolowane są stany magazynowe, a ewentualne przekroczenie minimalnej ilości towaru jest sygnalizowane (opcja stan minimum w kartotece towaru). Program nie dopuszcza stanów ujemnych, nie ma więc możliwości wydania towaru, którego brak w magazynie. Podczas wydawania towaru użytkownik widzi bieżący stan magazynu. W przypadku receptury program sprawdza stan pozycji asortymentowych podczas zapisywania receptury na dokument WZ. Jeśli chcemy wydać więcej towaru niż jest w magazynie, pojawi się komunikat: 5-16 Magazyn
Uwaga Wyjątek Uwaga Program umieszcza na dokumencie dostępną ilość towaru. Dokument wydania WZ pobiera ceny sprzedaży z aktualnego i zatwierdzonego cennika. Program ostrzega użytkownika, jeśli cena sprzedaży jest niższa, niż cena zakupu. Ostrzeżenie to można wyłączyć w kartotece towarów. Dokument WZ może być samodzielnym dokumentem wydania towaru z magazynu lub może być generowany automatycznie na podstawie dokumentu sprzedaży. Wystawiany w opcji Magazyn/Rozchody zewnętrzne WZ dokument rozchodowy nie generuje dokumentu płatności (faktury, rachunku, faktury eksportowej). Aby wystawić dokument płatności, należy przejść do opcji Sprzedaż/Sprzedaż i tam dokonać powiązania wystawianego dokumentu sprzedaży z dokumentem wydania WZ. Z dokumentem płatności może być powiązane wiele dokumentów wydania WZ. Opcja Sprzedaż/Sprzedaż służy do wystawiania faktur i rachunków. Na podstawie dokumentu sprzedaży program generuje dokument wydania WZ i wydaje towar z magazynu. Wystawiony w ten sposób dokument posiada uwagę: Dokument WZ wygenerowany automatycznie przez fakturę/paragon numer (tu podaje numer dokumentu). Program nie wygeneruje dokumentu WZ, jeśli na fakturze znajduje się tylko usługa. Dokument wydania zewnętrznego nie zawiera usług. Wystawienie dokumentu korygującego sprzedaż (np. faktury korygującej) o ilość wydanego towaru wpływa na stan magazynowy (opcja Magazyn/Stan magazynu ). Uwaga Edycja pozycji towarowych możliwa jest zarówno z poziomu WZ jak i na związanym z nim dokumencie sprzedaży. Więcej informacji... Powiązanie dokumentu płatności z dokumentem wydania WZ oraz wystawianie korekty sprzedaży, zostało omówione w rozdziale Sprzedaż. Procedura usuwania, edycji i drukowania dokumentu została opisana w rozdziale Obsługa programu. Magazym 5-17
Dokumenty rozchodu wewnętrznego Dokumenty wydania wewnętrznego umożliwiają ewidencjonowanie wydań wewnętrznych towaru. Poza standardowymi dokumentami program pozwala użytkownikowi definiować własne dokumenty wydania. Mogą one być stosowane równocześnie lub zamiast dokumentów standardowych, a ich użycie zależy od konkretnych potrzeb. Traktowane są w taki sam sposób jak inne dokumenty, dla których dostępne są wszystkie podstawowe operacje drukowania, przeglądania, poprawiania itp. Takie możliwości zapewnia opcja Kody dokumentów magazynowych w menu Słowniki. Aby wystawić dokument wydania wewnętrznego należy: 1. Uruchomić opcję Magazyn/Rozchody wewnętrzne. 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ]. 3. Uruchomi się okno: Nagłówek dokumentu Pozycja dokumentu rozchodu Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie Dokument rozchodowy zostanie omówiona w poniższej tabeli. 5-18 Magazyn
Tabela 4 Nazwa Dokument: Kod dokumentu Numer Data wystawienia Sygnatura Grupowanie pozycji Informacje w oknie Dokument rozchodowy : Znaczenie Wyświetla domyślny kod dokumentu RW. Jeżeli użytkownik zdefiniował inny kod dokumentu niż standardowy w opcji Słowniki/ Kody dokumentów/ Sprzedaż Magazyn, będzie można go tu podać (wybór przez naciśnięcie przycisku, który pojawia się po kliknięciu na tym polu). Zmiana standardowego kodu powoduje zmianę nazwy dokumentu oraz wygenerowanie nowego numeru wg odpowiedniej maski numeracji. Kolejny numer dokumentu podpowiadany przez program. Użytkownik może go dowolnie zmieniać, pod warunkiem, że będzie unikalny. Nadany numer na swoje odbicie w pozycji Maska, gdzie można sprawdzić wygląd numeru wprowadzanego dokumentu rozchodowego. Data wystawienia dokumentu, jest także datą wyjścia towarów z magazynu. Domyślnie bieżąca data. Istnieje możliwość wpisania dowolnej własnej sygnatury niezależnie od kodu dokumentu. Numer ten będzie drukowany na dokumencie. Program umożliwia grupowanie pozycji towarowych na dokumencie. Tak jak w dokumencie te same pozycje towarowe będą grupowane na wydruku. Grupowanie pozycji polega na sklejaniu tych samych pozycji towarowych. Można wykluczyć z grupowania pozycje które różnią się rozmiarem, lokalizacjami artykułu, terminem przydatności, dostawami tego samego artykułu, numerem seryjnym dostawcy lub uwagami. Zaznaczamy wtedy właściwa opcję (przycisk ). Pozycje dokumentu: Pozycje dokumentu Dostawy: Dostawy Uwagi: Uwagi Informacje pobierane z kartoteki po dodaniu towaru lub receptury do dokumentu rozchodu: skrót i nazwa towaru, wprowadzona ilość towaru na dokument rozchodowy, jednostka miary wybranego towaru, termin przydatności, waga netto, waga brutto, rozmiar towaru oraz wprowadzone uwagi. Procedura dodawania towaru lub receptury została omówiona w dalszej części niniejszej instrukcji. Na tej zakładce znajdują się informacje o dostawach danego towaru. Jeśli na dokumencie znajduje się kilka towarów dla każdej pozycji będzie informacja z jakiej dostawy został zdjęty dany towar. Dostawę można wybrać podczas wprowadzania pozycji towarowej. Oprócz numeru i daty dokumentu zakupu (dostawy) znajduje się tu informacja o wydanej z danej dostawy ilości i jednostce miary tego towaru. Cena zakupu, numer seryjny, termin przydatności, lokalizacja, waga netto i brutto oraz rozmiar towaru. Dowolna informacja wpisana przez użytkownika. Gotowe uwagi mogą być przeniesione z wzorca opisów po naciśnięciu przycisku [WSTAW OPIS]. Uwagi drukowane są na samym dole dokumentu. Magazym 5-19
Tabela 4 Nazwa Znaczniki: Znaczniki Załączniki Alarmy: Informacje w oknie Dokument rozchodowy (ciąg dalszy): Znaczenie Do każdego dokumentu może być przypisany jeden lub kilka znaczników. Znaczniki dają możliwość księgowania wybranych dokumentów lub grupy dokumentów na dowolnie oznaczone konto. Można stworzyć wzorzec, który pomija znaczniki, wówczas księgowanie dokumentów o wybranym kodzie odbywa się na jedno ustalone w schemacie konto. Można stworzyć schemat bez znaczników i schemat ze znacznikami. Można też stworzyć wzorzec, w którym dokumenty posiadające znacznik lub wybrane znaczniki będą księgowane na specjalne konto. Eksportując dane magazynowe, program sprawdza schemat wzorca księgowania. Czy wg schematu księgowanie ma się odbyć na jedno wspólne konto, czy na specjalne konta zgodne ze znacznikami. Poprzez załączniki program umożliwia podpinanie dowolnych plików z bazy danych lub zamapowanych dysków sieciowych (utworzonych jako folder współdzielony) do dowolnie wybranych dokumentów. Aby stworzyć własny wirtualny dysk należy skorzystać z narzędzia dostępnego z poziomu administratora. Po uruchomieniu okna Wirtualny system plików w systemie administrator widoczne będą wirtualne przestrzenie dyskowe. Przy pierwszym uruchomieniu programu będzie tam jedynie dostęp do bazy danych aktualnej firmy. Nie można utworzyć innego udziału umieszczonego w bazie danych. Istnieje możliwość dodawania dowolnej ilości udziałów (dysków wirtualnych), na których pliki przechowywane są w folderach. Folderem współdzielnym może być każdy zamapowany dysk sieciowy. Aby przeglądać zawartość wirtualnych dysków należy wybrać z menu opcję Administracja/Eksplorator systemu plików. Program umożliwia dodawanie alarmów dla dokumentu. Można tu umieszczać wszelkie informacje do przekazania w trybie alarmowym. Alarm może być aktywny przez pewien okres czasu lub bez ograniczeń czasowych. Alarm pojawia się przy edycji dokumentu. 4. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 5. Wybrać jedną z możliwości: Dopisz artykuł - wybieramy pojedyncze towary z kartoteki Dopisz recepturę - wybieramy odpowiednią recepturę a na dokumencie pojawią się wszystkie elementy, które wchodziły w skład tej receptury 5-20 Magazyn
Jeśli użytkownik wybierze pozycję Dopisz artykuł pojawi się okno: Wskaż identyfikator Wybierz dostawę Wpisz ilość jednostek Należy wypełnić wszystkie pozycje w tym oknie. Korzystając z przycisku - wybrać, lub przycisku - dodać do słownika i wybrać lokalizację towaru. Wskazówka Po zaznaczeniu lokalizacji i naciśnięciu na przycisk w polu Identyfikator wyświetli się lista towarów tylko z tej lokalizacji. Wskazówka Jeśli pole Lokalizacja zostanie pominięte, w pozycji Identyfikator wyświetla się kartoteka wszystkich towarów. Identyfikator pozwala na wyszukanie towaru (przycisk ) po: Indeksie własnym/indywidualnym kontrahenta Indeksie2 Nazwie własnej/indywidualnej kontrahenta Kodzie kreskowym Program informuje nas na bieżąco o stanie magazynowym wybranego towaru, lub ilości towaru w wybranej dostawie. Podaje informacje o rezerwacji towaru. Program umożliwia wskazanie przez użytkownika dostawy, z której ma wydać dany towar. Jeśli było kilka dostaw tego towaru, można wskazać właściwą dostawę i nacisnąć [WYBIERZ]. Konieczne jest podanie ilości wydawanych jednostek. Domyślnie program przyjmuje, ze wydawana jest 1jednostka. Jeśli towar nie jest licencją ilość jednostek można zmienić. Gdy towar posiada opakowania zbiorcze ilości opakowań zbiorczych można wpisać ręcznie. Numer seryjny towaru przenoszony jest z dostawy (dokument PZ, FZ), jeśli przy danej dostawie wpisany był numer seryjny. Magazym 5-21
Jeśli użytkownik wybierze pozycję Dopisz recepturę, ukaże się okno: Nazwa oraz ilość receptury produkcyjnej Pozycje receptury W pozycji Zestaw należy wybrać odpowiednią recepturę. Gotowe receptury wybieramy przez naciśniecie przycisku. Tworzenie nowej receptury odbywa się po naciśnięciu przycisku. Po wybraniu receptury, w oknie Pozycje znajdą się wszystkie składowe danej receptury. Można usunąć wybraną pozycje receptury. Do tego celu służy przycisk [USUŃ]. Przycisk [WYBIERZ] zapisuje zatwierdzone pozycje receptury w oknie Dokument rozchodowy. 6. Nacisnąć przycisk [ZAPISZ]. Więcej informacji... Szczegółowy opis edycji, usuwania oraz drukowania dokumentów został zamieszczony w rozdziale Obsługa programu. 5-22 Magazyn
Dokumenty przychodowe Dokumenty przychodowe to dokumenty przyjęcia zewnętrznego (PZ - Przyjęcie Zewnętrzne) i dokumenty przyjęcia wewnętrznego (PW- Przyjęcie Wewnętrzne) w magazynie firmy. W gospodarce materiałowej, jeśli zaistnieje taka potrzeba stosuje się także inne rodzaje dokumentów magazynowych, np. PP- Protokół Przekazania oraz inne własne rodzaje (sygnatury) dokumentów magazynowych, które użytkownik może sam zdefiniować w opcji Słowniki/Kody dokumentów/sprzedaż. Są to dokumenty ściśle magazynowe, dlatego mogą zawierać jedynie te towary, opakowania i licencje, które znajdują się w magazynie. Dokumenty przychodowe dostępne są po skorzystaniu z opcji Magazyn/Przychody zewnętrzne oraz Magazyn/Przychody wewnętrzne. Dokumenty przychodu zewnętrznego Dokumenty przyjęcia zewnętrznego, PZ stosowane są do odnotowania przyjęcia towaru do magazynu. Wystawiane są na podstawie np. faktury lub rachunku od dostawcy. Poza standardowymi dokumentami program pozwala użytkownikowi definiować własne dowody przyjęcia. Mogą one być stosowane równocześnie lub zamiast dokumentów standardowych, a ich użycie zależy od konkretnych potrzeb. Traktowane są w taki sam sposób jak inne dokumenty, dla których dostępne są wszystkie podstawowe operacje drukowania, przeglądania, poprawiania itp. Takie możliwości zapewnia opcja Kody dokumentów magazynowych dostępna z menu Słowniki. Program umożliwia przyjęcie towaru do magazynu bez faktury zakupu, a następnie wprowadzenie faktury zakupu i skojarzenie z dokumentem PZ. Wskazówka Kojarzenie dokumentów następuje po przypisaniu do faktury odpowiedniej pozycji PZ. Program umożliwia również przypisanie do faktury zakupu dowolnej ilości PZ-tek. W przypadku rejestrowania dokumentu zakupu PZ jest generowany automatycznie. Magazym 5-23
Program przy każdej dostawie towaru do magazynu zapamiętuje nie tylko ilości i ceny zakupu, lecz także numery dokumentów przychodu na podstawie których został on przyjęty. Informacje te są wykorzystywane przy rozchodzie, tzn. w trakcie wystawiania dokumentu WZ lub MM. Sposób w jaki towar jest zdejmowany z magazynu, można określić podczas zakładania lub edycji magazynu w programie, w opcji Kartoteki/Magazyny. Istnieją dwie zasady rozchodowania towaru: FIFO (pierwsze weszło - pierwsze wyszło) LIFO (ostatnie weszło - pierwsze wyszło) Zgodnie z zasadą Pierwsze weszło pierwsze wyszło towar jest zdejmowany z ewidencji w takiej kolejności, w jakiej doń trafiał. W pierwszej kolejności wybrany będzie towar pochodzący z dostawy zapisanej w PZ-ce standardowo o najmniejszym numerze ewidencyjnym, z najstarszej dostawy. Towar pochodzący z nowszej dostawy opuści magazyn dopiero, gdy nie będzie już towaru z poprzednich dostaw. Zasada Ostatnie weszło pierwsze wyszło jest odwrotnością zasady FIFO. W pierwszej kolejności wybrany będzie towar pochodzący z zapisanej w PZ-ce najmłodszej dostawy a w ostatniej kolejności towar pochodzący z najstarszej dostawy. Niezależnie od ustawień w opcji Kartoteki/Magazyny istnieje możliwość wyboru dostawy towaru podczas wystawiania dokumentu WZ lub dokumentu sprzedaży (pozycja Numer dostawy ). Jeśli, pominiemy to pole, i nie wybierzemy żadnej z dostawy, program zdejmie towar z magazynu według przyjętej wcześniej reguły. Aby wystawić dokument przyjęcia zewnętrznego PZ należy: 1. Uruchomić opcję Magazyn/ Przychody zewnętrzne PZ 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ]. 3. Uruchomi się okno: 5-24 Magazyn
Kod dokumentu przyjęcia Kontrahent z listy kontrahentów Podsumowanie wartości dokumentu Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie Przychód zewnętrzny zostanie omówiona w poniższej tabeli. Tabela 5 Nazwa Dostawca: Nazwa skrócona Powiązane dokumenty: Dokument WZ dostawcy Informacje w oknie Przychód zewnętrzny : Znaczenie Nazwa kontrahenta od którego przyjmowany jest towar. W pozycji Nazwa skrócona wybieramy dostawcę (przycisk ) lub, jeśli istnieje taka potrzeba, wprowadzamy nowego kontrahenta (przycisk [DODAJ] w kartotece kontrahentów). Po uruchomieniu listy kontrahentów należy wskazać właściwego kontrahenta i nacisnąć przycisk [WYBIERZ]. Uwaga Po wybraniu kontrahenta z listy program przeniesie wprowadzone do kartoteki informacje na dokument, tj.: numer NIP, kod kreskowy, ulicę, dom, lokal, kod, miasto. Program samodzielnie odszuka kontrahenta, jeśli wypełnimy jedno z pól: Nazwa skrócona, NIP, Kod kreskowy.jeśli wpisana nazwa będzie niepoprawna, program otworzy kartotekę kontrahentów. Numer dokumentu wydania, na podstawie którego dany towar został przyjęty do magazynu Magazym 5-25
Tabela 5 Nazwa Dokument: Kod dokumentu Numer Data wystawienia Sygnatura Informacje w oknie Przychód zewnętrzny (ciąg dalszy): Znaczenie Wyświetla domyślny kod dokumentu PZ. Jeżeli użytkownik zdefiniował inny kod dokumentu niż standardowy w opcji Słowniki/ Kody dokumentów/ Sprzedaż Magazyn będzie można go tu podać. W pozycji Kod dokumentu wybieramy z listy (przycisk ) odpowiedni kod dokumentu przyjęcia. Numeracja dokumentu uzależniona jest od wybranego kodu dokumentu, a format numeru wg skonstruowanego przez użytkownika dokumentu wydania. Zmiana standardowego kodu powoduje zmianę nazwy dokumentu oraz wygenerowanie nowego numeru wg odpowiedniej maski numeracji. Domyślny kod dokumentu ustawiamy w opcji Kartoteki/Magazyny. Kolejny numer dokumentu podpowiadany przez program. Użytkownik może go dowolnie zmieniać, pod warunkiem, że będzie unikalny. Nadany numer ma swoje odbicie w pozycji Maska, gdzie można sprawdzić wygląd numeru wprowadzanego dokumentu. Data wystawienia dokumentu, jest także datą przyjęcia towaru do magazynu Domyślnie bieżąca data. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z kalendarza (przycisk ). Dowolna sygnatura dokumentu. Użytkownik może przyjąć dla każdego dokumentu dowolną sygnaturę będzie to numeracja odrębna nie uzależniona od wybranego kodu i maski dokumentu. Sygnatura drukuje się na dokumentach. Istnieje możliwość wyszukiwania dokumentu po sygnaturze. Wyliczanie wartości dokumentu: Sposób liczenia Sposób naliczania podatku VAT. Zgodnie z podstawą prawną (Rozp. Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym. Dz.U. 1999.109.1245 z późn. zm.) mamy do wyboru trzy warianty obliczania podatku: a) od netto. Podatek obliczany jest od sumy kwoty netto na fakturze. b) od sumy. Kupujący może określić na fakturze kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze. c) od brutto. Jako cenę jednostkową wykazuje się cenę wraz z kwotą podatku (cenę brutto), a zamiast wartości sprzedaży netto wykazuje się wartość sprzedaży brutto. Pozycje dokumentu: Pozycje: Pozycje Uwagi: Uwagi Informacje o: towarze, recepturze lub po imporcie z zamówienia pobierane z kartoteki po naciśnięciu przycisku [DODAJ] i wybraniu odpowiedniej pozycji. Zawierają: nazwę towaru, przyjętą ilość, jednostkę miary wybranego towaru, typ, cenę, lokalizację, skrót wg dostawcy, nazwę wg dostawcy, stawkę VAT, termin przydatności, nazwę, PKWiU, wagę netto, wagę brutto, rozmiar. Procedura dodawania poszczególnych pozycji asortymentowych została omówiona w dalszej części niniejszej instrukcji. Dowolna informacja wpisana przez użytkownika. 5-26 Magazyn
Tabela 5 Nazwa Znaczniki: Znaczniki Załączniki Alarmy: Informacje w oknie Przychód zewnętrzny (ciąg dalszy): Znaczenie Do każdego dokumentu może być przypisany jeden lub kilka znaczników. Znaczniki dają możliwość księgowania wybranych dokumentów lub grupy dokumentów na dowolnie oznaczone konto. Można stworzyć wzorzec, który pomija znaczniki, wówczas księgowanie dokumentów o wybranym kodzie odbywa się na jedno ustalone w schemacie konto. Można też stworzyć wzorzec, w którym dokumenty posiadające znacznik lub wybrane znaczniki będą księgowane na specjalne konto. Można stworzyć schemat bez znaczników i schemat ze znacznikami. Eksportując dane magazynowe, program sprawdza schemat wzorca księgowania. Czy wg schematu księgowanie ma się odbyć na jedno wspólne konto, czy ma specjalne konta zgodne ze znacznikami.. Poprzez załączniki program umożliwia podpinanie dowolnych plików z bazy danych lub zamapowanych dysków sieciowych (utworzonych jako folder współdzielony) do dowolnie wybranych dokumentów. Aby stworzyć własny wirtualny dysk należy skorzystać z narzędzia dostępnego z poziomu administratora. Po uruchomieniu okna Wirtualny system plików w systemie administrator widoczne będą wirtualne przestrzenie dyskowe. Przy pierwszym uruchomieniu programu będzie tam jedynie dostęp do bazy danych aktualnej firmy. Nie można utworzyć innego udziału umieszczonego w bazie danych. Istnieje możliwość dodawania dowolnej ilości udziałów (dysków wirtualnych), na których pliki przechowywane są w folderach. Folderem współdzielnym może być każdy zamapowany dysk sieciowy. Aby przeglądać zawartość wirtualnych dysków należy wybrać z menu opcję Administracja/Eksplorator systemu plików. Program umożliwia dodawanie alarmów dla dokumentu. Można tu umieszczać wszelkie informacje do przekazania w trybie alarmowym. Alarm może być aktywny przez pewien okres czasu lub bez ograniczeń czasowych. Alarm pojawia się przy edycji dokumentu. W trakcie wprowadzania dokumentu tam, gdzie znajduje się przycisk lub, można uzupełnić lub zmienić wprowadzone informacje, np. Nazwa skrócona, Kod dokumentu. 4. Nacisnąć przycisk [DODAJ]. Wybrać pozycję: Artykuł Receptura Importuj pozycje z zamówienia. Jeśli użytkownik wybierze pozycję Dopisz artykuł, pojawi się okno: Magazym 5-27
Wybierz towar Wpisz ilość opakowań zbiorczych Cena zakupu jest wymagana jeśli nie zaznaczono opcji pozwalającej na zerowe ceny zakupu w parametrach firmy Tabela 6 Nazwa Informacje w oknie Pozycja dokumentu przyjęcia zewnętrznego towaru : Znaczenie Pozycja dokumentu przyjęcia zewnętrznego towaru: Identyfikator W pozycji Identyfikator wpisujemy ręcznie lub wybieramy z kartoteki towar. Program umożliwia wyszukanie towaru (klawisze ) po: Indeksie własnym/ indywidualnym kontrahenta Indeksie 2 Nazwie własnej Nazwie własne/ indywidualnej kontrahenta Kodzie kreskowym. Stan w magazynie/dostawie: W magazynie\ dostawie Rezerwacje Ilość artykułu: Opakowań zbiorczych Jednostka własna Cena zakupu Naciśnij, aby porównać ilości/ centy własne oraz kontrahenta Program udostępnia na bieżąco stan towaru w magazynie. Znajduje się tu również informacja o rezerwacji towaru. Wszystkie informacje podawane są w jednostkach własnych. Pole dotyczące opakowań zbiorczych jest aktywne dla towaru, który posiada zdefiniowane opakowania zbiorcze. Można podać ilość opakowań lub ilość jednostek w opakowaniu. Jeśli towar nie posiada opakowań zbiorczych podajemy ilość jednostek np. godzina, minuta, domyślnie program podpowiada jeden. Cena zakupu netto Po naciśnięciu przycisku mamy możliwość wyboru najniższej, średniej,najwyższej lub ostatniej ceny. Po naciśnięciu wybranej ceny program sprawdza w magazynie spośród dokumentów 5-28 Magazyn
Tabela 6 dalszy): Nazwa Cena zakupu netto Stawka VAT Cena zakupu brutto Informacje w oknie Pozycja dokumentu przyjęcia zewnętrznego towaru (ciąg Znaczenie PZ interesująca nas cenę i albo bierze tą najmniejszą, średnią, albo najwyższą. Cena zakupu jest wymagana jeśli nie zaznaczono opcji pozwalającej na zerowe ceny zakupu w parametrach firmy Procentowa wysokość stawki VAT wprowadzona przez naciśnięcie wybrana z listy słowników stawek VAT. Ceną zakupu brutto jest cena zakupu z podatkiem VAT. Informacje o przyjmowanym towarze: Termin przydatności Wpisujemy lub wybieramy z kalendarza (przycisk ) termin przydatności towaru. Istnieje możliwość automatycznego określania terminu ważności towaru wg pola z kartoteki towarów, które może zawierać stałą ilość dni trwałości towaru. Lokalizacja W pozycji Lokalizacja należy wybrać właściwą dla towaru lokalizację (przycisk, lub przycisk, jeśli wprowadzamy nową lokalizację do słownika). Program automatycznie wybierze lokalizację (miejsce przechowywania towaru), jeśli w kartotece towarów w nagłówku została określona domyślna lokalizacja. Program ostrzega o przekroczeniu stanów maksymalnych (kartoteka towaru, zakładka Zakupy i produkcja pozycja Ostrzeżenia o stanach magazynowych - więcej niż ), informuje o przepełnieniu magazynu, przepełnieniu lokalizacji. Numer seryjny Dowolna numeracja towaru. Wpisany numer seryjny, pojawia się na dokumentach sprzedaży po wybraniu towaru z tej dostawy. Jeśli nie wpiszemy numeru seryjnego nie pojawi się i nie będzie drukowany na dokumencie sprzedaży. Uwagi: Uwagi Dodatkowe uwagi dotyczące towaru. lub Jeśli użytkownik wybierze pozycję Dopisz recepturę pojawi się okno: Nazwa receptury Ilość produktów receptury Pozycje receptury Magazym 5-29