1 Warszawa 2009r.
SPIS TREŚCI 2 1. WPROWADZENIE 3 1.1. Instalacja systemu 3 1.1.1. Pierwsza instalacja 3 1.1.2. Instalacja wersji wielofirmowych 4 1.1.3. Instalacja nowej wersji 4 1.2. Dyskietka kluczowa i anulowanie instalacji 5 1.3. Główne menu programu FINKA-STW 5 1.4. Czynności wykonywane przed rozpoczęciem pracy 6 1.4.1. Nazwa firmy i inne parametry 6 1.4.2. Hasła uŝytkowników programu 7 1.4.3. Parametry drukarek 7 1.4.4. Uruchomienie współpracy z FK lub KPR 9 1.4.5. Tryb amortyzacji degresywnej 9 1.5. Korzystanie z klawiatury 9 1.6. Czynności techniczne wykonywane okresowo 10 1.6.1. Zapisywanie kopii na dyskietkach 10 1.6.2. Odtwarzanie danych z kopii 11 1.6.3. Sprawdzenie wewnętrzne 11 1.6.4. Zamknięcie okresu 12 2. PROWADZENIE EWIDENCJI 12 2.1. Wpisywanie środków trwałych do ewidencji 12 2.1.1. Informacje podstawowe 12 2.1.2. Informacje dodatkowe 13 2.1.3. OT - dowód przyjęcia środka trwałego 14 2.2. Wprowadzanie zmian do ewidencji 14 2.3. Czynności wykonywane co miesiąc 16 2.3.1. Wygenerowanie odpisów amortyzacyjnych 16 2.3.2. PK - zaksięgowanie operacji 16 3. ZESTAWIENIA 17 3.1. Zestawienia okresowe 17 3.1.1. Roczna ewidencja środków trwałych 17 3.1.2. Lista operacji dla poszczególnych środków 17 3.1.3. Lista środków umorzonych 17 3.1.4. Lista środków w trakcie umarzania 18 3.1.5. Plan amortyzacji 18 3.2. Eksport danych do arkusza EXCEL 18 3.2.1. Definiowanie schematu eksportu 18 3.2.2. Wykonanie transferu danych 19
1. WPROWADZENIE 3 System FINKA-STW UmoŜliwia on: jest łatwym w uŝyciu programem słuŝącym do prowadzenia ewidencji środków trwałych. Naliczanie amortyzacji metodą liniową lub degresywną; Zwiększanie lub zmniejszanie wartości środka trwałego; Wykonywanie przeszacowań i innych operacji; Automatyczne księgowanie operacji amortyzacji miesięcznej w systemach księgowych: FINKA-FK lub FINKA- KPR. Sporządzanie zestawień: - ewidencji rocznej - listy operacji dla środków trwałych - planu amortyzacji System zawiera tabelę klasyfikacji KŚT słuŝącą jako pomoc przy wpisywaniu środków do ewidencji. Rozpoczynając pracę z programem, wykonuje się kolejno: instalację programu na twardym dysku, ustawienie parametrów programu, następnie moŝemy juŝ wpisywać środki trwałe i generować odpisy amortyzacyjne. 1.1. Instalacja systemu 1.1.1. Pierwsza instalacja System FINKA-STW moŝna zainstalować na kaŝdym komputerze wyposaŝonym w system DOS lub WINDOWS. Na dysku musi być co najmniej 5 MB wolnego miejsca. Program współpracuje ze wszystkimi drukarkami. JeŜeli drukarka nie pracuje w trybie MS-DOS, to program korzysta z pomocniczej aplikacji FINKADRU, która jest instalowana razem z programem. NaleŜy włoŝyć płytę CD do stacji CD-ROM i nacisnąć przycisk instaluj. Wyświetli się tytułowy ekran instalacyjny FINKA, na którymsą umieszczone tytuły i opisy wszystkich systemów FINKA dla DOS. Programy znajdujące się na płycie instalacyjnej są podświetlone. Po wybraniu programu wyświetli się pomocnicze menu: parametry instalacji: zainstalować na dysku C:\<DYSK LOKALNY>.... kod znaków polskich Latin II. Mazovia wersja do obsługi jednej firmy. wersja do obsługi 3 firm NaleŜy wybrać: - dysk, na którym ma być zainstalowany program, przy czym wyświetlą się wszystkie dyski dostępne z danego komputera. - kod polskich liter według opisu, obecnie bardziej popularny jest kod LATIN II ( inaczej strona kodowa 852). - liczbę firm, przy czym wersja podstawowa programów jest dostępna dla jednej lub 3 firm. Na kaŝdej płycie instalacyjnej umieszczone są ponadto skrócone opisy wszystkich programów FINKA, które moŝna wydrukować.
WYWOŁANIE SYSTEMU: 4 Zainstalowany program wywołuje się za pomocą polecenia: ze skrótu na pulpicie: st.bat (Windows) lub z klawiatury: st (Dos) 1.1.2. Instalacja wersji wielofirmowych JeŜeli instalujemy wersje wielofirmowe z płyty CD, to odpowiednio do zakupionej wersji mamy dodatkowo do wyboru: wersja do obsługi 10 firm wersja do obsługi 50 firm wersja do obsługi 99 firm UWAGA: Jeśli na dysku była zainstalowana wersja dla jednej firmy, to po zainstalowaniu wersji wielofirmowej istniejąca firma zostanie automatycznie zapisana jako pierwsza. 1.1.3. Instalacja nowej wersji Jeśli system FINKA-STW jest juŝ zainstalowany na dysku, to polecenie INSTAL powoduje wpisanie aktualnej wersji systemu, bez zmiany danych prowadzonych w poprzedniej wersji. Program trzeba zainstalować na tym samym dysku i z takim samym rodzajem alfabetu polskiego (litera L, M w poleceniu INSTAL). W tym celu naleŝy: - wywołać poprzedni program i sprawdzić numer jego wersji w górnym rogu ekranu, np.: STW v.3.5-l oznacza kod Latin II w poleceniu INSTAL podać taki sam kod alfabetu polskiego (w tym przykładzie L ) - poprzez punkt właściwości dla ikony, z której wywołujemy program FINKA-STW, naleŝy sprawdzić, na którym dysku była poprzednia instalacja i wybrać ten sam dysk. UWAGA: Aktualizacje programów FINKA dostarczane na płycie CD zawierają kaŝdorazowo aktualny opis zmian pod przyciskiem OPIS. IINFORMACJE DODATKOWE: Katalogi dyskowe System FINKA-STW instaluje się na podanym dysku zawsze w katalogu \FINKA\STW. W przypadku wersji wielofirmowej dane znajdują się w katalogach \FINKA\STW\FIRMA1\, \FINKA\STW\FIRMA2\ itd. UWAGA: Jeśli w programie były juŝ wprowadzone dane, to procedura instalacji wprowadza tylko nowy program nie usuwając istniejących danych. Procedura instalacji wpisuje teŝ zbiór STW.BAT słuŝący do wywołania systemu. Zbiór ten jest umieszczany w katalogu głównym oraz w katalogu \FINKA\STW. Jeśli istniał juŝ zbiór o tej nazwie, zostanie on zachowany pod nazwą STW.ORG.
Liczba plików moŝliwych do otwarcia. 5 Jeśli po wywołaniu STW program zgłosi opis błędu (4) lub zbyt małą liczbę plików moŝliwych do otwarcia to do zbioru: \CONFIG.SYS (w systemie Windows95, Windows98) lub \WINDOWS (lub WINNT)\SYSTEM32\CONFIG.NT ( w systemie Windows2000, Windows XP) naleŝy wpisać polecenie: FILES=200 1.2. Dyskietka kluczowa i anulowanie instalacji Po pierwszym wywołaniu programu, lub po instalacji nowej wersji, poprosi on o włoŝenie dyskietki kluczowej Trzeba wówczas włoŝyć tę dyskietkę do stacji dyskietek i potwierdzić to klawiszem ENTER. Dyskietka zostanie zarejestrowana w komputerze i przy następnym wywołaniu program juŝ jej nie zaŝąda. INFORMACJE DODATKOWE: 1. Program moŝe zaŝądać dyskietki kluczowej po instalacji nowej wersji lub po przeinstalowaniu programu na tym samym dysku - powinien on wówczas przyjąć tę samą dyskietkę kluczową. 2. W razie konieczności przeniesienia programu na inny dysk lub sformatowania dysku - konieczne jest wywołanie punktu: Czynności techniczne Anulowanie instalacji programu Powoduje on przeniesienie znacznika waŝności na dyskietkę kluczową, której moŝna uŝyć do zainstalowania programu na nowym dysku. UWAGA: W razie nie wykonania anulowania instalacji przed przeniesieniem programu lub sformatowaniem dysku konieczna jest wymiana (bezpłatna) dyskietki kluczowej w siedzibie firmy TIK-SOFT. 1.3. Główne menu programu FINKA-STW Po wywołaniu systemu otrzymamy na ekranie główne menu systemu FINKA-STW: Prowadzenie ewidencji Zestawienia okresowe Zamknięcie okresu Czynności techniczne Prowadzenie ewidencji obejmuje: wprowadzanie danych; generowanie odpisów amortyzacyjnych; przeszacowanie wartości środka trwałego; zwiększenie i zmniejszenie wartości środka trwałego; skreślenie środka trwałego z ewidencji; zmianę parametrów amortyzacji; przeglądanie i modyfikację juŝ wprowadzonych danych.
Zestawienia okresowe pozwalają na: 6 sporządzanie rocznej ewidencji; wyświetlanie i drukowanie listy operacji dla poszczególnych środków; sporządzanie listy środków juŝ umorzonych/zlikwidowanych; sporządzanie listy środków niecałkowicie umarzania drukowanie i automatyczne wpisywanie polecenia księgowania, zawierającego miesięczne naliczenie amortyzacji; eksport danych do arkusza EXCEL. Zamknięcie okresu - wprowadza zakaz dokonywania zmian do podanej przez UŜytkownika daty zamknięcia ewidencji. Czynności techniczne - obejmuje funkcje dodatkowe: kopiowanie i odtwarzanie danych; wprowadzanie identyfikatorów haseł uŝytkowników; sprawdzenie wewnętrzne itp.. Ponadto moŝna w tym punkcie zdefiniować dodatkowe dane opisujące środek trwały: miejsce przechowywania / uŝytkowania środka trwałego wg listy miejsc zdefiniowanej w programie, kategoria środka trwałego - wg własnej listy uŝytkownika, niezaleŝnej od KŚT, numer inwentarzowy, który moŝe być poprzedzony symbolem kategorii lub nie. Po zainstalowaniu programu UŜytkownik zostanie poproszony o decyzję, które z dodatkowych cech chce wykorzystywać. Decyzję tę moŝe później zmienić. 1.4. Czynności wykonywane przed rozpoczęciem pracy Po zainstalowaniu systemu musimy go wywołać, a następnie sprawdzić i ewentualnie zmienić ustawienie parametrów. W przypadku instalacji systemu dla więcej niŝ jednej firmy parametry te ustawia się dla kaŝdej firmy oddzielnie. Ustawienie parametrów drukarek jest wspólne dla wszystkich firm. Ustawia się zarówno parametry techniczne (np. parametry drukarki), jak i parametry zmieniające sposób uŝytkowania systemu. Sposób ustawiania parametrów omawiamy poniŝej. 1.4.1. Nazwa firmy i inne parametry Po wywołaniu programu naleŝy wywołać punkt Czynności techniczne Nazwa firmy i inne parametry Nazwa firmy: FIRMA AAAA. Dzisiejsza data: 11/08/2005 Czy uzupełniać amortyzację za grudzień do wartości wynikającej z procentu rocznego (T/N) N.
7 W punkcie tym wpisujemy: - datę dzisiejszą, drukowaną na zestawieniach (domyślna jest data z zegara komputera), - nazwę firmy drukowaną na zestawieniach, - informację, czy wpisywać automatycznie zaokrąglenie do rocznej kwoty amortyzacji podzielonej na 12 miesięcy. UWAGA: Aby zapamiętać wpisane dane naleŝy przejść do końca formularza wciskając klawisz ENTER lub PageDown. Przed zapamiętaniem informacji wpisanych w dowolnym formularzu na ekranie program zapyta nas o zgodę. 1.4.2. Hasła uŝytkowników programu Po wybraniu punktu: Czynności techniczne Identyfikatory operatorów i hasła otrzymamy tabelę umoŝliwiającą wpisanie haseł: Inicjały Hasło Uprawniony do: Wprow. Wykon Zmian Imię danych zest. Haseł i nazwisko AB JACEK T T T ZK T N N + Dopisać nowego operatora W tym przykładzie operator AB, znający hasło JACEK, ma pełne uprawnienia, zaś operator ZK, dla którego nie podano hasła (i program nie będzie o nie pytał) jest uprawniony tylko do wprowadzania danych. 1.4.3. Parametry drukarek W programie FINKA-STW moŝna wpisać kilka definicji drukarek - zarówno w wersji sieciowej, jak i jednostanowiskowej. Procedurę określania parametrów drukarek wywołuje się samoczynnie po pierwszym wywołaniu programu albo później w punkcie: Redagowanie danych stałych Parametry drukarki Musimy najpierw wybrać, którą definicję chcemy wypełnić (od 1 do 4). Zamiast tego moŝna teŝ wybrać 5 drukarka domyślna Windows wówczas korzysta się z definicji wpisanej w Windows, w ikonie Mój komputer Drukarki. Po wybraniu numeru definicji 1-4 otrzymamy menu: Wybierz numer zestawu parametrów drukarki 1 HP 3300 2 3 4 5 Drukarka domyślna Windows Wybrano drukarkę: 1 HP 3300 Powrót Marginesy i inne parametry Wybór rodzaju drukarki Druk testowy
Musimy tu wywołać wybór rodzaju drukarki : 8 Rodzaj drukarki: 3 (1 mozaikowa (igłowa) 3 - laserowa lub atramentowa 4 - ręczne określenie parametrów) Definicja nr 1 (opis: HP 3300 ) Wybieramy tutaj najczęściej typ 3 lub 1; typ 4 bywa potrzebny przy nietypowych drukarkach. Typ 3 oznacza drukarki zgodne programowo z laserowymi, w tym drukarki atramentowe HP. Dla niektórych drukarek atramentowych trzeba wybierać typ 1. Punkt Marginesy i inne parametry umoŝliwia wpisanie szeregu parametrów: Definicja nr. 1 (opis: HP 3300 ) Liczba wierszy na stronie 57 Tryb drukowania ramek: 1 (1-ciągłe, 3-przerywane) Czy czekać na klawisz po wydrukowaniu strony (T/N) N Kod znaków polskich wbudowanych w drukarce: L (M-mazovia, L-latin-2, N-bez liter polskich) Tabulogramy kierować do zbioru LPT1. (LPT1, LPT2,... lub nazwa zbioru) NajbliŜsze zestawienie wznowić od strony 1 Dodawać górny margines 0 wierszy Lewy margines 0 znaków Zmiany poszczególnych pozycji potrzebne są tu w szczególnych przypadkach: Liczba wierszy na stronie - liczbę tę trzeba zmniejszyć, jeśli koniec tekstu jednej strony w zestawieniach przechodzi na następną stronę. Tryb drukowania ramek: 1 (1-ciągłe, 3-przerywane) - trzeba wybrać tryb 3 tylko jeśli ramki w trybie 1 drukowane są nieprawidłowo i nie moŝna przestawić parametrów w drukarce. Czy czekać na klawisz po wydrukowaniu strony (T/N) - wpisuje się T tylko jeśli występują problemy z podawaniem papieru. Kod znaków polskich wbudowanych w drukarce: (L-latin II, M-mazovia, N-bez liter polskich) - trzeba zmienić parametr tak, by prawidłowo były drukowane litery Ę,,Ą, itd. Jeśli drukarka nie ma wbudowanego alfabetu polskiego, trzeba wybrać N. Tabulogramy kierować do zbioru : (LPT1, LPT2,... lub nazwa zbioru) - moŝna tu wybrać port drukarki (na stałe) albo wpisać nazwę zbioru dyskowego (będzie to obowiązywać podczas jednego wywołania programu). NajbliŜsze zestawienie wznowić od strony: - punkt ten pozwala na wznowienie długiego zestawienia od zadanej strony. Po wpisaniu liczby w tym punkcie trzeba wywołać odpowiednie drukowanie w punkcie Zestawienia. Inne, późniejsze zestawienia będą drukowane znowu od strony 1. Dodawać górny margines 0 wierszy. Lewy margines 0 znaków - punkty te słuŝą do niewielkiego przesunięcia wydruków na stronach - zaleca się liczby od 0 do 4.
9 UWAGA. Po wybraniu rodzaju drukarki konieczne jest wydrukowanie druku testowego, uwaŝne sprawdzenie wydrukowanych krojów pisma (np. sprawdzenie, czy druk wąski jest drukowany węziej niŝ normalny itp.). W razie niezgodności naleŝy dostosować parametry według wskazówek drukowanych w tym druku testowym. W celu zmiany szerokości druku wąskiego naleŝy wybrać rodzaj drukarki: 4, a następnie wpisać wartość z wydruku testowego w pole: Faktyczna szerokość druku wąskiego. znaków/cal 1.4.4. Uruchomienie współpracy z FK lub KPR Po zainstalowaniu programu naleŝy teŝ wybrać punkt Czynności techniczne Parametry współpracy z programem FK lub KPR i wybrać: - rodzaj programu (FINKA-FK lub FINKA-KPR), - firmę i rok w programie współpracującym, przy czym dla wersji jednofirmowej wybieramy tylko numer roku, do którego będziemy zapisywać kwoty miesięcznej amortyzacji. Włączenie współpracy jest szczególnie waŝne przy współpracy z programem FINKA-FK, gdyŝ program środków trwałych FINKA-STW ma wówczas moŝliwość zapamiętania z planu kont odpowiednich kont dla operacji amortyzacji. 1.4.5. Tryb amortyzacji degresywnej Jeśli wpiszemy procent amortyzacji degresywnej, to program stosuje tę metodę w latach, w których amortyzacja degresywna przekracza liniową. Program ma przejść na amortyzację liniową: A w roku, w którym amortyzacja liniowa przekroczy degresywną, B w roku następnym Program standardowo stosuje metodę A. JeŜeli UŜytkownik Ŝyczy sobie inaczej, to moŝe podać w tym miejscu: Zastosować metodę B od roku:.. Wrócić do metody A od roku:... W przypadku zmniejszania wartości środka trwałego amortyzowanego degresywnie moŝna liczyć amortyzację od: wartości netto z początku roku minus zmniejszenie wartości N lub od nowe wartości netto T Ponadto moŝna w tym punkcie podać nr roku, od którego stosować przy częściowym umorzeniu jednorazowym liczenie amortyzacji degresywnej w 1-szym roku od wartości początkowej. 1.5. Korzystanie z klawiatury W systemie FINKA-STW staraliśmy się uprościć maksymalnie korzystanie z klawiatury. Są tylko dwa podstawowe klawisze słuŝące do realizacji funkcji systemu: - ENTER - oznacza wybranie funkcji, którą właśnie wskazujemy, lub (jeśli jesteśmy w trakcie "wypełniania pola" na ekranie) oznacza zakończenie wypełniania pola; - ESC (ang. escape - ucieczka) - oznacza wyjście z bieŝącej funkcji bez jej wykonania i powrót do poprzedniego poziomu. Przedstawiamy listę wszystkich klawiszy uŝywanych w systemie:
Klawisz Znaczenie przy wypełnianiu formularza Znaczenie podczas wyboru z menu ENTER Przyjęcie danego pola Wybranie pozycji ESC Wyjście bez akceptacji Wyjście danych Litera, cyfra Wpisanie znaku Wybór pierwszej pozycji zaczynającej się tą literą strzałki w lewo i w prawo Poruszanie się wewnątrz pola Poprzedni lub następny punkt Strzałki w dół lub w górę Przejście do następnego lub poprzedniego pola (takŝe gdy pole jest umieszczone Punkt następny lub poprzedni Pg Dn lub PgUp obok poprzedniego) Akceptacja całego formularza (zastępuje Enter do końca ekranu) 10 Następny lub poprzedni ekran Home kursor do początku pola Przejście do pierwszej pozycji End kursor do końca pola Przejście do ostatniej pozycji 1.6. Czynności techniczne wykonywane okresowo 1.6.1. Zapisywanie kopii na dyskietkach NaleŜy regularnie zapisywać kopie danych na dyskietkach w celu zapewnienia bezpieczeństwa przechowywania danych. Do kopiowania i odtwarzania danych zalecamy program FINKA-KOPIA, Jest to bezpłatny program dołączany wraz z opisem do wszystkich zakupionych programów FINKA i ich aktualizacji. Program FINKA-KOPIA tworzy plik z kopią danych w dowolnym, wskazanym przez uŝytkownika miejscu na dysku. Plik ten moŝna nagrać na dyskietkę lub za pomocą programu nagrywającego na płytę CD. KaŜdy program FINKA ma równieŝ punkt menu, najczęściej w Czynnościach technicznych pozwalający na wykonanie kopii na dyskietkach lub odtworzenie danych z takiej kopii z poziomu programu. Kopie danych przechowuje się w dwóch egzemplarzach na zestawach dyskietek oznaczonych:... Kopia A cz.1... Kopia A cz.2...... Kopia B cz.1... Kopia B cz.2 Oznaczenia, którymi naleŝy opisać dyskietki, są wyświetlane na bieŝąco przez program FINKA-STW. W wersji wielofirmowej systemu przechowuje się oddzielne zestawy dyskietek dla kaŝdej z obsługiwanych firm. Dane na dyskietkach zapisuje się w postaci spakowanej i w wielu przypadkach dane mieszczą się na jednej dyskietce. Przy większej ilości danych liczba dyskietek moŝe wzrastać w ciągu roku. Program sprawdza poprawność włoŝonej dyskietki - np. jeśli dziś wykonaliśmy kopię A, to jutro powinniśmy zapisać kopię B, zaś pojutrze - znowu A. Jeśli włoŝymy niewłaściwą dyskietkę (np. dyskietkę zawierającą dane innej firmy), to program odmówi wykonania kopii. Po wybraniu z głównego menu punktu: Czynności techniczne Zapisanie kopii zabezpieczającej MoŜemy zmienić zarówno oznaczenie zestawu dyskietek (kopia A lub B), jak i oznaczenie stacji dyskietek (najczęściej - stacja A). Zapisać kopię na zestaw dyskietek KOPIA B w kieszeni A
Wybieramy tu punkty: Proszę o dyskietkę FINKA-STW 2004 - kopia B cz. 1 do kieszeni A WłoŜyłem dyskietkę WłoŜyłem nową dyskietkę do sformatowania WłoŜyłem dyskietkę - jeśli mamy czystą sformatowaną dyskietkę, albo jeśli na dyskietce "kopia B cz.1" była juŝ kiedyś wykonywana kopia i włoŝyliśmy tę dyskietkę do kieszeni. 11 WłoŜyłem nową dyskietkę do sformatowania jeśli chcemy oczyścić poprzednią zawartość danej dyskietki. Następnie: - Jeśli wybrano "WłoŜyłem dyskietkę do sformatowania", to wywoływany jest standardowy program FORMAT i musimy odpowiedzieć na jego komunikaty wciskając klawisz ENTER, a po sformatowaniu dyskietki - klawisz litery N; - Program oblicza liczbę potrzebnych dyskietek, zapisuje kopię danych i w razie potrzeby prosi o następne dyskietki. 1.6.2. Odtwarzanie danych z kopii Jest to czynność, którą podejmuje się w sytuacjach awaryjnych lub przy przenoszeniu systemu wraz z danymi na inny komputer. Jako czynność awaryjną naleŝy ją traktować jako ostateczność, gdyŝ powoduje utratę danych wpisanych po ostatnim wykonaniu kopii. Dane najwygodniej jest odtwarzać z kopii wykonanej wcześniej opisanym programem FINKA-KOPIA. JeŜeli kopia została wykonana na dyskietki bezpośrednio z programu FINKA-STW to po wywołaniu punktu: Czynności techniczne Awaryjne odtwarzanie danych z kopii program wyświetli prośbę o włoŝenie dyskietki, np.: Proszę o dyskietkę FINKA-STW - kopia B cz. 1 do kieszeni A UWAGA: Program nie ma informacji, na ilu dyskietkach mieściła się kopia. Dlatego po przeczytaniu tej dyskietki program poprosi o dyskietkę CZ.2. Jeśli kopia mieściła się na jednej dyskietce, to zamiast wkładania dyskietki trzeba wybrać odpowiedź: Koniec - były juŝ wszystkie dyskietki : Proszę o dyskietkę FINKA-STW - kopia B cz. 2 do kieszeni A WłoŜyłem dyskietkę Przerwać pracę Koniec - były juŝ wszystkie dyskietki 1.6.3. Sprawdzenie wewnętrzne Sprawdzenie wewnętrzne wywoływane w punkcie Czynności techniczne Sprawdzenie wewnętrzne zaleca się wykonywać jako pierwszą czynność słuŝącą do "naprawy" działania programu w razie zgłoszenia przez niego błędu lub jakichkolwiek wątpliwości. Procedura ta polega na: - odtworzeniu wewnętrznych indeksów baz danych uŝywanych w programie; - ponownym zliczeniu amortyzacji i umorzenia na podstawie zapisów amortyzacyjnych; - zasygnalizowaniu sytuacji, które były błędne ( np. inne kwoty wyliczeń miesięcznej amortyzacji); - zasygnalizowaniu sytuacji, które nie są błędami, jednak będą wymagały interwencji. Sprawdzenie wewnętrzne zaleca się wykonywać takŝe okresowo np. raz na miesiąc.
12 UWAGA:. Odtwarzanie indeksów baz danych (stanowiące teŝ część sprawdzenia wewnętrznego) następuje równieŝ samoczynnie po wywołaniu programu, jeśli program zakończył się nieprawidłowo (np. przez wyłączenie komputera w czasie pracy programu). 1.6.4. Zamknięcie okresu Czynność zamknięcia okresu polega na podaniu (i następnie potwierdzeniu) daty, do której ewidencja jest zamknięta. Nie będzie moŝna juŝ wprowadzać ani zmieniać operacji z wcześniejszymi datami. Jeśli ewidencja nie jest zamknięta, to moŝna drukować zestawienia, jednak na wydruku będzie kaŝdorazowo umieszczana stosowna adnotacja. 2. PROWADZENIE EWIDENCJI 2.1. Wpisywanie środków trwałych do ewidencji Ewidencję za pomocą programu prowadzi się od pewnej daty (przyjmijmy np. 01/01/2004). Środki ewidencjonowane wcześniej np. w ewidencji ręcznej - wpisuje się wówczas przez wywołanie punktu: Wprowadzanie środków ewidencjonowanych wcześniej (B.O.) Środki wprowadzane do ewidencji z datą późniejszą przyjmujemy jako nabywane i wprowadzamy je przez wywołanie punktu: Wprowadzanie środków do ewidencji (nabycie) 2.1.1. Informacje podstawowe W obu przypadkach podaje się: nazwę środka; KRŚT - podanie niepełnego symbolu powoduje wyświetlenie pomocniczej listy symboli; datę nabycia; datę przekazania do uŝytkowania - domyślnie jak data nabycia; wartość początkową - przy wpisywaniu B.O. moŝna tu wpisywać wartość z dnia nabycia; przy wpisywaniu B.O. ponadto wpisuje się zaktualizowaną wartość i umorzenie na dzień wpisywania B.O.; procent amortyzacji rocznej (liniowej) - procent jest pobierany z tabeli klasyfikacji środków trwałych i wyświetlany, moŝe być jednak zmieniony przez UŜytkownika; procent amortyzacji degresywnej - jeśli nie wpiszemy tej wartości, to program zastosuje amortyzację liniową; datę, od której środek ma być amortyzowany - przy nabyciu zwykle od następnego miesiąca, przy B.O. - od dnia B.O.; amortyzację jednorazową w chwili nabycia - jeśli ma zastosowanie; wartość amortyzowaną - wpisuje się tylko wtedy, gdy amortyzację części wartości uznaje się za koszty (np. dla samochodów osobowych); limit amortyzacji - wpisuje się tylko wtedy, gdy część kwoty amortyzacji uznaje się za koszty. (Dotyczy to środków nabytych przed rokiem 1995 i limitów amortyzacji na lata 1995-1997); uwagi dotyczące ustalenia wartości i inne; Konta księgowe operacji nabycia i późniejszej amortyzacji - tylko jeśli włączono współpracę z programem FINKA-FK. Konta moŝna podawać indywidualnie dla poszczególnych środków.
2.1.2. Informacje dodatkowe 13 a) Amortyzacja degresywna W szczególnym przypadku jeŝeli: wybraliśmy amortyzację degresywną (tj. wpisano procent amortyzacji liniowej oraz degresywnej), w zapisie zakupu środka wpisano częściowe umorzenie jednorazowe, w roku zakupu nie ma innych umorzeń (tj. w punkcie "amortyzować od" wpisano datę ze stycznia następnego roku) Program liczy amortyzację degresywną w pierwszym roku od wartości zakupu (bez odjęcia umorzenia jednorazowego), zaś w następnych latach jak dotychczas - od wartości netto z początku roku. W związku z tym w punkcie: Czynności techniczne Tryb amortyzacji degresywnej jest parametr wskazujący, od którego roku stosować opisany tryb. Domyślnie włącza się on od następnego roku po dacie ostatnich zapisów z poprzedniej wersji programu. b) Miejsce przechowywania / uŝytkowania MoŜna je mienić podczas modyfikacji danych. Miejsce przechowywania wybiera się z listy, na którą UŜytkownik moŝe jednocześnie wpisać nową pozycję. Do redagowania listy miejsc słuŝy punkt: Czynności techniczne Redagowanie listy miejsc przechowywania środków UWAGA: Jeśli zmienimy opis miejsca w tym punkcie, to zmieni się on samoczynnie dla wszystkich środków, których dotyczy. Miejsce przechowywania drukuje się w zestawieniach: Ewidencja Lista operacji Na liście operacji moŝna zadać pytania: - o środki przechowywane w danym miejscu lub w danym zakresie miejsc - wówczas uzyskamy listę z podsumowaniami dla kaŝdego z miejsc; - o sumy operacji z podziałem według miejsc przechowywania. c) Kategoria własna (niezaleŝna od klasyfikacji KŚT) Kategorię wybiera się z listy, na którą UŜytkownik moŝe jednocześnie wpisać nową pozycję. Do redagowania kategorii słuŝy punkt: Czynności techniczne Redagowanie listy kategorii środków. UWAGI: 1.Jeśli zmienimy kod lub opis kategorii w tym punkcie, to zmieni się on samoczynnie dla wszystkich środków, których dotyczy. 2.Jeśli w punkcie "Tryb wpisywania numerów inwentarzowych" Ŝyczyliśmy sobie, by numer był poprzedzony kategorią, program ujmie ją automatycznie. Kategorie ujmuje się na zestawieniach analogicznie jak opisane wyŝej miejsce przechowywania. Podobnie teŝ moŝna wyszukiwać środki według kategorii w zestawieniu: Lista operacji.
14 d) Numer inwentarzowy - nie zaleŝy od numeru kolejnego w ewidencji, nadawanego samoczynnie. Jeśli w punkcie "Tryb wpisywania numerów inwentarzowych" Ŝyczyliśmy sobie automatycznej numeracji, to po wybraniu kategorii program zaproponuje kolejny numer w jej ramach. UŜytkownik moŝe zmienić ten numer na inny, takŝe literowo-cyfrowy. Numer inwentarzowy drukuje się w zestawieniach: Ewidencja Lista operacji 2.1.3. OT - dowód przyjęcia środka trwałego Dokument ten drukuje się na Ŝyczenie UŜytkownika: a) bezpośrednio po wprowadzeniu nowego środka w punkcie Prowadzenie ewidencji Wprowadzanie środków (nabycie) b) lub po wejściu do modyfikacji jego danych, w punkcie Prowadzenie ewidencji Przeglądanie, wprowadzanie i zmiany W tym ostatnim punkcie drukowanie moŝe nastąpić na Ŝyczenie uŝytkownika, po wejściu do pozycji Nabycia środka i wybraniu: Zapamiętać i drukować dokument OT Drukowany automatycznie dokument zawiera dane środka trwałego: - nazwę - grupę KŚT - lokalizację - numer inwentarzowy - oraz inne waŝne informacje, w tym metodę amortyzacji. UŜytkownik moŝe m.in.: - wybrać tryb numeracji dokumentu (wg numerów w ewidencji, wg numerów inwentarzowych lub inny) - wydrukować klauzulę o przyjęciu odpowiedzialności za środek lub z niej zrezygnować Jeśli ponownie drukujemy dokument, który dla danego środka był juŝ sporządzany, to program pamięta m.in. numer dokumentu i nazwisko osoby podpisującej. 2.2. Wprowadzanie zmian do ewidencji Po wprowadzeniu środków trwałych do ewidencji moŝemy generować co miesiąc amortyzację oraz przeglądać wpisane dane i wprowadzać stosowne zmiany. W celu przejrzenia listy wpisanych środków trwałych oraz zapisów amortyzacji naleŝy wywołać punkt: Prowadzenie ewidencji Przeglądanie oraz wprowadzanie zmian w ewidencji MoŜemy wówczas sporządzić listę środków trwałych według następujących kryteriów: Wyświetlić listę środków trwałych: w kolejności:. (A w kolejności wprowadzenia, K według KRŚT, N według nazwy) Zacząć od numeru (kategorii, początku nazwy):. Na otrzymanej liście środków trwałych mamy dla kaŝdego środka aktualną jego wartość i umorzenie. Dla wybranego środka moŝemy wyświetlić jego operacje oraz dopisać nowe.
15 Nowe operacje dotyczące istniejących środków moŝemy teŝ dopisywać bezpośrednio z punktu: Prowadzenie ewidencji Dla kaŝdego środka trwałego moŝemy wpisać operacje powodujące zmianę jego wartości początkowej, umorzenia itp. SłuŜą do tego operacje: przeszacowanie wartości (aktualizacja wyceny) zwiększenie wartości zmniejszenie wartości skreślenie z ewidencji zmiana parametrów amortyzacji Po wybraniu środka trwałego otrzymujemy na ekranie informacje opisujące środek: - nazwa, - numer KRŚT, - data nabycia i przekazania do uŝytkowania, - dotychczasowa wartość początkowa i umorzenie. Następnie moŝemy wprowadzić informacje związane z wybraną operacją: Dla przeszacowania wartości: - datę przeszacowania; - współczynnik przeszacowania, przez który zostanie pomnoŝona dotychczasowa wartość oraz umorzenie; - procent amortyzacji rocznej i ewentualnie degresywnej, domyślnie taki sam jak poprzednio. MoŜemy tu wpisać np. stawkę amortyzacji zmienioną od danej daty; - wartość amortyzowaną, domyślnie taka sama jak poprzednio; - limit amortyzacji; - uwagi dotyczące przeszacowania, opis zawierający np. sposób wyznaczenia współczynnika przeszacowania. Dla zwiększenia i zmniejszenia wartości: - datę zmiany; - kwotę zmiany wartości; - procent amortyzacji rocznej, ew. degresywnej; - wartość amortyzowaną dla samochodu osobowego i jej limit stanowiący koszty; - uwagi dotyczące zmiany wartości. Dla skreślenia z ewidencji: - datę skreślenia środka trwałego z ewidencji; - uwagi dotyczące skreślenia. Dla zmiany parametrów amortyzacji: - datę zmiany; - nowy procent amortyzacji rocznej, ew. degresywnej; - aktualną wartość amortyzowaną dla samochodu osobowego i jej limit stanowiący koszty; - uwagi dotyczące zmiany parametrów amortyzacji. Po wprowadzaniu dowolnych zmian naleŝy ponownie wygenerować odpisy amortyzacyjne za okres objęty zmianami.
2.3. Czynności wykonywane co miesiąc 16 2.3.1. Wygenerowanie odpisów amortyzacyjnych Po wpisaniu zmian w ewidencji dokonanych w danym miesiącu (przeszacowania, nabycie, skreślenia) naleŝy wywołać punkt: Prowadzenie ewidencji Wygenerowanie odpisów amortyzacyjnych który zapyta o numer miesiąca i roku i spowoduje wygenerowanie odpisów dla wszystkich środków, dla których podano procent amortyzacji i nie skreślono ich z ewidencji. Jeśli po tej operacji wprowadzimy jeszcze zmiany wpływające na wartość amortyzacji w danym miesiącu, naleŝy ponownie wywołać: Wygenerowanie odpisów amortyzacyjnych Odpisy moŝna teŝ wygenerować indywidualnie dla kaŝdego środka w punkcie: Przeglądanie i zmiany w ewidencji W tym punkcie wybiera się środek, dla którego chcemy zmienić lub dopisać operację. Pozwala on m. in. na wpisanie kwoty amortyzacji jednorazowej, innej niŝ obliczona według aktualnej stawki. 2.3.2. PK - zaksięgowanie operacji Po wpisaniu operacji za dany miesiąc naleŝy wywołać punkt: Zestawienia okresowe Polecenie księgowania i wyświetlić lub wydrukować polecenie księgowania za dany miesiąc, zawierające zestawienie operacji. Następnie otrzymamy pytanie: Czy zaksięgować operacje za miesiąc? i w razie odpowiedzi pozytywnej program wpisze: do programu FINKA-FK - dokument niezatwierdzony PK (będzie pytanie o numer PK, program proponuje domyślnie kolejny), zawierający księgowania amortyzacji i innych operacji, jeśli były dokonane w tym miesiącu; do programu FINKA-KPR - tylko zapis amortyzacji w miesiącu w kolumnie "pozostałych wydatków". Księgowanie amortyzacji nie zostanie wpisane do programu księgowego, jeŝeli dotyczy okresu wcześniejszego niŝ data zatwierdzenia. UWAGA: Jeśli włączona jest współpraca z programem FK, to przy kaŝdej operacji (nabycie lub B.O., przeszacowanie lub skreślenie) program pyta o typowe konta księgowe. Jeśli dla któregoś środka nie podano niektórych kont, to w PK nie zostaną uwzględnione odpowiadające im sumy.
3. ZESTAWIENIA 17 3.1. Zestawienia okresowe Na podstawie informacji dotyczących środków trwałych moŝna sporządzać w programie FINKA-STW następujace zestawienia: Ewidencja roczna, Lista operacji dla poszczególnycvh środków, Lista środków umorzonych, Lista środków w trakcie umarzania Plan amortyzacji, Polecenie księgowania. Ponadto roczną ewidencję amortyzacji dla wybranych środków trwalych moŝna wyeksportować do programu EXCEL i sporządzać na tej podstawie dodatkowe analizy. 3.1.1. Roczna ewidencja środków trwałych Zestawienie to drukuje się zwykle po wprowadzeniu przeszacowań na dany rok. MoŜna teŝ wydrukować je ponownie w razie wprowadzenia danych zmieniających treść ewidencji, np. nabycia lub skreślenia środków. Zestawienie zawiera wszystkie elementy wymagane w ewidencji, m. in.: nazwy środków trwałych, symbole KRŚT, wartości, umorzenia dotychczasowe oraz zaktualizowane, przewidywane wartości amortyzacji rocznej i miesięcznej. Dodatkowo moŝna sporządzić zestawienie dla środków trwałych wybranych według numeru w ewidencji. 3.1.2. Lista operacji dla poszczególnych środków Zestawienie to stanowi najpełniejszy przegląd wykonanych operacji dla wszystkich środków trwałych. Zawiera informacje o: - operacjach nabycia środków, - zmianach wartości środków, - skreśleniach z ewidencji, - wygenerowanych odpisach amortyzacyjnych. Zestawienie moŝna wykonać według następujących kryteriów: - wybrać środki według numeru w ewidencji lub wszystkie, - wybrać środki od...do wybranego numeru według tabeli KRŚT, - uwzględnić pozycje skreślone z ewidencji. Dodatkowo moŝna uzyskać podsumowanie operacji: - za dowolny okres: od jednego miesiąca do całego okresu prowadzenia ewidencji; - według pierwszej cyfry KRŚT; - według 3-cyfrowego numeru KRŚT; - sumy ogółem lub tylko stan końcowy. 3.1.3. Lista środków umorzonych JeŜeli istnieje potrzeba przeanalizowania wartości umorzonych, moŝna sporządzić zestawienia szczegółowe z podziałem na środki: - A całkowicie umorzone, - B umorzone całkowicie jednorazowo, - C skreślone, - D wszystkie powyŝsze.
18 Zestawienie moŝe obejmować dowolny okres: od jednego miesiąca do całego okresu prowadzenia ewidencji. 3.1.4. Lista środków w trakcie umarzania W celu sporządzenia listy środków trwałych będących w tracie umarzania naleŝy jedynie podać okres jaki nas interesuje np. do 06.2009. Program uwzględni wszystkie środki trwałe, których umarzanie nie zostało zakończone w podanym okresie. Zestawienie to jest uzupełnieniem listy środków całkowicie zamortyzowanych i/lub zlikwidowanych. Zawiera ono: - numer środka trwałego w ewidencji - numer KŚT - nazwę - datę nabycia - wartość początkową (z uwzględnieniem zwiększenia / zmniejszenia wartości) - umorzenie dotychczasowe - wartość netto (pozostałą do umorzenia) 3.1.5. Plan amortyzacji Jest to zestawienie wieloletnie i moŝna je sporządzać: - dla wybranego zakresu lat: od do MoŜna podać bardzo odległy numer roku...do i wtedy plan zostanie sporządzony do końca amortyzacji wybranego środka lub wybranych środków - dla jednego środka (zalecane), - dla kilku środków trwałych podając zakres numerów według kolejności wprowadzania (lp. od.do.), - lub dla wszystkich środków trwałych za wskazany okres. 3.2. Eksport danych do arkusza EXCEL 3.2.1. Definiowanie schematu eksportu Procedura eksportu danych moŝe słuŝyć do automatycznego wypełniania arkuszy kalkulacyjnych danymi z programu FINKA-STW. Arkusze takie mogą słuŝyć m. in. do: sporządzania zestawienia ewidencji rocznej środków trwałych, generowania wykresów. Eksport danych przebiega w dwóch etapach: transfer danych Obiekt Procedura realizująca Parametry Dane dotyczące amortyzacji Zbiór pośredni DBF Program FINKA-STW Wpisane w p. punkt Zestawienia - Redagować - Eksport danych schemat eksportu specjalnym Arkusz docelowy Program EXCEL Wpisane w Arkuszu Import
19 W programie EXCEL naleŝy utworzyć pusty arkusz o dowolnej nazwie np. ST_DANE.XLS, a następnie go zamknąć. W programie FINKA-STW naleŝy: Wybrać punkt: Zestawienia Eksport danych do arkusza EXCEL Określić nazwę pomocniczego zbioru (DBF), do którego będą zapisane dane (np. ST_EXCEL.DBF) w katalogu docelowym np. \FINKA\STW\. Podać nazwę pustego arkusza (XLS), utworzonego wcześniej (np. ST_DANE.XLS). Podać numer roku oraz zakres numerów ewidencji, które mają być przeniesione do arkusza. 3.2.2. Wykonanie transferu danych W programie FINKA-STW naleŝy wybrać punkt: Zestawienia Eksport danych do arkusza EXCEL i wykonać zapisanie danych w postaci zbioru pośredniego. Nazwa tego zbioru wpisana jest w schemacie eksportu. W programie EXCEL: otworzyć arkusz IMPORT istniejący w katalogu FINKA\STW, (jeśli jest juŝ otwarty arkusz docelowy, trzeba go zamknąć), wybrać kolumnę z parametrami, według których program EXCEL ma dokonać importu. Kolumnę tę uaktywniamy przez wpisanie nad nią znaku * (gwiazdka). Czynność ta jest opisana czytelnie w arkuszu IMPORT i sprawdzić poprawność wpisanych w tej kolumnie danych: tzn. nazw zbiorów i katalogów. wywołać punkt Narzędzia w programie EXCEL i podpunkt (makro) Import z FK. Program EXCEL otworzy wówczas arkusz docelowy i wpisze dane. Po tej operacji mamy równocześnie otwarte 2 arkusze: arkusz IMPORT i arkusz docelowy (na ekranie).