Zapytanie ofertowe nr 1/P/2013

Mazowiecka Izba Rzemiosła i Przedsiębiorczości ul. Smocza 27 01-048 Warszawa Tel.: 22 838 32 17 Faks: 22 838 35 53 www.mirip.org.pl e-mail: kwalifikacje@mirip.org.pl Warszawa, dnia 31.01.2013 r. Zapytanie ofertowe nr 1/P/2013 Mazowiecka Izba Rzemiosła i Przedsiębiorczości zaprasza do składania ofert na usługę cateringową na potrzeby kursów organizowanych w miejscowości Ciemne (woj. mazowieckie) z zakresu Metody aktywizujące w nauczaniu przedmiotów informatycznotechnicznych i Komunikacja interpersonalna z trudnym uczniem, polegającej na przygotowaniu, dostarczeniu do wskazanej sali wraz z rozłożeniem na stołach poczęstunku dla grupy liczącej 10-12 Uczestników Projektu Podniesienie kwalifikacji nauczycieli przedmiotów zawodowych oraz IPNZ Mazowsza współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działanie 9.4 Wysoko wykwalifikowane kadry systemu oświaty realizowanego na podstawie umowy. Kursy odbędą się w okresie: luty 2013 r. czerwiec 2013r. Jedna grupa szkoleniowa będzie liczyć 10-12 osób. Przewiduje się zorganizowanie ok. 19 spotkań (dokładny termin zostanie podany do 3 dni przed rozpoczęciem kursu). I Tryb udzielenia zamówienia: Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego w toku realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu 1

Społecznego, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 tys. euro zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. II Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest: 1. Usługa cateringowa* na potrzeby szkoleń składająca się z: przerwy kawowej: kawy, herbaty, wody, soku, ciastek, owoców (2 przerwy kawowe) obiadu: zupa, drugie danie, zimne i ciepłe napoje, deser (1 przerwa obiadowa) Zamawiający na 3 dni przed rozpoczęciem kursu poinformuje Wykonawcę, czy istnieją osoby posiadające specjalne wymogi żywieniowe (np. dieta bezglutenowa, dieta wegetariańska, itp.). * dotyczy dwóch kursów Metody aktywizujące w nauczaniu przedmiotów informatyczno-technicznych oraz Kursu komunikacji interpersonalnej z trudnym uczniem 2. Przygotowanie i dostarczenie posiłków do wskazanego miejsca. 3. Dostarczenie do wskazanego miejsca własnych naczyń, sztućców i wszystkich pozostałych elementów wymaganych do prawidłowej realizacji usługi cateringu. 4. Przygotowanie i rozłożenie cateringu przed rozpoczęciem szkolenia, a także zebranie go po zakończeniu szkolenia, jak również uprzątnięcia każdorazowo pomieszczenia po zakończeniu szkolenia. W ramach zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do: świadczenia usług cateringowych wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. nr 171 poz. 1125 ze zm.). Uwaga: Zamawiający oczekuje, że Wykonawcy zapoznają się dokładnie z treścią dokumentu. 2

Złożenie oferty będzie uważane za akceptację zasad prowadzenia postępowania opisanego w niniejszym dokumencie. III Forma współpracy: Pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą będzie zawarta umowa cywilnoprawna. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za faktycznie przygotowane i wydane posiłki. Warunkiem otrzymania wynagrodzenia przez Wykonawcę będą poprawnie wystawione faktury VAT. IV Nazwa i kod określone we Wspólnym Słowniku Zamówień: 39.22.20.00-4 Artykuły cateringowe 55.32.10.00-6 Usługi przygotowywania posiłków 55.52.00.00-1 Usługi dostarczania posiłków 55.32.00.00-9 Usługi podawania posiłków V Termin wykonania zamówienia: Zamówienie realizowane będzie w okresie od lutego 2013 r. do czerwca 2013 r. zgodnie z harmonogramem przedstawionym przez Zamawiającego. Planowane są w tym okresie szkolenia: 1) Metody aktywizujące w nauczaniu przedmiotów informatyczno-technicznych: 1 grupa x ok.10-12 osób x ok. 12 spotkań (w przypadku mniejszej ilości godzin szkoleniowych dziennie usługa będzie dotyczyła zapewnienia 1 przerwy kawowej i jedno ciepłe danie przy większej ilości spotkań). 2) Komunikacja interpersonalna z trudnym uczniem: 1 grupa x ok.10-12 osób x ok. 7 spotkań (w przypadku mniejszej ilości godzin szkoleniowych dziennie usługa będzie dotyczyła zapewnienia 1 przerwy kawowej i jedno ciepłe danie przy większej ilości spotkań). 3

VI Opis warunków udziału w postępowaniu: 1. W toku postępowania niniejszego zapytania ofertowego zostanie wyłoniony jeden Wykonawca. 2. Wykonawca powinien: a) znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, co potwierdza oświadczeniem (w zał. nr 2), b) posiada uprawnienia niezbędne do wykonywania czynności będących przedmiotem oferty, c) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie potrzebne do wykonania zamówienia. VII Kryteria oceny ofert: 1. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonana zostanie na podstawie: 1.1 Stosownego wpisu w dokumencie rejestrowym potwierdzającym możliwość świadczenia usług gastronomicznych. 1.2 Spełniania wymagań sanitarnych koniecznych do zapewnienia higieny przy prowadzeniu działalności gastronomicznej pozwolenie Sanepidu. 1.3 Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się kryterium: - Cena - 80%, - Różnorodność menu - 20%. Dokumenty na podstawie, których zostanie dokonana ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1.1 Formularz ofertowy. 1.2 Oświadczenie Wykonawcy. 1.3 Propozycja menu. 4

1.4 Aktualny odpis z właściwego rejestru potwierdzający możliwość świadczenia usług gastronomicznych. 1.5 Pozwolenie Sanepidu na prowadzenie działalności gastronomicznej lub stosowne oświadczenie Wykonawcy w tym zakresie. Dokumenty powinny zostać złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. VIII Kryteria wyboru: 1. Zamawiający wybierze propozycję o najniższej cenie i najbardziej różnorodnym menu przy zachowaniu postawionych w zapytaniu wymagań. 2. Z Wykonawcą, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę zostanie zawarta umowa. 3. Cena podana przez Wykonawcę za świadczoną usługę jest obowiązująca na czas ważności umowy i nie będzie podlegała waloryzacji w okresie jej trwania. Zamawiający dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o następujące kryteria: A) Kryterium cena cena najniższa spośród oferowanych 80 punktów, cena najwyższa 0 punktów. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie niższą ilość punktów. Podstawa wyliczenia proporcji jest następująca: Cena najniższej złożonej oferty Punkty za cenę =. x 80 pkt Cena oferty badanej B) Kryterium różnorodność menu 5

menu najbardziej różnorodne wśród oferowanych 20 punktów, menu średnio różnorodne 10 punktów, menu najmniej różnorodne 0 punktów. W przypadku przekroczenia budżetu szkolenia zastrzegamy możliwość negocjacji ceny. Jeśli wybrany Wykonawca nie dokona zmiany ceny, negocjacje rozpoczną się z kolejnym Wykonawcą, który uzyskał najwyższą liczbę punktów. Oferta cateringowa powinna zawierać propozycje zróżnicowanego menu obiadowego oraz poczęstunku podczas serwisów kawowych. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: 4.1 zmian rozpoczęcia realizacji zamówienia jeżeli występują przyczyny od niego niezależne, nie znane w chwili publikowania zapytania ofertowego, 4.2 nie wyłonienia żadnego z oferentów bez podawania uzasadnienia. IX Termin składania ofert: Termin złożenia oferty do dnia: 14 lutego 2013r. do godziny 16:00. X Opis sposobu przygotowania ofert: 1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim na załączonym formularzu wraz z załącznikami wymienionymi w pkt. 6 formularza ofertowego i złożyć osobiście lub za pośrednictwem poczty w biurze projektu lub przesłać na adres kwalifikacje@mirip.org.pl z dopiskiem Oferta usługa cateringowa Ciemne - Podniesienie, oryginały powinny być dostarczone niezwłocznie do Biura Projektu. Adres biura: Mazowiecka Izba Rzemiosła i Przedsiębiorczości, ul. Smocza 27, 01-048 Warszawa w godzinach 8:00 16:00. 2. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 3. Wykonawcy mogą złożyć tylko jedną ofertę, nie dopuszcza się składania ofert częściowych, ofert wariantowych. 6

4. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. 5. Minimalny czas związania ofertą wynosi 30 dni od terminu składania ofert. 6. Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawcy mogą wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. W przypadku złożenia Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być zawarte w treści e-maila, natomiast w temacie należy podać tytuł zapytania - Oferta usługa cateringowa Ciemne - Podniesienie, datę poprzednio złożonej oferty oraz dopisek ZMIANA lub WYCOFANIE. 7. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie treści oferty lub dokumentów wymaganych od Wykonawcy. XI Warunki płatności: Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za faktycznie przygotowane i wydane posiłki. Warunkiem otrzymania wynagrodzenia przez Wykonawcę jest przedłożona raz w miesiącu, poprawnie wystawiona faktura VAT. Płatność jest współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. XII Przesłanki odrzucenia oferty: Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: 1. Jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego; 2. Zostanie złożona po terminie składania ofert; 3. Będzie zawierała rażąco niską cenę; 4. Będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów; 5. Będzie niekompletna i nie będzie zawierała wszystkich wymaganych informacji. 7

XIII Unieważnienie postępowania: 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia powyższego postępowania bez konieczności podania przyczyny unieważnienia. 2. Zamawiający unieważni postępowanie, gdy postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy lub gdy nastąpi rozwiązanie umowy o dofinansowanie projektu przez Instytucję Pośredniczącą. XIV Osoba do kontaktów: Pani Marzena Osińska tel. (22) 838 32 17 wew. 154 lub Pani Magdalena Jastrzębska-Karwat tel. (22) 838 32 17 wew. 160, e-mail: kwalifikacje@mirip.org.pl Wykaz załączników: 1. Załącznik nr 1 Formularz ofertowy wraz załącznikami 2. Załącznik nr 2 Oświadczenie Wykonawcy UWAGA Jeżeli złożona zostanie tylko jedna ważna oferta przewyższająca kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjowania przedstawionych cen i innych warunków związanych z realizacją zadania. W przypadku nie wybrania Wykonawcy zgodnie z powyższymi zasadami ze względu na złożenie ofert, które otrzymały taką samą wartość punktową, Zamawiający może wezwać Wykonawców, którzy złożyli oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych lub zaprosić ich do negocjacji. Wykonawcy składając oferty dodatkowe lub przystępując do negocjacji, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach 8

Załącznik nr 1 Zamawiający: Pieczątka Wykonawcy Mazowiecka Izba Rzemiosła i Przedsiębiorczości ul. Smocza 27 01-048 Warszawa FORMULARZ OFERTOWY na dostawę usług cateringowych na potrzeby kursów realizowanych w miejscowości Pieczątka Wykonawcy Ciemne w ramach projektu Podniesienie kwalifikacji nauczycieli przedmiotów zawodowych oraz IPNZ Mazowsza Pełna nazwa Wykonawcy Adres Wykonawcy Telefon/fax/ e- mail Imię i nazwisko osoby/osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy Numer NIP REGON 9

Nawiązując do zapytania ofertowego na dostawę usług cateringowych na potrzeby kursów realizowanych w miejscowości Ciemne w ramach projektu Podniesienie kwalifikacji nauczycieli przedmiotów zawodowych oraz IPNZ Mazowsza współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 1.Oferuje wykonanie usługi za cenę: 1. Metody aktywizujące w nauczaniu przedmiotów informatyczno-technicznych: cena oferty na usługę cateringową na 1 uczestnika wynosi zł brutto słownie złotych... przy założeniu, że grupa będzie liczyła od 10 do 12 osób, przy około 12 spotkaniach. Dodatkowo prosimy o podanie ceny brutto oferty (w przypadku kursów realizowanych w niepełnym wymiarze godzin np. 3-5h dziennie, około 12-19 spotkań) za serwis kawowy obejmujący 1 przerwę kawową i jedno ciepłe danie, koszt na 1 Uczestnika wynosi.zł brutto 2. Komunikacja interpersonalna z trudnym uczniem: cena oferty na usługę cateringową na 1 uczestnika wynosi.zł brutto słownie złotych... przy założeniu, że grupa będzie liczyła od 10 do 12 osób, przy około 7 spotkaniach. Dodatkowo prosimy o podanie ceny brutto oferty (w przypadku kursów realizowanych w niepełnym wymiarze godzin np. 3-5h dziennie, około 9-12 spotkań) za serwis kawowy obejmujący 1 przerwę kawową i jedno ciepłe danie, koszt na 1 Uczestnika wynosi.zł brutto 10

3. Oświadczam, że oferta cenowa dotyczy wykonania przedmiotu zamówienia wykonanego zgodnie z opisem zawartym w zapytaniu ofertowym. 4. Oświadczam, że zapoznałam/em się z przedmiotem zamówienia i nie wnoszę do niego żadnych zastrzeżeń. 5. Oświadczam, że zapoznałam/em się z istotnymi dla zamawiającego warunkami oferty i zobowiązuję się w przypadku wyboru mojej oferty do zwarcia umowy na określonych tam warunkach, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego 6. Wykaz załączników: 1) Formularz ofertowy. 2) Oświadczenie Wykonawcy. 3) Propozycje menu. 4) Aktualny odpis z właściwego rejestru potwierdzający możliwość świadczenia usług gastronomicznych. 5) Pozwolenie Sanepidu na prowadzenie działalności gastronomicznej lub stosowne oświadczenie Wykonawcy w tym zakresie....... Miejscowość i data Podpis osoby(osób) uprawnionej(ych) do reprezentowania Wykonawcy 11

Załącznik nr 2 OŚWIADCZENIE Oświadczam, że Wykonawca spełnia następujące warunki podmiotowe ubiegania się o zamówienie: a) posiada uprawnienia niezbędne do wykonywania czynności będących przedmiotem oferty, b) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie potrzebne do wykonania zamówienia, c) znajduje się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Oświadczam, że wykonawca nie jest powiązany z Zamawiającym (Mazowiecką Izbą Rzemiosła i Przedsiębiorczości) lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, i w szczególności: nie uczestniczy w spółce jako wspólnik; nie posiada udziałów lub co najmniej 10% akcji; nie pełni funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; nie pozostaje w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli w stosunku do osób wykonujących w imieniu zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i udzieleniem zamówienia. Data i podpis osoby upoważnionej 12