Elektroniczne zarządzanie dokumentami w Urzędzie Miasta Lublin

Elektroniczne zarządzanie dokumentami w Urzędzie Miasta Lublin IX Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich Lublin, 31 maja - 2 czerwca 2012 r. Slajd 1

Urząd Miasta w liczbach zatrudnienie około 1200 pracowników struktura organizacyjna ponad lokalizacja około 24 lokalizacji na terenie miasta jednostki organizacyjne miasta ponad 40 komórek organizacyjnych 200 miejskich jednostek Slajd 2

Urząd Miasta w liczbach usługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty wpływające około 250 tysięcy rocznie Liczba wpływów zarejestrowanych w systemie obsługi spraw i dokumentów Mdok 260 000 240 000 220 000 200 000 180 000 160 000 140 000 120 000 100 000 80 000 60 000 40 000 20 000 2008 (od 01-06-2008) 2009 2010 liczba wpływów Regresja liniowa dla liczba wpływów 2011 2012 (do 25-05-2012) Slajd 3

Urząd Miasta w liczbach usługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty od wpływające w postaci elektronicznej grudnia 2011 roku do połowy maja 2012 roku 42 dokumenty Slajd 4

Urząd Miasta w liczbach usługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty wewnętrzne około 40 tysięcy rocznie Liczba dokumentów w obiegu wewnętrznym w systemie Mdok 38 000 36 000 34 000 32 000 30 000 28 000 26 000 24 000 22 000 20 000 18 000 16 000 14 000 12 000 10 000 8 000 6 000 4 000 2 000 0 2008 (od 01-06-2008) 2009 Liczba dokumentów 2010 2011 2012 (do 25-05-2012) Regresja liniowa dla Liczba dokumentów Slajd 5

Urząd Miasta w liczbach usługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty wychodzące około 500 tysięcy rocznie 2010 Slajd 6

Urząd Miasta w liczbach usługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty wychodzące około 500 tysięcy rocznie 2011 Slajd 7

Urząd Miasta w liczbach usługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty wychodzące około 500 tysięcy rocznie 2012 Slajd 8

Urząd Miasta w liczbach usługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty wychodzące - Liczba i koszty 2 100 000 2 000 000 1 900 000 1 800 000 1 700 000 1 600 000 1 500 000 1 400 000 1 300 000 1 200 000 1 100 000 1 000 000 900 000 800 000 700 000 600 000 500 000 400 000 300 000 200 000 100 000 0 2010 liczba wysyłki Regresja liniowa dla liczba wysyłki 2011 koszt całkowity 2012 Regresja liniowa dla koszt całkowity Slajd 9

Urząd Miasta w liczbach usługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty wychodzące - Liczba i koszty Średni koszt przesyłki wg lat - operator, doręczenia 7,00 6,31 6,00 5,02 4,85 5,00 4,00 4,27 3,85 3,76 3,10 3,00 2,04 1,41 2,00 0,99 1,00 0,00 2009 2010 Średni koszt doręczenia 2011 Średni koszt operator 2012 Średni koszt przesyłki Slajd 10

Urząd Miasta w liczbach usługi świadczone w postaci dokumentów dokumenty od wysyłane w postaci elektronicznej grudnia 2011 roku do połowy maja 2012 roku 57 dokumentów Slajd 11

Urząd Miasta w liczbach największe koszty doręczeń generują procesy realizowane w wydziałach: PE AB SA EG GM WSM KM USC BK ZP GD OW OŚ 464 358,88 106 757,85 54 635,25 50 817,35 44 118,20 41 777,50 22 356,74 17 354,15 14 683,65 10 949,75 9 665,40 9 048,80 9 026,80 Slajd 12

Początki e-administracji w Urzędzie Miasta Lublin Rok 2008 przystąpienie do realizacji projektu informatycznego Wprowadzenie Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów i informatyzacja Biura Obsługi Mieszkańców cel - wdrożenie zintegrowanego informatycznego systemu wspomagającego zarządzanie procesami w urzędzie oraz zarządzanie Miastem świadczenie usług publicznych spełniających oczekiwania interesantów drogą elektroniczną Slajd 13

Początki e-administracji w Urzędzie Miasta Lublin w ramach projektu, m.in.: wykonano okablowanie strukturalne we wszystkich lokalizacjach Urzędu zbudowano zakupiono nowoczesną serwerownię sprzęt informatyczny wybudowano lub kupiono szerokopasmową infrastrukturę, stanowiącą szkielet Miejskiej Sieci Teleinformatycznej, przeznaczonej dla Urzędu i jednostek organizacyjnych Miasta Slajd 14

Początki e-administracji w Urzędzie Miasta Lublin w ramach projektu, m.in.: wykonano okablowanie strukturalne we wszystkich lokalizacjach Urzędu zbudowano zakupiono nowoczesną serwerownię sprzęt informatyczny wybudowano lub kupiono szerokopasmową infrastrukturę, stanowiącą szkielet Miejskiej Sieci Teleinformatycznej, przeznaczonej dla Urzędu i jednostek organizacyjnych Miasta Slajd 15

Początki e-administracji w Urzędzie Miasta Lublin uruchomiono biura obsługi interesantów BOM Slajd 16

Początki e-administracji w Urzędzie Miasta Lublin uruchomiono automatyczny system kolejkowy z możliwością rezerwacji wizyt przez internet Slajd 17

Rozwój e-usług w Urzędzie Miasta Lublin uruchomiono elektroniczą tablicę ogłoszeń dostępną w trzech budynkach Urzędu oraz przez internet http://bip.lublin.eu/um Slajd 18

Rozwój e-usług w Urzędzie Miasta Lublin uruchomiono elektroniczą tablicę ogłoszeń dostępną w trzech budynkach Urzędu oraz przez internet http://bip.lublin.eu/um Slajd 19

Rozwój e-usług w Urzędzie Miasta Lublin uruchomiono skrzynkę dialogu społecznego dostępnej przez internet http://bip.lublin.eu/um Slajd 20

Rozwój e-usług w Urzędzie Miasta Lublin uruchomiono skrzynkę dialogu społecznego dostępnej przez internet http://bip.lublin.eu/um Slajd 21

Rozwój e-usług w Urzędzie Miasta Lublin uruchomiono skrzynkę dialogu społecznego dostępnej przez internet http://bip.lublin.eu/um Slajd 22

Rozwój e-usług w Urzędzie Miasta Lublin uruchomiono aktywne formularze e-deklaracji dostępne przez internet http://bip.lublin.eu/um Slajd 23

Rozwój e-usług w Urzędzie Miasta Lublin uruchomiono aktywne formularze e-deklaracji dostępne przez internet http://bip.lublin.eu/um Slajd 24

Rozwój e-usług w Urzędzie Miasta Lublin uruchomiono aktywne formularze e-deklaracji dostępne przez internet http://bip.lublin.eu/um Slajd 25

Rozwój e-usług w Urzędzie Miasta Lublin uruchomiono aktywne formularze e-deklaracji dostępne przez internet http://bip.lublin.eu/um Slajd 26

Doskonalenie e-administracji w Urzędzie Miasta Lublin uruchomiono elektroniczną skrzynkę podawczą na platformie epuap z możliwością dostępu do e-usług administracyjnych Slajd 27

Doskonalenie e-administracji w Urzędzie Miasta Lublin uruchomiono elektroniczną skrzynkę podawczą na platformie epuap z możliwością dostępu do e-usług administracyjnych Slajd 28

Doskonalenie e-administracji w Urzędzie Miasta Lublin uruchomiono elektroniczną skrzynkę podawczą na platformie epuap z możliwością dostępu do e-usług administracyjnych Slajd 29

Doskonalenie e-administracji w Urzędzie Miasta Lublin zakupiono moduły zintegrowanego systemu zarządzania KSAT2000 Slajd 30

Początki EZD w Urzędzie Miasta Lublin zakupiono elektroniczny system obsługi spraw i dokumentów Mdok Slajd 31

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin przygotowanie niezbędnych danych dla zasilenia systemu, m.in.: słowników ewidencji Slajd 32

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin opracowanie mapy powiązań słowników i ewidencji w celu nadania stosownych uprawnień użytkownikom systemu, m.in.: zależności służbowych dostępów do komórek organizacyjnych dostępów do symboli z JRWA Slajd 33

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin opracowanie mapy powiązań słowników i ewidencji w celu nadania stosownych uprawnień użytkownikom systemu, m.in.: zależności służbowych dostępów do komórek organizacyjnych dostępów do symboli z JRWA Slajd 34

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin analiza prawidłowości oznaczania akt spraw bieżących Slajd 35

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin analiza prawidłowości oznaczania akt spraw bieżących Slajd 36

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin opracowanie założeń i harmonogramu wdrożenia wdrożenie etapowe I etap lata 2008 2009 II etap rok 2010 III etap lata 2011 2012 Slajd 37

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin opracowanie założeń i harmonogramu wdrożenia wybór komórek organizacyjnych do I etapu wdrożenia Kierownictwo Urzędu: Prezydent Zastępcy Miasta Prezydenta Skarbnik Sekretarz Slajd 38

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin opracowanie założeń i harmonogramu wdrożenia wybór komórek organizacyjnych do I etapu wdrożenia komórki organizacyjne realizujące zadnia o charakterze usługowym, m.in.: Wydział Informatyki i Telekomunikacji Biuro Obsługi Kancelaryjnej Wydział Organizacji Urzędu Biuro Obsługi Mieszkańców Slajd 39

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin opracowanie założeń i harmonogramu wdrożenia wybór komórek organizacyjnych do I etapu wdrożenia komórki organizacyjne realizujące zadnia o charakterze usługowym, m.in.: Biuro Obsługi Prawnej Biuro Rady Miasta Wydział Oświaty i Wychowania Biuro Zamówień Publicznych Slajd 40

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin opracowanie założeń i harmonogramu wdrożenia wybór komórek organizacyjnych do I etapu wdrożenia komórki organizacyjne realizujące zadnia o charakterze usługowym, m.in.: Biuro Kadr Wydział Audytu i Kontroli Kancelaria Prezydenta Wydział Podatków i Egzekucji Slajd 41

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin opracowanie założeń i harmonogramu wdrożenia wybór technik wdrażania systemu i prowadzenia szkoleń I etap lata 2008 2009 e-learning szkolenia grupowe szkolenia indywidualne stanowiskowe Slajd 42

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin opracowanie założeń i harmonogramu wdrożenia wybór technik wdrażania systemu i prowadzenia szkoleń II etap rok 2010 szkolenia indywidualne stanowiskowe Slajd 43

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin opracowanie założeń i harmonogramu wdrożenia wybór technik wdrażania systemu i prowadzenia szkoleń III etap lata 2011-2012 w roku 2011 szkolenia indywidualne stanowiskowe w roku 2012 szkolenia grupowe w sali komputerowej szkolenia indywidualne stanowiskowe Slajd 44

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin przebieg wdrożenia w I etapie dwa zespoły wdrożeniowe zespół wdrożeniowy Wykonawcy zespół wdrożeniowy Urzędu Slajd 45

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin przebieg wdrożenia w I etapie formy szkoleń w systemie e-learning egzamin z efektów szkolenia w systemie e-learnig praktyczny w sali komputerowej grupowe warsztaty praktyczne w systemie Mdok Slajd 46

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin przebieg wdrożenia w I etapie wdrożenie pilotażowe wdrożenia stanowiskowe realizowane przez zespół wdrożeniowy Wykonawcy przejęcie wdrożenia przez zespół pracowników Urzędu przy asyście zespołu wdrożeniowego Wykonawcy samodzielne Urzędu wdrażanie przez zespół wdrożeniowy Slajd 47

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin 450 408 401 400 350 300 282 279 274 262 312 308 306 300 293 346 337 325 237 250 200 150 94 100 50 09.20 09 06.20 05 09.20 04 09.20 03 09.20 02 09.20 01 08.20 12 08.20 11 08.20 10 08.20 09 08.20 08 08.20 07 08.20 06 08.20 05 08.20 04 03.20 08 0 Liczba pracowników, którzy ukończyli szkolenia e-learningowe w kolejnych miesiącach Slajd 48

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta STAN WDROŻENIA SYSTEMU MDOK - koniec 2009 roku Lublin 1148 450 1200 408 401 400 1000 350 300 800 250 282 279 274 262 312 308 306 300 293 346 337 325 656 237 liczba wdrożonych liczba niewdrożonych liczba pracowników 492 200 600 150 94 100 400 50 09.20 09 06.20 05 09.20 04 09.20 03 09.20 02 09.20 01 08.20 12 08.20 11 08.20 10 08.20 09 08.20 08 08.20 07 08.20 06 08 08.20.20 05 0 04 03.20 08 200 0 Liczba pracowników, którzy ukończyli szkolenia e-learningowe w kolejnych miesiącach Slajd 49

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin podsumowanie I etapu do końca czerwca 2009 r. zbudowano słowniki i bazy danych do zasilenia Systemu Mdok wdrożono 353 osoby oceniono poprawność stosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej i JRWA dokonano analizy potrzeb szkoleniowych w zakresie postępowania z dokumentacją Slajd 50

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin podsumowanie I etapu do końca czerwca 2009 r. rozpoznano najpopularniejszy symbol z JRWA w Urzędzie Slajd 51

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin podsumowanie I etapu do końca czerwca 2009 r. dokonano oceny efektywności stosowanych technik szkoleniowych poznano częściowo efektywne zasady pracy w systemie i administrowania aplikacją pracownicy wchodzący w skład zespołu udoskonalili swoją wiedzę i umiejętności z uwagi na interdyscyplinarny skład członków zespołu Slajd 52

Wdrażanie EZD w Urzędzie Miasta Lublin podsumowanie I etapu do końca czerwca 2009 r. zespół zadaniowy na bieżąco aktualizował bazę systemu Mdok szkolił pracowników w zakresie obsługi komputerów i pracy w systemie przepisów instrukcji kancelaryjnej przygotował i udostępniał szablony dokumentów w systemie do obsługi procedur wewnętrznych oraz dla świadczenia usług Slajd 53

Lata 2008-2009 w systemie Mdok 40000 35000 30000 25000 20000 15000 10000 5000 liczba dokumentów liczba dekretacji. 06.2009 05.2009 04.2009 03.2009 02.2009 01.2009 12.2008 11.2008 10.2008 09.2008 08.2008 07.2008 06.2008 05.2008 0 liczba spraw Slajd 54

II etap wdrożenia rok 2010 wybory samorządowe i duże zmiany organizacyjne w Urzędzie likwidacja zespołu i powierzenie zadań dalszego wdrożenia BOK zgłoszenie bazy do GIODO zarządzanie zbiorem danych Slajd 55

II etap wdrożenia rok 2010 stała aktualizacja danych w systemie realizacja szkoleń z zakresu czynności kancelaryjnych wdrażanie ustalanie obsługa pracowników do pracy w systemie zasad obiegu dokumentów i obsługi spraw certyfikatów użytkowników systemu wydawanie i cofanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych w systemie opracowywanie i wdrażania standardów, procedur przygotowywanie szablonów formularzy i plików Slajd 56

II etap wdrożenia rok 2010 znaczący spadek tempa wdrażania szeroki zakres powierzonych zadań zwiększająca się stale liczba użytkowników brak wystarczającej liczby pracowników do realizacji zadań (tylko dwóch pracowników Biura, w tym Dyrektor Biura) wdrożono 194 użytkowników Slajd 57

II etap wdrożenia rok 2010 przygotowania do wejścia w życie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji [...] (z dnia18 stycznia 2011 roku): udział w konferencjach monitorowanie opiniowanie kolejnych wersji Rozporządzenia kolejnych wersji Rozporządzenia bieżąca aktualizacja ewidencji i słowników dla zasilenia systemu - JRWA przygotowanie oceny prawidłowości stosowania przepisów IK w Urzędzie Slajd 58

II etap wdrożenia rok 2010 przygotowania do wejścia w życie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji [...] (z dnia18 stycznia 2011 roku): udział w konferencjach monitorowanie opiniowanie kolejnych wersji Rozporządzenia kolejnych wersji Rozporządzenia bieżąca aktualizacja ewidencji i słowników dla zasilenia systemu - JRWA przygotowanie oceny prawidłowości stosowania przepisów IK w Urzędzie Slajd 59

II etap wdrożenia rok 2010 przygotowania do wejścia w życie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji [...] (z dnia18 stycznia 2011 roku): opracowanie projektów niezbędnych regulacji wewnętrznych dostosowujących do projektowanych przepisów Rozporządzenia przygotowanie tablicy przyporządkowania nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych do spraw realizowanych dotychczas w Urzędzie przygotowanie tablic nowych symboli ko i sp w związku z projektowanymi zmianami dotyczącymi znakowania spraw Slajd 60

II etap wdrożenia rok 2010 przygotowania do wejścia w życie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji [...] (z dnia18 stycznia 2011 roku): opracowanie projektów niezbędnych regulacji wewnętrznych dostosowujących do projektowanych przepisów Rozporządzenia przygotowanie tablicy przyporządkowania nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych do spraw realizowanych dotychczas w Urzędzie przygotowanie tablic nowych symboli ko i sp w związku z projektowanymi zmianami dotyczącymi znakowania spraw Slajd 61

II etap wdrożenia rok 2010 przygotowania do wejścia w życie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji [...] (z dnia18 stycznia 2011 roku): analiza procesów dla określenia wyjątków od systemu tradycyjnego od systemu EZD Slajd 62

II etap wdrożenia rok 2010 przygotowania do wejścia w życie Rozporządzenia szkolenia dla kadry zarządzającej i pracowników z zakresu projektowanych zmian w przepisach ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne [...] ustawy o narodowym zasobie archiwalnym instrukcji kancelaryjnej kodeksu postępowania administracyjnego kodeksu cywilnego Slajd 63

III etap wdrożenia rok 2011 w dniu 28 stycznia 2011 roku Prezydent Miasta podpisał zarządzenie nr 33/2011 regulujące zasady wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie system tradycyjny - podstawowym systemem zarządzania dokumentami założenie, iż od dnia 01 stycznia 2012 roku podstawowym systemem będzie system EZD zobowiązanie kierujących komórkami organizacyjnymi do określenia wyjątków od przyszłego systemu EZD wskazanie koordynatora czynności kancelaryjnych Slajd 64

III etap wdrożenia rok 2011 ustalenie zasad znakowania spraw AB-CE-I.0141.15.2012 AB-CE-I symbol komórki organizacyjnej AB symbol wydziału lub biura CE symbol referatu lub stanowiska pracy I symbol stanowiska pracy zgodny z obowiązującym właściwym regulaminem Slajd 65

III etap wdrożenia rok 2011 ustalenie zasad znakowania spraw AB-CE-I.0141.15.2012 0141 właściwy dla rodzaju prowadzonych spraw symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt 15 numer sprawy oznaczający piętnastą sprawę rozpoczętą w 2012 roku w komórce organizacyjnej, o której mowa w pkt. 1 w ramach symbolu klasyfikacyjnego 0141 2012 czterocyfrowe oznaczenie roku, w którym sprawa została wszczęta Slajd 66

III etap wdrożenia rok 2011 wejście w życie przepisów Rozporządzenia zbiegło się ze zmianami organizacyjnych w Urzędzie bieżące aktualizowanie danych w systemie zmaganie się z przyzwyczajeniami pracowników w zakresie stosowania nowych zasad wykonywania czynności kancelaryjnych: jedna sprawa w Urzędzie dokumentacja nietworząca akt spraw składy chronologiczne Slajd 67

II etap wdrożenia rok 2011 do pracy w systemie wdrożone zostały wszystkie komórki organizacyjne w zakresie niezbędnym do realizacji wyjątków w EZD pracownicy sekretariatów dyrektorzy i ich zastępcy bieżące doradztwo dla pracowników Slajd 68

II etap wdrożenia rok 2011 do pracy w systemie wdrożone zostały wszystkie komórki organizacyjne w zakresie niezbędnym do realizacji wyjątków w EZD pracownicy sekretariatów dyrektorzy i ich zastępcy bieżące doradztwo dla pracowników Slajd 69

III etap wdrożenia rok 2012 zakończenie wdrożeń pozostałych działania na rzecz wykonywania czynności w EZD wprowadzenie nowych zasad zarządzenie 1287/2011 udostępnianie i rozpowszechnianie dokumentów wewnętrznych pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu odbywa się w postaci elektronicznej w wewnętrznym obiegu dokumentacji w Urzędzie dekretacje i podpisy wykonuje się przy pomocy mechanizmów identyfikacji dostępnych w systemie Mdok Slajd 70

III etap wdrożenia rok 2012 określenie tzw. kluczowych wyjątków dla EZD system zarządzania jakością kontrola zarządcza obsługa interpelacji i wniosków radnych skargi i wnioski udzielanie kontrola, informacji publicznej audyt Slajd 71

III etap wdrożenia rok 2012 określenie tzw. kluczowych wyjątków dla EZD system zarządzania jakością kontrola zarządcza obsługa interpelacji i wniosków radnych skargi i wnioski udzielanie kontrola, informacji publicznej audyt Slajd 72

III etap wdrożenia rok 2012 1000 % wyjątki EZD do stosowane JRWA 923 900 800 700 650 10,46% 600 500 400 300 200 100 68 % wyjątki do wszystkie JRWA 7,37% 0 Liczba stoswanych JRWA w UML Liczba klas końcowych Liczba wyjątków w UML Slajd 73

III etap wdrożenia rok 2012 wdrażanie procedur opisujących przebieg procesów z uwzględnieniem elektronicznego obiegu i elektronicznej postaci dokumentów przygotowywanie projektów aktów prawnych ich rejestrowania i publikowania (zarządzenia, uchwały) obieg dokumentów finansowych (zaciąganie zobowiązań finansowych, zapotrzebowania) obsługa interpelacji radnych obsługa procesów kadrowych (naboru, podnoszenia kwalifikacji zawodowych (szkolenia), realizacji ocen okresowych) Slajd 74

III etap wdrożenia rok 2012 wdrażanie procedur opisujących przebieg procesów z uwzględnieniem elektronicznego obiegu i elektronicznej postaci dokumentów przygotowywanie projektów aktów prawnych ich rejestrowania i publikowania (zarządzenia, uchwały) obieg dokumentów finansowych (zaciąganie zobowiązań finansowych, zapotrzebowania) obsługa interpelacji radnych obsługa procesów kadrowych (naboru, podnoszenia kwalifikacji zawodowych (szkolenia), realizacji ocen okresowych) Slajd 75

III etap wdrożenia rok 2012 wdrażanie procedur opisujących przebieg procesów z uwzględnieniem elektronicznego obiegu i elektronicznej postaci dokumentów przygotowywanie projektów aktów prawnych ich rejestrowania i publikowania (zarządzenia, uchwały) obieg dokumentów finansowych (zaciąganie zobowiązań finansowych, zapotrzebowania) obsługa interpelacji radnych obsługa procesów kadrowych (naboru, podnoszenia kwalifikacji zawodowych (szkolenia), realizacji ocen okresowych) Slajd 76

Wdrażanie EZD statystyki źródła dokumentów Slajd 77

Wdrażanie EZD statystyki rodzaje dokumentów (w systemie Mdok) Slajd 78

Wdrażanie EZD statystyki dokumenty wpływające (rejestrowane w systemie Mdok) Slajd 79

Wdrażanie EZD statystyki pisma wewnętrzne (w systemie Mdok) Slajd 80

Wdrażanie EZD statystyki podpisy (w systemie Mdok) Slajd 81

Wdrażanie EZD statystyki sprawy (w systemie Mdok) Slajd 82

Dlaczego nadal system tradycyjny systemem podstawowym? niespójne przepisy określające zasady realizacji e-usług przez administrację brak przepisów jednoznacznie sankcjonujących elektroniczne prowadzenie poszczególnych rodzajów spraw paraliżuje rozwój i wydłuża czas realizacji powielanie prowadzenia spraw i wykonywanych czynności w systemie elektronicznym w postaci papierowej Slajd 83

Dlaczego nadal system tradycyjny systemem podstawowym? wprowadzanie przepisów wykonawczych z dużym opóźnieniem lub wręcz z wsteczną datą obowiązywania brak dostępu do ogólnokrajowych rejestrów, repozytoriów (PESEL, REGON, TERYT) wymóg stosowania kosztownego podpisu kwalifikowanego w obrocie prawnym niezharmonizowane działania administracji rządowej i samorządowej skutkują rozproszeniem zasobów finansowych, ludzkich Slajd 84

Dlaczego nadal system tradycyjny systemem podstawowym? brak sieci wewnętrznej obejmującej wszystkie lokalizacje Urzędu i stanowiska pracy niejednorodność sprzętu komputerowego, systemów operacyjnych i oprogramowania biurowego na stanowiskach pracy niewystarczające zasoby serwerowe niestabilność oprogramowania na stacjach roboczych Slajd 85

Dlaczego nadal system tradycyjny systemem podstawowym? ograniczone środki finansowe na wymianę sprzętu teleinformatycznego i szkolenia zewnętrzne brak specjalistów o dużych kompetencjach z zakresu przepisów prawa jak i technologii informatycznych brak menadżerów administracji, mających wiedzę i umiejętności potrzebne do planowania, wdrażania i doskonalenia e-usług Slajd 86

Dlaczego nadal system tradycyjny systemem podstawowym? brak wiedzy, zarówno wśród urzędników jak i interesantów Urzędu o dostępnych sposobach realizacji e-usług, np. o epuap nieintuicyjne interfejsy istniejących platform usług publicznych brak pewności co do stosowania dokumentów elektronicznych w obrocie prawnym, np. przed sądami administracyjnymi i organami nadzoru Slajd 87

Dlaczego nadal system tradycyjny systemem podstawowym? przywiązanie do tradycyjnych papierowych dokumentów - kult dokumentu papierowego i pieczątki niechęć do porzucenia przyzwyczajeń i stosowanych dotychczas rozwiązań niechęć pracowników do zmian i uczenia się pracy po nowemu częste problemy z obsługą komputera i oprogramowania Slajd 88

Działania na rzecz EZD przepisy prawa powszechnie obowiązującego, m.in.: ustawa archiwalna nowa instrukcji kancelaryjna - wprowadzenie zasad wykonywania czynności kancelaryjnych w systemie EZD - elektroniczne zarządzanie dokumentacją Slajd 89

Działania na rzecz EZD przepisy prawa powszechnie obowiązującego, m.in.: kodeks postępowania administracyjnego ordynacja podatkowa w szczególności ostatnie akty wykonawcze wprowadzające obowiązek prowadzenia metryk spraw kodeks cywilny Slajd 90

Działania na rzecz EZD współpraca urzędów i instytucji w celu wymiany doświadczeń, dobrych praktyk i wypracowania korzystnych dla wszystkich rozwiązań zawieranie umów o elektronicznej wymianie dokumentów pomiędzy podmiotami badanie i analiza potrzeb i interesantów w odniesieniu do e-usług świadczonych przez administrację publiczną Slajd 91

Działania na rzecz EZD budowanie przekonania, że e-administracja to: niższe koszty funkcjonowania wszystkich podmiotów: administracji, instytucji, biznesu i interesantów szybkie, sprawne realizowanie usług budowanie prostych w obsłudze aktywnych formularzy elektronicznych przyspieszających załatwianie spraw urzędowych dzielenie się przez instytucje publiczne publiczną wiedzą, zgromadzoną za publiczne pieniądze Slajd 92

Działania na rzecz EZD integrowanie systemu Mdok z: Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej modułami dziedzinowymi systemu KSAT2000 (dodatki mieszkaniowe, wymiar podatków) z innymi modułami dziedzinowymi Systemem (SOWA) Obsługi Wniosków Administracyjnych zakup modułu do archiwizacji dokumentów informatyzacja Radnych Miasta Lublin Slajd 93

Działania na rzecz EZD przygotowanie platformy dla Radnych Miasta Lublin, zasilanej dokumentami z systemu Mdok Slajd 94

Działania na rzecz EZD w latach od 2008 do 2012 do pracy w systemie wdrożono 1440 użytkowników obecnie blisko 980 aktywnych użytkowników systemu Mdok 262 szablony (formularzy i plików) w systemie do obsługi procedur ponad 100 publikacji w komunikatorze Mdok z poradami koordynatora czynności kancelaryjnych Slajd 95

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją szybkie wyszukiwanie dokumentów elektroniczne szybkie docieranie do potrzebnych treści dokumenty rejestry dokumentów zeskanowane odwzorowania cyfrowe szybka wymiana dokumentacji udostępnianie elektroniczne pomiędzy różnymi lokalizacjami Urzędu praca grupowa na dokumentach, sprawach Slajd 96

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją dynamiczne raporty z systemu Slajd 97

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją dynamiczne raporty z systemu możliwość nadzorowania spraw wsparcie dla zarządzających monitorowanie terminowości wsparcie dla użytkowników wsparcie dla koordynatora czynności kancelaryjnych Slajd 98

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją możliwość nadzorowania spraw Slajd 99

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją dynamiczne raporty z systemu możliwość nadzorowania spraw wsparcie dla zarządzających monitorowanie terminowości wsparcie dla użytkowników wsparcie dla koordynatora czynności kancelaryjnych Slajd 100

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją Slajd 101

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją wsparcie dla zarządzających monitorowanie terminowości Slajd 102

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją Slajd 103

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją wsparcie dla koordynatora czynności kancelaryjnych Slajd 104

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją dynamiczne raporty z systemu możliwość nadzorowania spraw wsparcie dla zarządzających monitorowanie terminowości wsparcie dla użytkowników wsparcie dla koordynatora czynności kancelaryjnych Slajd 105

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją wsparcie dla użytkowników Slajd 106

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją dynamiczne raporty z systemu możliwość nadzorowania spraw wsparcie dla zarządzających monitorowanie terminowości wsparcie dla użytkowników wsparcie dla koordynatora czynności kancelaryjnych Slajd 107

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją dynamiczne raporty z systemu możliwość nadzorowania spraw wsparcie dla zarządzających monitorowanie terminowości wsparcie dla użytkowników wsparcie dla koordynatora czynności kancelaryjnych Slajd 108

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją dynamiczne raporty z systemu możliwość nadzorowania spraw wsparcie dla zarządzających monitorowanie terminowości wsparcie dla użytkowników wsparcie dla koordynatora czynności kancelaryjnych Slajd 109

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją dynamiczne raporty z systemu możliwość nadzorowania spraw wsparcie dla zarządzających monitorowanie terminowości wsparcie dla użytkowników wsparcie dla koordynatora czynności kancelaryjnych Slajd 110

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją Slajd 111

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją Slajd 112

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją Slajd 113

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją Slajd 114

dokumentacją Slajd 115

Slajd 116

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją przejrzystość podejmowanych decyzji możliwość zdalnego dostępu zainteresowanych stron do informacji o etapach realizacji spraw oraz osobach je obsługujących Slajd 117

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją przejrzystość podejmowanych decyzji możliwość zdalnego dostępu zainteresowanych stron do informacji o etapach realizacji spraw oraz osobach je obsługujących Slajd 118

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją przejrzystość podejmowanych decyzji możliwość zdalnego dostępu zainteresowanych stron do informacji o etapach realizacji spraw oraz osobach je obsługujących Slajd 119

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją przejrzystość podejmowanych decyzji możliwość zdalnego dostępu zainteresowanych stron do informacji o etapach realizacji spraw oraz osobach je obsługujących Slajd 120

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją przejrzystość podejmowanych decyzji możliwość zdalnego dostępu zainteresowanych stron do informacji o etapach realizacji spraw oraz osobach je obsługujących Slajd 121

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją przejrzystość podejmowanych decyzji możliwość zdalnego dostępu zainteresowanych stron do informacji o etapach realizacji spraw oraz osobach je obsługujących Slajd 122

Plany na przyszłość: rozszerzanie wyjątków od systemu tradycyjnego wprowadzenie w Mdok możliwości wytwarzania dokumentów elektronicznych w formacie XML, powiązanych z właściwymi dokumentami definicyjnymi XSD i wizualizacyjnymi XSL rozszerzanie dostępności usług na epuap i pełne zintegrowanie skrzynki podawczej Gminy Lublin na epuap z systemem obsługi dokumentów Mdok Slajd 123

Dziękuję za uwagę! Iwona Woźniak iwona.wozniak@lublin.eu Slajd 124