Ś ledzenie i przeglądanie zmian wprowadzonych w dokumencie Pisanie dokumentu wiąże się często ze współpracą kilku osób. Jeśli praca naukowa lub propozycja projektu ma kilku autorów i recenzentów, za pomocą funkcji śledzenia zmian programu Word można śledzić zmiany wprowadzone przez inne osoby i dodawać do nich komentarze. W tym samouczku objaśniono, jak można to zrobić. Przed rozpoczęciem... 1 1. Włączanie i w yłączanie funkcji śledzenia zmian... 2 2. Omów ienie różnych typów śledzonych zmian... 4 3. Akceptowanie i odrzucanie zmian w prowadzonych przez recenzenta... 5 4. Dodawanie własnych zmian... 8 5. Praca z komentarzami... 10 6. Ukryw anie śledzonych zmian na wydruku... 13 7. Upew nianie się, że w szystkie zmiany wprowadzane w przyszłości będą śledzone... 15 Podręczna karta informacyjna... 17 Przed rozpoczęciem Zakres tematyczny Zapoznanie się z tym samouczkiem pozwoli opanować następujące umiejętności: Włączanie i wyłączanie funkcji śledzenia zmian. Identyfikowanie różnych typów śledzonych zmian. Akceptowanie lub odrzucanie komentarzy i zmian wprowadzonych przez recenzenta. Wstawianie własnych śledzonych zmian i komentarzy. Ukrywanie prześledzonych zmian na wydruku. Ustawianie hasła w celu zapewnienia śledzenia przyszłych zmian. Wymagania Word 2011 dla komputerów Mac Podstawowe umiejętności dotyczące programu Word, w tym otwieranie dokumentu oraz wycinanie, wklejanie i formatowanie tekstu Porada Początkujący użytkownicy programu Word powinni najpierw zapoznać się z samouczkiem Samouczek: podstawowe czynności w programie Word. dokumencie 1
Plik ćwiczeń Lekcje w samouczku zostały opracowane z myślą o ich przeglądaniu w określonej kolejności. Pobranie tego pliku ćwiczeń i korzystanie z niego w trakcie studiowania samouczka umożliwi zdobycie praktycznego doświadczenia. TrackChanges.docx (50 KB) Szacowany czas ukończenia: 25 minut 1. Włączanie i wyłączanie funkcji śledzenia zmian W przypadku otwierania dokumentu zawierającego śledzone zmiany funkcja śledzenia zmian jest już włączona. Aby śledzić zmiany w nowym dokumencie, należy włączyć tę funkcję. Otwórzmy dokument zawierający śledzone zmiany, a następnie wyłączmy i włączmy funkcję śledzenia zmian. Otwórz plik ćwiczeń znajdujący się na początku tego samouczka. Na karcie Recenzja w obszarze Śledzenie zwróć uwagę, że opcja Śledzenie zmian jest ustawiona na pozycję WŁ. Kliknij przełącznik Śledzenie zmian. Funkcja śledzenia zmian zostanie wyłączona. dokumencie 2
Kliknij ponownie przełącznik Śledzenie zmian. Funkcja śledzenia zmian zostanie włączona. Wskazówki Ustawienia określające, czy funkcja śledzenia zmian jest włączona, czy wyłączona, mają zastosowanie tylko do bieżącego dokumentu. Zaleca się używanie funkcji śledzenia zmian w widoku układu wydruku. Aby wyświetlić dokument w układzie wydruku, należy kliknąć kolejno pozycje Widok > Układ wydruku. Aby ukryć wstążkę na czas pracy, kliknij przycisk po prawej stronie wstążki. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Włączanie i wyłączanie funkcji śledzenia zmian. dokumencie 3
2. Omówienie różnych typów śledzonych zmian Niezależnie od tego, czy recenzuje się zmiany wprowadzone przez inną osobę, czy też wprowadza się własne zmiany, istnieje pięć typów zmian, które należy znać: wstawienia, usunięcia, zawartość przeniesiona, zmiany formatowania i komentarze. Każdy typ zmian powoduje utworzenie w dokumencie innego znacznika poprawki, a zmiany wprowadzone przez różnych recenzentów są wyświetlane w rożnych kolorach. Przyjrzyjmy się, jak każdy typ zmiany wygląda w dokumencie. Zm iana formatowania: Zmiany formatowania są wyświetlane na prawym marginesie w dymkach oznaczonych etykietą Sformatowano. Dymek jest łączony z odpowiednią zmianą formatowania za pomocą linii przerywanej. Aby linia przerywana zmieniła się w linię ciągłą, należy kliknąć dany dymek. Wstawienie: Wstawienia są wyświetlane z podkreśleniem. Aby zobaczyć godzinę i datę wprowadzenia zmiany oraz recenzenta, który ją wprowadził, należy umieścić wskaźnik na dowolnej części wstawionego tekstu. Komentarz: Komentarze są wyświetlane na prawym marginesie dokumentu w dymkach oznaczonych etykietą Komentarz. Dymek jest łączony z odpowiednim skomentowanym tekstem za pomocą linii przerywanej. Aby linia przerywana zmieniła się w linię ciągłą, należy kliknąć dany dymek. Zawartość przeniesiona: Przeniesiony tekst lub inna przeniesiona zawartość są usuwane z pierwotnej lokalizacji i wyświetlane na prawym marginesie w dymku oznaczonym etykietą Pr zeniesione. Zawartość przeniesiona jest także wyświetlana w nowej lokalizacji jako wstawienie z podwójnym podkreśleniem. Usunięcie: Usunięcia są usuwane z dokumentu, a usunięty tekst jest wyświetlany na prawym marginesie w dymku oznaczonym etykietą Usunięto. Dymek jest łączony z odpowiednim usunięciem za pomocą linii przerywanej. Aby linia przerywana zmieniła się w linię ciągłą, należy kliknąć dany dymek. dokumencie 4
Wskazówki Aby zmienić sposób wyświetlania prześledzonych zmian (na przykład ukryć dymki lub zmienić kolor), należy kliknąć kolejno pozycje Word > Preferencje, a następnie należy kliknąć pozycję Śledzenie zmian. Aby ukryć dowolny typ prześledzonej zmiany, na karcie Recenzja w obszarze Śledzenie należy kliknąć pozycję Pokaż adjustację. Następnie należy wyczyścić znacznik wyboru znajdujący się obok typu zmiany, która ma zostać ukryta (na przykład obok pozycji Wstawienia i usunięcia). Na lewym marginesie obok wszystkich wierszy zawierających zmiany jest wyświetlana czarna pionowa linia. Aby wyświetlić wszystkie prześledzone zmiany w pionowym okienku, na karcie Recenzja w obszarze Zmiany należy kliknąć pozycję Okienko recenzowania. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Identyfikowanie każdego typu zmiany na podstawie znacznika poprawki. 3. Akceptowanie i odrzucanie zmian wprowadzonych przez recenzenta Aby zrecenzować dokument, można przejrzeć każdą zmianę i zaakceptować ją lub odrzucić. Jeśli dokument jest przepełniony znacznikami poprawek pochodzącymi od kilku recenzentów, można ukryć zmiany wprowadzone przez określone osoby. Ukryjmy prześledzone zmiany pochodzące od wszystkich recenzentów, oprócz jednego, a następnie zaakceptujmy i odrzućmy zmiany wprowadzone przez tego recenzenta. Na karcie Recenzja w obszarze Śledzenie kliknij pozycję Pokaż adiustację, wskaż pozycję Recenzenci, a następnie kliknij pozycję Mike Miller, aby ukryć prześledzone zmiany wprowadzone przez Mike a Millera. dokumencie 5
W obszarze Zmiany kliknij pozycję Następna. Zwróć uwagę, że zostało zaznaczone wstawienie ofertę o podróże Carol Troup. Kliknij przycisk Zaakceptuj. Porada Aby zaakceptować wszystkie zmiany jednocześnie, należy kliknąć małą strzałkę obok przycisku Zaakceptuj, a następnie kliknąć pozycję Zaakceptuj wszystkie zmiany w dokumencie. Zwróć uwagę, że znacznik poprawki został usunięty, wstawienie ofertę o podróże zostało zaakceptowane i została zaznaczona następna zmiana (usunięcie flagowy przez Carol Troup). dokumencie 6
Kliknij przycisk Odrzuć. Porada Odrzucone zmiany i usunięte komentarze nie są zapisywane w dokumencie. Jeśli w przyszłości może wystąpić konieczność odwołania się do nich, należy zapisać kopię dokumentu przed odrzuceniem zmian lub usunięciem komentarzy. Zwróć uwagę, że znacznik poprawki i dymek zostały usunięte, tekst flagowy pozostał w dokumencie i została zaznaczona następna zmiana (komentarz Carol Troup). Wskazówki Aby cofnąć zaakceptowanie lub odrzucenie zmiany, należy kliknąć kolejno pozycje Edycja > Cofnij. Aby zaakceptować lub odrzucić zmiany bezpośrednio w dokumencie, należy przytrzymać naciśnięty klawisz CONTROL i kliknąć dowolny znacznik poprawki lub dymek (można też kliknąć prawym przyciskiem myszy dany znacznik poprawki lub dymek), a następnie kliknąć p ozycję Zaakceptuj zmianę lub Odrzuć zmianę. Można też klikać przyciski Zaakceptuj i Odrzuć w prawym górnym rogu dymków. Po otwarciu dokumentu w programie Word wszystkie zmiany i komentarze wprowadzone przez recenzentów są wyświetlane automatycznie. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Pokazywanie prześledzonych zmian jednego recenzenta. Akceptowanie i odrzucanie zmian oraz komentarzy. dokumencie 7
4. Dodawanie własnych zmian Dopóki jest włączona funkcja śledzenia zmian, śledzone są wszystkie wstawienia, usunięcia, zmiany formatowania, przeniesienia tekstu i komentarze dodane do dokumentu. Czasami ukrycie komentarzy innych recenzentów ułatwia śledzenie własnych zmian. Ukryjmy prześledzone zmiany wprowadzone przez innych recenzentów, a następnie usuńmy, wstawmy i przenieśmy tekst w dokumencie. Na karcie Recenzja w obszarze Śledzenie kliknij pozycję Pokaż adiustację, wskaż pozycję Recenzenci, a następnie kliknij pozycję Carol Troup, aby ukryć prześledzone zmiany wprowadzone przez Carol Troup. W pierwszym akapicie zaznacz wyraz listy, a następnie naciśnij klawisz DELETE. Zwróć uwagę, że zaznaczony tekst został usunięty z dokumentu i jest wyświetlany w dymku na prawym marginesie. dokumencie 8
W akapicie przed listą punktowaną dodaj słowo będą. Zwróć uwagę, że wstawiony tekst został podkreślony linią innego koloru niż zmiany wprowadzone przez pozostałych recenzentów. Zaznacz element punktowany Meksykański blues i przeciągnij go na początek elementu punktowanego Miasto i wybrzeże. Zwróć uwagę, że przeniesiony tekst został usunięty z pierwotnej lokalizacji i podkreślony podwójną linią w nowej lokalizacji. Został on także wyświetlony w dymku Przeniesione w górę połączonym z oryginalną lokalizacją. Wskazówki Aby zmienić sposób wyświetlania prześledzonych zmian (na przykład ukryć dymki lub zmienić kolor), należy kliknąć kolejno pozycje Word > Preferencje, a następnie kliknąć pozycję Śledzenie zmian. Aby edytować dokument bez dodawania znaczników poprawek, należy wyłączyć funkcję śledzenia zmian. dokumencie 9
Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Usuwanie, wstawianie i przenoszenie tekstu oraz identyfikowanie znacznika poprawki dla każdego typu zmiany. 5. Praca z komentarzami W trakcie procesu pisania lub recenzowania dokumentu może zajść potrzeba dodania komentarzy. Komentarze są wyświetlane w dymkach na prawym marginesie dokumentu. Odpowiedzmy na komentarz innego recenzenta, a następnie wstawmy nowy komentarz. Kliknij pozycję Pokaż adiustację, wskaż pozycję Recenzenci, a następnie kliknij pozycję Carol Troup. Kliknij w dymku z komentarzem recenzenta Carol Troup oznaczonym etykietą Komentarz [2]. dokumencie 10
Na karcie Recenzja w obszarze Komentarze kliknij przycisk Nowy. W dymku komentarza wpisz swój komentarz (na przykład Potwierdziłem, że cena jest poprawna ). Zwróć uwagę, że obydwa dymki komentarzy zostały połączone z komentowanym tekstem (4500). Porada Tekst [3R2] w dymku komentarza wskazuje, że jest to trzeci komentarz w dokumencie umieszczony w odpowiedzi na komentarz numer dwa. W tytule informacji prasowej zaznacz tekst Ameryki Środkowej. W obszarze Komentarze kliknij przycisk Nowy. dokumencie 11
W dymku komentarza wpisz swój komentarz (na przykład Czy mamy wspominać o którejś z nowych wycieczek do Ameryki Południowej? ). Zwróć uwagę, że zaznaczony tekst został ujęty w nawiasy, a dymek został połączony ze skomentowanym tekstem za pomocą linii ciągłej. Wskazówki Funkcja śledzenia zmian nie musi być włączona, aby można było wstawiać komentarze. Jeśli dymki komentarzy nie są widoczne, w obszarze Śledzenie należy kliknąć pozycję Pokaż adiustację i upewnić się, że obok pozycji Komentarze znajduje się znacznik wyboru. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Odpowiadanie na komentarz innego recenzenta. Wstawianie nowego komentarza. dokumencie 12
6. Ukrywanie śledzonych zmian na wydruku Jeśli użytkownik chce zobaczyć tylko zawartość dokumentu, śledzone zmiany mogą spowodować, że wydruk będzie nieczytelny. W celu uzyskania czytelnego wydruku można tymczasowo ukryć śledzone zmiany. Ukryjmy śledzone zmiany w celu wyświetlenia widoku dokumentu do wydruku. Kliknij kolejno pozycje Narzędzia > Śledź zmiany > Wyróżnij zmiany. Wyczyść pola wyboru Wyróżnij zmiany na ekranie i Wyróżnij zmiany w dokumentach drukowanych, a następnie kliknij przycisk OK. dokumencie 13
Zwróć uwagę, że wszystkie zmiany w dokumencie zostały ukryte. Porada Aby ponownie pokazać na ekranie prześledzone zmiany, na karcie Recenzja w obszarze Śledzenie należy kliknąć menu podręczne, a następnie kliknąć polecenie Adiustacja pokazana w wersji końcowej. Wskazówki Dopóki funkcja śledzenia zmian jest włączona, zmiany są śledzone, nawet jeśli znaczniki poprawek są w danej chwili ukryte. Opcje w obszarze Wyróżnianie zmian w menu Narzędzia > Śledź zmiany (Wyróżnij zmiany na ekranie, Wyróżnij zmiany w dokumentach drukowanych) oraz opcje w menu podręcznym karty Recenzja (Adiustacja pokazana w wersji końcowej, Wersja końcowa, Adiustacja pokazana w oryginale, Oryginał) nie są zapisywanymi ustawieniami. Aby prześledzone zmiany nie były wyświetlane po ponownym otwarciu dokumentu, należy zaakceptować lub odrzucić zmiany. Aby zachować historię poprawek, należy zapisać kopię dokumentu przed zaakceptowaniem lub odrzuceniem zmian. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Ukrywanie prześledzonych zmian w dokumencie, aby nie były widoczne na wydruku. dokumencie 14
7. Upewnianie się, że wszystkie zmiany wprowadzane w przyszłości będą śledzone Przed rozesłaniem dokumentu do recenzji można dodać do niego hasło, aby mieć pewność, że wszystkie zmiany wprowadzone w dokumencie w przyszłości będą śledzone. Jest to najlepszy sposób na zapewnienie wyświetlania zmian i komentarzy wprowadzonych przez wszystkich recenzentów. Dodajmy hasło w celu zapewnienia śledzenia wszystkich przyszłych zmian. Na karcie Recenzja w obszarze Ochrona kliknij pozycję Dokument. Kliknij pozycję Prześledzone zmiany, wpisz hasło, a następnie kliknij przycisk OK. Porada Jeśli dokument jest chroniony z pominięciem komentarzy, jedynym sposobem wprowadzenia zmian w dokumencie jest wstawienie komentarzy. dokumencie 15
W oknie dialogowym Potwierdzanie hasła wpisz ponownie hasło, a następnie kliknij przycisk OK. Zwróć uwagę, że przełącznik Śledzenie zmian nie jest już dostępny, co oznacza, że wszystkie zmiany będą śledzone do momentu, aż osoba znająca hasło wyłączy ochronę dokumentu. Wskazówki Aby wyłączyć ochronę dokumentu, w obszarze Ochrona należy kliknąć pozycję Dokument, a następnie wpisać odpowiednie hasło. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Chronienie dokumentu za pomocą hasła w celu śledzenia przyszłych zmian. dokumencie 16
Podręczna karta informacyjna Efekt Włączenie lub wyłączenie funkcji śledzenia zmian Ukrycie określonych typów prześledzonych zmian (na przykład wstawień i usunięć) Ukrycie dymków i pokazanie śledzonych zmian tylko w dokumencie Ukrycie śledzonych zmian określonego recenzenta Przejrzenie dokumentu w celu zaakceptowania lub odrzucenia poszczególnych zmian Zaakceptowanie lub odrzucenie zmian bez korzystania z narzędzi na karcie Recenzja Wyświetlenie godziny i daty wprowadzenia zmiany oraz nazwy recenzenta, który ją wprowadził Edytowanie dokumentu bez śledzenia zmian Pokazanie ukrytych śledzonych zmian Dodanie hasła w celu zapewnienia śledzenia przyszłych zmian w dokumencie Wyłączenie ochrony dokumentu pod kątem prześledzonych zmian Wykonaj te czynności Na karcie Recenzja w obszarze Śledzenie kliknij przełącznik Śledzenie zmian. Na karcie Recenzja w obszarze Śledzenie kliknij pozycję Pokaż adiustację. Następnie wyczyść znacznik wyboru obok typu poprawki, który chcesz ukryć. Kliknij kolejno pozycje Word > Preferencje, a następnie kliknij pozycję Śledzenie zmian. W obszarze Dymki wyczyść pole wyboru Wyświetlaj zmiany w dymkach. Na karcie Recenzja w obszarze Śledzenie kliknij pozycję Pokaż adiustację. Następnie wskaż pozycję Recenzenci i wyczyść znacznik wyboru obok nazwy wybranego recenzenta. Na karcie Recenzja w obszarze Zmiany kliknij przycisk Następna. Przytrzymaj naciśnięty klawisz CONTROL i kliknij (lub kliknij prawym przyciskiem myszy) dowolny znacznik poprawki lub dymek, a następnie kliknij pozycję Zaakceptuj zmianę lub Odrzuć zmianę. Możesz też klikać przyciski Zaakceptuj lub Odrzuć znajdujące się w dymkach. Umieść wskaźnik myszy na wybranym znaczniku poprawki. Informacje zostaną wyświetlone w etykietce ekranowej. Wyłącz funkcję śledzenia zmian, a następnie wprowadź odpowiednie zmiany. Na karcie Recenzja w obszarze Śledzenie kliknij menu podręczne, a następnie kliknij polecenie Adiustacja pokazana w wersji końcowej. Na karcie Recenzja w obszarze Ochrona kliknij pozycję Chroń. Następnie kliknij pozycję Prześledzone zmiany i wpisz hasło. Na karcie Recenzja w obszarze Ochrona kliknij pozycję Dokument, a następnie wpisz hasło. dokumencie 17
Więcej wskazówek Ustawienia określające, czy funkcja śledzenia zmian jest włączona, czy wyłączona, mają zastosowanie tylko do bieżącego dokumentu. Pięć typów znaczników poprawek, które mogą być wyświetlane w prześledzonym dokumencie, to: wstawienia, usunięcia, zawartość przeniesiona, zmiany formatowania i komentarze. Gdy funkcja śledzenia zmian zostanie włączona, na lewym marginesie obok wszystkich wierszy w dokumencie zawierających znaczniki poprawek będzie wyświetlana czarna pionowa linia. Odrzucone zmiany i usunięte komentarze nie są zapisywane w dokumencie. Jeśli w przyszłości może wystąpić konieczność odwołania się do nich, należy zapisać kopię dokumentu przed odrzuceniem zmian lub usunięciem komentarzy. Funkcja śledzenia zmian nie musi być włączona, aby można było wstawiać komentarze. Dopóki funkcja śledzenia zmian jest włączona, zmiany są śledzone, nawet jeśli znaczniki poprawek są w danej chwili ukryte. Jeśli przełącznik śledzenia zmian jest niedostępny, dokument został zabezpieczony hasłem w celu śledzenia zmian. Wszystkie zmiany będą śledzone do momentu, aż osoba znająca hasło wyłączy ochronę dokumentu. Utraconych haseł śledzenia zmian nie można odzyskać. Wszystkie hasła należy zapisać i przechowywać w bezpiecznym miejscu. dokumencie 18