Jak ułatwić interpretację i wprowadzanie danych za pomocą formatowania warunkowego?

S t r o n a 1 Bożena Ignatowska Jak ułatwić interpretację i wprowadzanie danych za pomocą formatowania warunkowego? Wprowadzenie Przygotowując zestawienia w arkuszu kalkulacyjnym staramy się aby ich interpretacja była jak najprostsza i służyła uzyskaniu informacji z danych. Znakomitym sposobem na ułatwienie prezentacji/interpretacji liczb są nie tylko wykresy ale również formatowanie warunkowe. W niniejszym artykule zapoznamy się z przykładowymi zastosowaniami formatowania warunkowego. Artykuł zawiera przykłady możliwości wykorzystania formatowania warunkowego w arkuszu kalkulacyjnym wersji MS Office 2007. Formatowanie warunkowe dla niewtajemniczonych Formatowanie warunkowe umożliwia zmianę wyglądu komórki/komórek w zależności od wartości liczby lub formuły. Przedstawienie odpowiedzi na pytania za pomocą pasków danych Stosowanie i modyfikowanie formatowania warunkowego z zastosowaniem pasków danych poznamy na przykładzie badania ankietowego. Analizujemy wyniki ankiet (Rysunek 1) i chcemy aby komórki arkusza były kolorowane w zależności od wartości i przedstawione za pomocą pasków różnej długości (Rysunek 2). Rysunek 1: Wyniki ankiet przed zastosowaniem formatowania warunkowego Rysunek 2: Wyniki ankiet po zastosowaniu formatowania warunkowego

S t r o n a 2 Rozwiązanie: 1. Wprowadzamy dane do arkusza. 2. Zaznaczamy odpowiednie komórki, a więc B4:B7 (w tym przykładzie nie zaznaczamy podsumowania). 3. Na karcie Narzędzia główne, wybieramy przycisk Formatowanie warunkowe, a następnie Paski danych i wybieramy jeden z dostępnych wzorów. Sposoby na usuwanie formatowania opisano w punkcie Usuwanie formatowania warunkowego. Porównanie możliwości formatowania warunkowego W zależności od potrzeb wyniki ankiety możemy przedstawić za pomocą pasków danych, skali kolorów lub zestawów ikon. Na rysunku poniżej (Rysunek 3) pokazano kilka wariantów formatowania. Rysunek 3: Różne warianty formatowania warunkowego: wariant 1 paski danych, wariant 2 skale kolorów, wariant 3 i 4 zestawy ikon Jak widać celem formatowania warunkowego jest poprawienie czytelności /łatwości interpretacji wyników. Zadanie do samodzielnego wykonania 1. Przedstaw wartość wydatków (np. kosztów telefonu komórkowego, czynszu) w ostatnich 6 miesiącach za pomocą różnych sposobów formatowania warunkowego. 2. Przedstaw dowolne dane statystyczne wykorzystując różne sposoby formatowania warunkowego. Przykładowo, poniżej pokazano przykład danych GUS dotyczących dostępu do Internetu w przedsiębiorstwach bez formatowania oraz z zastosowaniem pasków danych.

S t r o n a 3 3. W jakich innych zestawieniach danych możemy korzystać z formatowania warunkowego? Podaj przykłady. Usuwanie formatowania warunkowego Szukając najlepszego sposobu formatowania warunkowego, eksperymentujemy i jesteśmy zmuszeni do kasowania istniejącego sposobu formatowania aby zastąpić go innym. W tym celu: 1. Zaznaczamy odpowiednie komórki (w naszym przykładzie B4:B7). 2. Na karcie Narzędzia główne, wybieramy przycisk Formatowanie warunkowe, a następnie Wyczyść reguły i w zależności od potrzeb wybieramy z zaznaczonych komórek lub z całego arkusza. Modyfikowanie formatowania warunkowego Załóżmy że analizujemy wyniki ankiety składającej się z kilku pytań. Odpowiedzi na każde z pytań możemy formatować niezależnie pytanie po pytaniu lub łącznie. Formatowanie niezależne zostało pokazane na przykładzie wariantu 1 (Rysunek 4). W tym wypadku długość najdłuższego paska w każdym pytaniu jest taka sama, niezależnie, czy liczba odpowiedzi była równa 75 czy 50. Również najkrótszy pasek jest tej samej długości niezależnie, czy liczba odpowiedzi wyniosła 3, czy 25. Rysunek 4: Liczba odpowiedzi formatowana niezależnie dla każdego pytania Rysunek 5: Liczba odpowiedzi formatowana łącznie

S t r o n a 4 Mamy jednak możliwość ujednolicenia długości pasków. Takie rozwiązanie zastosowano w wariancie 2 (Rysunek 5). Jeśli chcemy, aby długość paska była proporcjonalna do wartości i porównywalna między różnymi pytaniami, możemy wykonać jedno formatowanie warunkowe dla wszystkich komórek zawierających porównywane/analizowane dane. W tym wypadku pasek który odpowiada wartości 3 będzie krótszy od paska odpowiadającemu wartości 14, itd. niezależnie, czy to jest pytanie 1 czy 2. W celu ujednolicenia formatowania uzależnienia długości paska od wartości w każdej odpowiedzi, należy zaznaczyć wszystkie komórki z danymi np. z liczbą odpowiedzi przytrzymując klawisz Ctrl (Rysunek 6) i dopiero po zaznaczeniu wybrać sposób formatowania. Na rysunkach (Rysunek 4, Rysunek 5) porównano wyniki ankiet, Rysunek 6: Arkusz przed wstawieniem pasków danych zaznaczono komórki E4:E7, E11:E12. w sytuacji w której odpowiedź na każde pytanie analizujemy niezależnie (wariant 1) oraz w sytuacji, gdy chcielibyśmy liczby odpowiedzi porównywać (wariant 2). Modyfikowanie formatowania warunkowego w oparciu o własne kryteria W arkuszu kalkulacyjnym można zmieniać kryteria decydujące o sposobie formatowania np. długości paska. Przykładowo, możemy wymusić aby liczbie 0 odpowiadał najkrótszy pasek a liczbie 100 najdłuższy. W tym celu wykonujemy następujące operacje: 1. Wprowadzamy dane do arkusza. 2. Zaznaczamy odpowiednie komórki (z klawiszem Ctrl jeśli są umieszczone w różnych obszarach arkusza). 3. Wybieramy sposób formatowania warunkowego. 4. Na karcie Narzędzia główne, wybieramy przycisk Formatowanie warunkowe, Zarządzaj regułami. 5. Wskazujemy regułę (jeśli jest więcej niż jedna) i wybieramy opcję Edytuj regułę. W naszym wypadku dokonano następujących zmian:

S t r o n a 5 a. Najkrótszy pasek Liczba 0 b. Najdłuższy pasek Liczba 100 c. Kolor paska zielony 6. Porównanie wyniku różnych sposobów formatowania warunkowego przedstawia Rysunek 7. Rysunek 7: Porównanie sposobów formatowania warunkowego: wariant 2 najdłuższy pasek odpowiada największej liczbie, najkrótszy najmniejszej, wariant 3 najdłuższy możliwy pasek odpowiada liczbie 100, a najkrótszy liczbie 1 Zadania do samodzielnego wykonania 1. Twoim zadaniem jest przedstawienie zestawienia wyników testu 20 osób w taki sposób, aby ułatwić odpowiedź na pytanie, kto zaliczył, a kto niestety musi test poprawić Wykorzystaj odpowiedni sposób formatowania warunkowego. Tabela przedstawia przykładowe rozwiązanie. Wyniki pomiędzy 5 a 6 punktów zaznaczono wykrzyknikiem, jako wyniki na granicy. 2. Przedstaw wyniki zmian w budżecie np. domowym, kieszonkowym. Przedstaw graficznie, które pozycje budżetu uległy zwiększeniu, a które zmniejszyły się. 3. Przedstaw wyniki ankiety składającej się z co najmniej 3 pytań. Załóż, że na każde pytanie odpowiadała taka sama liczba osób. Określ kryteria tak, aby wartości 100% odpowiedzi w każdym pytaniu odpowiadał najdłuższy pasek. Wyszukiwanie duplikatów W sytuacji pracy z dużymi zestawami danych bardzo przydatną jest funkcja wyszukiwania duplikatów.

S t r o n a 6 Załóżmy, że na liście osób, które pisały test chcemy zaznaczyć te, które test powtarzały. W tym celu: 1. Zaznaczamy odpowiedni zakres (np. z imionami i nazwiskami osób). 2. Wybieramy przycisk Formatowanie warunkowe, Reguły wyróżniania komórek, Duplikujące się wartości. Przykładowe zestawienie z zaznaczonymi powtarzającymi się osobami przedstawia Rysunek 8. W praktyce funkcja wyszukiwania duplikatów jest wykorzystywana do znalezienia powtarzających się osób (np. na podstawie numeru pesel), klientów, (na podstawie numeru klienta), numerów telefonów, itp. Wyszukiwanie wartości powyżej lub poniżej określonej Rysunek 8: Wyszukiwanie duplikatów Formatowanie warunkowe wykorzystywane jest do wskazania komórek spełniających lub nie określone kryteria. Przykładem może być wskazanie osób, którym nie udało się zaliczyć testu (Rysunek 9). Rysunek 9: Wskazanie komórek, których wartość jest mniejsza równa 5 W celu zastosowania funkcji wyróżniania wartości komórek postępujemy w następujący sposób: 1. Zaznaczamy zakres danych np. wyniki testu G4:G13. 2. Wybieramy przycisk Formatowanie warunkowe, Reguły wyróżniania komórek więcej reguł. 3. W oknie dialogowym zmieniamy odpowiednie ustawienia: a. Wartość komórki b. Mniejsza niż lub równa c. 5 (znak równości nie jest konieczny) d. Klikamy przycisk Formatuj, następnie np. Wypełnienie i określamy kolor.

S t r o n a 7 Inne zastosowania: ukrywanie/wyróżnianie komórek zawierających komunikaty o błędach, wyróżnianie komórek pustych (np. przy projektowaniu formularzy), wyróżnianie komórek spełniających zadane kryteria, wyróżnianie nadchodzących terminów przydatności/płatności, urodzin. Wykorzystanie formatowania warunkowego przy tworzeniu formularzy Możliwość wyróżniania komórek pustych, może być wykorzystana do projektowania formularzy, np. wzoru rachunku. Przykład takiego formularza przedstawia Rysunek 11. Rysunek 10: Fragment formularza, w którym zastosowano formatowanie warunkowe do wskazania, które komórki należy wypełnić Etapy przygotowania formularza/ rachunku: 1. Projektujemy rozmieszczenie wszystkich treści rachunku, formatujemy, scalamy komórki, rysujemy krawędzie. 2. Zaznaczamy komórki, które powinny zostać uzupełnione przez osobę wystawiającą rachunek/wypełniającą formularz. Uwaga: Można zaznaczyć wszystkie takie komórki na formularzu przytrzymując klawisz Ctrl lub powtarzać operacje zaznaczania i formatowania warunkowego komórek. 4. Na karcie Narzędzia główne, wybieramy kolejno: a. Formatowanie warunkowe b. Reguły wyróżniania komórek c. więcej reguł d. Formatuj tylko komórki spełniające warunki wybieramy Puste (Rysunek 10). e. Klikamy przycisk Formatuj i ustalamy format komórki np. Wypełnienie kolor pomarańczowy.

S t r o n a 8 5. Można dodatkowo wyłączyć ochronę komórek przeznaczonych do uzupełnienia zacieniowanych, i włączyć ochronę całego arkusza. 6. Rysunek 11 przedstawia fragment formularza, w którym zastosowano formatowanie warunkowe do wyróżnienie komórek, które należy wypełnić. Takie wyróżnienie jest pomocne zarówno dla wypełniającego jak i sprawdzającego rachunek. Fragment rachunku w powiększeniu pokazuje Rysunek 10. Rysunek 11: Wyróżnianie komórek pustych formularza za pomocą formatowania warunkowego Zadanie do samodzielnego wykonania Zaprojektuj własny formularz w arkuszu kalkulacyjnym. Sformatuj komórki, które powinny zostać wypełnione tak, aby po wpisaniu treści zmieniły kolor tła na przezroczysty (biały). Ukrywanie błędów Prezentując dane, w celu poprawy czytelności arkusza, wartości mniej istotne możemy ukryć. Rysunek 12 przedstawia arkusz, w którym błędy zostały ukryte za pomocą formatowania warunkowego. W zależności od koloru czcionki wybranego podczas formatowania błędy zostały częściowo ukryte (wariant 1), ukryte (wariant 2) lub wyróżnione (wariant3). Rysunek 12: Arkusz, w którym wykorzystano formatowanie warunkowe do zmiany sposobu wyświetlania błędów

S t r o n a 9 Etapy formatowania komórek, mającego na celu wyświetlenie/ukrycie komórek zawierających błędy: 1. Zaznaczamy zakres komórek, w którym spodziewamy się, że mogą wystąpić błędy. Uwaga: Można zaznaczyć wszystkie takie komórki na formularzu przytrzymując klawisz Ctrl lub powtarzać operacje zaznaczania i formatowania warunkowego komórek. 2. Na karcie Narzędzia główne, wybieramy kolejno: a. Formatowanie warunkowe b. Reguły wyróżniania komórek c. więcej reguł d. Formatuj tylko komórki spełniające warunki wybieramy Zawierające błędy e. Klikamy przycisk Formatuj i ustalamy format komórki np. Czcionka kolor biały pozwoli nam całkowicie ukryć błędy w komórkach zawierających białe lub przezroczyste tło. Podobnie można postępować, aby ukryć wartości zerowe, a wyróżnić pozostałe. W ten sposób poprawiamy czytelność istotnych danych. Formatowanie oparte na formułach Stosowanie formatowania opartego na formułach jest nieco trudniejsze niż sposoby omawiane powyżej. Dobrym przykładem jest stworzenie kalendarza, w którym automatycznie sobota i niedziela są wyróżniane kolorem. Przykłady kalendarza pokazuje Rysunek 13. Rysunek 13: Kalendarz zastosowanie formatowania warunkowego do zaznaczenia soboty i niedzieli Etapy przygotowania: 1. Do pierwszej komórki kalendarza (np. A1) wpisujemy dowolną datę początkową - należy pamiętać aby daty wpisywać w formacie rrrr-mm-dd (standardowo) lub innym ustalonym w systemie. 2. Do kolejnej komórki (w przypadku przedstawionym powyżej do komórki B1) wpisujemy formułę, która wartość komórki z datą zwiększy o 1 czyli formułę =A1+1. 3. Zawartość tej komórki (B1) kopiujemy do dowolnej ilości komórek formularza. W ten sposób otrzymamy kolejne daty. W takim wypadku wystarczy, że zmienimy datę w pierwszej komórce, a wszystkie kolejne również zostaną zmienione otrzymamy kolejne daty.

S t r o n a 10 4. Dodatkowo, jeżeli chcemy aby w komórce z datą był wyświetlany dzień tygodnia odpowiednio formatujemy wszystkie daty. Format komórki możemy ustawić przykładowo jako rrrr-mm-dd ddd (dzień tygodnia będzie wyświetlany skrótem) lub jako rrrr-mm-dd dddd. Sposób formatowania komórek pokazuje Rysunek 14. Rysunek 14: Formatowanie dat, w taki sposób, aby był wyświetlany dzień tygodnia 5. Ustawiamy kursor w komórce z datą w moim przypadku A1 i definiujemy dla tej jednej komórki odpowiedni sposób formatowania warunkowego, wybierając kolejno: a. Formatowanie warunkowe b. Reguły wyróżniania komórek więcej reguł c. Rodzaj formatowania oparty na formule Użyj formuły. i wpisujemy formułę =dzień.tyg(a1;2)>5 (wyjaśnienie poniżej). Sposób wpisywania formuły pokazuje Rysunek 15. Rysunek 15: Wprowadzanie reguły formatowania opartej na formule

S t r o n a 11 d. Klikamy przycisk Formatuj i ustalamy format komórki np. Wypełnienie kolor różowy. a. Jeżeli komórka A1 nie zawiera daty weekendowej to nie będziemy widzieli jeszcze efektów formatowania zostały one w naszym wypadku określone tylko dla komórki A1. 6. Powielanie formatowania warunkowego możemy wykonać za pomocą malarza formatów kopiując format komórki A1 dla pozostałych komórek w kalendarzu. Możemy również: a. Skopiować zawartość komórki z ustalonym formatem warunkowym ( w opisywanym przypadku komórki A1) b. Zaznaczyć pozostałe komórki kalendarza (np. B1:B31) c. Wkleić specjalnie tylko formaty (Narzędzia główne, Wklej specjalnie, Formaty). Zmiana pierwszej daty w naszym kalendarzu powinna wpłynąć na sposób cieniowania wszystkich sobót i niedziel. Wyjaśnienie formuły =dzień.tyg(a1;2)>5 Funkcja dzień.tyg ma dwa argumenty: pierwszy to data w opisywanym przypadku jest to data z komórki A1 drugi to sposób liczenia dni tygodnia, w przypadku, gdy poniedziałek chcemy traktować jako pierwszy dzień tygodnia wpisujemy liczbę 2. Funkcja zwraca liczbę całkowitą od 1 do 7, odpowiadającą dniu tygodnia. Stąd jeśli chcemy aby formuła działała dla 6 i 7 dnia tygodnia możemy napisać: =dzień.tyg(a1;2)>5 Przykład zastosowania wyżej opisanego rozwiązania pokazano na przykładzie Karty ewidencji czasu pracy (Rysunek 16). Rysunek 16: Karta ewidencji czasu pracy Zadania do samodzielnego rozwiązania 1. Przygotuj własny kalendarz umieść daty w pionie. Spraw aby soboty były zaznaczane innym kolorem a niedziele innym. Podpowiedź: formatowanie warunkowe trzeba wykonać dla sobót inne i dla niedziel inne. 2. W arkuszu są daty zaznacz wszystkie daty poniedziałkowe. 3. Arkusz przedstawia m.in. daty urodzin poszczególnych pracowników. Co zrobić aby daty przypadające w dniu otwarcia arkusza były wyróżniane?

S t r o n a 12 Podsumowanie Jak pokazano w przykładach formatowanie warunkowe ma wiele zastosowań, które znacznie poprawia funkcjonalność arkuszy w szczególności w zakresie prezentacji danych. Co ważne, stosowanie formatowania warunkowego jest na ogół bardzo proste. Do tworzenia bardziej wyrafinowanych arkuszy może służyć formatowanie oparte na formułach. Niniejsze opracowanie pokazuje tylko przykłady zastosowań formatowania warunkowego. W Internecie można znaleźć wiele ciekawych zastosowań. Zachęcam do poszukiwań Bibliografia 1. Matthew MacDonald: Excel. Nieoficjalny podręcznik, Helion 2005/07. 2. Matthew MacDonald: Office 2010 PL. Nieoficjalny podręcznik, Helion 2011/05. Netografia 1. Tomasz Przyjemski: Korzystamy z formatowania warunkowego - Excel 2007, http://www.komputerswiat.pl/poradniki/programy/excel/2008/11/korzystamy-zformatowania-warunkowego---excel-2007.aspx 2. Przemysław Szyperski: Formatowanie warunkowe, ExcelSzkolenie.pl http://pszyperski.republika.pl/excel%202007/formatowanie%20warunkowe.htm 3. Strona Microsoftu: Dane z formatowaniem warunkowym: przykłady i wskazówki (Microsoft Office Excel 2007), http://office.microsoft.com/pl-pl/excel-help/dane-zformatowaniem-warunkowym-przykady-i-wskazowki-ha010230841.aspx 4. How to Use Excel 2007's Conditional Formatting, BY MYNDA TREACY ON JANUARY 12, 2011 IN EXCEL, MICROSOFT OFFICE TRAINING, ONLINE TRAINING, Applies to Excel 2007 and 2010, http://www.myonlinetraininghub.com/how-to-use-excel-2007%e2%80%99sconditional-formatting 5. Excel Conditional Formatting Examples, http://www.contextures.com/xlcondformat03.html Dodatki Arkusze z przykładami omówionymi w artykule.