Starostwo Powiatowe we Włocławku 0142-F1/01/2011 STAROSTWO POWIATOWE WE WŁOCŁAWKU PROCEDURA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ 0142 P1/01/2011 NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Właściciel procedury: Sekretarz Powiatu Opracował: Data Imię i nazwisko Podpis Stanowisko Sprawdził: Zatwierdził: Obowiązuje od:
Strona: 2 z 7 1. Cel. Celem procedury jest określenie zasad identyfikacji i dostępu do wymagań prawnych niezbędnych dla wykonywania zadań (usług) Starostwa oraz określenie zasad nadzoru nad dokumentami i zapisami w zakresie opracowywania, numeracji, dystrybucji oraz sposobu wprowadzenia zmian do dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością. 2. Zakres stosowania oraz dane wejściowe i wyjściowe. Procedura obejmuje swym zakresem przepisy prawa, uchwały Rady Powiatu i uchwały Zarządu Powiatu, zarządzenia Starosty i dokumentację systemową: Księgę Jakości, karty procesów, procedury wraz z załącznikami oraz inne regulacje wewnętrzne. Procedura dotyczy wszystkich pracowników Starostwa Powiatowego we Włocławku. Osoba odpowiedzialna to: w zakresie Księgi Jakości i Polityki Jakości Pełnomocnik ds. SZJ; Karty procesu Procedury Właściciel Procedury, Karty Informacyjnej kierownik komórki organizacyjnej, formularz Pełnomocnik ds. SZJ lub kierownik komórki organizacyjnej. 3. Definicje. Dokumentacja dokumenty i zapisy wymagane w systemie zarządzania jakością oraz wymagane przez przepisy zewnętrzne i wewnętrzne. Dokument informacja (i jej nośnik) określająca sposoby i zasady postępowania. Zapis specjalny rodzaj dokumentu, w którym przedstawiono uzyskane wyniki lub dowody przeprowadzonych działań i otrzymanych rezultatów; obejmuje zarówno informacje jak i jej nośnik. Księga Jakości dokument, w którym określono System Zarządzania Jakością. Starosta Starosta Powiatu - Pełnomocnik ds. SZJ Naczelnik ZAB Naczelnik Wydziału Zarządzania, Administracji i Bezpieczeństwa RP Radca Prawny KKO Kierownik komórki organizacyjnej Sekretarz Sekretarz Powiatu JRWA Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt 4. Postępowanie. Odpowiedzialności 4.1 Identyfikacja i dostęp do wymagań prawnych 4.1.1 Identyfikacja i aktualizacja wymagań prawnych dokonywana jest na podstawie obowiązujących przepisów prawnych. Sekretarz, Naczelnik ZAB,, KKO, RP 4.1.2 Pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych korzystają z aktów prawnych, na podstawie których realizowane są zadania merytoryczne. Dostęp do aktów prawnych zapewniony jest poprzez Serwis Prawniczy Lex Polonica, Program Informacji Prawnej POLBI i strony internetowe: Rządowe Centrum Legislacji, Elektroniczny Dziennik Urzędowy Województwa Kujawsko- Pomorskiego i BIP Powiat Włocławski. 4.2 Opracowywanie i aktualizacja dokumentów 4.2.1 Karty procesów 4.2.1.1. Karty procesów opracowywane są na formularzu wewnętrznym Karta Procesu przez zespoły merytoryczne. Za koordynację prac nad dokumentem odpowiada Właściciel procesu. Zespoły merytoryczne, Właściciel procesu
Strona: 3 z 7 4.2.1.2. Karty procesów weryfikowane są na zgodność z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009 przez Pełnomocnika ds. SZJ. 4.2.1.3. Karty procesów zatwierdzane są przez Starostę lub osobę przez niego upoważnioną. 4.2.1.4. Każda karta procesu w stopce lub nagłówku powinna posiadać numer oraz wskazanie stron X z Y. 4.2.2 Procedury 4.2.2.1. Procedury opracowywane są przez Właściciela procedury na formularzu wewnętrznym Procedura. 4.2.2.2. Procedury weryfikowane są na zgodność z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009 przez Pełnomocnika ds. SZJ oraz sprawdzane przez Właściciela procesu, jeżeli nie jest on równocześnie Właścicielem procedury. 4.2.2.3. Procedury zatwierdzane są przez Starostę lub osobę przez niego upoważnioną. 4.2.2.4. Każda procedura w stopce lub nagłówku powinna posiadać numer oraz wskazanie stron X z Y. 4.2.3 Zarządzenia Starosty 4.2.3.1. Postępowanie w zakresie trybu i zasad sporządzania projektów zarządzeń Starosty opisane zostało w Zarządzeniu nr 14/08 Starosty Włocławskiego z dnia 14 lutego 2008 r. w sprawie ustalenia szczegółowych zasad realizacji obowiązków starostwa i jednostek organizacyjnych powiatu wobec organów powiatu i starosty oraz w Regulaminie Organizacyjnym. 4.2.4 Formularze wewnętrzne 4.2.4.1. Formularze wewnętrzne opracowywane są przez odpowiedniego pracownika merytorycznego lub Pełnomocnika ds. SZJ (formularze dotyczące procesów i procedur systemowych). 4.2.4.2. Formularze zatwierdzane są przez: Starostę lub osobę przez niego wyznaczoną jako załączniki do dokumentacji SZJ w przypadku formularzy dotyczących procesów i procedur systemowych, osoby wskazane we właściwym Zarządzeniu Starosty dotyczącym kart informacyjnych w przypadku kart informacyjnych, kierownika odpowiedniej komórki organizacyjnej w pozostałych przypadkach. Starosta Właściciel procedury /Właściciel procesu Starosta Starosta Pracownik merytoryczny/ KKO/ 4.2.5 Zmiana dokumentów 4.2.5.1. Każdy pracownik ma prawo zaproponować nowy dokument lub zmianę w dokumentach istniejących składając pisemny wniosek do osoby odpowiedzialnej za dany zakres merytoryczny (wg załącznika Wniosek o opracowanie/zmianę dokumentu). Pracownik/ KKO
Strona: 4 z 7 4.2.5.2. Osoba odpowiedzialna za dany zakres merytoryczny dokonuje oceny propozycji (jeżeli jest to konieczne konsultuje się z Pełnomocnikiem ds. SZJ). 4.2.5.3. Decyzja udokumentowana zostaje na wniosku pracownika. 4.2.5.4. W przypadku zaakceptowania propozycji opracowania/ zmiany dokumentu, osoba odpowiedzialna za dany zakres merytoryczny odpowiada za sterowanie zmianami i archiwizację poprzednich wersji. 4.2.5.5. Zmiana w treści Księgi Jakości, Karty informacyjnej, Kart procesów, procedur lub w załącznikach (formularze) powoduje zmianę wydania dokumentu. 4.2.5.6. Wszystkie zmiany w dokumentacji SZJ dokumentowane są w rejestrze zmian będącym elementem każdego oryginalnego i pierwszego egzemplarza dokumentu. 4.2.6 Karty informacyjne 4.2.6.1. Zasady opracowywania i nadzorowania kart informacyjnych określone zostały Zarządzeniem Starosty. 4.3 Oznaczanie dokumentów 4.3.1 Do oznaczania dokumentów jakości (Księga jakości, Karty procesów, procedury, karty informacyjne, formularze) stosuje się klasyfikację JRWA. 4.3.2 Dokumenty jakości są oznaczane według poniższych zasad: 4.3.2.1. Księga Jakości identyfikacja: 0141 KJ/ wersja/rok (0141 oznaczenie z JRWA - KJ, skrót określający rodzaj dokumentu / wersja - wersja kolejna w roku od numeru 01/ rok rok zatwierdzenia dokumentu). 4.3.2.2. Karta procesu identyfikacja: 0142 - KP/numer/ wersja/rok (0142 oznaczenie z JRWA, KP - skrót określający rodzaj dokumentu / numer karty numer kolejny karty / wersja - wersja kolejna w roku od numeru 01/ rok rok zatwierdzenia dokumentu). 4.3.2.3. Procedura identyfikacja: 0142 - P1/wersja/rok (0142 oznaczenie z JRWA, P1 skrót określający rodzaj i numer dokumentu/wersja kolejna w roku od numeru 01/rok rok zatwierdzenia dokumentu). 4.3.2.4. Formularz - identyfikacja: 0142 F1/wersja/rok ((0142 oznaczenie z JRWA, F1 skrót określający rodzaj i numer dokumentu/wersja kolejna w roku od numeru 01/rok rok zatwierdzenia dokumentu). 4.3.2.5. Karta Informacyjna identyfikacja: 0143 KI1/KO/wersja/rok (0143 oznaczenie z JRWA, KI1 skrót określający rodzaj i numer dokumentu/ko komórka organizacyjna, w której funkcjonuje dokument/wersja kolejna w roku od numeru 01/rok rok zatwierdzenia dokumentu). 4.3.3 Uchwały Rady Powiatu są oznaczane według zasady: kolejny numer sesji oznaczony cyframi rzymskimi/ kolejny numer uchwały oznaczony cyframi arabskimi/ rok podjęcia uchwały. Uchwałę opatruje się datą posiedzenia na którym została przyjęta. KKO/ KKO/ KKO/ KKO
Strona: 5 z 7 4.3.4 Uchwały Zarządu Powiatu i Zarządzenia Starosty są oznaczane według zasady: kolejny numer uchwały lub zarządzenia/ rok, w którym przyjęto uchwałę lub wydano zarządzenie. 4.3.5 Zarządzenia Starosty są oznaczane według zasady: kolejny numer 4.4 Dystrybucja dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością 4.4.1 Za udostępnienie kart procesów/ procedur/ powiązanych załączników odpowiada Pełnomocnik ds. SZJ. 4.4.2 Oryginały dokumentacji SZJ znajdują się u Pełnomocnika ds. SZJ. 4.4.3 Dokumentacja SZJ udostępniona jest wszystkim pracownikom Starostwa poprzez stronę internetową Powiatu Włocławskiego w wersji PDF, a formularze w wersji PDF i doc. 4.4.4 Wersja dokumentacji SZJ umieszczona na stronie Powiatu Włocławskiego jest wersją zgodną z wersją aktualną przechowywaną w oryginale u Pełnomocnika ds. SZJ. Każdy wydruk dokumentacji ze strony internetowej traktowany jest tylko jako kopia informacyjna. 4.5 Postępowanie z dokumentacją nieaktualną 4.5.1 Osoby odpowiedzialne za poszczególne dokumenty przechowują i archiwizują dokumenty zgodnie z Załącznikiem nr 6 Instrukcja Osoby odpowiedzialne Archiwalna do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku. 4.5.2 Dokumenty takie jak: KJ, KP, P, F są klasyfikowane jako kategoria A. 4.5.3 Nieaktualne dokumenty takie jak: KJ, KP, P, F przekreślane są na czerwono na pierwszej stronie. 4.5.4 Zniesione akty prawne wytworzone przez organy powiatu i Starostę zaznaczane są w: Rejestrze Uchwał Rady, Rejestrze Uchwał Zarządu, Wykazie Zarządzeń Starosty. 4.5.5 Nieaktualne przepisy prawne i inne nieaktualne dokumenty znajdują się w archiwum zakładowym i są przechowywane przez okres wskazany w JRWA 4.6 Nadzorowanie zapisów 4.6.1 Zapisom podlegają wyniki wszystkich działań mających związek z jakością oferowanych usług oraz funkcjonowaniem SZJ, a w szczególności: informacje dotyczące dokumentacji SZJ, wyniki przeglądów systemu zarządzania jakością wyniki wewnętrznych auditów SZJ, informacje dotyczące usługi niezgodnej, zapisy ze szkoleń, zapisy działań korygujących i zapobiegawczych, innych działań mających wpływ na SZJ. 4.6.2 Działania wymagające zapisów, ich obieg i archiwizacja są określone w poszczególnych kartach procesów/ procedurach/ aktach prawnych. 4.6.3 Sporządzanie zapisów 4.6.3.1. Odpowiedzialnym za określenie działań, które wymagają sporządzania zapisów jest właściciel procesu/procedury i kierownicy komórek organizacyjnych BROI/ZAB ZAB
Strona: 6 z 7 4.6.3.2. Zapisy dotyczące jakości powstają w trakcie realizacji zadań wynikających z założeń zwartych w poszczególnych kartach procesów / procedurach/ aktach prawnych. 4.6.3.3. Odpowiedzialności w zakresie sporządzania zapisów dotyczących jakości określone są w poszczególnych kartach procesów / procedurach. 4.6.3.4. Zapisy wymagające standardowej formy sporządzane są na: - wewnętrznie opracowanych formularzach, - drukach akcydensowych. 4.6.4 W każdym przypadku zapisy związane z jakością podlegają zasadom nadzoru w zakresie: - zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych, - segregacji umożliwiającej szybkie odszukanie zapisów, - łatwej identyfikowalności, - archiwizacji, oznaczania i usuwania nieaktualnych zapisów. 4.6.5 Zapisy systemowe są podstawą do analiz skuteczności SZJ. 4.6.6 Przechowywanie 4.6.6.1. Zapisy utrzymywane są w formie pisemnej lub elektronicznej. 4.6.6.2. Sposób przechowywania zapisów gwarantuje, że nie zostaną one uszkodzone i są dostępne w każdej sytuacji, gdy zaistnieje potrzeba ich wykorzystania. 4.6.6.3. Okres przechowywania zapisów systemowych uwzględnia: - obowiązujące przepisy prawne, - wymagania wewnętrzne, 4.6.6.4. Po wymaganym okresie przechowywania zapisy systemowe są niszczone bądź archiwizowane. / 5. Forma dokumentowania procesu zapisy Wniosek o opracowanie/zmianę dokumentu Opracowywany przez pracownika, zatwierdzany przez osobę odpowiedzialną za dany zakres merytoryczny, utrzymywany do czasu wprowadzenia zmiany, a następnie archiwizowany przez osobę odpowiedzialną za dany zakres merytoryczny przez okres obowiązywania dokumentu. 6. Załączniki NUMER FORMULARZA 0142-F1/01/2011 0142-F2/01/2011 Karta procesu Procedura NAZWA 0142-F3/01/2011 0142-F9/01/2011 0142-F10/01/2011 Wniosek o opracowanie/zmianę dokumentu Formularz Karty informacyjnej Karta celów
Strona: 7 z 7 7. Dokumenty związane Kodeks postępowania administracyjnego Instrukcja Kancelaryjna dla organów powiatu Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego we Włocławku Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnej Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym 8. Zmiany LP. OPIS ZMIAN 1. Zmiana brzmienia punktów: 1, 2 2. Dodanie w punkcie 3 skrótu Naczelnik ZAB i jego rozwinięcia. 3. Zmiana układu i brzmienia punktu 4. 4. 5. Dodanie do wykazu załączników formularza Karty informacyjnej i formularza Karty celów. Zmiana sygnatur formularzy: Karta procesu, Procedura, Wniosek o opracowanie/zmianę dokumentu. 6. Zmiany w załącznikach. 7. Zmiana symboli klasyfikacyjnych zgodnie z obowiązującą JRWA. 8. Zmiana nazw Wydziałów adekwatnie do nowych rozwiązań organizacyjnych. 9. Zmiana brzmienia punktów 4.1.2; 4.3; 4.5.2 10 Dodanie w punkcie 4.2.3.1 oraz w Regulaminie Organizacyjnym. 11. Zmiana w punkcie 7- zmiana ustawy. 12 Usunięcie punktu 4.1.3.