1 Lublin, dnia 26 marca 2009 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W LUBLINIE ul. Okopowa 7, 20-001 Lublin, tel. 081 53 64 120, fax 081 53 64 111 LLU-410-05-02/09 P/08/007 Szanowna Pani Wiesława Zwierz Kierownik Finansowy Sądu Rejonowego w Lublinie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1 zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli - Delegatura w Lublinie skontrolowała w Sądzie Rejonowym w Lublinie (zwanym dalej Sądem ) wykonanie budŝetu państwa w 2008 r. w części 15/11. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 18 marca 2009 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Pani Kierownik niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie z zastrzeŝeniami ocenia wykonanie budŝetu państwa w 2008 r. w części 15/11 przez Sąd Rejonowy w Lublinie. 1. Pozytywnie z zastrzeŝeniami oceniono organizację sytemu rachunkowości i kontroli finansowej. Procedury kontroli finansowej wprowadzone zarządzeniem Kierownika Sądu uwzględniały elementy określone w art. 47 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych 2 (dalej ufp ). W zasadach rachunkowości, obowiązujących w Sądzie, przyjęto uproszczenia, według których rachunki i faktury dotyczące postępowania sądowego księgowane są pod datą wpływu do Oddziału Finansowego, a w przypadku osób fizycznych w momencie realizacji listy obejmującej wynagrodzenia. Regulacja ta jest niezgodna 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701 ze zm.
2 z przepisami art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 3, zwanej dalej UoR. Stosowany program finansowo księgowy FK nie spełniał wszystkich wymogów UoR. Program FK nie dawał moŝliwości wprowadzenia trzeciej daty dokumentu, gdy róŝniła się ona od daty operacji gospodarczej (system posiada tylko pola: data dokumentu i data zapisu), co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1 i 2 UoR. Pozytywnie z zastrzeŝeniami oceniono poprawność formalną (zgodność) dowodów i zapisów księgowych, a takŝe pozytywnie z zastrzeŝeniami zaopiniowano wiarygodność ksiąg rachunkowych w odniesieniu do sprawozdawczości bieŝącej i rocznej. Oceny te zostały obniŝone o jeden stopień w wyniku błędów systematycznych stwierdzonych w trakcie badania próby dowodów i zapisów księgowych oraz analizy ksiąg rachunkowych. Próba objęta badaniem stanowiła 471 dowodów księgowych (6.654 tys. zł), w tym 159 dowodów (4.736,1 tys. zł) wylosowanych z zastosowaniem metody monetarnej oraz 312 dowodów (1.917,9 tys. zł) wybranych w sposób celowy. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły: 159 zapisów na kwotę 4.736,1 tys. zł, w zakresie wprowadzenia do ksiąg nieprawidłowych dat operacji gospodarczych nie wynikających z dowodów źródłowych, co uchybiało postanowieniom art. 24 ust. 1 i 2 UoR i było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1 i 2 UoR. Stosowany w Sądzie system FK w polu z dnia (data dowodu) i w polu data księg. (brak pola data operacji gospodarczej ), podpowiadał datę bieŝącego dnia, w którym dokument wprowadzano do systemu, i ta data była automatycznie zapisywana w tych dwóch polach.; 159 zapisów na kwotę 4.736,1 tys. zł, nie zwierało pełnej dekretacji dowodów (wskazania miesiąca do ujęcia w księgach rachunkowych) co naruszało przepisy art. 21 ust. 1 pkt 6 UoR; 19 zapisów, na kwotę 23,3 tys. zł, dotyczących wynagrodzeń biegłych, tłumaczy i mediatorów oraz obrony z urzędu, które ujęto w księgach rachunkowych z opóźnieniem, do niewłaściwych okresów, z tego: 8 zapisów na kwotę 8.845 zł do niewłaściwego miesiąca, 7 w kwocie 9.765 zł do niewłaściwego kwartału, 4 zapisy (4.723 zł) do 2008 r. zamiast do 2007 r., co wpływało na sprawozdawczość bieŝącą i roczną. Naruszało to przepisy art. 6 ust. 1, art. 20 ust. 1 i art. 24 UoR. Nieprawidłowości w tym zakresie wynikały z opóźnionego przekazywania dokumentacji dotyczącej ww. wynagrodzeń przez 2 Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.
3 wydziały merytoryczne Sądu do Oddziału Finansowego. Obowiązek niezwłocznego ich przekazywania wynika z zapisu 9 pkt 10 i 11 zarządzenia nr 28 Kierownika Sądu z 29.11.2006 r. w sprawie procedur kontroli finansowej. O niestosowaniu się do tego obowiązku świadczy przekazanie dokumentacji w terminie nawet ponad 5-cio miesięcznym po uprawomocnieniu się orzeczenia. W przypadku wynagrodzeń biegłych, tłumaczy i mediatorów dokumentacja ta wpływała do Oddziału Finansowego z opóźnieniem od 5 dni do ponad 5 miesięcy w odniesieniu do 7-dniowego terminu określonego w zarządzeniu Nr 3 Kierownika Sądu z 1.09.2007 r., zatwierdzonego przez Prezesa Sądu. w 2 przypadkach (na kwotę 1,5 tys. zł) nie zatwierdzenia list do wypłaty przez Kierownika Sądu. W wyniku przeglądu ksiąg rachunkowych stwierdzono, Ŝe koszty 13 postępowań sądowych (wynagrodzenia biegłych i obrony z urzędu) na kwotę 20,4 tys. zł, dotyczących 2008 r., a w jednym przypadku 2007 r., zaksięgowano i wypłacono w styczniu 2009 r. Postępowanie takie było sprzeczne z przepisami art. 6 ust. 1, art. 20 ust. 1 i art. 24 UoR. Wynikało to z opóźnień (sięgających nawet do 1,5 roku od czasu uprawomocnienia orzeczenia) w przekazywaniu dokumentacji z wydziałów merytorycznych Sądu do Oddziału Finansowego. Przyjęte regulacje wewnętrzne nie dawały moŝliwości określenia daty uprawomocnienia się orzeczenia (daty operacji gospodarczej, zgodnie z art. 21, ust. 1 pkt 4 UoR). Inwentaryzację przeprowadzono terminowo, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie regulacjami wewnętrznymi oraz z zachowaniem zasad określonych w art. 26 i 27 UoR. Nie stwierdzono róŝnic inwentaryzacyjnych. Roczne sprawozdania Sądu z wykonania planu dochodów Rb-27, wydatków Rb-28, o stanie środków na rachunkach bankowych Rb-23 oraz kwartalne o stanie naleŝności i zobowiązań Rb-N i Rb-Z sporządzono na podstawie danych wynikających z ewidencji księgowej. 2. Zrealizowane w 2008 r. dochody wyniosły 28.538 tys. zł i stanowiły 89,4% kwoty zaplanowanej w ustawie budŝetowej oraz 93% wykonanych w 2007 r. Głównym źródłem dochodów były opłaty i koszty sądowe z tytułu postępowania sądowego 20.065 tys. zł 3 Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.
4 (70,3% dochodów ogółem) oraz grzywny, mandaty i kary pienięŝne od osób fizycznych 6.314 tys. zł (22,1%). NajniŜsze dochody osiągnięto z tytułu wpływów z róŝnych dochodów sumy depozytowe i sumy na zlecenie z lat ubiegłych (zrealizowano 89 tys. zł, tj. 17,8% planu w kwocie 500 tys. zł) Prawidłowo przebiegała realizacja dochodów. Szczegółowa kontrola 20 zapisów na kwotę 28,2 tys. zł (0,1% dochodów ogółem) wykazała, Ŝe były one pobierane i rzetelnie ewidencjonowane. W zbadanych przypadkach dochodzenie naleŝności sądowych następowało bezzwłocznie. Po uprawomocnieniu się wyroku i wydaniu przez sędziego zarządzenia o jego wykonaniu, wysyłano wezwania do zapłaty. W przypadkach uchylania się od spłacenia grzywien lub kosztów sądowych wysyłano ponaglenie, po którym skazany rozpoczynał spłatę naleŝności sądowych. Dochody były terminowo i w pełnej wysokości przekazywane na właściwy rachunek budŝetu państwa, zgodnie z 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 29.06.2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budŝetu Państwa 4. Według stanu na 31.12.2008 r. naleŝności wyniosły 14.300,7 tys. zł. Zaległości netto stanowiły 13.315,3 tys. zł i były niŝsze o 7,8% od odnotowanych na koniec 2007 r. (14.445 tys. zł), z powodu m.in. usprawnienia działań związanych z windykacją naleŝności sądowych, prowadzenia kontroli windykacji przez Kierownika Sądu, terminowości dokonywania przypisów i wysyłania wezwań do zapłaty. Natomiast główną przyczyną powstania zaległości była trudna sytuacja finansowa i majątkowa dłuŝników oraz związana z tym mała skuteczność egzekucji. W 2008 r. umorzono naleŝności na kwotę 2.643,4 tys. zł (zbadano 8,7 tys. zł, tj. 0,3%) a spłatę 1.730,2 tys. zł (zbadano 21,5 tys. zł, tj. 1,2%) rozłoŝono na raty. Kontrola 24 spraw (5%) wykazała, Ŝe Sąd umarzał postępowanie wykonawcze m.in. w razie śmierci skazanego lub innej przyczyny wyłączającej to postępowanie zgodnie z regulacją art. 15 1 i art. 51 Kodeksu karnego wykonawczego 5. Przedawnienie naleŝności, na kwotę 117,6 tys. zł wystąpiło w 5 z 18 wydziałów merytorycznych Sądu, m.in. w wyniku bezskutecznej egzekucji komorniczej. W Sądzie nie wystąpiły naleŝności długoterminowe. 3. Wydatki w 2008 r. wyniosły 56.011 tys. zł i w porównaniu do 2007 r. były wyŝsze o 8%. Stanowiły one 99,9% planu. Przy planowaniu wydatków uwzględniono realny wzrost 4 DZ. U. nr 116, poz. 784 ze zm. 5 Dz.U. z 1997, nr 90, poz. 557 ze zm.
5 PKB, średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług a takŝe koszty związane z utrzymaniem przejętymi w trwały zarząd budynkami. W trakcie roku limit wydatków był zwiększany decyzjami dyrektora Sądu Okręgowego o 1.935 tys. zł (o 3,6%), głównie w związku ze wzrostem kosztów postępowania sądowego (płatnościami na rzecz Kancelarii Komorniczych, opłatami za parkingi, doręczenie korespondencji). Nie zwiększono planu finansowego wydatkami przeniesionymi z rezerwy ogólnej i z rezerw celowych. Wydatki zostały przeznaczone głównie na wynagrodzenia z pochodnymi (36.102 tys. zł, tj. 64,4% wydatków ogółem), wydatki rzeczowe (16.485 tys. zł 29,4%). Nie planowano i nie realizowano wydatków majątkowych. W trakcie roku budŝetowego decyzjami Kierownika Sądu dokonano przeniesień wydatków między paragrafami klasyfikacji budŝetowej. Ostatnich zmian w planie wydatków dokonano w grudniu 2008 r. Dokonywane zmiany w planie finansowym zapewniały realizację przyjętych zadań, np. na realizację zadania 3 (wg budŝetu w układzie zadaniowym) informatyzacja sądów przeznaczono w 2008 r. 870 tys. zł. Celem zadania było unowocześnienie i usprawnienie procesu sprawowania wymiaru sprawiedliwości, usprawnienie pracy sądów i ułatwienie obywatelom dostępu do sądu. Cel ten osiągnięto poprzez wprowadzenie nowoczesnych systemów informatycznych - zakupiono akcesoria komputerowe, programy i licencje oraz sprzęt komputerowy. Prawidłowo przebiegało zasilanie w środki. Nie stwierdzono nadmiernego ich zapotrzebowania w ciągu roku 2008 r., w tym w grudniu. Rozliczenie środków nastąpiło terminowo. Pozytywnie z zastrzeŝeniami oceniono wykonanie wydatków przez Sąd. Kontrola 312 transakcji związanych z zakupem towarów i usług o wartości 1.917,9 tys. zł (3,4% wydatków ogółem) wykazała, Ŝe były one zrealizowane w granicach kwot określonych w planie finansowym, na cele słuŝące działalności Sądu. Nieprawidłowości dotyczyły (w 100%) nieprawidłowych dat dowodów (operacji gospodarczej) oraz braku zakwalifikowania dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca (w 100%). Nie przestrzegano zarządzenia Kierownika Sądu nr 14/06 z 28.08.2006 r. w sprawie wprowadzenia klasyfikacji dochodów i wydatków Sądu, w zakresie dokonywania opłat pocztowych niezwiązanych z kosztami sądowymi ( 4300). W sposób nieprzewidziany w tym zarządzeniu, za podstawę wyliczenia kwot wydatków tych przesyłek przyjęto 1% wartości wszystkich przesyłek ( 4610), a nie ilość faktycznie wysłanych listów w listopadzie i grudniu 2008 r. (3.341,76 zł).
6 Niezgodnie z przepisem 15 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 29.06.2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŝetowych i gospodarstw pomocniczych (...) 6, w brzmieniu obowiązującym od 1.03.2008 r., udzielono w 2008 r. zaliczek na drobne zakupy gotówkowe dla Sądu (m.in. środki Ŝywności, materiały gospodarcze, usługi transportowe, ślusarskie) w kwocie 41.521,39 zł, w tym od 1 marca do 31 grudnia 2008 r. - 36.521,39 zł. Sąd udzielał takŝe zaliczek (71.161,43 zł) ośmiu Ośrodkom Kuratorskim (m.in. na zakup artykułów spoŝywczych), z tego w okresie marzec-grudzień 2008 r. 55.661,43 zł. Pomimo wejścia w Ŝycie ww. przepisu w Sądzie stosowano zasady udzielania zaliczek określone zarządzeniem nr 28 z 29.11.2006 r. w sprawie procedur kontroli finansowej ( 9 pkt 6 i 7) oraz zarządzeniem nr 3 z 19.01.2009 r. wprowadzającym zmiany do zarządzenia z dniem 29.11.2006 r. ( 11 pkt 2.2.), które były niezgodne z 15 ust. 4 ww. rozporządzenia. Na dzień 31.12.2008 r. zobowiązania niewymagalne wynosiły 3.043,8 tys. zł i były o 13,2% wyŝsze niŝ na koniec 2007 r. (2.688,8 tys. zł). Dotyczyły one dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników oraz kosztów bieŝącego funkcjonowania Sądu. Zobowiązania niewymagalne na koniec 2008 r. w stosunku do 2007 r. w zakresie wydatków rzeczowych wzrosły o 63%, głównie na skutek wzrostu kosztów postępowania sądowego (koszty egzekucji komorniczej, opłat za parkingi i holowanie samochodów, koszty usług pocztowych), a takŝe wydatków na usługi ochrony i monitoringu (w 2008 r. koszty energii, gazu i wody w stosunku do 2007 r. wzrosły o 110%, w związku z przejęciem od Sądu Okręgowego w trwały zarząd, dwóch budynków). Nie wystąpiły w tym okresie zobowiązania wymagalne. W badanym okresie nie płacono odsetek z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań. Prawidłowo stosowano przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 7. 4. Przeciętne zatrudnienie wyniosło 652 osoby i było o 22 osoby wyŝsze od zatrudnienia w roku 2007 oraz o 2 osoby niŝsze od planu. Planowane wydatki na wynagrodzenia zrealizowano w 99,96%, w wysokości 34.131 tys. zł (109,5% wydatków z 2007 r.). Przeciętne miesięczne wynagrodzenie wyniosło 4.362 zł i było o 5,8% wyŝsze od wykonanego w 2007 r. (4.122 zł). 6 Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm. 7 Dz. U. z 2007r., Nr 223, poz. 1655 ze zm.
7 Składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy odprowadzano z zachowaniem terminu określonego w art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych 8. Przestrzegano równieŝ obowiązku terminowego przekazywania składek na PFRON. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli, wnosi o: 1. Dostosowanie polityki rachunkowości w zakresie kosztów postępowania sądowego do obowiązujących przepisów UoR. 2. Księgowanie dowodów źródłowych, dotyczących postępowań sądowych, do właściwych okresów sprawozdawczych. 3. Prawidłowe ewidencjonowanie dokumentów księgowych, z uwzględnieniem dat operacji, dowodu, zapisu. 4. Pełną dekretację dowodów ze wskazaniem miesiąca. 5. Egzekwowanie terminowego przekazywania dokumentów dotyczących postępowania sądowego przez Wydziały merytoryczne do Oddziału Finansowego. 6. Uregulowanie w procedurach wewnętrznych sposobu dokumentowania daty uprawomocnienia orzeczeń, przekazywanych do Oddziału Finansowego. 7. Udzielanie zaliczek jedynie w przypadkach przewidzianych w przepisach prawa powszechnie obowiązującego i dostosowanie do nich procedur wewnętrznych. 8. Rozliczanie opłat pocztowych zgodnie z regulacjami wewnętrznymi. NajwyŜsza Izba Kontroli - Delegatura w Lublinie, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Panią Kierownik w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Pani prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Lublinie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. 8 Dz.U. nr 137, poz. 887 ze zm.
8 W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. Z powaŝaniem