NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W POZNANIU 61-662 Poznań, ul. DoŜynkowa 9H 16/20 (61) 64 63 800, fax (61) 64 63 801 Poznań, dnia 29 października 2008 r. P/08/097 LPO 41015-2-2008 Pani GraŜyna Wyrembska Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Międzychodzie W y s t ą p i e n i e p o k o n t r o l n e Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r., Nr 231, poz. 1701), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu skontrolowała Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Międzychodzie (dalej: PCPR) w zakresie realizacji niektórych zadań pomocy społecznej przez administrację samorządową powiatów w latach 2007-2008 (I półrocze). W związku z tą kontrolą, której wyniki przedstawiono w protokole kontroli podpisanym w 21 października 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli stosownie do przepisów art. 60 ustawy o NIK przekazuje Pani Kierownik niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność PCPR w kontrolowanym zakresie, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości. 1. Formułując powyŝszą ocenę, NIK uwzględniła to, Ŝe: opracowano powiatową strategię rozwiązywania problemów społecznych na terenie powiatu międzychodzkiego, po przeprowadzeniu konsultacji z ośrodkami pomocy społecznej działającymi na terenie powiatu, prowadzono akcje pozyskiwania kandydatów na rodziny zastępcze poprzez ogłoszenia w prasie lokalnej, wywieszanie informacji w siedzibach gmin z terenu powiatu, odczytywanie stosownego apelu przez księŝy w parafiach, uczestniczenie w akcji Szukam domu, przeprowadzanej pod patronatem tygodnika Przyjaciółka,
2 stosowano kryteria doboru rodzin do pełnienia funkcji rodzin zastępczych zgodnie z art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. 2008 r. Nr 115, poz. 728), zwanej dalej ustawą o p. s., a takŝe podpisywano z tymi rodzinami odpowiednie porozumienia (t. zw. zasady działania i współpracy PCPR z rodziną zastępczą), co wpływało na prawidłową interpretację przez te rodziny nałoŝonych na nie obowiązków oraz przysługujących im praw, prawidłowo zabezpieczano dane osobowe podopiecznych PCPR, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zarządzeniem kierownika PCPR w sprawie wprowadzenia instrukcji określającej sposób zarządzania systemami informatycznymi słuŝącymi do przetwarzania danych osobowych, dostosowano budynek i pomieszczenia, w których PCPR prowadzi działalność, do potrzeb osób niepełnosprawnych, poruszających się na wózkach inwalidzkich. 2. NIK zwraca uwagę na to, iŝ stan zatrudnienia w PCPR, wynoszący w okresie objętym kontrolą pięć osób (4,2 etatów), jest zdecydowanie niewystarczający dla pełnej i prawidłowej realizacji zadań określonych w ustawie o p. s., a nadto ujemnie wpływa na zakres nieprawidłowości i uchybień w codziennej pracy tej jednostki. Wszyscy zatrudnieni w PCPR pracownicy posiadają kwalifikacje zgodne z określonymi w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.). Jednak spośród trzech zatrudnionych pracowników socjalnych, dwie osoby nie posiadają kwalifikacji, o których mowa w art. 116 ustawy o p. s., a jedyna posiadająca te uprawnienia jest w okresie wypowiedzenia pracy. Taka sytuacja pogłębia zagroŝenie niewłaściwej realizacji zadań PCPR. 3. NIK wskazuje na niŝej wymienione nieprawidłowości i uchybienia, stwierdzone w toku realizacji zadań stanowiących przedmiot kontroli. 3.1 NIK negatywnie ocenia prowadzenie przez PCPR dokumentacji rodzin zastępczych spokrewnionych i niespokrewnionych z dzieckiem. Kontrolą objęto dokumentację 30 (spośród 41 zarejestrowanych takich rodzin) i w jej wyniku ustalono, Ŝe: w siedmiu przypadkach nie sporządzono wywiadu środowiskowego przewidzianego pkt. 4 objaśnień do załącznika nr 2 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 19 kwietnia 2005 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. Nr 77, poz. 672), w
3 przypadku gdy rodzina zastępcza ubiega się po raz pierwszy o przyznanie pomocy pienięŝnej na częściowe pokrycie kosztów utrzymania dziecka (część VI wzoru kwestionariusza wywiadu środowiskowego); odstąpiono całkowicie od dokonywania aktualizacji wywiadów środowiskowych w okresach półrocznych, czym naruszono postanowienia pkt. 11 objaśnień do załącznika nr 2 do powołanego wyŝej rozporządzenia (część IV wzoru kwestionariusza wywiadu środowiskowego), a takŝe w 5 przypadkach nie przeprowadzono corocznych wywiadów określonych w części VII wzoru kwestionariusza (ocena sytuacji opiekuńczo-wychowawczej dziecka umieszczonego w rodzinie zastępczej), w sytuacji gdy obowiązek taki wynika z dyspozycji pkt. 9 objaśnień do załącznika nr 2 rozporządzenia; w dwóch teczkach brakowało odpisów aktów urodzenia dzieci, w 22 brak było potwierdzenia miejsca zamieszkania dzieci przed umieszczeniem ich w rodzinach zastępczych, a w 26 brak było potwierdzenia zameldowania dzieci w tych rodzinach; zdaniem NIK, wymienione braki mogą utrudnić lub uniemoŝliwić rozpatrywanie i załatwianie Ŝyciowych spraw podopiecznych rodzin zastępczych; w czterech przypadkach (po dwóch dotyczących udzielenia pomocy jednorazowej i pomocy na częściowe pokrycie kosztów pobytu dziecka w rodzinie zastępczej) decyzje wydano po upływie 32, 65, 76 i 136 dni od daty złoŝenia wniosków, t. j. z przekroczeniem terminu, o którym mowa w art. 35 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r., Nr.98, poz.1071), zwanego dalej kpa, do tego bez powiadomienia stron o przyczynach zwłoki i ustalenia nowego terminu, czym naruszono art. 36 1 kpa. 3.2 Istotne zastrzeŝenia NIK dotyczą równieŝ prawidłowości dokumentowania postępowań w sprawach usamodzielnienia wychowanków rodzin zastępczych i wychowanków placówek opiekuńczo-wychowawczych. Ustalono, Ŝe w 38 skontrolowanych dokumentacjach osób usamodzielnianych (spośród 46) brak było: dokumentu potwierdzającego wskazanie opiekuna usamodzielnienia w 12 przypadkach, co było niezgodne z dyspozycją 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 grudnia 2004 r. w sprawie udzielenia pomocy na usamodzielnianie, kontynuowane nauki oraz zagospodarowanie (Dz. U. z 2005 r. Nr 6 poz.45); zatwierdzenia indywidualnego programu usamodzielnienia przez kierownika PCPR w 20 przypadkach, co naruszało 8 ust. 1 przywołanego rozporządzenia;
4 opinii opiekuna usamodzielnienia w sprawie wniosku wychowanka o pomoc finansową w 26 przypadkach oraz w 4 przypadkach oceny końcowej procesu usamodzielnienia dokonanej przez opiekuna usamodzielnienia i kierownika PCPR, co naruszało przepisy art. 14 1 kpa, w związku z 4 ust 2 oraz 8 ust. 1 i 9 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 grudnia 2004 r. w sprawie udzielania pomocy na usamodzielnienie, kontynuowanie nauki oraz zagospodarowanie (Dz. U. z 2005 r. Nr 6, poz.45). 3.3 NIK negatywnie pod względem rzetelności ocenia niedochodzenie zwrotu środków nadpłaconej pomocy finansowej na kontynuowanie nauki w kwocie 1.976,40 zł dla wychowanka oznaczonego nr 15. Wychowanek ten, w cztery miesiące po udzieleniu pomocy, złoŝył wniosek o jej zawieszenie. Do czasu zakończenia kontroli NIK, t. j. przez blisko 10 miesięcy, PCPR decyzji w tej sprawie nie wydał. Jak wynika z informacji nadesłanej po zakończeniu kontroli NIK, postanowienie o wszczęciu postępowania w sprawie zwrotu nienaleŝnie pobranego świadczenia wydano w dniu 10 października 2008 r. 3.4 Za nieprawidłowy uznać naleŝy sposób załatwiania skarg przez PCPR. Z ośmiu skarg na działanie nadzorowanych przez PCPR dwóch domów pomocy społecznej, jedynie trzy skargi załatwiono w terminie miesiąca od dat ich wpływu. W dwóch przypadkach Pani Kierownik nie poinformowała pisemnie wnoszących skargi o sposobach ich załatwienia, a w dalszych trzech przypadkach w ogóle nie podjęto udokumentowanych czynności zmierzających do załatwienia skarg, czym naruszono dyspozycję art. 14 oraz art. 237 1 kpa. ZastrzeŜenia NIK budzi takŝe nie wywieszenie w siedzibie PCPR, do dnia wszczęcia kontroli NIK, wbrew postanowieniom przepisu 3ust 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46), informacji o terminach przyjmowania skarg i wniosków przez wyznaczone osoby. Brak ten usunięto w trakcie trwania czynności kontrolnych (w dniu 19 września 2008 r.). 3.5 Za nierzetelne uznać naleŝy brak na udostępnionej przez PCPR stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej do dnia zakończenia kontroli informacji, o których mowa w art. 6 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 ze zm.), dotyczących: majątku, którym dysponuje PCPR, sposobów przyjmowania i załatwiania spraw, stanu przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania, prowadzonych rejestrów, ewidencji i archiwów oraz sposobów i zasad udostępniania danych w nich zawartych. Poza tym w linku osoby sprawujące funkcje i ich kompetencje zamieszczono dane teleadresowe oraz krótki opis stanowiska osoby nie będącej juŝ pracownikiem PCPR.
5 3.6 Negatywnie ocenia się niedokonanie aktualizacji obowiązujących w PCPR regulacji dotyczących kontroli wewnętrznej. Obowiązujące w czasie kontroli NIK zarządzenie w tej sprawie wydane zostało na podstawie uchylonej ustawy o finansach publicznych, która zastąpiona została ustawą z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). 3.7 Jednej z osób, zatrudnionej od 1 lipca 2008 r. na stanowisku aspiranta pracy socjalnej, z dniem 1 września 2008 r. przyznano niezgodne z postanowieniami art. 121 ust. 3a ustawy o p. s. dodatek do wynagrodzenia z tytułu wykonywania pracy socjalnej, związany z przeprowadzaniem rodzinnych wywiadów środowiskowych poza siedzibą PCPR. Jak wynika z informacji nadesłanej po zakończeniu kontroli NIK, dodatek został cofnięty. 4. Ponadto NIK zwraca uwagę na: nie określenie w regulaminie organizacyjnym PCPR zadań wynikających z postanowień art. 19 pkt 6, 7 i 8 ustawy o p. s., co zostało uzupełnione na posiedzeniu zarządu powiatu w dniu 8 października 2008 r., nieokreślenie w powiatowej strategii rozwiązywania problemów społecznych zadań wymienionych w art. 19 pkt 5, 7, 8, 10, 11-13 i 15-18 ustawy o p.s., nieodpowiednie warunki lokalowe do udzielania porad, rozmów o intymnych sprawach ubóstwa i niedostatku; PCPR prowadzi działalność ledwo w trzech pomieszczeniach, z tego tylko w jednym są zapewnione warunki sprzyjające rozmowom na osobiste tematy; PCPR grzecznościowo korzysta z wolnych pomieszczeń naleŝących do starostwa. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1) uzupełnienie brakujących informacji na stronie Biuletynu Informacji Publicznej, 2) przestrzeganie terminów rozstrzygania spraw określonych w kpa oraz terminowe podejmowanie działań egzekucyjnych, 3) rzetelnie i terminowe przeprowadzanie wywiadów środowiskowych, 4) zapewnienie przestrzegania obowiązku wskazywania opiekuna usamodzielnienia, egzekwowanie opinii opiekuna pod wnioskiem wychowanka o udzielenie pomocy finansowej, dokonywanie i dokumentowanie oceny programów usamodzielnienia oraz ich akceptacji, 5) doprowadzenie zarządzenia w sprawie kontroli wewnętrznej do zgodności z obowiązującymi przepisami, 6) uzupełnienie dokumentacji o brakujące odpisy aktów urodzeń dzieci oraz potwierdzenia zameldowania po umieszczeniu dzieci w rodzinach zastępczych.
6 NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Panią Kierownik w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego informacji o sposobach wykorzystania uwag i wykonania wniosków lub o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków albo o przyczynach nie podjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Pani prawo zgłoszenia na piśmie dyrektorowi delegatury NIK umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.