SYSTEM ERP II NAJWYśSZĄ FORMĄ ZINTEGROWANEGO SYSTEMU INFORMATYCZNEGO ZARZĄDZANIA Tomasz Parys 1. Wprowadzenie Systemy informatyczne są obecnie stosowane niemalŝe w kaŝdej firmie, niezaleŝnie od zakresu i profilu jej działalności. Od momentu pojawienia się (w połowie ubiegłego stulecia) w rzeczywistości gospodarczej firm przeszły one swoistą ewolucję. Ostatnim jej ogniwem są zintegrowane systemy informatyczne, które w przedsiębiorstwach całego świata wykorzystywane są do wspomagania zarządzania. Oferowana przez te systemy funkcjonalność zaczyna, wobec wymagań rynkowych, nie wystarczać. Dynamiczny rozwój nowoczesnych technologii informatycznych i komunikacyjnych determinuje zmiany w sposobie komunikacji. TakŜe systemy informatyczne, dotychczas zamknięte w ramach przedsiębiorstw muszą wymieniać dane z otoczeniem. Czas zamkniętych systemów powoli odchodzi do przeszłości, ustępując miejsca systemom otwartym na kontakty z otoczeniem - systemom ERP II. 2. Zintegrowane systemy informatyczne zarządzania
System ERP a takŝe ERP II jest zintegrowanym systemem informatycznym wspomagającym zarządzanie. Pełne zrozumienie czym jest system ERP/ERP II wymaga wyjaśnienia kilku pojęć. System informatyczny jest to system informacyjny, w którym proces przetwarzania jest realizowany przez system komputerowy [Nied93 s.142]. Podstawą funkcjonowania systemu informatycznego jest system informacyjny, definiowany jako wielopoziomowa struktura, która pozwala uŝytkownikowi tego systemu na transformowanie określonych informacji wejścia na poŝądane informacje wyjścia za pomocą odpowiednich procedur i modeli [Kisi05 s.18]. Systemy informatyczne (wspomagania) zarządzania, w skrócie określane jako SIZ to systemy, których przeznaczeniem jest wspomaganie procesu kierowania i zarządzania gospodarką jednostek organizacyjnych róŝnych szczebli [Nied93 s.147]. System informatyczny zarządzania to skomputeryzowana część systemu informacyjnego, słuŝąca wspomaganiu zarządzania organizacją gospodarczą. Definiując system informatyczny zarządzania naleŝy pamiętać, iŝ jest to pojęcie zbiorcze dla wszystkich systemów komputerowych i powinno być rozumiane jako dowolny system informatyczny wspierający wszystkie (bez wyjątku) szczeble zarządzania, tworzony w dowolnej technologii, w obojętnym dla prawdziwości definicji momencie historycznym [Chmi96]. Zintegrowany system informatyczny, w skrócie określany jako ZSI, to taki system w którym dane wprowadza się do bazy systemu tylko raz (...) i od tej chwili stają się one dostępne dla uŝytkowników wszystkich podsystemów. Podstawą funkcjonowania systemów zintegrowanych są zbiory danych zorganizowane w jednej wspólnej bazie danych, do której
dostęp regulowany jest za pomocą systemu haseł i praw dostępu. [Janu01 s.59] 2.1. Integracja w systemach informatycznych zarządzania Pojęcie integracji występujące w nazwie systemów zintegrowanych jest bardzo istotne. F.B. Varnadat definiuje integrację jako połączenie niejednorodnych składników w całość, tak Ŝe współdziałając w ramach tej całości, wzmacniają swoją skuteczność [cyt. za [Lase98 s.6]]. Integrację moŝna takŝe rozumieć jako wspólne uŝytkowanie z kimś (ang. sharing), czegoś przez kogoś za pomocą pewnego podejścia do realizacji określonego celu [Lase98 s.7]. W zintegrowanych systemach informatycznych ERP i ERP II osiągnięty został najwyŝszy poziom integracji - integracja biznesowa. Oznacza to, Ŝe w systemach tych zachodzi zarówno integracja systemowa, która ma miejsce na poziomie danych (standardy komunikacyjne, wymiana danych, technologia sieciowa, zdalne uruchamianie i nadzorowanie procedur), jak równieŝ integracja aplikacji - tj. integracja na poziomie wymiany informacji (współdziałanie aplikacji, środowiska przetwarzania rozproszonego). Integracja biznesowa ma miejsce na poziomie wiedzy (podejmowanie decyzji, koordynacja procesów gospodarczych, jak równieŝ wspólne wykorzystywanie baz wiedzy poprzez ich uŝywanie oraz proces stałej aktualizacji. Integracja biznesowa sprawdza się w swej istocie do integracji przetwarzania informacji gospodarczej i naleŝy ją rozumieć jako działania zmniejszające lukę między system informacyjnym a systemem zarządzania w celu całkowitego jej wyeliminowania [Lase98 s.8]. Luka taka jest naturalną konsekwencją zróŝnicowanej dynamiki
rozwoju systemów informacyjnego i zarządzania. Szybciej, bowiem, powstają nowe koncepcje wykorzystania informacji i zarządzania nią, niŝ konkretne rozwiązania programowe wspierające ten proces. Na początku integracja oznaczała włączanie do zakresu działania systemu coraz to nowych obszarów funkcjonalnych przedsiębiorstwa, a przez to integrację danych z nich pochodzących. W chwili, kiedy system ERP osiągnął pełną funkcjonalność i wspierał juŝ całość aktywności przedsiębiorstwa przyszedł czas na integrowanie danych i procesów z róŝnych firm, będących partnerami w biznesie. Sam system ERP nie był w stanie wypełnić tego zadania, dlatego teŝ jego funkcjonalność została rozszerzona o dodanie specjalizowanych systemów odpowiedzialnych za współpracę z innymi, zewnętrznymi aplikacjami w celu wymiany danych mającej na celu osiąganie większych korzyści z prowadzonej działalności. 2.2. Ewolucja systemów informatycznych zarządzania Zintegrowane systemy informatyczne wspomagające zarządzanie, zanim stały się rozwiązaniem o wysokim stopniu funkcjonalności i integracji przeszły ewolucję, w której moŝna wyróŝnić następujące etapy: [Chmi96 s.46 i Adam04 s.165] Systemy Transakcyjne Przetwarzania Danych - TPD - określane równieŝ jako TPS (ang. Transaction Processing Data Systems). Systemy takie znane są teŝ pod nazwą Systemów Elektronicznego Przetwarzania Danych - EPD (ang. Electronic Data Processing). W literaturze stosowane jest takŝe określenie Systemy ewidencyjno - transakcyjne SET,
Systemy Informacyjne Zarządzania - SBD 1 - określane często jako MIS (ang. Management Information Systems). Na swoim obecnym poziomie rozwoju funkcjonalnego są one utoŝsamiane z systemami Zarządzania Relacyjnymi Bazami Danych - RDBMS (ang. Relational Data Base Management Systems). MoŜna takŝe spotkać określenie ich jako Systemy Informacyjno Decyzyjne - SID, Systemy Wspomagania Decyzji - SWD - określane teŝ jako DSS (ang. Decision Support Systems), Systemy Eksperckie - SE - określane zamiennie skrótem ES (ang. Expert Systems), Systemy Informowania Kierownictwa - EIS (ang. Executive Information Systems). Bywają one utoŝsamiane z Systemami Wspomagania Kierownictwa - ESS (ang. Executive Support System). Oba te systemy w literaturze polskojęzycznej są określane zbiorczym skrótem SIK, Systemy Sztucznej Inteligencji - SSI (ang. Artificial Inteligence Systems), utoŝsamia się często z Systemami Sieci Neuronowych - SSN i określa jako ANN (ang. Artifical Neuron Networks), Zintegrowane systemy informatyczne ZSI - określane w terminologii anglojęzycznej jako IMIS (ang. Integrated Management Information Systems). W literaturze przedmiotu spotkać moŝna róŝne klasyfikacje systemów oparte o róŝne kryteria jak. np. zakres organizacyjny, wspierane poziomy 1 W literaturze dla określana Systemów Informacyjnych Zarządzania uŝywa się terminu SBD (Systemy Baz Danych) lub SID (Systemy Informacyjno Decyzyjne) jako Ŝe skrót SIZ uŝywany jest dla całej grupy Systemów Informatycznych Zarządzania.
zarządzania, obszary funkcjonalne itd. Klasyfikacja tychŝe systemów nie wchodzi jednak w zakres tematyczny niniejszego opracowania. Obecnie, złoŝone systemy informatyczne wspomagające działalność firm określane są mianem zintegrowanych systemów informatycznych wspomagających zarządzanie. Są to kompleksowe rozwiązania informatyczne w ramach, których funkcjonować mogą systemy róŝnych typów. Reprezentantem takich właśnie systemów jest system ERP i jego następca system ERP II. 3. System ERP System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) - planowanie zasobów przedsiębiorstwa jest kompleksowym systemem wspierającym działalność przedsiębiorstwa w pełnym zakresie jego działalności począwszy od planowania produkcji i zaopatrzenia, przez zarządzanie produkcją, rozliczanie zarówno ilościowe jak i wartościowe, zarządzanie finansami, zasobami ludzkimi i materiałowymi aŝ po sprzedaŝ i wysyłkę gotowych produktów do klienta, jak równieŝ wsparcie dla serwisu [Pary05 s. 172]. Zintegrowane Systemy Informatyczne klasy ERP korzeniami sięgają metodologii MRP oraz MRP II. Wykształciły się poprzez wielokrotne dodawanie do nich kolejnych modułów i często nazywane są MRP III (ang. Money Resource Planning - Planowanie Zasobów Finansowych). Oficjalny standard 2 ERP nie został do tej pory 2 Opracowaniem standardów odnośnie systemów wspomagających planowanie zasobów i zarządzanie produkcją zajmuje się stowarzyszenie The Educational Society for Resource Managent. Poprzednia nazwa tego stowarzyszenia to APICS (ang. American Production & Inventory Control Society).
zdefiniowany. Przyjmuje się jednak, Ŝe podstawowy system ERP to MRP II plus rachunkowość zarządcza, cash-flow i rachunek kosztów. Systemy ERP wspomagające zarządzanie składają się z modułów, które obsługują praktycznie wszystkie funkcje w przedsiębiorstwie. Poszczególne moduły systemu są ze sobą ściśle zintegrowane, a integracja ta polega m. in. na spływaniu danych wygenerowanych w całym przedsiębiorstwie (przez poszczególne moduły) do modułu finansowego. Taka formuła funkcjonowania systemu przyczynia się do szybkiego uzyskiwania sprawozdań finansowych, które są wykorzystywane w strategicznych obszarach działalności firmy. Poprzez integrację przepływu danych system ERP jest w stanie wspomagać działanie firmy w zakresie pełnego procesu gospodarczego od zaplanowania sprzedaŝy aŝ do uzyskania zapłaty. System ten jest rozwiązaniem, które powstało jako skutek ewolucji systemów wspomagających zarządzanie. Zanim powstał, istniały inne systemy, które przeobraŝały się w coraz to nowsze i doskonalsze rozwiązania. Na bazie istniejącego systemu powstawał nowy, bardziej funkcjonalny, odznaczający się większym stopniem integracji system, którego cechą charakterystyczną było to, iŝ zawierał cechy i funkcjonalność poprzednika. Rozwój systemu zintegrowanego ERP moŝna syntetycznie ująć w następujących etapach: Systemy sterowania zapasami IC (ang. inventory control). Ich rozwój przypadł na schyłek lat 50-tych ubiegłego stulecia, kiedy to zaczęły pojawiać się pierwsze systemy ewidencjonowania zapasów wsparte
prostym oprogramowaniem bazującym na statystycznych i zdroworozsądkowych metodach sterowania zapasami. MRP (ang. Material Requirements Planning) - planowanie potrzeb materiałowych jest systemem wspomagającym planowanie oraz harmonogramowanie produkcji. W metodologii MRP przygotowany harmonogram produkcji łączony jest z materiałami, które są niezbędne do wykonania tejŝe produkcji. W stosunku do prostych metod sterowania zapasami MRP wzbogacony został takŝe o prognozowanie, określanie stanów magazynowych, śledzenie oraz rozliczanie ilościowe produkcji. MRP był pierwszym standardem dla systemu wspomagania zarządzania. MRP II (ang. Manufacturing Resource Planning) - planowanie zasobów produkcyjnych. Wraz z upływem czasu MRP uzupełnione zostało o planowanie innych, poza materiałami, czynników produkcji jak np. energia, praca. DuŜym osiągnięciem było zintegrowanie danych pochodzących z produkcji i sprzedaŝy z ich planowaniem. MRP II jest to sprzęŝenie zwrotne pomiędzy procesem planowania a procesem produkcji. Integruje on działania wykonywane w przedsiębiorstwie jednocześnie na trzech poziomach zarządzania tj. na poziomie strategicznym, taktycznym i operacyjnym. MRP III lub MRP II+ (ang. Money Resource Planning) - planowanie zasobów finansowych przedsiębiorstwa. System ten, niekiedy w ogóle nie uwzględniany w ewolucji jako oddzielny [Adam01] stanowił uzupełnienie funkcjonalności MRP II o procedury finansowe. UmoŜliwiał rozliczanie produkcji i obszarów z nią związanych nie tylko w ujęciu ilościowym ale takŝe wartościowym.
ERP (ang. Enterprise Resource Planning) - planowanie zasobów przedsiębiorstwa jest kolejnym rozwinięciem poprzedniego systemu. Stanowi on uzupełnienie funkcjonalności poprzednika o dodatkowe zakresy funkcjonalności nie wspierane dotychczas przez systemy tj. zarządzanie zasobami ludzkimi, zarządzanie jakością, wsparcie dla kontaktów z klientami, wspomaganie dystrybucji, zarządzanie serwisem itd. System zintegrowany klasy ERP osiągnął juŝ taką funkcjonalność, Ŝe jest w stanie wspierać całość aktywności przedsiębiorstwa. ERP II - system oparty na nowym modelu biznesu, w którym partnerzy handlowi firmy współuczestniczą w wykorzystaniu jej zasobów na kolejnych etapach tj. projektowania, wytwarzania i dystrybucji produktu [Pary05 s. 172]. W modelu tym aplikacje klasy ERP poszczególnych firm wymieniają ze sobą dane w celu polepszenia współpracy. Rys. 1: Ewolucja systemu ERP źródło : opracowanie własne
4. System ERP II System ERP II to zintegrowany system zarządzania (...) umoŝliwiający planowanie i zarządzanie majątkiem finansowym, a takŝe wspierający kontakty ze światem zewnętrznym, dzięki umoŝliwieniu komunikowania się z systemem przez sieć WWW, oraz oferowaniu funkcjonalności do zarządzania kontaktami z klientem [Lech03 s.20]. System ERP II to ewolucyjny następca systemu ERP, charakteryzujący się orientacją na budowanie silnych związków z klientami i partnerami biznesowymi oraz tzw. inteligencję systemową. Oznacza to, Ŝe system ERP II to system ERP, w którym moduł sprzedaŝy i dystrybucji rozbudowany jest do rozmiarów systemu zarządzania relacjami z klientami CRM (ang. Customer Relationship Management), natomiast moduł logistyki produkcyjno - zaopatrzeniowej jest zintegrowany w ramach systemu łańcucha dostaw SCM (ang. Supply Chain Management). Optymalizacja zasobów i wspomaganie procesów wewnątrz firmy, czyli zakresy jakie dotychczas wspierał system ERP zostają uzupełnione o informacje dotyczące tychŝe wielkości u partnerów biznesowych. Zarządzanie zasobami zostaje rozszerzone z jednego przedsiębiorstwa na wszystkich partnerów zaangaŝowanych w proces współpracy. W ramach systemu ERP II, którego zadaniem jest wymiana informacji z systemami, kluczową rolę odgrywa, jak dotychczas, produkt. Z produktem natomiast związana jest konieczność śledzenia i szybkiej zmiany asortymentu wyrobów. Dlatego teŝ w systemach ERP II wydzielony zostaje nowy podsystem zarządzania cyklem Ŝycia produktu
PLM (ang. Product Life Management), w ramach którego zgrupowane i realizowane są: projektowanie produktu, wytwarzanie, zarządzanie jakością oraz rynkowa ocena produktu. W funkcjonowaniu systemu ERP II duŝą rolę odgrywa takŝe oparty o hurtownię danych i zgromadzone w niej zasoby informacyjne podsystem strategicznego zarządzania firmą SEM (ang. Strategic Enterprise Managenent). Do głównych zadań takiego podsystemu naleŝą konsolidacja finansowa, planowanie strategiczne i symulacje, pozyskiwanie informacji, kokpit zarządzania oraz inwestycje kapitałowe. [Adam04 s.165] Rys. 2 : Architektura systemu ERP II źródło : opracowanie z wykorzystaniem [Adam04 s. 166] System ERP II cechuje orientacja na integrację zewnętrzną i współpracę z partnerami biznesowymi w celu uzyskania przewagi
konkurencyjnej oraz maksymalizacji zysku. W tym celu wykorzystywane są najnowsze rozwiązania technologii informatycznej, nie tylko w zakresie komunikacji ale teŝ w funkcjonalności nowoczesnych aplikacji np. hurtownie danych, systemy rynków elektronicznych itd. Dotychczasowe systemy ERP działające w ramach przedsiębiorstw w tzw. zamkniętej pętli juŝ niedługo będą musiały zostać zastąpione przez ERP II wtedy, kiedy firma będzie chciała poszerzyć swoją działalność biznesową o aktywność w świecie wirtualnym [por. Kije05 s. 117]. Obecnie, w dobie coraz większej ekspansji gospodarki elektronicznej coraz większe znaczenie mają elektroniczne formy związków biznesowych (e-commerce, e-marketplace), które oznaczają współpracę pomiędzy róŝnymi podmiotami na rynku za pomocą nowoczesnych mediów elektronicznych. Przejście na systemy ERP II stanie się koniecznością, zarówno z biznesowego jak i technologicznego punktu widzenia, dla firm chcących w pełni i aktywnie brać udział w e-biznesie. Systemy zaczną wtedy funkcjonować w zintegrowanej strukturze firm (por. rys 3).
Rys. 3: Zintegrowana struktura współpracujących firm źródło : opracowanie własne 5. Zakończenie Do pełnego zaistnienia systemu ERP II w praktyce gospodarczej ery globalnej komunikacji potrzebne są standardy. Wprowadzanie standardu nie jest łatwym procesem. Dotyka bowiem Ŝywotnych interesów wielu firm. Jeśli jedna zaproponuje standard, natychmiast powstanie koalicja innych, które zaproponują standard alternatywny. Pomimo faktu, iŝ systemy klasy ERP są stosunkowo niedojrzałe w kontekście współpracy z Internetem (e-commerce, CRM, SCM) to tendencja ewolucyjna w tym kierunku ma charakter stały. W sytuacji, gdy Internet powoli przejmuje rolę EDI (ang. Electronic Data Interchange) elektronicznej wymiany danych, moŝna stwierdzić, Ŝe posiadanie przez systemy ERP moŝliwości współpracy z innymi podmiotami przez sieć Internet (jako system ERP II) będzie miała zasadnicze, a nawet kluczowe znaczenie dla ich funkcjonalności. 6. Literatura [Adam01] [Adam04] Adamczewski P., Ku systemom zintegrowanym klasy ERP II, [w:] Kubiak B.F., Korowicki A. (red.), Human Computer Interaction 2001, wyd. Akwila - Roman Młodkowski, Gdańsk 2001. Adamczewski P., Zintegrowane systemy informatyczne w praktyce, Mikom, Warszawa 2004.
[Chmie96] Chmielarz W., Systemy informatyczne wspomagające zarządzanie, Dom Wydawniczy Elipsa, Warszawa 1996. [Janu01] Januszewski A., Informatyka w przedsiębiorstwie. Systemy i proces informatyzacji. WyŜsza Szkoła Zarządzania i Finansów, Bydgoszcz 2001. [Kije05] Kijewska A., Systemy informatyczne w zarządzaniu, Politechnika Śląska, Gliwice 2005. [Kisi05] Kisielnicki J., Sroka H., Systemy informacyjne biznesu. Informatyka dla zarządzania, Placet, Warszawa 2005. [Lase98] Lasek M., Integracja w przetwarzaniu informacji gospodarczych, Informatyka, wydanie specjalne I/1998. [Lech03] Lech P., Zintegrowane systemy zarządzania ERP/ERP II, Difin, Warszawa 2003. [Nied93] Niedzielska E. (red.), Wstęp do informatyki, PWE, Warszawa 1993. [Pary05] Parys T., Bariery wdroŝeniowe systemu zintegrowanego klasy ERP i ich postrzeganie przez uŝytkowników, [w:] Rószkiewicz M, Wędrowska E. (red.), Informacja w społeczeństwie XXI wieku, Oficyna Wydawnicza SGH, Warszawa 2005. Informacje o autorze : dr Tomasz PARYS Katedra Podstaw Informatyki i Systemów Informatycznych WyŜsza Szkoła Ekonomiczno - Informatyczna 02-787 Warszawa, ul. Stokłosy 3 e-mail: tomasz.parys@wsei.pl