Załącznik Nr 2 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia DT-V.272.1.2012 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Zamawiający jest beneficjentem indywidualnego projektu kluczowego Zakup taboru kolejowego dla regionalnych pasażerskich przewozów kolejowych współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 2013: Priorytet II Infrastruktura komunikacyjna Działanie 2.4 Tabor kolejowy dla regionalnych pasażerskich przewozów kolejowych Całkowita wartość projektu wynosi 470,1 mln zł. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 162,4 mln zł oraz budżetu państwa 28,7 mln zł. Wkład własny Województwa Wielkopolskiego w montażu finansowym projektu to 279,0 mln zł. W dniu 8 lutego 2011 r. podpisano umowę na dostawę 22 nowych elektrycznych zespołów trakcyjnych, z których 8 sztuk zostanie przekazanych do eksploatacji w 2012 r. Zakup nowego taboru w powiązaniu z utworzeniem przez Województwo Wielkopolskie własnej spółki przewozowej Koleje Wielkopolskie sp. z o.o. zapewni wkrótce nową jakość publicznego transportu zbiorowego w kolejowych wojewódzkich przewozach pasażerskich. Celem planowanych przez zamawiającego działań informacyjnych i promocyjnych jest zwiększenie świadomości społeczeństwa na temat udziału środków Unii Europejskiej w realizowanym projekcie taborowym. Podstawy prawne promocji, zasady wizualizacji materiałów informacyjnych oraz wymagania dotyczące znaków graficznych zawarte zostały w Wytycznych Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007 2013, stanowiących załącznik do Uchwały nr 3901/10 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 13 maja 2010 r. dostępnych na stronie internetowej www.wrpo.wielkopolskie.pl Zamawiający zamierza zlecić w trybie konkurencyjnym przeprowadzenie profesjonalnej kampanii informacyjno promocyjnej projektu z wykorzystaniem różnych nośników promocji, adresowanej przede wszystkim do mieszkańców województwa wielkopolskiego. Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie następujących zadań cząstkowych: I. Uruchomienie strony internetowej projektu (zaprojektowanie, wykonanie, uruchomienie i wdrożenie serwisu internetowego/ hosting serwera ) Serwis powinien zostać wykonany z zastosowaniem najlepszych praktyk w dziedzinie budowania witryn WWW i w zgodności z najnowszymi standardami, które wyznacza W3C 1
(World Wide Web Consortium). Serwis winien wykorzystywać system zarządzania treścią (CMS) umożliwiający jego dalszy rozwój po wygaśnięciu Umowy z Wykonawcą. Wykonawca zobowiązany jest utrzymywać stronę wraz z systemem CMS poprzez zapewnienie 24 miesięcznego hostingu serwera. Usługa powinna dawać możliwość stworzenia serwera FTP o minimalnej przestrzeni dyskowej 10 GB. Strona powinna zawierać narzędzie umożliwiające wirtualny spacer po elektrycznym zespole trakcyjnym (na zewnątrz i wewnątrz pojazdu), wykonane w technologii flash, html5 lub javascript. Termin uruchomienia strony internetowej do 15.11.2012 r. Rekomendowana struktura strony internetowej: Strona główna - Logotyp - Aktualności - Banner w formacie billboard lub double billboard z możliwością deaktywacji - Formularz newslettera - Podstawowe dane o Projekcie - Logotypy unijne Fundusze UE - EFRR - NSS - WRPO - Projekt 22 EZT Tabor - Informacje tekstowe - Statystyki - Plan składu - Opis kluczowych elementów składu Galeria - Zdjęcia - Wizualizacje 2
- Materiały promocyjne (audio i video) Wirtualny spacer - Wirtualny spacer po EZT (na zewnątrz i wewnątrz pojazdu) wykonany w technologii flash, html5 lub javascript - Możliwość przemieszczenia się po składzie za pomocą interaktywnych punktów lub mapy - Funkcje obracania się o 360 stopni oraz przybliżania obrazu Połączenia - Mapa połączeń kolejowych - Wyszukiwarka połączeń kolejowych (rozkład jazdy) Kontakt - Informacje kontaktowe do Beneficjenta Media - Media o Projekcie - Kontakt dla mediów Wykonawca zaproponuje domenę internetową dla serwisu i przeszkoli 3 wskazane przez Zamawiającego osoby w zakresie pełnej obsługi strony internetowej. II. Przeprowadzenie zewnętrznej reklamy projektu- OUTDOOR (citylight, miniboard) 1. Projekt graficzny, wykonanie i ekspozycja na Citylight zasięg: Poznań liczba citylightów: 44 format: 1,20 x 1,80 (m), druk pełno kolorowy CMYK ekspozycja: minimum 14 dni w okresie 15.10 15.12.2012 r. 2. Projekt graficzny, wykonanie i ekspozycja na Miniboard zasięg: w miejscowościach ( z wyłączeniem Poznania) na trasie linii kolejowych Kłodawa -Poznań Zbąszyń i Poznań Gniezno, w których znajdują się stacje kolejowe (lokalizacja miejscowości wg. Mapy linii kolejowych w Polsce zarządzanych przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. i innych zarządców dostępnej na stronie www.plk-sa.pl) 3
liczba miniboardów: 50 format: 2,52 x 1,19 (m), druk pełno kolorowy CMYK ekspozycja: minimum 14 dni w okresie 15.10 15.12.2012 r. III. Przygotowanie radiowych i telewizyjnych materiałów promocyjnych oraz zakup emisji 1. Spot radiowy o długości min. 15 sekund, emitowany w stacji radiowej obejmującej swoim zasięgiem obszar województwa wielkopolskiego w czasie 7.00 10.00 oraz 15.00 17.00 Liczba emisji w okresie 01.11 15.12.2012 r. 180 emisji 2. Spot telewizyjny o długości min. 30 sekund, emitowany w 2 regionalnych stacjach telewizyjnych po godz. 17.00 przed lub po programach informacyjnych Liczba emisji w okresie 01.11 15.12.2012 r. Telewizja o zasięgu ponad 3,0 mln widzów 35 emisji Telewizja o zasięgu ponad 600 tys. widzów 65 emisji 3. Film promocyjny o długości min. 3,5 minuty w technologii zapisu umożliwiającej jego wykorzystanie w kinie, telewizji i Internecie. Polska i angielska wersja językowa filmu. IV. Opracowanie i publikacja w regionalnych mediach drukowanych informacji prasowych /reklamy projektu Publikacja reklam prasowych projektu taborowego w dzienniku o nakładzie co najmniej 90 000 egzemplarzy na stronie redakcyjnej gazety. Format reklamy: 6 x 2 (12 modułów) Publikacja: 4 razy w okresie 01.11 15.12. 2012 r. V. Wykonanie promocyjnych materiałów drukowanych (foldery, ulotki, koperty na bilety, roll - up) 1. Folder informacyjno- promocyjny nakład: 2 500 sztuk Format A4, 8 stron z okładką, papier kredowy matowy gramatura min. 230 g/m 2, okładka foliowana jednostronnie, oprawa zszywana Druk pełno kolorowy, dwustronny w systemie kolorystycznym CMYK 2. Ulotki informacyjno- promocyjne nakład: 5 000 sztuk 4
Format 210 x 99 (mm), papier kredowy matowy o gramaturze min. 150 g/m 2 Druk pełno kolorowy, dwustronny w systemie kolorystycznym CMYK 3. Koperty na bilety kolejowe nakład 100 000 szt. Składane wg wzoru stosowanego aktualnie przez PKP Intercity Format 10,5 x 21,0 (cm). Kieszeń dolna, półotwarta. Druk jednostronny, pełny kolor CMYK, papier kredowy matowy - gramatura min. 150 g/m 2 4. Roll up - 2 sztuki wymiar 100 x 200 (cm), waga do 5 kg, kaseta aluminiowa z chromowanymi bokami, jednostronny, druk w pełnym kolorze na materiale typu blockout, mocowanie grafiki listwa zaciskowa, stabilna konstrukcja, futerał transportowy, 12 miesięczna gwarancja Miejsce dostawy materiałów V. 1 4: siedziba Departamentu Transportu UMWW w Poznaniu, ul. Przemysłowa 46. VI. Obsługa eventu promocyjnego podczas Międzynarodowych Targów Poznańskich (Salon Lokalnego i Regionalnego Transportu Publicznego WWW.DWORZEC.MTP.PL Miejsce wydarzenia: MTP, Pawilon nr 15, sala 1C Poznańskiego Centrum Kongresowego Promocja projektu taborowego podczas konferencji dotyczącej publicznego transportu zbiorowego organizowanej przy udziale Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich w dniu 21 listopada 2012 r. w ramach Salonu Lokalnego i Regionalnego Transportu Publicznego DWORZEC (wystosowanie zaproszeń do wskazanych przez Zamawiającego potencjalnych uczestników do 150 osób, recepcja części projektowej konferencji, prezentacja przygotowanych materiałów informacyjno promocyjnych (folder, ulotka, film promocyjny, strona internetowa). Zaproszenia format A4 łamane do A5, druk dwustronny, pełno kolorowy CMYK, papier kredowy matowy min. 230 g/m 2. Dystrybucja zaproszeń po stronie Wykonawcy. Lunch bufetowy dla uczestników konferencji przykładowe menu jak niżej, przy uwzględnieniu przewidywanej liczby uczestników). 5
zestaw przekąsek na zimno min. 4 rodzaje po 150 sztuk, w tym mini-szaszłyki wegetariańskie (ser typu mozzarella, pomidor koktajlowy, świeża bazylia), łosoś wędzony z ziołami prowansalskimi o wadze nie mniejszej niż 80 g/sztuka oraz deski serów dekorowane orzechami i owocami, dania główne na gorąco min. 3 rodzaje po 150 porcji każdego dania, w tym 2 dania mięsne (np. strogonoff z polędwicy wieprzowej z pieczarkami, pieczeń wielkopolska w sosie śliwkowym), 1 danie jarskie, wybór sałatek w ilości 100 g na osobę (min. 5 rodzajów, w tym z sałatą, rucolą i suszonymi pomidorami; tuńczykowa; brokułowa), każda składająca się z minimum 5 składników, w tym dwie sałatki ze świeżych warzyw np. grecka i z białej kapusty, zestaw dodatków co najmniej 4 rodzaje m.in. zapiekane ziemniaki z ziołami, ryż sypki, kluseczki półfrancuskie, warzywa na ciepło, pieczywo (w sumie co najmniej 300 g na osobę), deser - minimum 3 rodzaje ciast krojonych (w sumie około 50 g na osobę, w tym w-z; sernik, tiramissu, ciasto jogurtowe z wyłączeniem ciast drożdżowych) oraz 2 rodzaje deserów podawanych w pucharkach (np. musy, galaretki, kremy) po 300 porcji około 50 g na porcję, co najmniej jedną filiżankę herbaty na osobę około 150 ml, minimum 5 rodzajów herbat do wyboru, co najmniej jedną filiżankę kawy na osobę około 150 ml, min. 3 rodzaje 100 % soków owocowych około 0,25 l na osobę, w tym jabłkowy, porzeczkowy, pomarańczowy, około 0,25 l wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, przy czym ilość wody niegazowanej powinna być dwukrotnie większa niż ilość wody gazowanej). Wykonawca zapewni również dodatki kawowe: śmietankę/mleko do kawy (nie zabielacz w proszku), cukier biały, brązowy, słodzik, cytrynę pokrojoną w plasterki.. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi oraz charakteryzować się wysoką jakością i estetyką podania. Dodatkowe wymagania Zastawa porcelanowa i szkło Sztućce Stoły koktajlowe typowe wysokie do konsumpcji Nakrycie stołów obrusami + serwetki Obsługa kelnerska/kucharska VII. Dostawa gadżetów promocyjnych 1. Kartonowy model elektrycznego zespołu trakcyjnego do samodzielnego sklejania - 10 000 szt. Wykrój zoptymalizowany do powierzchni arkusza formatu A3 (rzeczywista długość pojazdu 75,2 m). Nadruk jednostronny 4+0, karton 230 g/m 2, folia połysk jednostronnie 2. Izotermiczny kubek podróżny - 1 000 sztuk 6
Pojemność min. 450 ml, wykonany ze stali nierdzewnej, z systemem leakproof. Bez uchwytu, antypoślizgowe nakładki na ściance i spodzie kubka. Ergonomiczny kształt dla lepszego komfortu trzymania i dopasowania kubka do uchwytów samochodowych. Znakowania: grawer (monochromatyczne zestawienie logotypów Programu Operacyjnego + widok czoła pociągu). Rysunek poglądowy kubka izotermicznego: Miejsce i termin dostawy gadżetów z poz. VII. 1 2: siedziba Departamentu Transportu UMWW w Poznaniu, ul. Przemysłowa 46 do dnia 15 listopada 2012 r. Wybrany w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego Wykonawca przedstawi Zamawiającemu minimum 3 różne projekty / koncepcje dla każdego z zamawianych produktów /narzędzi komunikacji, przy zachowaniu spójnej linii kreatywnej całej kampanii informacyjno promocyjnej. Wszystkie materiały przeznaczone do publikacji /emisji /dystrybucji / ekspozycji wymagają uprzedniego zatwierdzenia przez Zamawiającego. Zakup czasu antenowego nastąpi zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego media planem i harmonogramem kampanii. Materiały promocyjno informacyjne muszą uwzględniać kolorystykę i logotypy Programu Regionalnego, Województwa Wielkopolskiego oraz Unii Europejskiej (zestawienie logotypów dostarczy Zamawiający). 7