Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik Nr 3 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Spis treści Informacje ogólne... 2 Przedmiot zamówienia... 3 I. Przeprowadzenie zewnętrznej reklamy projektu - OUTDOOR (citylight, miniboard)... 3 II. Przygotowanie radiowych materiałów promocyjnych oraz zakup emisji... 3 III. Przygotowanie telewizyjnych materiałów promocyjnych oraz zakup emisji... 5 IV. Opracowanie i publikacja w regionalnych mediach drukowanych informacji prasowych/reklamy projektu... 7 V. Wykonanie promocyjnych materiałów drukowanych... 8 VI. Zorganizowanie i obsługa dwóch konferencji prasowych... 9 VII. Wykonanie i dostawa gadżetów promocyjnych VIII. Obsługa eventu promocyjnego na dworcach kolejowych IX. Wykonanie tabliczki informacyjnej X. Wykonanie naklejek informacyjnych Dodatkowe informacje

2 Informacje ogólne Zamawiający jest beneficjentem projektu Zakup taboru kolejowego dla Szybkiej Kolei Metropolitalnej BiT-City współfinansowanego ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko w ramach Osi VII Transport przyjazny środowisku, Zadanie 7.3. Transport miejski w obszarach metropolitalnych (nr POIS /12). 13 grudnia zawarto umowę na dofinansowanie projektu. Planowany całkowity koszt realizacji przedsięwzięcia wynosi ,46 PLN, a maksymalna kwota wydatków kwalifikowalnych wynosi ,22 PLN. Projekt zakłada zakup pięciu nowych Elektrycznych Zespołów Trakcyjnych do obsługi połączeń kolejowych na trasie Toruń Wschodni Bydgoszcz Główna. Projekt ma na celu poprawę komfortu i bezpieczeństwa podróżnych oraz podniesienie jakości usług przewozowych. Pociągi będą dostosowane do potrzeb osób o ograniczonej sprawności ruchowej oraz zostaną wyposażone w system monitoringu i dostęp do Internetu bezprzewodowego. Dzięki projektowi zostanie uruchomiona większa ilość pociągów pomiędzy stolicami województwa. Zapewnione zostaną połączenia co 30 minut w godzinach szczytu i co 60 minut o pozostałych porach. W 2014 roku zakończył się realizowany przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. remont trasy z Bydgoszczy do Torunia co skróciło czas przejazdu pociągiem do ok. 45 minut. Umożliwi to pełne wykorzystanie możliwości technicznych nowego taboru i znacznie poprawi jakość transportu publicznego na obszarze aglomeracji. W dniu 26 listopada 2013 roku r. podpisano umowę na dostawę 5 nowych elektrycznych zespołów trakcyjnych, z których 4 sztuki zostaną przekazane do eksploatacji w 2014 r., a jedna na początku 2015r. Zakup nowego taboru w powiązaniu z pozostałymi projektami z grupy BiT-City zapewni wkrótce nową jakość publicznego transportu zbiorowego w kolejowych wojewódzkich przewozach pasażerskich. Zgodnie z założeniami projektu, tabor kolejowy zostanie wydzierżawiony przewoźnikowi obsługującemu ww. trasę. Zamawiający zamierza zlecić w trybie konkurencyjnym zaprojektowanie i wykonanie profesjonalnej kampanii informacyjno promocyjnej projektu obejmującej dziesięć wyodrębnionych zadań z wykorzystaniem różnych nośników promocji, adresowanej przede wszystkim do mieszkańców województwa kujawskopomorskiego ze szczególnym uwzględnieniem bydgosko-toruńskiego obszaru metropolitalnego rozumianego jako powiat toruński, powiat bydgoski, miasto Toruń i Miasto Bydgoszcz. Celem planowanych przez Zamawiającego działań informacyjnych i promocyjnych jest zwiększenie świadomości społeczeństwa na temat udziału środków Unii Europejskiej w realizowanym projekcie taborowym. Podstawy prawne promocji, zasady wizualizacji materiałów informacyjnych oraz wymagania dotyczące znaków graficznych zawarte zostały w Zasadach promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko dostępnych na stronie internetowej Działania mają objąć swoim zasięgiem przede wszystkim następujące grupy docelowe: a) media regionalne o zasięgu obejmującym co najmniej obszar województwa kujawsko-pomorskiego; b) społeczność lokalną; c) obecnych i potencjalnych pasażerów na promowanej trasie; d) władze lokalne. 2

3 Przedmiot zamówienia Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie następujących zadań cząstkowych: I. Przeprowadzenie zewnętrznej reklamy projektu - OUTDOOR (citylight, miniboard) 1. Projekt graficzny, wykonanie i ekspozycja na Citylight a) Oznakowanie zgodne z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , w tym z Księgą identyfikacji wizualnej NSS ; b) zasięg: Toruń, Bydgoszcz; c) liczba citylightów: Toruń: 30, Bydgoszcz 40; d) format: zgodny z wymiarami gablot na przystankach w Toruniu i Bydgoszczy; druk pełno kolorowy CMYK; e) ekspozycja: minimum 60 dni w okresie od 1 do 31 grudnia 2014 i od 1 do 31 marca 2015r. 2. Projekt graficzny, wykonanie i ekspozycja na Miniboard a) Oznakowanie zgodne z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , w tym z Księgą identyfikacji wizualnej NSS ; b) zasięg: w miejscowościach (z wyłączeniem Torunia i Bydgoszczy) położonych wzdłuż trasy linii kolejowej nr 18 na odcinku Toruń Główny Bydgoszcz Główna, w których znajdują się stacje kolejowe (lokalizacja miejscowości wg Mapy linii kolejowych w Polsce zarządzanych przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. i innych zarządców dostępnej na stronie c) liczba miniboardów: 10. W przypadku braku w wyznaczonej lokalizacji odpowiedniej ilości nośników reklamy zewnętrznej typu miniboard, ekspozycję należy uzupełnić o inne nośniki reklamy outdoorowej po uzgodnieniu z Zamawiającym; d) format: 2,52 x 1,19 (m), druk pełno kolorowy CMYK; e) ekspozycja: minimum 60 dni w okresach od 1 do 31 grudnia 2014r. i od 1 do 31 marca 2015r. II. Przygotowanie radiowych materiałów promocyjnych oraz zakup emisji 1. Wykonawca opracuje spot radiowy o czasie trwania min. 15 sekund i zapewni jego emisję w stacji radiowej obejmującej swoim zasięgiem co najmniej obszar województwa kujawsko-pomorskiego w czasie oraz w okresie 1 grudnia marca 2015 r. łącznie minimum 180 emisji. Zamawiający wyklucza możliwość emisji spotów radiowych w radiach internetowych. 2. Szczegółowy harmonogram emisji spotu radiowego zostanie uzgodniony z Zamawiającym. 3. Wykonawca zobowiązuje się do: a) mapisania jednego scenariusza spotu radiowego na temat realizowanego przez Województwo Kujawsko-Pomorskie projektu, współfinansowanego w ramach Programu Operacyjnego 3

4 Infrastruktura i Środowisko zgodne z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko ; b) wyprodukowania spotu radiowego z najwyższą starannością; c) nagrania i przekazania Zamawiającemu spotu radiowego w formacie i na nośnikach umożliwiających emisję w stacjach radiowych w których Wykonawca wykupi emisję; d) zakupienia emisji spotu radiowego w okresie od dnia 1 grudnia 2014 do dnia 31 marca 2015 r. minimum 180 emisji. 4. Harmonogram realizacji spotu a) w ciągu 21 dni od dnia podpisania umowy Wykonawca opracuje i przygotuje scenariusz spotu radiowego, który przekaże Zamawiającemu do akceptacji; b) zamawiający w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia przekazania scenariuszy zgłosi Wykonawcy ewentualne uwagi; c) wykonawca w ciągu 14 dni kalendarzowych dokona poprawek zgodnie z uwagami Zamawiającego; d) w przypadku, gdy scenariusz nadal będzie wymagał poprawek, Zamawiający i Wykonawca uzgodnią jego treść, przy czym uzgodnienie ostateczne scenariusza musi nastąpić w ciągu kolejnych 14 dni kalendarzowych; e) na podstawie zaakceptowanych przez Zamawiającego scenariuszy, Wykonawca w ciągu 14 dni zrealizuje 1 (jeden) spot radiowy. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji nagrania głosów min. 2 lektorów w języku polskim, nagrania min. 2 ścieżek dźwiękowych podkładu muzycznego, odpowiednich do treści scenariusza spotu oraz jingiel. Zamawiającemu przysługuje prawo wyboru jednej z przedłożonych przez Wykonawcę wersji spotu radiowego; f) zamawiający po przekazaniu nagrania audycji i spotu może zgłosić Wykonawcy ewentualne uwagi; g) wykonawca w ciągu 7 dni kalendarzowych dokona poprawek zgodnie z uwagami Zamawiającego; h) uzgodnienie ostatecznego kształtu spotu radiowego, w tym akceptacja Zamawiającego musi nastąpić w ciągu kolejnych 7 dni kalendarzowych; i) po dokonaniu przez Zamawiającego akceptacji wybranej wersji spotu radiowego, Wykonawca dokona zakupu emisji dla wyprodukowanego spotu w stacji radiowej obejmującej swoim zasięgiem co najmniej obszar województwa kujawsko-pomorskiego. Zamawiający wyklucza możliwość emisji spotów radiowych w radiach internetowych. 5. Pozostałe informacje odnośnie zamówienia spot radiowy musi zawierać następującą informację: Spot współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko w przypadku spotu radiowego. 4

5 III. Przygotowanie telewizyjnych materiałów promocyjnych oraz zakup emisji 1. Wykonawca wyprodukuje film reklamowy i spot reklamowy wraz z emisją w telewizji regionalnej o zasięgu ponad 50 tys. widzów na terenie co najmniej województwa kujawsko-pomorskiego. Zamawiający wyklucza możliwość emisji spotu telewizyjnego w telewizjach internetowych. 2. Wykonawca zobowiązuje się do: a) produkcji filmu reklamowego o czasie trwania do 3 minut, w dwóch wersjach językowych (polskiej i angielskiej); b) produkcji spotu reklamowego o czasie trwania do 30 sekund, w dwóch wersjach językowych (polskiej i angielskiej); c) zakup emisji spotu reklamowego w polskiej wersji językowej o czasie trwania do 30 sekund w telewizji regionalnej na terenie województwa kujawsko-pomorskiego o zasięgu ponad 50 tysięcy widzów d) wytłoczenia 100 sztuk płyt DVD z filmem i spotem reklamowym z dostawą do siedziby Zamawiającego. 3. Wymagania dotyczące realizacji zamówienia. a) film i spot reklamowy wykonane zostaną według scenariuszy przygotowanych przez Wykonawcę i zaakceptowanych przez Zamawiającego. Tematyka filmu i spotu dotyczyć ma udziału środków Unii Europejskiej w realizowanym projekcie taborowym oraz korzyści dla regionu wynikających z realizacji projektu; b) scenariusz powinien precyzyjnie określać poszczególne ujęcia i rodzaj oprawy graficznej użytej w filmie i spocie reklamowym, a także tekst lektorski. Nie dopuszcza się wykonania materiału bez tekstu lektorskiego. Grafika może być zmiksowana ze zdjęciami plenerowymi. Przekaz scenariusza ma docierać głównie do określonej grupy docelowej. Są to media regionalne, społeczność lokalna, obecni i potencjalni pasażerowie kolei na trasie Toruń Bydgoszcz, lokalne władze samorządowe; c) film i spot reklamowy powinny przekazywać komunikat o korzyściach jakie odnosi grupa docelowa z realizacji projektu i zawierać następujące elementy: komfort i bezpieczeństwo połączeń, szybkość przemieszczania się, integracja transportowa Torunia i Bydgoszczy, ekologiczny charakter transportu publicznego, redukcja barier dla osób z problemami w przemieszczaniu się; d) w filmie oraz w spocie ostatni kadr musi zawierać odpowiednie logotypy oraz informację o współfinansowaniu projektu ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz środków budżetowych Województwa Kujawsko-Pomorskiego; e) muzyka wykorzystana w filmie oraz spocie powinna być dopasowana do obrazu, mieć wyrazistą, dynamiczną ścieżkę dźwiękową. Ścieżka dźwiękowa do filmu i spotu powinna być zaakceptowana 5

6 przez Zamawiającego. W filmie oraz spocie nie powinno zabraknąć nowoczesnych środków wyrazu, w tym elementów grafiki komputerowej oraz animacji 2D; f) film i spot powinny być dostosowane technicznie do emisji zarówno w telewizji jak i w Internecie, gdyż emitowane będą na kanałach telewizyjnych nadawanych drogą naziemną i satelitarną, na stoiskach targowych podczas imprez wystawienniczych, w Internecie oraz wykorzystane będą do innych opracowań - prezentacji multimedialnych; g) propozycje miejsc do sfilmowania w spocie oraz filmie: wyremontowane fragmenty linii kolejowej nr 18 Kutno Piła Główna na odcinku Toruń Główny Bydgoszcz Główna, wnętrze jednego z zakupionych pojazdów w ramach projektu oraz widok z zewnątrz, dworce kolejowe: Toruń Główny i Bydgoszcz Główna, Kręcenie zdjęć filmowych w powyższych lokalizacjach nie jest obligatoryjne i stanowi sugestie Zamawiającego jako propozycje; h) zamawiający nie wymaga korzystania z aktorów w celu przygotowania filmowych materiałów promocyjnych. 4. Emisja spotu reklamowego a) emisja spotu reklamowego w polskiej wersji językowej o czasie trwania do 30 sekund w telewizji regionalnej na obszarze województwa kujawsko-pomorskiego o zasięgu powyżej 50 tys. widzów. Zamawiający wyklucza możliwość emisji spotów reklamowych w telewizjach internetowych; b) czas trwania kampanii: maksymalnie 21 dni kalendarzowych. Emisja powinna odbywać się w dni powszednie (od poniedziałków do piątków z wyłączeniem sobót i niedziel) w prime time. Zamawiający rozumie prime time w szczególności jako bloki reklamowe przed i po programach informacyjnych. Minimalna ilość spotów Szczegółowy harmonogram emisji zostanie uzgodniony z Zamawiającym. 5. Wytłoczenie 100 sztuk płyt DVD z filmem i spotem reklamowym z dostawą do siedziby Zamawiającego a) dostarczone nośniki powinny zawierać: film reklamowy o długości do 3 minut w 2 wersjach językowych (polski, angielski), spot reklamowy o długości do 30 sekund w 2 wersjach językowych (polski,, angielski), menu nawigacyjne z grafiką wykonaną zgodnie z założeniami POIiŚ; b) materiał filmowy powinien być nagrany w sposób umożliwiający odtwarzanie nośnika w odtwarzaczach z napędem BlueRay, DVD oraz komputerach wyposażonych w powszechnie użytkowane systemy operacyjne; c) opakowanie kartonowe: karton - surowiec GC2 200g, nadruk CMYK, folia mat, lakier UV; d) projekt nadruku na płycie DVD oraz projekt okładki zostanie wykonany przez Wykonawcę zgodnie z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , w tym z Księgą identyfikacji wizualnej NSS. 6. Wymogi dodatkowe wykonania telewizyjnych materiałów promocyjno - reklamowych a) high Definition - format 16:9; b) wykonawca udostępni zapis w systemie PAL na nośniku uzgodnionym z Zamawiającym; 6

7 c) wykonawca udzieli Zamawiającemu wyłącznej licencji na korzystanie z autorskich praw majątkowych do materiałów promocyjno reklamowych będących przedmiotem zamówienia na wszystkich polach eksploatacji; d) wykonawca dostarczy na oddzielnym nośniku uzgodnionym z Zamawiającym film reklamowy w dwóch wersjach językowych oraz spot reklamowy w dwóch wersjach językowych w plikach w formacie.avi (divix) oraz.mov. 7. Harmonogram realizacji filmu reklamowego i spotu reklamowego a) w ciągu 21 dni od dnia podpisania umowy, Wykonawca opracuje i przygotuje scenariusz spotu i filmu reklamowego, który przekaże Zamawiającemu do akceptacji; b) zamawiający w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia przekazania scenariuszy zgłosi Wykonawcy ewentualne uwagi; c) wykonawca w ciągu 14 dni kalendarzowych dokona poprawek zgodnie z uwagami Zamawiającego; d) w przypadku, gdy scenariusz nadal będzie wymagał poprawek, Zamawiający i Wykonawca uzgadnia jego treść, przy czym uzgodnienie ostateczne scenariusza musi nastąpić w ciągu kolejnych 14 dni kalendarzowych; e) na podstawie zaakceptowanych przez Zamawiającego scenariuszy, Wykonawca w ciągu 14 dni zrealizuje film reklamowy i spot reklamowy. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji nagrania głosów m.in. 2 lektorów w języku polskim, nagrania min. 2 ścieżek dźwiękowych podkładu muzycznego, odpowiednich do treści scenariusza spotu oraz jingiel. Zamawiającemu przysługuje prawo wyboru jednej z dwóch przedłożonych przez Wykonawcę wersji spotu reklamowego i filmu reklamowego; f) zamawiający po otrzymaniu nagrania filmu reklamowego i spotu reklamowego może zgłosić Wykonawcy ewentualne uwagi; g) wykonawca w ciągu 7 dni kalendarzowych dokona poprawek zgodnie z uwagami Zamawiającego; h) uzgodnienie ostatecznego kształtu filmu reklamowego i spotu reklamowego, w tym akceptacja Zamawiającego musi nastąpić w ciągu kolejnych 7 dni kalendarzowych; i) po dokonaniu przez Zamawiającego akceptacji wybranych wersji filmu reklamowego i spotu reklamowego, Wykonawca dokona zakupu emisji dla wyprodukowanego spotu reklamowego w telewizji o zasięgu ponad 50 tysięcy widzów obejmującej swoim zasięgiem obszar województwa kujawsko-pomorskiego. IV. Opracowanie i publikacja w regionalnych mediach drukowanych informacji prasowych/reklamy projektu 1. Publikacja informacji prasowych projektu taborowego w dzienniku publikowanym o nakładzie co najmniej egzemplarzy na terenie województwa kujawsko-pomorskiego. Format reklamy: 6 x 2 (12 modułów) Publikacja: w piątki w okresie od 1 grudnia 2014 do 1 marca 2015 r.; 7

8 2. Informację prasową należy przygotować zgodnie z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , w tym z Księgą identyfikacji wizualnej NSS. Przez informację prasową należy rozumieć krótki tekst przekazywany mediom, którego celem jest przedstawienie najważniejszych informacji związanych z realizowanym projektem. 3. Informację prasową należy oznaczać elementami właściwymi dla wariantu podstawowego (tj. emblemat Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Europejskiego Funduszu Spójności, logo POIiŚ, (opcjonalnie hasło promocyjne); 4. Typowy układ informacji prasowej zawiera: a) nagłówek krótki tytuł, b) akapit wprowadzający streszczenie najważniejszych faktów w słowach, c) tekst opis zagadnienia z podaniem szczegółów (przedstawienie faktów, a nie opinii), d) końcowe akapity kontekst, cytaty, informacje ogólne (np. dane kontaktowe). V. Wykonanie promocyjnych materiałów drukowanych 1. Folder informacyjno- promocyjny nakład: sztuk a) oznakowanie zgodne z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , w tym z Księgą identyfikacji wizualnej NSS ; b) format A4, 4 strony (łącznie z okładką), papier kredowy matowy gramatura min. 230 g/m 2, okładka foliowana jednostronnie, oprawa zszywana; c) druk pełno kolorowy, dwustronny w systemie kolorystycznym CMYK; d) termin dostawy do dnia 1 września 2014 r. 2. Ulotki informacyjno- promocyjne nakład: sztuk a) oznakowanie zgodne z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , w tym z Księgą identyfikacji wizualnej NSS ; b) format A5, papier kredowy matowy o gramaturze min. 150 g/m 2 ; c) druk pełno kolorowy, dwustronny w systemie kolorystycznym CMYK; d) termin dostawy do 1 września 2014 r.; 3. Roll up - 2 sztuki a) wymiar 100 x 200 (cm), waga do 5 kg, kaseta aluminiowa z chromowanymi bokami, jednostronny, druk w pełnym kolorze na materiale typu blockout, mocowanie grafiki listwa zaciskowa, stabilna konstrukcja, futerał transportowy, 12 miesięczna gwarancja; b) wygląd: logotypy właściwe dla źródła finansowania (POIiŚ) zgodne z Księgą identyfikacji wizualnej NSS ; pociąg na tle mapy schematycznej bydgosko-toruńskiego obszaru metropolitalnego z zaznaczoną trasą kolejową pomiędzy stacjami Bydgoszcz Główna i Toruń Wschodni (przez Solec Kujawski, Toruń Główny) i stacjami kolejowymi; c) termin dostawy do dnia 1 września 2014 r. Miejsce dostawy materiałów V. 1 3: siedziba Departamentu Transportu Publicznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu, ul. Plac Teatralny 2 8

9 VI. Zorganizowanie i obsługa dwóch konferencji prasowych 1. Miejsce wydarzenia: a) Toruń (jedna konferencja); b) Bydgoszcz (jedna konferencja). 2. Zorganizowanie konferencji informacyjnej wraz z zapewnieniem: a) sali konferencyjnej dla max. 100 osób wraz z zapleczem w postaci toalet i szatni; b) wyposażenia sali konferencyjnej w krzesła dla wszystkich uczestników konferencji w ustawieniu kinowym; c) wyposażenia sali w sprzęt komputerowy umożliwiający wyświetlanie prezentacji multimedialnych wraz z jego podłączeniem i obsługą techniczną; d) sprzętu nagłaśniającego obejmującego mikrofon (mikrofony) dla prelegentów oraz jednego lub kilku mikrofonów przenośnych dla pozostałych uczestników. Zamawiający dopuszcza rezygnację z mikrofonów przenośnych dla uczestników przy braku możliwości technicznych w zamian za zapewnienie mównicy dla uczestników; e) miejsca na bannery i ścianki informacyjne dla uczestników konferencji w widocznym miejscu na sali konferencyjnej; f) wystosowania zaproszeń do wskazanych przez Zamawiającego potencjalnych uczestników do maks. 100 osób. Zaproszenia format A4 łamane do A5, druk dwustronny, pełno kolorowy CMYK, papier kredowy matowy min. 230 g/m2. Dystrybucja zaproszeń po stronie Wykonawcy najpóźniej na 14 dni przed planowanym terminem konferencji. Zamawiający przekaże imienną listę gości najpóźniej w terminie 21 dni przed terminem konferencji; g) recepcji części projektowej konferencji obejmującej stanowisko do rejestracji gości i wydawania materiałów promocyjnych; h) usługi cateringowej obejmującej przerwę kawową, złożoną z menu jak poniżej lub tożsamego: co najmniej jedna filiżanka herbaty na osobę około 150 ml, minimum 5 rodzajów herbat do wyboru, co najmniej jedna filiżanka kawy na osobę około 150 ml, min. 3 rodzaje 100 % soków owocowych około 0,25 l na osobę, w tym jabłkowy, porzeczkowy, pomarańczowy, około 0,25 l wody mineralnej gazowanej i niegazowanej ma osobę, przy czym ilość wody niegazowanej powinna być dwukrotnie większa niż ilość wody gazowanej). wykonawca zapewni również dodatki kawowe: śmietankę/mleko do kawy (nie zabielacz w proszku), cukier biały, cytrynę pokrojoną w plasterki, deser - minimum 3 rodzaje ciast krojonych (w sumie około 50 g na osobę, w tym np. wuzetka; sernik, tiramissu, ciasto jogurtowe, z wyłączeniem ciast drożdżowych) oraz 4 rodzaje ciastek kruchych po 300 sztuk z każdego rodzaju, 9

10 dodatkowe wymagania dotyczące cateringu: zastawa porcelanowa i szkło, sztućce, stoły koktajlowe typowe wysokie do konsumpcji, nakrycie stołów obrusami + serwetki, obsługa kelnerska/kucharska, wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi (nie dotyczy ciastek kruchych) oraz charakteryzować się wysoką jakością i estetyką podania. 3. Czas trwania usługi: do 3 godzin, w ciągu jednego dnia roboczego, w godz.: Termin wykonania usługi: pomiędzy 1 września 2014r. a 1 marca 2015r. (doprecyzowanie terminów nastąpi po dokonaniu wyboru Wykonawcy), przy zastrzeżeniu, że Zamawiający wyznaczy termin zorganizowania konferencji nie później niż na 30 dni przed planowanym wydarzeniem. VII. Wykonanie i dostawa gadżetów promocyjnych 1. Kartonowy model elektrycznego zespołu trakcyjnego do samodzielnego wycinania i sklejania krawędzi (brzegów) modelu szt. Wykrój zoptymalizowany do powierzchni arkusza formatu A3 (rzeczywista długość pojazdu 75 m). Nadruk jednostronny 4+0, karton 230 g/m2, folia połysk jednostronnie. Karton z nadrukiem powinien być oklejony jednostronnie folią połysk. Model pojazdu przeznaczony do samodzielnego sklejania należy dostarczyć na jednym arkuszu formatu A3. 2. Puzzle szt. Format: 30 elementów (148 x 210 mm), Papier: kreda 150 gr./m² + tektura lita 1,6 mm; kolorystyka: zdjęcie pociągu wykonane przez Wykonawcę, do akceptacji przez Zamawiającego (CMYK lub Pantone). Pudełko Dwuczęściowe 150 x 105 x 30 mm, pasujące do puzzli 30 elementów z nadrukiem na wierzchu odzwierciedlającym układankę; na wierzchu i bokach zestawienie logotypów Programu Operacyjnego zgodnie z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , w tym z Księgą identyfikacji wizualnej NSS. Wieczko wydrukowane na białym kartonie 250 gr./m² jednostronnie powlekanym, dodatkowo powleczone folią błysk. Denko wykonane z białego kartonu 250 gr./m² jednostronnie powlekanego. 3. Izotermiczny kubek podróżny sztuk Pojemność min. 450 ml, wykonany ze stali nierdzewnej, z systemem leakproof. Bez uchwytu, antypoślizgowe nakładki na ściance i spodzie kubka. Ergonomiczny kształt dla lepszego komfortu trzymania i dopasowania kubka do uchwytów samochodowych. Znakowania: grawer jednostronny (monochromatyczne zestawienie logotypów Programu Operacyjnego zgodnie z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , w tym z Księgą identyfikacji wizualnej NSS ). 4. Długopis: sztuk Materiał metal, kolor do zaproponowania przez Wykonawcę z uwzględnieniem zachowania czytelności logotypu POIiŚ; długopis automatyczny, wkład do długopisu w kolorze czarnym lub niebieskim.; grawer: dwustronny z jednej strony z nadrukiem logotypów właściwych dla źródła finansowania (POIiŚ zgodnie z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , w tym z Księgą identyfikacji wizualnej 10

11 NSS ), z drugiej do ustalenia z Zamawiającym, po analizie ilości miejsca. Zamawiający dopuszcza zastosowanie skróconych wersji logotypów, w przypadku znacznego ograniczenia pola zadruku po uprzedniej akceptacji przez Zamawiającego. 5. Zagłówek podróżny 200 sztuk Materiał tkanina, kształt rogal (półksiężyc); kolor do zaproponowania przez Wykonawcę z uwzględnieniem zachowania czytelności logotypu POIiŚ; wypełnienie zagłówka granulatem; logotypy właściwe dla źródła finansowania (POIiŚ) usytuowane na metce/zawieszce zagłówka zgodnie z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , w tym z Księgą identyfikacji wizualnej NSS. 6. Pokrowce na zagłówki na siedzeniach w pociągu 1500 sztuk Materiał tkanina z możliwością prania wraz ze ściągaczem, wymiary i kształt według załącznika do Opisu Przedmiotu Zamówienia, kolor: biały; mocowanie do siedzenia nasunięcie na fotel; logotypy właściwe dla źródła finansowania (POIiŚ) zgodne z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , w tym z Księgą identyfikacji wizualnej NSS oraz logotyp BiT-City. 7. Ściana reklamowa nakład 1 szt. Ścianka przenośna 2x2 m wykonana w oparciu o system ram aluminiowych do samodzielnego montażu, do których za pomocą magnesów przyczepiane są animowane, świecące panele graficzne wykonane w technologii elektroluminescencji. Ściana przedstawiająca bydgoskotoruński obszar metropolitalny (obszar powiatów bydgoskiego i toruńskiego oraz Miasto Bydgoszcz i Miasto Toruń) wraz z następującymi elementami: tytuł Szybka Kolej Metropolitalna BiT-City ; linia kolejowa nr 18 na odcinku Toruń Główny Bydgoszcz Główna, linia kolejowa nr 353 na docinku Toruń Główny Toruń Wschodni, nazwy miejscowości: Toruń, Bydgoszcz, Solec Kujawski, nazwy stacji kolejowych w raz z ich punktowym zaznaczeniem (Toruń Wschodni, Toruń Miasto, Toruń Główny, Toruń Kluczyki, Cierpice, Przyłubie, Solec Kujawski, Bydgoszcz Łęgnowo, Bydgoszcz Wschód, Bydgoszcz Bielawy, Bydgoszcz Leśna, Bydgoszcz Główna), główne wody powierzchniowe (Wisła, Brda), granice gmin i powiatów. Świecące panele graficzne eksponujące linię kolejową i stacje kolejowe. U góry nad mapą należy umieścić logotypy właściwe dla źródła finansowania zgodne z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , w tym z Księgą identyfikacji wizualnej NSS Miejsce dostawy gadżetów z poz. VII. 1-7: siedziba Departamentu Transportu Publicznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu, ul. Plac Teatralny 2. Termin dostawy gadżetów do dnia 1 września 2014 r.; VIII. Obsługa eventu promocyjnego na dworcach kolejowych 1. Wykonawca przeprowadzi 3 (słownie: trzy) eventy na dworcach kolejowych (perony i hole dworcowe) związanych z promocją taboru kolejowego zakupionego w ramach projektu w związku z przejazdem 11

12 pociągu promocyjnego na trasie Bydgoszcz Główna Toruń Główny. Organizatorem przejazdu promocyjnego jest Zamawiający. 2. Wykonawca zobowiązuje się do: a) przygotowania dwóch scenariuszy eventów, z których Zamawiający wybierze jeden do realizacji; b) realizacji 3 (słownie: trzech) eventów na poszczególnych dworcach kolejowych, (perony i hole dworcowe), w następujących lokalizacjach: dworzec kolejowy na stacji Bydgoszcz Główna jeden dzień dworzec kolejowy na stacji Toruń Główny tego samego dnia, po Bydgoszczy Zestawienie należy rozumieć jako jeden event (w dwóch lokalizacjach); c) powiązania eventu z planowanym przejazdem pociągu promocyjnego. 3. Termin realizacji: a) eventy muszą odbyć się w terminie od 1 maja 2014 roku do 31 marca 2015 roku; b) dokładne terminy przeprowadzenia eventów na dworcach zostaną uzgodnione pomiędzy Zamawiającym i wykonawcą przy uwzględnieniu haromonogramu odbioru taboru od producenta; c) planowany termin odbioru taboru od producenta kształtuje się następująco: Data ukończenia dd/mm/rrrr 1. Dostawa taboru (1 partia - 2 sztuki) Dostawa taboru (2 partia - 2 sztuki) Dostawa taboru (3 partia - 1 sztuka) d) zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawcę o odbiorze taboru celem wskazania terminu eventu w powiązaniu z przejazdem promocyjnym; e) zamawiający wyznaczy termin zorganizowania konferencji nie później niż na 30 dni przed planowanym wydarzeniem. 4. Wykonawca powiąże event na dworcach kolejowych z planowanym przejazdem pociągu promocyjnego: a) zakładany rozkład jazdy przejazdu promocyjnego: dwugodzinny postój taboru przy jednym z peronów na stacji Bydgoszcz Główna przejazd do stacji Toruń Główny (z opcjonalnym krótkim postojem na stacji Solec Kujawski) dwugodzinny postój na stacji Toruń Główny. b) pociąg promocyjny przyjedzie na początek imprezy na stację Bydgoszcz Główna i będzie stał przy krawędzi peronu. Skład będzie dostępny dla zwiedzających minimum przez 2 godziny. Następnie przewiduje się przejazd promocyjny do stacji Toruń Główny gdzie nastąpi analogiczny, dwugodzinny postój. c) zamawiający jako organizator przejazdu pociągu promocyjnego, informując Wykonawcę o terminie eventu przekaże informacje o planowanym rozkładzie jazdy pociągu promocyjnego i czasie postoju na stacjach kolejowych. 5. Zamawiający przygotuje dwa (słownie: dwa) scenariusze eventu. Scenariusz winien uwzględniać: a) promocję taboru zakupionego w ramach projektu np. poprzez zachęcanie do zwiedzania taboru, zapraszanie do wejścia do pojazdu; b) stoisko promocyjne; c) dystrybucję materiałów promocyjnych przy stoisku; d) rotacyjny charakter zwiedzających (brak możliwości zatrzymania zwiedzających na dłużej); 12

13 e) zachowanie szczególnego bezpieczeństwa w związku z ruchem pociągów i pracą dworca. Scenariusz eventu jak i całe wydarzenie nie mogą zakłócać pracy dworca, wpływać na zmianę organizacji ruchu wokół obiektów ani zmniejszać bezpieczeństwa na terenach kolejowych; f) obecność mediów i gości Zamawiającego; g) przygotowanie hasła promującego całe wydarzenie; h) zapewnienie atrakcji dla dzieci w wieku przedszkolnym i wczesnoszkolnym (klasy 1-3 szkół podstawowych) w formie miniwarsztatów (np. malowanie twarzy, rysowanie, układanie puzzli, kwizy dotyczące Unii Europejskiej i transportu kolejowego); i) obsługę promocji w zaplanowanych lokalizacjach na minimum 2 godziny od momentu przyjazdu pociągu promocyjnego. Czas obsługi promocji w zaplanowanych lokalizacjach nie może ulec skróceniu w przypadku opóźnienia przyjazdu pociągu promocyjnego; j) alternatywne rozwiązania umożliwiające przeprowadzenie eventu w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń (np. załamanie pogody, awaria pojazdu lub blokada szlaku kolejowego uniemożliwiająca przyjazd pociągu promocyjnego). 6. Harmonogram przygotowania scenariusza eventu: a) w ciągu 30 dni od dnia podpisania umowy, Wykonawca opracuje i przygotuje dwa scenariusze eventu, który przekaże Zamawiającemu do akceptacji; b) zamawiający w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia przekazania scenariuszy zgłosi Wykonawcy ewentualne uwagi; c) wykonawca w ciągu 14 dni kalendarzowych dokona poprawek zgodnie z uwagami Zamawiającego; d) w przypadku, gdy scenariusze nadal będą wymagały poprawek, Zamawiający i Wykonawca uzgadnia jego treść, przy czym uzgodnienie ostateczne scenariuszy musi nastąpić w ciągu kolejnych 14 dni kalendarzowych; e) po ostatecznym uzgodnieniu scenariuszy eventu. Zamawiający wskaże scenariusz do realizacji; 7. Elementy stoiska wystawienniczego: a) stoisko winno być usytuowane w widocznym miejscu w holu głównym dworca lub na peronie, przy którym będzie stacjonował pociąg promocyjny. Lokalizacja stoiska nie może utrudniać dostępu do dróg ewakuacyjnych, głównych ciągów komunikacyjnych i urządzeń przeciwpożarowych. Wykonawca uzgodni lokalizację stoiska z właścicielem budynku; b) zamawiający udostępni wykonawcy ściankę reklamową, gadżety do rozdawania podczas każdego z eventów oraz opcjonalnie mównicę. Wykonawca odbierze materiały od Zamawiającego we własnym zakresie i na własny koszt nie później niż w dniu eventu. Zwrot wypożyczonych przez Wykonawcę materiałów nastąpi w przeciągu 7 dni od daty zakończenia eventu. Wykonawca zobowiązany jest zwrócić wypożyczone materiały w stanie niepogorszonym. Zamawiający dopuszcza rezygnację ze ścianki reklamowej i mównicy w przypadku braku zgody właścicieli budynków dworcowych; c) wykonawca zapewni minimum jedne mikrofon na statywie oraz minimum jeden mikrofon przenośny. Zamawiający przewiduje dziesięciominutowe wystąpienie (wypowiedź) na eventach przedstawicieli Zamawiającego i gości. Pierwsze wystąpienie nastąpi w Bydgoszczy tuż przed 13

14 odjazdem pociągu promocyjnego do Torunia. Drugie wystąpienie odbędzie się w Toruniu tuż po przyjeździe pociągu promocyjnego; d) wykonawca zapewni nagłośnienie na każdej stacji. Wykonawca we własnym zakresie sprawdzi możliwości techniczne zapewnienia nagłośnienia i zasilania na terenie dworców, a w przypadku braku możliwości skorzystania z infrastruktury technicznej w budynku, Wykonawca we własnym zakresie zapewni zasilanie i nagłośnienie; e) kolorystyka i stylistyka ma służyć zachowaniu spójnej linii kreatywnej całej kampanii informacyjno promocyjnej i nie może od niej odbiegać. 8. Obsługa eventów: a) kierownik zespołu, 1 osoba spełniająca następujące wymagania: co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego na stanowisku lidera projektu w agencji eventowej, doświadczenie udokumentowane realizacją co najmniej 1 (słownie: jednego) eventu outodorowego, oraz co najmniej jedną zakończoną i rozliczoną kampanią promocyjną, bądź informacyjną, o wartości usługi nie mniejszej niż , 00 złotych netto (słownie: dziesięć tysięcy złotych netto); b) kierownik operacyjny kierujący eventem w danej lokalizacji, 1 osoba; c) osoba techniczna, 1 osoba; d) hostessy, stuarci; na każdym evencie 5 osób (młodych, reprezentacyjnych, obojga płci), po minimum 3 godziny na każdej stacji; e) Stroje dla Hostess i Stuartów; koszulka polo w kolorze białym gramatura min. 150 gr/m2, spódnica do kolan i spodnie męskie granatowe, dla Pań rajstopy cieliste. Bawełniane, elastyczne marynarki lub kurtki jesienne granatowe lub białe, granatowe trampki; f) prowadzący, moderator eventów, na każdej ze stacji 1 osoba. 9. Logistyka: a) należy pamiętać i założyć w planowaniu logistycznym, że event obejmuje dwie lokalizacje i może pokrywać się czasowo. Ponadto należy uwzględnić możliwość opóźnienia wyjazdu bądź przyjazdu pociągu promocyjnego. b) na stoiskach winny być dostępne gadżety promocyjne wskazane w rozdziale VII. w ilości 250 sztuk na każde stoisko. W przypadku niewykorzystania wszystkich materiałów promocyjnych, Wykonawca zwróci Zamawiającemu niewykorzystane materiały promocyjne najpóźniej w ciągu 7 dni od daty zakończenia eventu; c) hostessy i stuarci podczas trwania eventu będą zachęcać do zwiedzania pociągów oraz pomagać przy wejściu/wyjściu ze składu; d) osoby obsługujące stoisko winny posiadać podstawową wiedzę na temat projektu i informować na jego temat odwiedzających stoisko; e) wykonawca winien stosować się do przepisów porządkowych i bezpieczeństwa obowiązujących na terenach kolejowych oraz regulaminów właścicieli budynków; f) wykonawca zobowiązany jest pozostawić miejsce eventu (hol dworca, poczekalnie, perony itp.) w stanie niepogorszonym. 10. Dokumentacja fotograficzna: a) zapewnienie wykonania dokumentacji fotograficznej poprzez fotografa dokumentującego imprezy na dworcach; 14

15 b) wykonanie max. 100 zdjęć z realizacji przedsięwzięcia, w formacie minimum 300 dpi; c) przekazanie Zamawiającemu pełni praw do wykonanych fotografii z możliwością ich dalszego wykorzystania w materiałach informacyjnych i reklamowych zamawiającego; d) dokumentacja fotograficzna: zdjęcia w postaci plików JPG, o rozdzielczości nie mniejszej niż 300 dpi, w liczbie 10 najlepiej obrazujących event z każdej lokalizacji mają zostać przekazane Zamawiającemu na koniec każdego dnia, w którym ma miejsce dane wydarzenie; e) pełna dokumentacja ze wszystkich eventów ma zostać przekazana Zamawiającemu w postaci plików JPG, o rozdzielczości nie mniejszej niż 300 dpi, niezwłocznie po zakończeniu imprezy, nie później niż 7 dni po zakończeniu ostatniego wydarzenia. IX. Wykonanie tabliczki informacyjnej 1. Wykonawca wykona i umieści tabliczkę informacyjną zgodne z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko w tym z Księgą identyfikacji wizualnej NSS w budynku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko- Pomorskiego (Plac Teatralny 2, Toruń). Tabliczkę informacyjną o wymiarach 20 cm (szerokość) x 15 cm (wysokość) należy wykonać z materiałów trwałych, tj. odpornych na uszkodzenia i warunki atmosferyczne. 2. Tabliczka informacyjna musi zawierać następujące elementy: a) emblemat Unii Europejskiej z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej oraz odwołaniem słownym do Europejskiego Funduszu Spójności, logo POIiŚ, hasło promocyjne POIiŚ powyższe informacje muszą zajmować co najmniej 25% powierzchni tablicy; b) informację o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków ze środków Europejskiego Funduszu Spójności w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko ; c) logo beneficjenta herb Województwa Kujawsko-Pomorskiego; d) tytuł projektu; e) nazwę beneficjenta; f) wartość projektu brutto w PLN (w zaokrągleniu do pełnego PLN); g) kwotę dofinansowania z Europejskiego Funduszu Spójności (w zaokrągleniu do pełnego PLN). 3. Wzory tabliczek informacyjnych w formatach AI, CDR, GIF, JPEG, PNG dostępne są na stronie internetowej w zakładce Zasady promocji. 4. Termin dostawy do dnia 1 września 2014 roku. X. Wykonanie naklejek informacyjnych 1. Wykonawca zaprojektuje i wykona naklejki informacyjne zgodne z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , w tym z Księgą identyfikacji wizualnej NSS przeznaczone do naklejenia wewnątrz pojazdów zakupionych w ramach Projektu. Naklejki będą montowane wewnątrz pojazdów w miejscu wskazanym przez Zamawiającego 15

16 po 7 sztuk na każdy pojazd (łącznie 35 naklejek). Naklejki mają być wykonane z folii samochodowej, samoprzylepnej, zabezpieczonej laminatem. Ponadto Wykonawca zapewni profesjonalny montaż naklejek w zakupionych przez Zamawiającego pojazdach. Orientacyjne wymiary naklejki 40x30 cm po uzgodnieniu z Zamawiającym. Oznaczenia na naklejkach muszą posiadać oznaczenia wg wariantu podstawowego. Naklejki muszą zostać wykonane z materiału trwałego, odpornego na uszkodzenia mechaniczne, zerwanie i zarysowania (wandaloodporne), dzięki czemu zostanie zapewniona czytelność informacji oraz wysoki poziom estetyczny, co najmniej w okresie trwałości Projektu, tj. do końca 2020 roku. 2. Wzory naklejki w formatach AI, CDR, GIF, JPEG, PNG dostępne są na stronie internetowej w zakładce Zasady promocji. 3. Termin dostawy do dnia 1 września 2014 roku. Dodatkowe informacje Wszystkie materiały przeznaczone do publikacji /emisji /dystrybucji/ ekspozycji wymagają uprzedniego zatwierdzenia przez Zamawiającego. Terminy dostaw materiałów promocyjnych oraz wykonania usług określają odpowiednie punkty Opisu Przedmiotu Zamówienia podsumowane w tabelach poniżej: Tabela. Harmonogram dostaw materiałów promocyjnych (etap I zamówienia) Nazwa produktu ilość Termin dostawy Folder informacyjno- promocyjny sztuk 1 września 2014 Ulotki informacyjno- promocyjne sztuk 1 września 2014 Puzzle sztuk 1 września 2014 Roll up 2 sztuki 1 września 2014 Kartonowy model elektrycznego zespołu trakcyjnego sztuk 1 września 2014 Izotermiczny kubek podróżny sztuk 1 września 2014 Długopis sztuk 1 września 2014 Zagłówek podróżny 200 sztuk 1 września 2014 Pokrowce na zagłówki na siedzeniach w pociągu sztuk 1 września 2014 Ściana reklamowa 1 sztuka 1 września 2014 Tabliczka informacyjna 1 sztuka 1 września 2014 Naklejki informacyjne 35 sztuk 1 września 2014 Tabela: harmonogram realizacji usług promocyjnych (etap II zamówienia) Nazwa usługi Ilość Termin realizacji Uwagi Reklama na Citylight`ach 70 od 1 grudnia 2014 r. i od 1 do 31 marca 2015r (łącznie 60 dni) reklama na Miniboard`ach dni w okresie od 1 grudnia 2014 r. i od 1 do 31 marca 2015r (łącznie 60 dni) Emisja spotu radiowego grudnia marca 2015 w godzinach Harmonogram emisji po uzgodnieniu oraz z Zamawiającym dni w dni powszednie Harmonogram emisji po uzgodnieniu z Zamawiającym Emisja spotu reklamowego (telewizyjnego) Publikacja materiałów prasowych w piątki w okresie od 1 grudnia 2014 do 31 marca2015 r Konferencja prasowa 2 pomiędzy 1 września 2014r. a 1 marca 2015r. Zamawiający wyznaczy termin zorganizowania konferencji nie później niż na 30 dni przed planowanym wydarzeniem. Scenariusz eventu na dworcach 2 30 dni od daty zawarcia umowy Event na dworcach kolejowych 3 od 1 maja 2014 roku do 1 marca 2015 roku Zamawiający wskaże termin eventu nie później niż na 30 dni przed planowanym wydarzeniem 16