ARCHIW UM PAŃSTW OW E W' OLSZTYNIE ul. Partyzantów 1.8 10-521 Olsztyn tel. (089) 527-60-96 fax (089) 535-92-72 olsztyn.ap.gov.pl sekretari at@ o I sztyn.ap.gov. p 1 znak 1.421.38.2015 PROTOKÓŁ KONTROLI PROBLEMOWEJ ARCHIW UM ZAKŁADOW EGO Urzędu Skarbowego w Kętrzynie ul. Powstańców Warszawy 13 11-400 Kętrzyn Podstawę prawną przeprowadzonej kontroli stanowią: art. 2 1 ust. 2 oraz art. 28 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity z 2011 r. Dz.U. Nr 123. poz. 698). I. 1nform acie w stępne 1. Kontrolę przeprowadził w dniu 13 kwietnia 2015 r. Cezary Rzepczyński, kustosz Archiwum Państwowego w Olsztynie, upoważnienie nr 2/15 do kontroli archiwów zakładowych. Kontrolę przeprowadzono w obecności przedstawicieli jednostki kontrolowanej: Anny Wierzbickiej - starszego referenta oraz Pawła Wysockiego - starszego referenta. 2. Jednostka kontrolowana została utworzona 1 stycznia 1983 r. na podstawie Ustawy o urzędzie Ministra Finansów' oraz urzędach i izbach skarbowych z dnia 29 grudnia 1982 r. (Dz.U. 1982 Nr 45, poz. 289). Urząd działa na podstawie: - ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.); - ustawy z dnia 21 czerwca 1997 r. o urzędach i izbach skarbowych (Dz. U. 2004 r. Nr 121. poz. 1267 ze zm.); - zarządzenia nr 5 Ministra Finansów z dnia 27 stycznia 2014 r. w sprawie organizacji urzędów i izb skarbowych oraz nadania im statutów' (Dz. U. Min. Fin. Z 27 stycznia 2014 poz. 3); - ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz, 1954 ze zm.); - rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 listopada 2003 r. w sprawie terytorialnego zasięgu działania oraz siedzib naczelników urzędów skarbowych i dyrektorów izb skarbowych (Dz.U. z 2003 r. Nr 209, poz. 2027 ze zm.). Obecnie kieruje nią Andrzej Pietnoczko - Naczelnik Urzędu. Organem nadrzędnym jednostki je st Izba Skarbowu w Olsztynie. 3. Statut, regulamin organizacyjny jednostki kontrolowanej: - regulamin organizacyjny wprowadzony został Zarządzeniem nr 18/2015 Dyrektora Izby Skarbowej w Olsztynie z dnia 9 kwietnia 2015r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędu Skarbowego w Kętrzynie; Strona 1 z 5
- zarządzenie nr 5 Ministra Finansów z dnia 27 stycznia 2014 r. w sprawie organizacji urzędów i izb skarbowych oraz nadania im statutów {Dz. U. Min. kin. Z 27 stycznia 2014 poz. 3). 4. Zmiany organizacyjne w przeszłości: w 2015 r. zmiana regulaminu organizacyjnego. 5. Jednostka kontrolowana nie znajduje się w stanie przekształcenia. 6. Ostatnią kontrolę archiwum państwowe przeprowadziło w dniu 1 czerwca 2012 r. 7. Archiwum zakładowe nie było kontrolowane przez inne, upraw nione do tego instytucje. 8. W jednostce kontrolowanej obowiązują przepisy kancelaryjno - archiwalne (uzgodnione z archiwum państwowym): a) Instrukcja kancelaryjna, wprowadzona zarządzeniem nr 14 Ministra Finansów z dnia 27 listopada 2001 r. ws. obsługi kancelaryjnej izb i urzędów skarbowych oraz organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt w tych organach. Zmiana: - zarządzenie nr 34 Ministra Finansów z dnia 30 października 2003 r. b) Jednolity rzeczowy wykaz akt, wprowadzony zarządzeniem nr 1 Ministra Finansów z dnia 7 stycznia 2015 r. w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt w izbach skarbowych i urzędach skarbowych: c) Instrukcja archiwalna wprowadzona zarządzeniem nr 14 Ministra Finansów z dnia 27 listopada 2001 r. ws. obsługi kancelaryjnej izb i urzędów' skarbowych oraz organizacji i zakresu działania archiwrówr zakładowych i składnic akt w tych organach. Zmiana: - zarządzenie nr 34 Ministra Finansów z dnia 30 października 200.' r, d) Inne normatywy kancelaryjno - archiwalne: nie występują. II. Ustalenia kontroli 1. Stosowanie przepisów' kancelaryjno - archiwalnych, szczególnie w zakresie poprawności klasyfikacji i kw-alifikacji dokumentacji oraz kompletności i regularności przekazywania jej tlo archiwum zakładowego: akta z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego przekazywane są na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych. Akta przekazywane są w- stanie uporządkowanym, zszyte, opisane. Klasyfikacja i kwalifikacja akt nie budzi zastrzeżeń. Akta przekazywane są na ogół regularnie - ewentualne opóźnienia spowodowane są brakiem rezerwy magazynowej; nie dotyczy to materiałów archiwalnych, które od czasu ostatniej kontroli nie były przekazywane do archiwum zakładowego. W jednostce kontrolowanej nie stosuje się EZD. Do rejestracji pism i rejestracji spraw stosuje się aplikację EOD pn. biblioteka akt. 2. Zbiór dokumentacji. W archiwum jest przechowywana: a) Dokumentacja własna: - aktowa: kategorii A w ilości 44 j.a. = 1.20 mb., z lat 1989-2 0 0 2 ; kategorii B w ilości ok. 800 mb., z lat 1983-2010; w tym: Strona 2 z 5
- kat. B 50 w ilości 7,20 mb. z lat 1986-2005; - kat. BE 50 w ilości 0,60 mb. z lat 1991-2005; nierozpoznana: nie występuje; -techniczna: nie występuje; elektroniczna nu nośnikach magnetycznych i optycznych: nie występuje; -kartograficzna: nie występuje; -audiowizualna: nie występuje; -bliższe informacje o zbiorze dokumentacji: do materiałów archiwalnych zaliczone zostały bilanse Urzędu, sprawozdania roczne z uzyskanych dochodów, sprawy' organizacji jednostki kontrolowanej oraz akta dotyczące gospodarki etatami (stan nie zmieniony od czasu ostatniej kontroli). Wśród akt kat B 50 wymienić należy listy plac z lat 1986-2000 (5,20 mb.) oraz akta konfiskaty mienia w ilości ok. 2 mb. Zdecydowana większość zasobu stanowi dokumentacja jednorodna: akta podatkowe oraz dokumentacja finansowa Urzędu. Obok deklaracji podatkowych, wymienić należy akta postępowań egzekucyjnych. b) dokum entacja odziedziczona: nie występuje; c) dokumentacja zdeponow ana: nie występuje. 3. Zbiór dokumentacji obejm uje ogółem ok. 801,20 mb., - w tym akta kat. A w ilości 1,20 mb; 4. Stan zbioru: akta w dobrym stanie fizycznym. W szystkie akta posiadają oprawy tekturowe; część akta spraw przechowywana jest w teczkach wiązanych. Akta osobowe mają formę kopert. 5. Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe: w chwili obecnej nie występują. 6. Stan uporządkowania zbioru dokumentacji ( w szczególności układu akt, kwalifikacja do kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawidłowość zewidencjonowania i znakowania teczek sygnaturami archiwalnymi, kompletność materiałów archiwalnych): akta mają formę poszyto w. opraw ione są w tekturowe oprawy, posiadają pełne opisy. Klasyfikacja oraz kw alifikacja akt jest prawidłowa. Akta magazynow ane są w porządku sygnaturalnym. Odrębnie składowane są akta kat. A oraz kat. B 50. Akta osobowe grupowane są w paczki (wiązki), na każdej paczce umieszczono opis zawartości: imię i nazwisko pracownika, daty skrajne zatrudnienia, formę rozwiązania umowy o pracę. Na kopertach opis identyczny + ID koperty. 7. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym porządkowana jest na bieżąco, we własnym zakresie, w sposób prawidłowy. Od czasu ostatniej kontioli akta nie były porządkowane przez osoby spoza Urzędu. 8. Ewidencja. Jednostka kontrolowana prowadzi następujące środki ewidencyjne: a) wykazy spisów zdaw czo - odbiorczych: tak; b) spisy zdaw czo-odbiorcze: tak. w podziale na kat. A i kat. B. tak, Strona 3 z 5
c) spisy m ateriałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego: nie; d) spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej: tak; e) ewidencję wypożyczeń: tak; f) inne środki ewidencyjne; baza komputerowa POLTAX. 9. Ocena prowadzenia ewidencji: ewidencja prowadzona starannie. Spisy zdawczoodbiorcze prowadzi się w dwóch egzemplarzach: pierwszy w układzie numerycznym (w porządku wykazu spisów zdawczo - odbiorczych; w chwili kontroli zarejestrowane były 93 spisy), drugi w układzie chronologicznym (w układzie dat przejęcia akt do archiwum zakładowego). Egzemplarz właściwy spisu (tj. ten, na podstawie którego akta przejmowane są do archiwum zakładowego) zaopatrzony jest w podpisy przyjmującego / zdającego akta. Na własne potrzeby archiwista sporządza robocze egzemplarze spisów. Na spisach nanosi się oznakowania topograficzne, są również regularnie wprowadzane adnotacje o brakowaniu akt. System ewidencyjny archiwum zakładowego jest niezależny od systemu ewidencji spraw w Urzędzie - te ostatnie rejestrowane są przez system bazy danych POLTAX. 10. Miejsce przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakładowego: nie występuje. Wszystkie akta objęte ewidencją archiwalną znajdują się w pomieszczeniach archiwum zakładowego. 11. Udostępnianie akt (terminowość zwrotów akt, stan fizyczny udostępnianych akt): nie zanotowano problemów ze zwrotem udostępnionych akt. Ewidencję udostępniania Stanowi zeszyt wpisów. 12. Brakowanie dokumentacji niearchi walnej odbywa się regularnie, za zezwoleniem archiwum państwowego, ostatnio w 2015 r. (zgoda nr 012/15). Jednostka kontrolowana nie ma zezwolenia generalnego na brakowanie akt. 13. Przekazanie m ateriałów archiwalnych do archiwum państwowego: akt nie przekazywano. 14. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie archiwum zakładowego jest Anna Wierzbicka, starszy referent, prowadząca archiwum zakładowe w ramach innych obowiązków służbowych, zatrudniona na pełnym etacie, posiadająca wykształcenie wyższe oraz ukończony w 1998 r. kurs archiwalny 1. Obecnie do obsługi archiwum zakładowego przygotowywany jest Paweł Wysocki, referent, posiadający wykształcenie wyższe oraz ukończony w 2012 r. kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia. 15. Warunki pracy w archiwum zakładowym są uciążliwe, ponieważ: pomieszczenia są ciasne, odstępy pomiędzy regałami minimalne; nie każdy z lokali stwarza warunki do pracy z aktami. Należy podkreślić w idoczną dbałość o porządek i czystość. 16. Lokal archiwum zakładowego składa się z pięciu pomieszczeń piwnicznych (suterena) o łącznej powierzchni 193 m2 znajdujących się w budynku / siedzibie Urzędu Skarbowego w Kętrzynie oraz dwóch pomieszczeń użyczonych, administrowanych przez Starostę Kętrzyńskiego. Pomieszczenia własne: 1 - drzwi wejściowe stalowe (przeciwwłamaniowe), magazyn wyposażony w regały kompaktowe, sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza (nie prowadzi się zapisów pomiarów; w trakcie stwierdzono zanotowano nst. odczyty: 70 % wilgotność powietrza; 18 C temperatura powietrza), stwierdzono obecność sprzętu p.poż. (gaśnica). Pomieszczenie dobrze utrzymane, czyste. Strona 4 z 5
II0 - drzwi wejściowe antywłamaniowe, zamykane na dwa zamki. Podłogę stanowi wy lewka betonowa. W pomieszczeniu znajdują się czujki dymowe, termometr i higrometr (17 C, 80%). Na wyposażeniu znajdują się regały metalowe (biblioteczne). Drak miejsca na zorganizowanie miejsca do pracy z aktami. Zaprowadzono oznakowania topograficzne. 111 - drzwi wejściowe wzmocnione, okno okratowane. Pomieszczenie wielodzietne. Podłogę stanowi wylewka betonowa. Do wyposażenia należy regały metalowe (biblioteczne), czujka dymowa, termometr i higrometr (75%, 18 C). Zaprowadzono oznakowania topograficzne. W pomieszczeniu znajduje się zorganizowane miejsce do pracy z aktami (biurko, krzesło). Lokal jest dobrze oświetlony. 1v - drzwi wejściowe wzmocnione, brak okien, na podłodze wylewka betonowa. Lokal dwudzielny, wyposażony jest w regały metalowe, sprzęt p.poż., termometr i higrometr (19 C. 80%). Zaprow adzono oznakowania topograficzne. V - drzwi wejściowe wzmocnione, okno okratowane. Lokal bardzo dobrze oświetlony. Do wyposażenia pomieszczenia należą: regały metalowe (biblioteczne), sprzęt p.poż (gaśnica), termometr (12 C); brak higrometru. Brak miejsca do pracy z aktami. Zaprowadzono oznakow ania topograficzne. Generalnie rzecz ujmując: zabezpieczenie pomieszczeń archiwalnych uznać należy za bardzo dobre, warunki przechowywania jako przyzwoite, stan utrzymania - dobry. W archiwum panuje ład i porządek. Do największych bolączek archiwum należy sama jego lokalizacja, tj. fakt, że znajduje się ono w piwnicy, co wpływa na warunki higro - termiczne; ponadto problemem jest stosowanie regałów bibliotecznych - nie dostosowanych do przechowywania dokumentacji aktowej. Rezerwa magazynowa jest minimalna. _ 17. Inne ustalenia kontroli: (m.in. oświadczenia przedstaw iciela jednostki kontrolowanej ustne): _, - archiwum zakładowe, w myśl obowiązującego regulam inu organizacyjnego, nie stanowi wyodrębnionej komórki organizacyjnej Urzędu. 18. W ykonanie zaleceń pokontrolnych z poprzedniej kontroli: zaleceń nie wydano. HI Zalecenia w ynikające z ustaleń bieżącej kontroli: zaleceń nie wydaje się. Protokół podpisali: (kierownik jednostki kontrolowanej ) Wic (archiwista zakładowy) n C ezary K U S T O S Z A u c h iw u m P a ń s tw o w e PLSZTYMIE (przeprowadzający kontroli?) załączniki: protokół sporządzono w 2 egz. egz. nr 1 - jednostka kontrolowana egz. nr 2 - Archiwum Państwowe w Olsztynie Strona 5 z 5