System Cyfrowego Obiegu Dokumentów to rozwiązanie ułatwiające procesy przechowywania, zarządzania i wyszukiwania dokumentów. Większości procesów biznesowych występujących w organizacji towarzyszą dokumenty. Klasyczne metody przechowywania papierowych dokumentów stawiają wiele ograniczeń, między innymi: Przestrzenne - składowanie i przechowywanie dużej ilości dokumentów wymaga ogromnej przestrzeni biurowej. Czasowe - dotarcie do żądanego dokumentu jest czasochłonne i wymusza konieczność przewertowania stosu dokumentów. Ilościowe - umożliwienie korzystania z jednego dokumentu przez wiele osób wymusza jego powielenie. Co daje System Cyfrowego Obiegu Dokumentów? Wykorzystanie Systemu Cyfrowego Obiegu Dokumentów umożliwia szybkie dotarcie do informacji, sprawny obieg dokumentów, lepszą komunikację, bezpieczeństwo, oszczędność czasu, papieru i przestrzeni. Dzięki zastosowaniu systemu SCOD użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia i dostęp do Internetu mogą z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie jednocześnie korzystać z pożądanego dokumentu. Dedykowana wyszukiwarka sprawia, iż odnalezienie dokumentu przebiega szybko i sprawnie, a zapis dokumentów w formie elektronicznej pozwala na zmniejszenie przestrzeni archiwalnej firmy. SCOD bazuje na technologii SharePoint (zarówno na Windows SharePoint Services 3.0 jak i Microsoft Office SharePoint Server 2007). Jest elastyczny, dzięki czemu dostosowuje się do specyficznych wymagań przedsiębiorstwa, co przyczynia się do podniesienia wydajności i konkurencyjności firmy. Funkcje systemu: Usprawnienie przepływu i archiwizacji dokumentów - dokumenty zebrane są w jednym miejscu. Użytkownicy mają szybki i wygodny dostęp do informacji. Wsparcie dla pracy grupowej - do każdego dokumentu wprowadzonego do systemu może mieć dostęp jednocześnie nieograniczona liczba uczestników (ograniczeniem są tu przydzielone uprawnienia). Każdy z dokumentów posiada swój uniwersalny adres URL, który można zapisać w ulubionych zakładkach bądź przesłać do upoważnionej osoby, np. w mailu, komunikatorze (GG, Jabber, itp.). Kontrola stanu dokumentów - w każdym momencie osoby uprawnione mogą sprawdzić stan dokumentu i jego historię. Możliwość ustawienia powiadomień o zmianach w metryce umożliwia bycie na bieżąco nawet bez logowania do systemu.
Łatwe, szybkie i sprawne wyszukiwania dokumentów - SCOD wyposażony jest w prosty, intuicyjny i uniwersalny mechanizm wyszukiwania. Dedykowana wyszukiwarka pozwala w łatwy, szybki i skuteczny sposób wyszukać potrzebne dokumenty. Wyszukiwanie przebiega w oparciu o zdefiniowane kryteria, przy czym praktycznie każda zdefiniowana w metryce informacja o dokumencie może posłużyć jako kryterium wyszukiwania. Pomimo mnogości kryteriów użytkownik nie musi uzupełniać wszystkich pól. To, na podstawie ilu kryteriów odbywać się będzie wyszukiwanie, zależy tylko od użytkownika. Przydzielanie uprawnień - każdy użytkownik systemu ma ściśle określone prawa dostępu do poszczególnych dokumentów i funkcji aplikacji. Osoby niepożądane nie mają możliwości przeglądania i dokonywania jakichkolwiek zmian. Opis systemu: SCOD nie posiada ograniczeń związanych z rodzajem gromadzonych i przechowywanych dokumentów. Wprowadzane do systemu mogą być zarówno papierowe dokumenty, jak i dowolne dokumenty elektroniczne, np. pliki Office, pliki tekstowe, dokumenty PDF itp. Podstawowy schemat przechowywania i obiegu dokumentów opiera się na czterech krokach: 1. Skanowaniu 2. Wprowadzaniu 3. Obsłudze 4. Archiwizacji Skanowanie Opisanie Edytowanie i wprowadzanie informacji o wykonaniu zadania Przeglądanie i wyszukiwanie Wprowadzanie Obsługa Archiwizacja Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej Śledzenie (powiadomienia)
Skanowanie sprowadza się do wprowadzenia pliku z dokumentem w postaci elektronicznej do tzw. punktu wprowadzania. Wprowadzanie polega na opisaniu elektronicznej metryki dokumentu, czyli wprowadzeniu podstawowych danych opisujących dokument. Zawartość pól metryki jest dostosowana do specyficznych wymagań przedsiębiorstwa. Pola mogą być obowiązkowe i nieobowiązkowe, mogą zawierać podpowiedź odpowiedniego klucza opisu itp. Obsługa na tym etapie możliwe jest realizowanie prostych obiegów pomiędzy współpracownikami - można wyszukiwać dokumenty bądź ich grupy, wprowadzać komentarze do metryki dokumentu, przekazywać dokumenty innej osobie, śledzić kto w danym momencie zajmuje się dokumentem. Archiwizacja dotyczy dokumentów, które nie wymagają już uwagi. Dokumenty te zostają zarchiwizowane, nadal pozostając dostępnymi dla użytkowników. System Cyfrowego Obiegu Dokumentów jest prosty w obsłudze i efektywny w działaniu. W celu zapoznania się z obsługą systemu SCOD wystarczy krótkie szkolenie. Długie, żmudne i czasochłonne szkolenia są zbyteczne. Zalety: Łatwy w obsłudze Konkurencyjny cenowo Posiadający możliwość śledzenia zmian i powiadomień Umożliwiający szybki podgląd PDF Zaopatrzony w dedykowaną wyszukiwarkę Nie wymagający dodatkowych licencji.
Przykładowa metryka dokumentu
Przykładowy ekran wyszukiwarki dokumentów Zakład Systemów Komputerowych PROGRES s.c. ul. Michała Archanioła 10, 41-800 Zabrze tel./fax (32) 271 42 19, 271 69 74 http://www.progres.zabrze.pl mailto:firma@progres.zabrze.pl