Załącznik do zarządzenia nr 28 z dnia 21.12.2006 Obieg dokumentów Pierwszego Śląskiego Urzędu Skarbowego w Sosnowcu Dział Logistyki Kancelaria I Do obowiązków pracowników kancelarii w zakresie przyjmowania korespondencji przesłanej za pośrednictwem poczty należy: 1. Dokonywanie kontroli wstępnej poprzez sprawdzenie: a) właściwości miejscowej urzędu skarbowego: - w przypadku wątpliwości co do właściwości urzędu pracownik kancelarii winien skonsultować właściwość z komórką NIP lub przekazać przesyłkę do adresowanej komórki, - przesłać do właściwego urzędu skarbowego błędnie skierowaną przesyłkę wraz z pismem przewodnim, którego kopię należy wysłać do wiadomości nadawcy przesyłki, - wyżej wymienione pisma i zawiadomienia wysłać za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, b) kompletności załączników w stosunku do informacji zapisanej na dokumencie lub kopercie w przypadku, gdy przesyłka zawiera więcej niż jeden dokument : - dokonać adnotacji na piśmie przewodnim lub kopercie o zawartości przesyłki (o ilości i rodzaju załączników), c) w przypadku wpływu korespondencji zawierającej zbiór dokumentów o różnym kodzie oraz od różnych klientów w jednej przesyłce (między innymi korespondencja przesyłana przez biura podatkowe) należy: 1
- na każdym dokumencie dokonać adnotacji o dołączeniu koperty do danego dokumentu z uwzględnieniem: rodzaju dokumentu, nazwy lub NIP-u firmy, daty stempla pocztowego, daty wpływu do urzędu skarbowego, - w przypadku rozbieżności braku dokumentów - postępować jak w ppkt b, powiadomić adresata o braku dokumentów i wezwać do uzupełnienia. 2. Umieszczenie pieczęci kancelaryjnej z datą wpływu na dokumentach wpływających do urzędu. II Do obowiązków pracowników kancelarii w zakresie bezpośredniej obsługi klientów w urzędzie należy: 1. Przyjmowanie deklaracji, korekt deklaracji, zeznań rocznych, pism i pełnomocnictw od strony oraz potwierdzenie daty złożenia dokumentu pieczęcią kancelaryjną: a) kontrola formalna dokumentów pod względem: właściwości miejscowej, czytelności, naniesienia podstawowych danych takich jak: nr NIP, nazwa przedsiębiorcy, adres, okres za jaki zostaje złożona deklaracja, podpis ( sprawdzamy tylko czy na dokumencie jest złożony podpis a nie jego wiarygodność). III Rejestracja i przekazywanie dokumentów. Segregacja, rejestracja i przekazywanie pism przychodzących odbywa się wg następującego klucza: 1. Wnioski lub pisma, których termin załatwienia wynosi do 7 dni (lista wniosków 2
i pism do bezpośredniego przekazania może ulegać zmianom w związku z tym stanowi ona załącznik nr 1 do niniejszego obiegu dokumentów), rejestrowane są niezwłocznie w Bibliotece akt, a następnie przekazywane bezpośrednio do komórek organizacyjnych urzędu za potwierdzeniem odbioru, nie później niż do godziny 10.00 następnego dnia od momentu przyjęcia do urzędu (zob. schematy nr 1, 2) wyjątek stanowią pisma i wnioski co do których wymagana jest dekretacja (zob. schemat nr 3). 2. Pozostałe wnioski, podania, zapytania, skargi, odwołania, zażalenia, korespondencja dot. sprawozdawczości a także decyzje i postanowienia innych organów rejestrowane są w aplikacji Biblioteka akt, przekazywane do dekretacji niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego do godz. 10.00 od momentu wpływu do urzędu. Następnie przekazywane są do odpowiednich komórek organizacyjnych urzędu za potwierdzeniem odbioru niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego (zob. schemat nr 3). 3. Pisma informacyjne, oświadczenia, odpowiedzi na nasze pisma, uzupełnienia do pism złożonych wcześniej, akty notarialne, postanowienia sądu o wpisie hipoteki, odpisy KRS oraz wszelkie inne dokumenty rejestrowane są w Bibliotece akt niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego od daty wpływu do urzędu i przekazywane do sekretariatu. Po zadekretowaniu w ewidencji komputerowej pisma przekazywane są do odpowiednich komórek organizacyjnych za potwierdzeniem odbioru niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego od momentu dekretacji (zob. schemat nr 3). 4. Zgłoszenia rejestracyjne i aktualizacyjne (NIP-2, VAT-R, VAT-R/UE), pisma wyrażające czynny żal a także informacje o przeprowadzonym dodatkowym badaniu technicznym pojazdu rejestrowane są w Bibliotece akt i przekazywane bezpośrednio do odpowiednich komórek niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego (zob. schemat nr 4, 5, 6). 5. Wyjaśnienia do korekt deklaracji (tylko te, które wpłynęły osobno) rejestrowane są w aplikacji Biblioteka akt i przekazywane za potwierdzeniem odbioru bezpośrednio do odpowiednich komórek niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego od momentu wpływu do urzędu (zob. schemat nr 7). 3
6. Korekty deklaracji wraz z wyjaśnieniami rejestrowane są w aplikacji Biblioteka akt i przekazywane odpowiednio do komórek wymiarowych (zob. schemat nr 8, 9, 10) bądź do Referatu Wprowadzania Danych i Analizy Informacji za potwierdzeniem odbioru (zob. schemat nr 11) - niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego od momentu wpływu do urzędu. 7. Zgłoszenia osób odpowiedzialnych za naliczanie i odprowadzanie podatku (dot. podatku dochodowego od osób fizycznych art. 31 O.P.) rejestrowane są w aplikacji Biblioteka akt, następnie niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego od daty wpływu do Urzędu, przekazywane są za potwierdzeniem odbioru pracownikowi biblioteki akt celem zeskanowania i umieszczenia w bazie Dane przedsiębiorcy, a następnie odłożone do teczki pełnomocnictw (zob. schemat nr 12). 8. Pełnomocnictwa rejestrowane są niezwłocznie w aplikacji Biblioteka akt kancelaria : - przekazanie pełnomocnictw następuje bezpośrednio pracownikowi biblioteki akt za potwierdzeniem odbioru niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego od daty wpływu do urzędu, który skanuje je i wprowadza do bazy Dane przedsiębiorcy (zob. schemat nr 13); - oryginały pełnomocnictw przeznaczone do konkretnej sprawy są rejestrowane i przekazywane pracownikom prowadzącym daną sprawę a kserokopie są przekazywane pracownikowi biblioteki akt celem zeskanowania i wprowadzenia do bazy Dane przedsiębiorcy (zob. schemat nr 13). 9. Dzielenie deklaracji i zeznań podatkowych w/g symbolu z uwzględnieniem: - wpłat na konto Urzędu, - kwot do zwrotu, - kwot do przeniesienia. 10. Kancelaria tworzy paczki (nie więcej niż po 50 szt. dokumentów), które następnie przekazuje do Referatu Wprowadzania Danych i Analizy Informacji za potwierdzeniem ilościowym niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego od daty wpływu do urzędu (zob. schematy nr 14, 14a,15,16, 17, 18). 4
11. Kwartalne informacje podsumowujące VAT-UE są wprowadzane do Biblioteki Akt w terminie 7 dni od daty wpływu do urzędu, a następnie z wydrukiem przekazywane do Referatu Wprowadzania Danych i Analizy Informacji (zob. schemat nr 19). 12. Deklaracje CIT-ST (bez deklaracji CIT-2) wprowadzane są do Biblioteki akt, a następnie z wydrukiem przekazywane do działu Rachunkowości Podatkowej. Deklaracje CIT-ST, które wpłynęły łącznie z deklaracją CIT-2 zostają od niej oddzielone, zarejestrowane w aplikacji Biblioteka akt i przekazane z wydrukiem do działu Rachunkowości Podatkowej. Na deklaracjach CIT-2 umieszcza się informację o tym, że odłączono załączniki CIT-ST (zob. schemat nr 20). 13. Informacje ORD-U, ORD-TK, IFT-2/IFT-2R, ORD-W przekazywane są do Referatu Wprowadzania Danych i Analizy Informacji za potwierdzeniem ilościowym (zob. schemat nr 21). 14. Ewidencja zwrotnych potwierdzeń odbioru i zwrotów listów poleconych w aplikacji Biblioteka akt. Przekazywanie potwierdzeń i zwrotów listów poleconych do odpowiednich komórek urzędu. 15. Korespondencja oznaczona klauzulą tajności nie jest otwierana, zostaje zarejestrowana w aplikacji Biblioteka akt i przekazana do Wieloosobowego Stanowiska ds. Informacji Niejawnych i Informacji Publicznej. Odpowiedzialnym za terminowe przekazywanie dokumentów jest kierownik Działu Logistyki. IV Poczta wychodząca. 1. Pracownicy kancelarii zobowiązani są do prowadzenia rejestrów korespondencji wysłanej za potwierdzeniem odbioru i ilościowych rejestrów dla korespondencji zwykłej. 2. Korespondencja jest wysyłana zgodnie z datą stempla potwierdzającego przyjęcie do wysyłki. 5
3. Zasady i godziny przyjmowania korespondencji do wysłania zostały określone w załączniku nr 2 do niniejszego obiegu. 4. Pracownicy kancelarii odsyłają pisma, w/g właściwości miejscowej po zadekretowaniu ich przez Naczelnika, Z-ców lub kierowników działów, referatów, koordynatorów danych komórek. Odpowiedzialnym za terminowe wysyłanie korespondencji jest kierownik Działu Logistyki. Sekretariat Pracownicy tej komórki zobowiązani są do: 1. Nanoszenia dekretacji pism do ewidencji komputerowej. 2. Sporządzania wydruków z aplikacji Biblioteka akt. 3. Przekazywania dokumentów za potwierdzeniem odbioru kierownikom poszczególnych działów oraz koordynatorom wieloosobowych stanowisk. 4. Sporządzania ewidencji wysyłanych i odebranych faksów. 5. Sporządzania ewidencji przychodzącej poczty elektronicznej. Biblioteka akt I Do obowiązków pracowników tej komórki należy: 1. Przyjmowanie paczek deklaracji, informacji i zeznań. 2. Przyjmowanie dokumentów z komórek orzecznictwa za protokołem zdawczo-odbiorczym. 3. Tworzenie rejestrów akt podatnika. 4. Prowadzenie ewidencji przyjętych dokumentów. 5. Prowadzenie ewidencji przyjmowanych paczek deklaracji, zeznań, informacji. 6. Ewidencjonowanie wypożyczonych dokumentów. 6
7. Przechowywanie paczek deklaracji i zeznań rocznych. 8. Przechowywanie i wypożyczanie akt podatnika. 9. Przechowywanie dokumentów w bibliotece akt. 10. Skanowanie pełnomocnictw oraz informacji o osobach odpowiedzialnych za naliczanie i odprowadzanie podatków. II Do obowiązków działania archiwum zakładowego należy: 1. Przyjmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych. 2. Prowadzenie ewidencji dokumentacji oraz jej przechowywanie i zabezpieczenie. 3. Udostępnianie dokumentacji. 4. Przekazywanie materiałów archiwalnych kat. A do archiwum państwowego. 5. Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej kat. B, udział w komisyjnym ich brakowaniu. Odpowiedzialnym za pracę biblioteki akt oraz archiwum jest kierownik Działu Logistyki. Komórka Ewidencji i Identyfikacji Podatników Do obowiązków pracowników zatrudnionych w tej komórce należy : 1. Kontrola formalna dokumentów rejestracyjnych i aktualizacyjnych pod względem czytelności zapisów, kompletności zawartych informacji. 2. Sprawdzanie, czy do zgłoszenia rejestracyjnego i aktualizacyjnego dołączone są załączniki wymagane przepisami ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników. 3. W przypadku wystąpienia nieprawidłowości w danych zawartych w bazie POLTAX, wzywanie strony w celu wyjaśnienia niezgodności dotyczących danych rejestracyjnych (np. NIP, adres) na podstawie przekazanej przez 7
kancelarię deklaracji podatkowej. Ze względu na długi okres toczących się postępowań wyjaśniających pracownicy komórki ds. Ewidencji i Identyfikacji Podatników sporządzają kserokopię w/w deklaracji a oryginał zostaje tymczasowo przekazany za potwierdzeniem odbioru do biblioteki akt. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego deklaracja jest niezwłocznie przekazywana do Referatu Wprowadzania Danych i Analizy Informacji za potwierdzeniem odbioru celem rejestracji w aplikacji POLTAX. 4. Wzywanie strony w celu wyjaśnienia nieprawidłowości w danych rejestracyjnych. 5. Przekazywanie do kierowników pionów informacji o podmiotach, które zostaną wyrejestrowane, co najmniej na 5 dni przed wyrejestrowaniem. 6. Otwieranie dla podmiotów obowiązków podatkowych dot. okresów wcześniejszych od obowiązujących w tut. Urzędzie na podstawie pisemnie uzasadnionych wniosków z komórek organizacyjnych Urzędu, podpisanych przez kierowników pionów. 7. Wprowadzanie rachunków bankowych i ich zmian na podstawie NIP-2 i potwierdzonych dokumentów. 8. Wkładanie do akt rejestracyjnych dokumentów rejestracyjnych i aktualizacyjnych po uprzednim wprowadzeniu danych do aplikacji POLTAX. 9. Przygotowywanie korespondencji do wysyłki ewidencja w aplikacji Biblioteka akt, przekazywanie do kancelarii za potwierdzeniem odbioru na kopii wysyłanego pisma. Odpowiedzialnym za terminowe wykonanie zadań jest koordynator Wieloosobowego Stanowiska ds. Ewidencji i Identyfikacji Podatników. Referat Wprowadzania Danych i Analizy Informacji Do obowiązków pracowników tej komórki należy: 1. Przyjmowanie i potwierdzanie ilościowe odbioru deklaracji a w szczególności: VAT-7, VAT-7K, PIT-4, PIT-8A, PCC-1, PCC-2, CIT-2, CIT-6, CIT-10, 8
WZP-1M, WZP-1K, WZP-1R, WZS-1M, WZS-1K, WZS-1R, ORD-U, ORD- TK, ORD-W, IFT-2, IFT-2R oraz zeznań rocznych CIT-8 a także sprawozdań finansowych z kancelarii, posortowanych w paczki zawierające nie więcej niż 50 szt. dokumentów. 2. Przyjmowanie za potwierdzeniem odbioru informacji kwartalnych VAT-UE z kancelarii (zob. schemat nr 19). 3. Kontrola pieczęci kancelaryjnych, dat wpływu. 4. Kontrola formalna deklaracji w zakresie czytelności oznaczeń i zapisów oraz kompletności danych. 5. Dzielenie deklaracji w/g następujących kryteriów: - deklaracje prawidłowe, - deklaracje błędne pod względem formalnym i rachunkowym, - deklaracje błędne - pozostałe, - deklaracje podlegające weryfikacji przez komórki wymiarowe, a w szczególności: CIT 6, CIT 10, zeznania roczne CIT 8 (na poziomie wprowadzania), deklaracje roczne WZS i WZP (na poziomie wprowadzania), deklaracje VAT 7 (zwroty bezpośrednie), deklaracje podatku od czynności cywilnoprawnych PCC. 6. Rejestracja deklaracji podatkowych w systemie komputerowym i nanoszenie na dokumentach numeru nadanego przez system oraz numeru pomocniczego wynikającego z ewidencji paczek. 7. Prowadzenie rejestru wprowadzonych i przekazanych paczek. 8. Rejestrowanie, wprowadzanie danych szczegółowych z deklaracji, zatwierdzanie deklaracji, niezwłocznie nie później niż do 10 dnia roboczego od daty otrzymania z kancelarii, natomiast wprowadzenie danych szczegółowych z zeznań rocznych niezwłocznie, nie później niż 15 dnia roboczego od daty otrzymania z kancelarii. 9. Wykonanie walidacji i korekta błędów operatorskich. 10. Zaopatrzenie paczki w etykietę paczki w/g załączonego wzoru (zał. nr 3). 9
11. Wykonanie wydruku wprowadzonych deklaracji oraz zeznań rocznych. 12. Anulowanie pierwotnych deklaracji i wprowadzanie korekt deklaracji wpływających na wezwanie Referatu Wprowadzania Danych i Analizy Informacji. 13. Zatwierdzanie wprowadzonych deklaracji z wyjątkiem zeznań rocznych CIT-8, deklaracji rocznych WZS i WZP, które przekazywane są do komórek wymiarowych na poziomie wprowadzenia. Zatwierdzanie następuje przez pracownika innego niż ten, który wprowadzał deklaracje. 14. Zatwierdzanie wprowadzonych korekt deklaracji, wpływających na wezwanie Referatu Wprowadzania Danych i Analizy Informacji. Zatwierdzanie następuje przez pracownika innego niż ten, który wprowadzał korekty. 15. Przekazanie do Działu Rachunkowości Podatkowej paczek z wprowadzonymi i zatwierdzonymi deklaracjami i informacjami wraz z zatwierdzonymi rejestrami przypisów i odpisów niezwłocznie, nie później niż do 10 dnia roboczego od dnia otrzymania z kancelarii. 16. Przekazywanie do odpowiednich komórek wymiarowych paczek z wprowadzonymi korektami deklaracji niezwłocznie, nie później niż do 10 dnia roboczego od dnia otrzymania, natomiast przekazanie paczek wprowadzonych zeznań rocznych powinno nastąpić niezwłocznie, nie później niż do 15 dnia roboczego od daty otrzymania z kancelarii. 17. Wprowadzanie danych ze sprawozdań finansowych nie później niż do 20 dnia roboczego od daty otrzymania z kancelarii i przekazanie do biblioteki akt. 18. Odnotowywanie podmiotów w aplikacji POLTAX w celu wprowadzenia złożonej przez nich deklaracji. 19. Rejestrowanie i wprowadzanie danych szczegółowych z informacji kwartalnych VAT-UE w Polskiej Aplikacji VIES. 20. Przekazywanie do wymiaru wprowadzonych informacji kwartalnych VAT-UE za potwierdzeniem odbioru do 15-go drugiego miesiąca po miesiącu wpływu do urzędu. 10
21. Przekazanie do komórki wymiarowej informacji kwartalnych VAT-UE do wyjaśnienia do 15-go drugiego miesiąca po miesiącu wpływu do urzędu. 22. Wprowadzenie danych szczegółowych z korekt deklaracji przekazanych z komórek wymiarowych - niezwłocznie, nie później niż do 10 dnia roboczego od daty otrzymania, rejestrowanie i wprowadzenie korekt zeznań rocznych przekazanych z komórek wymiarowych niezwłocznie, nie później niż do 15 dnia roboczego od daty ich przekazania. 23. Uzgadnianie rejestrów przypisów i odpisów z działem Rachunkowości Podatkowej. 24. Sporządzanie wniosków o ukaranie i przekazywanie ich za potwierdzeniem do Wieloosobowego Stanowiska ds. Karnych Skarbowych Odpowiedzialnym za terminowe wprowadzenie deklaracji, przekazywanie dokumentów do komórek wymiarowych, podział prac i prowadzenie dokumentacji dotyczącej pracy na stanowiskach masowego wprowadzania danych jest kierownik Referatu Wprowadzania Danych i Analizy Informacji. Komórki wymiarowe Do obowiązków pracowników tych komórek należy: 1. Odbiór - za potwierdzeniem - zadekretowanej korespondencji bezpośrednio z kancelarii ( w tym korekt deklaracji oraz pism) oraz z sekretariatu. Odbioru dokonuje odpowiednio: kierownik działu lub koordynator danej komórki. Kierownik działu dokonuje, za pomocą aplikacji Biblioteka akt, przekazania dokumentów kierownikowi referatu, który z kolei przekazuje sprawę do załatwienia wyznaczonemu pracownikowi. Każdorazowe przekazanie dokumentów musi być odnotowane w aplikacji Biblioteka akt i potwierdzone przez osobę otrzymującą. W przypadku nieobecności kierownika w/w czynności dokonuje inny uprawniony pracownik. 11
2. Rejestrowanie przebiegu sprawy w aplikacji Biblioteka akt i systematyczna kontrola upływających terminów. 3. Merytoryczna kontrola i obsługa wymiarowa deklaracji, zeznań rocznych oraz korekt wymagających opracowania przez pracowników komórki wymiarowej: - anulowanie deklaracji pierwotnych, - przekazanie korekt do Referatu Wprowadzania Danych i Analizy Informacji, - zatwierdzanie korekt deklaracji wraz z rejestrami przypisów i odpisów, - przekazywanie zatwierdzonych korekt oraz rejestrów przypisów i odpisów do Działu Rachunkowości Podatkowej. 4. Wprowadzanie do systemu POLTAX wszystkich decyzji wydanych przez pracowników danej komórki wymiarowej oraz przez Urząd Kontroli Skarbowej. 5. Zatwierdzanie decyzji i informacji. 6. Udzielanie odpowiedzi na wnioski i pisma składane przez podatników. 7. Przekazywanie decyzji wraz z zatwierdzonymi rejestrami przypisów i odpisów do działu Rachunkowości Podatkowej. 8. Deklaracje i zeznania korygujące dotyczące okresów sprzed dnia 01.01.2004 powinny być zarejestrowane w systemie POLTAX niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu po ich otrzymaniu a zatwierdzone i przekazane do działu Rachunkowości Podatkowej niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu po otrzymaniu kopii deklaracji lub zeznania z urzędów skarbowych właściwych dla podatników tutejszego Urzędu na dzień 31.12.2003. 9. Wszystkie deklaracje, zeznania i korekty, które skutkują wpisem na karcie kontowej przekazywane są do działu Rachunkowości Podatkowej niezwłocznie, nie później niż w terminie 10 dni od ich otrzymania, przy czym dokumenty, które skutkują odpisem przekazywane są do Działu Rachunkowości Podatkowej nie później niż na 10 dni przed ustawowym terminem zwrotu. 10. Comiesięczne uzgadnianie rejestrów przypisów i odpisów z działem Rachunkowości Podatkowej do 7 dnia następnego miesiąca, po miesiącu, którego dotyczą. 12
11. Decyzje wpływające do tut. Urzędu a wydawane przez inne organy podatkowe, przekazane z sekretariatu są wprowadzane do systemu POLTAX i przekazywane do działu Rachunkowości Podatkowej niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od ich otrzymania. 12. Dokumenty, które wymagają obsługi w aplikacji POLTAX, posegregowane, sprawdzone i zatwierdzone, które nie skutkują wpisem na karty kontowe, pracownicy komórek wymiarowych przekazują protokołem zdawczoodbiorczym do biblioteki akt. 13. Sporządzanie wniosków do odpowiedniej komórki o przeprowadzenie kontroli, przekazywanie tych wniosków za potwierdzeniem odbioru. 14. Odbieranie protokołów kontroli za potwierdzeniem odbioru - wydawanie na ich podstawie decyzji. 15. Sporządzanie wniosków o ukaranie i przekazywanie ich za potwierdzeniem do Wieloosobowego Stanowiska ds. Karnych Skarbowych (zob. schemat nr 22). 16. Przygotowanie korespondencji do wysyłki ewidencja w aplikacji Biblioteka akt, przekazywanie do kancelarii za potwierdzeniem na kopii wysyłanego pisma. Osobami odpowiedzialnymi za terminowe wykonanie zadań są właściwi kierownicy działów. Dział Rachunkowości Podatkowej Organizacja pracy w komórce rachunkowości podatkowej opiera się na zadaniowym podziale pracy i uwzględnia realizację funkcji związanych z poszczególnymi etapami obsługi konta szczegółowego podatnika i płatnika. I 13
Obsługa dokumentów źródłowych przez Dział Rachunkowości Podatkowej, pochodzących z komórek wymiarowych i Referatu Wprowadzania Danych i Analizy Informacji (deklaracje, zeznania, decyzje) oraz dokumentów źródłowych wyciągów bankowych: 1.Obsługa dokumentów źródłowych pochodzących z komórek wymiarowych: a) przyjmowanie przez Dział Rachunkowości Podatkowej z Referatu Wprowadzania Danych i Analizy Informacji oraz komórek wymiarowych paczek ze sprawdzoną pod względem formalnym i rachunkowym dokumentacją źródłową, tj. deklaracjami, zeznaniami, korektami i decyzjami wraz z utworzonymi na ich podstawie rejestrami. Przyjęcie rejestru zostaje potwierdzone przez księgowego czytelnym podpisem i odnotowaniem daty jego wpływu do Działu Rachunkowości Podatkowej, b) po sprawdzeniu zgodności zapisów w rejestrze (weryfikacja dokumentów wymiarowych) z dokumentami źródłowymi, księgowy dokonuje zatwierdzenia rejestru w systemie POLTAX, a następnie w aplikacji POLTAX-2B. Dokonanie czynności sprawdzającej oraz zatwierdzenia księgowy potwierdza czytelnym podpisem i datą, c) dokumenty, które nie wykazują zgodności są przekazywane do odpowiedniej komórki wymiarowej celem wyjaśnienia, d) zwrot do Referatu Wprowadzania Danych i Analizy Informacji zaksięgowanych deklaracji błędnych pod względem formalnym i rachunkowym, e) sprawdzone i zatwierdzone rejestry wraz z załączonymi do nich dokumentami źródłowymi zostają zaksięgowane na kartach kontowych. Zaksięgowanie ich zostaje potwierdzone czytelnym podpisem na wykonanym przez księgowego raporcie. Dokumenty winny być zaksięgowane nie później niż w ciągu 5 dni od daty przekazania przez komórki wymiarowe. Przekazywanie zatwierdzonych rejestrów do biblioteki akt, f) przekazywanie do komórek wymiarowych rejestrów wraz z załączonymi do nich deklaracjami po ich zaksięgowaniu w/g następującego kryterium: - deklaracje CIT 6 - do komórki wymiarowej, - deklaracje CIT 8 - do komórki wymiarowej, - deklaracje CIT 10 do komórki wymiarowej, 14
- deklaracje WZS roczne - do komórki wymiarowej, - deklaracje VAT 7 (zwroty bezpośrednie) do komórki wymiarowej, g) deklaracje błędne przypisowe należy przekazywać do wymiaru w terminie 1-go dnia po zaksięgowaniu celem uruchomienia dalszego postępowania wyjaśniającego, h) księgowi odpowiedzialni za księgowanie na kartach kontowych dokumentów źródłowych załączonych do rejestrów są zobowiązani do ich zaksięgowania oraz dokonywania zwrotów zadeklarowanych przez stronę nadwyżek i nadpłat podatków, i) przed dokonaniem zwrotu księgowy sprawdza czy strona zalega z zapłatą podatków i terminowo regulował należne zaliczki w danym roku podatkowym. W przypadku wystąpienia zaległości w pierwszej kolejności należy zaliczyć figurującą nadpłatę na poczet tych zaległości, a dopiero później zlecić zwrot na rzecz strony pozostałej po rozliczeniu kwoty nadpłaty podatku, sporządzając równocześnie zestawienie uzgodnienia zwrotów nadpłat i po stwierdzeniu prawidłowości zleconych zwrotów nadpłat księgowy potwierdza zestawienie czytelnym podpisem i przedkłada je do akceptacji kierownikowi, j) sporządzanie postanowień o zaliczeniu nadpłat/zwrotów, k) zwrotów dokonywać należy bezwzględnie na właściwy i zgłoszony przez stronę rachunek bankowy, l) w przypadku zajęć komorniczych należy je bezwzględnie realizować, ł) w związku z zamknięciem poszczególnych okresów sprawozdawczych miesięcznych, księgowanie w/w dokumentów należy zakończyć do dnia 5-go po miesiącu sprawozdawczym i uzgodnić zaksięgowane dokumenty dot. przypisów/odpisów należności w terminie do dnia 9-go po zakończeniu miesiąca oraz sporządzić w tym zakresie wymagane raporty. 2. Obsługa dokumentów źródłowych pochodzących z wyciągów bankowych: a) koordynator ds. wprowadzania i księgowań w tym samym dniu tworzy nagłówek wyciągu bankowego w systemie komputerowym Poltax 2B i przekazuje pracownikom działu celem dokonania sprawdzenia ilości i wartości załączonych do wyciągu dokumentów płatności i natychmiastowego 15
wprowadzenia ich do systemu Poltax 2B ( w okresach terminów płatności zobowiązań - nasilenia ilości otrzymanych dokumentów do 5 dni roboczych ), b) wprowadzenie na konto wpływów do wyjaśnienia dokumentów bankowych wymagających wyjaśnienia, c) po wprowadzeniu wszystkich dokumentów z wyciągów bankowych w module PRZELEWY księgowy niezwłocznie informuje koordynatora, który dokonuje uzgodnienia wyciągu bankowego. Fakt uzgodnienia zostaje potwierdzony podpisem, d) po zatwierdzeniu wyciągu bankowego księgowy drukuje raport z jego uzgodnieniem i natychmiast przekazuje załączone do wyciągu bankowego dokumenty źródłowe celem zaksięgowania na kartach kontowych, e) księgowanie dokumentów wpłat na kartach kontowych przez wyznaczone osoby. Fakt ich zaksięgowania zostaje potwierdzony czytelnym podpisem na wykonanym przez księgową zestawieniu, tj. dzienniku obrotów (w zakresie podsumowanie), f) w przypadku stwierdzenia nie zaksięgowania tych operacji należy niezwłocznie wyjaśnić ich przyczyny i doprowadzić do ich zaksięgowania. Wszystkie dokumenty wpłat winny zostać zaksięgowane do 5 dni roboczych od daty zatwierdzenia wyciągu bankowego, a następnie przechowywane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie wymogami, g) sporządzanie postanowień o zarachowaniu, h) księgowi odpowiedzialni za dokonanie księgowań na kartach kontowych dokumentów płatności są zobowiązani do zakończenia księgowań do dnia 6-go po miesiącu sprawozdawczym i uzgodnienia zaksięgowanych dokumentów płatności w terminie do dnia 9-go po zakończeniu miesiąca oraz sporządzenia w tym zakresie wymaganych raportów. II Ścisła, bieżąca współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu: Referat Pomocy Publicznej, 16
Dział Egzekucji, Wieloosobowe Stanowisko ds. Ewidencji i Identyfikacji Podatników, komórki wymiarowe, Referat Wprowadzania Danych i Analizy Informacji, komórki kontroli w zakresie: 1) pozyskiwania szybkiej, rzetelnej informacji, 2) prowadzonego postępowania windykacyjnego (wystawianie tytułów wykonawczych, ich aktualizacja bądź wycofywanie ), 3) monitoring nadpłat i zaległości podatkowych w sprawach złożonych przez stronę wniosków o udzielenie pomocy publicznej oraz w związku z toczącymi się postępowaniami podatkowymi, w tym informowanie komórki egzekucyjnej: - o nadpłatach w przypadku, gdy do zaległości został wystawiony tytuł wykonawczy, - o wnioskach o udzielenie ulgi w spłacie zobowiązań podatkowych dot. zaległości, do której został wystawiony tytuł wykonawczy, 4) przygotowywanie korespondencji do wysyłki ewidencja w aplikacji Biblioteka akt, przekazywanie do kancelarii za potwierdzeniem na kopii wysyłanego pisma. Przygotowywanie zaświadczeń o nie zaleganiu 1. Przyjmowanie z kancelarii zarejestrowanych wniosków o wydanie zaświadczenia o nie zaleganiu/zaleganiu niezwłocznie, najpóźniej do godz. 10.00 następnego dnia od momentu przyjęcia do urzędu. 2. Rejestracja otrzymanych wniosków w systemie POLTAX 2b. 3. Weryfikacja wniosków pod względem formalnym maksymalnie do 3 dni od daty wpływu wniosku do tut. Urzędu. 4. Sprawdzanie wnioskodawców pod względem zaległości podatkowych maksymalne do 6 dnia od daty wpływu wniosku do tut. urzędu. 17
5. Przekazywanie sporządzonych zaświadczeń do kierownika Działu Rachunkowości Podatkowej niezwłocznie, najpóźniej w 7 dniu od daty wpływu do tut. Urzędu do godziny 9.30 za potwierdzeniem odbioru. 6. Odbiór podpisanych zaświadczeń od kierownika Działu Rachunkowości Podatkowej i przekazanie ich do podpisu Głównemu Księgowemu do godziny 10.30. 7. Przygotowanie zaświadczeń do wysyłki ewidencja w aplikacji Biblioteka akt, przekazywanie do kancelarii za potwierdzeniem na kopii wysyłanego pisma. Odpowiedzialnym za terminowe sporządzanie zaświadczeń, podział zadań w Dziale Rachunkowości Podatkowej, ich wykonanie jest kierownik tegoż działu. Komórka Pomocy Publicznej Do obowiązków pracowników tej komórki w zakresie obsługi wniosków dotyczących ulg stosowanych na zasadzie uznania administracyjnego należy: 1. Bieżące przyjmowanie i potwierdzanie przez kierownika Referaty ds. Pomocy Publicznej odbioru korespondencji z sekretariatu urzędu, a następnie przekazywanie tej korespondencji odpowiednim pracownikom komórki za potwierdzeniem odbioru. W przypadku nieobecności kierownika w/w czynności dokonuje inny uprawniony pracownik. 2. Przekazywanie, za potwierdzeniem odbioru, do komórki rachunkowości podatkowej informacji o otrzymaniu/załatwieniu wniosku w sprawie ulgi uznaniowej, nie później niż następnego dnia po otrzymaniu/załatwieniu wniosku. 3. Przekazywanie, za potwierdzeniem odbioru, do komórki rachunkowości podatkowej informacji o planowanym sposobie załatwienia sprawy, niezwłocznie po przeprowadzonej analizie zebranego materiału dowodowego w rozpatrywanej sprawie. 18
4. Przekazywanie, za potwierdzeniem odbioru, do Referatu Wprowadzania i Analizy Informacji oraz do komórek wymiarowych, informacji o otrzymaniu/załatwieniu wniosku w sprawie: odroczenia innego terminu przewidzianego w przepisach prawa podatkowego, z wyjątkiem terminów określonych w art. 68-71, art. 77 1-3, art. 79 2, art. 80 1, art. 87 3 i 4, art. 88 1 i art. 118, ograniczenia poboru zaliczek na podatek, zwrotu nadwyżki wpłaconych zaliczek na podatek dochodowy nie później niż następnego dnia po otrzymaniu/załatwieniu wniosku. 5. Przekazywanie, za potwierdzeniem odbioru, do komórek wymiarowych informacji o otrzymaniu/załatwieniu wniosku w przedmiocie wydania zaświadczenia o pomocy de minimis, nie później niż następnego dnia po otrzymaniu/załatwieniu wniosku. 6. Bieżące ewidencjonowanie wydanych rozstrzygnięć pozytywnych i negatywnych w zakresie ulg uznaniowych oraz innych rozstrzygnięć kończących postępowanie podatkowe. 7. Bieżące wprowadzanie i zatwierdzanie (po otrzymaniu potwierdzenia odbioru) w aplikacji POLTAX wszystkich decyzji/postanowień wydanych przez pracowników Referatu Pomocy publicznej i otrzymanych rozstrzygnięć merytorycznych z organu nadrzędnego. 8. Zarejestrowanie w ewidencji raportów rejestrów przypisów/odpisów wydanych pozytywnych rozstrzygnięć merytorycznych, a następnie przekazywanie rejestru, za potwierdzeniem odbioru, do komórki rachunkowości podatkowej, nie później niż następnego dnia po jego zatwierdzeniu w aplikacji POLTAX. 9. Zarejestrowanie w ewidencji raportów rejestrów przypisów/odpisów wydanych pozytywnych rozstrzygnięć restrukturyzacyjnych, a następnie przekazywanie, za potwierdzeniem odbioru do komórki rachunkowości podatkowej rejestru nie później niż następnego dnia po jego zatwierdzeniu w aplikacji POLTAX. 19
10. Rejestracja w aplikacji POLTAX informacji o nie dotrzymaniu terminu płatności odroczonego podatku lub płatności raty podatku. 11. Niezwłoczne przekazywanie, za potwierdzeniem odbioru, do kierownika Działu Rachunkowości Podatkowej utworzonego rejestru o nie dotrzymaniu zmodyfikowanego terminu płatności podatku/zaległości podatkowej. 12. Niezwłoczne przygotowanie i przekazywanie, za potwierdzeniem odbioru, do komórki rachunkowości podatkowej informacji o okresach, za które nie nalicza się odsetek za zwłokę. 13. Bieżące przygotowywanie i przekazywanie, za potwierdzeniem odbioru, informacji o sporządzonej sprawozdawczości i prowadzenie stosownej ewidencji. 14. Bieżące prowadzenie innych rejestrów ( dot. sporządzanych sprawozdań i rejestru wysyłanej korespondencji). 15. Przygotowywanie korespondencji do wysyłki ewidencja w aplikacji Biblioteka akt, przekazywanie do kancelarii za potwierdzeniem odbioru na kopii wysyłanego pisma. Odpowiedzialnym za całokształt prac Referatu Pomocy Publicznej jest kierownik referatu. Wieloosobowe Stanowisko ds. Karnych Skarbowych Do obowiązków pracowników tek komórki należy: 1. Przyjmowanie za potwierdzeniem odbioru wniosków o ukaranie przekazanych przez inne komórki organizacyjne urzędu (zob. schemat nr 22). 2. Odbiór z kancelarii urzędu zadekretowanych pism stanowiących zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa (wykroczenia skarbowego). 3. Kontrola przyjmowanych wniosków i pism, w szczególności pod względem upływu okresu przedawnienia karalności. 20
4. Analiza przyjętych dokumentów w/g klucza: rejestracja wniosków w aplikacji Poltax-mandaty, analiza merytoryczna wniosku, wdrożenie lub zaniechanie wdrożenia postępowania karno-skarbowego, wydanie decyzji merytorycznej co do sposobu załatwienia wniosku, sporządzanie informacji dla przełożonego, sporządzanie środka zaskarżenia dalsze przekazanie wniosku do sądu lub właściwego organu bądź pozostawienie wniosku w urzędzie. 5. Zakładanie i prowadzenie akt w sprawach karnych (łączenie pism dotyczących tej samej sprawy w porządku chronologicznym, umieszczanie akt sprawy w oddzielnej okładce oznaczonej sygnaturą oraz stemplem z nazwą jednostki, w przypadku rozłączenia spraw zakładanie osobnych akt sprawy wyłączonej; na okładce założonych akt należy zaznaczyć w nawiasie sygnaturę akt sprawy, która uległa rozłączeniu, zakładanie kart przeglądowych spis dokumentów zawartych w aktach, załączanie do akt, poza dokumentami sporządzonymi w toku postępowania, wszelkich pism dotyczących danej sprawy, a w szczególności odpisów skierowanych zawiadomień, adnotacji urzędowych). 6. Wprowadzanie do aplikacji POLTAX-mandaty wydanych w toku postępowania przygotowawczego pism procesowych zatwierdzonych przez organ nadrzędny lub nadzorujący (postanowienia o umorzeniu postępowania, postanowień o przedłużeniu śledztwa i dochodzenia, postanowień o zawieszeniu postępowania). 7. Rejestracja i wprowadzanie do systemu komputerowego prawomocnych orzeczeń zapadłych w prowadzonych sprawach w toku postępowania sądowego. 8. Sporządzanie wezwań do stron. 9. Przekazywanie załatwionych spraw do biblioteki akt za protokołem zdawczoodbiorczym. 21
10. Przygotowywanie korespondencji do wysyłki ewidencja w aplikacji Biblioteka akt, przekazywanie do kancelarii za potwierdzeniem na kopii wysyłanego dokumentu. Odpowiedzialnym za całokształt prac Wieloosobowego Stanowiska ds. Karnych Skarbowych jest koordynator tej komórki. Kontrola Do obowiązków pracowników tej komórki należy: 1. Odbiór zadekretowanych pism z sekretariatu urzędu. Pisma odbiera kierownik działu, a następnie przydziela sprawy kierownikom referatu, ci z kolei przydzielają je poszczególnym pracownikom. Przydzielanie spraw następuje za pomocą aplikacji Biblioteka akt i jest każdorazowo potwierdzane przez osobę otrzymującą. W przypadku nieobecności kierownika w/w czynności dokonuje inny uprawniony pracownik. 2. Odbiór wniosków o przeprowadzenie kontroli wpływających z komórek wymiarowych przydzielanie spraw jak w pkt. 1. 3. Rejestracja wniosków i przebiegu postępowania w aplikacji "Kontrola". 4. Analiza pism, a co za tym idzie: przeprowadzenie czynności sprawdzających, wykorzystanie pism w bieżącej pracy działu, sporządzanie odpowiedzi na pisma, sporządzanie protokołów kontroli. 5. Przekazanie wyników kontroli do odpowiedniej komórki wymiarowej lub do biblioteki akt po akceptacji przez kierownika działu i Z-cę Naczelnika. 6. Analiza zastrzeżeń i wyjaśnień do protokołu kontroli w terminie 14 dni od daty wpływu do urzędu. 22
7. Sporządzanie sprawozdań na wnioski innych komórek urzędu - termin wskazany w piśmie. 8. Przygotowywanie korespondencji do wysyłki ewidencja w aplikacji Biblioteka akt, przekazywanie do kancelarii za potwierdzeniem na kopii wysyłanego pisma. Odpowiedzialnym za terminowe wykonanie zadań jest kierownik działu kontroli. Referat Egzekucji Do obowiązków pracowników tej komórki należy: 1. Odbieranie z sekretariatu zadekretowanej korespondencji za potwierdzeniem odbioru. Korespondencję odbiera kierownik referatu, a następnie przekazuje poszczególne sprawy pracownikom za potwierdzeniem w aplikacji "Biblioteka akt". W przypadku nieobecności kierownika w/w czynności dokonuje inny uprawniony pracownik. 2. Odbiór informacji z Działu Rachunkowości Podatkowej dotyczących wystawionych tytułów wykonawczych. 3. Rejestracja wniosków i przebiegu prowadzonego postępowania w aplikacji "Ega Poltax". 4. Analiza przyjętych pism, zajęcie stanowiska, przygotowanie odpowiedzi, badanie prawidłowości i zasadności złożonych wniosków, tytułów wykonawczych, zapytań, zażaleń, zrzutów. 5. Przygotowywanie zaświadczeń o wypisie z rejestru zastawów skarbowych. 6. Wezwania do uzupełnienia braków formalnych złożonych wniosków i zgłoszeń. 7. Wydawanie decyzji o wygaśnięciu zobowiązania (w trybie art. 66 O.P.). 8. Przekazanie wydanej decyzji za potwierdzeniem odbioru do Działu Rachunkowości Podatkowej. 23
9. Bieżąca aktualizacja prowadzonych postępowań. 10. Wydawanie postanowień o bezskuteczności egzekucji, a następnie niezwłoczne przekazanie tych postanowień do odpowiednich komórek wymiarowych za potwierdzeniem odbioru. 11. Sporządzanie wniosków do komórek wymiarowych o zajęcie stanowiska. 12. Wydawanie pozostałych postanowień. 13. Sporządzanie wniosków do Działu Rachunkowości Podatkowej, przekazanie wniosków za potwierdzeniem odbioru. Rodzaje przekazywanych wniosków: przeksięgowanie kwot, podanie stanu zaległości, zajęcie stanowiska w sprawie. 14. Sporządzanie wniosków do Wieloosobowego Stanowiska ds. Ewidencji i Identyfikacji Podatników o zarejestrowanie wierzyciela. 15. Przekazywanie zakończonych postępowań do biblioteki akt. 16. Przygotowywanie korespondencji do wysyłki - ewidencja w aplikacji "Biblioteka akt", przekazywanie do kancelarii za potwierdzeniem na kopii wysyłanego pisma. Odpowiedzialnym za całokształt prac i terminowość wykonanych zadań jest kierownik Działu Egzekucji. Wieloosobowe Stanowisko ds. Informacji Niejawnych i Informacji Publicznej Do obowiązków pracowników tej komórki należy: 1. Przyjmowanie korespondencji oznaczonej klauzulą tajności zastrzeżone", poufne" lub tajne z kancelarii lub bezpośrednio od doręczyciela (zob. schemat nr 23, 24). 24
2. Rejestracja dokumentu oznaczonego klauzulą tajności we właściwym dzienniku korespondencji. 3. Niezwłoczne przekazanie dokumentu osobie upoważnionej celem dekretacji. 4. Przekazanie dokumentu oznaczonego klauzulą zastrzeżone zgodnie z dekretacją wyznaczonemu pracownikowi celem załatwienia. 5. Udostępnienie do wglądu dokumentu oznaczonego klauzulą poufne lub tajne pracownikowi wyznaczonemu zgodnie z dekretacją w celu załatwienia sprawy. 6. Wysyłanie odpowiedzi na pisma niejawne: rejestracja w dzienniku korespondencyjnym i przekazanie do kancelarii ogólnej celem wysłania za potwierdzeniem na kopii pisma, z tym, że pieczątkę wysłano dnia... przybija pracownik Wieloosobowego Stanowiska ds. Informacji Niejawnych i Informacji Publicznej. 7. Przyjmowanie zadekretowanych wniosków o udzielenie informacji stanowiących tajemnicę skarbową z sekretariatu Urzędu za potwierdzeniem odbioru. 8. Udzielanie odpowiedzi na powyższe wnioski lub koordynowanie prac nad udzieleniem odpowiedzi. 9. Przyjmowanie oświadczeń majątkowych od pracowników - rejestracja i przechowywanie w kancelarii materiałów zastrzeżonych. 10. Przyjmowanie wniosków o udostępnienie informacji publicznej: rejestr wniosku w dzienniku korespondencyjnym, analiza wniosku, kontrola zasadności, udzielanie odpowiedzi lub odmowa udzielenia odpowiedzi w formie decyzji administracyjnej. 11. Umieszczanie informacji na stronie BIP (przyjęcie pisma i udzielenie informacji następuje drogą elektroniczną) niezwłocznie, w terminie do 7 dni od daty wpływu pisma. 25
Odpowiedzialnym za całokształt i terminowe wykonanie zadań jest koordynator Wieloosobowego Stanowiska ds. Informacji Niejawnych i Informacji Publicznej. 26