Zarządzenie Nr Burmistrza Radzymina z dnia 8 lipca 2013 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr Burmistrza Radzymina z dnia 8 lipca 2013 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu windykacji naleŝności Gminy Radzymin w Urzędzie Miasta i Gminy Radzymin Na podstawie art. 31 oraz 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zm.) zarządza się, co następuje: 1 Wprowadza się do stosowania Regulamin windykacji naleŝności Gminy Radzymin w Urzędzie Miasta i Gminy Radzymin, który stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Zobowiązuje się wszystkich pracowników właściwych merytorycznie z tytułu powierzonych im obowiązków, do zapoznania się z Regulaminem i przestrzegania postanowień w nim zawartych. 3 Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy. 4 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania. Burmistrz /-/ mgr Zbigniew Piotrowski

2 Załącznik do Zarządzenia Nr Burmistrza Radzymina z dnia 8 lipca 2013 r. Regulamin windykacji naleŝności Gminy Radzymin w Urzędzie Miasta i Gminy Radzymin Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Regulamin windykacji naleŝności Gminy Radzymin określa postępowanie zmierzające do odzyskania niezapłaconych w terminie naleŝności: 1) cywilnoprawnych; 2) publicznoprawnych; 3) mandatów karnych nałoŝonych przez StraŜ Miejską. 2 Windykacja winna odbywać się terminowo, aby nie dopuścić do przedawnienia naleŝności lub powstania naleŝności przeterminowanych Kierownicy referatów merytorycznych odpowiadają za prawidłowe przypisy i odpisy naleŝności stanowiących dochód Gminy. 2. Kierownik Biura Windykacji odpowiada za terminowe wszczynanie przez Biuro postępowania egzekucyjnego wobec zobowiązanych. 3. W okresach kwartalnych (do 25 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kaŝdego kwartału) Kierownik Biura Windykacji przekazuje Skarbnikowi Gminy zbiorczą informację o stanie zaległości. 4 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) Gminie rozumie się przez to Gminę Radzymin; 2) Urzędzie rozumie się przez to Urząd Miasta i Gminy Radzymin; 3) Burmistrzu rozumie się przez to Burmistrza Radzymina; 4) Biurze Windykacji rozumie się przez to Biuro Windykacji w Urzędzie Miasta i Gminy Radzymin, do którego obowiązków naleŝy windykacja naleŝności Gminy Radzymin; 5) wierzycielu rozumie się przez to Gminę Radzymin; 6) komórce merytorycznej rozumie się przez to referat, biuro, samodzielne stanowisko właściwe merytorycznie z tytułu powierzonych obowiązków; 7) dłuŝniku rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej zobowiązaną do uregulowania wobec wierzyciela naleŝności; 1

3 8) zobowiązanym rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która nie wykonała w terminie ciąŝącego na niej obowiązku o charakterze pienięŝnym lub niepienięŝnym; 9) windykacji rozumie się przez to ogół czynności faktycznych i prawnych zmierzających do odzyskania naleŝności. Rozdział II Zasady windykacji naleŝności pienięŝnych mających charakter cywilnoprawny 5 1. Komórki merytoryczne dokonują przypisów naleŝności w księgach rachunkowych Urzędu, na podstawie dokumentów źródłowych. 2. Pracownicy Biura Windykacji dokonują kontroli terminowej realizacji naleŝności. 3. NaleŜności stają się wymagalne następnego dnia po upływie terminu płatności. JeŜeli termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, terminem płatności jest następny dzień roboczy. 4. W przypadku nieterminowego regulowania naleŝności naliczane są odsetki za zwłokę. Odsetki oblicza się za okres od dnia wymagalności do dnia zapłaty, przy czym skierowanie dochodzenia naleŝności na drogę postępowania sądowego nie zwalnia z obowiązku naliczania odsetek i ujmowania ich w księgach rachunkowych. 5. Wpłaty dokonywane przez dłuŝników podlegają zaliczeniu w następującej kolejności: 1) dłuŝnik mający kilka długów tego samego rodzaju moŝe, przy spełnianiu świadczenia wskazać, który dług chce zaspokoić. JednakŜe kwotę przypadającą na poczet danego długu naleŝy zaliczyć przede wszystkim na związane z tym długiem zaległe naleŝności uboczne oraz na zaległe świadczenia główne. JeŜeli dłuŝnik nie wskazał, który z kilku długów chce zaspokoić, wówczas wpłatę zalicza się w pierwszej kolejności na poczet długu wymagalnego, a jeŝeli jest kilka długów wymagalnych na poczet najdawniejszego wymagalnego; 2) jeŝeli dłuŝnik ma jeden dług, wpłatę naleŝy w pierwszej kolejności zaliczyć na związane z tym długiem zaległe naleŝności uboczne, a następnie na świadczenie główne W przypadku, gdy dłuŝnik opóźnia się z zapłatą wierzytelności, pracownik Biura Windykacji wystawia wezwanie do zapłaty naleŝności wraz z odsetkami. 2. Wezwanie do zapłaty powinno zawierać: 1) imię i nazwisko (lub nazwę firmy) dłuŝnika; 2) kwotę naleŝności głównej oraz informację o naliczaniu odsetek za zwłokę; 3) termin płatności naleŝności; 4) podstawę prawną lub faktyczną; 5) numer rachunku bankowego, na który naleŝy uiścić naleŝności; 6) informację o zagroŝeniu skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego w przypadku braku zapłaty w ciągu 14 dni od dnia otrzymania wezwania do zapłaty. 3. Wezwanie do zapłaty dodatkowo uzupełnia się ostrzeŝeniem wpisu do rejestru dłuŝników prowadzonego przez Biuro Informacji Gospodarczej na zasadach określonych w ustawie z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (Dz. U. z 2010 r. Nr 81, poz. 530 z późn. zm.). 4. Wezwanie do zapłaty sporządza się w dwóch egzemplarzach: 1) oryginał otrzymuje zobowiązany; 2

4 2) kopia pozostaje w aktach Biura Windykacji. 5. Wezwania do zapłaty numerowane są narastająco w danym roku kalendarzowym i ewidencjonowane w rejestrze wezwań do zapłaty przez Biuro Windykacji. 6. Pierwsze wezwanie do zapłaty wystawia się po upływie miesiąca od daty powstania zaległości i wysyła listem zwykłym bez zwrotnego potwierdzenia odbioru. 7. JeŜeli pomimo wezwania do zapłaty dłuŝnik nie uregulował naleŝności, pracownik Biura Windykacji wysyła ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty. Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty naleŝy wysłać listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, w ciągu miesiąca od wysłania pierwszego wezwania. 8. Prawidłowość i terminowość wysyłania wezwań do zapłaty nadzoruje kierownik Biura Windykacji, poprzez kontrolę naleŝności przeterminowanych i ewidencji wezwań Jeśli dłuŝnik kwestionuje naleŝność, pracownik komórki merytorycznej wyjaśnia sprawę i prowadzi z dłuŝnikiem dalszą korespondencję w celu ustalenia faktycznego stanu rozliczeń. Kopie pism od dłuŝnika i odpowiedzi udzielonych dłuŝnikowi przekazywane są do wiadomości Biura Windykacji. Z wyjaśnień i ustaleń poczynionych z dłuŝnikiem w rozmowie bezpośredniej lub telefonicznej sporządza się notatkę słuŝbową. 2. JeŜeli, po otrzymaniu wezwania do zapłaty, dłuŝnik zobowiąŝe się do uregulowania zaległości wraz z odsetkami w określonym terminie, kierownik Biura Windykacji moŝe zdecydować o wstrzymaniu działań windykacyjnych, pod warunkiem, Ŝe nie doprowadzi to do przedawnienia terminu do dochodzenia tej naleŝności. 3. W przypadku braku wpłaty zaległości w terminie określonym w ostatecznym przedsądowym wezwaniu do zapłaty, po otrzymaniu potwierdzenia odbioru, pracownik Biura Windykacji, we współpracy z Radcą Prawnym, w terminie nie dłuŝszym niŝ 1 miesiąc, sporządza pozew i składa go do sądu. Pracownik Biura Windykacji występuje równieŝ do sądu o nadanie klauzuli wykonalności. 4. Biuro Windykacji wprowadza do ewidencji księgowej zasądzone dodatkowe kwoty, tj. koszty sądowe, koszty klauzuli, kwotę opłaty kancelaryjnej itp Do dłuŝników, którzy pomimo prawomocnego orzeczenia sądu, nie dokonali zapłaty naleŝności, Biuro Windykacji wysyła wezwanie do zapłaty. Wezwanie wysyła się listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru w terminie 14 dni od daty otrzymania prawomocnego orzeczenia sądu. 2. W przypadku braku wpłaty w terminie określonym w wezwaniu, o którym mowa w ust. 1, Biuro Windykacji wszczyna postępowanie egzekucyjne i kieruje wniosek do komornika. 3. Biuro Windykacji współpracuje z Radcą Prawnym w trakcie postępowania sądowego i egzekucyjnego Akta spraw sądowych dotyczących zasądzonych naleŝności, co do których komornik sądowy prawomocnie umorzył postępowanie egzekucyjne są przechowywane w Biurze Windykacji. 2. Pracownicy Biura Windykacji monitorują sprawy, o których mowa w ust. 1. W razie uzyskania informacji o zmianie stanu majątkowego dłuŝnika, uzasadniającej ponowne 3

5 wszczęcie egzekucji komorniczej zasądzonej naleŝności, Biuro Windykacji ponownie składa wniosek o wszczęcie postępowania egzekucyjnego. Rozdział III Zasady windykacji naleŝności podatkowych Referat Finansowy dokonuje w księgach rachunkowych przypisu naleŝności na bieŝąco, nie później niŝ do 30 dni od dnia ich powstania bądź otrzymania dokumentów źródłowych. 2. Pracownicy Referatu Finansowego prowadzący ewidencję księgową uzgadniają zapisy na kontach podatników i dokonują kontroli prawidłowości dokonanych przypisów na podstawie dokumentów źródłowych otrzymanych od podatników lub wygenerowanych przez Referat Finansowy. 3. Kontroli terminowej realizacji naleŝności dokonuje Biuro Windykacji poprzez analizę kont podatników według stanu na koniec miesiąca, po zaksięgowaniu wszystkich wpłat, nadpłat, zwrotów, przypisów i odpisów przypadających do końca analizowanego okresu. 4. NaleŜności stają się wymagalne następnego dnia po upływie terminu płatności. JeŜeli termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, terminem płatności jest następny dzień roboczy. 5. W przypadku nieterminowego regulowania naleŝności naliczane są odsetki za zwłokę. 11 Wpłaty na poczet zaległości z tytułu naleŝności podatkowych, naleŝy zaliczać w następujący sposób: 1) jeŝeli na podatniku ciąŝą zobowiązania z róŝnych tytułów, dokonaną wpłatę zalicza się na poczet naleŝności, począwszy od zobowiązania o najwcześniejszym terminie płatności, chyba Ŝe podatnik wskaŝe, na poczet którego zobowiązania dokonuje wpłaty; 2) jeŝeli dokonana wpłata nie pokrywa zaległości wraz z odsetkami za zwłokę i kosztami upomnienia, wpłatę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości głównej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości do kwoty odsetek za zwłokę. 12 Referat Finansowy wysyła do podatników, którzy nie dotrzymali terminów płatności naleŝności, pisemne upomnienie z zagroŝeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Upomnienia wysyła się na bieŝąco, jednak nie później niŝ: 1) dla podatników podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego od osób fizycznych do 30 czerwca za zaległości z tytułu I i II raty oraz do 31 grudnia za zaległości III i IV raty; 2) dla pozostałych podatników do 2 miesięcy Upomnienie sporządza się w dwóch egzemplarzach: 1) oryginał otrzymuje zobowiązany; 2) kopia pozostaje w aktach Referatu Finansowego. 4

6 2. Upomnienia numerowane i ewidencjonowane są w formie elektronicznej w programie komputerowym uŝywanym do księgowania podatków. 3. Upomnienie wysyła się listem poleconym za pośrednictwem Poczty Polskiej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub w innej formie przewidzianej w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267). 4. Otrzymane potwierdzenie odbioru upomnienia Referat Finansowy dołącza do kopii upomnienia i przekazuje do Biura Windykacji celem dalszego dochodzenia naleŝności na drodze egzekucyjnej W przypadku braku wpłaty zaległości w terminie określonym w upomnieniu, po otrzymaniu potwierdzenia odbioru upomnienia, Biuro Windykacji przygotowuje komplet dokumentów niezbędnych do dalszego dochodzenia naleŝności na drodze egzekucyjnej, tj.: 1) tytuł wykonawczy; 2) dowód doręczenia upomnienia. 2. Dokumenty te Biuro Windykacji przekazuje do właściwego organu egzekucyjnego. 15 W uzasadnionych przypadkach, gdy dany podatnik nie uiszcza wymagalnych zobowiązań, pracownik Biura Windykacji przygotowuje wniosek o ustanowienie hipoteki przymusowej. 16 Biuro Windykacji, niezwłocznie po otrzymaniu informacji z Referatu Finansowego o dokonaniu wpłaty przez dłuŝnika, informuje właściwy organ egzekucyjny o jej dokonaniu poprzez: 1) wycofanie tytułu wykonawczego, jeśli wpłata pokrywa całość zaległości; 2) aktualizację tytułu wykonawczego, jeśli wpłata pokrywa część zaległości. Rozdział IV Zasady windykacji niepodatkowych naleŝności publicznoprawnych Komórki merytoryczne dokonują przypisów naleŝności w księgach rachunkowych nie później niŝ w terminie 14 dni od daty otrzymania dokumentów źródłowych. 2. Kontroli terminowej realizacji naleŝności dokonuje Biuro Windykacji poprzez analizę kont zobowiązanych według stanu na koniec miesiąca, po zaksięgowaniu wszystkich wpłat, nadpłat, zwrotów, przypisów i odpisów przypadających do końca analizowanego okresu. 3. NaleŜności stają się wymagalne następnego dnia po upływie terminu płatności. JeŜeli termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, terminem płatności jest następny dzień roboczy. 4. W przypadku nieterminowego regulowania naleŝności naliczane są odsetki za zwłokę. 5

7 18 Wpłaty na poczet długu z tytułu naleŝności, naleŝy zaliczać w następujący sposób: 1) jeŝeli na zobowiązanym ciąŝą naleŝności z róŝnych tytułów, dokonaną wpłatę zalicza się na poczet naleŝności, począwszy od zobowiązania o najwcześniejszym terminie płatności, chyba Ŝe zobowiązany wskaŝe, na poczet którego zobowiązania dokonuje wpłaty; 2) jeŝeli dokonana wpłata nie pokrywa zaległości wraz z odsetkami za zwłokę i kosztami upomnienia, wpłatę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości głównej do kwoty odsetek za zwłokę. 19 Biuro Windykacji wysyła do zobowiązanych, którzy nie dotrzymali terminów płatności naleŝności, pisemne upomnienie w terminie 1 miesiąca po upływie ostatniego dnia miesiąca, w którym upływa termin płatności, z zagroŝeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia Upomnienie sporządza się w dwóch egzemplarzach: 1) oryginał otrzymuje zobowiązany; 2) kopia pozostaje w aktach Biura Windykacji. 2. Upomnienia numerowane są narastająco w danym roku kalendarzowym i ewidencjonowane w prowadzonej ewidencji wysłanych upomnień przez Biuro Windykacji. 3. Upomnienie wysyła się listem poleconym za pośrednictwem Poczty Polskiej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub w innej formie przewidzianej w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267). 4. Otrzymane potwierdzenie odbioru upomnienia dołącza się do kopii upomnienia znajdującego się w rejestrze upomnień w Biurze Windykacji W przypadku braku wpłaty zaległości w terminie określonym w upomnieniu, po otrzymaniu potwierdzenia odbioru upomnienia, Biuro Windykacji przygotowuje komplet dokumentów niezbędnych do dalszego dochodzenia naleŝności na drodze egzekucyjnej, tj.: 1) tytuł wykonawczy; 2) dowód doręczenia upomnienia. 2. Dokumenty te Biuro Windykacji przekazuje do właściwego organu egzekucyjnego. 22 Przed wysłaniem tytułu wykonawczego pracownik Biura Windykacji sprawdza, czy zaległość wpłynęła na rachunek bankowy Urzędu. 6

8 23 Biuro Windykacji, niezwłocznie po dokonaniu wpłaty przez dłuŝnika, informuje właściwy organ egzekucyjny o jej dokonaniu poprzez: 1) wycofanie tytułu wykonawczego, jeśli wpłata pokrywa całość zaległości; 2) aktualizację tytułu wykonawczego, jeśli wpłata pokrywa część zaległości. Rozdział V Zasady windykacji naleŝności z tytułu mandatów karnych nałoŝonych przez StraŜ Miejską 24 Informację o zarejestrowanym mandacie StraŜ Miejska działająca w Urzędzie przekazuje w formie papierowej do: 1) Referatu Finansowego w celu rozliczenia wpłaty i dokonania przypisu; 2) Biura Windykacji w celu rozpoczęcia windykacji naleŝności z mandatu Biuro Windykacji sprawdza, czy naleŝność z tytułu mandatu została opłacona w ustawowym terminie: 1) mandatów karnych kredytowanych 7 dni od daty przyjęcia mandatu; 2) mandatów karnych zaocznych 7 dni od daty wystawienia mandatu. 2. Nieterminowe dokonanie płatności naleŝności z tytułu mandatów karnych wystawionych przez StraŜ Miejską nie powoduje naliczania odsetek za zwłokę. 26 Mandaty karne stanowią naleŝności, w odniesieniu do których postępowanie egzekucyjne moŝe być wszczęte bez uprzedniego doręczenia upomnienia. 27 W przypadku braku wpłaty naleŝności z tytułu mandatów karnych wystawionych przez StraŜ Miejską, pracownicy Biura Windykacji wystawiają tytuł wykonawczy i przekazują do właściwego organu egzekucyjnego. 28 Przed wysłaniem tytułu wykonawczego pracownik Biura Windykacji sprawdza, czy zaległość wpłynęła na rachunek bankowy Urzędu. 29 Biuro Windykacji, niezwłocznie po dokonaniu wpłaty przez dłuŝnika, informuje właściwy organ egzekucyjny o jej dokonaniu poprzez: 1) wycofanie tytułu wykonawczego, jeśli wpłata pokrywa całość zaległości; 2) aktualizację tytułu wykonawczego, jeśli wpłata pokrywa część zaległości. 7