Procedura windykacji należności z tytułu podatków i opłat oraz należności publicznoprawnych w Urzędzie Miasta Kudowa-Zdrój

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 200/2017 z dnia 17 października 2017 r. Procedura windykacji należności z tytułu podatków i opłat oraz należności publicznoprawnych w Urzędzie Miasta Kudowa-Zdrój I. Cel zastosowania procedury Wprowadzenie procedury ma na celu usystematyzowanie prawidłowego i terminowego podejmowania windykacji należności podatkowych oraz należności publicznoprawnych, stanowiących dochód gminy Kudowa Zdrój. II. Podstawa prawna wprowadzenia procedury - ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r.- Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2017.r. poz. 201 z późn. zm.), - ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego ( t.j. Dz.U z 2017 roku poz. 1257), - ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji ( tj. Dz. U. z 2017 r., poz z późn. zm.), - rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które musza być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 165, poz z późn. zm.), - rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 września 2015 r. w sprawie wysokości kosztów upomnienia skierowanego przez wierzyciela do zobowiązanego przed wszczęciem egzekucji administracyjnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 1526), - rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r., poz. 1483), - rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów tytułów wykonawczych (Dz. U. z 2016 r., poz z późn. zm.), - rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 31 października 2014 r. w sprawie określenia należności pieniężnych, których egzekucja może być wszczęta bez uprzedniego doręczenia upomnienia. III. Zasady prowadzenia windykacji 1. Windykacja należności podatkowych i publicznoprawnych prowadzona jest na podstawie zapisów w ewidencji analitycznej programu WIP. 2. Pracownicy Referatu Finansowo-Budżetowego, prowadzący analityczną ewidencję księgową, dokonują księgowania wpłat w następujących terminach: 1) z wyciągów bankowych na bieżąco, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia otrzymania wyciągu, 2) z programu kasowego, w następnym dniu roboczym, w którym zarejestrowano wpłaty. 3. Pracownik Referatu Finansowo-Budżetowego, prowadzący windykację analizuje na bieżąco stan zaległości na kontach, według stanu na koniec każdego miesiąca, po zaksięgowaniu przez pracowników Referatu Finansowo-Budżetowego, prowadzących ewidencję księgową, wszystkich wpłat, zwrotów oraz dokonywanych przypisów i 1

2 odpisów, przypadających do końca analizowanego okresu i podejmuje wszystkie czynności windykacyjne objęte niniejszą procedurą. 4. Pracownicy prowadzący ewidencję księgową, księgujący wpłaty z wyciągów bankowych oraz przyjmujący wpłaty w kasie urzędu informują na bieżąco pracownika prowadzącego windykację o wpłatach przyjętych na poczet zarejestrowanych tytułów wykonawczych. 5. Przed podjęciem działań zmierzających do zastosowania środka egzekucyjnego pracownik Referatu Finansowo-Budżetowego, prowadzący windykację, może stosować działania informacyjne wobec zobowiązanego, zmierzające do dobrowolnego wykonania przez niego obowiązku, gdy zachodzi przypuszczenie, że zobowiązany dobrowolnie wykona obowiązek bez konieczności wszczęcia egzekucji administracyjnej. Działania mogą być podejmowane w szczególności poprzez telefon, fax oraz . Doboru sposobu działań informacyjnych dokonuje się według posiadanych informacji oraz możliwości technicznych. Prowadzone działania informacyjne należy udokumentować, przez co rozumie się notatkę służbową, zapis w systemie komputerowym, ewidencję lub inną formę utrwalania informacji o zastosowanym działaniu informacyjnym. W przypadku, gdy podjęte działania informacyjne, o których mowa powyżej, nie przyniosły oczekiwanych skutków, pracownik prowadzący windykację, przesyła do zobowiązanego, nie później niż w terminach określonych w niniejszym zarządzeniu. 6. Mając na uwadze ekonomikę postępowania windykacyjnego, w tym racjonalność gospodarowania środkami publicznymi w zakresie kosztów windykacji, upomnienia oraz tytuły wykonawcze wystawia się w terminach oraz co do wysokości zobowiązań określonych niniejszą procedurą. 7. Można nie wystawiać upomnienia oraz tytułu wykonawczego jeżeli kwota zaległości nie przekracza najniższych kosztów doręczenia w obrocie krajowym przesyłki poleconej za potwierdzeniem odbioru wskazanej w ustawie o podatkach i opłatach lokalnych w art. 6 ust. 8a. IV. Wykaz należności objętych procedurą. 1. Podatek od nieruchomości. 2. Podatek rolny. 3. Podatek leśny. 4. Podatek od środków transportowych. 5. Opłata targowa. 6. Opłata uzdrowiskowa. 7. Opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi. 8. Mandaty karne. 9. Opłata za zajęcie pasa drogowego i umieszczenie urządzeń w pasie drogowym. 10. Opłata za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. 11. Opłata adiacencka. 12. Renta planistyczna. 2

3 V. Zasady dotyczące wystawiania upomnień. 1. Jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w deklaracji lub decyzji (orzeczeniu), pracownik prowadzący windykację przesyła podatnikowi upomnienie za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, zawierające wezwanie do wykonania obowiązku z zagrożeniem skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego. 2. Upomnienie wystawiane jest w jednym egzemplarzu oryginał zostaje wysłany do podatnika, natomiast kopia upomnienia zostaje zapisana w systemie komputerowym bez obowiązku drukowania drugiego egzemplarza celem załączenia do akt sprawy. 3. Termin zapłaty zaległości wyznaczony w upomnieniu określa się na 7 dni od daty doręczenia upomnienia podatnikowi. 4. Z uwagi na to, że podpis nie jest elementem obligatoryjnym upomnienia, na upomnieniu podane jest wyłącznie imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby upoważnionej do działania w imieniu wierzyciela. 5. Nie prowadzi się odrębnej ewidencji upomnień poza ewidencją generowaną w systemie komputerowym WIP. 6. Upomnienia wystawia pracownik Referatu Finansowo-Budżetowego, prowadzący windykację. 7. Wystawione upomnienia numerowane są narastająco w danym roku kalendarzowym odrębnie dla każdego rodzaju należności. 8. Zwrotne potwierdzenia odbioru należy gromadzić w kolejności numerycznej lub alfabetycznej oddzielnie dla każdej należności. 9. W przypadku nie otrzymania zwrotnego potwierdzenia odbioru pracownik prowadzący windykację wysyła ponownie upomnienie w terminie do 2 miesięcy od daty wystawienia poprzedniego upomnienia. 10. Mając na względzie racjonalność gospodarowania środkami publicznymi, upomnienie wystawia się bezzwłocznie, jednak nie później niż w terminach określonych w tabeli umieszczonej w części VI procedury, w przypadku gdy łączna wysokość zaległości przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia jest krótszy niż 6 miesięcy - wyjątek stanowi sytuacja, gdy łączna wysokość przypisu należności za dany rok jest niższa od kwoty, o której mowa powyżej, wówczas upomnienie wystawia się za cały rok w terminie do 31 grudnia po upływie terminu płatności ostatniej raty. 11. W przypadku nieruchomości, dla których należy dokonać korekty danych osobowych, adresowych, wymiarowych, upomnienia wystawiane są w późniejszym terminie po naniesieniu przez komórkę wymiaru ww. korekt. 12. Jeżeli do podatnika zostało skierowane upomnienie po dniu dokonania wpłaty zaległości lub podatnik dokonał wpłaty zaległości przed skutecznym doręczeniem upomnienia, pracownik prowadzący windykację, odnotowuje ten fakt w systemie komputerowym lub w innej dogodnej formie. 3

4 VI. Terminy wysyłania upomnień. Lp. Rodzaj należności Termin płatności Termin wysłania upomnień 1. podatek od podatek rolny i leśny od osób prawnych, 15 marzec I rata - do 30 kwietnia 2. podatek od podatek rolny i leśny od osób prawnych 3. podatek od podatek rolny i leśny od osób prawnych 4. podatek od podatek rolny i leśny od osób prawnych 5. podatek od 6. podatek od nieruchomości od osób prawnych 7. podatek od środków transportowych 8. podatek od środków transportowych 15 maj II rata 15 wrzesień III rata 15 listopad IV rata 14 dni od dnia doręczenia decyzji 31 styczeń i 15 dnia w pozostałych miesiącach 15 luty I rata 15 wrzesień II rata - do 30 czerwiec - do 31 październik - do 31 grudnia - w terminie wystawiania upomnień dla danej raty podatku od nieruchomości dla osób fizycznych w którym upłynął termin płatności podatku - do 31 marca - do 31 października 9. opłata targowa 14 dni od dnia doręczenia decyzji 10. opłata uzdrowiskowa 14 dni od dnia doręczenia decyzji 4

5 11. opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi 15 dzień danego miesiąca za miesiąc poprzedni 12. mandaty karne 7 dni od dnia wystawienia w którym upłynął termin płatności podatku w którym upłynął termin płatności 13. opłata za zajęcie pasa drogowego 14. opłata za umieszczenie urządzenia w pasie drogi wg terminu określonego w decyzji wg terminu określonego w decyzji 15. opłata za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych 31 styczeń 31 maj 30 wrzesień w którym upłynął termin płatności 16. renta planistyczna wg terminu określonego w decyzji 17. opłata adiacencka wg terminu określonego w decyzji VII. Wystawianie tytułów wykonawczych. 1. Tytuły wykonawcze sporządza się na bieżąco wg wzoru określonego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów tytułów wykonawczych stosowanych w egzekucji administracyjnej na zaległości powstałe w wyniku niezapłacenia lub jedynie częściowego zapłacenia zaległości objętych upomnieniem, po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia jego doręczenia. 2. Przed wystawieniem tytułu wykonawczego należy sprawdzać, czy należność wskazana w upomnieniu nie została uregulowana. 3. Egzekucja administracyjna może być wszczęta bez uprzedniego doręczenia upomnienia w przypadkach, o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie określenia należności pieniężnych, których egzekucja może być wszczęta bez uprzedniego doręczenia upomnienia. 4. Wygenerowane tytuły wykonawcze należy przekazać wraz z ewidencją tytułów wykonawczych sporządzoną w dwóch egzemplarzach do właściwego organu egzekucyjnego. 5. W aktach sprawy pozostaje kopia ewidencji tytułów wykonawczych. 6. Otrzymane potwierdzenia odbioru ewidencji podpina się pod kserokopię ewidencji tytułów wykonawczych. 5

6 7. O każdej zmianie stanu zaległości objętej tytułem wykonawczym lub wygaśnięciu zaległości oraz o każdej zmianie mającej wpływ na prowadzone postępowanie egzekucyjne zawiadamia się niezwłocznie właściwy organ egzekucyjny. 8. Można nie wystawiać upomnienia lub tytułu wykonawczego jeżeli toczy się postępowanie podatkowe, do czasu wydania przez organ podatkowy orzeczenia. 9. Bezzwłocznie należy zawiadomić organ egzekucyjny o każdej zmianie wysokości należności w tytule wykonawczym, przesyłając pisemną informację zawierającą rodzaj wprowadzonej zmiany. W przypadku korekty deklaracji bądź też wydania decyzji powodującej zwiększenie wymiaru należności ww. pracownik sporządza zmieniony tytuł wykonawczy. Jeżeli korekta deklaracji lub wydanie decyzji spowoduje zmniejszenie zaległości objętej tytułem wykonawczym należy przesłać zawiadomienie o zmniejszeniu wysokości zaległości. 10. W przypadku nieruchomości, na których należy dokonać korekty danych wymiarowych, tytuły wykonawcze wystawiane są w późniejszym terminie po naniesieniu przez komórkę wymiaru ww. korekt. 11. W przypadku gdy istnieje realne zagrożenie, że zaległości podatkowe nie zostaną spłacone należy sporządzić dalszy tytuł wykonawczy lub odpis tytułu wykonawczego, który stanowić będzie podstawę dokonania zabezpieczenia wykonania zobowiązania podatkowego poprzez wpis hipoteki przymusowej. Wniosek o wpis hipoteki przymusowej kieruje się w przypadku, gdy kwota należności głównej wynosi co najmniej 1 000,00 zł. VIII. Inne czynności windykacyjne 1. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności w przypadku zbliżającego się terminu przedawnienia zobowiązania należy przesłać pisemne zapytanie do organu egzekucyjnego o stopniu realizacji wystawionych przez niego tytułów. 2. Odrębnie dla każdego dłużnika należy założyć i prowadzić teczki spraw windykacyjnych w ujęciu alfabetycznym. W każdej teczce gromadzona jest wszelka korespondencja przychodząca i wychodząca prowadzona zarówno z dłużnikiem jak i organami egzekucyjnymi. 3. W przypadku zbiegu egzekucji administracyjnej z sądową, gdzie do dalszej egzekucji wyznaczony został sądowy organ egzekucyjny, dalszą korespondencję z wyznaczonym komornikiem sądowym prowadzi pracownik prowadzący windykację. 4. W stosunku do podatników podatku od środków transportowych, którzy nie wpłacili dwóch rat podatku, w przypadku nieskutecznej egzekucji i zwrotu tytułów wykonawczych prowadzi się postępowanie polegające na ustanowieniu zastawu skarbowego (art.41 Ordynacji podatkowej) poprzez złożenie wystawionego przez pracownika wniosku w celu uzyskania wpisu. 5. W terminie do końca miesiąca po zakończeniu każdego półrocza, pracownik prowadzący windykację, odpowiedzialny za terminowe i prawidłowe przeprowadzenie windykacji sporządza pisemną informację z podjętych działań w zakresie windykacji i przedkłada ją Skarbnikowi Gminy. 6

7 IX. Postępowanie z zaległościami zabezpieczonymi na nieruchomościach i z zaległościami przedawnionymi. 1. Zaległości podatkowe, które stały się przedawnione, z wyjątkiem zaległości zabezpieczonych na majątku nieruchomym dłużnika oraz zaległości, w stosunku do których prowadzi się postępowanie egzekucyjne ulegają wygaśnięciu i podlegają odpisaniu z urzędu na koncie podatkowym zobowiązanego. 2. Podstawą odpisu jest karta informacyjna stanowiąca załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji, wystawiona przez pracownika Referatu Finansowo-Budżetowego, prowadzącego ewidencję księgową, zaopiniowana przez radcę prawnego urzędu, do której Pracownik prowadzący windykację załącza opis czynności podjętych w celu wyegzekwowania należności lub tytuły wykonawcze zwrócone przez organ egzekucyjny. X. Zakres odpowiedzialności 1. Za prawidłowe i terminowe księgowanie wpłat odpowiedzialność ponoszą pracownicy, którym ta czynność została przypisana zakresem czynności. 2. Kierownicy referatów oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach odpowiadają za terminowe przekazywanie wytworzonych dokumentów (decyzje, postanowienia, itp.) z tytułu należności publicznoprawnych gminy do Referatu Finansowo-Budżetowego, z adnotacją o dacie prawomocności decyzji. 3. Komendant Straży Miejskiej odpowiada za terminowe przekazywanie przez Straż Miejską do Referatu Finansowo-Budżetowego informacji z bloczków mandatowych (rozliczeń bloczków mandatowych i odcinków D wystawionych mandatów). 4. Za nadzór nad terminowym i prawidłowym przeprowadzeniem windykacji w Referacie Finansowo-Budżetowym odpowiedzialność ponosi pracownik wyznaczony przez Burmistrza Miasta Kudowa-Zdrój. 7

8 Załącznik nr 1 do procedury windykacji należności z tytułu podatków i opłat oraz należności publicznoprawnych w Urzędzie Miasta Kudowa-Zdrój KARTA PRZEDAWNIENIA NR ( dla zobowiązań podatkowych i należności publicznoprawnych) a. DANE PODATNIKA /PŁATNIKA: Nazwisko i imię/nazwa podmiotu : Adres zamieszkania / siedziby : PESEL/NIP:.. b. Informacja na temat przedawnionego zobowiązania podatnika: 1) rodzaj podatku /opłaty.... 2) wysokość przedawnionego zobowiązania w tym : a) należność główna. b) odsetki.. c) koszty upomnienia... 3) okres jakiego dotyczy przedawnione zobowiązanie Informacja o złożonych deklaracjach podatkowych/ wydanych decyzjach podatkowych: Informacja o wystawionych upomnieniach- data wystawienia i doręczenia: Informacja o wystawionych tytułach wykonawczych z podaniem dat wystawienia i przekazania do organu egzekucyjnego: 6. Decyzje o odpowiedzialności osób trzecich i następców prawnych ( data wydania i nr decyzji) :... 8

9 7. Informacje mające wpływ na bieg terminu przedawnienia: 1) Informacje o wydanych decyzjach o odroczeniu terminu i rozłożeniu na raty: ) Informacje uzyskane od organu egzekucyjnego :.... 3) Informacje dotyczące upadłości : Informacje mające wpływ na przerwanie biegu terminu przedawnienia, wynikające z : a) art.70 3 ustawy Ordynacja podatkowa data ogłoszenia data zakończenia postępowania upadłościowego... b) art.70 4 ustawy Ordynacja podatkowa data zawiadomienia i rodzaj zastosowanych środków egzekucyjnych 1).... 2).... 3) 4).... Przyczyny nie zastosowania środka egzekucyjnego i przebieg postępowania egzekucyjnego (czy postępowanie trwa, data umorzenia postępowania) wpisać również w stosunku do osób trzecich..... dokonanie zabezpieczenia (data): *hipoteką przymusową. *zastawem skarbowym. 9. Dodatkowe wyjaśnienia : Data przedawnienia zobowiązania podatkowego... (podpis pracownika ds. windykacji) ( data i podpis skarbnika ) Zatwierdził: ( data i podpis Burmistrza) 9