PROCEDURA POBORU, EWIDENCJI I WINDYKACJI NALEŻNOŚCI, DO KTÓRYCH NIE STOSUJE SIĘ PRZEPISÓW USTAWY - ORDYNACJA PODATKOWA W URZĘDZIE MIASTA ZDUŃSKA WOLA

Transkrypt

1 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 156/11 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 5 kwietnia 2011 r. PROCEDURA POBORU, EWIDENCJI I WINDYKACJI NALEŻNOŚCI, DO KTÓRYCH NIE STOSUJE SIĘ PRZEPISÓW USTAWY - ORDYNACJA PODATKOWA W URZĘDZIE MIASTA ZDUŃSKA WOLA 1. Procedura poboru, ewidencji i windykacji należności, do których nie stosuje się przepisów ustawy -Ordynacja podatkowa obejmuje pobór, ewidencję i windykację należności Budżetu Miasta Zduńska Wola z tytułu: 1. Opłat za zajęcie pasa drogowego i umieszczenie w pasie drogowym urządzeń nie związanych z funkcjonowaniem drogi, 2. Mandatów karnych nakładanych przez Straż Miejską, 3. Opłat adiacenckich i rent planistycznych, 4. Opłat z tytułu dzierżawy gruntów i bezumownego z nich korzystania, 5. Opłat z tytułu użytkowania wieczystego i oddania gruntów w trwały zarząd, 6. Opłat z tytułu przekształcenia prawa wieczystego użytkowania gruntów w prawo własności, 7. Opłat z tytułu odszkodowań za zwrot nieruchomości gruntowych, 8. Opłat z tytułu sprzedaży ratalnej, 9. Opłat naliczonych w związku z korzystaniem ze środowiska, 9. Innych należności budżetu wynikających z zawartych umów cywilnoprawnych lub wydanych decyzji administracyjnych Procedura stanowi uzupełnienie przewidzianych przepisami prawa czynności, które winny być wykonywane przez właściwe merytorycznie komórki organizacyjne Urzędu Miasta Zduńska Wola, do zadań których należy pobór, ewidencja i windykacja należności objętych niniejszą procedurą. 2. Procedura wskazuje komórki merytoryczne oraz stanowiska biorące udział w procesie poboru, ewidencji i windykacji należności do których nie stosuje się przepisów ustawy-ordynacja podatkowa oraz określa czynności podejmowane w celu prawidłowej realizacji zadań. 3. Procedura reguluje: 1) zasady ustalania należności objętych niniejszą procedurą, 2) zasady i sposób przekazywania informacji w zakresie powstawania i zmiany wysokości należności objętych niniejszą procedurą, 3) zasady i terminy księgowania wpłat i zwrotów należności na kontach analitycznych, 4) zasady i terminy księgowania na kontach syntetycznych wpłat i zwrotów na poczet należności, 5) zasady i tryb sporządzania dokumentacji niezbędnej do sporządzania sprawozdań budżetowych, 6) zasady i terminy sporządzania upomnień lub wezwań do zapłaty, 7) zasady i terminy wysyłki upomnień lub wezwań do zapłaty oraz ponawiania ich wysyłki, 8) formę kontroli spływu doręczeń upomnień lub wezwań do zapłaty, 9) zasady wystawiania tytułów wykonawczych, 10) zasady kierowania należności na drogę sądowego postępowania egzekucyjnego, 11) tryb sporządzania kopii dokumentacji o charakterze dowodowym, 12) tryb i zasady informowania o spłacie zadłużenia objętego egzekucją lub wpisem hipoteki. 13) zasady prowadzenia egzekucji administracyjnej przez Prezydenta Miasta jako organ egzekucyjny, 14) zasady autoryzacji dokumentów związanych z ewidencją i windykacją należności objętych niniejszą procedurą,

2 3. 1.Ustalanie należności objętych niniejszą procedurą należy do merytorycznie właściwych komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Zduńska Wola, a w szczególności do komórki infrastruktury technicznej i komórki gospodarki nieruchomościami. 2.Do zadań komórki dochodów należy ewidencja i windykacja tych należności Ustalanie należności objętych niniejszą procedurą jest podstawową czynnością w procesie poboru niepodatkowych należności na rzecz budżetu miasta. 2.Komórki merytoryczne dokonują ustalenia należności budżetu miasta zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w oparciu o zgromadzone dane dla potrzeb ich ustalenia z zachowaniem dbałości o powszechność ustalania należności. 3.Decyzje stanowiące podstawę poboru należności podlegają doręczeniu ich adresatom przez komórki merytoryczne z zachowaniem zasady skutecznego doręczenia. 4. Komórki merytoryczne odpowiadają za zgodność z prawem i skuteczność umów stanowiących podstawę poboru należności cywilnoprawnych. 5.1.Informację o wysokości należności oraz terminie jej płatności komórki merytoryczne przekazują do komórki dochodów. Przekazanie informacji następuje poprzez dokonanie zapisu na analitycznym koncie w ewidencji komputerowej, a w przypadku należności do których nie prowadzi się komputerowych kont analitycznych poprzez przekazanie kopii dokumentu stanowiącego podstawę ustalenia należności. 5.2.Przekazanie informacji, w tym jej zaewidencjonowanie na analitycznym koncie w ewidencji komputerowej, następuje w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od daty jej skutecznego ustalenia Zaewidencjonowanie na analitycznym koncie w ewidencji komputerowej należności, których ustalenie odbywa się okresowo, następuje najpóźniej na 3 dni przed upływem terminu ich płatności. 6. Komórki merytoryczne przekazują do komórki dochodów kopie wszystkich dokumentów stanowiących podstawę ustalenia należności objętych podatkiem od towarów i usług niezwłocznie po ich sporządzeniu, nie później niż na 10 dni przez upływem terminu płatności wynikającego z dokumentu. 7. Komórka dochodów do podstawy ewidencji i windykacji należności przyjmuje ich wysokość zaewidencjonowaną na analitycznym koncie w ewidencji komputerowej i nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne niezgodności w tej ewidencji Straż Miejska w Zduńskiej Woli nakłada mandaty karne na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie wykroczeń, za które strażnicy straży gminnych są uprawnieni do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego oraz zasad i sposobu wydawania upoważnień Straż Miejska przekazuje do komórki dochodów kopie nałożonych mandatów karnych w terminie do 7 dni po dacie ich nałożenia Ewidencję i windykację obsługują stanowiska do spraw księgowości i stanowiska do spraw windykacji komórki dochodów Stanowiska do spraw księgowości zobowiązane są do prowadzenia w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów i zaliczeń nadpłat z tytułu należności objętych niniejszą procedurą poprzez podejmowanie czynności polegających na: a) księgowaniu wpłat i zwrotów na kontach analitycznych, b) naliczaniu odsetek za zwłokę, c) przygotowywaniu zawiadomień o wysokości naliczonych odsetek za zwłokę, d) dokonywaniu zwrotów nadpłat, e) księgowaniu wpłat i zwrotów oraz przypisów i odpisów na kontach syntetycznych, f) sporządzaniu dokumentacji dla potrzeb sprawozdawczości budżetowej Stanowiska ds. windykacji są zobowiązane do egzekucji i windykacji należności objętych niniejszą procedurą poprzez podejmowanie czynności polegających na: a) kontrolowaniu terminowości wpłat należności,

3 b) terminowym podejmowaniu czynności windykacyjnych, c) monitorowaniu przebiegu prowadzonych postępowań egzekucyjnych, d) sporządzaniu analiz stanu zaległości, e) sporządzaniu sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców, f) sporządzaniu dokumentacji dla potrzeb sprawozdawczości budżetowej. g) prowadzeniu egzekucji administracyjnej w ramach uprawnień organu egzekucyjnego Wpłaty na poczet należności niepodatkowych odbywają się za pośrednictwem wyodrębnionego rachunku bankowego dochodów. 2. Wpłaty i wypłaty z rachunku bankowego podlegają, na stanowisku do spraw księgowości, rozdzieleniu na poszczególne rodzaje należności podatkowych i niepodatkowych w terminie nieprzekraczającym 5 dni roboczych po otrzymaniu wyciągu bankowego. Data rozdzielenia wyciągu i przekazania go odpowiednim stanowiskom do spraw księgowości podlega zaewidencjonowaniu na wyciągu bankowym Księgowanie wpłat i zwrotów dokonanych na poczet należności na indywidualnych kontach analitycznych dla poszczególnych podmiotów odbywa się na stanowiskach do spraw księgowości. 2. Księgowanie odbywa się w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych od daty otrzymania dowodów księgowych, przy czym księgowanie wszystkich wpłat i zwrotów nie może nastąpić później niż do 8 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym te wpłaty i zwroty nastąpiły. 3. W przypadku wpłat należności przeterminowanych na bieżąco przy księgowaniu wpłat odbywa się naliczanie odsetek za zwłokę. 4. Sporządzanie zawiadomień o wysokości naliczonych odsetek za zwłokę odbywa się na bieżąco przy dokonywaniu tych zaliczeń. 5. Zwroty nadpłat dokonywane są w terminie 30 dni od daty złożenia wniosku o ich zwrot. 6. Po dokonaniu księgowania operacji z danego dnia stanowiska ds księgowości sporządzają zestawienie obrotów za dany dzień i przekazują je na stanowisko dokonujące księgowania na kontach syntetycznych Księgowanie na kontach syntetycznych wpłat i zwrotów na poczet należności odbywa się na stanowisku do spraw księgowości na bieżąco, przy czym termin ostatecznego rozliczenia i sporządzenia wymaganych przepisami ustaw sprawozdań następuje w nieprzekraczalnym terminie do 10-go dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym te wpłaty i zwroty nastąpiły. 2. Na kontach syntetycznych dokonuje się również pod datą ostatniego dnia każdego miesiąca księgowania łącznej kwoty dokonanych w danym miesiącu przypisów, odpisów i umorzeń poszczególnych należności. Księgowanie to następuje w nieprzekraczalnym terminie do 10-go dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym tych przypisów, odpisów i umorzeń dokonano Stanowiska biorące udział w ewidencji i windykacji należności sporządzają dokumentację niezbędną do sporządzania sprawozdań budżetowych. 2. Stanowiska do spraw księgowości sporządzają: 1) zestawienia obrotów za okres od początku roku do ostatniego dnia każdego kolejnego miesiąca niezwłocznie po dokonaniu ostatniej operacji księgowej dotyczącej danego miesiąca, 2) zestawienie przypisów, odpisów, wpływów i sald za okres od początku roku do ostatniego dnia każdego kolejnego miesiąca niezwłocznie po dokonaniu ostatniej operacji księgowej dotyczącej danego miesiąca. 3. Stanowiska do spraw windykacji sporządzają: 1) wykaz zaległości wraz z odsetkami za okres od początku roku do ostatniego dnia miesiąca kończącego kwartał, w terminie do 9-go dnia miesiąca następującego po kwartale którego wykaz

4 dotyczy, dla poszczególnych rodzajów należności, 2) wykaz nadpłat za okres od początku roku do dnia 31 grudnia danego roku, w terminie do 9-go dnia miesiąca następującego po miesiącu kończącym kwartał, dla poszczególnych rodzajów należności. 5. Sporządzona dokumentacja podlega niezwłocznemu przekazaniu na stanowisko sporządzające sprawozdania w zakresie należności. 9. Upomnienia i wezwania do zapłaty są sporządzane na stanowiskach ds. windykacji przy zachowaniu następujących zasad i terminów: 1)Jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa pracownicy, którym powierzono obowiązki w zakresie windykacji należności podatkowych wysyłają do dłużnika upomnienie lub wezwanie do zapłaty, z zastrzeżeniem wszczęcia egzekucji po upływie określonego w upomnieniu lub wezwaniu terminu: a) do zobowiązanych do zapłacenia opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego gruntów pierwsze wezwanie do zapłaty kieruje się nie później niż 20 dnia roboczego po upływie terminu płatności a drugie wezwanie do zapłaty nie później niż 90 dnia roboczego po upływie terminu płatności, b) do zobowiązanych do zapłacenia pozostałych należności cywilnoprawnych pierwsze wezwanie do zapłaty kieruje się nie później niż 20 dnia roboczego po upływie terminu płatności a drugie wezwanie do zapłaty nie później niż 60 dnia roboczego po upływie terminu płatności, c) w przypadku należności o comiesięcznych terminach płatności dopuszcza się kierowanie wezwań za dwa kolejne terminy płatności, d) do zobowiązanych do zapłacenia pozostałych należności upomnienia kieruje się nie później niż 30 dnia roboczego po upływie terminu płatności. 2) Upomnienia i wezwania sporządza się z zastosowaniem systemu informatycznego lub ręcznie. Egzemplarz upomnienia lub wezwania (oryginał) przeznaczony dla dłużnika podlega wydrukowaniu z chwilą jego wystawienia. Kopia dokumentu jest drukowana gdy zachodzi potrzeba jej wydrukowania dla celów egzekucyjnych lub dowodowych. 3) Każdego dnia sporządza się wydruk ewidencji wystawionych upomnień lub wezwań. Oryginał wydruku pozostaje w komórce dochodów natomiast sporządzona jego kserokopia może służyć do innych celów. 10. Przy wysyłce upomnień lub wezwań należy zachować następujące zasady: 1) Upomnienia lub wezwania wysyła się do dłużnika za pośrednictwem państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej Poczta Polska przesyłką poleconą listową, za potwierdzeniem odbioru, zamieszczając na druku potwierdzenia odbioru numer upomnienia lub wezwania. 2) Upomnienie może być również doręczone dłużnikowi poprzez upoważnione osoby, zwane dalej gońcami, lub organy za potwierdzeniem odbioru, zamieszczając na druku potwierdzenia odbioru numer upomnienia. 3) Wezwanie może być również doręczone dłużnikowi przez pracowników Urzędu Miasta lub gońców. 3) W przypadku doręczenia upomnień lub wezwań w sposób określony w pkt. 2 i 3 przygotowane do doręczenia upomnienia lub wezwania przekazuje się do komórki obsługi interesanta wraz z kopią ewidencji dokumentów, na której komórka obsługi interesanta potwierdza ilość przekazanych dokumentów. Komórka obsługi interesanta przekazuje upomnienia gońcom. Gońcy doręczają dokumenty w terminach każdorazowo wskazanych przez komórkę dochodów. Gońcy na bieżąco zwracają potwierdzenia odbioru doręczonych dokumentów jak również dokumenty, których z różnych przyczyn nie udało się doręczyć. Dokumenty niedoręczone przez gońców, po uwzględnieniu przyczyny braku doręczenia, przesyła się dłużnikowi w sposób określony w punkcie

5 11. Przy ponawianiu wysyłki upomnień lub wezwań należy zachować następujące zasady: 1) W przypadku nieotrzymania potwierdzenia odbioru dokumentu w ciągu dwudziestu dni od daty nadania należy złożyć reklamację w jednostce organizacyjnej Poczty Polskiej, w której nadano przesyłkę. 2) W przypadku zaginięcia dokumentu lub braku dowodu jego doręczenia dłużnikowi, wysyła się je ponownie. 12. Stanowiska ds. windykacji przy kontroli spływu upomnień lub wezwań zobowiązane są zachować następujące zasady: a) w przypadku dokumentów doręczanych przez pocztę kontrola ich spływu odbywa się poprzez zaznaczenie daty potwierdzenia na kopii nadania przesyłek w pocztowej książce nadawczej, b) w przypadku dokumentów doręczanych przez gońców kontrola ich spływu odbywa się poprzez zaznaczenie daty potwierdzenia na kopii ewidencji dokumentów, których odbiór potwierdziła komórka obsługi interesanta, c) daty potwierdzenia odbioru wszystkich dokumentów podlegają wpisaniu do ewidencji w systemie informatycznym. 13. Należne koszty upomnienia podlegają księgowaniu na analitycznych kontach podatników przy zachowaniu następujących zasad: 1) Stanowiska ds. windykacji po wpisaniu do ewidencji w systemie informatycznym daty potwierdzenia odbioru upomnienia dokonują jego księgowania na koncie podatnika. 2) Dokonanie księgowania kosztów upomnienia odbywa się również przez stanowiska ds księgowości z chwilą księgowania wpłaty podatnika na poczet kosztów upomnienia. 3) Stanowiska ds. windykacji dokonują weryfikacji nienależnych kosztów upomnienia najpóźniej przed zamknięciem roku podatkowego. Za nienależne koszty upomnienia uznaje się koszty wynikające z upomnień, których odbiór nastąpił przed lub w dniu dokonania wpłaty należności upomnieniem objętej lub koszty upomnień przesłanych niewłaściwie Kontrola bezskutecznego upływu terminu stanowiącego podstawę wystawienia tytułu wykonawczego jest dokonywana na stanowisku ds. windykacji i odbywa się poprzez kontrolę ewidencji upomnień w części dotyczącej daty doręczenia upomnienia, tzn. poprzez sporządzenie wydruków ewidencji upomnień doręczonych w poszczególnych dniach. Tytuły wykonawcze wystawia się nie później niż 30 dnia po upływie terminu doręczenia upomnienia, po upływie każdego terminu płatności. 2. Kontrola bezskutecznego upływu terminu stanowiącego podstawę skierowania wniosku o wszczęcie sądowej procedury wyegzekwowania zadłużenia jest dokonywana na stanowisku ds. windykacji i odbywa się poprzez kontrolę ewidencji wezwań do zapłaty w części dotyczącej daty doręczenia wezwania. Wnioski o wszczęcie sądowej procedury wyegzekwowania zadłużenia sporządza się nie później niż 45 dnia po upływie terminu doręczenia drugiego wezwania według następujących zasad: a) w każdym przypadku gdy zadłużenie przekracza okres trzech kolejnych okresów płatności, i jego wysokość przekracza 1.000,00zł, b) w przypadkach gdy zadłużenie przekracza okres dwóch kolejnych terminów płatności, jego wysokość przekracza 2.000,00zł i istnieje uzasadnione przypuszczenie, że należność może nie zostać zapłacona, c) w innych przypadkach gdy istnieje uzasadnione przypuszczenie, że należność może nie zostać zapłacona po uzgodnieniu z dyrektorem komórki dochodów.

6 3. Wnioski o wszczęcie sądowej procedury wyegzekwowania zadłużenia wraz z załączoną dokumentacją komórka dochodów składa na stanowisko radców prawnych. 4. Radca prawny, obsługujący komórkę dochodów, kieruje wnioski do sądu w terminie dwóch miesięcy od ich otrzymania. 15. W celu zabezpieczenia dokumentacji o charakterze dowodowym należy podjąć następujące czynności: 1) każdorazowo sporządzić kopię, potwierdzoną za zgodność z oryginałem, potwierdzenia odbioru upomnienia stanowiącego podstawę wystawienia tytułu wykonawczego i pozostawić ją w aktach sprawy, 2) każdorazowo sporządzić kopię, potwierdzoną za zgodność z oryginałem, potwierdzenia odbioru wezwania stanowiącego załącznik do wniosku o wszczęcie sadowej procedury wyegzekwowania zadłużenia i pozostawić ją w aktach sprawy, 3) każdorazowo sporządzić kopię, potwierdzoną za zgodność z oryginałem, wszystkich innych dokumentów przesyłanych w ramach prowadzonych postępowań podatkowych i egzekucyjnych Komórka dochodów informuje stanowisko radców prawnych o wszelkich zmianach w wysokości zadłużenia objętego wnioskiem o wszczęcie sądowego postępowania egzekucyjnego. Informacja jest sporządzana pisemnie w terminie 7 dni od daty wpływu wpłaty na poczet zadłużenia lub zaewidencjonowania przez komórkę merytoryczną zmiany wysokości należności. 2. Komórka dochodów informuje komórki merytoryczne o spłacie zadłużenia ratalnego lub zabezpieczonego poprzez wpis hipoteki na rzecz Miasta Zduńska Wola. Informacja jest sporządzana pisemnie w terminie 7 dni od daty spłaty zadłużenia. 17. Egzekucja administracyjna prowadzona przez Prezydenta Miasta jako organ egzekucyjny odbywa się według następujących zasad: 1) Wystawione tytuły wykonawcze podlegają doręczeniu zobowiązanym przez pracownika, któremu powierzono obowiązki w zakresie egzekucji administracyjnej w miejscu jego zamieszkania w terminie 14 dni od daty ich wystawienia. Z chwilą doręczenia zobowiązanemu tytułu wykonawczego następuje wszczęcie egzekucji administracyjnej. 2) Postępowanie egzekucyjne jest prowadzone na zasadach i w terminach określonych w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym a administracji. 18. Autoryzacja dokumentów związanych z poborem, ewidencją i windykacją należności odbywa się na następujących zasadach: 1) Autoryzacji wszelkich dokumentów kierowanych do dłużników, organów egzekucyjnych, sądów, komorników sądowych i innych podmiotów dokonują pracownicy komórki dochodów w ramach upoważnień wydanych przez Prezydenta Miasta Zduńska Wola, z wyjątkiem: a) decyzji, postanowień i zaświadczeń, których autoryzacji dokonuje dyrektor komórki dochodów, a w razie jego nieobecności osoba zastępująca na podstawie posiadanego upoważnienia. b) tytułów wykonawczych oraz wniosków o wszczęcie sądowego postępowania egzekucyjnego, których autoryzacji dokonuje dyrektor komórki dochodów, a w razie jego nieobecności upoważniony pracownik. 2) Autoryzacji dokumentów dotyczących udzielenia ulg w spłacie należności cywilnoprawnych dokonuje Prezydent Miasta lub Zastępca Prezydenta Miasta, w przypadku umów o zwolnienie z długu po zasięgnięciu opinii radcy prawnego i skarbnika miasta. 3) Prezydent Miasta lub Zastępca Prezydenta Miasta dokonuje autoryzacji wszelkich dokumentów w przypadku nieobecności osób przez niego upoważnionych.

7