Procedura windykacji należności z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w Wydziale Finansowo-Księgowym Urzędu Miasta Opola

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr OR-I Prezydenta Miasta Opola z dnia 07 lutego 2017r. Procedura windykacji należności z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w Wydziale Finansowo-Księgowym Urzędu Miasta Opola I. Cel zastosowania procedury Wprowadzenie procedury ma na celu usystematyzowanie prawidłowego i terminowego podejmowania windykacji należności z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. II. Podstawa prawna wprowadzenia procedury Procedura została opracowana z uwzględnieniem: 1) Ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 250 z późn. zm.), 2) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.). 3) Ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r., poz. 599 z późn. zm.), 4) Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 23 z późn. zm.), 5) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010 r. Nr 208, poz z późn. zm.), 6) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. z 2005 r. Nr 165, poz z późn. zm.), 7) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2015, poz z późn. zm.), 8) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów tytułów wykonawczych stosowanych w egzekucji administracyjnej (Dz. U. z 2016, poz z późn. zm.),

2 9) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 31 października 2014 r. w sprawie określenia należności pieniężnych, których egzekucja może być wszczęta bez uprzedniego doręczenia upomnienia (Dz. U. z 2014 r. poz z późn. zm.), 10) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 września 2015 r. w sprawie wysokości kosztów upomnienia skierowanego przez wierzyciela do zobowiązanego przed wszczęciem egzekucji administracyjnej (Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.), III. Kontrola terminowej realizacji zobowiązań podatników 1. Pracownicy prowadzący analityczną ewidencję księgową opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, zwani w dalszej części procedury księgowymi, zobowiązani są do kontroli terminowości wpłat z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi poprzez dokonywanie przeglądu zapisów na kontach podatników, sprawdzając czy należności zostały uregulowane. 2. Kontrolę terminowej realizacji w/w należności wykonuje się przez analizę kont podatników, według stanu na koniec miesiąca, po zaksięgowaniu wszystkich wpłat, zwrotów, dokonanych przypisów i odpisów, przypadających do końca analizowanego okresu. 3. Księgowy może stosować działania informacyjne wobec zobowiązanego zmierzające do dobrowolnego wykonania przez niego obowiązku, gdy zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że zobowiązany dobrowolnie wykona obowiązek bez konieczności wszczęcia egzekucji administracyjnej. Działania te mogą być podejmowane w szczególności poprzez internetowy portal informacyjny, krótką wiadomość tekstową (sms), , telefon lub faks i mogą obejmować informacje o terminie zapłaty należności pieniężnych lub jego upływie, wysokości należności pieniężnej, rodzaju i wysokości odsetek z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej oraz grożącej egzekucji administracyjnej i mogących powstać kosztach egzekucyjnych. Doboru sposobu działań informacyjnych dokonuje się według posiadanych informacji i możliwości technicznych. Prowadzone działania informacyjne należy udokumentować, przez co rozumie się notatkę służbową, zapis w systemie komputerowym, ewidencję lub inną formę utrwalenia informacji o zastosowanym działaniu informacyjnym. W przypadku podjęcia działań informacyjnych, wierzyciel może przesłać upomnienie nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż 21 dni od dnia, w którym podjęto te działania. Strona 2 z 8

3 4. Etapami postępowania w procesie windykacji należności, do których stosuje się przepisy ustawy Ordynacja podatkowa są: - wystawianie upomnień, - sporządzanie tytułów wykonawczych. IV. Zasady dotyczące wystawiania upomnień 1. Egzekucja administracyjna może być wszczęta, jeżeli wierzyciel po upływie terminu do wykonania przez zobowiązanego obowiązku przesłał mu pisemne upomnienie, którego elementy wyszczególnione są w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych. 2. Pracownik zobowiązany do prowadzenia ewidencji sporządza i przesyła podatnikowi upomnienie zawierające wezwanie do wykonania obowiązku z zagrożeniem skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego jeżeli: 1) należność wynikająca z deklaracji podatnika nie zostanie zapłacona w terminie płatności opłaty, 2) należność wynikająca z wydanej decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego, nie zostanie zapłacona w terminie z niej wynikającym, nie później niż po upływie 30 dni od dnia uprawomocnienia się decyzji. 3. Mając na uwadze ekonomikę postępowania windykacyjnego, w tym racjonalność gospodarowania środkami publicznymi w zakresie kosztów windykacji, upomnienia oraz tytuły wykonawcze wystawia się w terminach oraz co do wysokości zobowiązań określonych niniejszą procedurą. 4. Wystawianie upomnień opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi: 1) W przypadku gdy kwota zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, wraz z odsetkami, wynosi powyżej dziesięciokrotności kosztów upomnienia (116,00 zł) księgowy, po comiesięcznej analizie tych zaległości wystawia upomnienie. 2) W przypadku zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi nie przekraczających dziesięciokrotności kosztów upomnienia i wynoszących co najmniej 52,00 zł upomnienia wystawia się w terminach: Strona 3 z 8

4 nie później niż do dnia 31 lipca danego roku za zaległości dotyczące I półrocza danego roku (terminy płatności 10.01, 10.02, 10.03, 10.04, 10.05, 10.06); nie później niż do dnia 31 stycznia następnego roku za zaległości dotyczące II półrocza poprzedniego roku (terminy płatności 10.07, 10.08, 10.09, 10.10, 10.11, 10.12). 3) Jeżeli wysokość zaległej opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi jest niższa od kwoty 52,00 zł, upomnienie wystawia się nie później niż do dnia 31 marca następnego roku podatkowego. 4) W przypadku gdy zaległość jest niższa niż 20,00 zł księgowy wystawia i przesyła podatnikowi upomnienie nie później niż 6 miesięcy przed upływem terminu przedawnienia. 5. Wygenerowane upomnienia są przed wysłaniem weryfikowane pod kątem zasadności ich wystawienia. Przed wysłaniem upomnienia księgowy sprawdza na koncie podatnika, czy w okresie od wystawienia upomnienia do dnia wysłania nie odnotowano wpłaty zaległości. Upomnienia, które nie przejdą pozytywnie weryfikacji nie są wysyłane. Księgowy dokonuje stosownej adnotacji w systemie komputerowym. 6. Upomnienie wystawia się w jednym egzemplarzu, które następnie wysyła się do podatnika. Kopia upomnienia podlega zapisaniu w systemie informatycznym, bez obowiązku drukowania drugiego egzemplarza celem załączenia do akt sprawy. Upomnienia numeruje się narastająco w danym roku kalendarzowym, odrębnie dla osób fizycznych i prawnych. Z uwagi na to, że podpis nie jest elementem obligatoryjnym upomnienia, na upomnieniu podane jest wyłącznie imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby upoważnionej do działania w imieniu wierzyciela. 7. Nie prowadzi się odrębnej ewidencji upomnień upomnienia są przetwarzane i gromadzone w systemie komputerowym w ramach systemu finansowo-księgowego. 8. Termin zapłaty zaległości wyznaczony w upomnieniu określa się na 7 dni od daty doręczenia upomnienia podatnikowi. 9. Zasady doręczania upomnień regulują przepisy ustawy kodeks postępowania administracyjnego. Strona 4 z 8

5 10. Obowiązek uiszczenia kosztów upomnienia powstaje z chwilą doręczenia upomnienia. 11. Koszty upomnienia przypisuje się w momencie wpłaty. Po otrzymaniu potwierdzenia odbioru upomnienia księgowy odnotowuje w systemie komputerowym datę jego doręczenia. 12. Jeżeli do podatnika zostało skierowane upomnienie po dniu dokonania wpłaty zaległości lub podatnik dokonał wpłaty zaległości przed skutecznym doręczeniem upomnienia, pracownik księgowości podatkowej dokonuje stosownej adnotacji w systemie komputerowym. 13. Upomnienie wysyła się za pośrednictwem operatora pocztowego, przesyłką poleconą listową za potwierdzeniem odbioru. W przypadku nieotrzymania potwierdzenia odbioru upomnienia należy złożyć reklamację u operatora pocztowego za pośrednictwem komórki organizacyjnej Urzędu odpowiedzialnej za korespondencję. W przypadku zaginięcia upomnienia lub braku dowodu doręczenia zobowiązanemu upomnienia, wysyła się je ponownie. 14. Księgowy wprowadza niezwłocznie otrzymane zwrotne potwierdzenie odbioru upomnienia do ewidencji podatkowej prowadzonej w systemie informatycznym poprzez odnotowanie daty jego odbioru. Natomiast samo zwrotne potwierdzenie odbioru jest wpinane do zbiorów zwrotnych potwierdzeń odbioru upomnień. Z systemu informatycznego pracownik generuje zestawienie wysłanych upomnień i sprawdza, czy zostały odnotowane wszystkie daty doręczenia. W przypadku gdy stwierdza brak daty doręczenia ustala przyczynę, dokonuje stosownych adnotacji, reklamuje lub podejmuje inne stosowne działania. V. Zasady dotyczące wystawiania tytułów wykonawczych 1. Podstawą egzekucji administracyjnej jest prawidłowo wystawiony tytuł wykonawczy, którego elementy zawiera ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 2. Księgowy jest zobowiązany systematycznie weryfikować zaległości objęte upomnieniem za dany okres, celem sprawdzenia, czy na wszystkie zaległości zostały wystawione tytuły wykonawcze. Strona 5 z 8

6 3. Tytuł wykonawczy sporządza księgowy na zaległości podatkowe powstałe w wyniku niezapłacenia lub częściowego zapłacenia zaległości objętych upomnieniem. 4. Księgowy przed wystawieniem tytułu wykonawczego winien sprawdzać, czy należność wskazana w upomnieniu nie wpłynęła na rachunek bankowy lub za pośrednictwem Poczty Polskiej albo nie została wpłacona gotówką bezpośrednio w kasie. 5. Na należności z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, objęte upomnieniem, w wysokości przekraczającej dziesięciokrotność kosztów upomnienia, księgowy wystawia tytuł wykonawczy na bieżąco, jednak nie później niż w ciągu 3 miesięcy od doręczenia upomnienia. 6. Dla kwot nie przekraczających dziesięciokrotności kosztów upomnienia tytuły wykonawcze wystawia się po otrzymaniu zwrotnego potwierdzenia upomnienia, w następujących terminach: 1) za zaległości I półrocza za dany rok podatkowy, nie później niż do dnia 30 września danego roku, 2) za zaległości II półrocza za dany rok podatkowy, nie później niż do dnia 31 marca następnego roku. 7. Tytuły wykonawcze są numerowane narastająco w danym roku kalendarzowym, odrębnie dla osób fizycznych i prawnych. 8. Wierzyciel nie prowadzi odrębnej ewidencji tytułów wykonawczych, tytuły są przetwarzane i gromadzone w systemie komputerowym w ramach systemu finansowo-księgowego. 9. Wystawione tytuły wykonawcze wraz z ich odpisami, podpisane przez Prezydenta Miasta lub osobę przez niego upoważnioną, przekazuje się do Referatu Egzekucji Administracyjnej (EA) który potwierdza ich odbiór, lub przekazuje się do właściwego naczelnika urzędu skarbowego za potwierdzeniem odbioru. 10. W przypadku wpłat zaległości z tytułów wykonawczych na rachunek bankowy inny niż wyodrębniony dla wpłat egzekucyjnych, księgowy drukuje z programu dokument wpłaty i przekazuje go do Referatu Egzekucji Administracyjnej. Rozliczenia wpłaty dokonuje Referat Egzekucji Administracyjnej. Po opisaniu danej wpłaty Referat Strona 6 z 8

7 Egzekucji Administracyjnej zwraca ją do księgowego celem rozksięgowania. W tej sytuacji księgowy nie sporządza zawiadomienia o zmianie w tytule wykonawczym. 11. O każdej zmianie stanu zaległości objętej tytułem wykonawczym lub wygaśnięciu zaległości oraz o każdej zmianie mającej wpływ na prowadzone postępowanie egzekucyjne zawiadamia się niezwłocznie właściwy organ egzekucyjny. Zawiadomienia o wygaśnięciu zobowiązania w całości lub jego części podpisuje osoba upoważniona do działania w imieniu wierzyciela. 12. Wierzyciel ponosi wydatki związane z przekazaniem mu egzekwowanej należności. Opłaty należne organowi egzekucyjnemu potrącone z sum pobranych w postępowaniu egzekucyjnym obciążają rachunek wydatków bieżących, tj. księgowy dokonuje przekazania równowartości potrąconej kwoty z rachunku wydatków na rachunek opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. 13. W przypadku odroczenia terminu płatności zobowiązania podatkowego lub rozłożenia na raty, osoba prowadząca ewidencję wprowadza decyzję do systemu informatycznego na konto podatnika i zawiadamia organ egzekucyjny o wydanej decyzji. 14. W przypadku wygaśnięcia decyzji spowodowanej faktem, że podatnik w terminie określonym w decyzji nie dokonał zapłaty odroczonego podatku lub zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę lub nie zapłacił którejkolwiek z rat, na jakie został rozłożony podatek lub zaległość podatkowa wraz z odsetkami za zwłokę, księgowy przywraca terminy zgodnie z przepisami ustawy Ordynacja podatkowa i wszczyna windykację do tych zaległości podatkowych. 15. Księgowy może nie wystawiać upomnienia, tytułu wykonawczego w trakcie postępowania podatkowego, gdy organ podatkowy posiada informacje o okolicznościach mających wpływ na obniżenie, odroczenie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego. Niniejszy zapis stosuje się o ile nie uchybia obowiązkom wynikającym z przepisów prawa. 16. Gdy istnieje realne zagrożenie, że zaległości podatkowe nie zostaną zapłacone, a egzekucja może być nieskuteczna, księgowy sporządza dalszy tytuł wykonawczy i kieruje do organu egzekucyjnego wraz z wnioskiem o nadanie klauzuli wykonalności w celu dokonania zabezpieczenia na majątku zobowiązanego. Wniosek o wpis Strona 7 z 8

8 hipoteki przymusowej kieruje się w przypadku gdy kwota należności głównej wynosi co najmniej 3.000,00 zł. 17. Księgowy w toku weryfikacji ściągalności zaległości przez organy egzekucyjne kieruje pisemne zapytanie o stan realizacji tytułów. Jeżeli po upływie jednego roku, licząc od końca roku, w którym wystawiono tytuł wykonawczy do zewnętrznego organu egzekucyjnego, nie wpłynęły na konto podatkowe żadne kwoty lub nie otrzymano informacji o działaniach organu w danym postępowaniu - księgowy wysyła do zewnętrznego organu egzekucyjnego zapytanie o stan postępowania egzekucyjnego. Następne zapytania wysyła się raz w roku. W przypadku tytułów wykonawczych skierowanych do własnego organu egzekucyjnego stan prowadzonego postępowania egzekucyjnego uzgadnia się ustnie lub pisemnie w zależności od potrzeb. 18. W tytule wykonawczym wykazuje się należności pieniężne po zaokrągleniu do pełnych dziesiątek groszy. Różnice występujące w końcowym rozliczeniu kwot uzyskanych z egzekucji, wynikające z zaokrąglenia, traktuje się odpowiednio jako kwoty należne albo umorzone z mocy prawa (przypis/odpis). Przypisu lub odpisu księgowy dokonuje w klasyfikacji opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. 19. W terminie do dnia 31 następnego miesiąca po zakończeniu każdego półrocza, księgowy sporządza pisemnie sprawozdanie z podjętych działań w zakresie windykacji i przekłada je Naczelnikowi Wydziału Finansowo-Księgowemu. Strona 8 z 8