1. Co to jest? Formularz PEFS Instrukcja wypełniania Formularz PEFS to plik w formacie MSEXCEL, ułatwiający prawidłowe wprowadzanie danych o beneficjentach ostatecznych projektów. Jego działanie w większości opiera się na makrach, zatem waŝne jest by w ustawieniach EXCELa zaznaczyć opcję umoŝliwiającą uruchamianie makr. Formularz PEFS pozwala na zbieranie danych w zakresie przewidzianym w załączniku 11 Poradnika dla beneficjentów EFS. 2. Czemu to słuŝy? Zebrane dane posłuŝą do szczegółowej ewaluacji Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich i przyczynią się do lepszej alokacji środków pomiędzy poszczególne grupy wymagające wsparcia w przyszłych okresach programowania. Posiadając rzetelne dane o beneficjentach ostatecznych moŝliwe będzie dotarcie do nich w sześć miesięcy od zakończenia ich udziału w danym projekcie i sprawdzenie jaka jest wówczas ich sytuacja na rynku pracy. Ankietowanie reprezentatywnej próby beneficjentów ostatecznych pozwoli tym samym na ocenę skuteczności udzielonego wsparcia oraz oszacowanie oddziaływania projektów SPO RZL. 3. Kto go wypełnia? Jednym z obowiązków Ostatecznych Odbiorców (beneficjentów) SPO RZL jest wypełnianie i przesyłanie elektronicznego zestawienia danych o beneficjentach ostatecznych do Beneficjentów Końcowych (instytucji wdraŝających). Formą akceptowalną przez Beneficjentów Końcowych (instytucje wdraŝające) jest właśnie formularz PEFS. 4. Który formularz naleŝy wypełnić? Zgodnie z UP wsparcie z SPO RZL mogą otrzymywać instytucje, pracownicy lub osoby niepracujące i w trudnej sytuacji. Wybór formularza, który będzie wypełniany przez Ostatecznego Odbiorcę (beneficjenta) jest uzaleŝniony od typu projektu oraz określonego we Wniosku beneficjenta o dofinansowanie projektu rodzaju beneficjenta ostatecznego. Jednocześnie, w ramach niektórych Działań SPO RZL (np. Działanie 1.1, 2.2, 2.3) beneficjentem ostatecznym mogą być zarówno instytucje jak i pracownicy tych instytucji. W takiej sytuacji, przyjmuje się, iŝ podstawowym formularzem do wypełniania jest Dane instytucji, które otrzymują wsparcie w ramach EFS. Wyjątkiem od tej zasady są następujące Działania: Działanie 2.3 schemat a) - beneficjentem ostatecznym pomocy jest nie tylko przedsiębiorstwo ale równieŝ jego pracownicy; Działanie 2.2 schemat c) beneficjentem ostatecznym pomocy moŝe być zarówno szkoła, jak i nauczyciele pracujący w tej szkole. dla których wypełniany jest zarówno formularz: Dane instytucji jak i formularze Dane osób pracujących. 5. Kiedy formularz jest wypełniany? Część danych zbierana jest w momencie rozpoczęcia udziału beneficjenta ostatecznego w projekcie (np. dane teleadresowe), pozostałe dane muszą być uzupełnione po zakończeniu udziału beneficjenta ostatecznego w projekcie. Trzeba mieć świadomość, iŝ większość zbieranych danych statystycznych bazuje na deklaracjach beneficjenta ostatecznego. 1
6. Kiedy formularz jest przekazywany? Ostateczny Odbiorca (beneficjent) składa formularz (elektroniczną wersję) wraz ze sprawozdaniami kwartalnymi i sprawozdaniem końcowym z realizacji projektu. Wersja papierowa nie jest wymagana. Formularz, który składany jest przez Ostatecznego Odbiorcę (beneficjenta) wraz ze sprawozdaniem kwartalnym zawierać powinien dane tylko o tych beneficjentach ostatecznych, którzy zakończyli udział w projekcie w danym kwartale, natomiast formularz składany wraz ze sprawozdaniem końcowym powinien zawierać dane o tych beneficjentach ostatecznych, którzy zakończyli udział w projekcie w okresie od ostatniego sprawozdania kwartalnego do sprawozdania końcowego z realizacji projektu. W przypadku projektów których beneficjentami ostatecznymi są nie tylko instytucje, ale takŝe pracownicy [Działanie 2.2 schemat c) oraz Działanie 2.3 schemat c)] formularz: UWAGI: Dane instytucji powinien być przekazywany przez Ostatecznego Odbiorcę (Beneficjenta) po zakończeniu udziału danej instytucji w projekcie; Dane osób pracujących powinny być przekazywane wraz ze sprawozdaniami kwartalnymi, analogicznie do pozostały Działań SPO RZL (przekazywane są informacje o pracownikach, którzy zakończyli udział w projekcie w danym kwartale). 1) W przypadku gdy konkretny beneficjent ostateczny uczestniczy w kilku formach wsparcia w ramach danego projektu (np. cyklu szkoleń) i jest to wiadome w momencie przyjęcia do projektu lub przed końcem danej formy wsparcia (np. pod koniec szkolenia beneficjent ostateczny zostaje poinformowany, iŝ będzie uczestniczył w kolejnym szkoleniu w ramach trwającego projektu), Ostateczny Odbiorca (beneficjent) wypełnia tylko jeden formularz EXCEL i przekazuje go do Beneficjenta Końcowego (instytucji wdraŝającej) po zakończeniu ostatniej formy wsparcia (np. ostatniego szkolenia) udzielonego beneficjentowi ostatecznemu. 2) W przypadku gdy konkretny beneficjent ostateczny objęty wcześniej wsparciem (jego dane juŝ zostały przesłane wraz z jednym z wcześniejszych sprawozdań), pojawi się ponownie w projekcie naleŝy wypełnić nowy (za bieŝący kwartał) formularz EXCEL. W formularzu naleŝy uwzględnić wszystkie formy wsparcia, z których korzystał beneficjent ostateczny [wcześniejsze te, które juŝ wcześniej zostały zgłoszone do PEFS oraz nowe wraz z pozostałymi danymi]. Tak przesłane dane zaktualizują (podmienią) poprzednio przesłane do Beneficjenta Końcowego (instytucji wdraŝającej) dane. 7. Po co są listy rozwijane i co zrobić w przypadku, gdy nie ma liście jakiejś pozycji/opcji? Listy rozwijane standaryzują sposób wprowadzania danych, tak by moŝna je później przetwarzać i wyciągać wioski. Część punktów (większość list rozwijanych) stworzona jest na podstawie słowników, istnieje zatem moŝliwość ich modyfikacji i uzupełniania. Jeśli jakaś wartość (opcja) nie znajduje się na liście naleŝy wpisać ją (o ile jest to moŝliwe) w pole Inne i zgłosić Beneficjenta Końcowego (instytucji wdraŝającej) brak danej wartości (opcji). 8. Informacje techniczne Formularz moŝna uruchamiać w aplikacji MSExcel w wersji 97 i nowszych. Dla prawidłowego działania formularza makra w MSExcel muszą mieć ustawiony poziom co najwyŝej średni a podczas uruchamiania naleŝy wyrazić zgodę na uruchamianie makr. 2
Po uruchomieniu formularza naleŝy kliknąć przycisk Uzupełnij dane. Pojawia się okno z dostępnymi opcjami: - Dane projektu wprowadzanie informacji naleŝy rozpocząć od tego menu; naleŝy wprowadzić informacje zgodnie z opisami pól; - Instytucjonalny beneficjent ostateczny tu wprowadzane są informacje o instytucjach otrzymujących wsparcie i o instytucjach, w których zatrudnione są osoby otrzymujące wsparcie z Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich; - Indywidualny beneficjent ostateczny (pracownik) tu wprowadzane są informacje o pracownikach, którzy otrzymują wsparcie z Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich; - Indywidualny beneficjent ostateczny (bezrobotny) tu wprowadzane są informacje o pracownikach, którzy otrzymują wsparcie z Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich. Formularz umoŝliwia równieŝ importowanie danych ze specjalnie przygotowanego pliku tekstowego. Sposób przygotowania takiego pliku opisany został w odrębnym dokumencie. Podstawowe informacje dotyczące wypełniania formularza (kwestie techniczne). W formularzu występuje pięć typów pól: - pole tekstowe w pole to moŝna wpisywać dowolne znaki alfanumeryczne (litery, cyfry, znaki -, /, itd.); - pole liczbowe w pole to naleŝy wpisywać wyłącznie liczby całkowite, bez Ŝadnych przypadkowych i zamierzonych spacji, kropek, przecinków i innych znaków (wszelkie wartości naleŝy zaokrąglać zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami); - pole listy naleŝy wybrać z listy jedną z opcji; nie naleŝy dopisywać w liście Ŝadnych liter czy wyrazów; w przypadku wybrania opcji Inne obok listy znajduje się pole na dokładniejsze wprowadzenie odpowiedniego zapisu; - pole wyboru TAK lub NIE pierwotnie to pole znajduje się w tzw. zawieszeniu (zaznaczone jest szarym kolorem); naleŝy wybrać odpowiednią opcję; zaznaczenie pola odpowiada udzieleniu odpowiedzi TAK na pytanie, natomiast odznaczenie udzielenie odpowiedzi NIE ; - pole radiowe naleŝy wybrać jedną spośród dostępnych opcji. Na formularzach dotyczących indywidualnych beneficjentów ostatecznych występuje równieŝ przycisk Szczegóły wsparcia. Po kliknięciu pojawia się okno z polami do wpisania odpowiednich informacji. W przypadku gdy dany beneficjent korzystał z kilku rodzajów wsparcia, kaŝde kolejne naleŝy wprowadzać za pomocą przycisku Dodaj. Wszelkie informacje o kwotach naleŝy podawać w pełnych złotówkach, bez Ŝadnych dopisków w postaci zł, PLN, itd. (czyli zgodnie z zasadami wpisywania informacji do pól liczbowych). Dane dotyczące beneficjentów ostatecznych jednego projektu mogą być wypełniane na kilku formularzach (oczywiście w kaŝdym z plików znajdować się będą informacje o róŝnych grupach osób). Po przesłaniu kilku plików do instytucji wdraŝającej dane z tych plików zostaną połączone z jednym projektem, zgodnie z numerem projektu zamieszczonym w kaŝdym z tych plików (numer projektu powinien być identyczny dla kaŝdego z takich plików). 3
9. Podpowiedzi do poszczególnych punktów formularza: Dane osób niepracujących i w trudnej sytuacji, które otrzymują wsparcie w ramach EFS [dotyczy następujących Działań SPO RZL: 1.2, 1.3, 1.4; 1.5; 1.6] Dane podstawowe Adres zamieszkania Dane kontaktowe Lp. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Nazwa Imię (imiona) Nazwisko Płeć Wiek NaleŜy podać wiek beneficjenta ostatecznego na dzień zbierania danych do formularza, lub (w przypadku gdy posiada się juŝ takie dane z innego źródła) na dzień wypełniania formularza PESEL Ulica NaleŜy podać adres korespondencyjny, tzn. taki adres, który umoŝliwi dotarcie do beneficjenta ostatecznego w przypadku kiedy zostanie on wylosowany do udziału w ankiecie prowadzonej w 6 miesięcy po zakończeniu udziału w projekcie Nr domu jw. Nr lokalu jw. Miejscowość jw. Miasto/wieś NaleŜy wskazać czy miejscowość wymieniona w punkcie 9 to miasto czy wieś [pole radiowe] Kod pocztowy jak w punkcie 6 Województwo Jw. Telefon domowy Telefon komórkowy Adres poczty elektronicznej 4
Dane dodatkowe Informacje o osobie bezrobotnej Szczegóły wsparcia 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Orzeczenie o stopniu niepełnosprawności Pole wypełniane tylko w przypadku Działania 1.4 Rodzaj niepełnosprawności Pole wypełniane tylko w przypadku Działania 1.4 Wykształcenie Kategoria społeczna Pole wypełniane tylko w przypadku Działania 1.5 i 1.6 Opieka nad dziećmi do lat 7 Opieka nad osobą zaleŝną Okres pobierania zasiłku dla bezrobotnego w ciągu ostatniego roku (w miesiącach) Okres liczony wstecz (1 rok) od daty rozpoczęcia udziału beneficjenta ostatecznego w projekcie, niezaleŝnie od liczby rejestracji w urzędzie Liczba miesięcy pozostawania bezrobotnym w ciągu dwóch ostatnich lat Okres liczony wstecz (przez ostatnie 2 lata) od daty rozpoczęcia udziału beneficjenta ostatecznego w projekcie (niezaleŝnie od ilości rejestracji w urzędzie, dodając wszystkie miesiące, kiedy beneficjent był zarejestrowany jako bezrobotny) dokonujemy zaokrąglenia do pełnego miesiąca: jeśli beneficjent pozostawał zarejestrowany jako bezrobotny do dnia 15-ego danego miesiąca zaokrąglenie w dół; od 16-ego danego miesiąca zaokrąglenie w górę Zawód wykonywany (wcześniej lub obecnie) Ostatni wykonywany zawód przez beneficjenta ostatecznego przed rozpoczęciem udziału w projekcie Rodzaj przyznanego wsparcia NaleŜy podać rodzaj wsparcia przyznany beneficjentowi, przy czym istnieje moŝliwość przyporządkowania kilku rodzajów wsparcia do jednego beneficjenta ostatecznego Jeśli lista nie zawiera formy wsparcia, która została udzielona beneficjentowi ostatecznemu naleŝy ja wpisać w polu oznaczonym: [Wpisz wsparcie jeśli inne] 5
26 27 28 29 30 Wartość przyznanego wsparcia (ogółem) Informacja uzupełniana jest na ekranie głównym i jest to suma oszacowań z pozycji [Wartość przyznanego wsparcia (w odniesieniu do rodzaju wsparcia)] wpisanych w ekranie szczegóły wsparcia (np. koszt szkolenia + koszt staŝu, bo te dwie formy wsparcia były udzielone danej osobie), związanych z udzieleniem wsparcia danemu beneficjentowi ostatecznemu. Wartość przyznanego wsparcia jest sumą oszacowań wszystkich kosztów brutto związanych z udzieleniem wsparcia beneficjentowi ostatecznemu obliczając wartość przyznanego wsparcia (np. koszt szkolenia) naleŝy wziąć pod uwagę wszystkie środki finansowe jakie zostały wykorzystane przy organizacji tej formy wsparcia (np. środki przekazane jednostce szkoleniowej tytułem zapłaty za szkolenie, środki Funduszu Pracy itd.) Wartość przyznanego wsparcia (w odniesieniu do rodzaju wsparcia) Informacja uzupełniana jest na ekranie szczegóły wsparcia dla kaŝdego rodzaju udzielonego wsparcia (przybliŝone oszacowanie wszystkich kosztów związanych z udzieleniem danej formy wsparci, np. szkolenie = pensja prowadzącego, koszty energii, wynajem sali w miarę dokładnym przybliŝeniu). MoŜliwa jest zatem sytuacja, iŝ wszyscy beneficjenci danej formy wsparcia, mają podaną identyczną wartość przyznanego wsparcia obliczając wartość przyznanego wsparcia dla kaŝdego rodzaju wsparcia (np. koszt szkolenia) naleŝy wziąć pod uwagę wszystkie środki finansowe jakie zostały wykorzystane przy organizacji tej formy wsparcia (np. środki przekazane jednostce szkoleniowej tytułem zapłaty za szkolenie, środki Funduszu Pracy itd.) Rodzaj przyznanego wsparcia towarzyszącego Podobnie jak w punkcie 32. Wsparcie towarzyszące rozumiane jest zgodnie z UP SPO RZL. Wartość przyznanego wsparcia towarzyszącego podobnie jak w punkcie 34 Liczba godzin otrzymanego wsparcia (na jedną osobę) NaleŜy wpisać przybliŝoną liczbę godzin udzielonego wsparcia beneficjentowi ostatecznemu [np. w przypadku subsydiowanego zatrudnienia, jeśli osoba pracuje 40 godzin na tydzień to jest iloczyn 40 i liczby tygodni staŝu] czas poświęcony na pośrednictwo pracy i doradztwo zawodowe wliczany jest w przypadku, gdy we wniosku aplikacyjnym te formy wsparcia były wliczane do ogólnej liczby godzin przewidywanego wsparcia 6
Projekt 31 32 33 34 35 36 Data rozpoczęcia udziału w projekcie NaleŜy wpisać pierwszy dzień udziału beneficjenta ostatecznego w projekcie [np. szkolenia lub dzień, kiedy po raz pierwszy udzielone zostało osobie poradnictwo zawodowe] UWAGI: 1) Jeśli beneficjentowi ostatecznemu udzielane jest kilkakrotne wsparcie w ramach projektu (formularz EXCEL wypełniany jest ponownie) za datę rozpoczęcia udziału w projekcie przyjmowany jest moment pierwszego wejścia do projektu (przy ponownym wypełnianiu formularza EXCEL ta data nie ulega zmianie). 2) W przypadku beneficjenta ostatecznego, który otrzymał jednorazowe środki na podjęcie działalności gospodarczej, data rozpoczęcia udziału w projekcie to data podpisania przez beneficjenta ostatecznego deklaracji uczestnictwa w projekcie [data] Data zakończenie udziału w projekcie NaleŜy wpisać ostatni dzień udziału beneficjenta ostatecznego w projekcie (np. szkolenia) uwzględniając obowiązki tej osoby wobec projektodawcy, wynikające z udziału w projekcie (np. gdy bezrobotny musi przedłoŝyć sprawozdanie z przebiegu staŝu, datą zakończenia udziału w projekcie będzie data złoŝenia sprawozdania) UWAGI: 1) Jeśli beneficjent ostateczny uczestniczy kilkakrotnie w projekcie (formularz EXCEL wypełniany jest ponownie) za datę zakończenia udziału w projekcie przyjmowany jest moment ostatniego wyjścia z projektu (przy ponownym wypełnianiu formularza EXCEL ta data kaŝdorazowo ulega zmianie). 2) W przypadku beneficjenta ostatecznego, który otrzymał jednorazowe środki na podjęcie działalności gospodarczej, data zakończenia udziału w projekcie to dzień podjęcia przez beneficjenta ostatecznego działalności gospodarczej [data] Zadowolenie ze wsparcia NaleŜy wypełnić na ekranie szczegóły wsparcia na podstawie deklaracji beneficjenta ostatecznego Status na rynku pracy w momencie rozpoczęcia udziału w projekcie Ostatnie zatrudnienie: odpowiedź odnieść do zawodu wskazanego w punkcie 24 a) wg sektorów ekonomicznych b) wg sektorów własności c) wg statusu zatrudnienia Status na rynku pracy w momencie zakończenia udziału w projekcie, korzystając z rozwijanej listy (niezaleŝnie od tego, czy beneficjent ostateczny zakończył udział w projekcie w przewidywanym terminie, czy teŝ przerwał udział wcześniej, nie kończąc projektu) 7
37 38 39 40 Udział osoby do końca projektu? NaleŜy zaznaczyć, czy beneficjent ostateczny zakończył udział w projekcie zgodnie z przewidywanym terminem czy teŝ przerwał projekt wcześniej z jakiegoś powodu wymienionego w punkcie 38 Powody wycofania się z proponowanej formy wsparcia przed zakończeniem projektu? Czy osoba, która zakończyła uczestnictwo w projekcie, uwaŝa iŝ przyniósł jej on korzyści? [w PEFS ikonka projekt adekwatny ] Dyplomy, świadectwa, zaświadczenia uzyskane w wyniku udziału w projekcie NaleŜy podać uzyskane lub przewidziane do uzyskania, w wyniku udziału w projekcie, dyplomy itp. 8