Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007 dla PO KL

Transkrypt

1 Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007 dla PO KL Zagadnienia ogólne oraz wypełnianie formularza PEFS 2007 Toruń, styczeń 2011 r. Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Zakres i przedmiot prezentacji 1. Wstęp Opis ogólny i cele aplikacji PEFS 2007 Czym jest Formularz PEFS Obowiązki Beneficjenta Ochrona danych osobowych i zakres danych zawartych w formularzu Nadawanie uprawnień do Formularza PEFS 2007 Wypełnianie i przekazywanie Formularza PEFS Formularz PEFS 2007 Instrukcja wypełniania formularza 4. Przypadki szczególne/problemy 5. Źródła informacji 6. Pytania i odpowiedzi

3 Opis ogólny aplikacji PEFS 2007 PEFS 2007 (Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007) jest systemem przeznaczonym do monitorowania efektów realizacji projektów dofinansowanych z EFS poprzez zbieranie danych od osób oraz instytucji bezpośrednio objętych wsparciem w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. PEFS 2007 zostałstworzony, w celu ułatwienia realizacji projektów, wsparcia systemu ewaluacji, monitoringu, kontroli i sprawozdawczości w ramach PO KL.

4 Cele aplikacji PEFS 2007 Dane, dotyczące zarówno grupy docelowej pomocy, jak i szczegółów wsparcia, zostały doprecyzowane na poziomie poszczególnych Priorytetów PO KL oraz zostały zgrupowane do głównych kategorii wsparcia. Schemat zastosowania zakresu danych do poszczególnych grup docelowych objętych wsparciem zostałprzedstawiony w załączniku nr 1 do Instrukcji wypełniania Formularza PEFS 2007 dla PO KL (wersja z maja 2010 r.). Zakres danych uczestników projektów stanowi Załącznik nr 2 do Instrukcji Zakres danych osobowych powierzonych do przewarzaniastanowi Załącznik nr 2 do umowy o dofinansowanie projektu

5 Czym jest Formularz PEFS 2007 Co to jest Formularz PEFS 2007? Formularz PEFS 2007 dla PO KL, to narzędzie stanowiące częśćsystemu PEFS 2007 przystosowane do zbierania danych dotyczących uczestników projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego KapitałLudzki Narzędzie funkcjonuje jako plik w formacie MS Excel, ułatwiający prawidłowe wprowadzanie danych o uczestnikach projektów realizowanych w ramach PO KL. Jego działanie w dużej mierze opiera sięna makrach, zatem ważne jest, by w ustawieniach MS Excel zaznaczyćopcjęumożliwiającąuruchamianie makr. Formularz PEFS 2007 musi byćwypełniany poprzez interfejs graficzny wbudowany w plik MS Excel!

6 Obowiązki Beneficjenta Ochrona danych osobowych W systemie PEFS 2007 zbierane sądane osobowe uczestników projektów objęte ochronąna podstawie Ustawy o ochronie danych osobowych, zatem warunkiem uczestnictwa danej osoby w projekcie jest wyrażenie przez niązgody na przetwarzanie jej danych osobowych. Wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych stanowi załącznik do Umowy o dofinansowanie projektu. Przy przetwarzaniu danych osobowych Beneficjent przestrzega zasad wskazanych w samej umowie ( 21.) oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadaćurządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024). Do przetwarzania danych osobowych mogąbyćdopuszczeni jedynie pracownicy Beneficjenta oraz pracownicy podmiotów, którym Beneficjent za zgodąinstytucji Wdrażającej (IP II) powierzyłprzetwarzanie danych osobowych, posiadający imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych określono w załącznikach do Umowy o dofinansowanie projektu.

7 Obowiązki Beneficjenta Procedura nadawania uprawnień do Formularza PEFS 2007 Każdy Beneficjent powinien wyznaczyćadministratora Bezpieczeństwa Informacji (ABI u Beneficjenta), który odpowiada za nadzór nad bezpieczeństwem danych osobowych w PEFS 2007 u Beneficjenta. Wszelkie czynności zarządcze związane z nadawaniem oraz odbieraniem uprawnieńdostępu do Formularza PEFS 2007 ABI u Beneficjenta jest zobowiązany dokonywaćz zachowaniem procedury opisanej w Załączniku nr 4 do Instrukcji Rejestr osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w Formularzu PEFS 2007 stanowi Załącznik nr 5 do Instrukcji Instrukcja zarządzania systemem informatycznym dla systemu PEFS 2007 u Beneficjenta PO KL Polityka Bezpieczeństwa dla zbioru PEFS 2007 u Beneficjenta PO KL

8 Obowiązki Beneficjenta Wypełnianie i przekazywanie Formularza PEFS 2007 Kto wypełnia Formularz PEFS 2007? Jednym z obowiązków projektodawców PO KL jest wypełnianie i przesyłanie elektronicznego zestawienia danych o uczestnikach do instytucji,do której składany jest wniosek beneficjenta o płatność. Formularz PEFS 2007 powinien zostaćdostarczony na płycie CD lub innym nośniku danych do właściwej instytucji osobiście lub przesłany pocztątradycyjnąza potwierdzeniem odbioru(nośniki przesyłane pocztąpowinny byćodpowiednio zabezpieczone przed fizycznym uszkodzeniem podczas transportu). skompresowanie do jednego z formatów: ZIP, TAR, GZ lub RAR, oraz zabezpieczenie hasłem z wykorzystaniem programu Win RAR lub 7-Zip, przekazanie hasła w odrębnej niż zabezpieczony Formularz przesyłce. Niedopuszczalne jest przesyłanie Formularza PEFS 2007 z danymi pocztą elektroniczną!

9 Obowiązki Beneficjenta Wypełnianie i przekazywanie Formularza PEFS 2007 Kiedy formularz PEFS jest wypełniany? Dane zbierane są w momencie rozpoczęcia udziału uczestnika w projekcie ich podanie jest dobrowolne, jednak stanowi warunek konieczny udziału danej osoby we wsparciu. Status uczestnika projektu jest badany z chwilą jego przystąpienia do projektu. Określenie statusu nie podlega zmianie. Zbieranie danych bazuje na deklaracjach i oświadczeniach uczestników i nie wymaga się od nich okazywania dokumentów potwierdzających tożsamość. Nie są zbierane tzw. dane wrażliwe, tj. dotyczące np. stopnia niepełnosprawności, pochodzenia rasowego lub etnicznego, wyznania religijnego, stanu zdrowia, nałogów, etc. [art. 27 ustawy] obowiązek aktualizacji danych teleadresowych!

10 Obowiązki Beneficjenta Wypełnianie i przekazywanie Formularza PEFS 2007 Kiedy formularz PEFS jest przekazywany? Projektodawca składa formularz PEFS 2007 (elektroniczną wersję) wraz z wnioskiem beneficjenta o płatność. Wersja papierowa składanych formularzy nie jest wymagana. Formularz, który składany jest przez projektodawcę powinien zawierać dane wszystkich osób, które rozpoczęły, kontynuują, zakończyły, czy też przerwały udział we wsparciu od początku realizacji projektu. Weryfikacja statusu poszczególnych osób biorących udział w projekcie będzie możliwa poprzez analizę pól określających datę rozpoczęcia oraz zakończenia udziału w projekcie. Nie ma konieczności przesyłania pustego lub niezmienionego Formularza PEFS 2007

11 Obowiązki Beneficjenta Wypełnianie i przekazywanie Formularza PEFS 2007 Użyteczność informacji zbieranych w ramach sytemu PEFS 2007 jest uwarunkowana kompletnością przekazywanych danych. W związku z powyższym, wszystkie sytuacje, w których beneficjent dostarczy odpowiedniej instytucji niekompletny zakres danych zawartych w Formularzu PEFS 2007 będą skutkowały brakiem jego akceptacji. W przypadku, gdy poszczególne dane nie będą możliwe do pozyskania przez projektodawcę, sytuacja taka powinna zostaćkażdorazowo szczegółowo wyjaśniona w piśmie przewodnim przekazywanym wraz z wnioskiem beneficjenta o płatność. Dane osobowe nie sązbierane w projektach o charakterze badawczym i informacyjno-promocyjnym! chyba, że w takich projektach zaplanowano również bezpośrednie wsparcie na rzecz osób (np. szkolenie)

12 Formularz PEFS 2007 Instrukcja wypełniania formularza Podczas uruchamiania formularza do zbierania danych należy zawsze pamiętaćo włączeniu makr na co najmniej średnim poziomie bezpieczeństwa.

13 Formularz PEFS 2007 Instrukcja wypełniania formularza Po uruchomieniu Formularza należy kliknąć przycisk Uzupełnij dane.

14 Formularz PEFS 2007 Instrukcja wypełniania formularza Dokonanie logowania z wykorzystaniem loginui hasła administratora powoduje pojawienie się okna umożliwiającego zarządzanie użytkownikami Formularza PEFS 2007.

15 Formularz PEFS 2007 Instrukcja wypełniania formularza Użytkownik zobowiązany jest wprowadzićidentyfikatornadany użytkownikowi zgodnie z procedurąokreślonąw załączniku nr 4 i wykazany w karcie uprawnieńdostępu do Formularza PEFS 2007 stanowiącej załącznik nr 5 oraz potwierdzićgo osobistym hasłem użytkownika.

16 Formularz PEFS 2007 Instrukcja wypełniania formularza Po wprowadzeniu indywidualnego identyfikatora i hasła pojawi się okno z dostępnymi opcjami:

17 Formularz PEFS 2007 Instrukcja wypełniania formularza

18 Formularz PEFS 2007 Instrukcja wypełniania formularza

19 Formularz PEFS 2007 Instrukcja wypełniania formularza

20 Formularz PEFS 2007 Instrukcja wypełniania formularza Formularz posiada równieżfunkcjępozwalającąna wydruk danych uczestnika projektu. Drukowane są następujące pola: - Imię uczestnika projektu; - Nazwisko uczestnika projektu; - PESEL uczestnika projektu; - Data i godzina pierwszego wprowadzenia danych uczestnika projektu; - Identyfikator osoby, która wprowadziła dane uczestnika projektu.

21 Formularz PEFS 2007 Instrukcja wypełniania formularza Po zakończeniu pracy z Formularzem PEFS 2007 wprowadzone zmiany powinny znaleźć odzwierciedlenie w głównym ekranie aplikacji. Kolejno automatycznie zostanąuzupełnione pola zawierające tytuł, Priorytet, Działanie oraz Poddziałanie(jeśli występuje), w ramach których realizowany jest projekt.

22 Przypadki szczególne Udział w kilku różnych formach wsparcia/wielokrotny udział w projekcie W przypadku, gdy do danej instytucji (IP, IP2 lub IZ), wraz z wnioskiem beneficjenta o płatnośćzostałprzekazany Formularz PEFS 2007 zawierający dane uczestnika projektu, który uprzednio zakończyłudziałwe wsparciu, zgodnie z zaplanowaną ścieżką uczestnictwa a następnie wrócił do projektu i został objęty kolejną formą wsparcia, Beneficjent jest zobowiązany do: zaktualizowania danych dotyczących tej osoby poprzez usunięcie i/lub nadanie zmodyfikowanej daty zakończenia udziału w projekcie; uwzględnienie wszystkich form wsparcia, którymi dany uczestnik zostałobjęty, (które jużwcześniej zostały zgłoszone do systemu PEFS 2007 oraz nowych tj. związanych z ponownym uczestnictwem w projekcie); przesłania zaktualizowanego Formularza wraz z kolejnym wnioskiem beneficjenta o płatność. Jeżeli uległy zmianie dane teleadresowe uczestnika, należy wpisać tylko aktualne dane.

23 Przypadki szczególne Rezygnacja z udziału w projekcie wcześniejsze zakończenie lub przerwanie udziału w projekcie w ramach Priorytetu VI; podpisanie deklaracji uczestnictwa w projekcie, lecz nie doszło do udziału w pierwszej formie wsparcia i nie zostały poniesione wydatki; wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych; Korekty danych W przypadku gdy Formularz przesłany przez beneficjenta będzie wymagał korekty, beneficjent jest zobowiązany, niezwłocznie po wykryciu takiej sytuacji (błędy w przekazanym Formularzu, zmiana danych teleadresowych, etc.) poinformować o tym fakcie Instytucję Wdrażającą (IP 2), do której dany Formularz został skierowany oraz przesłać poprawiony Formularz wraz z wyjaśnieniem powstania niezgodności i informacją, w którym miejscu Formularza została dokonana korekta.

24 Przypadki szczególne Zakończenie udziału w projekcie zgodnie z zaplanowaną ścieżką W przypadku śmierci uczestnika projektu przed zakończeniem udziału w projekcie Niekwalifikowalność W sytuacji, w której okaże się, że w wyniku np. kontroli dany uczestnik został uznany za niekwalifikującego się do otrzymania pomocy, dane tej osoby powinny zostać usunięte z Formularza PEFS 2007.

25 Najważniejsze problemy Zgodnośćdanych zawartych w PEFS z informacjami zawartymi w załączniku nr 2 do wniosku o płatność. Wypełnianie wymaganych pól W miarę możliwości należy uzupełniać wszystkie wymagane pola zgodnie z instrukcją, ale zalecono ograniczenie zbieranych danych: Pismo IZ z dnia r. (DZF-VIII Pto/10, Nk /10) Istnieje możliwośćokreślenia wartości pola PESEL w PEFS 2007 dla uczestników projektów realizowanych w ramach PO KL, którzy nie posiadają numeru PESEL (np. osoby nie posiadające obywatelstwa polskiego). Istniej równieżprocedura nadawania numeru NIP w PEFS 2007 podmiotom otrzymującym wsparcie w ramach PO KL, które nie posiadają numeru NIP.

26 Najważniejsze problemy Najczęściej popełniane błędy: Wpisywanie błędnych danych w miejscu nr projektu, Wpisywanie dat zakończenia udziału w projekcie wykraczających poza dany okres rozliczeniowy, Brak jakichkolwiek danych kontaktowych uczestników projektu, Wprowadzenie do Formularza od razu wszystkich form wsparcia zaplanowanych dla uczestnika, Zabezpieczenie i wysyłanie danych: przesyłanie Formularza PEFS 2007 pocztą elektroniczną, brak zabezpieczenia danych hasłem (plik nie jest skompresowany), przesyłanie hasła w tej samej przesyłce co Formularz PEFS 2007,

27 Źródła informacji o PEFS 2007 Strona internetowa WUP w Toruniu dot. PO KL: Realizacja projektów PEFS Formularz PEFS wersja 2.0, Instrukcja wypełniania Formularza PEFS 2007 dla PO KL z dnia r., Instrukcja zarządzania systemem informatycznym dla systemu PEFS 2007 u Beneficjenta PO KL, Polityka Bezpieczeństwa dla zbioru PEFS 2007 u Beneficjenta PO KL, Format plików tekstowych importowanych przez arkusze MS Excel, Dokument Import danych (przykładowy plik tekstowy), Procedura zgłaszania problemów z obsługąoraz nieprawidłowości w funkcjonowaniu Systemu PEFS 2007 [HelpDesk]

28 Pytania i odpowiedzi

29 Dziękuję za uwagę Wojewódzki Urząd Pracy w Toruniu Wydział PO KL